ZADÁVACÍ DOKUMENTACE. veřejné zakázky. Rámcová dohoda na dodávky kancelářských potřeb pro Univerzitu Hradec Králové na roky

Transkript

1 1 ZADÁVACÍ DOKUMENTACE veřejné zakázky Rámcová dohoda na dodávky kancelářských potřeb pro Univerzitu Hradec Králové na roky ve zjednodušeném podlimitním řízení dle 53 zák. č. 134/2016 Sb. (dále jen Zákon ) v souladu s 37 odst. 6, resp. 38 Zákona jde o vyhrazenou veřejnou zakázku Výzva k podání nabídky a k prokázání splnění kvalifikace je uveřejněna na profilu zadavatele ( Zadavatel: Univerzita Hradec Králové, Rokitanského 62, Hradec Králové III, IČ: , veřejná vysoká škola podle zákona č. 111/1998 Sb., nezapsaná v obchodním rejstříku V Hradci Králové dne

2 2 1 Úvodní informace, základní pojmy Předmět a druh a hodnota veřejné zakázky Doba a místo plnění Podmínky účasti Kvalifikace dodavatelů Základní způsobilost a její prokázání Profesní způsobilost a její prokázání Informace k prokázání/splnění kvalifikace Obchodní podmínky Zpracování nabídky Lhůta pro podání nabídek Nabídková cena její stanovení a požadavky na způsob zpracování Otevírání obálek s nabídkami Popis posuzování a hodnocení nabídek Výběr dodavatele a podmínky pro uzavření smlouvy Povinné vyloučení vybraného účastníka dle Zákona Ostatní podmínky zadávacího řízení Vysvětlení ZD Zveřejnění na profilu zadavatele... 10

3 3 Nedílnou součástí této zadávací dokumentace jsou přílohy: Příloha č. 1 Příloha č. 2 Příloha č. 3 Příloha č. 4 Příloha č. 5 Příloha č. 6 Seznam a specifikace kancelářských potřeb Požadavky zadavatele na data webové aplikace Návrh rámcové dohody na dodávky kancelářských potřeb Čestné prohlášení (základní a profesní způsobilost) vzor Průvodní list nabídky Seznam CPV kódů kancelářských potřeb

