INTERNÍ POSTUPY MAS PRO OPERAČNÍ PROGRAM IROP. Místní akční skupina Mikroregionu Telčsko, z. s. Náměstí Zachariáše z Hradce 4, Telč

Transkript

1 INTERNÍ POSTUPY MAS PRO OPERAČNÍ PROGRAM IROP Místní akční skupina Mikroregionu Telčsko, z. s. Náměstí Zachariáše z Hradce 4, Telč Platnost od Verze 2 Schválil Výkonná rada dne

2 Obsah 1. Interní postupy MAS Telčsko Identifikace MAS Administrativní kapacity Výzvy MAS Harmonogram výzev MAS Příprava a vyhlášení výzvy MAS Tvorba hodnoticích kritérií Příjem žádostí o podporu na MAS Kontrolní listy MAS Hodnocení a výběr projektů Kontrola formálních náležitostí a přijatelnosti Věcné hodnocení Výběr projektů Přezkum hodnocení projektů Postupy pro posuzování změn projektů Opatření proti střetu zájmů Auditní stopa, archivace Nesrovnalosti a stížnosti Nesrovnalosti Vyřizování stížností Komunikace s žadateli a partnery Přehled změn k : upraven celý dokument, v jednotlivých kapitolách. 2

3 1. Interní postupy MAS Telčsko Interní postupy (IP) jsou zpracovány s cílem stanovit jednotná závazná pravidla v oblasti řízení výzev, hodnocení, výběru projektu MAS Telčsko. Interní postupy jsou zpracované jako dokument v programovém období pro Integrovaný regionální operační program. IP jsou zpracovány pro realizaci strategie CLLD, jsou zpracovány ve smyslu Stanov MAS Telčsko a vnitro organizačních směrnic. MAS vykonává činnosti definované ve Specifických pravidlech pro žadatele a příjemce, výzvy č. 6 IROP. Za vypracování IP a jejich aktualizaci je odpovědný Vedoucí pracovník MAS pro realizaci SCLLD (dále Vedoucí pracovník MAS). Vedoucí pracovník MAS vypracuje/aktualizuje IP do 20 pracovních dní od schválení strategie CLLD/změny v jednotném metodické prostředí (JMP), minimálních požadavků ŘO IROP k implementaci CLLD nebo změny vyvolané změnou legislativy, nejpozději však před vyhlášením první výzvy MAS/dalšími výzvami MAS. Vedoucí pracovník MAS zasílá IP nejpozději 35 pracovních dní od jejich vypracování na ŘO IROP k připomínkám před vyhlášením první výzvy MAS a při každé jejich změně. MAS nevyhlašuje výzvy bez vypracovaných IP a zapracovaných připomínek ŘO IROP. Vedoucí pracovník MAS vypořádává připomínky ŘO IROP nejpozději do 10 pracovních dní od jejich obdržení. V případě neakceptování zásadních připomínek může ŘO IROP svolat jednání k nevypořádaným připomínkám, případně neschválit výzvu MAS. Po obdržení u, že ŘO IROP souhlasí s vypořádáním připomínek k IP a jejich aktualizaci, Interní postupy MAS Telčsko schvaluje Členská schůze MAS, která na prvním zasedání, kdy schválí znění Interních postupů, pověřuje Výkonnou radu ke schvalování dalších změn, které budou v IP probíhat. Musí ale Členskou schůzi informovat na další Členské schůzi. Schválené IP zasílá Vedoucí pracovník MAS do 2 pracovních dnů od jejich schválení na ŘO IROP a zveřejňuje je nejpozději do 5 pracovních dnů od jejich schválení změny na 3

4 1. Identifikace MAS Tabulka č. 1: Údaje o společnosti Název Místní akční skupina Mikroregionu Telčsko, z. s. Právní forma Sídlo spolek Náměstí Zachariáše z Hradce 4, Telč Telefon , Webová stránka mas@telcsko.cz IČO ID datové schránky 5agr9js Bankovní spojení /0800 Úřední hodiny Statutární zástupce Po, St: 8:00 16:00, Út, Čt, Pá: 8:00 14:00 přestávka na oběd: 1/2 h mezi předsedkyně Marie Prknová 3.1 Administrativní kapacity Obr. č. 1: Organizační schéma Místní akční skupiny Mikroregionu Telčsko, z. s. 4

5 Činnost orgánů MAS navazuje na plnění Standardizace MAS v programovém období Kompetence povinných orgánů MAS jsou stanoveny platnými Stanovami MAS Způsob vlastního jednání orgánů MAS je v Jednacím řádu MAS Telčsko. Místní akční skupina Mikroregionu Telčsko, z. s. (dále jen MAS) je spolek a řídí se stanovami, které jsou jejím základním dokumentem a jsou sestaveny dle Metodiky pro standardizaci místních akčních skupin v programovém období Organizační struktura MAS je přesně vymezena a je zakotvená i ve stanovách. MAS Telčsko má tyto orgány: a) Členská schůze (nejvyšší orgán) b) Výkonná rada (rozhodovací a statutární orgán) c) Dozorčí rada (kontrolní orgán) d) Výběrová komise (výběrový orgán) Pravomoci a povinnosti jednotlivých orgánů jsou níže rozepsány jen z pohledu realizace projektů IROP v rámci SCLLD MAS Telčsko. Kompletní znění je dohledatelné ve stanovách, zveřejněných také na webových stránkách a) Členská schůze 1. Nejvyšším orgánem MAS je Členská schůze, kterou tvoří všichni členové MAS. 2. Jednání je upraveno Jednacím řádem, ve kterém je upraven vzorec přepočtu hlasovacích práv. 3. Pravomoci Členské schůze stanovují Stanovy MAS Telčsko. 4. Do působnosti Členské schůze náleží: a. zřizování povinných orgánů rozhodovací, kontrolní a výběrový b. volit a odvolávat členy výkonné rady, dozorčí rady a výběrové komise, stanovit počet členů uvedených orgánů, jejich působnosti a pravomoci a způsob jednání těchto orgánů, způsob volby a odvolávání členů orgánů c. schvalovat výroční zprávu o činnosti a hospodaření MAS za uplynulé období, zprávu o činnosti výkonné rady a zprávu dozorčí rady d. schvalovat plán činnosti MAS, zejména dlouhodobé a strategické cíle e. přijímání vnitřních předpisy, které nejsou těmito stanovami svěřeny k vydání jinému orgánu 5. Členská schůze nese zodpovědnost za distribuci veřejných prostředků a provádění SCLLD v území působnosti MAS. b) Výkonná rada 1. Výkonná rada je statutárním orgánem spolku a dle Metodiky pro standardizaci MAS rozhodovacím orgánem MAS. 2. Členové Výkonné rady jsou voleni z členů MAS tak, aby počet členů zastupujících veřejný sektor ani žádnou ze zájmových skupin nepřesáhl 49 % hlasovacích práv. 3. Výkonná rada má 3 členy. 4. Kompetence Výkonné rady jsou vymezeny ve Stanovách MAS Telčsko. 5. Do její kompetence patří zejména tyto činnosti: a. Schvalovat interní postupy MAS a kritéria pro hodnocení projektů b. Schvalovat výzvy k podávání žádostí 5

