Fakulta jaderná a fyzikálně inženýrská

Transkript

1 Metodika k projektovým záměrům a realizaci projektů operačních programů 1. Účel úpravy a) Dokument upravuje na Fakultě jaderné inženýrské (FJFI) základní administrativní postupy od přípravy až po realizaci projektové žádosti do Operačního programu Výzkum, vývoj a vzdělávání. b) Dokument se vztahuje na projekty, v nichž FJFI vystupuje jako příjemce dotace nebo jako partner. 2. Zásady pro přípravu žádosti o podporu a) Předpokladem zahájení činnosti na přípravě projektové žádosti je vytvoření záznamu v aplikaci Evidence vědecko-výzkumných projektů na ČVUT (EZOP). b) Projekt musí být připravován v souladu s pokyny poskytovatele dotace, které jsou upraveny: pravidla pro žadatele a příjemce obecná část, specifická část (každá výzva má svá specifická pravidla), výzva pro danou prioritní osu a specifický cíl podpory, dalšími průběžně vydanými pokyny a metodikami poskytovatele dotace ve vztahu k projektům OP VVV, vnitřní předpisy ČVUT v Praze další dokumenty vydané MŠMT v souvislosti s implementací a realizací projektů OP VVV. c) Při přípravě projektové žádosti je důležité posoudit vhodnost předložení projektu do dané výzvy z hlediska oprávněnosti. Oprávněnost je nutné posuzovat s ohledem na všechny podmínky a pravidla stanovená příslušnou výzvou, zejména: oprávněnost subjektu, oprávněnost místa realizace a dopadu projektu, oprávněnost cílových skupin projektu, oprávněnost aktivit projektu, oprávněnost partnera projektu a partnerství, způsobilost finančních prostředků. d) Další zásady pro zpracování žádosti o podporu: prostudovat pravidla financování platná pro konkrétní výzvu k předkládání projektů, stanovit reálné mzdové tarify pro členy týmu, musí vycházet z vnitřního mzdového předpisu ČVUT a z dokumentu Způsobilost mezd/platů OP VVV, při sestavování harmonogramu realizace projektu počítat s časovou rezervou na veřejné zakázky, pečlivě prostudovat pravidla pro způsobilé a nezpůsobilé výdaje. 3. Komunikace v IS KP14+ a) Navrhovatel založí žádost o podporu v ISKP 14+. Hlavní správce projektu (navrhovatel) udělí přístupová práva k projektu: Rektor MGKONPET role EDITOR, SIGNATÁŘ OŘPTT LHOPRPRO role EDITOR

2 VaV FJFI - IJKRAALE role EDITOR b) Odpovědnost za dodržení termínů odeslání dokumentů v rámci projektu odpovídá navrhovatel, případně jím pověřená osoba. c) Pro přístup do portálu ISKP14+ je nutné provést registraci nového uživatele přes tlačítko REGISTRACE na úvodní stránce. 4. Složení realizačního týmu a) Řešitel projektu je povinen navrhnout osoby, které zajistí odborné a administrativní řešení projektu, stanovit předpokládaný rozsah jejich činnosti (úvazek) a formu pracovně-právního vztahu. b) Pracovní úvazek (na stejnou činnost) pracovníka zapojeného do projektu nesmí být vyšší než 1. c) Pracovní úvazek (na odlišné činnosti) pracovníka zapojeného do projektu nesmí být vyšší než 1,2. 5. Proces schvalování žádosti o podporu na úrovni FJFI a) Navrhovatel projektu je povinen připravit detailní rozpočet na celou dobu trvání projektu, a to s ohledem na předpokládané aktivity, lidské zdroje a hmotné zabezpečení projektu. Veškeré náklady projektu musí být v souladu s kritérii: hospodárnost, efektivnost a účelnost. b) Navrhovatel žádosti zažádá o schválení projektu na úrovni fakulty přes aplikaci EZOP. Na základě schváleného záznamu, podepíše žádost v ISKP14+ rektor. c) Projektová žádost bude rektorovi předložena k podpisu v dostatečném předstihu před ukončením termínu výzvy (nejméně 5 pracovních dnů). A. Výdaje na přímé aktivity neinvestiční 6. Osobní výdaje 1. Osobní výdaje, způsobilými výdaji jsou: a) mzdové výdaje: hrubá mzda nebo odměna z DPP nebo DPČ včetně zákonných náhrad. Výše mzdových sazeb nesmí přesáhnout obvyklou výši v daném oboru, čase a místě. Zároveň nesmí být překročen mzdový tarif, který je schválen v žádosti projektu OP VVV, b) odvody na sociální a zdravotní pojištění, c) nemocenská hrazená zaměstnavatelem, d) zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele, e) FKSP, f) ostatní obligatorní výdaje. 2. Náhrada za dovolenou je způsobilá v rozsahu 5 týdnů v roce. 8 týdnů v roce: pro pedagogické pracovníky a akademické pracovníky vysokých škol v souladu s ustanovení 213 odst. 3