4 4 1 Úvodní informace, základní pojmy Univerzita Hradec Králové, Rokitanského 62, Hradec Králové III, IČ: , veřejná vysoká škola podle zákona č. 111/1998 Sb., nezapsaná v obchodním rejstříku, je zadavatelem podle 4 odst. 1 písm. e) Zákona (dále také Zadavatel ). Tato zadávací dokumentace (dále i jen ZD ) je soubor dokumentů, údajů, požadavků a technických podmínek Zadavatele vymezujících předmět veřejné zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídek ve zjednodušeném podlimitním řízení podle 53 Zákona. Zadávaná veřejná zakázka je zakázkou vyhrazenou podle 38 Zákona, neboli zadavatel stanovuje, že se zadávacího řízení mohou účastnit pouze dodavatelé zaměstnávající na chráněných pracovních místech podle zákona o zaměstnanosti alespoň 50% osob se zdravotním postižením z celkového počtu svých zaměstnanců. Více podrobností v bodě 4 této ZD. V rámci plnění z dohody, která bude uzavřena na základě tohoto zadávacího řízení, bude plněno i pro projekty zadavatele, které budou financovány z evropských či jiných dotačních programů, zejm. OP VVV proto je řízení vedeno i v materiálním souladu s pravidly pro tento program. Dodavatel bere na vědomí, že zadavatel bude povinen dodržet požadavky i na publicitu těchto dotačních programů a v případě požadavku zadavatele bude tato publicitní povinnost platit i pro dodavatele. V případě jednotlivých plnění financovaných z těchto dotačních prostředků je dodavatel zejm. povinen veškeré dokumenty, vč. uzavřené smlouvy archivovat po stanovenou dobu dle podmínek těchto programů (do ) a rovněž poskytnout součinnost kontrolním subjektům z programů, z nichž bylo plnění z rámcové dohody financováno. Žádnou část zadávací dokumentace nevypracovala osoba odlišná od zadavatele. Zadavatel konstatuje, že nevedl tržní konzultace s odborníky či dodavateli za účelem připravit tuto ZD. Tato veřejná zakázka je zadávána elektronicky pomocí certifikovaného elektronického nástroje podle 213 Zákona dostupného na Veškeré úkony včetně předložení požadovaných dokladů jsou prováděny elektronicky a rovněž veškerá komunikace mezi Zadavatelem a dodavatelem ve smyslu ustanovení 211 Zákona probíhá elektronicky prostřednictvím elektronického nástroje. Zadavatel dodavatele upozorňuje, že pro plné využití všech možností elektronického nástroje E-ZAK je třeba provést tzv. registraci dodavatele (vč. použití elektronického certifikovaného podpisu) v tomto elektronickém nástroji. Za řádné a včasné seznamování se s písemnostmi zasílanými Zadavatelem prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK jakož i za správnost kontaktních údajů uvedených u dodavatele zodpovídá vždy dodavatel. Veškeré písemnosti zasílané prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK se považují za řádně doručené dnem jejich doručení do uživatelského účtu adresáta písemnosti v elektronickém nástroji E-ZAK. Podmínky a informace týkající se elektronického nástroje E-ZAK včetně informací o používání elektronického podpisu jsou dostupné v uživatelské příručce na: ; Zadavatel doporučuje její včasné nastudování a prověření softwarového nastavení svého počítače před odesláním nabídky. Odpovědi na případné otázky týkající se uživatelského ovládání elektronického nástroje E-ZAK poskytne rovněž kontaktní osoba Zadavatele (Bc. Jaromír Hejl, jaromir.hejl@uhk.cz).

5 5 2 Předmět a druh a hodnota veřejné zakázky Zadavatel vyhlašuje tuto veřejnou zakázku za účelem uzavření rámcové dohody dle Zákona s jedním (vítězným) účastníkem za účelem realizace dodávek kancelářských potřeb dle aktuálních potřeb zadavatele. Seznam, specifikace kancelářských potřeb a jejich předpokládaný množstevní odběr po dobu 3 let, jsou uvedeny v příloze č. 1 ZD, která je její nedílnou součástí. Klasifikace předmětu veřejné zakázky je vymezena hlavním CPV kódem: Různé kancelářské zařízení a potřeby; zastoupené CPV kódy jsou uvedeny v příloze č. 6 této ZD. Rámcová dohoda s vybraným účastníkem bude uzavřena na období 3 let (podrobněji viz bod 3 této ZD Doba a místo plnění). Předpokládaná hodnota zadávané veřejné zakázky na celé plánované období je ,-Kč bez DPH. Předpokládaná hodnota je stanovena v souladu s 19 Zákona - s ohledem na odběr v minulých letech a s předpokladem odběru pro budoucí roky stanovena jako celková výše peněžitého závazku Zadavatele za dobu účinnosti rámcové dohody. Rámcovou dohodou mezi sebou vybraný dodavatel a zadavatel ujednávají rámcové podmínky týkající se zejména ceny, požadované specifikace plnění nebo jiných podmínek plnění veřejné zakázky, které jsou závazné po dobu trvání rámcové dohody. Součástí předmětu veřejné zakázky jsou i tyto doprovodné služby (viz příloha č. 3 této ZD: návrh rámcové dohody): cena za dopravu a balné jednotlivých dodávek; zasílání daňových dokladů elektronickou cestou; součinnost při naplnění nákupního koše v e-shopu vedeném u objednatele 3 Doba a místo plnění Rámcová smlouva bude uzavřena na období 3 let od nabytí účinnosti rámcové dohody; účinnost této dohody nastane od od tohoto data je zadavatel oprávněn zadávat vybranému účastníku jednotlivé veřejné zakázky na dodávky specifikované v rámcové dohodě písemnými výzvami k poskytnutí plnění v souladu s podmínkami v rámcové dohodě stanovenými a dodavatel je povinen je realizovat. Dodavatel se však ještě před účinností dohody zavazuje poskytnout součinnost při naplnění položek katalogu v tomto e-shopu, zejm. dodavatel je povinen předložit objednateli data nabízeného plnění (z přílohy č. 1 smlouvy), vč. jejich ilustračních fotografií, a sice nejpozději do více návrh Rámcové dohody, bod Součinnost a dále viz příloha č. 2 ZD Požadavky zadavatele na data webové aplikace. Místem plnění jsou pracoviště Zadavatele v Hradci Králové, která budou upřesněna v jednotlivých objednávkách.

