Vyhodnocení úspěšnosti publicitních aktivit ROP NUTS II Jihozápad

Rozměr: px
Začít zobrazení ze stránky:

Download "Vyhodnocení úspěšnosti publicitních aktivit ROP NUTS II Jihozápad"

Transkript

1 Verze 1.0 ke dni

2 Obsah Seznam použitých zkratek Úvod Metodická východiska Metodický rámec Legislativní rámec Publicita Zveřejňování informací Cíle a cílové skupiny publicity Komunikační nástroje a aktivity Výroční konference Účast na veletrzích Webové stránky Konzultace Newsletter, zpravodaj Propagační předměty Tiskové zprávy a tiskové konference Publikace Semináře a workshopy Monitoring médií Outsourcing Závěry a doporučení

3 Seznam použitých zkratek ČR DPH EK ERDF ES EU HSS IP KoP KS MV NOK NSRR NUTS OAČ/ OAP OKČ/OKP OMŘ OP OTP PPP PPP projekty PPŽ ROP ŘO ÚRR JZ VRR Česká republika Daň z přidané hodnoty Evropská komise Evropský fond regionálního rozvoje Evropské společenství Evropská unie Politika hospodářské a sociální soudržnosti Informační priorita Komunikační plán na prog. Období Komunikační strategie Úřadu Regionální rady Monitorovací výbor Národní orgán pro koordinaci Národní strategický referenční rámec Územní statistická jednotka Evropské unie Oddělení administrace žádostí České Budějovice/ Plzeň ÚRR JZ Oddělení kontroly realizace České Budějovice/ Plzeň ÚRR JZ Oddělení metodického řízení ÚRR JZ Operační program Oddělení technické pomoci a publicity ÚRR JZ Příručka pro příjemce Public Private Partnership Příručka pro žadatele Regionální operační program regionu Jihozápad Řídicí orgán Úřad Regionální rady Jihozápad Výbor Regionální rady 3

4 1. Úvod Regionální operační program regionu soudržnosti Jihozápad (dále jen ROP NUTS II Jihozápad) již vstoupil do třetího roku své existence. Implementace se tedy naplno rozběhla. Bylo vyhlášeno sedm kol výzev, z toho tři velká kola téměř na všechny existující oblasti podpory. Celkem bylo přijato projektových žádostí, čímž zaujímá ROP NUTS II Jihozápad primát mezi všemi regionálními operačními porgramy ČR. Schváleno k realizaci bylo prozatím 351 projektů, z nichž většina již přešla do pokročilé fáze realizace a zároveň narůstá počet projektů, jejichž realizace již byla ukončena a proběhlo též proplacení přidělené dotace na projekt. Od počátku implementace je kladen silný důraz na kvalitní publicitu programu (šíření možností poskytnutí finanční podpory z EU prostřednictvím mezi širokou veřejnost) a zajištění efektivní komunikace vůči veřejnosti. Toto je v gesci interních oddělení Úřadu Regionální rady regionu NUTS II Jihozápad (dále jen ÚRR JZ ), především oddělení publicity a technické pomoci (dále jen OTP ), a externích subjektů, jako jsou komunikační agentury, tiskový mluvčí a dodavatelské firmy. Pokročilé stádium implementace s sebou přináší potřebu užšího zacílení komunikačních aktivit na určité cílové skupiny. Primární je zajištění velmi kvalitní komunikační strategie vůči žadatelům neúspěšných projektů, jejichž počet se bohužel vzhledem k omezené výši alokace zvyšuje, či médiím, jelikož s průběhem implementace programu a s rostoucím počtem projektů nacházejících se v realizační fázi se zvyšuje mediální tlak a tím i pozornost veřejnosti na průběh poskytování dotací z ROP NUTS II Jihozápad. Publicita a komunikace tak vyžaduje kvalitní komunikační dovednosti orgánů programu (popřípadě za pomoci externích subjektů specializovaných na komunikaci a publicitu) vůči veřejnosti a nastavení efektivní komunikační strategie a nástrojů. Nově se též komunikační a publicitní strategie více zaměřuje na prezentaci úspešných projektů finančně podpořených z tohoto programu, a to zejména prostřednictvím webových stránek Cílem této evaluační studie, jenž není zařazena do Evaluačního plánu ROP NUTS II Jihozápad na programovací období a podnět k jejímu vzniku vzešel na základě oslovení jednotlivých oddělení ÚRR JZ, je podat ucelený obraz o komunikační a publicitní strategii v letech , zhodnotit jejich dosavadní způsob realizace, efektivitu a dopad jednotlivých na širokou veřejnost a též naznačit tendence a směr jejich dalšího směřování v souvislosti s postupem implementace programu. Studie též může napomoci k odhalení nedostatků publicitní a komunikační strategie a podat doporučení k přijetí adekvátních opatření k jejich eliminaci do budoucna. 4

