European Youth Olympic Winter Festival 2011 10. Zimní olympijský festival mládeže Liberec 12. 19. února 2011 Zpráva pro Liberecký kraj o stavu příprav č.2 Liberec, květen 2009
O B S A H Ú V O D... 3 1. Z Á K L A D N Í D A T A... 8 1.1. Základní přehled... 8 1.2. Základní informace o společnosti.... 9 1.3. Aktuální informace 13 1.4. Základní harmonogram příprav EYOWF 2011 (Masterplan)... 20 2. O R G A N I Z A C E... 24 2.1. Sport... 24 2.1.1. Sporty / Kategorie / Disciplíny... 24 2.1.3. Sportovní areály... 27 2.2. Rozpočet... 30 2.3. Ubytování... 34 2.3.1. Ubytování delegací NOC - Olympijská vesnice... 34 2.3.2. Ubytování ostatních účastníků Festivalu... 34 2.4. Akreditace... 34 2.5. Doprava... 35 2.6. Dobrovolníci... 35 2.7. Bezpečnost... 36 2.8. Zdravotní zajištění... 36 2.9. IT... 37 3. M A R K E T I N G... 38 3.2. Základní informace... 38 3.3. PR & Komunikace... 39 3.4. Mediální operace... 39 3.5. Propagace... 40 3.6. Ceremoniály... 41 3.7. Doprovodné programy... 41 3.8. Program pro školy... 42 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 2 45
Ú V O D Zimní evropský olympijský festival mládeže (EYOWF) představuje vrcholnou událost mladých sportovců. Pro závodníky ve věku 14 až 18 let představuje totéž, co olympijské hry pro seniory. Tato akce se koná ve dvouletých cyklech a vždy v lichých letech z iniciativy Asociace evropských olympijských výborů. O její organizaci usilují renomovaná zimní střediska v celé Evropě. Jubilejní, 10. EYOWF v Liberci 2011 představí téměř 1500 sportovců z více než 45 zemí v osmi druzích sportu: běhu na lyžích, skocích na lyžích, severské kombinaci, alpském lyžování, ledním hokeji, krasobruslení, biatlonu a snowboardingu. Jednotlivé státy budou reprezentovat budoucí hvězdy světového sportu, které v soutěžích dospělých pravděpodobně zasáhnou do bojů o medaile, například na Zimních olympijských hrách v Soči v roce 2014. Olympijské festivaly mládeže, jejichž zakladatelem je současný prezident Mezinárodního olympijského výboru Jacques Rogge, jsou hned po olympijských hrách seniorů nejprestižnější akcí evropského olympijského hnutí. EYOWF 2011 bude největší sportovní událostí určenou mládeži v historii samostatné České republiky. Pro srovnání: z hlediska rozsahu soutěží, počtu účastníků, využití sportovišť i organizačního zázemí je to akce, která je výrazně rozsáhlejší než například FIS mistrovství světa v klasickém lyžování Liberec 2009, ale jejíž rozpočet je čtyřikrát menší! O významu těchto akcí svědčí i skutečnost, že k pravidelným hostům patří také významní světoví státníci a politici - například čestný prezident Mezinárodního olympijského výboru Juan Antonio Samaranch, současný prezident MOV Jacques Rogge, britská královna Alžběta II., monacký princ Albert či prezidenti, premiéři a ministři evropských zemí. Vzhledem k tomu, jak velký zájem věnují přední zahraniční politici soutěžím této věkové kategorie, lze očekávat, že také Liberec 2011 bude cílem jejich návštěv a diplomatických aktivit. Pro Liberecký kraj je velkou ctí, že před dvěma lety uspěl v Bruselu se svou kandidaturou. Už v době, kdy se v Liberci začalo připravovat mistrovství světa v klasickém lyžování v roce 2009, na vybudování sportovišť i související infrastruktury sem přišly ze státních dotací významné finanční prostředky. Lyžařským šampionátem však využití sportovišť nekončí právě naopak. Moderní liberecké areály na Ještědu a ve Vesci je třeba využívat i pro další vrcholné soutěže, jinak by jejich výstavba postrádala hlubší smysl a EYOWF 2011 je jednou z nich. 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 3 45
Cílem však není všechny discipliny nasměrovat pouze do Liberce. Zde sice bude centrum a zázemí festivalu, ale záměrem je oživit také další přirozená centra zimních sportů v Jizerských horách a v regionu: Jablonec, Rejdice. Tím spíše, že v roce 2010 bude Liberecký kraj navíc hostitelem rozsáhlé generálky na EYOWF v podobě IV. Her zimní olympiády dětí a mládeže České republiky. Obě tyto akce se tak stanou impulsem k tomu, aby se tato střediska zmodernizovala a přitáhla domácí i zahraniční turisty. Konání tohoto olympijského festivalu v Libereckém kraji lze považovat za významný přínos i proto, že bude mít také pozitivní dopad na rozšíření zimních sportů především mezi školní mládeží a poskytne jí nové sportovní vzory, stejně jako umožní širokou propagaci regionu i jednotlivých pořadatelských středisek. U S N E S E N Í R A D Y A Z A S T U P I T E S T V A L I B E R E C K É H O K R A J E V Z T A H U J Í C Í C H S E K E Y O W F 2 0 1 1 Usnesení č. 1150/05/RK ze dne 4.10.2005 Záměr uspořádat zimní část Evropského olympijského festivalu mládeže v roce 2011 ve spolupráci se statutárním městem Liberec Rada kraje po projednání předloženého materiálu s o u h l a s í se záměrem Libereckého kraje spolupodílet se na pořádání zimní části Evropského olympijského festivalu mládeže v roce 2011 ve spolupráci se statutárním městem Liberec a u k l á d á Mgr. Petru Doležalovi, náměstkovi hejtmana, předložit záměr ke schválení zastupitelstvu kraje. Termín: 18. 10. 2005 Usnesení č. 284/05/ZK ze dne 18.10.2005 Záměr uspořádat zimní část Evropského olympijského festivalu mládeže v roce 2011 ve spolupráci se Statutárním městem Liberec Zastupitelstvo kraje po projednání s c h v a l u j e záměr Libereckého kraje spolupořádat zimní část Evropského olympijského festivalu mládeže v roce 2011 ve spolupráci se Statutárním městem Liberec a u k l á d á 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 4 45