3 zákoníku práce. Náhrada za dovolenou se krátí dle výše úvazku zaměstnance na daném projektu a může být vyplacena pouze alikvotní část náhrady za dovolenou, která odpovídá počtu měsíců odpracovaných na projektu. 3. Dokládání způsobilosti: pracovní smlouvy nebo dohody (DPP a DPČ) mzdové rekapitulace či jiné vhodné formy doložení celkových způsobilých mzdových výdajů zaměstnanců doklad o úhradě Dokladováním osobních údajů v rámci vyúčtování dotace není porušeno právo zaměstnance na ochranu osobních údajů. 4. Pracovní smlouvy a dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr nebo její přílohy musí obsahovat: identifikaci projektu (registrační číslo projektu, název projektu), do kterého je pracovník zapojen; popis pracovní činnosti (tj. náplň práce) relevantní pro projekt, včetně rozlišení, zda se jedná o hospodářskou nebo nehospodářskou činnost; rozsah činnosti, tzn. úvazek či počet hodin za časovou jednotku (měsíc, rok, apod.) s uvedením adekvátního poměru pro projekt; údaj o mzdě nebo platu (zpravidla platový výměr) s uvedením adekvátního poměru mzdy/platu na projekt. 5. Realizuje-li se projekt v režimu nepřímých nákladů, zahrnují se mezi přímé osobní výdaje pouze odborné pozice. Pozice administrativního týmu spadají do nepřímých nákladů. 7. Cestovní náhrady 1. Cestovní náhrady musí souviset s efektivním provedením projektu, být pro něj nezbytné a souviset s osobami, které jsou zapojeny do realizace projektu, 2. konferenční poplatky jsou nutným vedlejším výdajem pracovní cesty a musí být plánovány v této kapitole, 3. specifická pravidla pro zahraniční pracovní cesty jsou stanovena v Pravidlech pro žadatele a příjemce, 4. pokud je projekt realizován v režimu nepřímých nákladů, náležejí do přímých nákladů pouze zahraniční služební cesty. Na tuzemské služební cesty se vztahuje paušální platba nepřímých nákladů. Způsobilými výdaji jsou: a) cestovné výdaje, které jsou spojeny s dopravou na pracovní cestě, b) ubytování/nocležné, c) stravné, d) nutné vedlejší výdaje.

4 5. Dokladování způsobilosti: - vyúčtování pracovní cesty; - podepsaná zpráva o průběhu zahraniční pracovní cesty; - doklad o úhradě; - průzkum trhu pro hotely i letenky (tj. 3 různé nabídky pokud je cena vyšší než ,- Kč); - doklad veškerých účtenek vč. palubních vstupenek; - kopie velkého technického průkazu vozidla a doklad o havarijním pojištění; - doklad za dopravu experta (per diems); - smlouva se zahraničním expertem (nebo jeho čestné prohlášení - per diems); 8. Materiál 1. Do této kategorie výdajů příjemce zahrnuje veškeré vybavení a výzkumný, či výukový materiál (chemikálie, součástky atd.), které slouží pro odborné klíčové aktivity nebo přímou práci s cílovou skupinou, s dobou životnosti kratší než 1 rok. 2. Dokladování způsobilosti: faktura od dodavatele, doklad o úhradě. 3. Pokud je projekt realizován v režimu nepřímých nákladů, náleží do přímých nákladů pouze materiál, který neslouží k administraci projektu. 9. Stroje a zařízení 1. Nákup nových i použitých strojů a zařízení nebo technické zhodnocení stávajícího majetku, jehož cena je rovna nebo nižší než Kč a doba použitelnosti je delší než jeden rok. 2. Dokladování způsobilosti: - dodací list; - objednávka/smlouva; - inventární karta majetku; - způsobilým výdajem je pořizovací cena (včetně montáže, dopravy, instalace apod.); - faktura od dodavatele; - doklad o úhradě. 10. Hardware a osobní vybavení 1. Pořízení serverů, počítačů, notebooků, tiskáren, komunikačních a síťových zařízení, specializovaných koncových zařízení, lokálních sítí, vybavení vědeckých pracoven nábytkem, mikroskopy, mobilní telefony atd., pokud je cena rovna nebo nižší Kč a doba použitelnosti je delší než jeden rok. 2. Pokud se projekt realizuje v režimu nepřímých nákladů, zahrnují se mezi nepřímé výdaje pouze výdaje související s aktivitami projektu. Hardware a osobní vybavení související s administrací projektu a prací realizačního týmu jsou součástí nepřímých nákladů. 3. Dokladování způsobilosti: způsobilým výdajem je pořizovací cena (včetně montáže, dopravy, instalace apod.);