5 2. Metodická východiska 2.1. Metodický rámec Pro zajištění správného a efektivního procesu čerpání dotací z EU prostřednictvím je nezbytná existence hlavních zastřešujících dokumentů. Metody komunikace s veřejností a způsoby zprostředkování a zveřejňování informací o ROP NUTS II Jihozápad určují následující dokumenty: Komunikační plán na programovací období (dále jen KoP ); Komunikační strategie Úřadu Regionální rady regionu NUTS II Jihozápad (dále jen KS ÚRR JZ ). Rámcový KoP určený na celé programovací období i rámcová KS jsou průběžně zpřesňován ročními Komunikačními plány, které jsou zpracovány detailněji a reagují na aktuální situaci. KoP určuje cíle a cílové skupiny komunikační a publicitní strategie, stanovuje strategii a obsah jednotlivých komunikačních a, nejvhodnější komunikační kanály, určuje indikativní rozpočet a konečně jmenuje správní subjekty a orgány, jenž jsou zodpovědné za provádění těchto strategií. KS doplňuje výše zmíněný KoP a ještě detailněji popisuje jednotlivé aktivity komunikační strategie Úřadu Regionální rady regionu NUTS II Jihozápad jakožto výkonného orgánu Regionální rady regionu NUTS II Jihozápad. Data a údaje obsažené a zpracované v této evaluační studii pochází především z interních zdrojů Úřadu Regionální rady regionu NUTS II Jihozápad. Přínosem jsou data získaná zejména při osobních konzultacích na oddělení technické pomoci a publicity (dále jen OTP ) a z interních zdrojů, jako jsou četné průzkumy trhu, analýzy a studie, ankety apod. Veškeré údaje jsou zpracovány za období od počátku roku 2008 do Nejčastěji zde využíváme metod prostého výčtu a počtu, následné analýzy a doporučení. Nechybí ani metoda porovnání (s ostatními programy v ČR). Úvodní kapitola je věnovaná transparentnosti informací poskytovaných na webových stránkách Úřadu Regionální rady. Na základě vyhlášky č. 442/2006 Sb., která se zabývá strukturou informací zveřejňovaných o povinném subjektu, a Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 byly porovnány informace zveřejněné na internetových stránkách ÚRR Jihozápad s povinnými údaji. Zároveň bylo zváženo doporučení Národního orgánu pro komunikaci (dále jen NOK ) o zveřejňování informací. Cílem této kapitoly je podat ucelený přehled o tom, kterých typů informací se povinnost zveřejňování týká a do jaké míry tuto povinnost splňuje. V následující kapitole této evaluační studie popisujeme obecné cíle, cílové skupiny a nejpoužívanější nástroje publicity a komunikační strategie tak, jak je stanovují hlavní dokumenty KoP a KS. Toto má poskytnout obraz o diverzitě používaných nástrojů k oslovení a komunikaci s veřejností. Další kapitola se pak v samostatných podkapitolách postupně věnuje jednotlivým vybraným komunikačním nástrojům. Nejprve velice stručně popisujeme, co je cílem toho kterého komunikačního nástroje a na které cílové skupiny je konkrétně zaměřen. V evaluační části každé kapitoly následně vyhodnocujeme jejich úspěšnost, dopad a náklady na jejich realizaci, respektive provoz. V případě negativního hodnocení se pokoušíme podat doporučení k eliminaci nedostatků a k přijetí adekvátních nápravných opatření. Data pochází především od zaměstnanců OTP ÚRR Jihozápad. Pro větší názornost byla v několika případech data týkající se komunikační a publicitní strategie ROP NUTS II Jihozápad porovnána s daty ostatních regionálních operačních programů. Jde např. o srovnání návštěvnosti webových stránek jednotlivých programů, diverzitě používaných 5

