REGIONÁLNÍ RADA REGIONU SOUDRŽNOSTI MORAVSKOSLEZSKO METODICKÝ POKYN PRO ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK verze 2.01
Evidence změn 2.01 22.10.2007 Kap. 5.2: Doplnění limitu pro platbu v hotovosti Kap. 6: Zpřesnění požadavku na předložení dokladů po podpisu smlouvy s vybraným dodavatelem 13 16 Ing. Ivana Růžičková Ing. Vladimír Gelnar Ing. David Sventek, MBA 2.02 2.03 2.04 2.05 22. 10. 2007 2.01 2 17
2.06 2.07 2.08 2.09 2.10 22. 10. 2007 2.01 3 17
1. ÚVOD... 5 1.1 Základní definice... 5 1.2 Základní zásady při zadávání zakázek... 5 1.3 Obecné kroky předcházející zahájení zadávání zakázek... 7 1.4 Kategorie zakázek spolufinancovaných RR MS... 7 2. DOTOVANÝ ZADAVATEL A DOTOVANÉ ZAKÁZKY... 8 2.1 Dotovaný zadavatel podle zákona... 8 2.2 Druhy dotovaných zakázek... 9 3. OSTATNÍ ZAKÁZKY SPOLUFINANCOVANÉ RR MS... 10 3.1 Povinnosti příjemců z dotací poskytovaných RR MS... 10 3.2 Druhy zakázek... 10 4. ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK SPOLUFINANCOVANÝCH RR MS... 11 4.1 Zadávání zakázek malého rozsahu... 11 4.2 Zadávání nadlimitních zakázek na stavební práce... 12 4.3 Zadávání ostatních zakázek... 12 5. ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU... 13 5.1 Kategorie zakázek malého rozsahu... 13 5.2 Veřejné zakázky zanedbatelného rozsahu... 13 5.3 Poptávací řízení... 14 5.4 Ostatní veřejné zakázky malého rozsahu... 14 6. KONTROLA... 15 7. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ... 17 22. 10. 2007 2.01 4 17
1. ÚVOD 1.1 Základní definice Účelem tohoto metodického pokynu je stanovit pravidla pro zadávání zakázek financovaných či spolufinancovaných z finančních prostředků Evropské unie poskytnutých prostřednictvím Regionálního operačního programu Moravskoslezsko (dále jen ROP MS) zadávaných v rámci realizace určitého projektu subjektem, který je v postavení příjemce podpory. Při dodržování pravidel stanovených tímto metodickým pokynem je garantován řádný postup příjemců podpory v rámci jimi zadávaných zakázek v případě, že se jedná o příjemce, jejichž zadávání se jinak řídit pravidly stanovenými zákonem pro zadávání veřejných zakázek nemusí. Řádný a věcně a formálně bezchybný postup příjemců podpory je předpokladem pro uvolňování prostředků z evropských fondů. Z hlediska naplnění zásad transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace, které je třeba v souladu s komunitárním právem (viz Nařízení č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství, či dále např. čl. 2 Smlouvy o ES) dodržovat i při postupu dle tohoto metodického pokynu je nezbytné, aby i v případech, kdy zadavatel postupuje při zadání zakázek mimo režim zákona, byla stanovena a dodržována určitá pravidla. Tímto metodickým pokynem tak Řídící orgán ROP MS stanoví vzorové postupy a náležitosti řízení. Primárními adresáty pravidel uvedených v této metodice jsou jakékoliv právnické či fyzické osoby, které se svým statusem nekvalifikují jako zadavatelé, tzn. nesplňují pojmové znaky ani jedné z kategorií zadavatele a tudíž nejsou povinny dle zákona postupovat, zejména jiné právnické a fyzické osoby, které zadávají určitou zakázku, na jejíž úhradu použijí částečně finanční prostředky poskytnuté prostřednictvím ROP MS (dále jen příjemce nebo příjemce dotace). V závislosti na procentuální výši poskytnuté dotace či na dalších okolnostech týkajících se zadávané zakázky (např. charakter zakázky či míra spolufinancování) použije příjemce některá z pravidel uvedených v této metodice. 1.2 Základní zásady při zadávání zakázek Při zadávání zakázek je každý zadavatel povinen dbát, aby dodržoval základní zásady, tj. výchozí pravidla, která musí být dodržena vždy, bez ohledu na druh veřejné zakázky nebo druh řízení, v němž je zadávána. Každý je povinen v souvislosti se zadáváním veřejné zakázky povinen dodržet zásady: transparentnosti rovného zacházení zákazu diskriminace 22. 10. 2007 2.01 5 17
