Programové období

Transkript

1 Interní postupy pro realizaci SCLLD MAS Sdružení Růže z.s pro programový rámec Program rozvoje Venkova Těmto interním postupům jsou nadřazena Pravidla, kterými se stanovují podmínky pro poskytování dotace na projekty Programu rozvoje venkova na období Operace Podpora provádění operací v rámci strategie komunitně vedeného místního rozvoje (jejich aktuální verze) a Pravidla, kterými se stanovují podmínky pro místní akční skupiny, jejichž strategie budou schváleny v rámci Programu rozvoje venkova na období (jejich aktuální verze). Programové období Verze 1 Únor 2017

2 Obsah Interní postupy pro realizaci SCLLD MAS Sdružení Růže z.s pro programový rámec Program rozvoje Venkova Identifikace MAS Administrativní kapacity Popis řízení včetně řídící a realizační struktury MAS Orgány MAS Organizační struktura MAS Kompetence sekretariátu/zaměstnanců MAS Opatření pro zamezení střetu zájmů Příprava a vyhlášení výzvy MAS Hodnocení a výběr projektů Příjem žádostí Administrativní kontrola a kontrola přijatelnosti Věcné hodnocení projektů... 8 Kriteria věcného hodnocení stanovuje MAS v rámci návrhu výzvy, který zasílá k ověření metodického souladu na ŘO Výběr projektů Přezkum hodnocení a výběru projektů Postupy pro posuzování změn projektu Auditní stopa a archivace Komunikace se žadateli Spolupráce s externími subjekty Nesrovnalosti a stížnosti Přílohy Stránka 2

3 1. Identifikace MAS o Název: MAS Sdružení Růže z.s. o Právní subjektivita: zapsaný spolek o Adresa: Žižkovo náměstí 107, Borovany o IČ: o Statutární zástupce: PhDr. Stanislav Malík, předseda, tel o Kontaktní údaje: RNDr. Zuzana Guthová, tel o Webové stránky: o manazer@mas.sdruzeniruze.cz o ID datové schránky: k68yt6i 2. Administrativní kapacity 2.1 Popis řízení včetně řídící a realizační struktury MAS Orgány MAS Orgány a postupy v zásadě navazují na dosavadní praxi a hlavně jsou určeny tzv. standardy zpracovanými Ministerstvem zemědělství ČR (Metodika pro standardizaci místních akčních skupin v programovém období , schválená vládou ČR v červnu 2014). Kompetence složek rozhodovací úrovně jsou stanoveny platnými Stanovami MAS ( způsob vlastního jednání rozhodovacích orgánů MAS je rozepsán ve Statutu MAS Sdružení Růže, z.s. ( MAS má nejvyšší orgán (valná hromada), dále výbor, výběrovou komisi a revizní komisi. Člen MAS může být kromě nejvyššího orgánu členem pouze jednoho z dalších orgánů Organizační struktura MAS Valná hromada MAS Sdružení Růže Výběrová komise Výbor Revizní komise Účetní Sekretariát MAS Sdružení Růže OPZ IROP Asistent manažera Manažer MAS Manažer SCLLD PRV Pracovník pro projekty spolupráce Kompetence sekretariátu/zaměstnanců MAS Další projekty MAS mimo SCLLD Manažer animace Manažer rozvoje školství Sekretariát MAS je řízen manažerem území MAS, který odpovídá výboru MAS za veškeré činnosti sekretariátu a koordinuje veškeré projekty a aktivity MAS, je zodpovědný za finanční řízení MAS Manažer pro SCLLD je plně zodpovědný za realizaci SCLLD. Jako takový řídí administraci všech operačních programů v gesci MAS, je zodpovědný za evidenci a řádnou archivaci projektových žádostí Stránka 3