6 komunikačních a publicitních nástrojů, apod. Cílem kapitoly je podat přehled o současném využívání komunikačních nástrojů a upozornit na možné způsoby zlepšení. Ve zvláštní kapitole se pak zaměřujeme na monitoring médií. Data jsou analyzována v širším časovém měřítku než v jakém probíhají jednotlivé monitoringy médií s cílem poskytnout ucelený přehled využívání médií k publicitě k Monitoring médií je pro Úřad Regionální rady zpracováván externě a data pro tuto kapitolu jsou čerpána právě z tohoto externího zdroje. Využití externích zdrojů (outsourcing) zkoumáme v další samostatné kapitole. Na základě dat získaných od pracovníků OTP zjišťujeme, zda využívání externích zdrojů Úřadem Regionální rady je v souladu s uvedenými metodickými materiály a zda je tato aktivita efektivně využívána a přináší požadované výsledky, případně navrhujeme změny v oblasti outsourcingu. Závěr této evaluační studie přináší souhrnné zhodnocení míry a úrovně publicity a komunikační strategie a doporučení na jejich zlepšení a posílení. Nechybí zde ani souhrnné porovnání s ostatními regionálními operačními programy v ČR Legislativní rámec Veškeré výše zmíněné dokumenty vycházejí z relevantní legislativy EU, především z: Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 ze dne 11. července 2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti; Nařízení Rady (ES) č. 1828/2006 ze dne 8. prosince 2006, kterým se stanovují prováděcí pravidla k Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 a k Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006. Dokumenty též zohledňují Národní rozvojový rámec ČR pro období a Národní strategický referenční rámec ČR (dále jen NSRR ). Za řádnou realizaci komunikační a publicitní strategie zodpovídá řídící orgán programu při zohlednění pravomocí Národního orgánu pro koordinaci, který je podle NSRR zodpovědný za zabezpečení jednotné a srozumitelné informační kampaně pro čerpání prostředků ze Strukturálních fondů a Fondu soudržnosti EU. 6

7 3. Publicita 3.1. Zveřejňování informací Aby bylo zaručeno co největší rozšíření informací o možnostech financování mezi všechny zainteresované strany, a rovněž v zájmu průhlednosti, je stanoven minimální obsah informačních opatření, která jsou potřebná k informování potenciálních příjemců o možnostech financování, které Společenství spolu s členskými státy nabízí prostřednictvím fondů. Zveřejňování povinných informací se řídí dle Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 stanovující detailnější pravidla k Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006, o obecných ustanovených týkajících se Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu a Fondu soudržnosti (Nařízení Komise). Mezi povinné se řadí informace o krocích, které by měl potenciální příjemce učinit při podávání žádosti o financování, a výběrová kritéria, která budou použita. Dále se jedná o popis postupů hodnocení žádostí o financování a daných časových období. V zájmu větší průhlednosti, pokud jde o využívání fondů, by měl být také elektronicky nebo jinak zveřejněn seznam příjemců, názvy operací a výše financování z veřejných zdrojů přiděleného těmto operacím. Další důležitou informací jsou pak kontakty na osoby, které mohou poskytnout informace o daném operačním programu. Všechny tyto povinně zveřejňované informace mohou zájemci v dostatečném rozsahu najít na internetových stránkách. Ministerstvo informatiky stanoví podle 21 odst. 3 písm. a) a b) zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění zákona č. 61/2006 Sb., strukturu informací zveřejňovaných o povinném subjektu. Dle tohoto zákona ÚRR JZ zveřejňuje na internetových stránkách programu veškeré povinné informace. Jedná se např. o důvod a způsob založení, popis vnitřní organizační struktury, úřední hodiny a kontaktní údaje včetně telefonních čísel osob, které komunikují s veřejností. Dále je zveřejněný rozpočet, výroční zpráva, nejdůležitější používané předpisy apod. ÚRR JZ při zveřejňování informací na internetových stránkách přihlíží také k doporučením NOK. V současné době probíhá úprava těchto doporučení na základě připomínek jednotlivých regionálních operačních programů. Informace obsažené v tomto doporučení jsou rozděleny do tří oblastí. První oblastí jsou informace týkající se otevřených a rozhodovacích procesů. Významnými články v procesu implementace Operačního programu jsou Monitorovací výbor a Výbor Regionální rady. Proto by měly být na internetových stránkách přístupné veškeré jejich dokumenty. Úřad Regionální rady zveřejňuje jednací řády, statuty a zápisy z jednání včetně přijatých usnesení obou výborů. Zveřejněné jsou také seznamy členů. Naopak plány jednání MV ani VRR na celý rok nejsou schvalovány, o nejbližším zasedání je včas zveřejněna aktualita na webových stránkách a ve zpravodaji HEJ ROP. Druhou oblastí doporučených informací jsou aktivní a aktuální zveřejňované informace. NOK mimo jiné doporučuje zveřejňovat jednotlivé Zprávy o realizaci programu, které jsou vždy předkládány na jednání Monitorovacího výboru. ÚRR JZ ale tyto Zprávy nezveřejňuje s odkazem na informace obsažené ve Zprávě o hospodaření a především ve Výroční zprávě, která proces realizace programu souhrnně zachycuje vždy za příslušný rok. Naopak doporučení na zveřejňování evaluačních studií a analýz podpořil, a v současné době je tak možné nahlédnout do některých provedených evaluací ve zkrácené verzi. Samozřejmostí je také zveřejňování informací týkajících se jednotlivých výzev, jako jsou 7

