Strana: 1/9 Výtisk č.: 1 SMĚRNICE GŘ č. 14 ETICKÝ KODEX platnost od: 18.9. 2013 Vypracoval (autor dokumentu) Schválil Funkce manažer jakosti generální ředitel Jméno Ing. Stanislav Čižmárik Luděk Kostka Datum 16.9.2013 17.9.2013 Podpis
Strana: 2/9 Obsah Strana 1 ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ 3 1.1 Platnost 3 1.2 Závaznost 3 1.3 Seznámení ostatních zaměstnanců 3 1.4 Provádění změn dokumentu 3 2 ÚČEL SMĚRNICE 3 3 POUŽITÉ POJMY A ZKRATKY 3 3.1 Seznam zkratek 3 4 POSTUPY A ODPOVĚDNOSTI 4 4.1 Firemní a etické hodnoty společnosti 4 4.2 Zásady chování 5 4.3 Konkrétní zásady prevence 8 4.4 Kontrola a sankce 8 5 SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTY 9 6 PŘÍLOHY 9
Strana: 3/9 1 ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ 1.1 Platnost Dokument platí od data platnosti uvedeného na titulní straně, po schválení generálním ředitelem. 1.2 Závaznost Veškerá ustanovení tohoto dokumentu jsou pro členy řídících orgánů společnosti a zaměstnance společnosti závazná bez rozdílu jejich postavení, věku, pohlaví, náboženského vyznání. 1.3 Seznámení zaměstnanců Povinností vedoucích zaměstnanců je prokazatelně seznámit s nově vydanými dokumenty a se změnami dokumentů systémů řízení neprodleně po vydání dokumentů/změn ty podřízené, s jejichž činností dokument souvisí. Znalost svých povinností zaměstnanci potvrzují na formuláři Evidence seznámení, který je přílohou každé směrnice. 1.4 Provádění změn dokumentu Každý zaměstnanec společnosti může podávat návrhy na změny v dokumentaci. Návrhy na změnu dokumentu mohou být podány u autora dokumentu (uveden na titulní straně) nebo u MJ. Způsob provedení změn se řídí ustanoveními směrnice GŘ č. 01 Řízení dokumentů a záznamů (viz Související dokumenty). 2 ÚČEL SMĚRNICE Účelem Etického kodexu je zakotvit společné zásady pro všechny zaměstnance naší společnosti, a to jak pro členy představenstva a dozorčí rady tak pro řídící pracovníky i všechny ostatní zaměstnance. Smyslem existence této firemní směrnice je poskytnout zaměstnancům postupy či návod k správnému řešení konkrétních eticky hraničních či komplikovaných situací a bránit jednání, jež by bylo v rozporu se zásadami a cíli, na kterých společnost stojí a které prosazuje. 3 POUŽITÉ POJMY A ZKRATKY 3.1 Seznam zkratek GG GEOSAN GROUP a. s. GŘ generální ředitel MJ manažer jakosti PM personální manažer
Strana: 4/9 4 POSTUPY A ODPOVĚDNOSTI 4.1 Firemní a etické hodnoty společnosti 4.1.1 Základní etické hodnoty společnosti Etický kodex společnosti GG je prohlášením zásad a hodnot, na nichž společnost spočívá a které má za cíl budovat a chránit a kterými by se měli všichni členové řídících orgánů a zaměstnanci bez rozdílu řídit při výkonu své profese a mít je za své vlastní. Je třeba, aby dodržování těchto zásad a hodnot byl přikládán zaměstnanci maximální význam, jelikož jen tak může být naplněn cíl naší společnosti, kterým je být důvěryhodnou a rentabilní společností a to jak pro naše akcionáře, tak pro investory a obchodní partnery a v míře nikoli zanedbatelné a o to významnější být vyhledávaným zaměstnavatelem. Dodržování platných právních předpisů a celková bezúhonnost Všichni zaměstnanci společnosti a členové řídících orgánů při výkonu své činnosti musí dbát dodržování platných právních předpisů. Jakékoli porušení předpisů nemůže být ospravedlňováno obecně tolerovaným chováním v místě či v dané věci či plněním příkazu nadřízeného. Při plnění příkazu nadřízeného, který jedná protizákonně či k takovému jednání navádí, není zaměstnanec zbaven odpovědnosti za takové protiprávní jednání s odkazem na plnění příkazu nadřízeného. Zaměstnanec není povinen plnit příkaz svého nadřízeného, je-li tento v rozporu s právními předpisy. Bude-li proti komukoli z členů řídících orgánů společnosti či proti jakémukoli zaměstnanci společnosti zahájeno trestní stíhání či vedeno vyšetřování či zahájeno správní řízení v souvislosti s výkonem činnosti pro společnost nebo s podezřením na souvislost s výkonem činnosti pro společnost, je povinen dotčený o tom bezodkladně vyrozumět personálního manažera, který následně informuje generálního ředitele a příslušného ředitele úseku (pokud je dotyčným personální manažer - informuje generálního