6 c. Schvalovat navržený seznam projektů navržených k realizaci na základě seznamu projektů seřazených sestupně dle přidělených bodů, který obdrží od Výběrové komise, a to do výše prostředků alokovaných ve výzvě. Výkonná rada nemůže měnit bodování ani pořadí projektů. c) Výběrová komise 1. Výběrová komise je Výběrovým orgánem MAS. 2. Členové VK jsou voleni Členskou schůzí, přičemž veřejný sektor ani žádná ze zájmových skupin nepřesáhne 49 % hlasovacích práv. 3. VK má 5 členů viz Stanovy MAS Telčsko. 4. VK má ve své kompetenci: a. Navrhovat objektivní kritéria, dle kterých budou hodnoceny projekty žadatelů b. Provádět věcné hodnocení projektů na základě objektivních kritérií tzn., sestavuje tabulku projektů seřazených podle bodů dosažených ve věcném hodnocení. Hodnocení: Podrobnosti o věcném hodnocení jsou uvedeny v kap. 5.2 tohoto dokumentu. d) Dozorčí rada 1. Dozorčí rada je kontrolním orgánem MAS, která odpovídá za svou činnost členské schůzi. 2. Skládá se z 3 členů MAS. 3. Do její kompetence patří zejména tyto činnosti: a. Dohlížet na to, že MAS vyvíjí činnost v souladu se zákony, platnými pravidly, standardy MAS a SCLLD b. Dozorčí rada provádí přezkum hodnocení a řeší stížnosti na činnosti MAS. Z jednání všech výše zmíněných orgánů bude pořízen zápis, zápis vypracuje manažer MAS. Zápis bude zpracován do 5 pracovních dní od termínu konání jednání a do stejné doby bude vyvěšen na webové stránky společnosti a zároveň vložen do MS Zápis vždy bude obsahovat veškeré relevantní údaje reflektující výstupy jednání jednotlivých orgánů MAS. Kancelář MAS Kancelář MAS není orgánem MAS, ale administrativní jednotkou MAS. Řídí a realizuje činnost MAS a je pracovně výkonnou složkou MAS a jejích výborů. Zaměstnanci kanceláře jsou odpovědni za praktický výkon rozhodnutí MAS. Provádí všechny úkony nezbytné pro realizaci SCLLD a tvoří ji: Vedoucí pracovník MAS a manažeři MAS, kteří odpovídají za činnosti, které vyplývají z jejich pracovní náplně. Za chod kanceláře MAS je odpovědný Vedoucí pracovník MAS. Pracovní náplň manažera MAS a Vedoucího pracovníka MAS je součástí pracovní smlouvy. Pro realizaci strategie CLLD, programového rámce IROP je zajištěno 2 úvazků. a) Vedoucí pracovník MAS pro realizaci SCLLD Má pravomoci a odpovědnost vztahující se k SCLLD. Vykonává funkci v pracovně právním vztahu se společností a je nadřízeným pracovníkem zaměstnanců realizujících SCLLD. O uzavření a ukončení pracovně právního vztahu rozhoduje Výkonná rada. Jako vedoucí kanceláře MAS zajišťuje realizaci SCLLD včetně plnění všech povinností MAS dle podmínek stanovených ŘO, je zároveň odpovědný za administrativní náležitosti spojené s udržováním 6

7 a rozvojem místního partnerství a implementaci SCLLD. Mezi jeho povinnosti ve vztahu k procesu administrace projektu ve výzvách MAS pro IROP patří zejména: Poskytování konzultací Odborné a technické zajištění činnosti MAS Spolupráci s poskytovateli dotací Vypracování zpráv o provedených kontrolách Koordinace procesu hodnocení a výběru projektů Organizaci zasedání výběrové komise a přípravě podkladů pro její zasedání Přípravě podkladů a organizaci zasedání výkonné rady Pravidelné informování dozorčí rady o čerpání prostředků na administraci MAS Další činnosti, které souvisejí s operativním řízením MAS Provádění hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti pro projekty IROP schvalovatel b) Manažeři MAS Pro zajištění realizace SCLLD disponuje kancelář MAS dalšími dvěma manažery, kteří budou zajišťovat, pod vedením Vedoucího pracovníka MAS pro realizaci SCLLD, chod kanceláře v dostatečné kvalitě (vzájemná zastupitelnost, informovanost, dodržování termínů). Jednomu z manažerů byl přidělen program IROP, u kterého je zodpovědný za realizaci a pravidelně informuje Vedoucího pracovníka MAS pro realizaci SCLLD. Mezi jeho povinnosti patří: kompletní zpracování podkladů pro vyhlášení výzvy, konzultace žádostí se žadateli, před jejich odesláním samotnými žadateli přes systém MS 2014+, archivace a evidence všech dokumentů, provádění hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti pro projekty IROP hodnotitel. Kancelář neplánuje využívání externích expertů. Mezi pracovníky MAS panuje vzájemná zastupitelnost, např. v době nemoci, dovolené, v případě střetu zájmů. Vedoucí pracovník MAS pro realizaci SCLLD je zastupován manažerem MAS a manažera MAS může zastoupit Vedoucí pracovník MAS pro realizaci SCLLD. 7

8 4. Výzvy MAS Pracovníci MAS musí mít pro práci v MS2014+ zřízeny elektronické podpisy a musí absolvovat příslušné školení, aby jim byla zřízena přístupová práva do MS Postupy pro vyhlašování výzev a hodnocení projektů v MS2014+ jsou uvedeny v jednotlivých kapitolách tohoto dokumentu. 4.1 Harmonogram výzev MAS Harmonogram výzev je krátkodobý dokument, který manažer MAS zpracovává max. na 1 rok. Na následující kalendářní rok ho vypracuje podle vzoru - Dokumenty pro MAS Vzory, nejpozději do současného roku. V případě potřeby zajišťuje jeho aktualizaci, nejdříve však k daného roku. Schválený/aktualizovaný harmonogram Výkonnou radou zasílá manažer MAS na ŘO IROP do 2 pracovních dní prostřednictvím u na clldirop@mmr.cz a dále jej zveřejní na internetových stránkách MAS do 5 pracovních dní od jeho schválení. 4.2 Příprava a vyhlášení výzvy MAS Řídící orgán IROP (dále jen ŘO IROP ) vyhlásí výzvu na předkládání projektů v rámci SCLLD, MAS nemůže vyhlásit výzvu před vyhlášením výzvy ŘO IROP. Výzva musí být kolová a MAS ji zadává do MS Manažer MAS vytvoří návrh výzvy, který následně projedná Výkonná rada. Výkonná rada vypisuje výzvy v souladu s pravidly jednotlivých operačních programů a Metodickým pokynem pro integrované nástroje (MPIN) a Metodickým pokynem pro řízení výzev, hodnocení a výběr projektů v programovém období (MP ŘVHP) s důrazem na respektování zde uvedených závazných lhůt viz kapitola Výkonná rada na svém zasedání rozhodne o opatřeních, která budou vyhlášena, a rozhodne o výši finanční alokace na výzvu. Manažer MAS vytvoří návrh výzvy, který schvaluje Výkonná rada MAS. Manažer MAS zašle text výzvy, kritéria pro hodnocení projektů a interní postupy (pouze v případě první výzvy) ŘO IROP nejpozději 7 pracovních dní před vyhlášením výzvy toto se týká finálního zaslání schválené výzvy a příloh na adresu helpirop_in@mmr.cz Výzva MAS bude obsahovat informace o vymezené alokaci a přesný popis způsobu výběru projektů. Součástí výzvy proto musí být hodnotící kritéria stanovená s důrazem na soulad projektu s SCLLD, s principy pro určení hodnotících kritérií MAS uvedenými ve schválené SCLLD a s důrazem na soulad s daným OP a dle jím definovaných pravidel. Povinná struktura výzvy MAS pro IROP je k dispozici na Vzor výzvy je také k dispozici na: - složka Vzorové dokumenty pro MAS; Vzor textu výzvy. Po schválení výzvy ŘO a dle časového plánu výzvy dojde ke zveřejnění výzvy. Kancelář MAS výzvu vyhlašuje prostřednictvím systému MS Okamžikem vyhlášení výzvy MAS se rozumí její zveřejnění na internetových stránkách MAS tj. a to minimálně od data vyhlášení výzvy až do konce doby udržitelnosti všech projektů nebo do předložení závěrečné zprávy o provádění programu podle toho, co nastane později. Výzva musí být vyhlášena minimálně 30 kalendářních dnů před ukončením příjmu Žádostí o dotaci na MAS a příjem žádostí musí trvat minimálně 2 týdny. Vzhledem k tomu, že výzva a dokumenty s ní související, musí být vždy dohledatelné minimálně do roku 2030, bude na stránkách MAS existovat archiv výzev a souvisejících dokumentů. 8