5 faktura od dodavatele; doklad o úhradě. 11. Drobný nehmotný majetek 1. Způsobilé jsou výdaje na software, nákup databází (včetně aktualizace), nákup práv duševního vlastnictví, jejichž cena je rovna nebo nižší než Kč. 2. Dokladování způsobilosti: způsobilým výdajem je pořizovací cena (včetně instalace, apod.); faktura dodavatele, případně znalecký posudek; doklad o úhradě. 12. Místní kancelář 1. V rámci této kapitoly rozpočtu je možno čerpat finanční prostředky na zabezpečení provozu kanceláře, která slouží k řízení projektu (více informací: ST č Stanovení režijních nákladů v Operačním programu Výzkum, vývoj a vzdělávání v kapitole rozpočtu č Místní kancelář). 2. Za způsobilé výdaje jsou považovány výdaje za materiál a služby, které souvisejí s řízením projektu a jsou pro zabezpečení realizace projektu nezbytné. 3. Pokud se projekt realizuje v režimu nepřímých nákladů, veškeré výdaje spadající do kapitoly Místní kancelář jsou hrazeny z nepřímých nákladů. 4. Dokladování způsobilosti: - faktury od dodavatelů; - interní faktury o přeúčtování části nákladů z provozního střediska, včetně doložení způsobu výpočtu; - doklad o úhradě. 13. Nákup služeb 1. Výdaje spojené s nákupem služeb jsou způsobilé pouze v případě, že dodávky veškerých služeb jsou v souladu s cíli projektu a přispívají k jejich naplňování a bezprostředně souvisejí s realizací projektu. 2. Pokud projekt na základě výzvy využívá nepřímé náklady, musí být s přihlédnutím k pravidlům pro nepřímé náklady relevantní služby hrazeny v rámci nepřímých nákladů nikoliv v rámci této kapitoly. 3. V rámci této kategorie přímých nákladů je možno také realizovat například: výdaje na právní poradenství, znalecké posudky či další výše nespecifikované služby, pokud přímo souvisejí s činnostmi projektu a pokud jsou nezbytné pro jeho realizaci 4. Dokladování způsobilosti: - faktury od dodavatelů; - objednávka/smlouva; - prezenční listiny v případě podpory účastníků;

6 - interní faktury o přeúčtování části nákladů z provozního nebo jiného střediska, včetně doložení způsobu výpočtu; - doklad o úhradě. 14. Správní a jiné poplatky 1. Způsobilým finančním výdejem je pojištění majetku a výdaje na správní a místní poplatky. Konkrétní poplatky, které jsou považovány za způsobilé, budou upřesněny dle nastavení jednotlivých výzev. Nezpůsobilými výdaji jsou úroky z dlužných částek, pokuty a penále. 2. Dokladování způsobilosti: - doklady o zaplacení poplatků; - bankovní výpisy. 15. Přímá podpora 1. Tato kapitola zahrnuje výdaje týkající se přímo cílové skupiny projetu, jedná se o výdaje spojené se zapojením cílové skupiny do projektových aktivit. Náklady uvedené v této kapitole nespadají do nepřímých nákladů projektu: - mzdové příspěvky; - cestovné, ubytování a stravné; - doprovodné aktivity. 2. Dokladování způsobilosti: - doklad o úhradě (obecně ke všem níže uvedeným kategoriím); - mzdové příspěvky: výplatní a zúčtovací listiny, které jsou vyhotovovány za období jednoho měsíce; mzdové rekapitulace či jiné vhodné formy doložení celkových způsobilých mzdových výdajů zaměstnanců za sledované období; - cestovné, ubytování a stravné: vyúčtování pracovní cesty; zpráva o průběhu zahraniční pracovní cesty; výdajové pokladní doklady při přímém proplácení přímé podpory účastníkům aktivit; - doprovodné aktivity: faktury nebo smlouva od poskytovatele asistenční služby; výdajové pokladní doklady; výplatní a zúčtovací listiny za zaměstnance zajišťujícího doprovodné aktivity.