Mgr. Petru Doležalovi, náměstku hejtmana jednat dále se Statutárním městem Liberec o podmínkách spolupořadatelství festivalu podat zastupitelstvu kraje průběžnou informaci o dalším postupu v této záležitosti. Termín: 01/2006 Usnesení č. 616/07/RK ze dne 12.6.2007 Evropský zimní olympijský festival mládeže 2011 Rada kraje po projednání s o u h l a s í s převzetím pořadatelství Evropského zimního olympijského festivalu mládeže v roce 2011 od Statutárního města Liberec, za podmínek uvedených v důvodové zprávě, s c h v a l u j e zřízení Komise Rady Libereckého kraje pro pořádání Evropského zimního olympijského festivalu mládeže 2011 jako svého poradního a iniciativního orgánu, znění Statutu Komise Rady Libereckého kraje pro pořádání Evropského zimního olympijského festivalu mládeže 2011 uvedeného v příloze číslo 1 důvodové zprávy, znění Jednacího řádu Komise Rady Libereckého kraje pro pořádání Evropského zimního olympijského festivalu mládeže 2011 uvedeného v příloze číslo 2 důvodové zprávy, j m e n u j e Komisi Rady Libereckého kraje pro pořádání Evropského zimního olympijského festivalu mládeže v roce 2011 ve složení: Mgr. Petr Doležal, náměstek hejtmana, bytem: Zahradní 1203, Lomnice nad Popelkou, Radim Zika, náměstek hejtmana Libereckého kraje, bytem: Pampelišková 1541, Liberec, Ing. Karel Dolejší, statutární náměstek hejtmana, bytem: Nový Svět 46, Harrachov, Ing. Roman Kumpošt, prezident organizačního výboru Mistrovství světa v klasickém lyžování 2009, bytem: Na Vyhlídce 1043, Liberec, Ing. Ondřej Červinka, náměstek primátora Statutárního města Liberec, bytem: Hálkova 1103/4, Liberec, Ing. Karla Dolejšího, statutárního náměstka hejtmana, předsedou Komise Rady Libereckého kraje pro pořádání Evropského zimního olympijského festivalu mládeže v roce 2011, Ing. Romana Kumpošta, prezidenta organizačního výboru Mistrovství světa v klasickém lyžování 2009, místopředsedou Komise Rady Libereckého kraje pro pořádání Evropského zimního olympijského festivalu mládeže v roce 2011 a u k l á d á 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 5 45
Ing. Karlu Dolejšímu, náměstkovi hejtmana, předložit záměr převzetí pořadatelství Evropského zimního olympijského festivalu mládeže 2011 Zastupitelstvu Libereckého kraje ke schválení, Termín: 26. 06. 2007 jednat s majiteli a provozovateli sportovišť o podmínkách jejich využití pro potřeby Evropského zimního olympijského festivalu mládeže 2011. Usnesení č. 188/07/ZK ze dne 26.6.2007 Evropský zimní olympijský festival mládeže 2011 Zastupitelstvo kraje po projednání s c h v a l u j e převzetí pořadatelství Evropského zimního olympijského festivalu mládeže v roce 2011 od Statutárního města Liberec, za podmínek uvedených v důvodové zprávě. Usnesení č. 724/07/RK ze dne 18.9.2007 Evropský zimní olympijský festival mládeže 2011 - Hostitelská smlouva Rada kraje po projednání s c h v a l u j e Host City Contract for the 10th Winter European Youth Olympic Festival Liberec 2011/ Smlouvu s hostitelským městem na 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 (smlouva číslo OLP/996/2007) a u k l á d á RNDr. Robertu Gambovi, vedoucímu odboru školství, mládeže, tělovýchovy a sportu, předložit Petru Skokanovi, hejtmanovi, k podpisu smlouvu číslo OLP/996/2007. Usnesení č. 416/08/RK ze dne 8.4.2008 Poskytnutí dotace z rozpočtu Libereckého kraje na přípravu a realizaci 10. Evropského zimního olympijského festivalu 2011 Rada kraje po projednání s o u h l a s í 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 6 45
s poskytnutím dotace EYOWF 2011, o.p.s., Masarykova 457, Liberec, v celkové výši 126.800.000,- Kč v rozložení: rok 2008-14.000.000,- Kč, rok 2009-20.000.000,- Kč, rok 2010-50.000.000,- Kč, rok 2011-42.800.000,- Kč, s c h v a l u j e smlouvu o poskytnutí dotace z rozpočtu Libereckého kraje číslo OLP/499/2008 a u k l á d á Ing. Karlu Dolejšímu, statutárnímu náměstkovi hejtmana, předložit návrh na poskytnutí dotace z rozpočtu Libereckého kraje na přípravu a realizaci 10. Evropského zimního olympijského festivalu 2011 Zastupitelstvu Libereckého kraje, Termín: 29. 4. 2008 RNDr. Robertovi Gambovi, vedoucímu odboru školství, mládeže, tělovýchovy a sportu předložit smlouvu o poskytnutí dotace z rozpočtu Libereckého kraje číslo OLP/499/2008 k podpisu Petru Skokanovi, hejtmanovi. Usnesení č. 123/08/ZK ze dne 29.4.2008 Poskytnutí dotace z rozpočtu Libereckého kraje na přípravu a realizaci 10. Evropského zimního olympijského festivalu 2011 Zastupitelstvo kraje po projednání r o z h o d u j e o poskytnutí dotace EYOWF 2011 o.p.s., Masarykova 457, Liberec v celkové výši 126.800.000,- Kč v rozložení: rok 2008-14.000.000,- Kč, rok 2009-20.000.000,- Kč, rok 2010-50.000.000,- Kč, rok 2011-42.800.000,- Kč. 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 7 45
1. Z Á K L A D N Í D A T A 1.1. Základní přehled Termín: 12. 19. 2. 2011 Základní charakteristika Projekt EYOWF 2011 je koncipován jako kompaktní akce na území Libereckého kraje. Umístění sportovišť, administrativního a organizační zázemí, ubytování sportovců vše je řešeno ve snaze poskytnout účastníkům akce komfortní a příjemné prostředí, funkční organizační systém a snadnou i časově nenáročnou dostupnost všech základních míst, kde se bude Festival odehrávat. Sportovní odvětví Místo konání Areál Alpské lyžování Liberec Ještěd Běh na lyžích Liberec Vesec Skoky na lyžích Liberec Ještěd Severská kombinace Liberec Ještěd, Vesec Lední hokej Liberec Tipsport aréna Krasobruslení Liberec Tipsport aréna Biatlon Jablonec n. N. Břízky Snowboarding Kořenov Snowpark Rejdice 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 8 45
Ubytování a celkové zázemí všech sportovců (olympijská vesnice) a jejich doprovodů je plánováno v areálu kolejí Technické univerzity v Liberci. Hlavním hotelem pro hosty EOC, NOC a další VIP hosty bude Grandhotel Zlatý Lev v centru města Liberec (kde se bude nacházet i sub-akreditační středisko), případně hotel Babylon. Administrativně technické zázemí akce se bude nacházet rovněž na kolejích Technické univerzity v Liberci (olympijská vesnice). V těchto prostorách bude umístěno sídlo organizačního výboru v průběhu akce, akreditační středisko, dopravní dispečink, zázemí pro dobrovolníky atd. Doprava bude organizována standardním způsobem za použití speciální kyvadlové dopravy pro akreditované účastníky. Hlavním letištěm se stane Praha Ruzyně Zahajovací a zakončovací ceremoniály se uskuteční v Tipsport aréně. Medailové ceremoniály a doprovodné programy se uskuteční v centru města. V současné době organizační výbor vytipovává nejvhodnější prostory. Hlavní tiskové středisko bude umístěno v centru města. Na každém sportovišti bude k dispozici sub-tiskové středisko. 