4 Pracovníci pro administraci OPZ, PRV i IROP - připravují výzvy pro daný program, zajišťují kontrolu formálních náležitostí a kontrolu přijatelnosti a vyjadřují se ke změnám realizovaných projektů. Manažer projektů spolupráce - koordinuje přípravu i realizaci projektů spolupráce, které naplňují SCLLD a to jak z PRV, tak i OPZ, přeshraniční spolupráce, popřípadě komunitárních programů Manažer animace území - realizuje animační aktivity MAS: spravuje webové stránky MAS, zpracovává Zpravodaj MAS, propaguje výzvy pro dílčí OP, organizuje školení pro potenciální žadatele, nositele projektu i hodnotitele, vyhledává a iniciuje inovativní přístupy jednotlivců i skupin k dílčím problémům území, koordinuje propagační aktivity a přípravu propagačních materiálů v území, Manažer pro rozvoj školství komunikuje se všemi typy škol v regionu, připravuje společně s nimi projekty pro OPZ, IROP, OPVVV Erasmus+, pomáhá s monitorovacími indikátory, pomáhá vyhledávat příležitosti dalšího rozvoje školního, mimoškolního i celoživotního vzdělávání Účetní vede kompletní účetnictví MAS podle jednotlivých projektů/středisek, zpracovává zprávy o hospodaření organizace, připravuje žádosti o platbu a hlášení změn k provozním nákladům MAS, vede, spisovou a archivační službu a další provozní záležitosti sekretariátu Asistent pomáhá s administrativou MAS, distribucí materiálu, vede rezervační je systém MAS, aktualizuje Venkovskou tržnici v gesci MAS Aktuální personální zastoupení uvedených pozic viz: Složení orgánů rozhodovací úrovně viz: Opatření pro zamezení střetu zájmů Střet zájmu při realizaci SCLLD je MAS ošetřen takto: Za osobní zájem se považuje jakýkoliv zájem, který přináší nebo by mohl přinést dotčené osobě nebo osobě jí blízké, případně fyzické nebo právnické osobě, kterou tato osoba zastupuje na základě zákona nebo plné moci, získání majetkového nebo jiného prospěchu, či poškozování třetích osob v její prospěch. K zamezení střetu zájmu MAS přijala tato opatření: Dle Stanov MAS Sdružení Růže, z.s. ( 6 Orgány MAS) Členství ve dvou orgánech zároveň (kromě valné hromady) je nepřípustné. Dále ( 12 Sekretariát) zaměstnanci MAS nesmí být členem výboru ani revizní nebo výběrové komise. Pro zamezení střetu zájmu při výběru projektů všichni hodnotitelé (členové výboru, výběrové komise i zaměstnanci MAS) podepisují Etický kodex (Příloha č. 1) a neúčastní se bodování a hodnocení ani výběru projektu, který jí může přinést jakýkoliv prospěch ve smyslu úvodního odstavce. Nehodnotí ani jiné projekty ve stejném opatření SCLLD v dané výzvě. Způsob šetření střetu zájmu bude zaznamenán v zápisu výběrové komise, nepodjatost hodnotících bude doložena podepsaným etickým kodexem. Porušení Etického kodexu členem nebo zaměstnancem MAS, který se podílí na hodnocení žádostí řeší kap. 11. Stránka 4

5 3. Příprava a vyhlášení výzvy MAS Zpracování harmonogramu výzev na následující rok Návrh textu výzvy MAS Schválení výzvy na úrovni MAS ve všech jejích parametrech Manažer pro SCLLD Manažer pro SCLLD Výbor MAS administrátoři OP příslušného OP Do běžného roku V termínu stanoveném výborem MAS Schválení textu výzvy MAS Řídící orgán Do 20 pracovních dní Zadávání informací do MS2014+, Portál Farmáře Zveřejnění textu schválené výzvy MAS (média, web atd.) Proškolení potenciálních žadatelů příslušného OP Manažer animace území Manažer animace území Manažer pro SCLLD Manažer pro SCLLD Manažer pro SCLLD - Bezprostředně po schválení ŘO = Den vyhlášení výzvy Do 10 PD od vyhlášení výzvy Výbor zadá sekretariátu sestavení výzvy. Toto zadání bude určovat především výběr opatření/aktivity a alokaci finančních prostředků dle finančního plánu SCLLD. Výzva obsahuje také přesný popis způsobu výběru projektů a