ESSELTE, s.r.o. Oznámení o ochraně osobních údajů

Transkript

1 Aktualizováno dne: 25. května 2018 ESSELTE, s.r.o. Oznámení o ochraně osobních údajů Společnost ESSELTE, s.r.o. se zavazuje chránit vaše soukromí. Vypracovali jsme tyto zásady ochrany osobních údajů, abychom poskytli směrnice pro naši organizaci a abychom vás informovali, jakým způsobem shromažďujeme, řídíme a používáme vaše elektronicky a jinak získávané údaje. Obsahují také návod, jak tyto informace můžete spravovat. Máte-li jakékoli dotazy týkající se těchto zásad nebo vašich informací, můžete nás kdykoli kontaktovat na adrese DataPrivacy@acco.com. Čeho se tyto zásady týkají? Tyto zásady popisují, jakým způsobem společnost ESSELTE, s.r.o. a další společnosti ve skupině ESSELTE, s.r.o. (dále jen ACCO Brands, my nebo nás ) shromažďují, používají a sdílí údaje, které nám poskytujete při interakci s naší firmou, zaměstnanci nebo jinak. Rovněž popisuje vaše práva na ochranu dat, včetně práva vznést námitky proti některým z procesů, které ACCO Brands provádí. Další informace o vašich právech a o tom, jak je uplatnit, naleznete v části Jaká jsou moje práva?. Upozorňujeme, že tyto zásady se nevztahují na weby nebo jiné digitální platformy, na kterých jsou zveřejněny jiné zásady ochrany osobních údajů. Jaké informace shromažďujeme? Shromažďujeme a zpracováváme vaše osobní údaje, když komunikujete s našimi obchodními zástupci a se zástupci zákaznických služeb, když od nás nakupujete zboží a služby nebo když jinak komunikujete s naší firmou nebo zaměstnanci. Data, která můžeme shromažďovat nebo zpracovávat, zahrnují: celé jméno; obchodní adresu, telefonní číslo a ovou adresu; pracovní pozici, úkol a oddělení; podpis; informace o úvěrovém limitu; jména akcionářů nebo skutečných konečných vlastníků vaší firmy; jména vedoucích zaměstnanců vaší firmy; údaje o finančním účtu vaší firmy; daňové identifikační číslo nebo národní identifikační číslo; podrobnosti o objednávce;

2 komunikaci prostřednictvím u nebo chatu; fotografie z událostí; oblasti působení vaší firmy; odvětví vašeho podnikání; stravovací a jiné preference, které můžete mít při účasti na akcích; vaše marketingové preference, včetně všech souhlasů, které jste nám poskytli; a všechny osobní údaje, které jste nám dobrovolně poskytli. Dále můžeme při provádění kontrol úvěrových referencí a dalších finančních závazků získávat informace od agentur třetích stran, které shromažďují různé referenční ukazatele, jako je základní kapitál, finanční účty a historie plateb, s cílem určení příslušných úvěrových rizik. Jak a na jakém právním základě tyto informace používáme? Tyto osobní údaje zpracováváme k následujícím účelům: Plnění smlouvy nebo provádění kroků spojených se smlouvou, zejména: o provádění a plnění smlouvy mezi vámi nebo vaší společností a ACCO Brands; o ověření vaší identity; o přijímání nebo provádění plateb; o zpracování objednávek; o komunikace s vámi; o poskytování služeb zákazníkům a zajišťování dodávek nebo jiného poskytování produktů, benefitů nebo služeb; a o poskytování poprodejního servisu a záručních podmínek. V rozsahu požadovaném ze strany ACCO Brands a umožňujícím výkon naší obchodní činnosti a sledování našich oprávněných zájmů, zejména: o používáme údaje k poskytování vámi požadovaných produktů a služeb a k poskytování odpovědí na jakékoli připomínky nebo stížnosti, které nám můžete zaslat; o monitorujeme účty za účelem prevence, vyšetřování a/nebo hlášení podvodů, terorismu, nepravdivých údajů, bezpečnostních incidentů nebo zločinu v souladu s platnými právními předpisy;

