Zadávací dokumentace k zadávacímu řízení

Příloha č. 1 Výzvy k č. j.: MV-172665-8/VZ-2015 Praha 24. května 2016 Počet listů: 11 Počet příloh: 5/21 Zadávací dokumentace k zadávacímu řízení Zakázka je zadávaná podle 38 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen zákon ), ve zjednodušeném podlimitním řízení čl. 1 Vymezení zadavatele a zakázky Číslo zakázky Zadavatel Kontaktní místo Název zakázky Čj. zadavatele Předmět zakázky Druh zakázky Česká republika Ministerstvo vnitra Sídlo: Nad Štolou 936/3, 170 34 Praha 7 Kontaktní adresa: nám. Hrdinů 1634/3, 140 21 Praha 4 IČO: 00007064 DIČ: CZ00007064 Bankovní spojení: ČNB Praha, 3605-881/0710 Zastoupená: Ing. Mgr. Davidem Slámou, ředitelem odboru strategického rozvoje a koordinace veřejné správy Odbor veřejných zakázek a centrálních nákupů Telefon: +420 974 816 722 E-mail: vezak@mvcr.cz Konference Veřejná správa 2016 pronájem prostor, catering a AV technika vč. souvisejících služeb Veřejná zakázka na služby Podlimitní veřejná zakázka čl. 2 Popis předmětu zakázky (1) Předmětem plnění zakázky je realizace jeden a půldenní konference v termínu 15. 16. 9. 2016. Veřejná správa 2016 v hlavním městě Praze celkem pro 350 účastníků (dále jen zakázka ). Realizací se v takovémto případě rozumí pronájem prostorů, zajištění cateringu pro všechny účastníky a AV techniky vč. souvisejících služeb. Veřejná zakázka je realizována v rámci projektu Implementační jednotka Strategického rámce rozvoje veřejné správy České republiky pro období 2014-2020", reg. č. 1

CZ.03.4.74/0.0/0.0/15_019/0000125. (2) Klasifikace předmětu plnění veřejné zakázky Konference: 55120000-7 Catering: 55520000-1 (3) Zakázka podle odst. 1 zahrnuje pronájem 3 konferenčních místností zvlášť pro 350, pro 120 a pro 35 osob, aby v každém ze sálů mohla souběžně probíhat přednáška, a dále zázemí pro organizátory (uzamykatelná místnost min. 25 m 2 ), přičemž lokace místa konání by měla být v okruhu širšího centra hlavního města Prahy a snadno dostupná veřejnou dopravou, maximálně však 10 minut pěší chůzí či veřejnou dopravou od stanice metra. (4) Zakázka podle odst. 1 dále zahrnuje pronájem audiovizuální techniky. Podrobné požadavky jsou uvedeny v příloze č. 2 zadávací dokumentace v technické specifikaci veřejné zakázky. (5) Zakázka podle odst. 1 zahrnuje zajištění cateringu pro všechny účastníky po celou dobu konání konference. Podrobné složení cateringu je uvedeno v příloze č. 2 zadávací dokumentace v technické specifikaci veřejné zakázky. (6) Zakázka podle odst. 1 zahrnuje zajištění bezplatného parkování pro min. 8 vozidel účastníků konference v místě konání konference, které bude k dispozici první den konference od 6:30 do 24:00 a druhý den konference od 6:30 do 16:00 a zajištění možnosti (i placeného) parkování pro minimálně 100 vozidel účastníků konference v blízkosti místa konání konference (do 400 m), které nutně nemusí zajišťovat přímo dodavatel. (7) Zakázka podle odst. 1 zahrnuje zajištění audiozáznamu ze všech přednášek a zajištění fotografa po celou dobu konání konference. (8) Zakázka podle odst. 1 dále zahrnuje taktéž zajištění realizačního týmu. Podrobné požadavky jsou uvedeny v příloze č. 2 zadávací dokumentace v technické specifikaci veřejné zakázky. (9) Zadavatel si stanovuje právo vyloučit ze zadávacího řízení takové prostory, které by obsahovaly či zahrnovaly: a) zvěřinové motivy paroží, vycpaná zvířata, plastové květiny, b) umělohmotné židle, c) tělocvičnu, d) halu nebo průmyslový objekt, e) sloupy bránící výhledu ze všech míst zahrnutých do požadované kapacity konferenčního prostoru na řečníka, na panelisty i promítací plátno, 2