preferenční kritéria výběru. Sekretariát zpracuje výzvu, předá ji výboru k projednání a schválení. Sekretariát předá dohodnutým způsobem schválenou výzvu příslušnému ŘO. MAS vyhlásí výzvu na předkládání Žádostí o dotaci po schválení RO SZIF. Výzva a Fiche platné pro danou výzvu budou zveřejněny na internetových stránkách MAS od data vyhlášení výzvy až po poslední den příjmu Žádostí o dotaci na MAS. Okamžikem vyhlášení výzvy MAS se rozumí její zveřejnění na internetových stránkách MAS ( Mezi datem vyhlášení výzvy a ukončením příjmu žádostí o podporu musí být lhůta min. 4 týdny. Další informace týkající se výzev: MAS musí mít v daný okamžik vyhlášenou pouze jednu výzvu pro PRV ; Výzva musí být vždy v souladu s příslušnými Fichemi, se SCLLD resp. s Programovým rámcem PRV a Pravidly pro operace ; Zaručení transparentnosti Transparentnost je zaručena dodržováním platných dokumentů (zákonů, pravidel, metodik, pokynů) vztahujících se k tématu transparentnosti v kompetenci MAS, a to zejména v zajištění zveřejnění a zpřístupnění relevantních údajů, tak aby byl zajištěn rovný přístup k informacím pro všechny bez rozdílu. Informace o připravovaných výzvách je součástí animační činnosti MAS v území a zahrnují: oznámení na webových stránkách MAS, rozeslané i všem obcím v území MAS; zveřejnění výzvy a podporované FIche v místních obecních zpravodajích; Stránka 5

6 vydávání vlastního zpravodaje MAS nejméně 2x ročně a jeho distribuce do veřejně navštěvovaných míst. Distribuce bude probíhat i elektronickou formou na adresy, které jsou v databázi MAS; vydání samostatného propagačního materiálu (zpravodaj, leták), který bude upozorňovat na existenci programových rámců a podporovaných Fichiíí včetně plánované alokace; informační semináře a individuální konzultace pro potenciální žadatele. 4. Hodnocení a výběr projektů Příprava kontrolních listů k jednotlivým fázím hodnocení PRV Souběžně s přípravou výzvy Příprava kritérií hodnocení Kontrola přijatelnosti (KP) a formálních náležitostí (FN) žádostí Komunikace se žadateli (doplnění a opravy) Vyrozumění žadatele o postoupení žádosti do další fáze hodnocení Zadávání informací do systému Portál Farmáře Věcné hodnocení žádostí Valná hromada Před vyhlášením výzvy administrátoři OP v roli Hodnotitel / Schvalovatel PRV PRV PRV Výběrová komise/zapisovatel administrátor PRV/ Schvalovatel předseda výběrové komise 3. administrátor OP OPZ OPZ OPZ administrátor OPZ/ předsedou výběrové komise pověřený člen Do 25 PD od ukončení výzvy V průběhu hodnocení Do 30 PD od ukončení výzvy V průběhu hodnocení projektu Do 15 PD po ukončení FN a KP Schválení výběru projektů Výbor MAS místopředseda Do 20 PD od ukončení FN a KP Předání vybraných projektů ŘO prostřednictvím Portálu Farmáře PRV OPZ Bezprostředně po ukončení výběru projektů max.do 5 PD Všechny osoby zapojené do procesu hodnocení podepisují etický kodex. Hodnocení a výběr projektů je proces, který následuje bezprostředně po ukončení příjmu žádostí o podporu. Cílem tohoto procesu je vybrat kvalitní projekty, které budou naplňovat cíle SCLLD jak věcně, tak finančně. Stránka 6