9 Výzva je dále zveřejněna na facebookovém profilu MAS a je rozeslána em členům MAS Mikroregionu Telčsko. V případě potřeby rozhodne vedoucí pracovník SCLLD o zveřejnění v tisku primárně měsíčník Telčské listy atp. Postup připomínkování výzev, změn výzev a hodnoticích kritérií ŘO IROP: Vedoucí pracovník SCLLD/manažer MAS (dále jen kancelář MAS) zasílá dokumenty nejpozději ve stanoveném termínu na ŘO IROP (clldirop@mmr.cz), ŘO IROP dokumenty připomínkuje a zasílá na MAS. Kancelář MAS vypořádá připomínky a dokument ve změnové verzi na ŘO IROP (clldirop@mmr.cz). ŘO IROP zkontroluje zapracování zásadních připomínek a zasílá případně nové připomínky. V kladném případě potvrzuje zapracování všech připomínek k dokumentům MAS. ŘO může svolat jednání k neakceptovaným zásadním připomínkám. 1. MAS zasílá výše uvedenou dokumentaci ke kontrole ŘO IROP na clldirop@mmr.cz nejpozději do 35 pracovních dní před vyhlášením výzvy. 2. Pracovník ŘO IROP provede kontrolu podkladů a zasílá po kontrole připomínky k dokumentaci MAS. 3. MAS vypořádá připomínky a zasílá jejich zapracování na ŘO IROP na clldirop@mmr.cz spolu s vypořádáním připomínek v připomínkovém listu, nejpozději do 10 pracovních dní od zaslání připomínek ŘO IROP. 4. ŘO IROP zkontroluje akceptováním a zapracováním zásadních připomínek. ŘO IROP může svolat jednání k neakceptovaným zásadním připomínkám. 5. ŘO IROP potvrzuje zapracování připomínek k dokumentaci MAS a zasílá do 2 pracovních dnů od neuplatňování dalších připomínek MAS. 6. MAS po obdržení výše uvedeného u od ŘO IROP zasílá MAS finální verzi výzvy včetně kritérií a interních postupů (interní postupy zasílá MAS vždy s první výzvou a při jejich změně) na ŘO IROP helpirop_in@mmr.cz a clldirop@mmr.cz. MAS v případě výzev uvádí dokument s přívlastkem MAS_Telčsko_výzva č. xxx_final01 atd. V případě ostatní dokumentace uvádí verzi a datum, ke kterému je dokument schválen MAS. Změny vyhlášené výzvy provádí manažer MAS na základě změny legislativy, nadřazené metodiky v souladu s MPŘVHP, kapitola 5.2.4, dále kancelář MAS postupuje dle kapitoly 4.2 tohoto dokumentu. Změna musí být řádně odůvodněná. Odůvodnění musí obsahovat: popis změny, důvod provedení změny, případné dopady na administraci projektů ze strany žadatele / příjemce v informačním systému MS2014+ (toto ustanovení platí pouze pro změnu textu výzvy před ukončením příjmu žádostí o podporu). Změn, které je možné provést: prodloužit dobu příjmu žádostí o podporu před uzavřením výzvy, navýšit alokaci výzvy, pokud nebyla celá alokace na opatření již vyhlášená, formální úpravy příloh. Každou změnu výzvy musí MAS předkládat ke kontrole ŘO IROP. Pravidla pro provádění změn budou uvedena přímo ve výzvě při jejím vyhlášení nebo v navazující dokumentaci k výzvě. Při změně výzvy, resp. navazující dokumentace k výzvě, budou dodržena všechna dále uvedená pravidla. Změny ve výzvě projedná v rámci MAS Výkonná rada, která stanoví datum nabytí účinnosti změny výzvy a zároveň prodlouží lhůtu pro podávání žádostí 9

10 přiměřeně tak, aby zohledňovala předpokládanou dobu, kterou žadatel potřebuje, aby projekt (resp. žádost o podporu) změně přizpůsobil. V případě změny, u které je nutné provést úpravy v informačním systému MS2014+, Výkonná rada stanoví datum nabytí účinnosti změny výzvy a zároveň prodlouží lhůty pro podávání žádostí přiměřeně tak, aby zohledňovala předpokládanou dobu potřebnou pro provedení úpravy informačního systému. Případné změny výzev a navazující dokumentace provádí manažer MAS zveřejněním na internetových stránkách MAS, na webových stránkách programu (včetně odůvodnění) a zadává je do informačního systému MS2014+ (za informování a zadávání do systému MS je odpovědna manažer MAS). Manažer MAS uveřejní změny výzvy a zadá je do informačního systému v MS a na nejpozději do 5 pracovních dnů ode dne, kdy se dozví, že byly schváleny ŘO IROP. 4.3 Tvorba hodnoticích kritérií Kontrola formálních náležitostí a přijatelnosti a věcné hodnocení projektů probíhá na základě kritérií schválených Výkonnou radou MAS, které primárně hodnotí přínosy projektů k plnění záměrů a cílů strategie CLLD. Dále projekty musí splňovat aspekty kvality projektu tedy účelnost, potřebnost, efektivnost, hospodárnost, proveditelnost a soulad s horizontálními principy. V návaznosti na výše uvedené zásady MAS sestaví seznam kritérií včetně jednoznačného popisu, jak budou jednotlivá kritéria při hodnocení projektu posuzována v souladu s kapitolou MP ŘVHP. Komplexní kritéria pro hodnocení projektů MAS zveřejní na svých internetových stránkách a budou uvedena ve výzvě MAS, čímž bude zajištěno, že dokument s hodnotícími kritérii bude veřejně dostupný. Základní pravidla pro tvorbu kritérií: jednoznačnost vymezení každého kritéria kritéria budou vymezena srozumitelně a zajistí jednoznačnou interpretaci obsahu kritéria, tj. toho, co má být hodnoceno, jakým způsobem a na základě čeho (zdroj informací) minimalizace úrovně obecnosti jednotlivých kritérií prostřednictvím vymezeného postupu hodnocení zabránění duplicitám a překrývání kritérií duplicita znamená, že tentýž aspekt projektu se hodnotí dvakrát nebo vícekrát, překrývání nastává tehdy, jestliže určité kritérium v sobě zahrnuje ještě jiné kritérium projekt přispívá k dosažení cílů a výsledků příslušného opatření a strategie CLLD, kritéria jsou nediskriminační a transparentní v souladu s čl. 7 a 8 nařízení EU č. 1303/2013 MAS ve výzvě stanoví, která kritéria přijatelnosti jsou napravitelná a nenapravitelná ve fázi hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti alespoň jedno z kritérií bude posuzovat soulad projektu se schválenou strategií MAS MAS nehodnotí podle kritérií závěrečného ověření způsobilosti projektů, které provádí CRR MAS v IROP nepoužívá kombinovaná kritéria Manažer MAS vypracuje návrh hodnoticích kritérií, schvalování a připomínkování probíhá podle postupu uvedeného v kapitole 4.2. Dále manažer MAS vypracuje kontrolní listy k jednotlivým částem hodnocení (tj. hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti a věcné hodnocení), které budou hodnotitelé vyplňovat, aby byl zajištěn jednotný přístup ke všem žadatelům. 10