Zásada transparentnosti Jakákoliv zakázka musí být vždy zadána transparentním způsobem. Základním účelem zásady je zajištění co největší průhlednosti řízení, která podstatnou měrou přispívá k přezkoumatelnosti celého řízení a k možnosti kontroly postupu v řízení. Naplnění této zásady lze spatřovat například v povinnosti: pořizovat o všech významných úkonech písemnou dokumentaci v dostatečném rozsahu, který případně umožní úkony zadavatele nezávisle přezkoumat, jasně vymezit kritéria, dle kterých budou hodnoceny nabídky dodavatelů vždy v dostatečném předstihu před samotným vypracováním nabídek, opatřit všechna rozhodnutí řádným odůvodněním. Zásada rovného zacházení Každý zadavatel je v průběhu zadávání veřejné zakázky, resp. již od okamžiku přípravy řízení, povinen přistupovat stejným způsobem ke všem dodavatelům, kteří mohou podat či podávají nabídky. K dodržení této zásady ze strany zadavatele dochází například tím, že v souvislosti s přípravou řízení definuje jeho přesné podmínky tak, aby všichni uchazeči předem věděli, jak bude řízení probíhat (tedy např. bude-li omezován počet zájemců, jaké jsou přesné podmínky pro toto omezování, které musí dodavatel splnit, případně jakým způsobem bude probíhat hodnocení nabídek, atp.). Zásada zákazu diskriminace V průběhu zadávání zakázky je zadavatel povinen postupovat vždy tak, aby jeho jednáním nedošlo k diskriminaci žádného z dodavatelů. Tato zásada ovšem nevylučuje oprávnění zadavatele stanovit přesné podmínky účasti v řízení. Tyto podmínky však musí být zadavatelem vždy stanoveny tak, aby zároveň umožňovaly výběr nejvhodnějšího uchazeče, ale na druhé straně neuzavíraly přístup jinému dodavateli do řízení, např. z důvodů, které nesouvisejí s předmětem veřejné zakázky. Zásadu zákazu diskriminace je třeba důsledně uplatňovat nejen ve vztahu k dodavatelům se sídlem, místem podnikání či bydlištěm na území ČR, ale rovněž ve vztahu k zahraničním dodavatelům. Za porušení zásady diskriminace však nelze za žádných okolností považovat používání českého jazyka (tedy v průběhu kteréhokoliv řízení dle tohoto metodického pokynu, ať již jde o jednání či předkládání písemností, atp.). Zadavatel je vždy povinen v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění (dále jen zákon) stanovit předpokládanou hodnotu veřejné zakázky, tedy stanovit předpokládanou výši peněžitého závazku vyplývající pro zadavatele z plnění veřejné zakázky (bez DPH). Při stanovování předpokládané hodnoty veřejné zakázky je zadavatel povinen postupovat dle pravidel stanovených zákonem, především se vyvarovat rozdělení předmětu veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení hodnoty veřejné zakázky a ta se stala veřejnou zakázkou jiného rozsahu, tedy takovou, jejíž předpokládaná hodnota nepřekročí platné limity. 22. 10. 2007 2.01 6 17
1.3 Obecné kroky předcházející zahájení zadávání zakázek Před zahájením zadávání zakázek je nezbytné, aby příjemce dotace prošel obecnými kroky, které je povinen realizovat zadavatel dle zákona. Jde o následující logickou posloupnost jednotlivých kroků: zjištění míry spolufinancování zakázky ze strany veřejných zadavatelů, stanovení předpokládané hodnoty zakázky, a určení druhu zakázky. V případě realizace projektů hrazených či spolufinancovaných z dotace poskytnuté Regionální radou regionu soudržnosti Moravskoslezsko (dále jen RR MS) je především nutné zjistit míru spolufinancování veřejnými zadavateli, tj. zda je poskytnuto veřejnými zadavateli více než 50 % z ceny zakázky. V tomto směru je třeba brát v úvahu kromě prostředků poskytnutých z dotace RR MS též jakékoliv jiné dotace či jiné financování ze strany státního rozpočtu, rozpočtů územně samosprávných celků, fondů či jiných veřejných rozpočtů. Při posuzování otázky financování ze strany veřejného zadavatele není relevantní způsob poskytnutí prostředků, resp. skutečnost, zda jsou tyto prostředky poskytnuty přímo veřejným zadavatelem nebo prostřednictvím jiné osoby. Předpokládaná hodnota a druh zakázky se následně určí podle pravidel stanovených zákonem, přičemž se vždy vychází z hodnoty bez DPH. 1.4 Kategorie zakázek spolufinancovaných RR MS V této metodice jsou