f) prostory s nižší výškou stropu než 3 m. Zadavatel vylučuje ze zadávacího řízení veškeré dopravní prostředky. čl. 3 Předpokládaná hodnota zakázky (1) Maximální předpokládaná cena předmětu zakázky je 495.868,- Kč bez DPH, tj. 600.000,- Kč včetně DPH. (2) Cena uvedená v odst. 1 a 2 je pevná a nejvyšší přípustná. Zadavateli nebudou účtovány náklady spojené s dodatečně zjištěnými skutečnostmi, které měl možnost dodavatel zjistit před podáním nabídky. (3) Zadavatel upozorňuje, že v případě překročení předpokládané hodnoty veřejné zakázky, bude nabídka uchazeče vyřazena. (4) Nabídková cena musí zahrnovat veškeré náklady nutné a způsobilé k realizaci předmětu zakázky, tzn. veškeré personální a režijní náklady související s realizací zakázky. Konkrétně se jedná o spotřebu elektrické energie, běžný úklid, kompletní zajištění nábytku (stoly, židle, ubrusy, šatna, pódium apod.), zázemí, přípravu cateringu, přípravu sálů a instalaci i dezinstalaci veškeré techniky. (5) Uchazeč uvede nabídkovou cenu v českých korunách v členění: cena bez DPH, celková cena včetně DPH (viz příloha č. 1 - krycí list nabídky). čl. 4 Termín plnění zakázky (1) Termínem plnění zakázky jsou dny 15. 16. 9. 2016. čl. 5 Místo plnění zakázky (1) Místem plnění zakázky je hl. město Praha, konkrétní místo dle smlouvy uzavřené s vybraným uchazečem. čl. 6 Obchodní podmínky (1) Součástí nabídky bude návrh smlouvy podepsaný osobou oprávněnou jednat za uchazeče. (2) Návrh smlouvy je uveden v příloze č. 3 této zadávací dokumentace. Veškeré náležitosti předmětu plnění jsou zadavatelem stanoveny jako minimální a uchazeč tak může nabídnout zadavateli předmět plnění výhodnější. Uchazeč v návrhu 3

smlouvy doplní chybějící údaje. Pokud bude doplňovat či upravovat další text, je povinen tak učinit pomocí barevně vyznačených změn. Zadavatel není povinen tyto barevně vyznačené změny akceptovat. Součástí smlouvy jako její příloha bude přesná specifikace předmětu zakázky s jednoznačným vymezením prostor (včetně fotodokumentace), technického vybavení a občerstvení. (3) Zadavatel si vyhrazuje právo o konečném znění Smlouvy dále jednat a vyžadovat její upřesnění nebo změnu s výjimkou změny jakýchkoliv závazných podmínek stanovených v zadávacích podmínkách. (4) Faktura musí obsahovat název a registrační číslo projektu, ze kterého je veřejná zakázka spolufinancována: Implementační jednotka Strategického rámce rozvoje veřejné správy České republiky pro období 2014 2020, registrační číslo projektu: CZ.03.4.74/0.0/0.0/15_019/0000125. čl. 7 Kvalifikační předpoklady (1) Uchazeč musí prokázat splnění základních kvalifikačních předpokladů podle 53 odst. 1 písm. a) až l) zákona. Tyto základní kvalifikační předpoklady uchazeč prokáže předložením čestného prohlášení podle přílohy č. 4 této zadávací dokumentace. (2) Uchazeč musí prokázat splnění ekonomické a finanční způsobilosti plnit veřejnou zakázku formou čestného prohlášení podle přílohy č. 4 této zadávací dokumentace. (3) Uchazeč musí prokázat splnění profesních kvalifikačních předpokladů podle 54 zákona, přičemž tyto profesní kvalifikační předpoklady uchazeč prokáže předložením a) výpisu z obchodního rejstříku, pokud je v něm uchazeč zapsán, resp. výpisu z jiné obdobné evidence, pokud je v ní uchazeč zapsán, b) doklad o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci. Tyto profesní kvalifikační předpoklady uchazeč prokáže předložením čestného prohlášení podle přílohy č. 4 této zadávací dokumentace. (4) Uchazeč musí prokázat splnění technických kvalifikačních předpokladů předložením čestného prohlášení podle přílohy č. 4 této zadávací dokumentace obsahujícího seznam minimálně 3 obdobných služeb v rozsahu odpovídajícím této zakázce v oblasti organizování konferencí a akcí obdobného charakteru, které uchazeč realizoval v posledních 3 letech. Obdobným rozsahem se myslí uspořádání konference alespoň pro 200 účastníků a v hodnotě alespoň 400 000 Kč bez DPH. 4