8 podmínky výzvy včetně administrativních lhůt, příslušná dokumentace a zhodnocení výzvy. Nechybí ani plán výzev, informace o schválených a realizovaných projektech. Třetí a poslední oblastí informací je oblast komunikace se žadatelem a příjemcem. ÚRR JZ zveřejňuje a pravidelně aktualizuje Často kladené otázky tzv. FAQ. Dále také zveřejňuje chyby v projektech, kterých se žadatelé dopustili v předešlých výzvách. Jako další krok k transparentnímu a vůči žadatelům vstřícnému přístupu ÚRR JZ je ten, že žadatelé, jejichž projekty nebyly úspěšné, obdrží kromě Oznámení o důvodech zamítnutí projektu k financování též Rozšířené stanovisko k věcnému hodnocení projektů. V tomto stanovisku sdělujeme neúspěšným žadatelům celkový počet bodů projektu včetně počtu bodů za hlavní skupiny hodnocení (Předkladatel, Kvalita zpracování projektu, Význam projektu, Horizontální kritéria) a exaktně vyjádřitelná kritéria, pořadí projektu v dané oblasti podpory a počet projektů doporučených k financování v rámci dané oblasti podpory i kategorie výběrových kritérií, ve kterých projekt nezískal maximálně možný počet bodů. Praxe je taková, že v rámci 3. výzvy mohli neúspěšní žadatelé získat toto Rozšířené stanovisko na vyžádání, kdežto od 5. výzvy je toto automaticky zasíláno společně s Oznámením o důvodech zamítnutí projektu k financování. Rozšířené stanovisko je přínosem zejména pro ty žadatele, kteří hodlají svůj neúspěšný projekt opětovně předložit v další výzvě (mohou se tak zaměřit na slabá místa a nedostatky a tyto odstranit). Doposud bylo ze strany neúspěšných žadatelů čtyřikrát požádáno o dodatečné informace, přičemž jde ve všech případech o žádosti o detailní informace týkající se průběhu hodnocení jejich neúspěšných projektů. Rozšířené stanovisko slouží jako rozšířená informace žadateli, který o to projeví zájem, aby věděl, ve kterých výběrových kritérií jeho projekt neobdržel maximální počet bodů, a to zejména z důvodu zaměření se na tato slabá místa projektu v případě, že hodlá projekt předkládat do dalších výzev. Doposud nebyla vznesena žádost o informace za strany žadatele dle 5 odst. 3 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, které je pak Úřad Regionální rady povinen zveřejnit Závěry a doporučení Při porovnání povinných a doporučených informací, které by měly být Úřadem Regionální rady zveřejněny, s aktuálními informacemi zveřejňovanými na internetových stránkách jsme neshledali žádné výrazné pochybení a nedostatky. Jediný nedostatek byl zjištěn u dat týkajících se Monitorovacího výboru a Výboru Regionální rady, kdy není uveden plán jednání na příslušný rok (avšak toto není možné zveřejnit, jelikož plán jednání není schvalován předem, o nejbližším zasedání je včas informováno prostřednictvím webu a bulletinu). ÚRR JZ naopak zveřejňuje i některé nepovinně zveřejňované informace, jako je právě Rozšířené stanovisko o věcném hodnocení projektů, jenž je automaticky zasíláno neúspěšným žadatelům. Proto hodnotíme úroveň zveřejňování informací jako velmi vysokou. Doporučujeme i nadále pokračovat mimo jiné v zasílání Rozšířeného stanoviska a ve zveřejňování informací o úspěšných projektech finančně podpořených z. 8