7 B. Výdaje na přímé aktivity investiční 16. Stroje a zařízení 1. Nákup nových i použitých strojů a zařízení nebo technické zhodnocení stávajícího majetku. Ocenění samostatných movitých věcí a souborů majetku v účetnictví převyšuje částku Kč a doba použitelnosti je delší než jeden rok. 2. Doložení způsobilosti: - dodací list; - objednávka/smlouva; - inventární karta majetku; - podklady k realizované veřejné zakázce; - znalecký posudek nebo průkazný průzkum trhu na tržní cenu u použitého majetku; - příjemce dokládá výdaj fakturou dodavatele; - doklad o úhradě. 17. Hardware a osobní vybavení 1. Pořízení serverů, počítačů, notebooků, tiskáren, komunikačních a síťových zařízení, specializovaných koncových zařízení, lokálních sítí, vybavení vědeckých pracoven nábytkem (mobilním i vestavěným), mikroskopy, mobilní telefony, atd. Ocenění samostatných movitých věcí nebo souborů majetku v účetnictví převyšuje částku Kč a doba použitelnosti je delší než jeden rok. 2. Způsobilým výdajem je pořizovací cena (včetně montáže, dopravy, zapojení, apod.) a pozáruční servis nepřesahující dobu realizace projektu. 3. Realizuje-li se projekt v režimu nepřímých nákladů, zahrnují se mezi přímé výdaje na hardware a osobní vybavení pouze výdaje související s věcnými aktivitami projektu. Investiční výdaje spojené s nákupem hardware a osobního vybavení pro účely administrace projektu nejsou v režimu nepřímých nákladů způsobilým přímým výdajem. 4. Doložení způsobilosti: - dodací list; - objednávka/smlouva; - inventární karta majetku; - podklady k realizované veřejné zakázce; - znalecký posudek nebo průkazný průzkum trhu na tržní cenu u použitého majetku; - příjemce dokládá výdaj fakturou dodavatele; - doklad o úhradě.

8 18. Nehmotný investiční majetek 1. Způsobilé jsou výdaje na software, nákup databází, nákup práv duševního vlastnictví, pokud cena převyšuje částku Kč a doba použitelnosti je delší než jeden rok. 2. Pokud se projekt realizuje v režimu nepřímých nákladů, mezi přímé výdaje na nehmotný investiční majetek se zahrnují pouze výdaje související s aktivitami projektu. Výdaje související s administrací projektu a jsou součástí nepřímých nákladů. 3. Doložení způsobilosti: - způsobilým výdajem je pořizovací cena (včetně instalace, apod.); - objednávka/smlouva; - podklady k realizované veřejné zakázce; - doklad o úhradě; - příjemce dokládá výdaj fakturou dodavatele případně znaleckým posudkem. 19. Nezpůsobilé přímé výdaje Nezpůsobilé výdaje jsou takové, které: 1. nelze hradit z dotačních prostředků; 2. nejsou obsaženy v platném rozpočtu projektu; 3. byly již jednou podpořeny z veřejných zdrojů; 4. nejsou vynaloženy v souladu s cíli projektu a současně nejsou pro jejich dosažení nezbytné; 5. nejsou přiměřené a nejsou vynaloženy v souladu s principem hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti; 6. nejsou v souladu s českou nebo evropskou legislativou; 7. jsou spojené s financováním udržitelnosti projektů podpořených z předchozího programového období (za podporu udržitelnosti není považován rozvoj projektů podpořených z předchozího programového období). Pokud takové výdaje vzniknou, hradí je příjemce z vlastních prostředků. Za nezpůsobilé výdaje jsou považovány zejména: 1. mzdové výdaje zaměstnanců, kteří se na projektu nepodílí (v případě řídicích pracovníků je potřeba posuzovat jejich skutečné zapojení do realizace projektu, osobní výdaje za zaměstnance v pozicích zástupců statutárního orgánu, kteří nejsou přímo zapojeni do realizace projektu, respektive jsou zapojeni pouze formálně, nelze považovat za způsobilé); 2. mzdové výdaje členů realizačního týmu, které souvisí s jejich zapojením do mimoprojektových aktivit; 3. náhrada nevyčerpané dovolené při ukončení pracovního poměru; 4. ostatní výdaje za zaměstnance, ke kterým nejsou zaměstnavatelé povinni, dle zvláštních právních předpisů, např.: 5. odvody na zdravotním pojištění v případě, že zaměstnanec čerpá neplacené volno;