(5) Zadavatel může požadovat po uchazeči, aby písemně objasnil předložené informace či doklady nebo předložil další dodatečné informace či doklady prokazující splnění kvalifikace. Uchazeč je povinen splnit tuto povinnost ve lhůtě stanovené zadavatelem. Uchazeč je povinen bez zbytečného odkladu písemně oznámit zadavateli změnu kvalifikace. (6) Uchazeč, se kterým má být uzavřena smlouva podle 82 zákona, je povinen před jejím uzavřením předložit zadavateli originály nebo úředně ověřené kopie dokladů prokazujících splnění kvalifikace. Nesplnění této povinnosti se považuje za neposkytnutí součinnosti k uzavření smlouvy ve smyslu ustanovení 82 odst. 4 zákona. čl. 8 (1) Každý dodavatel může podat pouze jednu nabídku, přičemž jednu nabídku může podat i více dodavatelů společně. (2) V případě společné nabídky obsahuje nabídka smlouvu, která upravuje a) společnou a nerozdílnou odpovědnost dodavatelů podávajících společnou nabídku ve vztahu k této zakázce, přičemž tato společná a nerozdílná odpovědnost se uplatní v případě závazků vůči zadavateli i v případě závazků vůči třetím osobám v souvislosti se zakázkou, a to po celou dobu plnění zakázky i po dobu trvání jiných závazků vyplývajících z této zakázky; zároveň upravuje b) zastupování dodavatelů podávajících společnou nabídku při jednání se zadavatelem a c) adresu pro doručování s účinností doručení pro všechny dodavatele podávající společnou nabídku. Zadavatel má však právo odeslat písemnost i každému dodavateli podávajícímu společnou nabídku samostatně. čl. 9 (1) Uchazeč může plnit určitou část veřejné zakázky pomocí subdodavatele. V nabídce musí uchazeč přesně vymezit, které části zakázky budou plněny pomocí subdodavatele. (2) Uchazeč musí při podání nabídky zadavatele informovat o tom, kdo je subdodavatelem zakázky. Informace o subdodavateli vepíše do bodu 7 přílohy č. 4 této zadávací dokumentace. Teprve ten uchazeč, jehož nabídka byla vybrána jako nejlepší, musí k doložení splnění kvalifikačních předpokladů předložit zadavateli následující dokumenty: 5

a) doklady prokazující, že subdodavatel není veden v rejstříku osob se zákazem plnění veřejných zakázek, b) výpisu z obchodního rejstříku, pokud je v něm subdodavatel zapsán, resp. výpisu z jiné obdobné evidence, pokud je v ní subdodavatel zapsán (výpis nesmí být starší 90 dnů ode dne podání nabídky), c) smlouvu dodavatele se subdodavatelem, z níž vyplývá závazek subdodavatele splnit odpovídající část této zakázky. (3) Uchazeč, který podal nabídku v tomto zadávacím řízení, nemůže být zároveň subdodavatelem, jehož prostřednictvím jiný uchazeč v tomto zadávacím řízení prokazuje kvalifikaci (s výjimkou základních kvalifikačních předpokladů a profesních kvalifikačních předpokladů prokazovaných předložením výpisu z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence). Uchazeč, jímž podaná nabídka bude v rozporu s tímto pravidlem, bude ze zadávacího řízení vyloučen. čl. 10 (1) Zadavatel nepřipouští varianty nabídek. čl. 11 Podání nabídek (1) Nabídka musí být doručena do 10. června 2016 do 10:00 hod. Rozhodující je datum doručení, nikoli podání k odeslání. (2) Nabídku může uchazeč podat doporučeně poštou na adresu: Ministerstvo vnitra, odbor veřejných zakázek a centrálních nákupů, oddělení přípravy a organizace veřejných zakázek, náměstí Hrdinů 1634/3, 140 21 Praha 4, nebo osobně do 10. června 2016 do 10:00 hod., na adrese Ministerstvo vnitra, náměstí Hrdinů 1634/3 (budova Centrotex), 140 21 Praha 4, centrální podatelna přízemí, telefon 974 816 299 Podání nabídky je možné v pracovní dny vždy v době: Po a St: 08:00 16:45 hod Út a Čt: 08:00 16:00 hod Pá: 08:00 14:45 hod Poslední den lhůty pro podání nabídek, tj. 10. června 2016 je možné podat nabídku do 10:00 hod. 6