9 3.2. Cíle a cílové skupiny publicity Globální cíl KoP je stanoven v souladu s platnou legislativou EU a reflektuje cíle komunikační strategie na národní úrovni. Tímto cílem je zajistit, aby pomoc poskytovaná v rámci programu z Evropského fondu pro regionální rozvoj v období byla transparentní pro široce pojaté cílové skupiny veřejnosti a aktérů v oblasti regionálního rozvoje a další cílové skupiny, a současně zdůraznit pozitivní roli, jakou hraje politika hospodářské a sociální soudržnosti (dále jen HSS ) a její nástroje v regionech ČR. Globálního cíle bude dosaženo prostřednictvím realizace specifických cílů, které odpovídají členění na tři základní roviny komunikace, a to na rovinu politiky HSS, rovinu programu (ROP Jihozápad) a rovinu projektu. Specifický cíl 1: komunikace pro úspěch politiky HSS Zajistit a zvýšit úspěšnost realizace nástrojů politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU v rámci regionu NUTS II Jihozápad prostřednictvím široké komunikace o existenci možnostech čerpání dotací ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti v období Specifický cíl 2: komunikace pro úspěšný program Přispět k úspěšné implementaci prostřednictvím kvalitní komunikace uvnitř řídicí a implementační struktury programu i vůči ostatním operačním programům a dalším subjektům ovlivňujícím čerpání ze strukturálních fondů v ČR, zejména pak na strategické rovině ovlivňující směřování, postavení a realizaci programu. Specifický cíl 3: komunikace pro úspěšný projekt Zajistit realizaci úspěšných projektů v rámci prostřednictvím včasné, strukturované a dostatečně kvalitní komunikace s potenciálními i skutečnými příjemci. Tabulka 1: Přehled specifických cílů a příslušných komunikačních aktivit Specifický cíl Komunikační aktivita Specifický cíl 1 Média, veletrhy, tiskové konference a tiskové zprávy, newsletter, zpravodaj, propagační předměty Specifický cíl 2 Specifický cíl 3 Informační, vzdělávací a tréninkové aktivity o obecných tématech ROP NUTS II Jihozápad, průřezové metodiky Výroční konference, internetové stránky, konzultace a semináře, publikace, zpravodaj, propagační předměty Zdroj: KoP Jednotlivé specifické cíle dále rozvádí informační priority (dále jen IP ), jenž jsou k nim hierarchicky řazeny. Informační priority představují klíčovou úroveň návrhové části Komunikačního plánu ROP Jihozápad, pro kterou jsou definovány cílové skupiny a přiřazeny adekvátní nástroje. Informační priority v rámci specifického cíle 1 jsou zaměřeny na široce pojaté cílové skupiny. Širokou veřejnost na straně jedné a aktéry národních politik a rozvojových oblastí na straně druhé. Cílem je vyvolat u nich zájem o. Informační priority specifického cíle 2 jsou zaměřeny především na skupinu subjektů angažovaných přímo i nepřímo na tvorbě, řízení, monitorování a evaluaci ROP NUTS II 9

10 Jihozápad a mající zájem/prospěch z jeho úspěšné implementace (řídící orgány, zprostředkující subjekty, platební a certifikační orgán a jejich okolí). Informační priority specifického cíle 3 jsou zaměřeny na skupinu subjektů připravujících, realizujících nebo majících prospěch ze skutečných aktivit naplňujících program, tedy na potenciální žadatele, skutečné žadatele, realizátory projektů a konečné uživatele výstupů projektů. V návaznosti na cíle a informační priority KoP byly identifikovány jednotlivé cílové skupiny komunikace: a. vnější cílové skupiny, tedy široká veřejnost, politická reprezentace, potenciální žadatelé, žadatelé, příjemci a jejich partneři, potenciální a koneční uživatelé, média a experti (expertní okolí), b. vnitřní cílové skupiny, zahrnující Regionální radu regionu soudržnosti Jihozápad (ŘO ), Monitorovací výbor a Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad. 10

11 3.3. Komunikační nástroje a aktivity Výroční konference Účast na veletrzích Webové stránky Konzultace Newsletters, zpravodaje Propagační předměty Tiskové zprávy a tiskové konference Publikace Semináře, workshopy V následujících kapitolách jsou blíže přiblíženy vybrané nejdůležitější nástroje a aktivity. Kromě těchto hlavních nástrojů používá též různé plakáty, jimiž se prezentuje na konferencích a veletrzích, či digitální média (zejména flash disky, které jsou distribuovány příjemcům a na nichž je dostupná veškerá potřebná dokumentace). Každoročně je od 9. května na celý následující týden vyvěšována vlajka EU. Samozřejmá a pro program velmi důležitá je aplikace jednotného vizuálního stylu, který tvoří logo a barvy. Umožňuje tak snadnou a rychlou identifikaci právě toho kterého programu. Na webových stránkách je pravidelně po ukončení každého kola výzev a po schválení příslušných projektů k realizaci zveřejňován seznam příjemců dotace z Výroční konference Úvodní konference 2007 V Českých Budějovicích a v Plzni se dne 18. prosince 2007 uskutečnila Úvodní konference k zahájení. Hlavními tématy byla Implementace Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Jihozápad prostřednictvím Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad a přiblížení jeho činností, představení obsahu a zaměření programu včetně jednotlivých oblastí podpory a jejich garantů. Dále zde byly podány informace nezbytné pro přípravu projektových záměrů. Cílovými skupinami se tak staly všechny výše uvedené vnější skupiny, tedy od široké veřejnosti před žadatele a příjemce po politickou reprezentaci a média. Konference v Českých Budějovicích, která se konala v pavilonu na Výstavišti České Budějovice, se zúčastnil hejtman Jihočeského kraje Jan Zahradník a radní pro regionální rozvoj Pavel Pavel. V Plzni se pak konference, konané v Parkhotelu Plzeň, zúčastnil hejtman Plzeňského kraje Petr Zimmermann a radní pro regionální rozvoj Jiří Kalista Výroční konference 2008 Dne 17. prosince 2008 proběhla výroční konference ROP Jihozápad 2008, která se tentokrát konala pro Jihočeský a Plzeňský kraj společně v kulturním domě Písek. Mezi hosty byly mimo jiné členové Výboru Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad, zástupce odboru Národního fondu Ministerstva financí ČR a zástupci několika operačních programů. Cílem konference bylo seznámit účastníky s průběžnými výsledky prvních výzev ROP Jihozápad a s možnostmi, které Regionální operační program 11