3 o údaje, které nám poskytnete, používáme k prošetření jakékoli stížnosti, kterou obdržíme od vás nebo od jiných subjektů, týkající se naší společnosti, produktů nebo služeb, a za účelem zajištění bezpečnosti našich výrobků; o využíváme údaje k organizaci školení a jiných akcí; o využíváme údaje k prosazování práv duševního vlastnictví; o využíváme údaje k provádění našich interních finančních procesů, jako je interní účetnictví a platba příslušných daní; o využíváme údaje k provádění hodnocení úvěrového rizika; o využíváme údaje v souvislosti s právními nároky, dodržováním předpisů, regulačními a vyšetřovacími účely podle potřeby (včetně zveřejnění takových informací v souvislosti s právním řízením nebo soudním sporem); a o využíváme údaje některých jednotlivců, abychom je pozvali k účasti v marketingových nebo propagačních programech. Kde nám udělíte souhlas: o budeme vám zasílat přímý marketing ve vztahu k našim relevantním produktům a službám nebo k jiným produktům a službám, které poskytujeme my, naše pobočky nebo pečlivě vybraní partneři; a o při jiných příležitostech, kdy vás požádáme o souhlas, použijeme údaje pro účely, které vám vysvětlíme v době konání dané akce. Pro účely, které jsou vyžadovány zákonem: o jste oprávněni vyžádat si u ACCO Brands kopii informací týkajících se vaší osoby, upravit je, vymazat nebo omezit jejich zpracovávání nebo nás požádat o předání některých informací dalším organizacím. o v souvislosti s právními nároky, dodržováním předpisů, regulačními a vyšetřovacími účely, pokud je to nutné (včetně zveřejnění takových informací v souvislosti s právním řízením nebo soudním sporem); a o v reakci na žádosti vlád nebo orgánů činných v trestním řízení, které provádějí vyšetřování podle platných zákonů.

4 Automatizované rozhodování a profilování V některých případech používáme informace, které nám poskytujete, k provádění screeningu, abychom zajistili dodržování příslušných zákonů. V těchto procesech jsou jména prověřována na základě veřejně dostupných údajů s cílem identifikovat potenciální rizika spojená s dodržováním předpisů, a pokud je toto riziko identifikováno, můžeme vás kontaktovat, abychom si ověřili, že jsou takové informace přesné nebo abychom získali další informace. Dále používáme údaje, které poskytnete, k provádění kontroly úvěrových referencí a dalších finančních závazků. Za tímto účelem zasíláme základní informace referenční agentuře z řad třetích osob, která shromažďuje různé ukazatele, jako jsou základní kapitál, finanční účty a historie plateb, s cílem určit příslušné úvěrové riziko. Odvolání souhlasu nebo jiné zamítnutí zpracování Kdekoli je ke zpracování vašich údajů nutný váš souhlas, máte vždy právo tento souhlas odvolat, avšak v jiných situacích, jako jsou výše uvedené, můžeme mít jiné právní důvody pro zpracování vašich údajů. V některých případech, kde se opíráme o naše oprávněné zájmy, vám můžeme bez vašeho souhlasu zaslat přímý marketing. Máte absolutní právo kdykoli zrušit přímý marketing nebo profilování, které provádíme pro účely přímého marketingu. Toto můžete provést podle pokynů v rámci komunikace, a to prostřednictvím elektronické zprávy nebo nás můžete kontaktovat s využitím níže uvedených údajů. Pokud se zabýváme automatizovaným rozhodováním nebo vytvářením profilů, můžete k tomuto zpracování vznést námitku tím, že nás kontaktujete pomocí níže uvedených údajů. S kým, kde a kdy budeme tyto údaje sdílet? Vaše osobní údaje můžeme sdílet se společnostmi skupiny ACCO Brands: za účelem prevence, vyšetřování a/nebo ohlašování podvodů, terorismu, klamavých údajů, bezpečnostních incidentů nebo zločinu v souladu s platnými právními předpisy; správy funkce pohledávek; řízení našeho věrnostního programu pro zákazníky; s cílem umožnit jim uvádět na trh výrobky, které by vás mohly zajímat; prošetřovat jakékoli stížnosti, které jsme obdrželi od vás nebo od jiných subjektů, které se týkají naší společnosti, produktů nebo služeb; a

5 v souvislosti s právními nároky, dodržováním předpisů, regulačními a vyšetřovacími účely, pokud je to nutné (včetně zveřejnění takových informací v souvislosti s právním řízením nebo soudním sporem). Vaše údaje můžeme sdílet s těmito třetími stranami: osobní údaje mohou být dále sdíleny s poskytovateli služeb z řad třetích osob, kteří je budou zpracovávat jménem ACCO Brands k výše uvedeným účelům, včetně: o dodavatelů, o poskytovatelů opravárenských služeb, o našich skladovacích, zásilkových a dalších logistických firem, o prodejců a o poskytovatelů IT služeb; organizátorů školení a událostí, cestovních kanceláří, hotelů a dalších míst, která mohou pomoci při koordinaci činností; účetních, auditorů, pojistných matematiků, právníků nebo jiných poskytovatelů profesionálních služeb s výhradou příslušných smluvních záruk, pokud to vyžaduje zákon nebo pokud je to nutné pro právní ochranu našich oprávněných zájmů v souladu s platnými zákony; obchodních zástupců, kteří pomáhají při vedení našich obchodních vztahů; poskytovatelů platebních služeb a bank za účelem zpracování plateb, jakož i za účelem dodržování zákonů a předpisů; úvěrových referenčních agentur pro úvěrové referenční kontroly; osobní údaje mohou být sdíleny s orgány státní správy, stranami, žalobci, stěžovateli, žadateli o ochranu osobních údajů nebo s úředními osobami působícími v oblasti prosazování práva, pokud jsou vyžadovány k výše uvedeným účelům, ze zákona nebo k právní ochraně našich oprávněných zájmů v souladu s platnými právními předpisy. dále mohou být údaje sdíleny s našimi poradci, potenciálními kupci a s případnými poradci potenciálních kupců v případě, že naše firma nebo majetek jsou prodávány nebo integrovány s jinou firmou. V takových případech mohou být vaše data předána novému subjektu.