(3) Nabídku podá uchazeč písemně, v 1 originále (výtisk označí pojmem originál ) a v 1 kopii (výtisk označí pojmem kopie ) a 1 v elektronické verzi. Uchazeč podává nabídku ve lhůtě pro podání nabídek. Nabídka v listinné podobě musí být podána v řádně uzavřené a neporušené obálce opatřené na uzavření razítkem a podpisem uchazeče, označené názvem veřejné zakázky Neotvírat! ZŘ: Konference Veřejná správa 2016 pronájem prostor, catering a AV technika vč. souvisejících služeb, Odbor strategického rozvoje a koordinace veřejné správy, č. j.: MV-172655/VZ-2015, na které musí být uvedena adresa, na níž je možné zaslat oznámení podle ustanovení 71 odstavec 5 zákona. čl. 12 Dodatečné informace (1) Uchazeč je oprávněn požadovat po zadavateli dodatečné informace k zadávacím podmínkám. Žádost musí být zadavateli doručena nejpozději 5 pracovních dnů před lhůtou pro podání nabídek. Zadavatel je povinen odpovědět na dotaz ve lhůtě 3 pracovních dnů od doručení dotazu a zaslat text dotazu spolu s odpovědí všem dodavatelům, kteří požádali o poskytnutí zadávací dokumentace nebo kterým byla zadávací dokumentace poskytnuta. Text dotazu (bez identifikace tazatele) spolu s odpovědí uveřejní zadavatel na profilu zadavatele a odešle v souladu s 49 zákona. (2) Zadavatel může v souladu s ustanovením 49 odst. 4 zákona poskytnout zájemcům dodatečné informace k zadávacím podmínkám i bez jejich předchozí žádosti, a to také prostřednictvím profilu zadavatele. čl. 13 Požadavky na jednotný způsob zpracování nabídky (1) Nabídka bude obsahovat následující dokumenty (v uvedeném pořadí): a) krycí list nabídky (podle vzoru uvedeného v příloze č. 1 této zadávací dokumentace), b) seznam subdodavatelů, pokud budou kvalifikační předpoklady prokazovány prostřednictvím subdodavatelů, c) smlouva o společné a nerozdílné odpovědnosti dodavatelů podávajících společnou nabídku ve vztahu k této zakázce, pokud bude podávána společná nabídka, včetně uvedení zastupování dodavatelů a adresy pro doručování, d) doklady prokazující splnění základních kvalifikačních předpokladů (čestné 7

prohlášení podle přílohy č. 4 této zadávací dokumentace), e) doklady prokazující splnění profesních kvalifikačních předpokladů, f) doklady prokazující splnění technických kvalifikačních předpokladů (čestné prohlášení podle přílohy č. 4 této zadávací dokumentace), g) čestné prohlášení o ekonomické a finanční způsobilosti splnit veřejnou zakázku (čestné prohlášení podle přílohy č. 4 této zadávací dokumentace) h) náležitosti 68 odst. 3 zákona (čestné prohlášení podle přílohy č. 4 této zadávací dokumentace) i) návrh smlouvy podle přílohy č. 1 této zadávací dokumentace podepsaný osobou oprávněnou jednat za uchazeče, včetně přesné specifikace předmětu zakázky (viz čl. 6 odst. 2 této zadávací dokumentace), j) elektronická verze nabídky ve formátu.doc nebo.pdf, návrh smlouvy ve formátu.doc a tabulky ve formátu v MS Excel nebo převoditelný do MS Excel. k) stanovení položkového rozpočtu v tomto členění: částka za pronájem prostor, za zajištění technického vybavení, za fotografa, zajištění audiozáznamu, za ostrahu, požární dohled a další obslužný personál. Položkový rozpočet bude dále obsahovat částku za catering, která bude dále rozčleněná na částku za oběd, za večeři, coffee break a za ostatní nápoje. V případě částky za catering musí být uvedena jednotková cena za osobu. Všechny tyto položky uchazeč uvede v Kč bez DPH a včetně DPH v příloze č. 5 zadávací dokumentace položkový rozpočet. Služby budou v případě realizace zakázky účtovány dle skutečného počtu účastníků. Nabídnutá cena bude závazná. l) popis místa plnění a technického vybavení tohoto místa včetně fotografií konferenčních prostor, foyer, přilehlých prostor a sociálního zařízení, návrh dispozičního řešení a návrh skladby občerstvení. Popisem místa plnění se rozumí popis jednacích a přilehlých prostor a parkování. (2) Nabídka musí být zpracována v českém jazyce. Doklady o splnění kvalifikačních předpokladů, které jsou v jiném než českém nebo slovenském jazyce, musí být předloženy v původním jazyce s připojením úředně ověřeného překladu do českého jazyka. (3) Zalepená obálka musí obsahovat nabídku v listinné podobě ve dvou vyhotoveních (originál a kopie) a zároveň elektronickou verzi nabídky na fyzickém nosiči dat. 8