1.2. Základní informace o společnosti. Na základě usnesení Rady kraje č. 896/07/RK byla vypsána a zadána veřejná zakázka na zpracování Projektu organizace Festivalu EYOWF 2011. Projekt byl vypracován do poloviny prosince 2007. Tento projekt nadále slouží jako základní manuál organizace akce, na základě kterého se vypracovávají podrobné projekty zajištění jednotlivých sekcí organizačního výboru. Počátkem roku 2008 proběhly veškeré legislativně-administrativní kroky k založení nového právního subjektu - obecně prospěšné společnosti (o.p.s.), která zastřešuje organizační výbor a celou organizaci EYOWF 2011. Zřizovatelem a stoprocentním vlastníkem této společnosti je Liberecký kraj. Dne 26. února 2008 schválilo Zastupitelstvo Libereckého kraje znění zakladatelské listiny obecně prospěšné společnosti s názvem EYOWF 2011. Dne 14. března 2008 Liberecký kraj, zastoupen náměstkem hejtmana Libereckého kraje Ing. Karlem Dolejším, tuto obecně prospěšnou společnost založil. Společnost byla zapsána do rejstříku obecně prospěšných společností vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, oddíl O, vložka č. 236, dne 22. dubna 2008. EYOWF 2011, o.p.s. byla založena za účelem přípravy a realizace 10. Zimního evropského olympijského festivalu mládeže v Liberci v roce 2011. Poskytování níže uvedených obecně prospěšných služeb směřuje k naplnění tohoto účelu. 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 9 45
Společnost poskytuje tyto obecně prospěšné služby: a) Koordinace organizační přípravy EYOWF a zajištění realizace EYOWF v souladu s hostitelskou smlouvou a s dalšími dohodami uzavřenými mezi Evropským olympijským výborem, Českým olympijským výborem a Libereckým krajem b) Vyhledávání možných finančních zdrojů a zpracování podkladů pro žádosti o finanční podporu přípravy a realizace EYOWF c) Projednávání materiálů a formulování návrhů týkajících se EYOWF, předkládaných orgánům Libereckého kraje d) Organizace propagačních aktivit týkajících se EYOWF e) Uspořádání Olympiády dětí a mládeže v roce 2010 Sídlo o.p.s. se nachází na adrese: Masarykova 457/4, Liberec 1, PSČ: 460 01, telefonické spojení: 484840235, e-mail: info@eyowf2011.cz. Počínaje květnem 2008 zahájila společnost činnost a přebrala tímto veškerou odpovědnost za přípravy a organizaci Festivalu a nahradila tak, do té doby funkční, Komisi EYOWF 2011 při Libereckém kraji. Dne 6. května 2008 proto rozhodla Rada Libereckého kraje o rozpuštění Komise EYOWF 2011, která do vzniku o.p.s. administrovala chod příprav EYOWF 2011. Předsedou Správní rady společnosti se stal náměstek hejtmana pověřený vedením resortu školství, mládeže, tělovýchovy a sportu Mgr. Petr Doležal. Místopředsedou je generální sekretář Českého olympijského výboru JUDr. Petr Hrubec. Dalšími členy správní rady jsou Mgr. Vladimír Richter, Ing. Karel Dolejší, Ing. Miroslav Mach a náměstek primátora Statutárního města Liberec pro vzdělávání, sport, kulturu a cestovní ruch Ing. Ondřej Červinka. Členy dozorčí rady jsou Ing. Karel Kapoun, Ing. František Mojžíš a Mgr. Stanislav Pěnička. Ředitelem společnosti je Ing. Martin Ditrich a tajemníkem Daniel Merz. Dne 12. května 2008 byla podepsána smlouva mezi Libereckým krajem a EYOWF 2011, o.p.s. o poskytnutí dotace na organizaci Festivalu ve výši 126.800.000,-Kč s následujícím čerpáním v jednotlivých letech: 2008 14.000.000 Kč 2009 20.000.000 Kč 2010 50.000.000 Kč 2011 42.800.000 Kč Tímto krokem byl završen celý proces převodu práv a povinností vyplývajících z hostitelské smlouvy na pořádání EYOWF 2011. První jednání Správní rady (SR) proběhlo ihned po zápisu společnosti do rejstříku a to dne 23. dubna 2008. Zasedání SR se konají jednou měsíčně. Dosavadní jednání proběhla v termínech: 21. 5.2008 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 10 45
24. 6.2008 25. 8.2008 29. 9.2008 24.11.2008 26. 1.2009 23. 3.2009 1. 6.2009 Organizační výbor Obecně prospěšná společnost je právním subjektem, který zastřešuje organizační výbor (OV). Strukturu organizačního výboru tvoří čtyři úrovně řízení: Předsednictvo Správní rada o.p.s. Výkonné vedení výkonný ředitel a finanční ředitel Koordinátoři sportovní ředitel, technický ředitel, koordinátor marketingu, koordinátor sekce dobrovolníci a IT koordinátor Manažeři vedoucí pracovníci jednotlivých sekcí Podrobněji je schéma celého organizačního výboru znázorněno níže. Hlavním úkolem organizátorů v roce 2008 bylo personální obsazení organizačního výboru a vypracování podrobných projektů jednotlivých sekcí zajištujících přípravu a organizaci Festivalu. Vypracováním jednotlivých projektů byli pověřeni budoucí manažeři jednotlivých sekcí, kteří tyto projekty poté budou i naplňovat v praxi. V současné době je personálně obsazena většina sekcí a tím pádem i obsazení postů v organizačním výboru. Kompletní personální obsazení organizačního výboru je plánováno do konce září 2009. Organizační výbor začne pravidelně zasedat počínaje zářím 2009 a to jedenkrát měsíčně. 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 11 45
10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 12 45
1.3. Aktuální informace Logo EYOWF Koncem roku 2007 vyhlásil Liberecký kraj výtvarnou soutěž pro žáky a studenty uměleckých škol na logo 10. Zimního evropského olympijského festivalu mládeže Liberec 2011. Ze všech došlých návrhů vybrala hodnotící komise čtyři nejzdařilejší, které byly představeny veřejnosti. Následně byla všechna čtyři loga vyvěšena na internetových stránkách kraje k veřejnému hlasování. Veřejnost svým hlasováním určila pořadí na 3. a 4. místě, zbylé dva návrhy, které měly nejvíce hlasů, opět porovnávala hodnotící komise, která Radě a Zastupitelstvu Libereckého kraje doporučila vítězné logo. V dubnu 2008 byl tento návrh schválen Českým olympijským výborem, Zastupitelstvem Libereckého kraje a poté byl návrh odeslán EOC ke schválení. Autorkou vítězného loga je Veronika Vysloužilová ze Střední uměleckoprůmyslové školy v Jablonci nad Nisou. Dne 17. července 2008 bylo zasláno logo včetně grafického manuálu EOC ke schválení a ještě tentýž den byl tento ze strany EOC schválen. Převod marketingových práv EYOWF 2011 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 13 45