6 6 4 Podmínky účasti V souladu s 37 odst. 1 a 6 zadavatel konstatuje, že je tato zakázka vyhrazena jen určitým dodavatelům, a sice takovým, kteří zaměstnávají na chráněných pracovních místech podle zákona o zaměstnanosti alespoň 50% osob se zdravotním postižením z celkového počtu svých zaměstnanců. Skutečnost, že v rámci dodavatele je na chráněných pracovních místech zaměstnáno alespoň 50 % osob se zdravotním postižením z celkového počtu zaměstnanců musí být uvedena v nabídce společně s potvrzením Úřadu práce České republiky; rozhodným je průměrný přepočtený počet zaměstnanců za kalendářní čtvrtletí předcházející zahájení zadávacího řízení. Splnění podmínek dle výše uvedeného odstavce není možné prokázat prostřednictvím jiných osob. Při společné účasti v zadávacím řízení prokazuje splnění podmínek dle 38 odst. 1 každý účastník zadávacího řízení samostatně. Zadavatel stanovuje jako podmínku účasti taktéž níže uvedenou požadovanou kvalifikaci. 4.1 Kvalifikace dodavatelů Kvalifikovaným pro plnění této veřejné zakázky je dodavatel, který splňuje požadavky na kvalifikaci v rozsahu a způsobem dle této ZD. Požadavky na kvalifikaci pro plnění této VZ splní dodavatel, který v nabídce doloží splnění: - základní způsobilosti - profesní způsobilosti. 4.2 Základní způsobilost a její prokázání Způsobilým není dodavatel (ve smyslu 4 odst. 1 Zákona), který a) byl v zemi svého sídla v posledních 5 letech před zahájením zadávacího řízení pravomocně odsouzen pro trestný čin uvedený v příloze č. 3 k Zákonu nebo obdobný trestný čin podle právního řádu země sídla dodavatele; k zahlazeným odsouzením se nepřihlíží, b) má v České republice nebo v zemi svého sídla v evidenci daní zachycen splatný daňový nedoplatek, c) má v České republice nebo v zemi svého sídla splatný nedoplatek na pojistném nebo na penále na veřejné zdravotní pojištění, d) má v České republice nebo v zemi svého sídla splatný nedoplatek na pojistném nebo na penále na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, e) je v likvidaci, proti němuž bylo vydáno rozhodnutí o úpadku, vůči němuž byla nařízena nucená správa podle jiného právního předpisu nebo v obdobné situaci podle právního řádu země sídla dodavatele. Je-li dodavatelem právnická osoba, musí podmínku podle výše uvedeného odstavce a) splňovat tato právnická osoba a zároveň každý člen statutárního orgánu. Je-li členem statutárního orgánu dodavatele právnická osoba, musí podmínku podle výše uvedeného odstavce a) splňovat tato právnická osoba, každý člen statutárního orgánu této právnické osoby a osoba zastupující tuto právnickou osobu v statutárním orgánu dodavatele. Účastní-li se zadávacího řízení pobočka závodu zahraniční právnické osoby, musí podmínku podle výše uvedeného odstavce a) splňovat tato právnická osoba a vedoucí pobočky závodu, české právnické osoby, musí podmínku podle výše uvedeného odstavce a) splňovat osoby uvedené v odstavci 2 a vedoucí pobočky závodu.