(4) Jednotlivé listy nabídky včetně příloh doporučujeme řádně očíslovat vzestupnou číselnou řadou a seřadit v pořadí podle odstavce 1. Nabídka nesmí obsahovat údaje, které by mohly zadavatele uvést v omyl, musí být učiněna (zpracována a podána) vážně, určitě a srozumitelně. čl. 14 Termín a místo otevírání nabídek (1) Nabídky, resp. obálky s nabídkami budou otevřeny dne 10. června 2016 v 10:00 hod. na adrese nám. Hrdinů 1643/3, 140 21 Praha 4 v zasedací místnosti č. 314. (2) Otevírání obálek se mohou zúčastnit max. 2 zástupci každého uchazeče, jehož nabídka byla zadavateli doručena ve lhůtě pro podávání nabídek. V takovém případě musí zástupce uchazeče předložit komisi pro otevírání obálek doklad totožnosti a prokázat písemné oprávnění jednat jménem nebo za uchazeče čl. 15 Posouzení nabídek (1) Vyřazeny budou nabídky, které nebudou splňovat podmínky podle této zadávací dokumentace nebo budou v rozporu s právními předpisy. Uchazeč, který podal takovou nabídku, bude z další účasti v zadávacím řízení vyloučen. čl. 16 Hodnocení nabídek (1) Základním a jediným hodnotícím kritériem je v souladu s 78 odst. 1 písm. b) zákona nejnižší nabídková cena včetně DPH. Nabídky budou hodnoceny na základě podkladů předaných uchazečem. čl. 17 Zadávací lhůta (1) Uchazeč je svou nabídkou vázán po celou dobu běhu zadávací lhůty, zadávací lhůta je 120 kalendářních dnů. čl. 18 Společná ustanovení (1) Uchazeč je povinen zachovávat mlčenlivost o informacích poskytnutých zadavatelem v souvislosti se zadávacím řízením a dále je povinen postupovat v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. (2) Je-li zadávacími podmínkami požadován podpis osob oprávněných jednat 9

za dodavatele/uchazeče, musí být příslušný dokument podepsaný dodavatelem/uchazečem, resp. příslušnou osobou oprávněnou k podpisu v souladu s výpisem z Obchodního rejstříku. Pokud je dokument podepsaný jinou osobu, musí být zároveň přiložen v nabídce originál nebo úředně ověřená kopie zmocnění nebo pověření této jiné osoby k podpisu. (3) Zadavatel si vyhrazuje právo o konečném znění Smlouvy dále jednat a vyžadovat její upřesnění nebo změnu s výjimkou změny jakýchkoliv závazných podmínek stanovených v zadávacích podmínkách. (4) Uchazeči berou na vědomí, že s ohledem na plné financování veřejné zakázky z fondů Evropské unie a z prostředků státního rozpočtu ČR, neposkytnutí podpory byť i jen částečně nebo povinnost vrátit podporu byť i jen částečně v průběhu zadávacího řízení představuje důvody hodné zvláštního zřetele, pro které nelze na zadavateli požadovat, aby v zadávacím řízení pokračoval. V takovém případě může zadavatel zadávací řízení zrušit. (5) V případě, že nabídka nebude splňovat podmínky stanovené ve výzvě, bude nabídka vyřazena ze zadávacího řízení a uchazeč bude vyloučen z dalšího výběru. (6) Uchazečům nenáleží náhrada nákladů, které vynaložili na účast v zadávacím řízení. (7) Případné dotazy k zadávací dokumentaci je možné vznést písemně do datové schránky. čl. 19 Práva zadavatele (1) Zadavatel si vyhrazuje právo oznámit rozhodnutí o vyloučení uchazeče podle ustanovení 60 odst. 2 a ustanovení 76 odst. 6 zákona jeho uveřejněním na profilu zadavatele. V takovém případě se rozhodnutí o vyloučení uchazeče považuje za doručené okamžikem uveřejnění na profilu zadavatele. (2) Zadavatel si vyhrazuje právo uveřejnit oznámení o výběru nejvhodnější nabídky podle ustanovení 81 odst. 4 zákona jeho uveřejněním na profilu zadavatele. V takovém případě se oznámení o výběru nejvhodnější nabídky považuje za doručené okamžikem uveřejnění na profilu zadavatele. 10

Přílohy: 1. Krycí list nabídky 2. Technická specifikace veřejné zakázky 3. Návrh smlouvy 4. Vzory čestných prohlášení prokazující splnění jednotlivých kvalifikačních předpokladů a náležitostí 68 odst. 3 zákona 5. Položkový rozpočet V Praze dne 24. 5. 2016 za zadavatele Ing. Mgr. David Sláma ředitel odboru strategického rozvoje a koordinace veřejné správy 11