souhrnně uvedeny kategorie jednotlivých zakázek ve vazbě na financování prostřednictvím dotace poskytnuté RR MS, a to s vymezením jejich druhu podle zákona. U každé zakázky je rovněž uvedeno: - v jakých případech musí příjemce postupovat podle zákona, a - v jakých případech se příjemce řídí pravidly uvedenými v části 4 tohoto metodického pokynu (tedy kdy musí postupovat podle tohoto metodického pokynu). Je zde tedy rozlišeno postavení příjemce jako dotovaného zadavatele či jako příjemce, který obdrží dotaci poskytnutou RR MS, nikoliv případným postavením příjemce jako veřejného zadavatele či sektorového zadavatele (v takovém případě je třeba postupovat dle zákona). Pravidla stanovená tímto metodickým pokynem pro zakázky malého rozsahu jsou závazná i pro veřejného nebo sektorového zadavatele, pokud nemá svým vnitřním opatřením určena pravidla přísnější. Dotovaný zadavatel pak postupuje při zadávání veřejné zakázky podle ustanovení zákona platných pro veřejného zadavatele, a to i tehdy, pokud současně naplňuje předpoklady pro zařazení do jiné kategorie zadavatele podle 2 odstavce 2 nebo 6 zákona. Ostatní příjemci dotací, kteří se stanou zadavatelem v souladu s ustanovením tohoto metodického pokynu, jsou povinni se řídit odpovídajícími pravidly zde stanovenými. 22. 10. 2007 2.01 7 17
2. DOTOVANÝ ZADAVATEL A DOTOVANÉ ZAKÁZKY 2.1 Dotovaný zadavatel podle zákona Dotovaným zadavatelem se při naplnění zákonných podmínek může stát jakákoliv právnická nebo fyzická osoba. Předpokladem pro to, aby se příjemce dotace stal dotovaným zadavatelem, je naplnění následujících základních podmínek: 1) veřejná zakázka je z více než 50 % hrazena (financována) z peněžních prostředků veřejným zadavatelem; k tomuto určení je třeba vycházet zejména ze stanovené předpokládané hodnoty veřejné zakázky a z předpokládané hodnoty části, která má být hrazena veřejným zadavatelem (předpokládaná hodnota zakázky se stanoví vždy bez DPH), 2) jedná se o nadlimitní veřejnou zakázku, 3) nadlimitní veřejná zakázka se týká zákonem definovaných stavebních prací nebo služeb (dotovaným zadavatelem nemůže být osoba, která pořizuje plnění, které má charakter veřejné zakázky na dodávky), tj. o nadlimitní veřejnou zakázku, která je: a) veřejnou zakázkou na stavební práce podle přílohy č. 3 zákona, b) veřejnou zakázkou na stavební práce a současně se tyto stavební práce týkají zdravotnických zařízení, sportovních zařízení, zařízení určených pro rekreaci či volný čas, škol a budov určených pro administrativní účely, c) veřejnou zakázkou na služby, která však souvisí s veřejnou zakázkou na stavební práce podle písmene a) nebo b) (tedy buď se stavebními pracemi podle přílohy č. 3 zákona nebo se stavebními pracemi týkajícími se objektů uvedených pod písm. b), a to i tehdy, pokud ve vztahu k těmto stavebním pracím nebude osoba v pozici dotovaného zadavatele např. proto, že stavební část nebude z více než 50% hrazena veřejným zadavatelem) takovými souvisejícími službami může být například provedení určitých projektových činností či provedení analýz souvisejících s výstavbou atp.); Dotovaným zadavatelem je i příjemce, kterému jsou poskytnuty finanční prostředky v kvalifikované výši od veřejného zadavatele na definovanou nadlimitní veřejnou zakázku i prostřednictvím jiné osoby (která sama o sobě nemusí být vůbec zadavatelem). Za dotovaného zadavatele se naopak pro účely uzavření smlouvy se subdodavatelem nepovažuje dodavatel, kterému byla veřejným zadavatelem zadána veřejná zakázka. To znamená, že dodavatel, kterému byla zadána veřejná zakázka, může na plnění veřejné zakázky využít i subdodavatele, který bude financován z příjmů vybraného dodavatele za realizaci veřejné zakázky. To neplatí, je-li vybraný dodavatel veřejným zadavatelem; v takovém případě je povinen zadat veřejnou zakázku podle zákona i tehdy, pokud uzavírá smlouvu se subdodavatelem (jiným dodavatelem). Na dotovaného zadavatele se vztahují ustanovení zákona platná pro veřejného zadavatele; s ohledem na shora uvedené definiční znaky dotovaného zadavatele se to bude týkat těch pravidel platných pro veřejného zadavatele, které souvisí s úpravou nadlimitních veřejných 22. 10. 2007 2.01 8 17