12 nabízí. Výroční konference se zúčastnilo celkem 85 osob. Zastoupení zde měli nejen představitelé obcí a zpracovatelských agentur, ale i podnikatelské subjekty a nestátní neziskové organizace. Během Výroční konference zhodnotil ředitel Úřadu Regionální rady Jiří Trnka dosavadní realizaci ROP Jihozápad a představil výhled do dalšího období. Byly představeny úspěšné projekty Jihočeského kraje v rámci vybraných operačních programů. Vedoucí územních odborů implementace programu ÚRR JZ informovali o nejčastějších chybách a nedostatcích žadatelů při procesu hodnocení a také o povinnostech příjemců. Pro všechny hosty bylo také zajímavé vystoupení týkající se aktuálních informacemi o realizaci sousedního ROP Jihovýchod. Dále bylo prezentováno důležité téma kontroly příjemců dotací, kterému se věnovala Veronika Ondráčková z Ministerstva financí ČR Platebního a certifikačního orgánu. Část programu byla zaměřena na představení úspěšných projektů samotnými příjemci, které získaly dotaci prostřednictvím ROP Jihozápad, ale i na tématické operační programy. Výroční konference je jedna z aktivit spadající pod informační prioritu 3.1 Existence příležitostí v rámci ROP Jihozápad, která je součástí specifického cíle 3. Při realizaci této aktivity je kladen důraz na poskytování informací o náplni a zaměření ROP NUTS II Jihozápad. Jak vyplývá z výše popsaných informací, které byly na Výroční konferenci zveřejněny, byl cíl informační priority splněn Závěry a doporučení Výroční konferenci považujeme za velmi užitečný nástroj sloužící zejména k zajištění publicity. Doporučujeme zde v co možná nejvyšší míře představovat úspěšné projekty finančně podpořené z, dávat příležitost i samotným příjemcům, aby zde osobně vystoupili. Toto doporučení se vztahuje na všechny typy projektů (rekonstrukce silnic, revitalizace částí měst a obcí, modernizace zdravotnické či sociální infrastruktury, cestovní ruch) i žadatelů, od starostů měst a obcí, přes soukromé podnikatele až po nestátní neziskové organizace. Typově různorodé projekty tak zaujmou větší část posluchačů Účast na veletrzích Ke zviditelnění a vlastní propagaci využívají zejména soukromé subjekty ve velké míře též veletrhy a výstavy. se ke dni prezentoval pouze na jednom veletrhu, a to na Mezinárodním investičním veletrhu URBIS INVEST, který se uskutečnil v Brně ve dnech Jedná se o veletrh specializovaný na investiční příležitosti a rozvoj regionů zemí střední a východní Evropy, o setkání investorů, developerů, finančních institucí, profesionálů z real estate a zástupců všech skupin municipalit a veřejné sféry, mezi něž patřili i zaměstnanci ÚRR JZ reprezentující. Cílem účasti zaměstnanců na veletrhu bylo představení aktivit a možností získání finanční podpory z tohoto programu. se prezentoval ve vlastním informačním stánku prostřednictvím velkoplošných bannerů, plakátů (zaměřených na jednotlivé prioritní osy, barevně odlišených a prezentujících úspěšné projekty za každou prioritní osu), informačních publikací, programových dokumentů (v českém i anglickém jazyce), metodických příruček a propagačních předmětů (diáře, propisovací tužky, apod.). Probíhaly zde osobní konzultace návštěvníků veletrhu se zaměstnanci ÚRR JZ. Spektrum zájemců bylo od starostů měst a obcí přes zástupce stavebních a zpracovatelských firem po budoucí možné žadatele o finanční podporu z. Tazatelé 12