11 V rámci hodnoticích kritérií a následně v kontrolních listech bude uveden odkaz na část dokumentace, ze které bude hodnocení každého kritéria vycházet. V rámci věcného i formálního hodnocení toto bude uvedeno v rámci každého kritéria. Příjem žádostí o podporu na MAS Žadatel podává Žádost o podporu elektronicky prostřednictvím informačního systému MS dle časového plánu výzvy MAS. Žádost musí být opatřena elektronickým podpisem oprávněné osoby. Příjem žádostí a ukončení příjmu žádostí je dle časového harmonogramu výzvy. Rozhodným okamžikem podání žádostí je datum a čas podání žádosti do systému. V MS je žadatel dialogovým oknem informován, že žádost byla podána. Manažer MAS zveřejní na webových stránkách nejpozději do 5 pracovních dní od ukončení příjmu žádostí seznam přijatých žádostí. Seznam bude obsahovat minimálně tyto náležitosti: název projektu, registrační číslo projektu a celkové způsobilé výdaje. Žadatelé mohou konzultovat své projektové záměry s vedoucím pracovníkem pro SCLLD nebo jím pověřenými zaměstnanci MAS. Kontakty na Vedoucího pracovníka MAS pro realizaci SCLLD a další manažeri MAS, oprávněné poskytovat konzultace, jsou uvedeny ve výzvě MAS a na internetových stránkách Po vyhlášení výzvy MAS jsou uskutečněny semináře pro žadatele k dané výzvě, na kterých budou konzultovány konkrétní podmínky výzvy MAS, dílčí kroky k úspěšnému založení a podání žádosti do MS2014+ a řešeny konkrétní dotazy žadatelů. V případě zájmu ze strany žadatelů budou následovat individuální konzultace v kanceláři MAS, popř. telefonicky. 4.4 Kontrolní listy MAS Na přípravě kontrolních listů se podílí manažeři MAS, kteří vypracovali hodnoticí kritéria. Manažer MAS zpracuje kontrolní listy podle vzoru před vyhlášením výzvy a zašle ho k připomínkám na ŘO IROP s připravenou výzvou a schválenými kritérii nebo po vyhlášení výzvy MAS nejpozději 5 pracovních dní před ukončením příjmu žádostí ve výzvě MAS na clldirop@mmr.cz. 5. Hodnocení a výběr projektů Hodnocení projektů je soubor činností, které jsou vykonávány od podání žádosti o podporu do vydání/podepsání právního aktu o poskytnutí dotace. Hodnocení projekt probíhá ve třech fázích. - Hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti, které provádí zaměstnanci MAS. - Věcné hodnocení které provádí Výběrová komise MAS. - Závěrečné ověření způsobilosti projektů, které provádí CRR (Obecná a Specifická pravidla pro žadatele a příjemce). Obecná a Specifická pravidla jsou uvedena na webu ŘO IROP u každé výzvy ŘO IROP. Kritéria pro závěrečné ověření způsobilosti jsou uvedena ve Specifických pravidlech pro žadatele a příjemce k dané výzvě ŘO IROP. Hodnotitelé provádějí hodnocení podle předem stanovených kritérií pro hodnocení projektů a vyplňují kontrolní list. Ke každému kritériu uvádějí srozumitelné odůvodnění výsledku hodnocení. Externí experti: S jejich využitím pro IROP MAS nepočítá. 11

12 5.1 Kontrola formálních náležitostí a přijatelnosti Hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti je prováděno jako jeden krok. Hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti v rámci MAS provedou manažeři MAS a to nejpozději do 15 pracovních dní po ukončení příjmů žádostí. Manažeři MAS před samotným hodnocením přijatelnosti a formálních náležitostí podepíší tzv. Etický kodex, který je k dispozici na (blíže ve složce LEADER/ LEADER / Výzvy MAS IROP ) Při hodnocení přijatelnosti a formálních náležitostí bude uplatněno tzv. pravidlo čtyř očí tj. hodnocení jedním hodnotitelem a nezávislé zkontrolování a schválení schvalovatelem. Schvalovatel vychází při kontrole z výstupu prvního hodnotitele a hodnocení mu může vrátit k přepracování, pokud nalezne pochybení. Schvalovatel má v případě neshody mezi hodnotitelem a schvalovatelem rozhodující slovo. Kritéria pro kontrolu formálních náležitostí a přijatelnosti mají formu vylučovacích kritérií v podobě: splněno / nesplněno / nerelevantní/ nehodnoceno. nerelevantní pro případy, kdy se kritérium na daný projekt nevztahuje nehodnoceno pro případy, kdy je pro vyhodnocení kritéria nutné vyžádat doplnění informace od žadatele MAS označí napravitelná a nenapravitelná kritéria ve fázi hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti. V případě nesplnění alespoň jednoho kritéria, které bude ve Výzvě MAS uvedeno jako nenapravitelné, musí být žádost o podporu vyloučena z dalšího procesu hodnocení. V případě, že jsou všechna nenapravitelná kritéria splněna (nebo nemohou být vyhodnocena pro nedostatek informací v žádosti o podporu) a dojede k nesplnění jednoho či více napravitelných kritérií při kontrole formálních náležitostí a přijatelnosti, bude žadatel vyzván do 5 pracovních dnů kanceláří MAS (maximálně však 2x) přes systém MS formou depeše k doplnění (nikoliv k dopracování) žádosti o podporu, a to ve lhůtě maximálně 5 pracovních dnů od data doručení výzvy k doplnění. Po doplnění požadovaných informací ze strany žadatele (kdy doplnění bude žadatel posílat formou depeše přes systém MS 2014+) bude opětovně provedeno hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti. U kritérií nedotčených změnami převezmou hodnocení z původního hodnotícího posudku, u ostatních kritérií provedou hodnocení nové. Při hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti vyplňuje hodnotitel kontrolní listy. Hodnotitelé uvádějí ke každému kritériu jasné a srozumitelné odůvodnění výsledku hodnocení. Výstupem každého hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti projektu je jeden kontrolní list, který je hodnotitelem nahrán do MS Informování žadatele o výsledku hodnocení přijatelnosti a formálních náležitostí proběhne formou depeše přes systém MS Proti výsledku hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti je možné podat žádost o přezkum. Hodnotitel vyplní na základě kontroly formálních náležitostí a přijatelnosti kontrolní listy, které se nahrají do systému MS Schvalovatel hodnocení FNaP v MS2014+ následně schvaluje a předává projekt do fáze věcného hodnocení změnou stavu v MS Žádosti, které neprojdou hodnocením FNaP a nesplní tedy podmínky tohoto hodnocení do věcného hodnocení nepostupují. 12