zakázek. Používá-li tedy zákon pojem veřejný zadavatel, rozumí se tím bez dalšího i dotovaný zadavatel, není-li výslovně stanoveno jinak (např. v případě stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky). Příklad: V postavení dotovaného zadavatele bude například právnická osoba, která obdrží na výstavbu sportovního areálu v hodnotě 200 mil. Kč bez DPH dotace od RR MS a od České republiky, které v součtu budou přesahovat 50 % z výše uvedené hodnoty. 2.2 Druhy dotovaných zakázek 2.3.1. Dotované zakázky na stavební práce Do této kategorie zakázek budou spadat takové zakázky, kdy míra spolufinancování veřejným zadavatelem činí více než 50 % z ceny veřejné zakázky. Kromě této základní podmínky je nezbytné splnění následujících předpokladů: jde o veřejnou zakázku na stavební práce, její předpokládaná hodnota odpovídá nejméně částce 165.288.000,-Kč bez DPH. Kromě výše uvedených dvou kumulativních znaků musí být dále splněna alespoň jedna z následujících podmínek: předmětem veřejné zakázky je provedení stavebních prací, které se týkají některé z činností uvedených v příloze č. 3 zákona, nebo předmětem veřejné zakázky je provedení stavebních prací týkajících se zdravotnických zařízení, sportovních zařízení, zařízení určených pro rekreaci či volný čas, škol a budov určených pro administrativní účely. Budou-li tedy v případě zadávání konkrétní veřejné zakázky naplněny výše uvedené znaky, kvalifikuje se příjemce dotace do pozice dotovaného zadavatele a na zakázku je nutno pohlížet jako na veřejnou zakázku. V takovém případě je příjemce povinen postupovat podle pravidel stanovených zákonem pro dotovaného zadavatele. 2.3.2. Dotované zakázky na služby Shodně s případem dotovaných zakázek na stavební práce dle odst. 2.3.1 je nezbytné, aby předmětná zakázka byla spolufinancována finančními prostředky poskytnutými veřejnými zadavateli z více než 50 %. Další podmínky jsou následující: jde o veřejnou zakázku na služby související s veřejnou zakázkou na stavební práce dle odst. 2.3.1 tohoto metodického pokynu a předpokládaná hodnota této veřejné zakázky na služby odpovídá alespoň částce 6.607.000,-Kč bez DPH. 22. 10. 2007 2.01 9 17
Budou-li tedy v případě zadávání konkrétní zakázky naplněny výše uvedené znaky, kvalifikuje se příjemce dotace do pozice dotovaného zadavatele a na zakázku je nutno pohlížet jako na veřejnou zakázku. V takovém případě je příjemce povinen postupovat dle pravidel stanovených zákonem pro dotovaného zadavatele. 3. OSTATNÍ ZAKÁZKY SPOLUFINANCOVANÉ RR MS 3.1 Povinnosti příjemců z dotací poskytovaných RR MS Příjemce dotace poskytované RR MS je povinen postupovat podle tohoto metodického pokynu i v případě, že sice nesplňuje žádnou z definic zadavatele podle zákona, ale realizuje dodávky, služby a stavební práce v rámci projektu spolufinancovaného RR MS a zároveň se jedná o zakázku na dodávky nebo jinou než dotovanou zakázku na služby nebo na stavební práce. 3.2 Druhy zakázek 3.2.1 Zakázky na dodávky Pokud se na základě určení druhu zakázky příjemcem dotace poskytnuté RR MS bude jednat o zakázku na dodávky, postupuje příjemce podle pravidel uvedených v části 4 tohoto metodického pokynu. 3.2.2. Jiné než dotované zakázky na služby Do této kategorie jiných než dotovaných zakázek na služby může určitá zakázka spolufinancovaná z dotace poskytnuté RR MS spadat z následujících důvodů: a) tato zakázka na služby nesouvisí se stavebními pracemi dle odst. 2.3.2 tohoto metodického pokynu, b) tato zakázka na služby sice souvisí se stavebními pracemi dle odst. 2.3.2 tohoto metodického pokynu, avšak její předpokládaná hodnota je nižší než 6.607.000,-Kč bez DPH, c) tato zakázka na služby souvisí se stavebními pracemi dle odst. 2.3.2 tohoto metodického pokynu, její předpokládaná hodnota odpovídá alespoň částce 6.607.000,-Kč bez DPH, avšak míra spolufinancování veřejným zadavatelem není více než 50 % z ceny zakázky. Ve všech výše uvedených případech ad a) c) nemusí příjemce postupovat v zadávacím řízení dle pravidel stanovených zákonem. V těchto případech postupuje podle pravidel uvedených v části 4 tohoto metodického pokynu. 3.2.3. Jiné než dotované zakázky na stavební práce Do této kategorie jiných než dotovaných zakázek na stavební práce může určitá zakázka spolufinancovaná z dotace poskytnuté RR MS spadat z následujících důvodů: 22. 10. 2007 2.01 10 17