9 6. náhrady spojené s dovolenou nad rámec počtu týdnů taxativně vymezených v ustanovení 213 zákoníku práce.; 7. náhrady spojené s dovolenou sjednanou k dohodě o pracovní činnosti; 8. odstupné; 9. příspěvky na penzijní připojištění, dary; 10. daň z přidané hodnoty nebo její část, pokud existuje zákonný nárok na její odpočet; 11. úroky z úvěrů a půjček; 12. sankční poplatky, pokuty a penále, případně další sankční výdaje vyplývající ze smluv nebo dalších příčin, storno poplatky; 13. bankovní poplatky včetně bankovních poplatků za mezinárodní finanční transakce (zahraniční platby, výběry hotovosti v zahraničí, konverzní poplatky, atd.); 14. správní a místní poplatky, které nemají přímou vazbu na projekt a nejsou výslovně stanoveny ŘO; 15. přímé daně (silniční daň, daň z nemovitostí, daň darovací, daň dědická, cla, apod.); 16. výdaje, které jsou součástí likvidace společnosti, nedobytné pohledávky, apod.; 17. výdaje na právní spory vzniklé v souvislosti s určitým projektem, např. výdaje na uhrazení soudního poplatku, na pořízení důkazů, na právní zastoupení v případě sporu, výdaje na právní 18. obranu proti postupu ŘO OP VVV, penále, pokuty, jiné sankční výdaje a právní výlohy související s právním sporem; 19. rezervy na možné budoucí ztráty a dluhy; 20. kurzové ztráty, za kurzové ztráty se nepovažují ztráty vzniklé pouze účetně z důvodu rozdílnosti použitého kurzu dle interní směrnice organizace a kurzu použitého při skutečné úhradě; 21. alkoholické nápoje, tabákové výrobky a psychotropní látky. 20. Administrativní zajištění realizace projektu U projektů financovaných z operačních programů platí přísnější pravidla. Všechny doklady (paragony, cestovní příkaz, smlouva, faktura, DPP) musí obsahovat registrační číslo projektu (v případě velmi nízkých částek na dokladu registrační číslo projektu je možno dopsat rukou). U nákladů nad ,- Kč je třeba doložit kompletní doklady, tj. objednávku a fakturu řádně označenou registračním číslem, dodací list, podepsanou prezenční listinu ze školení řádně označenou registračním číslem a názvem projektu. 21. Publicita Mezi základní povinnosti příjemců v oblasti publicity patří: 1. zveřejnění na internetové stránce stručný popis projektu, včetně jeho cílů a výsledků a zdůrazní, že je na daný projekt poskytována finanční podpora od Unie; 2. umístění po zahájení fyzické realizace projektu alespoň jeden plakát s informacemi o projektu (minimální velikost A3);

10 3. při realizaci projektu podporovaného z EFRR příjemce vystaví na místě dobře viditelném pro veřejnost dočasný billboard. 4. nejpozději do tří měsíců po dokončení projektu vystaví příjemce stálou pamětní desku nebo stálý billboard značné velikosti v místě snadno viditelném pro veřejnost (celková výše podpory na operaci přesahuje EUR; operace spočívá v nákupu hmotného předmětu nebo ve financování infrastruktury či stavebních prací). 22. Udržitelnost projektu 1. Indikátory a další povinnosti, které musí příjemce splnit po dobu udržitelnosti projektu, jsou definovány v Rozhodnutí o poskytnutí dotace (právní akt). 2. Za dodržení závazku a udržitelnosti projektu je zodpovědný řešitel projektu. V případě, že řešitel projektu v zavazující době stanovené pro udržitelnost projektu ukončí pracovně-právní vztah k FJFI, popřípadě nemůže z opodstatněných důvodů dodržet závazky udržitelnosti, je povinen písemně delegovat zodpovědnost na jinou osobu. O této skutečnosti musí být písemně informován tajemník fakulty.