ředitele). Společnost rovněž dbá a prosazuje, aby byly dodržovány předpisy bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a činí preventivní a ochranná opatření nezbytná k zajištění nejlepších podmínek v této oblasti. Poskytnutí ochranných prostředků k zajištění bezpečnosti a ochrany při práci zejména s ohledem na stavebně montážní rizika je s ohledem na důraz společnosti na dodržování práv zaměstnanců jedním ze stěžejních cílů. Společnost rovněž klade důraz na dodržování předpisů o ochraně osobních údajů. Údaje, jejichž povaha je osobní, jsou od zaměstnanců vyžadovány v rámci zákonných požadavků a společnost dbá, aby s nimi bylo nakládáno tak, aby byla zachována důvěrnost a dodrženy platné zákony směřující k ochraně s jejich nakládáním. Stejně tak společnost je povinna postupovat i v případě údajů, jejich povaha je osobní a které získá v rámci své podnikatelské činnosti nebo v souvislosti s ní. Dodržování lidských práv Veškeré činnosti společnosti musí probíhat v souladu s mezinárodními pravidly pro dodržování lidských práv a svobod. Společnost důrazně odmítá dětskou a nucenou práci a hlásí se k prohlášením a deklaracím mezinárodních organizací potírající dětskou a nucenou práci. Dodržování vyjádřených etických hodnot a zásad společnosti se od zaměstnanců očekává.
Strana: 5/9 4.1.2 Základní etické hodnoty zaměstnanců Zaměstnanec by měl přispívat k prosperitě společnosti při dodržování základních etických hodnot společnosti, morálky a lidské důstojnosti, dbát dobré pověsti společnosti a zachovávat loajalitu jak společnosti, tak vedení, které ji reprezentuje. Vytvoření příjemného pracovního prostředí a soudržného kolektivu schopného kvalitní týmové práce je vysokou přidanou hodnotou a vítanou devizou na cestě vedoucí k důvěryhodné prosperující společnosti, která je současně v očích svých zaměstnanců ceněným zaměstnavatelem. Zaměstnanec společnosti by se měl podílet na vytváření příjemného pracovního prostředí s důrazem na vlastní odpovědnost za pracovní výkony. Zaměstnanec by neměl vyvolávat negativní nálady a zastrašovat či urážet kolegy a podřízené, zneužívat loajality svých podřízených či kolegů. 4.1.3 Základní etické hodnoty v oblasti řízení lidských zdrojů V oblasti lidských zdrojů společnost prosazuje zásady rovného zacházení a nečiní rozdíly na základě pohlaví, rasy, náboženského přesvědčení, sexuální orientace, zdravotní, sociální či jiné odlišnosti. Společnost podporuje a prosazuje zásadu rovných příležitostí a nediskriminace a klade důraz na profesní a osobní růst zaměstnanců. Oceňuje loajalitu zaměstnanců vůči společnosti a hodnotí osobní pracovní výsledky jak jednotlivců, tak schopnosti týmové práce. Každý zaměstnanec by měl být veden snahou a měl přispívat svým chováním a jednáním k naplňování těchto cílů společnosti. 4.2 Zásady chování 4.2.1 Všeobecná pravidla Vedle samozřejmého dodržování platných právních předpisů se v podnikatelském prostředí dostává naše společnost prostřednictvím svých zaměstnanců a členů řídících orgánů do různých hraničních situací, které mohou být vnímány a interpretovány odlišně a posuzovány negativně, přitom ne vždy mohou být činěny s vědomím rozporu řešení takových situací se zásadami a etickými mantinely, jež společnost proklamuje a na nichž staví. Je proto více než vhodné takové situace popsat a stanovit pro tyto mezní situace pravidla postupu, která budou jistotou pro toho, kdo se ocitne v takové mezní situaci, že jedná správně a že neporuší společností proklamované zásady. Společnost, jejíž hlavní činností je stavební a inženýrská činnost ve výstavbě, stejně jako kterákoli jiná soukromá právnická osoba provozuje svou činnost za účelem zisku. Je tedy třeba zachovávat dostatečnou finanční základnu a vážit míru udržitelného rizika v rámci této činnosti. Tato podnikatelská činnost musí být činěna v rámci mantinelů stanovených platnými právními předpisy a porušování právních předpisů na jakékoli úrovni či porušování standardů chování nikdy nesmí být ospravedlňováno snahou o maximalizaci zisku či snahou o splnění zadaného pracovního úkolu. Společnost, potažmo její zaměstnanci, při své činnosti dbá a zohledňuje otázky vlivu na životní prostředí a sociální aspekty svého počínání.