7 7 Dodavatel prokazuje splnění základní způsobilosti ve vztahu k České republice předložením: výpisu z evidence Rejstříku trestů ve vztahu k 74 odst. 1 písm. a), potvrzení příslušného finančního úřadu ve vztahu k 74 odst. 1 písm. b), písemného čestného prohlášení ve vztahu ke spotřební dani ve vztahu k 74 odst. 1 písm. b), písemného čestného prohlášení ve vztahu k 74 odst. 1 písm. c), potvrzení příslušné okresní správy sociálního zabezpečení ve vztahu k 74 odst. 1 písm. d), výpisu z obchodního rejstříku, nebo předložením písemného čestného prohlášení v případě, že není v obchodním rejstříku zapsán, ve vztahu k 74 odst. 1 písm. e). Dodavatel může pro prokázání této způsobilosti využít vzorové čestné prohlášení (též i jen jako ČP), které tvoří přílohu č. 4 této ZD. 4.3 Profesní způsobilost a její prokázání Dodavatel prokazuje splnění profesní způsobilosti ve vztahu k České republice předložením: výpisu z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence, pokud jiný právní předpis zápis do takové evidence vyžaduje. Dodavatel může pro prokázání této způsobilosti využít vzorové ČP, které tvoří přílohu č. 4 této ZD. 4.4 Informace k prokázání/splnění kvalifikace Předložení dokladů, pravost a stáří dokladů Doklady o kvalifikaci předkládají dodavatelé v nabídkách v kopiích a mohou je nahradit čestným prohlášením nebo jednotným evropským osvědčením pro veřejné zakázky podle 87. Je-li dodavatelem předkládáno ČP, musí být podepsáno statutárním orgánem dodavatele, v případě podpisu jinou osobou pak současně doloženo řádné zmocnění této osoby k příslušnému právnímu jednání, kterým dodavatel prokazuje kvalifikaci. Zadavatel si může v průběhu zadávacího řízení vyžádat předložení originálů nebo úředně ověřených kopií dokladů dle 53 odst. 4 Zákona. Doklady prokazující základní způsobilost podle 74 a profesní způsobilost podle 77 odst. 1 musí prokazovat splnění požadovaného kritéria způsobilosti nejpozději v době 3 měsíců přede dnem podání nabídky. Předloží-li dodavatel zadavateli výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů ( 228 a násl. Zákona), tento výpis nahrazuje doklad prokazující a) profesní způsobilost podle 77 v tom rozsahu, v jakém údaje ve výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů prokazují splnění kritérií profesní způsobilosti a b) základní způsobilost podle 74. Zadavatel je povinen přijmout výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů, pokud k poslednímu dni, ke kterému má být prokázána základní způsobilost nebo profesní způsobilost, není výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů starší než 3 měsíce Dodavatel je oprávněn prokázat kvalifikaci certifikátem vydaným v rámci schváleného systému certifikovaných dodavatelů, a to způsobem a v rozsahu určeným v 233 a násl. Zákona.