7 V první fázi hodnocení MAS provádí kontrolu formálních náležitostí a přijatelnosti předložených žádostí o podporu. Tuto kontrolu provádějí výborem MAS pověření zaměstnanci MAS. Žádosti, které úspěšně projdou hodnocením formálních náležitostí a přijatelnosti postupují automaticky do fáze věcného hodnocení, které probíhá dle hodnotících kritérií obsažených ve výzvě. Hodnocení a výběr projektů bude probíhat transparentně a nediskriminačně, provádí je členové výběrové komise. 4.1 Příjem žádostí MAS přijme Žádosti o dotaci dle postupu stanoveného Pravidly pro operaci ; Základním komunikačním nástrojem je Portál Farmáře. Žádost o dotaci se podává/registruje samostatně za každou Fichi. Za danou Fichi v dané výzvě MAS je možné podat pouze jednu Žádost o dotaci konkrétního žadatele na stejný předmět dotace. Dodatečné navýšení dotace ze strany žadatele není možné. Žádost o dotaci musí být vygenerována z účtu žadatele na Portálu Farmáře a po vyplnění žadatelem předána na MAS v souladu s podrobným postupem pro vygenerování Žádosti o dotaci přes Portál Farmáře v operaci , který je zveřejněn na internetových stránkách a Žádost o dotaci je možné nejprve konzultovat na MAS. Žadatel předává kompletně vyplněný formulář Žádosti o dotaci včetně povinných, příp. nepovinných příloh na MAS v elektronické podobě v termínu stanoveném výzvou MAS (vybrané přílohy může žadatel vzhledem k jejich velikosti, příp. formátům, předložit v listinné podobě). MAS Žádost o dotaci vytiskne a žadatel ji před pracovníkem MAS podepíše, pokud žadatel podává Žádost o dotaci prostřednictvím zmocněného zástupce/zástupců (plná moc nemusí být úředně ověřena), musí zmocněný zástupce k Žádosti o dotaci předložit zvlášť vytištěná čestná prohlášení s ověřeným podpisem žadatele, případně statutárního orgánu žadatele v souladu se stanoveným způsobem pro právoplatné jednání a podepisování za příslušnou právnickou osobu. Za datum podání Žádosti o dotaci se považuje datum podpisu Žádosti o dotaci před pracovníkem MAS. O podání Žádosti o dotaci včetně příloh na MAS obdrží žadatel písemné potvrzení od MAS ihned po podepsání Žádosti o dotace před pracovníkem MAS. MAS je povinna zveřejnit na svých internetových stránkách seznam přijatých žádostí minimálně v rozsahu název žadatele, IČ, místo realizace projektu (NUTS 5), název projektu, název nebo číslo příslušné Fiche, a to nejpozději do 5 pracovních dní od ukončení příjmu žádostí na MAS. 4.2 Administrativní kontrola a kontrola přijatelnosti MAS se řídí pokyny uvedenými v Pravidlech pro operace Pro účely hodnocení MAS připraví kontrolní listy. Administrativní kontrola MAS provede základní administrativní kontrolu (tj. kontrolu obsahové správnosti, kontrolu formálních náležitostí) a kontrolu přijatelnosti včetně dalších podmínek (nepovinně může provést i kontrolu finančního zdraví) u přijatých Žádostí o dotaci dle postupu stanoveného Pravidly pro operaci (resp. dle kontrolního listu). Stránka 7

8 Protokol o kontrole formálních náležitostí je vložen do složky projektu a projekt postupuje ke kontrole přijatelnosti. Případné nedostatky zjištěné při administrativní kontrole a kontrole přijatelnosti oznámí sekretariát do 5 pracovních dnů ode dne uzávěrky příslušné výzvy žadateli spolu s výzvou k jejich odstranění v termínu do 5 pracovních dnů. (Žadatel může provést opravu maximálně dvakrát.) V případě nedoplnění ve stanoveném termínu ukončí MAS administraci dané Žádosti o dotaci z důvodu nesplnění podmínek Pravidel pro předložení Žádosti o dotaci. O výsledku provedených kontrol je žadatel informován MAS do 5 pracovních dní od ukončení kontroly. MAS provádí záznam do formuláře (Evidenční list projektu) o všech krocích administrace a o dokumentech přijatých/odeslaných v rámci procesu administrace