Ve dnech 22. až 24. května 2008 se konal v italském Sorrentu 29. seminář EOC. Za OV EYOWF 2011 se semináře zúčastnili finanční ředitel Martin Ditrich a generální sekretář Daniel Merz. V rámci tohoto semináře EOC schválil převod marketingových práv Festivalu z EOC na organizační výbor respektive EYOWF 2011, o.p.s. s tím, že tato práva nebudou převáděna speciální smlouvou, avšak organizátor je povinen předložit kontrakty EOC ke schválení. Koordinační komise EYOF EOC rovněž na semináři v Sorrentu jmenoval koordinační komisi EOC pro dohled nad přípravami EYOWF 2011. Předsedou koordinační skupiny se stal Janko Dvoršak ze Slovinska a druhým členem Volodymyr Gerashchenko z Ukrajiny. První inspekce této pracovní skupiny se uskutečnila v listopadu roku 2009, během které inspektoři vyjádřili spokojenost s průběhem příprav Festivalu. Olympiáda dětí a mládeže České republiky 2010 Rada Libereckého kraje na svém 14. zasedání dne 20. listopadu 2007 schválila usnesením č. 1169/07/RK záměr Libereckého kraje kandidovat na pořadatelství Her IV. zimní olympiády dětí a mládeže 2010. Uzávěrka přihlášek byla Českým olympijským výborem stanovena na 16. května 2008. Na základě výběrového řízení byl Liberecký kraj pověřen Českým olympijským výborem pořadatelstvím Her IV. zimní olympiády dětí a mládeže ČR v roce 2010 (ZODM 2010). Smlouva o pořádání Her IV. zimní olympiády dětí a mládeže byla podepsána dne 9. října 2008. Olympiáda se bude konat od 31. ledna do 5. února 2010. Starší žáci a žákyně ze všech 14 krajů budou soutěžit v následujících sportovních disciplínách - běh na lyžích, skoky na lyžích, severská kombinace, alpské lyžování, snowboarding, lední hokej, biatlon, krasobruslení, rychlobruslení a dále v doprovodných kulturních soutěžích - korespondenční výtvarná soutěž a standardní tanec. Na základě usnesení Rady Libereckého kraje č. 241/09/RK ze dne 10.3.2009 o přidělení veřejné zakázky a Smlouvy o spolupráci ze dne 19.3.2009 mezi Libereckým krajem a EYOWF 2011, o.p.s. zajistí organizaci Her IV. zimní olympiády dětí a mládeže ČR v roce 2010 obecně prospěšná společnost EYOWF 2011. Jedním z prvních úkolů bylo sestavení organizačního týmu a programu Her. Organizační tým ODM 2010 Strukturu organizačního týmu tvoří tři úrovně řízení: Výkonné vedení výkonný ředitel OV a ředitel o.p.s. Koordinátoři sportovní ředitel, technický ředitel, koordinátor marketingu, koordinátor sekce dobrovolníků a IT koordinátor Manažeři vedoucí pracovníci jednotlivých sekcí Podrobněji je schéma organizačního týmu znázorněno níže. 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 14 45
10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 15 45
Sportoviště a ubytovací kapacity Letošní rok se nese ve znamení oslovování jednotlivých areálů, ve kterých se budou konat jednotlivé soutěže a to v režimu zákona o veřejných zakázkách. Díky tomu, že se v Libereckém kraji nachází více zimních středisek, ve kterých je možné soutěže Festivalu uspořádat, jedná Organizační výbor i se zástupci těchto středisek. Znamená to tedy, že téměř pro všechny disciplíny budou k dispozici záložní sportoviště pro případ nepříznivých klimatických podmínek. Dále byla zahájena jednání s Technickou univerzitou v Liberci o spolupráci při ubytování, stravování a poskytnutí zázemí pro chod Organizačního výboru během Festivalu. Byly zarezervovány i další ubytovací kapacity pro hosty Festivalu v libereckých hotelech. Celý tento proces by měl být zakončen podpisy smluv s jednotlivými majiteli, či provozovateli sportovních areálů a ubytovacích kapacit. Informační systém Obecně prospěšná společnost EYOWF, o.p.s. je vlastníkem licence na komplexní informační systém pro 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže 2011. Tento systém obsahuje veřejnou webovou prezentaci a publikační systém. Informační systém obsahuje následující funkční bloky: Akreditační modul ( kmenová data akreditovaných účastníků jako základní datová struktura budovaného informačního systému, vstup dat, editace, reporting, tisk visaček podle stupně akreditace); Informační portál akce neveřejná část pro akreditované (klíčové aktuální informace, specifické subportály pro účastníky dle kategorií media, VIP); Informační portál akce veřejná část (web prezentace pro veřejnost s možností vstupu do neveřejné části pro akreditované); Content Management System CMS (správa obsahu, editační a publikační systém, zadávání různých druhů zpráv, jejich editace a transport podle definovaných požadavků, správa dokumentů); Administrační modul (správa informačního systému, parametrizace, uživatelská nastavení, monitoring správného běhu); Bezpečnostní modul (hierarchická uživatelská oprávnění, role based); Řízení a plánování pracovních sil Workforce Management (organizátoři, dobrovolníci, bezpečnostní a lékařské služby, sekce, portál dobrovolníků); CRM/Contact Management (správa kontaktů, kategorizace, generování e-mailů, hromadné rozesílání korespondence, třídění, reporting); Správa dobrovolníků a komunikace s nimi; Fleet Management - modul řízení dopravních prostředků (plánování, evidence, alokace, vytíženost, vykazování); Catering Services správa požadavků na stravování a jejich vyhodnocení; Accommodation modul řízení ubytovacích služeb pro akreditované (online rezervace, plánování, přehled vytížení, voucher, vyúčtování); 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 16 45
Situační plánování osob; Reporting předpřipravené standard Workflow, process management procesní řízení akce, řízení vzniku a oběhu procesních dokumentů dle identifikovaných a popsaných procesů (race management, accreditation management, ), reporty a nástroj pro tvorbu dalších reportů z existujících dat v rámci IS; Vyučtováni přehled užívaných prostředků a služeb jednotlivých osob nebo týmů; Systém musí obsahovat podporu workflow, process management procesní řízení akce, řízení vzniku a oběhu dokumentů dle identifikovaných a popsaných procesů (race management, accreditation management). 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 17 45