8 8 Pokud po předložení dokladů nebo prohlášení o kvalifikaci dojde v průběhu zadávacího řízení ke změně kvalifikace účastníka zadávacího řízení ( 88 Zákona), je účastník zadávacího řízení povinen tuto změnu zadavateli do 5 pracovních dnů oznámit a do 10 pracovních dnů od oznámení této změny předložit nové doklady nebo prohlášení ke kvalifikaci. 5 Obchodní podmínky Obchodní a jiné smluvní podmínky vymezují rámec budoucího smluvního vztahu mezi Zadavatelem a vybraným dodavatelem a jsou podrobně zpracovány do závazného návrhu smlouvy, jež je nedílnou součástí ZD a tvoří její přílohu č. 3. Dodavatel doplní požadované údaje (identifikace) a podepíše osobou oprávněnou jednat jménem či za Dodavatele. Dodavatel vyplní požadovaná pole v příloze č. 1, která je nedílnou součástí smlouvy. Dodavatel není oprávněn měnit či doplňovat text smlouvy, kromě výše uvedené výjimky v předchozí větě. Změní-li dodavatel část smlouvy, bude nabídka posouzena jako nesplnění zadávacích podmínek. 6 Zpracování nabídky Nabídka bude zpracována v českém jazyce v souladu s požadavky uvedené v této ZD a v souladu se Zákonem. Dodavatel může podat v zadávacím řízení jen jednu nabídku. Zadavatel vyloučí účastníka zadávacího řízení, který podal více nabídek samostatně nebo společně s jinými dodavateli, nebo podal nabídku a současně je osobou, jejímž prostřednictvím jiný účastník zadávacího řízení v tomtéž zadávacím řízení prokazuje kvalifikaci. Nabídky se podávají písemně, a to v elektronické podobě prostřednictvím zadavatelem stanoveného elektronického nástroje dostupného na Pod pojmem nabídka se rozumí předložení: potvrzení Úřadu práce České republiky ohledně splnění skutečnosti, že v rámci dodavatele je na chráněných pracovních místech zaměstnáno alespoň 50 % osob se zdravotním postižením z celkového počtu zaměstnanců; rozhodným je průměrný přepočtený počet zaměstnanců za kalendářní čtvrtletí předcházející zahájení zadávacího řízení předložení dokladů prokazující základní způsobilost viz výše bod 4.2 předložení doklad prokazující profesní způsobilost viz výše bod 4.3 návrh rámcové dohody podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za účastníka pro danou veřejnou zakázku (příloha č. 3 ZD) vyplněná (naceněná) příloha č. 1 ZD ve formátu.xls/.xlsx (editovatelná podoba) podepsanou přílohu č. 2 ZD (Požadavky zadavatele na data webové aplikace) podepsaná a vyplněná příloha č. 5 ZD (Průvodní list nabídky) Nabídka bude podepsána uznávaným elektronickým podpisem.

9 9 6.1 Lhůta pro podání nabídek Lhůta pro podání elektronických nabídek končí dne v 10:00 hodin. 6.2 Nabídková cena její stanovení a požadavky na způsob zpracování Nabídkovou cenou je celková cena za předpokládané opakující se dodávky kancelářských potřeb po dobu účinnosti rámcové dohody, tj. 3 let, která bude uvedena v Kč bez DPH a bude tvořena součtem součinů jednotkových cen (tzn. cen za jednu jednotku sloupec G v příloze č. 1) a předpokládaného množství odebraných jednotek kancelářských potřeb (sloupec F v příloze č. 1) za dobu účinnosti rámcové dohody pro všechny položky z přílohy č. 1 ZD. Jde tedy o součet polí ve sloupci H (tj. součet buněk H2 až H593). Účastník tedy v příloze č. 1 vyplní jednotkové ceny ve sloupci G; následně bude sloupec H přepočítán automaticky prostřednictvím vloženého vzorce. Vzorec je použit i pro vyplnění pole H594 (celková nabídková cena), který bude předmětem hodnocení. Nabídková cena musí obsahovat veškeré nutné náklady k řádnému plnění veřejných zakázek zadávaných na základě rámcové dohody. Nabídková cena musí být cenou pevnou a nejvýše přípustnou za daný předmět veřejné zakázky, nezávislou na změně podmínek v průběhu realizace veřejné zakázky. Nabídková cena musí být stanovena i s přihlédnutím k vývoji cen v daném oboru včetně vývoje kurzu české měny k zahraničním měnám až do doby ukončení předmětné zakázky. Nabídková cena musí obsahovat veškeré nutné náklady k řádné realizaci předmětu veřejné zakázky. Nabídkovou cenu účastník taktéž vepíše do elektronického nástroje. 6.3 Otevírání obálek s nabídkami Otevřením nabídky v elektronické podobě se rozumí zpřístupnění jejího obsahu zadavateli. Nabídky v elektronické podobě otevírá zadavatel po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Zadavatel kontroluje při otevírání nabídek v elektronické podobě, zda nabídka byla doručena ve stanovené lhůtě, zda je autentická a zda s datovou zprávou obsahující nabídku nebylo před jejím otevřením manipulováno. 6.4 Popis posuzování a hodnocení nabídek Zadavatel stanovuje, že nabídky budou hodnoceny podle jejich ekonomické výhodnosti, která bude hodnocena podle nejnižší celkové nabídkové ceny v Kč bez DPH. Zadavatel může provést posouzení splnění podmínek účasti v zadávacím řízení před hodnocením nabídek nebo až po hodnocení nabídek. U vybraného účastníka provede vždy posouzení nabídky - z hlediska splnění zákonných požadavků a požadavků Zadavatele uvedených v zadávacích podmínkách a dále i z hlediska mimořádně nízké nabídkové ceny. 6.5 Výběr dodavatele a podmínky pro uzavření smlouvy Zadavatel je dle 122 Zákona povinen vybrat k uzavření smlouvy účastníka zadávacího řízení, jehož nabídka byla vyhodnocena jako ekonomicky nejvýhodnější podle výsledku hodnocení nabídek. Zadavatel odešle vybranému dodavateli výzvu k předložení originálů dokladů v souladu se zákonem.