13 Následující den bude žadatel informován o výsledku hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti formou depeše přes systém MS Po uplynutí lhůty pro podání žádostí o přezkum informuje manažer MAS elektronicky členy Výběrové komise o započetí věcného hodnocení. Lhůta pro věcné hodnocení začíná běžet následující den od zaslání informace o ukončeném hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti členům Výběrové komise. Podrobnosti o podání Žádosti o přezkum více kapitole 6 tohoto dokumentu (Přezkum hodnocení projektů). 5.2 Věcné hodnocení Věcné hodnocení projektů provádí Výběrová komise (dále jen VK ), a to v souladu s Jednacím řádem Výběrové komise, který je k dispozici na (blíže v záložce LEADER/ LEADER / Výzvy MAS IROP Před samotným zahájením hodnocení a výběru projektů jsou členové VK řádně proškoleni ohledně hodnocení projektů, jsou seznámeni s jejich pravomocemi, odpovědností a postupem hodnocení. Všichni členové VK podepíší Etický kodex před zahájením hodnocení a výběru projektů. Kancelář MAS zajistí, aby při rozhodování o hodnocení a výběru projektů veřejné orgány a ani žádná ze zájmových skupin neměly více než 49 % hlasů. VK je hodnotícím orgánem MAS. Věcné hodnocení provede VK nejpozději do 20 pracovních dnů od ukončení fáze kontroly formálních náležitostí a přijatelnosti (po uplynutí lhůty pro podání žádosti o přezkum a vyřešení případných přezkumů hodnocení.) Hodnocení probíhá konsenzuálně v rámci zasedání přítomných členů VK. Arbitr vzhledem k použitému způsobu hodnocení nebude nikdy použit. VK projekty bodově hodnotí dle stanovených preferenčních kritérií, vyplní kontrolní list a na základě hodnocení navrhne výběr projektů k podpoře, které byly předloženy v rámci vyhlášené výzvy. VK sestaví pořadí projektů a vytvoří seznam projektů dle bodového hodnocení. V případě stejného počtu bodů je preferován projekt s dřívějším datem a časem finalizace žádosti. Bodová hranice pro splnění věcného hodnocení jsou projekty, které dosáhnou alespoň minimální bodové hranice stanovené v příslušné výzvě. V průběhu věcného hodnocení nesmí hodnotitelé komunikovat se žadateli. Předseda VK řídí zasedání. Zasedání se účastní pouze členové, kteří nejsou s projektem nebo žadatelem nijak svázáni nebo zainteresování. K jednání výběrové komise jsou zváni pracovníci CRR. Ukončení hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti se pak rozumí okamžik, kdy byla odeslána poslední depeše přes systém MS2014+ o výsledku hodnocení, případně kdy byl vyřízen přezkum u všech projektů, kde byla žádost o přezkum podána. Manažer MAS/Předseda Výběrového orgánu zasílá pozvánku na jednání Výběrového orgánu MAS do 2 pracovních dnů od ukončení kontroly formálních náležitostí a přijatelnosti členům a metodikovi CRR z příslušného kraje. Manažer MAS připraví dokumentaci a podklady pro hodnocení, elektronickou verzi žádosti o podporu, studie proveditelnosti vedenou v MS2014+ a další dokumenty. Tzn. Manažer MAS připraví k hodnocení všechny dokumenty, uvedené v kontrolních listech jako 13

14 referenční. Zajistí proškolení členů Výběrové komise o střetu zájmů, seznámí členy s postupem při bodování a rozhodování (tj. s jednacím řádem) o doporučených/nedoporučených projektech k financování. Podklady pro hodnocení členové Výběrové komise obdrží nejpozději 5 pracovních dní před jeho jednáním v tištěné formě. Na jednání Výběrové komise vznikne zápis s vypracovaným kontrolním listem ke každému projektu, podrobnosti o kontrolním listu v kapitole 4.4 tohoto dokumentu. Členové Výběrové komise v průběhu hodnocení nekomunikují s žadateli. O výsledku hodnocení hlasuje Výběrová komise MAS. Členové, kteří jsou ve střetu zájmu, se hlasování nezúčastní. V případě rovnosti bodů dvou a více projektů, rozhoduje datum a čas příjmu žádostí o podporu v MS2014+ v uvedeném pořadí. Po jednání je zápis Výběrové komise s kontrolním listem vložen do 2 pracovních dnů předsedou Výběrového orgánu MAS/Vedoucím pracovníkem MAS pro realizaci SCLLD do MS Zápis obsahuje projekty seřazené podle dosažených bodů, rozdělené na projekty, které splnily a nesplnily podmínky věcného hodnocení. O výsledku věcného hodnocení je informován žadatel manažerem MAS prostřednictvím interní depeše MS do 2 pracovních dnů po zadání výsledku hodnocení do MS Následující den od zaslání interní depeše běží žadateli lhůta možnosti podání žádosti o přezkum. Žadatelé se mohou přezkumu vzdát, podrobnosti v kapitole 6 tohoto dokumentu. Po vyřešení žádostí o přezkum jsou projekty předány Výkonné radě (podrobnosti o výběru projektu jsou uvedeny v kapitole 5.3 tohoto dokumentu). Členové Výběrové komise podepisují zápis s výsledky jednání, výjimkou je situace, kdy vytvoření zápisu probíhá po jednání, v tomto případě postačuje, pokud členové Výběrové komise mají zápis k dispozici k připomínkám a jeho správnost stvrzuje podpisem předseda Výběrové komise. Zapisovatel vypracuje zápis do 2 pracovních dní od jeho konání. Členové Výběrové komise obdrží zápis k připomínkám nejpozději do 2 pracovních dnů od jeho vypracování. Lhůta pro uplatňování připomínek je stanovena na 3 pracovní dny od jeho zaslání. V případě, kdy neobdrží zpracovatel zápisu žádné připomínky, bude považovat zápis za schválený členy Výběrové komise. 5.3 Výběr projektů Výběr projektů k realizaci má v kompetenci Výkonná rada MAS. Oznámení o svolání Výkonné rady MAS proběhne do 2 pracovních dnů po předání Zápisu a výsledku věcného hodnocení Výběrovou komisí MAS. Manažer MAS zasílá pozvánku členům Výkonné rady. Součástí pozvánky je zápis Výběrové komise MAS, popřípadě další dokumentace MAS. Jednání Výkonné rady se koná nejpozději do 10 pracovních dnů od ukončení fáze věcného hodnocení (po uplynutí lhůty pro podání žádosti o přezkum a vyřešení případných přezkumů v hodnocení). Výkonná rada vybírá projekty na základě návrhu Výběrové komise MAS. Členové Výkonné rady MAS, kteří potvrzují výběr projektů na základě výsledku hodnocení, nesmí být ve střetu zájmu. Při výběru projektů platí pořadí projektů a jejich bodové ohodnocení z věcného hodnocení, nelze jej měnit. Výběrová komise může určit náhradní projekty, které uvádí v zápise z jednání. Náhradním projektem je hraniční projekt, popřípadě další projekt ve výzvě MAS (max. do 120 % alokace výzvy MAS), který splnil podmínky věcného hodnocení, ale ve výzvě není dostatek finančních prostředků na podporu v plné výši. 14