a) předpokládaná hodnota této zakázky na stavební práce není vyšší než 165.288.000,-Kč bez DPH, b) předpokládaná hodnota této zakázky na stavební práce je sice vyšší než 165.288.000,-Kč bez DPH, avšak míra spolufinancování veřejným zadavatelem není více než 50 % z ceny zakázky, c) předpokládaná hodnota této zakázky na stavební práce je vyšší než 165.288.000,-Kč bez DPH, míra spolufinancování veřejným zadavatelem je více než 50 % z ceny zakázky, avšak nejedná se o zakázku na stavební práce dle odst. 2.3.1 tohoto metodického pokynu (vzhledem k definici veřejné zakázky na stavební práce jde o případy veřejných zakázek na stavební práce dle 9 odst. 1 písm. c) zákona, přičemž předmětem této zakázky na stavební práce není realizace zdravotnických zařízení, sportovních zařízení, zařízení určených pro rekreaci či volný čas, škol a budov určených pro administrativní účely). Ve všech výše uvedených případech ad a) c) nemusí příjemce postupovat v zadávacím řízení dle pravidel stanovených zákonem. V těchto případech postupuje podle zvláštních pravidel uvedených v části 4 tohoto metodického pokynu. 4. ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK SPOLUFINANCOVANÝCH RR MS Tato část stanoví metodický návod pro postup při zadávání zakázek hrazených či spolufinancovaných RR MS, přičemž se nejedná o případy, kdy se zadávající osoba nachází v pozici dotovaného zadavatele. Tato část tedy upravuje pravidla a postup při zadávání zakázek v následujících případech: zakázky na dodávky (viz odst. 3.2.1 tohoto metodického pokynu) malého rozsahu nebo ostatní, jiné než dotované zakázky na služby (viz odst. 3.2.2 tohoto metodického pokynu) malého rozsahu nebo ostatní, jiné než dotované zakázky na stavební práce (viz odst. 3.2.3 tohoto metodického pokynu) malého rozsahu, nadlimitní nebo ostatní. 4.1 Zadávání zakázek malého rozsahu Za zakázky malého rozsahu jsou považovány zakázky spolufinancované z dotace poskytnuté RR MS: na dodávky, jejichž předpokládaná hodnota nedosáhne 2.000.000,-Kč bez DPH, jiné než dotované zakázky na služby, jejichž předpokládaná hodnota nedosáhne 2.000.000,-Kč bez DPH, a jiné než dotované zakázky na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota nedosáhne 6.000.000,-Kč bez DPH. 22. 10. 2007 2.01 11 17
V tomto případě odpovídá předpokládaná hodnota těchto zakázek kategorii veřejných zakázek malého rozsahu a pravidla jejich zadávání jsou stanovena v části 5 tohoto metodického pokynu. 4.2 Zadávání nadlimitních zakázek na stavební práce Za nadlimitní zakázky na stavební práce jsou považovány jiné než dotované zakázky na stavební práce (dle odst. 3.2.3 tohoto metodického pokynu), jejichž předpokládaná hodnota činí nejméně 165.288.000,-Kč bez DPH. V takovém případě, s přihlédnutím k vysoké předpokládané hodnotě zakázky je uchazeč povinen použít pravidla a postupy platné pro zadávání veřejných zakázek veřejným zadavatelem v některém ze standardních výběrových řízení s výjimkou zjednodušeného podlimitního řízení. 