Strana: 6/9 4.2.2 Mezilidské vztahy ve společnosti Pozitivní a zdravé mezilidské vztahy ve společnosti jsou zárukou úspěchu. Příkladné chování nadřízených pracovníků je motivací pro ostatní zaměstnance. Chování členů řídících orgánů je eticky bezvadné a příkladné a znamená poctivé, slušné, přímé a odpovědné jednání, jak vůči podřízeným zaměstnancům, tak vůči dodavatelům, investorům, úřadům, institucím a veřejnosti. Pro dosažení cílů společnosti podporuje společnost profesní růst a odborný rozvoj svých zaměstnanců. Vztah zaměstnance a zaměstnavatele Společnost preferuje, aby vztahy mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem byly založeny na těchto zásadách: a) vzájemný respekt, b) zájem o zvýšení kvalifikace na straně zaměstnance a vytváření podmínek pro její rozvoj na straně zaměstnavatele, c) rovnost příležitostí, d) odpovědnosti za své činy a chování, e) spravedlivé a objektivní hodnocení a odměňování, f) pracovní prostředí bez jakékoli formy diskriminace a g) firemní kultura zaměřená na výkony a týmovou práci. Společnost podporuje a vítá sportovní aktivity svých zaměstnanců i zapojení do společnosti a to v míře vhodné a způsobem nenarušující jejich pracovní povinnosti a vážnost s ohledem na jejich pracovní zařazení. Povinnosti zaměstnance Každý zaměstnanec, vedoucí pracovník či člen řídícího orgánu odpovídá za to, že: a) dodržuje zákony, podzákonné předpisy, stejně jako interní směrnice společnosti, b) zná směrnice společnosti, zná platné předpisy v oboru své působnosti a dbá na to, aby je dodržoval dle svého nejlepšího vědomí a svědomí, c) jedná při plnění svých pracovních úkolů čestně a stejně tak se chová i ve vztazích a při jednání s investory, dodavateli, úřady, orgány či institucemi nebo vůči svým nadřízeným či kolegům, nebo vůči veřejnosti, d) hlásí porušování zákonů, podzákonných předpisů či směrnic společnosti tak, aby bylo možno tyto negativní jevy řešit a přijmout preventivní opatření proti jejich výskytu, e) přispívá k pozitivnímu pracovnímu prostředí a dobré atmosféře na pracovišti, f) jedná čestně a dbá etických zásad společnosti při řešení hraničních nebo konfliktních situací. 4.2.3 Obchodní vztahy Stejně jako při plnění jiných pracovních úkolů tak i při veškerých obchodních jednáních a činění obchodních rozhodnutí se od členů řídících orgánů, řídících pracovníků a zaměstnanců společnost očekává dodržování platných zákonů a i ostatních předpisů.
Strana: 7/9 Dodržování pravidel hospodářské soutěže Zaměstnanci společnosti, ani osoby jednající jménem nebo za společnost se nesmějí dopouštět nekalých nebo protiprávních praktik, které jsou v rozporu s pravidly hospodářské soutěže nebo jsou dokonce trestněprávně postižitelné, tím se mají na mysli zejména nikoli však výlučně dohodnuté postupy (kartelové dohody) s jinými soutěžiteli, jednání poškozující nebo působící omezení jinému soutěžiteli a jiné postupy v rozporu s pravidly poctivého obchodního styku. Takové praktiky jsou zakázány. Střet zájmů Vedlejší pracovní poměr, jinou výdělečnou činnost či podnikatelskou činnost je nutné oznámit společnosti písemně předem dle platných zákonných předpisů a interních směrnic společnosti. Dokumentace a korektní účetnictví a fakturace Veškeré obchodní případy se řádně dokumentují dle příslušných směrnic společnosti a to úplně a správně. Nepřipouští se žádné vedení zvláštních evidencí a seznamů či vedlejších záznamů. Všichni zaměstnanci podílející se na zpracování finančních operací a dokladů jsou povinni tak činit transparentně a pravdivě a dbát na dodržování platných předpisů, účtovacích postupů a interních směrnic společnosti. Zejména pak jsou odpovědní zaměstnanci zpracovávající účetní doklady povinni dbát na řádnost přijatých účetních dokladů a s těmito nakládat výlučně a jen dle zákonných předpisů a společností vydaných platných interních směrnic. Nakládání s dary Dary, pozornosti či jiné výhody od zainteresovaných osob mají za cíl změnit objektivní a pro společnost příznivé a loajální chování obdarovaného či výhodu nebo pozornost přijímajícího zaměstnance nebo jiné osoby mající vliv na jednání za nebo jménem společnosti ve prospěch jiné osoby než společnosti nebo přímo ve prospěch dárce. Toto se zásadně předpokládá. Dary, pozornosti či jiné výhody jakékoli hodnoty se nesmějí přijímat. Za dar, výhodu či pozornost se považuje i služba, cesta či jiná penězi ocenitelná hodnota poskytnutá ve prospěch osoby v postavení schopném ovlivnit rozhodování zaměstnance nebo řídící osoby společnosti. Dary a sponzoring Dary a sponzoring se realizují písemnou smlouvou na základě rozhodnutí společnosti v rámci zákonných předpisů.