Žádostí o dotaci. Kontrola přijatelnosti Pro hodnocení přijatelnosti předkládaného projektu jsou ve FIchi připravena kritériakterá budou hodnocena odpověďmi ANO (splněno), NE (nesplněno), nehodnoceno (nerelevantní). Jestliže projekt nesplní některé z kritérií přijatelnosti, bude vyloučen z dalšího hodnocení. Kriteria přijatelnosti nejsou opravitelná (viz. pravidela ),. Tvorbu kritérií pro hodnocení formálních náležitostí, kontrolu přijatelnosti a věcné hodnocení připravuje sekretariát MAS ve spolupráci s výběrovou komisí. Kritéria schvaluje Výbor MAS. Navržená kritéria jsou konzultována a připomínkována ŘO a případné změny schválí následující valná hromada per rollam. Kriteria FN, KP i věcného hodnocení jsou součástí platné výzvy. 4.3 Věcné hodnocení projektů Kriteria věcného hodnocení stanovuje MAS v rámci návrhu výzvy, který zasílá k ověření metodického souladu na ŘO. Výstupem hodnocení projektů je seznam projektů v pořadí podle počtu bodů. Výběrová komise hodnotí projekty na základě kritérií, která schválila valná hromada MAS a odsouhlasil ŘO MAS ve výzvě stanoví minimální bodovou hranici pro splnění věcného hodnocení. MAS při rovnosti bodů zvýhodní žadatele, který a) vytvoří pracovní místo (rozhoduje počet pracovních míst) b) v případě této shody budou zvýhodněny projekty s nižší částkou způsobilých výdajů, c) i v případě i této shody bodů, bude zvýhodněno místo realizace v obci, která má méně obyvatel. V průběhu věcného hodnocení může probíhat tvz. Kontrola ex - ante. MAS informuje žadatele o výši přidělených bodů společně se sdělením, zda jeho Žádost o dotaci vybrána či nevybrána, a to do 5 pracovních dnů od schválení výběru projektů MAS, prostřednictvím mailové adresy uvedené v žádosti a na internetových stránkách MAS SR Kompetence jednotlivých orgánů v procesu hodnocení projektů Výběrová komise: Výběrová komise v jednotlivých výzvách provádí hodnocení kvality (předvýběr) projektů na základě objektivních preferenčních kritérií, tj. stanovuje pořadí projektů podle jejich přínosu k plnění záměrů a cílů SCLLD. Stránka 8

9 Předseda komise zajistí, aby při hodnocení nedošlo ke konfliktu zájmů, a aby výzva byla hodnocena minimálně třemi členy komise, přičemž veřejný sektor, ani žádná ze zájmových skupin, nepřesahuje 49% hlasovacích práv. Jednání výběrové komise upravuje Statut MAS SR, z.s. (Příloha č. 2) a je možné provádět kontrolu ex ante u jednotlivých žadatelů. Výstupem hodnocení projektů je seznam projektů v pořadí podle počtu bodů. Hodnotitelé samostatně přidělují žádostem body podle bodovací tabulky platné pro jednotlivá Opatření. Bodování se zapisují do protokolu, a to včetně odkazů na místo v osnově projektu či na nepovinnou přílohu, kde lze ověřit bodovanou skutečnost. Na závěrečném jednání výběrové komise předseda provede kontrolu přidělených bodů u jednotlivých kriterií. Z jednání komise je proveden zápis s výsledky hodnocení projektů v pořadí podle získaných bodů. V případě shodného počtu bodů u dvou či více projektů v rámci jedné Fiche bude o pořadí rozhodovat: a) vytvoření pracovní místo (rozhoduje vyšší počet pracovních míst) b) v případě této shody budou zvýhodněny projekty s nižší částkou způsobilých výdajů, i v případě i této shody bodů, bude zvýhodněno místo realizace v obci, která má méně obyvatel Výbor: Vybírá projekty k uskutečnění a potvrzuje výši podpory jednotlivých projektů, a to na základě návrhu výběrové komise, a to maximálně