6 Vzhledem k povaze našeho podnikání možná budeme muset předat údaje, které nám poskytnete, členům skupiny ACCO Brands nebo třetím stranám umístěným v zemích, které mohou mít odlišné zákony a požadavky na dodržování požadavků na ochranu dat, včetně zemí, jejichž zákony na ochranu soukromí a ochrany dat mohou být méně komplexní než ve vaší zemi. Pokud jsou informace předávány mimo Evropský hospodářský prostor a pokud se jedná o zemi, která nepodléhá rozhodnutí o přiměřenosti podle Evropské komise, budou údaje dostatečně chráněny standardními smluvními doložkami schválenými Komisí, certifikací ochrany soukromí nebo závaznými procesními pravidly pro dodavatele. Kopie příslušných mechanismů si lze vyžádat k nahlédnutí na adrese DataPrivacy@acco.com. Jaká jsou má práva? Máte právo nás požádat o kopii vašich osobních údajů; opravit, odstranit nebo omezit (zastavit jakékoli aktivní) zpracování vašich osobních údajů; a získat osobní údaje, které nám poskytujete na základě smlouvy nebo vašeho souhlasu, ve strukturovaném, strojově čitelném formátu a požádat o sdílení těchto dat s jiným správcem. Kromě toho můžete za určitých okolností vznést námitky proti zpracování vašich osobních údajů (zejména tam, kde nemusíme zpracovávat údaje za účelem splnění smluvních nebo jiných právních požadavků nebo kde používáme údaje pro přímý marketing). Tato práva mohou být omezena, například pokud by splnění vaší žádosti odhalilo osobní údaje o jiné osobě nebo pokud byste nás požádali o smazání informací, jejichž uchovávání nám nařizuje zákon, nebo jde-li o údaje, na jejichž uchování máme přesvědčivé oprávněné zájmy. Chcete-li uplatnit kterákoli z těchto práv, můžete se na nás obrátit s pomocí údajů uvedených níže. Pokud máte nevyřešené obavy, máte právo podat stížnost orgánu EU pro ochranu údajů v místě, kde žijete, kde pracujete nebo kde se domníváte, že došlo k porušení ochrany soukromí. S výjimkou marketingových preferencí a osobních údajů, které nám dobrovolně poskytujete, je poskytnutí výše uvedených informací nezbytné pokud nebudou poskytnuty příslušné údaje, nebudeme vám moci poskytovat příslušné produkty, služby, platby nebo benefity. Marketingové preference a další podrobnosti, které nám dobrovolně poskytujete, jsou nepovinné. Neposkytnutí těchto informací však může znamenat, že vás nebudeme moci informovat o relevantních produktech nebo propagačních akcích, které by vás mohly zajímat. Jak vás mohu kontaktovat? Věříme, že vaše případné dotazy ohledně způsobu, jakým zpracováváme vaše osobní údaje, uspokojivě zodpovíme. Pokud máte jakékoli obavy ohledně zpracování vašich údajů nebo chcete zrušit přímý marketing, můžete nás kontaktovat na adrese DataPrivacy@acco.com nebo nám napište na níže uvedenou fyzickou adresu.

7 Který subjekt ACCO Brands je správcem mých osobních údajů a se kterými přidruženými společnostmi mohou být mé údaje sdíleny? Správcem údajů o vaší osobě je společnost: ESSELTE, s.r.o. V Lužích Praha 4 Telefonní číslo: DataPrivacy@acco.com Seznam subjektů skupiny ACCO Brands a jejich kontaktní údaje naleznete zde. Jak dlouho budete uchovávat mé údaje? Uchováváme a ochraňujeme údaje tak dlouho, jak je to nezbytné v souvislosti s účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zákonně zpracovány, včetně požadavků příslušných zákonů a promlčecích lhůt. Pokud zpracováváme osobní údaje pro marketingové účely nebo s vaším souhlasem, zpracováváme tato data do doby, dokud nás nepožádáte o zastavení jejich zpracovávání, a po krátkou dobu poté (abychom mohli realizovat vaše požadavky). Zaznamenáváme také skutečnost, že jste nás požádali, abychom vám nadále nezasílali přímý marketing ani nezpracovávali vaše údaje, abychom mohli v budoucnu respektovat vaše požadavky.