15 Výkonná rada MAS zodpovídá za alokaci výzvy MAS, v případě náhradních projektů může rozhodnout o jejím navýšení, pokud výzva nebyla vyhlášena na celou alokaci opatření, tzn., že může rozhodnout o navýšení alokace výzvy do výše celkových způsobilých výdajů na opatření strategie CLLD. V případě nevyčerpání alokace ve výzvě MAS rozhodne o možnosti opětovného vyhlášení výzvy MAS. Z jednání Výkonné rady bude vytvořen zápis manažerem MAS, ve kterém jsou vypsány projekty, které byly a nebyly vybrány, popřípadě náhradní projekty. Členové Výkonné rady podepisují zápis s výsledky jednání, výjimkou je situace, kdy vytvoření zápisu probíhá po jednání, v tomto případě postačuje, pokud členové výkonné rady mají zápis k dispozici k připomínkám a jeho správnost stvrzuje podpisem předseda Výkonné rady. Zápis z jednání vytvoří odpovědná osoba nejpozději do 2 pracovních dnů od jeho konání. Členové Výkonné rady obdrží zápis k připomínkám nejpozději do 2 pracovních dnů od jeho vypracování. Lhůta pro uplatňování připomínek je stanovena na 3 pracovní dny od jeho zaslání. V případě, kdy neobdrží zpracovatel zápisu žádné připomínky, bude považovat zápis za schválený členy orgánu. Po jeho podepsání Předsedou Výkonné rady manažer MAS vkládá zápis do MS Manažer MAS po vložení zápisu Výkonné rady do MS2014+ zasílá do 2 pracovních dnů interní depeši žadateli. Zároveň zasílá na CRR depeši k předání projektů k závěrečnému ověření způsobilosti, Obecná pravidla pro žadatele a příjemce, kapitola 3.4. Zveřejňuje seznam vybraných a nevybraných projektů na webu do 5 pracovních dní od zaslání depeše CRR. Proti rozhodnutí Výkonné rady o výběru projektů může žadatel podat stížnost podle kapitoly 11 těchto IP. 6. Přezkum hodnocení projektů Žadatel může podat žádost o přezkum, pokud nesouhlasí s hodnocením MAS. Může se jednat o hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti nebo věcného hodnocení. Proti neschválení projektů žadatel nepodává přezkum hodnocení projektů ale stížnost proti postupu MAS. Každý žadatel může podat žádost o přezkum nejpozději do 15 kalendářních dnů ode dne doručení oznámení s podklady pro vydání rozhodnutí. Tedy ode dne, kdy se do systému přihlásí žadatel nebo jím pověřená osoba, případně po uplynutí 10 kalendářních dnů ode dne, kdy byl dokument s Oznámením s podklady pro vydání rozhodnutí do systému vložen. MAS informuje žadatele o možnosti vzdání se přezkumu interní depeší z důvodu urychlení hodnoticího procesu MAS. Urychlit proces hodnocení lze pouze v případě, kdy všichni žadatelé ve výzvě MAS se vzdají možnosti přezkumu. Vzor Vzdání se práva podat o žádost o přezkum ( - Dokumenty pro MAS ). Dokument vzdání se přezkumu MAS přiloží k výsledku hodnocení do MS Žadatel vyplní jednotný formulář pro přezkum a odešle ho přes interní depeši v systému MS2014+ MAS, viz příloha č. 7 Obecných pravidel pro žadatele a příjemce. Postup zadávání žádosti o přezkum MS2014+ je v příloze č. 19 Obecných pravidel pro žadatele a příjemce. Přezkum provádí Dozorčí rada MAS na základě podkladů od žadatele, který o přezkumné řízení požádal. V případě nedoložení všech potřebných informací k přezkumu je žadatel oprávněnou osobou interní depeší vyzván max. 2krát k doplnění žádosti o přezkum. Lhůta pro doplnění je stanovena na 5 pracovních dní od zaslání u žadateli s žádostí o doplnění podkladů pro přezkum. 15

16 Lhůta na přezkum je během doplnění pozastavena, začíná běžet po doplnění podkladů 5 pracovních dní. Výsledek Dozorčí rady je zaznamenán do zápisu z jednání příslušného orgánu ( - Dokumenty pro MAS ). Z jednání Dozorčí rady musí být pořízen zápis, který bude obsahovat minimálně následující informace: datum a čas začátku jednání, jmenný seznam účastníků, stručný popis obsahu žádosti o přezkum, identifikace žádosti o podporu, osoby vyloučené z rozhodování o dané žádosti o přezkum z důvodu střetu zájmů, rozhodnutí Kontrolního orgánu MAS s podpisy členů (informace o tom, kdo a jak hlasoval), včetně odůvodnění. Zápis vypracovává člen odpovědná osoba a schvaluje ho Výkonná rada MAS. Dozorčí rada MAS postupuje podle Jednacího řádu, který je dostupný (blíže ve složce LEADER/ LEADER /Výzvy MAS IROP Dozorčí rada MAS rozhodne nejpozději do 22 pracovních dnů od podání žádosti o přezkum, v odůvodněných případech do 44 pracovních dnů od podání žádosti o přezkum. O důvodech prodloužení lhůty bude žadatele informován interní depeší prostřednictvím MS Dozorčí rada se zabývá kritérii, jejichž nesplnění vedlo k vyřazení žádosti o podporu nebo proti výsledku bodového hodnocení. U každého přezkoumávaného kritéria Dozorčí rada uvede, zda shledal žádost důvodnou/částečně důvodnou/nedůvodnou a zároveň uvede popis svého rozhodnutí. V případě, že žadatel v Žádosti o přezkum napadá kritéria, jejichž nesplnění nevedlo k vyřazení žádosti o podporu (např. kritéria formálních náležitostí, u kterých nebyl vyzván k doplnění, protože žádost nesplňovala některé z nenapravitelných kritérií přijatelnosti), se Dozorčí rada MAS těmito kritérii nezabývá. Výrok Dozorčí rady MAS je závazný. Pokud nastane situace, kdy bude žádost o přezkum vyhodnocena jako důvodná či částečně důvodná, proběhne nové hodnocení u těch kritérií, které byly přezkumem zpochybněny. Nové hodnocení proběhne nejpozději do 20 pracovních dnů podle procesu hodnocení nastaveného v těchto IP. Přezkum výsledku Závěrečného ověření způsobilosti projektů CLLD se řídí pravidly ŘO IROP, Obecná pravidla, kapitola Postupy pro posuzování změn projektů A) Žadatel během hodnocení na MAS podá ŽoZ MAS dokončí hodnocení projektu a poté zjišťuje, zda ŽoZ má nebo nemá vliv na výsledek hodnocení MAS a je v souladu se strategií CLLD. Manažer MAS vyhledá v MS2014+ podanou ŽoZ po ukončení věcného hodnocení projektu a do depeše, kterou předává projekty na CRR k Závěrečnému ověření způsobilosti, uvede, zda změna má nebo nemá vliv na výsledek hodnocení MAS a je v souladu se strategií CLLD (viz vzor depeše k předání projektů k ZOZ na CRR dle Příručky pro hodnocení v MS 2014+). B) Před vydáním právního aktu a probíhá hodnocení CRR Žadatel při podání ŽoZ doloží vyjádření kanceláře MAS (vliv na strategii CLLD a na hodnocení MAS) Manažer MAS vypracuje vyjádření nejpozději do 15 pracovních dní od podání změny žadatelem na 16