Web Dne 6. října 2008 byly spuštěny oficiální internetové stránky Festivalu www.eyowf2011.cz. Obeslání NOC, sportovních federací a národních svazů V říjnu 2008 byly rozeslány informační dopisy jednotlivým národním olympijským výborům, mezinárodním sportovním federacím a národním sportovním svazům se základními informacemi o konání Festivalu a s žádostí o nominace příslušných technických delegátů, rozhodčích a kontaktních osob. Inspekce EOC 2. - 5. listopadu 2008 proběhla první inspekční návštěva komisařů EOC ve složení Janko Dvoršak a Volodymyr Gerashchenko. V rámci této inspekce komisaři navštívili areály, ve kterých se budou konat jednotlivé disciplíny Festivalu a zároveň s organizátory prodiskutovali jednotlivá témata v rámci příprav a organizace EYOWF 2011. Setkání šéfů misí ve Szczyrku Ve dnech 6. - 9. listopadu se konalo v dějišti EYOWF 2009, polském Szczyrku setkání šéfů misí, kterého se zúčastnila i delegace Organizačního výboru EYOWF 2011 ve složení Kateřina Nyčová, Martin Ditrich a Daniel Merz. V rámci tohoto setkání proběhlo i upřesnění aktivit OV EYOWF 2011 v průběhu EYOWF 2009. Report o stavu příprav Ve dnech 21. 23. listopadu se uskutečnilo v Istanbulu 37. zasedání valné hromady Asociace evropských olympijských výborů (EOC). Zasedání se zúčastnila také delegace organizačního 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 18 45
výboru EYOWF 2011 v Liberci. Liberecká delegace zde prezentovala stav příprav festivalu a předložila delegátům již druhý Progress report. Newsletter Organizační výbor EYOWF 2011 začal, počínaje lednem 2009, rozesílat pravidelný měsíční newsletter v českém jazyce na více než 2.000 adres. Mezi příjemce patří například členové Vlády ČR, Poslanecké sněmovny a Senátu PČR, krajští zastupitelé, tělovýchovné svazy a školy v Libereckém kraji. Od května je rozesílán newsletter také v anglickém jazyce a to zejména národním olympijským výborům a mezinárodním sportovním svazům. Křest loga EYOWF 2011 Logo 10. Zimního evropského olympijského festivalu mládeže, jehož autorkou je šestnáctiletá studentka Střední uměleckoprůmyslové školy v Jablonci nad Nisou Veronika Vysloužilová, má za sebou slavnostní křest. Stalo se tak 21. ledna na tiskové konferenci v Grandhotelu Zlatý lev v Liberci. Před zraky zástupců celostátních i regionálních médií se jeho kmotry stali hejtman Libereckého kraje Stanislav Eichler a předseda Českého olympijského výboru Milan Jirásek EYOF 2009 Szczyrk Delegace složená z představitelů Libereckého kraje a členů organizačního výboru 10. EYOWF 2011 se ve dnech 15.2. až 21.2.2009 zúčastnila 9. Zimního olympijského evropského festivalu mládeže, který se konal v polském Szczyrku. Kromě sbírání pořadatelských zkušeností výprava absolvovala také dvě důležité diplomatické povinnosti. V úterý 17. února uspořádala v kulturním středisku ve Szczyrku pro účastníky a hosty Festivalu společensko - kulturní Český večer. Jeho součástí byla například videoprezentace Libereckého kraje. Při závěrečném ceremoniálu 9. Festivalu převzal v pátek 20. února ve Szczyrku hejtman Libereckého kraje Stanislav Eichler symbolicky pořadatelskou vlajku EYOWF. Seminář EOV v Dubrovníku Ve dnech 14. až 17. května 2009 se v chorvatském Dubrovníku uskutečnilo zasedání EOV, kterého nezúčastnili zástupci OV EYOWF 2011 v Liberci. Nejdůležitějším bodem semináře bylo jednání s předsedou komise EYOF Guido de Bondtem. Tohoto jednání se účastnili také Victor Sanchez, Jozef Liba, člen koordinační komise EYOWF 2011 Volodymyr Gerashchenko a zástupci ČOV pánové František Dvořák, Petr Hrubec, Jan Hrdina. Na tomto jednání si nechali zástupci OV EYOWF 2011 odsouhlasit některé změny v projektu organizace festivalu, například zařazení skoku na lyžích dívek či změnu místa zahajovacího a závěrečného ceremoniálu, které se uskuteční v Tipsport Aréně. Důležitým bodem bylo schválení programu festivalu a také soutěžních kategorií a účastnických kvót. Na jednání byl také dohodnut předběžný termín druhé návštěvy koordinační komise v Liberci na přelomu října a listopadu tohoto roku. 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 19 45
1.4. Základní harmonogram příprav EYOWF 2011 (Masterplan) Základní harmonogram příprav je vytvořen na měsíční bázi a je pravidelně aktualizován. 2009 Masterplan EYOWF 2011 k 1.6.2009 05-08/09 nábor dobrovolníků - kluby, oddíly, veřejnost 06/09 audit + AP. 2008 06/09 zasedání OV EYOWF 06/09 Vypsání veřejné zakázky na dodavatele oblečení 06/09 setkání členů rozhodčích a EYOWF TEAMU ve Vesci 06/09 rozpracování sportovní části programu pro školy (PPŠ) s AŠSK 06/09 Předběžné rozdělení ubytovaných dle předpokládaných počtů účastníků 06/09 setkání R. Cikl s řediteli na Kraji - prezentace PPŠ 07/09 EYOF 2009 (Finsko) 07/09 stanovení konkrétních termnů jednotlivých akcí PPŠ 08/09 TK k PPŠ a křest maskota EYOWF 09/09 COC NC + Start programu pro školy 09/09 Výběr dodavatele zimního oblečení 09/09 Začátek spolupráce s asistenty v některých sekcích 09/09 zasedání OV EYOWF 09/09 Uzavření sumarizace požadavků v areálech na technické vybavení a zázemí 09/09 čtvrtletník pro dobrovolníky I/09 09-011/09 nábor dobrovolníků na SŠ a TUL, veřejnost 09/09 doprecizování požadavků na TUL - podpis smlouvy 2010 10/09 Inspekce Koordinační skupiny č.2 10/09 dokončení rozdělení dobrovolníků do sekcí 11/09 Progress report č.3 11/09 informace RLK a ZLK o stavu příprav 11/09 zaškolení dobrovolníků 1. fáze - hromadné školení, školení jednotl. sekcí dle potřeby 11/09 uzavření smluvních vztahů na pronájem a technickou úpravu sportovišť 11/09 obeslání NOC č. 3 11/09 zasedání OV EYOWF 12/09 Projekt fungování olympijské vesničky 12/09 Valná hromada EOC - prezentace progress report č.3 12/09 update základního organizačního plánu v.3 (masterplan) 01/10 vyúčtování dotace 2009 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 20 45
01/10 zasedání OV EYOWF 02/10 Hry IV. Olympiády dětí a mládeže ČR - generálka EYOWF 02/10 zasedání OV EYOWF 03/10 čtvrtletník pro dobrovolníky I/10 03/10 zasedání OV EYOWF 04/10 zasedání OV EYOWF 05/10 informace RLK a ZLK o stavu příprav 05/10 obeslání NOC č. 4 05/10 31. seminář EOC 05/10 update konceptů práce s dobr. s jednotl. sekcemi 05/10 zasedání OV EYOWF 06/10 zpracování detailní zónace areálů 06/10 detailní zpracování akreditační matice - přidělení zón, privilegií atd. 06/10 audit + DP 2009 + výroční zpráva 06/10 čtvrtletník pro dobrovolníky II/10 06/10 zasedání OV EYOWF 08/10 zpracování technického manuálu 08/10 obeslání NOC č. 5 08/10 zpracování příručky pro šéfy misí 08/10 spuštění akreditačního systému na webových stránkách 08/10 zasedání OV EYOWF 06/10 představení hudební znělky a spotu 09/10 zahájení soutěže o design mediale EYOWF pro umělecké školy 09/10 update základního organizačního plánu v.4 (masterplan) 09/10 Zaslání tech. manuálu a směrnic pro šéfy misí ke schválení Komisi EYOF 09/10 spuštění merchandisingového programu 09/10 čtvrtletník pro dobrovolníky III/10 09/10 zasedání OV EYOWF 09/10 zahájení výrazné promo kampaně (vizuál, spoty radio + TV, atd.) 10/10 přihlášky na Seminář TD 10/10 přihlášky na Seminář šéfů misí v Liberci 10/10 První kolo přihlášek účastníků EYOWF (preliminary entries by numbers) 10/10 obeslání NOC č. 6 10/10 Zaslání Technického manuálu a směrnic pro šéfy misí jednotlivým NOC 10/10 zasedání OV EYOWF 11-12/10 zaškolení dobrovolníků 2. fáze 11/09 Inspekce Koordinační skupiny č.3 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 21 45