do 20 pracovních dnů od provedení FN a KP přičemž nesmí měnit pořadí určené podle bodování a musí respektovat finanční alokaci pro danou Fichi. Projekty, které nedosáhly 90% minimální požadované výši bodového hodnocení nemohou být podpořeny a to ani v případě, že není vyčerpána ve výzvě plánovaná alokace. Výbor může rozhodovat per rollam. Protokol o výběru projektů k podpoře je zaslán všem členům MAS. Pověřený pracovník vkládá výsledky výběru projektů do 5 pracovních dnů po zasedání výboru MAS na web MAS. Žadatel může proti výsledku hodnocení podat žádost o přezkum. Přezkum následně provede revizní komise Viz kapitola 6 IP. Pokud dojde k nedočerpání alokace stanovené ve výzvě, lze stanovenou částku převést na jinou Fichi. Finanční alokaci stanovenou ve výzvě lze dále navýšit z důvodu hraničního projektu. (projektu, který je prvním nevybraným projektem v dané Fichi a zároveň splňuje minimální bodovou hranici) Jednání výboru upravuje Statut MAS SR, z.s. (viz Příloha č. 2). A musí být v souladu s pravidly Revizní komise: Kontroluje metodiku způsobu výběru projektů a její dodržování, vyřizuje odvolání žadatelů proti výběru projektů (provádí přezkum). Zástupce revizní komise se může, účastní jednání výběrové komise i jednání výboru MAS v případě výběru žádostí k podpoře. 5. Výběr projektů Jednání Výboru MAS - výběr žádostí k podpoře Výbor MAS/předseda Místopředseda MAS Do 5 PD od ukončení věcného hodnocení Zadávání informací do systému PRV OPZ Bezodkladně po zasedání výboru Cílem výběru projektů je vybrat transparentně na základě výsledků hodnocení projektů takové projekty, které přispějí k plnění věcných a finančních cílů programu. Stránka 9

10 Na základě návrhu Výběrové komise vybere Výbor MAS projekty určené k realizaci. Z jednání Výboru se pořizuje zápis a jeho výstupem je seznam schválených/neschválených, popř. náhradních projektů. Výbor nezasahuje do hodnocení projektů ani do jejich pořadí podle seznamu projektů, který vypracovala Výběrová komise. Výbor pouze prověří, zda výše alokace pro doporučené projekty nepřesahuje alokaci na výzvu MAS, v případě nedočerpání alokace stanovené ve výzvě stanovenou částku převést na jinou Fichi, popřípadě navýší stanovenou alokaci z další výzvy z důvodu podpory hraničního projektu. Jednání výboru upravuje Statut MAS SR, z.s. (viz Příloha č. 2). Výše alokace v dané výzvě vychází z finančního plánu MAS SCLLD. 6. Přezkum hodnocení a výběru projektů Dodržování administrativních procesů Revizní komise/předseda Pověřený člen revizní komise Průběžně Přezkum hodnocení a výběru projektů Revizní komise/předseda Pověřený člen revizní komise Do 15 dní od provedení příslušného úkonu na MAS (pravidla obdržení žádosti o přezkum) Pokud žadatel nesouhlasí s postupem administrace na MAS či s výší bodového hodnocení Žádosti o dotaci, může předložit do 15 pracovních dnů, od provedení příslušného úkonu na MAS žádost o prověření postupu MAS v souladu s postupy stanovenými Pravidly pro operaci Pokud do doby registrace na RO SZIF nedošlo ke konsenzu mezi MAS a žadatelem, předá MAS na RO SZIF dokumentaci k přezkoumání; pokud se následně zjistí, že Žádost o dotaci měla být zařazena mezi vybrané Žádosti o dotaci, přidělí ji MAS prostředky z alokace pro další výzvy. V případě, že SZIF v průběhu hodnocení projektu dojde k závěru, že projekt je ve zjevném nesouladu se SCLLD, resp. s Programovým rámcem PRV, nebo vzniknou pochybnosti o správnosti bodování projektu, vyvolá SZIF jednání s MAS, jehož výsledkem bude schválení nebo vyřazení projektu dle zjištěných skutečností. Kontrolní orgán MAS revizní komise - kontroluje postup výběru projektů MAS a jeho dodržování viz Statut MAS SR, z.s.