Strana: 8/9 4.3 Konkrétní zásady prevence 4.3.1 Prevence praní špinavých peněz Společnost spolupracuje s ustáleným portfoliem dodavatelů a dalších subjektů a to na základě prokázání jejich odborné kvalifikace a schopností. Jakýkoli nový subjekt, s nímž vstupuje společnost do smluvního vztahu, musí být prověřen po stránce splnění odborné kvalifikace a odborných schopností. Toto prověření se provede posouzením výpisu z obchodního rejstříku, živnostenským oprávněním, řádnou registrací u správce daně a dotazem na reference a dobré jméno. V případě, že vznikne podezření nebo riziko praní špinavých peněz přijme společnost příslušná opatření a poskytne součinnost příslušným orgánům. 4.3.2 Prevence úplatkářství a korupce Je zakázáno nabízet jakékoli plnění ať již finančního nebo jiného charakteru představitelům veřejné správy nebo jiným osobám s cílem působit na představitele veřejné správy za účelem sjednání výhody ve prospěch společnosti. Zakazuje se, aby veřejný činitel nebo jiná osoba s cílem působit na veřejného činitele nebo mající vztah k veřejnému činiteli nebo k osobě ve vtahu k veřejnému činiteli dostala dar, výhodu nebo pozornost nad rámec 2000,- Kč za rok. 4.4 Kontrola a sankce 4.4.1 Oznamovací postup Společnost očekává, že zaměstnanci, kteří se setkají s porušováním zákonných předpisů, interních směrnic a tím i Etického kodexu, oznámí tuto skutečnost MJ, popřípadě přímo členům řídícího orgánu společnosti. Zaměstnanci mohou se svým zjištěním týkající se nesrovnalostí při plnění hodnot stanovených Etickým kodexem nebo při podezření na ně se obrátit přímo na vedení společnosti. Není v zájmu společnosti takové chování, které je v rozporu se zásadami Etického kodexu, zatajovat ani jej krýt. Zaměstnanci mohou svá zjištění oznamovat i anonymně (z jakéhokoliv počítače napojeného na internet) prostřednictvím e-mailu na adrese http://email.ggcz.eu (jméno: etickykodex, heslo xy248zu). Zjištění se adresují na email: pm@ggcz.eu 4.4.2 Kontrolní systém Personální manažer spravuje oznámení přijatá přes výše uvedený email, přičemž na jeho činnost dohlíží dozorčí radou společnosti určený zaměstnanec. Tento zaměstnanec je pověřen dohledem nad správou doručených oznámení vždy na dobu jednoho roku. Nejmenuje-li dozorčí rada po uplynutí funkčního období nového zaměstnance pověřeného dohledem, vykonává tuto činnost osobně předseda dozorčí rady. Přijatá oznámení jsou podrobena analýze, jejímž cílem je zjistit, zda došlo k porušení pravidel, zásad Etického kodexu i zákona. Tato zpráva je předložena představenstvu společnosti k rozhodnutí o přijetí potřebných opatření k zamezení zjištěným negativním jevům. Tento proces by měl přispívat k soustavnému zlepšování fungování naší společnosti a předcházení negativních jevů v naší společnosti.
Strana: 9/9 4.4.3 Sankce Společnost považuje za nutné zdůraznit, že proti zaměstnanci, který v dobré víře oznámí nebo nahlásí porušení Etického kodexu, nebude uplatňovat sankce ani jej za toto jeho jednání postihovat. Postih za zjištění jednání v rozporu se zásadami Etického kodexu bude společnost proti osobě, jež se takto provinila, ale i proti osobám, které takové jednání schvalují, nebo úmyslně nebo nevědomě přehlížejí nebo kryjí, řešit individuálně podle míry závažnosti vždy však při respektování zásad stanovených tímto kodexem. 5 SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTY Směrnice GŘ č. 01 Směrnice GŘ č. 07 Řízení dokumentů a záznamů Spisový a archivní řád 6 PŘÍLOHY Příloha č. 1 Evidence seznámení
Příloha č. 1 Strana 1/1 vydání A Vystavil (organizační jednotka): EVIDENCE SEZNÁMENÍ S DOKUMENTEM*/ZMĚNOU* č. Název dokumentu: Výtisk: Strana: Datum Jméno a příjmení Funkce Podpis *Nehodící se škrtněte SM01/A