4.3 Zadávání ostatních zakázek Za ostatní zakázky jsou považovány zakázky spolufinancované z dotace poskytnuté RR MS, jejichž předpokládaná hodnota odpovídá zakázkám podlimitním nebo nadlimitním zakázkám na dodávky a služby, tj.: na dodávky, jejichž předpokládaná hodnota činí nejméně 2.000.000,- Kč bez DPH, jiné než dotované zakázky na služby, jejichž předpokládaná hodnota činí nejméně 2.000.000,-Kč bez DPH nebo jiné než dotované zakázky na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota činí nejméně 6.000.000,-Kč bez DPH, avšak nedosáhne 165.288.000,-Kč bez DPH. V případě těchto zakázek je příjemce povinen použít pravidla a postup stejné jako pro zadávání veřejných zakázek veřejným zadavatelem ve zjednodušeném podlimitním řízení ( 38 zákona). Pokud by byly naplněny: - zákonné podmínky pro aplikaci zákonné výjimky pro zadávání veřejných zakázek nebo podlimitních veřejných zakázek, - podmínky pro postup zadavatele v jednacím řízení bez uveřejnění podle zákona a (současně) zadání zakázky jedinému dodavateli (kdyby se na danou zakázku zákon vztahoval), může zadavatel zadat zakázku tomuto jednomu dodavateli, tuto skutečnost však musí zadavatel řádně zdokumentovat (písemným záznamem obsahujícím rozhodné okolnosti); v případě, že je na segmentu trhu s požadovaným plněním méně než 5 zájemců, vyzve zadavatel k podání nabídky a prokázání splnění kvalifikace všechny takové dodavatele (zájemce). 22. 10. 2007 2.01 12 17
5. ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU 5.1 Kategorie zakázek malého rozsahu Za veřejnou zakázku malého rozsahu se považuje taková veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota bez DPH nepřesahuje v případě dodávek a služeb 2.000.000,- Kč, v případě stavebních prací 6.000.000,- Kč. Veřejnou zakázku malého rozsahu není zadavatel povinen zadávat v zadávacím řízení. Pravidla výběru dodavatele jsou stanovena v závislosti na předpokládané hodnotě předmětu veřejné zakázky. Pokud hodnota veřejné zakázky malého rozsahu: 1) nepřesahuje 200.000,- Kč bez DPH v případě veřejných zakázek na dodávky a služby, resp. 600.000,- Kč bez DPH v případě veřejných zakázek na stavební práce, posuzujeme je jako veřejné zakázky zanedbatelného rozsahu, b) je nejméně 200.000,- Kč ale menší než 800.000,- Kč bez DPH v případě veřejných zakázek na dodávky a služby, resp. nejméně 600.000,- Kč ale menší než 3.000.000,- Kč bez DPH v případě veřejných zakázek na stavební práce, je třeba provést poptávací řízení, c) je nejméně 800.000,- Kč ale menší než 2.000.000,- Kč bez DPH v případě veřejných zakázek na dodávky a služby, resp. nejméně 3.000.000,- ale menší než 6.000.000,- Kč bez DPH v případě veřejných zakázek na stavební práce, jedná se o ostatní veřejné zakázky malého rozsahu. 5.2 Veřejné zakázky zanedbatelného rozsahu Taková veřejná zakázka může být zadána následujícím způsobem: výzva jednomu dodavateli k předložení cenové nabídky (popřípadě s dalšími podmínkami plnění), pokud nemá zadavatel aktuální cenové nabídky již k dispozici, či přímá objednávka plnění, a to i například emailovou formou, rozhodnutí pověřené osoby zadavatele na základě dodavatelem předložené či jinak dostupné aktuální nabídky, uzavření smlouvy (uzavřením smlouvy se v tomto případě rozumí rovněž doručení dodavatelem potvrzené objednávky či přímé poskytnutí požadovaného plnění dodavatelem), případně rozhodnutí zadavatele o nepřidělení veřejné zakázky/odmítnutí nabídky (např. jestliže cenová nabídka nebo jiné podmínky plnění nejsou pro zadavatele akceptovatelné apod.). Celý proces může být realizován jednou pověřenou osobou zadavatele oprávněnou činit jménem a na účet zadavatele tyto úkony. U těchto veřejných zakázek je možné postupovat i formou přímého nákupu v obchodě (nákup v hotovosti je omezen maximální výší 10.000 Kč). 22. 10. 2007 2.01 13 17
5.3 Poptávací řízení Proces oslovení a následně i výběru dodavatele může provádět jedna zadavatelem pověřená osoba, ale není přípustné vycházet pouze z nabídky jednoho dodavatele. Zakázka musí být zadána na základě předchozího vyzvání (oslovení) alespoň třech dodavatelů, z jejichž nabídek bude následně vybrána pro zadavatele nejvýhodnější nabídka. Zadavatel vyzve pouze takové zájemce, o kterých má věrohodné informace, že jsou z hlediska své schopnosti, odbornosti a zkušeností jím požadované plnění schopni řádně a včas dodat. Proces poptávacího řízení je následující: výzva třem dodavatelům k předložení cenové nabídky (s vymezením požadovaného plnění a případně dalšími podmínkami plnění), pokud nemá zadavatel aktuální cenové nabídky již k dispozici, a to i například emailovou