(příloha č. 2). Z toho důvodu má přístup na jednání výběrové komise i výboru MAS. 7. Postupy pro posuzování změn projektu Posuzování změn Výbor MAS/předseda MAS Místopředseda MAS V průběhu realizace projektů do 10 PD od podání žádosti příjemcem MAS převezme od žadatele Hlášení o změnách a provede jeho kontrolu v souladu s postupem stanoveným Pravidly pro operaci ; Stránka 10

11 MAS nesmí povolit změnu, která není v souladu s podmínkami Pravidel pro operaci nebo má negativní dopad na počet přidělených bodů (snížení počtu bodů) dané Žádosti o dotaci; Obecné informace Hlášení o změnách příjemce dotace podává nejdříve na MAS, MAS provede kontrolu (zejména s ohledem na preferenční kritéria) v termínu do 10 pracovních dnů od obdržení Hlášení o změnách; v případě, že MAS s Hlášením o změnách souhlasí, pracovník MAS vyplní stanovisko MAS na Hlášení o změnách, Hlášení o změnách elektronicky podepíše a předá příjemci dotace k podání přes Portál Farmáře; v případě, že MAS s navrhovanou změnou nesouhlasí, udělí příjemci dotace nápravné opatření s přiměřenou lhůtou na opravu; po doplnění/opravě vyplní pracovník MAS stanovisko MAS na Hlášení o změnách; pokud příjemce dotace s nápravným opatřením či se stanoviskem MAS nesouhlasí, předá MAS písemné vyjádření o svém nesouhlasu, které je předáno spolu s Hlášením o změnách; po schválení či vyplnění stanoviska MAS předá příjemce dotace Hlášení o změnách na RO SZIF, a to v případě souhlasu neprodleně po ukončení kontroly, nebo do 5 pracovních dnů od obdržení doplnění/opravy Hlášení o změnách či od obdržení nesouhlasu k doplnění/opravě; v jednom okamžiku lze administrovat pouze jedno Hlášení o změnách (dokud není dokončena administrace jednoho Hlášení o změnách, není možné podat další Hlášení o změnách); podrobný postup pro předložení formuláře Hlášení o změnách je zveřejněn na internetových stránkách a 8. Auditní stopa a archivace Archivace složek projektů administrátor PRV Účetní MAS Průběžně Kontrola plnění SCLLD a indikátorů SCLLD Revizní komise/předseda Pověřený člen revizní komise Průběžně MAS je povinna: uchovávat veškeré doklady týkající se administrace Žádostí o dotaci v rámci operace (vybrané i nevybrané Žádosti o dotaci včetně příloh, zápisy z výběru projektů, kontrolní listy z provedených kontrol, apod.), a to minimálně do konce roku V případě dokumentace týkající se proplacených Žádostí o dotaci po dobu nejméně 10 let od proplacení dotace příjemci dotace; evidovat monitorovací indikátory za jednotlivé Žádosti o dotaci v rámci operace , a to minimálně do provedení ex-post evaluace SCLLD; provést evaluaci, případně zajistit provedení evaluace strategie a dokladovat její výsledky; Stránka 11