11/10 2. kolo přihlášek (final entries by numbers) 4 months 11/10 obeslání NOC č. 7 11/10 1st instalment of 50% fees 11/10 Progress report č.4 11/10 informace RLK a ZLK o stavu příprav 11/10 Seminář TD, Koordinační komise EYOF č. 2 11/10 obeslání NOC č. 8 11/10 Seminář šéfů misí 11/10 Termín žádostí na ubytování pro dobrovolníky 11/10 Rozmístění sportovců v rámci Olympijské vesničky 11/10 zasedání OV EYOWF 11/10 zaškolení dobrovolníků 2. fáze - hromadné školení, školení jednotl. sekcí dle potřeby 12/10 distribuce oblečení pro EYOWF TEAM 12/10 finální skladba členů EYOWF TEAM 12/10 výroba upomínkových předmětů pro dobr. na EYOWF 12/10 čtvrtletník IV/10 12/10 Termín přihlášek pro média 12/10 obeslání NOC č. 9 12/10 Termín přihlášek pro officials 12/10 Valná hromada EOC - prezentace Progress report č.4 12/10 zasedání OV EYOWF 2011 01/11 zasedání OV EYOWF 01/11 Třetí kolo přihlášek účastníků EYOWF (entries by name - long list) 4 weeks 01/11 vyúčtování dotace 2010 01/11 zahájení mobilních instalací a přípravy areálů 01/11 Čtvrté kolo přihlášek účastníků EYOWF (entries by name - final (short) list) 2 weeks 01/11 obeslání NOC č. 10 01/11 2nd instalment of 50% fee 01/11 Termín přihlášek pro VIP a hosty 01/11 uzamčení dat - práprava na akreditační proces a předtištění dat 01/11 výroba volunteer Guide na EYOWF 01/11 výroba certifikátů za účast na EYOWF pro dobrovolníky 02/11 zasedání OV EYOWF 02/11 TK před konání EYOWF 02/11 Konání EYOWF 2011 02/11 zahajovací ceremoniál 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 22 45
02/11 zakončovací ceremoniál 02/11 likvidace mobilních staveb v areálech 03/11 zasedání OV EYOWF 03/11 Zpracování finálního reportu 03/11 obeslání NOC č. 11 03/11 poděkování všem členům EYOWF TEAM za spolupráci 03/11 čtvrtletník I/11 03/11 vyhodnocení činností všech sekcí 05/11 informace RLK a ZLK o akci 06/11 audit + DP 2010 + výroční zpráva 12/11 Valná hromada EOC - prezentace finálního reportu 2012 01/12 vyúčtování dotace 2011 + závěrečné vyúčtování 06/12 audit + DP 2011 + výroční zpráva 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 23 45
2. O R G A N I Z A C E 2.1. Sport 2.1.1. Sporty / Kategorie / Disciplíny Na programu EYOWF 2011 je 8 sportovních odvětví, z toho 1 kolektivní a 7 individuálních sportů. Kompletní přehled je uveden v následující tabulce. Tabulka obsahuje výčet všech druhů sportů i typů závodů. Kategorie, disciplíny i kvóty byly projednány na úrovni jednotlivých mezinárodních sportovních federací a následně schváleny komisí EYOF při EOC. 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 24 45
10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 25 45
10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 26 45
Sportovní a technické zajištění závodů Manažeři jednotlivých sportovních disciplín vypracovali podrobné projekty na zajištění organizace sportovních disciplín. Projekty mají následující strukturu: 1. Organizace sekce 2. Náplň činnosti 3. Sportovní organizace 4. Organizace závodu 5. Lidské zdroje 6. Časový harmonogram 7. Předpokládané náklady 8. Rozpočet 2.1.3. Sportovní areály Organizační výbor provedl rezervace všech sportovních areálů a nyní jedná s jednotlivými provozovateli o podmínkách a rozsahu zajištění. Tyto podmínky budou stvrzeny smluvními vztahy. 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 27 45
Přehled areálů a jejich vzdálenosti od olympijské vesnice Disciplína Město Areál Vzdálenost od olympijské vesnice (km) Alpské lyžování Liberec Sjezdařský areál Ještěd 9 Běh na lyžích Liberec Běžecký areál Vesec 9 Skok na lyžích Liberec Skokanský areál Ještěd 9 Severská kombinace Liberec Ještěd/Vesec 6 (vzdálenost mezi areály) Lední hokej Liberec Tipsport arena 5 Krasobruslení Liberec Tipsport arena 5 Biatlon Jablonec Biatlonový areál Břízky 15 Snowboarding Kořenov Snowpark Rejdice 31 Tipsport aréna (Liberec) Plánované soutěže EYOWF 2011: Hokejový turnaj chlapců v ledním hokeji Soutěže v krasobruslení - Soutěžní zápasy turnaje v ledním hokeji proběhnou na hlavní a tréninkové ledové ploše v Tipsport aréně.. - Soutěže v krasobruslení proběhnou na ledové ploše Svijanské arény. Záložní sportoviště: U tohoto areálu nepředpokládá OV záložní sportoviště. Obecné informace: Multifunkční hala splňuje veškerá kriteria pro nejvyšší mezinárodní soutěže v ledním hokeji. Kapacita haly pro sportovní akce je 7 500 sedadel a 48 skyboxů. Kapacita pro handicapované - 36 míst Kapacita pro média - 106 míst Centrální parkoviště - 816 míst VIP parking - 177 míst Ostatní parkoviště - 400 míst Hlavní ledová plocha má rozměry 60 x 26 metrů 2 ledové plochy ve vedlejší hale (58 x 28 metrů a 58 x 26 metrů) Multimediální kostka se čtyřmi projekčními plochami o úhlopříčce 4,6 m Multimediální pás délce 256 m a výšce 72 cm z LED technologie V hale je k dispozici 6 šaten, ošetřovna, posilovna a presscentrum Cateringové zázemí je tvořeno barem ve 2. NP a restaurací ve vedlejší budově Sportovní areál Ještěd (Liberec) 1) Skokanský areál Ještěd 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 28 45