17 manažera MAS. Po vydání vyjádření MAS, žadatel podává ŽoZ v MS CRR zkontroluje obsah vyjádření. V případě, že bude obsahovat vyjádření MAS, že podaná ŽoZ má vliv na hodnocení MAS, CRR změnu nedoporučí. V případě, kdy změna obsahuje vyjádření MAS, že změna nemá vliv na výsledek hodnocení a je v souladu se strategií CLLD, změna se doporučí. V případě, kdy změna nebude obsahovat vyjádření MAS, vyzve CRR žadatele k doplnění tohoto vyjádření. CRR dokončí hodnocení Závěrečného ověření způsobilosti a posoudí, zda změna má vliv na výsledek závěrečného ověření způsobilosti. V případě, že ŽoZ nemá vliv na výsledek hodnocení, doporučí změnu projektu. V případě, kdy ŽoZ má vliv na výsledek ZoZ, nedoporučí změnu projektu. C) Po vydání právního aktu Žadatel při podání ŽoZ doloží vyjádření MAS (vliv na strategii CLLD a na hodnocení MAS). Manažer MAS vypracuje vyjádření nejpozději do 15 pracovních dní od podání změny žadatelem na Manažera MAS. Po vydání vyjádření MAS žadatel podává ŽoZ v MS CRR zkontroluje obsah vyjádření. V případě, že bude obsahovat vyjádření MAS, že podaná ŽoZ má vliv na hodnocení MAS, CRR změnu nedoporučí. V případě, kdy změna obsahuje vyjádření MAS, že změna nemá vliv na výsledek hodnocení a je v souladu se strategií CLLD, změna se doporučí. V případě, kdy změna nebude obsahovat vyjádření MAS, vyzve CRR žadatele k doplnění tohoto vyjádření. CRR kontroluje vliv změny na závěrečné ověření způsobilosti. V případě, že projekt nemá vliv na výsledek hodnocení, doporučí změnu projektu. V případě, kdy změna má vliv na výsledek ZoZ, nedoporučí změnu projektu. Pokud má změna vliv na Právní akt, je ŽoZ předána se stanoviskem MAS a CRR na ŘO IROP. 8. Opatření proti střetu zájmů Zaměstnanci MAS, kteří se podílí na poradenství, kontrolách, administraci projektů a provádějí podpůrnou činnost při jejich výběru, nesmí zpracovávat projekty do výzev MAS. Zaměstnanci kanceláře MAS, provádějící kontrolu formálních náležitostí a přijatelnosti, nesmí být v podjatosti vůči hodnoceným projektům a podepíší etický kodex. Pokud zaměstnanci kanceláře MAS jsou podjati, informují odpovědnou osobu/orgán a nesmí žádný projekt v dané výzvě hodnotit. Členové Výběrové komise, Výkonné rady a Dozorčí rady před každým jednáním, ve kterém je prováděno hodnocení nebo výběr projektů, podepíší etický kodex. V něm jsou uvedeny postupy pro zamezení korupčního jednání, zajištění transparentnosti a rovného přístupu k žadatelům. Členové orgánu Výběrové komise a Výkonné rady, kteří jsou ve střetu zájmů, nebudou hodnotit nebo vybírat projekty. Pokud vnitřní dokumentace MAS stanovuje, že orgán je usnášení schopný pouze v nadpoloviční většině, členové Výběrové komise a Výkonné rady stanoví takový poměr zájmových skupin v souladu se Standardy, které zaručují dodržení pravidla i v případě nepřítomnosti nebo střetu zájmů několika členů orgánů. Výběrová komise MAS, která provádí věcné hodnocení, řádně zdůvodňují výsledek věcného hodnocení do kontrolního listu MAS. Dozorčí rada v každé výzvě prověří min. 15 % projektů před každým jednáním, zda u jejich hodnocení a výběru nejsou členové Výběrové komise nebo Výkonné rady ve střetu zájmů. a. Ověření bude probíhat zadáním IČ žadatele na stránky Justice.cz nebo rejstrikfirem.kurzy.cz, zde DR porovná, zda členové Výběrové komise a Výkonné rady, kteří se podílejí na výběru projektů, nejsou ve vedení firmy, členy rozhodovacího orgánu, zakladateli apod., dle formy právnické osoby. b. U FO prověří veřejný rejstřík dle FO zda osoba žadatele, nemá vazbu na členy Výběrové komise nebo Výkonné rady, popřípadě dalšího orgánu podílejícího se na výběru projektu např. společnou adresu bydliště, sídla firmy. c. Ověřením, že proběhlo šetření ke střetu zájmů, všichni hodnotitelé, účastníci podepsali etický kodexy 17

18 d. V případě, že DR zjistí před každým jednáním, že některý z hodnotitelů je ve střetu zájmu vybídne ho, aby od hodnocení odstoupil. Vedoucí pracovník MAS pro realizaci SCLLD zajistí, aby při hodnocení a výběru projektů veřejný sektor ani žádná z jednotlivých zájmových skupin neměly více než 49 % hlasů (dodržení podmínek Standardy MAS). Z jednání Výběrové komise, Výkonné rady a Dozorčí rady je pořízen písemný zápis, který obsahuje minimálně: o Datum a čas jednání. o Jmenný seznam účastníků. o Přehled doporučených/nedoporučených projektů včetně popisu zdůvodnění ke každému projektu a jejich slovní a bodové ohodnocení. o Členové Výběrové komise, Výkonné rady a Dozorčí rady MAS podepisují zápis s výsledky jednání, výjimkou je situace, kdy vytvoření zápisu probíhá po jednání, v tomto případě postačuje, pokud členové mají zápis k dispozici k připomínkám a jeho správnost stvrzuje podpisem ověřovatel zápisu 1. Zápis z jednání orgánů MAS provádějící hodnocení a výběr projektů, přezkum hodnocení bude vložen do MS2014+ manažerem MAS. Zápis z jednání orgánů MAS Telčsko zveřejní manažer MAS a společně se seznamem vybraných a nevybraných projektů MAS do 5 pracovních dnů od ukončení jednání. Výsledek hodnocení za jednotlivá hodnoticí (preferenční) kritéria (kontrolní list MAS) bude uložen u projektu v MS Auditní stopa, archivace Manažeři MAS zajišťují po dobu určenou právními předpisy ČR nebo EU (minimálně do konce roku 2030) uchování veškeré dokumentace, související se strategií CLLD a její realizací a poskytuje informace a dokumentaci, vztahující se k integrované strategii, zaměstnancům nebo zmocněncům pověřených orgánů Ministerstva pro místní rozvoj ČR, Ministerstva financí ČR, Evropské komise, Evropského účetního dvora, Nejvyššího kontrolního úřadu, Auditního orgánu (dále jen ( AO ), Platebního a certifikačního orgánu (dále jen PCO ), příslušného orgánu finanční správy a dalších oprávněných orgánů státní správy) a dále MAS archivuje dokumentaci dle pravidel IROP. MAS musí umožnit výkon kontrol a poskytnout součinnost při provádění kontrol. Archivace je prováděna v souladu se zákonem č. 167/2012 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů. Na každé písemnosti či složce bude vyznačena skartační lhůta. Archivací se rozumí uchování originálů dokumentů nebo záznamů v elektronické podobě a jejich provedených změn (původní verze, aktualizované verze, platné verze, doklady o změnových řízeních projektu). Pokud u MAS probíhá kontrola, manažer MAS/odpovědný pracovník informuje o výsledku kontroly ŘO IROP, oddělení kontroly nejpozději do 10 pracovních dnů od obdržení výsledku kontroly. Výsledek vkládá manažer MAS do MS2014+ do záložky Dokumentace k projektu 4.2. V případě, kdy kontrolu nebo monitorovací návštěvu provádí ŘO IROP/CRR ČR, o výsledku kontroly/monitorovací návštěvy je MAS informována a výsledek kontroly vkládá do MS2014+ ŘO IROP/CRR do 2 pracovních dnů po zpracování výsledku. 1 Ověřovatel zápisu je předseda komise, který se jednání účastnil. 18