13 projevili největší zájem o oblasti podpory 1.5 Rekonstrukce místních komunikací, 2.3 Revitalizace částí měst a obcí a 3.1 Rozvoj infrastruktury cestovního ruchu. Nejčastější dotazy směřovaly na obecné zaměření programu i jednotlivých oblastí podpory, návštěvníci však přicházeli též s konkrétními dotazy na připravovaný projektový záměr a možnosti jeho kofinancování z. Součástí veletrhu byla konference Evropské fondy od nápadu k realitě, konající se V soutěži Top Invest pořádané v rámci konference získal prestižní ocenění Nejlepší investice roku 2008 projekt finančně podpořený z. Šlo o projekt Skiareál Lipno regionální zimní centrum. Zástupci firmy Lipno servis, s.r.o., která byla příjemcem dotace, převzali cenu osobně z rukou předsedy Poslanecké sněmovny Parlamentu ČR. Finanční podporu z získal projekt s názvem Komplexní propagace Plzeňského kraje, jehož součástí byl též veletrh cestovního ruchu Plzeňského kraje ITEP 2008, který se uskutečnil ve dnech října 2008 v Domu kultury INWEST-K v Plzni. Cílem veletrhu bylo podpořit rozvoj cestovního ruchu v Plzeňském kraji a zastavit tak v posledních letech negativní trend vývoje návštěvnosti kraje. Samotní příjemci finanční podpory z, tedy realizátoři úspěšných projektů, mají též možnost se prezentovat např. na Výroční konferenci ROP NUTS II Jihozápad. Na té z roku 2008 se prezentovala např. společnost Lipno servis, s.r.o., která realizuje projekt Skiareál Lipno regionální zimní centrum finančně podpořený z Účast na veletrzích je jednou z aktivit specifického cíle 1 a informační priority 1.1, jejíž snahou je cíleně vyvolat zájem o. Přítomní zaměstnanci ÚRR JZ zhodnotili účast na veletrhu jako přínosnou aktivitu pro na základě zájmů návštěvníků veletrhu Závěry a doporučení Účast na veletrzích je velmi vhodným nástrojem ke zvýšení publicity ROP NUTS II Jihozápad. Bohužel tento program se prozatím prezentoval pouze na jednom veletrhu. Doporučujeme proto počet veletrhů, na nichž se představí, do budoucna navýšit. Důležité je účastnit se zejména veletrhů regionálních a zde informovat o podmínkách poskytnutí dotace, ale i veletrhů celostátních, jako byl právě veletrh URBIS INVEST, a šířit tak všeobecné povědomí veřejnosti o možnostech čerpání dotací ze strukturálních fondů EU prostřednictvím široké škály regionálních a tématických operačních programů Webové stránky Internetové stránky jsou v dnešní době nejvhodnějším komunikačním nástrojem. Jejich výhodami jsou operativní přístup, relativně nízké náklady na provoz či neomezenost prostoru. I přesto, že toto médium zaznamenalo v posledních letech dynamický rozvoj, s sebou stále nese jisté nevýhody, jako např. jeho nedostupnost pro některé cílové skupiny (např. starší občané, venkovské obyvatelstvo). Internetové stránky jsou určeny pro všechny cílové skupiny obyvatel, uvedené ve druhé kapitole této evaluační studie. Webové stránky jsou typickým komunikačním nástrojem v rámci informační priority 3.1, kde jsou aktivity zaměřené především na oslovení potenciálních žadatelů, ale také na současné žadatele i příjemce. 13