Plánované soutěže EYOWF 2011: Individuální a týmový závod ve skoku na lyžích na můstku HS 100 Individuální a týmový závod ve skoku na lyžích do severské kombinace na můstku HS 100 Záložní sportoviště Sportovní areál Harrachov (40 km od Liberce) Obecné informace Skokanský areál s můstky HS 100 a HS 134 disponuje kompletním zázemím na špičkové úrovni (proběhne zde FIS Mistrovství světa v klasickém lyžování v roce 2009) Oba můstky disponují chlazenou nájezdovou stopou, umělou hmotou V areálu se nachází veškerá potřebná infrastruktura - věž rozhodčích, tribuny, kvalitní příjezdová komunikace, multifunkční budova se zázemím pro sportovce, organizátory, média, VIP cateringové služby atd.. Oba můstky jsou vybaveny technikou pro umělé zasněžování 2) Sjezdařský areál Ještěd Plánované soutěže EYOWF 2011 Závody v alpském lyžování slalom, obří slalom a paralelní slalom týmů - Tréninková trať 920 metrů dlouhá sjezdovka Slalomák - Závodní trať 700 metrů dlouhá sjezdovka Pod Lany Záložní sportoviště Tanvaldský špičák (25 km od Liberce), Rokytnice nad Jizerou (48 km od Liberce) Bežecký areál Vesec (Liberec) Sportovní areál Vesec leží na jižní straně Liberce u dálnice Liberec-Praha, 9 km od olympijské vesnice Plánované soutěže EYOWF 2011 Závody v běhu na lyžích na tratích 1,2 km (sprint), 5 km, 7,5 km a 10 km a 4 x 5 km Závody v běhu na lyžích do severské kombinace na tratích 5 km a 7,5 km a 4 x 5 km Záložní sportoviště Bedřichov (11 km od Liberce) Obecné informace Multifunkční budova na stadionu nabízí zázemí pro VIP, média, závodníky, organizátory, catering, zdravotní zajištění atd. Přejezd ze skokanského areálu trvá cca 15 minut, což je velká výhoda při závodech severské kombinace. Areál disponuje dvěma základními okruhy dlouhými 3,75 km lze zkrátit na 3,3 a 2,5 km. Kombinací základních okruhů vzniknou okruhy dlouhé 5 km a 7,5 km. Nechybí ani trať pro sprint v délce 1,2 km pro ženy a 1,3 km pro muže. 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 29 45
Biatlonový areál Břízky (Jablonec nad Nisou) Plánované soutěže EYOWF 2011 Závody v biatlonu sprint, pursuit a smíšené štafety Záložní sportoviště Sportovní areál Harrachov (40 km od Liberce) Obecné informace Na stadionu se nachází věž pro rozhodčí a časomíru, zázemí pro sportovce, organizátory, VIP, catering atd. Střelnice disponuje 26 střeleckými stavy. Mezi Jabloncem nad Nisou a Libercem funguje kvalitní dopravní spojení. Celý areál je možno uměle zasněžit. Snowpark Rejdice Sportovní areál Rejdice leží 31 km od olympijské vesnice východním směrem od Liberce Plánované soutěže EYOWF 2011 Závody ve snowboardingu paralelní slalom a snowboardcross Záložní sportoviště Tanvaldský špičák (25 km od Liberce) Obecné informace Středisko využívá moderní bezdotykový odbavovací systém. V moderním snowparku se nalézá trať pro snowboardcross, U rampa a skoky (největší skok - o výšce 10 metrů - je jeden z největších v České republice). Celý areál je vybaven nejmodernější technikou pro umělé zasněžování. Parkoviště pojme na 400 osobních automobilů. V areálu se nachází zázemí pro catering, VIP, organizátory a média. Infrastruktura Všechny areály nabízejí kvalitní zázemí odpovídající standardům evropských závodů. Pevné stavby, které jsou základní součástí areálů, budou doplněny mobilní infrastrukturou dle potřeby (např. buňky pro sportovce, tribuny, velkoplošné vyhřívané stany a další) tak, aby byla splněna všechna požadovaná kritéria. 2.2. Rozpočet Na základě celkového projektu organizace Festivalu a podpisu smlouvy o poskytnutí dotace mezi Libereckým krajem a EYOWF 2011, o.p.s. byl sestaven rotpočet Festivalu a následné naplánování nákladů v jednotlivých letech proti poskytovaným dotacím. Rozpočet je koncipován jako vyrovnaný. Tento návrh rozpočtu byl zaslán Evropskému olympijskému výboru ke schválení dne 30. května 2008 a tento jej vzal na vědomí. 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 30 45
Návrh celkového rozpočtu organizace EYOWF 2011 2008 2009 2010 2011 CELKEM Výdaje Kč Kč Kč Kč Kč Sport 20 976 500 Všeobecná organizace 257 000 2 149 000 1 841 000 4 247 000 Skok na lyžích 57 500 110 000 230 000 1 181 000 1 578 500 Běh na lyžích 110 000 230 000 1 126 000 1 466 000 Severská kombinace 101 000 193 000 266 000 560 000 Alpské lyžování 59 500 110 000 230 000 1 483 500 1 883 000 Snowboarding 110 000 230 000 1 283 500 1 623 500 Lední hokej 30 000 110 000 1 230 000 4 577 500 5 947 500 Krasoruslení 30 000 101 000 193 000 1 711 000 2 035 000 Biatlon 30 000 110 000 230 000 1 266 000 1 636 000 Operace 43 547 060 Ubytování 20 000 120 000 240 000 23 837 360 24 217 360 Akreditace 20 000 120 000 1 030 000 330 000 1 500 000 Doprava 50 000 120 000 240 000 4 046 700 4 456 700 Bezpečnost 50 000 120 000 240 000 2 760 000 3 170 000 Zdravotní zajištění 120 000 240 000 3 202 000 3 562 000 Catering 5 681 000 5 681 000 Životní prostředí 400 000 160 000 400 000 960 000 Marketing 35 227 600 Koordinace 452 200 2 713 200 2 280 000 570 000 6 015 400 Propagace 300 000 2 000 000 2 000 000 1 000 000 5 300 000 PR a Komunikace 1 142 400 2 384 800 2 360 000 940 000 6 827 200 Mediální operace 180 000 1 735 000 1 915 000 Dopr. programy a ceremoniály 620 000 610 000 5 335 000 6 565 000 VIP a Guests servis 120 000 610 000 2 805 000 3 535 000 Sponzoring 320 000 1 640 000 3 110 000 5 070 000 Dobrovolníci 30 000 1 284 600 10 284 600 1 967 300 13 566 500 IT 7 056 320 1 351 000 4 173 840 760 000 13 341 160 Organizace 38 391 180 chod OV, lidské zdroje 4 055 300 7 943 150 9 277 068 7 785 662 29 061 180 Pojištění 20 000 80 000 5 080 000 150 000 5 330 000 Pracovní cesty a setkání 300 000 1 700 000 1 400 000 600 000 4 000 000 Celkové výdaje 13 703 220 22 635 750 46 960 508 81 750 522 165 050 000 příjmy - výdaje celkem (kumulativně) -1 338 970 3 700 522 0 0 příjmy - výdaje v letech 296 780-1 635 750 5 039 492-3 700 522 0 2 008 2 009 2 010 2 011 CELKEM Příjmy Kč Kč Kč Kč Kč Liberecký kraj 14 000 000 20 000 000 50 000 000 42 800 000 126 800 000 ČOV 0 0 0 1 500 000 1 500 000 MŠMT 0 0 0 1 500 000 1 500 000 Účastnické příspěvky 0 0 0 22 750 000 22 750 000 EOC 0 0 0 2 500 000 2 500 000 Sponzoring 0 1 000 000 2 000 000 7 000 000 10 000 000 Celkové příjmy 14 000 000 21 000 000 52 000 000 78 050 000 165 050 000 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 31 45
10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 32 45
Rozpočet pro rok 2008 EYOWF LIBEREC 2011, o.p.s. sekce předpokládané výdaje skutečné výdaje Sport Skok na lyžích 57 500 Kč 58 835 Kč Běh na lyžích Severská kombinace Alpské lyžování 59 500 Kč Snowboarding Lední hokej 30 000 Kč 30 000 Kč Krasoruslení 30 000 Kč Biatlon 30 000 Kč 30 000 Kč Operace Ubytování 20 000 Kč 20 000 Kč Akreditace 20 000 Kč 20 000 Kč Doprava 50 000 Kč Bezpečnost 50 000 Kč Zdravotní zajištění Catering Životní prostředí Marketing 452 200 Kč 539 070 Kč Propagace 300 000 Kč 356 935 Kč PR a Komunikace 1 142 400 Kč 1 142 400 Kč Mediální operace Doprovodné programy a ceremoniály VIP a Guests servis Sponzoring Dobrovolníci 30 000 Kč 30 000 Kč IT 7 056 320 Kč 6 778 862 Kč Organizace 4 055 300 Kč 3 856 270 Kč Pojištění 20 000 Kč 2 715 Kč Pracovní cesty a setkání 300 000 Kč 163 882 Kč CELKEM 13 703 220,00 Kč 13 028 969,00 Kč ROZDÍL 674 251 Kč 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 33 45