19 MAS je povinna zajistit po dobu určenou právním předpisy ČR nebo EU uchování veškeré dokumentace, související se strategií CLLD a její realizací, a poskytovat informace a dokumentaci, vztahující se k integrované strategii, zaměstnancům nebo zmocněncům pověřených orgánů Ministerstva pro místní rozvoj ČR, Ministerstva financí ČR, Evropské komise, Evropského účetního dvora, Nejvyššího kontrolního úřadu, Auditního orgánu, Platebního a certifikačního orgánu, příslušného orgánu finanční správy a dalších oprávněných orgánů státní správy. Všechny dokumenty musí příjemce archivovat a uchovávat minimálně do roku 2030 a/nebo je-li v českých právních předpisech stanovena lhůta delší, musí být použita pro úschovu delší lhůta. Pro potřeby archivace jsou zajištěny vhodné prostory k uchování dokumentace v kanceláři MAS. Archivace zejména žádostí o podporu, hodnocení projektů, výběr projektů, posuzování změn projektů, výzvy, kritéria, kontrolní listy bude zajištěna v systému MS Podpůrné tištěné dokumenty jako jsou např. komunikace se žadateli, prezentace ze seminářů pro žadatele, prezenční listiny, zápisy z jednání jsou uchovávány ve složkách v kanceláři MAS. Elektronické dokumenty jsou archivovány na záložním disku. Stanovy, statut, dokumenty z jednání orgánů, smlouvy a dohody se zaměstnanci a institucemi, účetní, mzdové a finanční doklady budou archivovány v originální tištěné podobě v příslušných složkách. 10. Nesrovnalosti a stížnosti 10.1 Nesrovnalosti Nesrovnalostí se rozumí porušení právních předpisů EU nebo ČR v důsledku jednání nebo opomenutí, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu EU nebo ve veřejném rozpočtu ČR, a to započtením neoprávněného výdaje do souhrnného rozpočtu EU nebo do veřejného rozpočtu ČR. Trestný čin, spáchaný při realizaci programů nebo projektů spolufinancovaných z rozpočtu EU, se vždy považuje za nesrovnalost (více viz kapitola 17 Obecných pravidel). Odpovědnost za dodržení všech náležitostí vyřizování nesrovnalostí a stížností Dozorčí rada MAS Telčsko. Manažeři MAS jsou povinni veškerá podezření na nesrovnalost, zejména podvodné jednání bezodkladně oznámit ŘO IROP, oddělení kontroly, prostřednictvím formuláře v MS V MS je uvedena záložka Oznámení o podezření na nesrovnalost Vyřizování stížností Odpovědnost za vyřizování stížností na činnost MAS je v kompetenci Dozorčí rady MAS, podle Jednacího řádu. Jestliže se stížnost týká projektu financovaného z IROP, jsou veškeré informace o stížnosti založeny v dokumentaci v MS 2014+/v dokumentaci u žadatele. V ostatních případech založí pověřený zaměstnanec MAS samostatný spis stížnosti. O ukončení řízení ve věci podané stížnosti je stěžovateli odesláno do 2 pracovních dnů prostřednictvím MS vyrozumění. Ve vyrozumění je uvedeno, zda podaná stížnost byla shledána důvodnou, částečně důvodnou či nedůvodnou. Dozorčí rada MAS podanou stížnost vyřídí v nejkratší době, nejpozději do 20 pracovních dní od jejího doručení. Stanovenou lhůtu lze překročit, nelze-li v jejím průběhu zajistit podklady potřebné pro vyřízení stížnosti. V uvedené lhůtě musí být stěžovatel vyrozuměn o vyřízení stížnosti. 19

20 Důvodná nebo částečně důvodná stížnost se považuje za vyřízenou, jakmile byla učiněna opatření potřebná k odstranění zjištěných nedostatků a stěžovatel o nich byl vyrozuměn. Nedůvodná stížnost je vyřízena vyrozuměním stěžovatele. Pokud se stížnost nevztahuje na MAS, Dozorčí rada MAS se jí nebude zabývat a písemně vyrozumí stěžovatele do 5 pracovních dnů od obdržení podnětu. MAS neprošetřuje opakované stížnosti ke stejné problematice, pokud neobsahují nové skutečnosti, které nebyly v době šetření známé a mohly by mít vliv na vyřízení původní stížnosti. O výsledku bude vytvořen zápis a stěžovatel bude informován interní depeší v MS Komunikace s žadateli a partnery Komunikaci s žadateli zajišťují manažeři MAS. Konzultace MAS s žadateli a příjemci poskytuje bezplatně k přípravě projektu a k navrhovaným změnám projektů stejně tak i realizaci seminářů a workshopů určených pro ně. Komunikace s žadateli a partnery MAS probíhá prostřednictvím elektronické komunikace MS2014+ popřípadě jinou elektronickou formou. Manažeři MAS odpovídá na dotazy žadatelů do 2 pracovních dní od zaslání dotazu MAS. Pověření zaměstnanci MAS poskytují i osobní konzultace především v prostorách pracoviště MAS, po domluvě na sjednaném místě. MAS na svých stránkách uvádí konzultační hodiny a kontaktní osoby. Na základě telefonického komunikace je možné konzultaci sjednat i na jiné termíny oproti uvedeným konzultačním hodinám. Komunikace mezi kanceláří MAS, žadateli a příjemci probíhá elektronicky, prostřednictvím depeše v MS2014+, v případě nefunkčnosti systému dalším elektronickým způsobem a osobně. Z osobního setkání vznikne zápis, pokud jde o jednání s partnery či žadatelem. Komunikace s žadateli a partnery bude probíhat také prostřednictvím nástrojů volitelné publicity (viz kapitola 5 Specifických pravidel pro výzvu č. 6 IROP: Manažer MAS je dále odpovědný za funkčnost internetových stránek MAS které jsou jedním z typu komunikace. Web MAS obsahuje minimálně: Zřizovací dokumentaci MAS, interní postupy Aktuální seznam partnerů a zájmových skupin Adresa sídla, kanceláře, konzultační hodiny a kontaktní osoby Mapu území MAS Výroční zprávy o činnosti hospodaření MAS Seznam členů povinných orgánů MAS Výzvy MAS včetně relevantních příloh Informace o projektech podpořených v rámci CLLD V případě, kdy nebude moci MAS zodpovědět dotazy účastníků semináře, budou konzultovány s nadřízenými orgány nebo budou žadatelům a příjemců poskytnuty kontakty na odpovědné pracovníky CRR Komunikace MAS s žadateli je zobrazena v Komunikačním a informačním modelu IN - Dokumenty pro MAS. 20