formou; výzva bude obsahovat rovněž údaje o kritériích, která jsou rozhodná pro zadání zakázky (hodnotící kritéria), která však nemusí být vymezena jako hodnotící kritéria podle zákona; doba pro podání nabídek dodavateli musí být minimálně 7 dní ode dne odeslání výzvy dodavatelům, rozhodnutí pověřené osoby zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky na základě ve výzvě stanovených hodnotících kritérií a sdělení této informace všem účastníkům řízení spolu se stručným odůvodněním výběru, uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem (uzavřením smlouvy se rozumí rovněž doručení dodavatelem potvrzené objednávky), případně rozhodnutí zadavatele o zrušení (výběrového) řízení; důvodem pro zrušení zadávacího řízení může být skutečnost, že dodavatelé nepředložili pro zadavatele akceptovatelné nabídky, popř. nabídky na zadavatelem požadované plnění; zadavatel by si měl možnost zrušení zadávacího řízení vymezit již ve výzvě dodavatelům k podání nabídek. Nebude-li osoba rozhodující o výběru nejvhodnější nabídky oprávněna uzavřít jménem zadavatele smlouvu na plnění zakázky s vybraným dodavatelem, je třeba, aby doporučila podpis smlouvy oprávněné osobě zadavatele. 5.4 Ostatní veřejné zakázky malého rozsahu Zakázka musí být zadána na základě výzvy (oslovení) k podání nabídek nejméně tří dodavatelů a současně zadavatel uveřejní výzvu vhodným způsobem (např. na internetových stránkách), přičemž postup při hodnocení nabídek by měl být přísnější než v případě veřejných zakázek s nižší hodnotou. Zadavatel vyzve pouze takové zájemce, o kterých má věrohodné informace, že jsou z hlediska své schopnosti, odbornosti a zkušeností jím požadované plnění schopni řádně a včas dodat. Proces postávacího řízení je následující: výzva minimálně třem dodavatelům k předložení nabídky v mezích požadavků zadavatele a uveřejnění výzvy vhodným způsobem, pokud nemá zadavatel aktuální cenové nabídky 22. 10. 2007 2.01 14 17
již k dispozici, a to i například emailovou formou; výzva bude obsahovat rovněž údaje o kritériích, která jsou rozhodná pro zadání zakázky (hodnotící kritéria), která však nemusí být vymezena jako hodnotící kritéria podle zákona, doba pro podání nabídek dodavateli musí být minimálně 10 dní ode dne odeslání výzvy dodavatelům, ustanovení alespoň tříčlenné komise pro posouzení a hodnocení nabídek; alespoň jeden člen komise musí mít odbornost ve vztahu k požadovanému plnění (např. u zakázky na dodávku hardware bude jeden člen hodnotící komise mít alespoň středoškolské vzdělání v příslušném oboru), zdůvodněné doporučení (s ohledem na hodnotící kritéria) zadavateli k uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem, rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky a sdělení této informace všem účastníkům řízení spolu se stručným odůvodněním výběru, uzavření smlouvy s dodavatelem, případně rozhodnutí zadavatele o zrušení řízení. Pokud by byly naplněny - podmínky pro aplikaci zákonné výjimky pro zadávání veřejných zakázek nebo podlimitních veřejných zakázek nebo - podmínky pro postup zadavatele v jednacím řízení bez uveřejnění podle zákona a (současně) zadání zakázky jedinému dodavateli (kdyby se na danou zakázku zákon vztahoval), může zadavatel zadat veřejnou zakázku malého rozsahu tomuto jednomu dodavateli, tuto skutečnost však musí zadavatel řádně zdokumentovat (písemným záznamem obsahujícím rozhodné okolnosti); v případě, že je na segmentu trhu s požadovaným plněním nižší počet dodavatelů, než má být vyzván (3), vyzve zadavatel k podání nabídky všechny takové dodavatele (zájemce). 6. KONTROLA Pro umožnění zadavateli čerpat prostředky poskytnuté na konkrétní zakázku z dotací poskytovaných RR MS je nezbytné, aby jeho postup při zadání zakázky byl dokumentován, tzn. aby byla osvědčena transparentnost a nediskriminace zadavatelova postupu. Pro tyto účely jsou stanoveny následující základní dokumenty vztahující se k řízení, jejichž správnost a uchování v dokumentaci o zakázce je příjemce povinen předložit kontrole prováděné poskytovatelem dotace: a) text výzvy požadovanému počtu dodavatelů k podání nabídky a dalších dokumentů vymezujících předmět zakázky (např. zadávací dokumentace, pokud je zpracována); případně zdůvodnění vyzvání nižšího než tímto metodickým pokynem požadovaného počtu dodavatelů, 22. 10. 2007 2.01 15 17