2.3. Ubytování Byl vypracován detailní projekt zajištění ubytování účastníků Festivalu, na základě kterého bude připraveno oslovení Technické univerzity v Liberci a dalších ubytovatelů.. 2.3.1. Ubytování delegací NOC - Olympijská vesnice Během Festivalu EYOWF 2011 bude delegacím NOC poskytnuto komplexní zázemí v rámci olympijské vesnice. V olympijskou vesnici se promění koleje Technické univerzity v Liberci, které prošly v letech 2007-2008 rozsáhlou rekonstrukcí. 2.3.2. Ubytování ostatních účastníků Festivalu Potřebné ubytovací kapacity jsou vybrány tak, aby vyhovovaly všem standardům a zvyklostem NOC a EOC a byly vhodné k ubytování účastníků EYOWF. Předběžný přehled potřeby počtu lůžek pro účastníky EYOWF 2011 (kromě sportovních týmů): Skupiny účastníků EYOWF 2011 Počet potřebných lůžek Delegáti EOC, IF, EF, NOC 200 Rozhodčí a techničtí delegáti 200 Media 100 VIP 150 Ostatní skupiny účastníků dle potřeb 2.4. Akreditace Byl vypracován detailní projekt zajištění akreditace účastníků EYOWF 2011, který zohledňuje plán komunikace s jednotlivými účastníky, jejich identifikaci a pohyb v rámci samotné akce. Předpokládaný počet akreditovaných účastníků se odhaduje zhruba na 4000 osob. V rámci informačního systému EYOWF 2011, je zahrnut také akreditační modul, který zajistí potřebné zpracování informací pro účely registrace účastníků a samotné akreditace při akci. Akreditační plán a systém zohledňuje následující kritéria: Počet účastníků a potřeby jednotlivých skupin Výstup statistických a tištěných materiálů OV Shodu komunikačních a logistických prvků s potřebami jednotlivých skupin 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 34 45
Technické vybavení a strategicky vhodnou polohu akreditačního centra Proces komunikace s účastníky Festivalu Proces akreditace účastníků Festivalu (práce s daty; tisk, výdej a distribuce akreditačních karet; chod akreditačního centra aj.) 2.5. Doprava Byl vypracován projekt zajištění dopravy účastníků Festivalu, jenž řeší zajištění přepravy všech akreditovaných skupin a to v následujícím členění: Delegáti EOC, NOC aj. organizací Sportovní týmy (sportovci, trenéři, odborný doprovod) Delegovaní funkcionáři a rozhodčí Akreditovaná média Členové OV a dobrovolníci Ostatní akreditované osoby Dopravní plán bude zahrnovat zejména: Zajištění dopravy mezi letištěm a ubytovacím zařízením při příjezdu a odjezdu; letiště Ruzyně je vzdálené 130 km od Liberce Zajištění dopravy na jednotlivá sportoviště v den oficiálních tréninků a závodů Zajištění dopravy na ceremoniály Zajištění dopravy na další oficiální akce Zajištění přepravy materiálu 2.6. Dobrovolníci V současné chvíli je zpracován celý projekt zabezpečení oblasti dobrovolníků od technickoorganizačního zajištění této sekce, přes harmonogram, rozpočet, komplexní program pro dobrovolníky a veškeré činnosti související s jejich náborem, spoluprácí i komunikací. Organizační výbor zahájil v dubnu 2009 náborovou kampaň dobrovolníků, jejímž cílem je vybudovat tým lidí, kteří mají chuť přispět k úspěchu celého projektu EYOWF 2011. Dobrovolníci se nebudou podílet pouze na samotném Festivalu, ale i na akcích přípravných a předcházejících. Dobrovolnický EYOWF TEAM by mělo tvořit minimálně pět stovek zájemců, kteří budou ve finále na EYOWF 2011 s organizačním výborem spolupracovat. Od dobrovolníků bude samozřejmě vyžadováno kvalitní plnění úkolů a činností, ale je pro ně připravena také zábava. Komplexní program pro dobrovolníky, který je připravován, totiž zahrnuje nejen jejich proškolení v jednotlivých oblastech spolupráce a vzájemné seznámení se, ale také týmové zábavné aktivity, během nichž se budou moci pobavit a společně si užít i jiné, než pracovní chvíle. Možnost podílet se na přípravách a organizaci festivalu v EYOWF TEAMU má každý, kdo splňuje podmínky stanovené organizačním výborem. Ty jsou stejně jako přihlašovací formulář a 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 35 45
další potřebné informace dostupné na webových stránkách festivalu www.eyowf2011.cz v sekci Dobrovolníci. V rámci náboru dobrovolníků byla vytvořena propagační náborová brožura EYOWF TEAMu, která obsahuje veškeré potřebné informace pro zájemce o členství v týmu dobrovolníků. Dalším krokem v následujících měsících bude postupné rozdělení dobrovolníků do jednotlivých sekcí dle potřeb a požadavků členů organizačního výboru a zahájení komplexního týmového programu pro dobrovolníky, jenž bude obsahovat školení a setkání různého charakteru. 2.7. Bezpečnost Byl vypracován detailní projekt zajištění bezpečnosti EYOWF 2011. Problematika bezpečnosti je rozdělena na následující oblasti: a) Bezpečnost účastníků EYOWF (zajištění obecné bezpečností otázky, prevence ev. ataků atd.) b) Ostraha prostor a hmotného vybavení c) Ostraha jednotlivých zón v areálech a na oficiálních místech konání Festivalu d) Vnitřní bezpečnost (prověření najímaných osob, dobrovolníků) atd. Sekce bezpečnosti bude zajišťovat a koordinovat komunikaci se složkami Integrovaného záchranného systému (policie, hasiči atd.) a s orgány státní správy (ministerstvo vnitra, ministerstvo obrany) a místní správy na úrovni Libereckého kraje a Statutárního města Liberce. Důležitá je úzká součinnost sekce bezpečnost se sekcí dopravy a zdravotního zajištění. 2.8. Zdravotní zajištění Projekt zdravotního zabezpečení postihuje následující oblasti: 1. Zdravotní zabezpečení na sportovištích první pomoc a. Pro sportovce Na každém sportovišti bude zajištěn zdravotnický servis, na kterém se bude podílet záchranná a horská služba Zdravotní péče bude zajištěna ve dnech oficiálních tréninků a závodů b. Pro veřejnost Záchranný systém bude nastaven na každém sportovišti tak, aby pokryl také potřeby diváků Forma zabezpečení bude volena dle typu sportoviště Na zdravotním zajištění se budou podílet záchranná a horská služba spolu s červeným křížem 10. Zimní evropský olympijský festival mládeže Liberec 2011 Zpráva o stavu příprav č.2 36 45