10 10 V souladu s 104 odst. 2 písm. a) a b) Zákona, je vybraný dodavatel jde-li o právnickou osobou - jako podmínku pro uzavření smlouvy povinen předložit: a) identifikační údaje všech osob, které jsou jeho skutečným majitelem podle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, b) doklady, z nichž vyplývá vztah všech osob podle písmene a) k dodavateli; těmito doklady jsou zejména 1. výpis z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence, 2. seznam akcionářů, 3. rozhodnutí statutárního orgánu o vyplacení podílu na zisku, 4. společenská smlouva, zakladatelská listina nebo stanovy. 6.6 Povinné vyloučení vybraného účastníka dle 48 odst. 9 Zákona Zadavatel u vybraného dodavatele ověří naplnění důvodu pro vyloučení (je akciovou společností nebo má právní formu obdobnou akciové společnosti a nemá vydány výlučně zaknihované akcie) na základě informací vedených v obchodním rejstříku. Pokud z informací vedených v obchodním rejstříku vyplývá, že je tento důvod naplněn, zadavatel účastníka zadávacího řízení vyloučí ze zadávacího řízení. 7 Ostatní podmínky zadávacího řízení 7.1 Vysvětlení ZD Dodavatel je oprávněn (pomocí elektronického nástroje pro zadávání veřejných zakázek na požadovat po Zadavateli dodatečné informace k zadávacím podmínkám. Písemná žádost se podává v českém jazyce a musí být doručena v souladu s 98 odst. 3 a 54 odst. 5 nejpozději 7 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Zadavatel může zadávací dokumentaci vysvětlit nejméně 4 pracovní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek. 7.2 Zveřejnění na profilu zadavatele Zadavatel si v souladu s 53 odst. 5 Zákona vyhrazuje právo uveřejnit oznámení o vyloučení účastníka zadávacího řízení i oznámení o výběru dodavatele na profilu zadavatele v takovém případě se dotčená oznámení považují za doručená všem účastníkům okamžikem jejich uveřejnění na profilu zadavatele. Zadavatel dále upozorňuje, že po uzavření smlouvy z této veřejné zakázky v souladu s 219 Zákona má povinnost uveřejnit na profilu zadavatele celé znění dohody, výši skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné zakázky ročně V Hradci Králové dne Ing. Stanislav Klik, Ph.D. kvestor