b) nabídky podané dodavateli na základě výzvy zadávající osoby (v případě zakázek malého rozsahu i jiné informace či ceníky, z nichž vyplývá plnění nabízené dodavatelem), c) protokoly z jednání hodnotící komise, resp. stručná zpráva (záznam) o posouzení a hodnocení podaných nabídek, d) rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky, popřípadě rovněž jiný dokument (protokol), z něhož je zřejmé, jakým způsobem byly posouzeny a hodnoceny nabídky zájemců (v případě zakázek malého rozsahu rozhodnutí zadavatele (odpovědné osoby) o výběru nejvhodnější nabídky se stručným zdůvodněním), e) smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem vč. dodatků k ní (popřípadě objednávka). Povinností příjemce je předložit zástupci Regionální rady - pracovníkovi odboru implementace programu (dále jen pracovník OIP) do 5 pracovních dní po rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky v rámci proběhlého zadávacího řízení kopii kompletní dokumentace k veřejné zakázce. Pracovník OIP zakázku zkontroluje do 10 pracovních dní 1 od předložení dokumentace. Pokud v rámci dokumentace chybí některé dokumenty/doklady, které pracovník OIP potřebuje k posouzení průběhu veřejné zakázky, vyzve e-mailem 2 příjemce k jejich dodání. Tyto doklady mu příjemce musí dodat do 10 pracovních dní od doručení vyzvání. Zjistí-li pracovník OIP, že veřejná zakázka proběhla v rozporu s Metodickým pokynem pro zadávání veřejných zakázek, zašle dané zdůvodnění příjemci. Výdaje vztažené k dané zakázce pak nebudou uznány jako způsobilé. Příjemce po podpisu smlouvy s dodavatelem doloží v rámci následujícího monitorovacího hlášení s/bez žádosti o platbu pracovníkovi OIP uzavřenou smlouvu s vybraným dodavatelem, případně i způsob řešení námitek. V případě, že v rámci projektu již byla zakázka na dodavatele zrealizována před podáním žádosti o dotaci, tuto kompletní dokumentaci dodává příjemce jako přílohu k prvnímu monitorovacímu hlášení s/bez žádosti o platbu. Bez provedení kontroly veřejné zakázky pracovníkem OIP nebudou výdaje vztahující se k této zakázce proplaceny. Příjemce je povinen zajistit, aby dodavatel umožnil zaměstnancům nebo zmocněncům poskytovatele dotace, Ministerstvu pro místní rozvoj ČR, Ministerstvu financí ČR, auditnímu orgánu, Evropské komisi, Evropskému účetnímu dvoru, Nejvyššímu kontrolnímu úřadu a dalším oprávněným orgánům státní správy vstup do objektů a na pozemky dotčené projektem a jeho realizací, a kontrolu dokladů souvisejících s projektem. Tuto skutečnost doporučujeme zapracovat do smlouvy mezi příjemcem a jeho dodavatelem. 1 Termín platí pouze v situaci, kdy je dokumentace k veřejné zakázce kompletní a pracovník OIP nepožaduje další dokumenty/doklady pro ověření, zda veřejná zakázka proběhla v souladu s Metodickým pokynem pro zadávání veřejných zakázek. 2 E-mail bude pracovníkem OIP posílán s oznámením o doručení a přečtení. Nebude-li toto doručení a přečtení potvrzeno, bude pracovník OIP příjemce kontaktovat i telefonicky. 22. 10. 2007 2.01 16 17
7. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Konkrétní postupy nerozpracované tímto metodickým pokynem se řídí zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách v platném znění. Stručný přehled způsobů zadání veřejných zakázek příjemcem dotace poskytnuté RR MS je uveden v příloze č. 1 tohoto metodického pokynu. Praktické návody při realizaci veřejných zakázek jsou uvedeny v Metodice zadávání veřejných zakázek podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, zpracované pro potřeby Ministerstva pro místní rozvoj ČR a dostupné na internetové adrese: www.portalvz.cz a www.rr-moravskoslezsko.cz. Příloha: Přehled způsobů zadání veřejných zakázek příjemcem dotace 22. 10. 2007 2.01 17 17