12 9. Komunikace se žadateli Konzultační činnost PRV administrátoři OPZ Průběžně Informování veřejnosti Manažer animace území Manažer SCLLD Průběžně Konzultační činnost MAS nabízí konzultace potenciálním žadatelům i úspěšným nositelům projektů. Potenciální žadatelé budou seznámeni s možnostmi SCLLD vzhledem k jejich záměrům a s postupem přípravy projektových žádostí. Konzultace budou probíhat nejen v sídle MAS, ale zejména přímo v místech, kde by mohly být projekty realizovány tj. v obcích, firmách a NNO. Žadatelům budou poskytovány konzultace cílené na úspěšnou administraci projektů. Školení Ke každé plánované výzvě MAS připraví školící seminář pro potenciální žadatele, kde je seznamuje jak s obsahovým zaměřením výzvy, tak se strukturou žádosti o dotaci i pravidly a procesy, které je třeba dodržet pro úspěšnou registraci žádosti a následně i realizaci projektu. MAS bude organizovat i školení pro hodnotitele. Všechna školení budou pořádána v dostatečném předstihu před přípravou projektových žádostí, respektive realizací záměrů či hodnocením podaných žádostí.. Komunikace se žadateli Základním komunikačním nástrojem je Portál Farmáře. Ze strany SZIF jsou žadateli do schránky na Portál Farmáře zasílány informace o průběhu administrace podaných žádostí. V případě dokumentů a formulářů, pro které není nastaveno primárně elektronické podání přes Portál Farmáře, je jejich podání možné elektronicky z datové schránky žadatele, poštou nebo osobně či prostřednictvím MAS na Podatelně příslušného RO SZIF. Přístup k individuálním informacím a službám mají pouze registrovaní žadatelé a příslušná MAS. Komunikačním nástrojem mezi MAS a žadatelem je zejména osobní jednání. V případě informování a vyzývání žadatele v rámci administrace projektu je nutné zaslat dopis/zprávu datovou schránkou, poštou doporučeně nejlépe s dodejkou, em s elektronickým podpisem, em s dokumentem elektronicky podepsaným v příloze, případně předat osobně proti podpisu žadatele. 10. Spolupráce s externími subjekty Spolupráce s externisty Předseda MAS Místopředseda MAS/ Manažer pro SCLLD Průběžně Stránka 12

13 MAS je povinna umožnit vstup kontrolou pověřeným osobám (např. orgány státní kontroly, SZIF, MZe, Evropská komise, Certifikační orgán, Evropský účetní dvůr apod.) k ověřování plnění podmínek Pravidel, příp. Dohody, od podpisu Dohody po dobu 10 let od proplacení poslední Žádosti o platbu podanou přes příslušnou MAS MAS je povinna respektovat opatření stanovená k nápravě, která vzejdou z kontrolní činnosti pověřených pracovníků uvedených v písmenu b) a dodržet stanovené termíny pro odstranění nedostatků. MAS je povinna poskytovat požadované informace, dokladovat svoji činnost a poskytovat Řídicímu orgánu PRV/SZIF veškerou součinnost spojenou s implementací Programového rámce PRV; kontroly prováděné podle jiných právních předpisů nejsou těmito Pravidly dotčeny 11. Nesrovnalosti a stížnosti Řešení nesrovnalostí Předseda MAS Místopředseda MAS Průběžně dle potřeby a v souladu dle správního řádu MAS hlásí SZIF podezření na nesrovnalost, zejména podezření na podvodné jednání. MAS je povinna veškerá podezření na nesrovnalost písemně a bezodkladně oznámit SZIF, oddělení kontroly. Trestný čin, spáchaný při realizaci programů nebo projektů spolufinancovaných z rozpočtu EU, se vždy považuje za nesrovnalost (kapitola 17 Obecná pravidla IROP). Postup pro vyřizování stížnosti stížnost vyřizuje subjekt, proti jehož činnosti je směřována, tzn. statutární orgán MAS v termínech dle správního řádu. Porušení etického kodexu člen orgánu, který porušil etický kodex nemůže nadále zastávat funkci v orgánu, zaměstnanec, který v rámci hodnocení FN a KP porušil etický kodex obdrží napomenutí statutárního orgánu, u projektu, kde došlo k pochybení ve věci podjatosti hodnotitelů, bude ukončena administrace. 12. Přílohy Příloha č. 1 Etický kodex Příloha č. 2 Statut MAS Příloha č. 3 Vnitřní směrnice MAS Stránka 13