14 Adresa je prezentována na všech propagačních předmětech. Webové stránky slouží jako hlavní zdroj informací pro širokou veřejnost, žadatele, příjemce a jejich partnery, média a odbornou veřejnost. Jsou členěny do několika sekcí. Najdeme zde všeobecné informace o a jeho orgánech, jako jsou Regionální rada, Úřad, Výbor a Monitorovací výbor Regionální rady regionu NUTS II Jihozápad. Stránky poskytují všechny podstatné informace jak potenciálním, tak skutečným žadatelům a příjemcům finanční pomoci z ROP NUTS II Jihozápad v podobě programových dokumentů Regionálního operačního programu, příruček, metodických materiálů, apod. (viz též Pyramida žadatele a Pyramida příjemce). Nechybí samozřejmě veškerá potřebná dokumentace k jednotlivým vyhlášeným kolům výzev. Všichni zájemci zde též mohou nalézt pozvánky na různé semináře, workshopy, konference, apod. Projekty finančně podpořené z ROP NUTS II Jihozápad jsou zveřejňovány v sekci Úspěšné projekty jako příklady úspěšné realizace projektového záměru, jenž může sloužit jako inspirace budoucím příjemcům, tedy stejně tak realizátorům projektů. Všechny informace na webových stránkách jsou pravidelně aktualizovány a pravidelně doplňovány aktuálními sděleními, oznámeními, apod. v podobě každodenních aktualit na úvodní stránce. Vše doplňují pravidelně zveřejňované aktuality na úvodní stránce. Graf č. 1 znázorňuje vývoj návštěvnosti webových stránek Graf 1: Měsíční vývoj návštěvnosti webových stránek /2007 počet přístupů / / / / Zdroj: ÚRRRSJ Návštěvnost webových stránek pravidelně vzrůstá s vyhlášením nového kola výzev, kdy žadatelé potřebují nejvíce a konkrétní informace, jenž je možné na webových stránkách nalézt, a se zveřejněním výsledků právě skončeného kola výzev, kdy se žadatelé zajímají o úspěch či neúspěch svého projektového záměru. Bylo tomu tak např. od ledna do března 2008, kdy trvalo druhé kolo výzev, od června do července 2008, kdy trvala třetí výzva, v říjnu a listopadu 2008, kdy byla vyhlášena čtvrtá výzva, nebo od března do června 2009, kdy bylo vyhlášeno páté kolo výzev. Do budoucna se počítá spíše s mírným poklesem jejich návštěvnosti, jelikož již nedojde k vyhlášení velkého kola výzev, poklesne tudíž počet předložených žádostí a tím i nutnost získávání všeobecných informací. Návštěvníci stránek se více zaměří na konkrétní informace, především o realizační fázi projektového cyklu. ÚRR JZ si nechal zpracovat analýzu webových stránek od agentury KOMUNIK, s. r. o. Podle výsledků analýzy jejich struktura odpovídala požadavkům na potřebný objem poskytovaných informací, nikoliv však členění těchto informací z hlediska co možná největší přehlednosti a atraktivity pro návštěvníky z řad široké veřejnosti (jako nepřehledná se jevila 14

15 zejména návštěvníkům laikům, kteří neměli žádné zkušenosti s čerpáním dotací z ). Hlavním záměrem analýzy bylo navrhnout úpravy, jenž by směřovaly ke zjednodušení textu a přehlednějšímu řazení informací. Dle závěrů analýzy webové stránky postrádají výraznější grafické prvky, jenž by zdůraznily základní hesla a okamžitě navedly návštěvníky na nejdůležitější informace. Informace jsou prezentovány nevýrazně a docházelo tak k mísení jednotlivých témat, zatímco nejdůležitější sdělení zde zanikala. Jako vzor navrhl zpracovatel analýzy stránky ROP NUTS II Moravskoslezsko Analýza podala četná doporučení na zpřehlednění a zatraktivnění webových stránek. Většina z nich byla zapracována a podoba webových stránek se tak zlepšila. Grafická podoba stránek je od počátku implementace stejná, byl však doplněn slogan Směr budoucnost cíl prosperita, spojený s logem ROP NUTS II Jihozápad. Zpřehlednilo se základní menu a členění informací do jednotlivých sekcí. Zřídily se sekce Archiv aktualit a důležitých informací, jenž obsahují již neaktuální informace. Naopak nejnovější aktuality jsou zobrazeny na úvodní stránce. Na základě doporučení došlo též ke zatraktivnění podoby poskytovaných informací zařazením nových grafických prvků a vznikly tzv. Pyramida žadatele a Pyramida příjemce (jedná se o přehledné průvodce projektovým cyklem, jenž obsahují všechny potřebné informace pro žadatele a příjemce). K většímu zatraktivnění stránek přispělo též pravidelné zveřejňování internetových anket (výsledky těchto anket jsou následně zveřejněny formou aktualit). Nově též vznikla sekce Úspěšné projekty, která přitažlivou formou (pomocí tzv. Karet projektů) podává informace o projektech, jenž získaly dotaci z a již došlo k úspěšnému zakončení jejich fyzické realizace. Po obsahové stránce hodnotíme web jako dostatečný a vyhovující. Obsahuje všechny potřebné informace pro veškeré výše uvedené cílové skupiny (potenciální žadatele, žadatele a příjemce, širokou veřejnost, atd.). Avšak jeho grafickou stránku vidíme naopak jako nevyhovující, nedostatečně atraktivní. V tomto smyslu doporučujeme zásadním způsobem změnit úvodní stranu a hlavní menu, což jsou dva základní zdroje informace, z nichž vychází každý návštěvník webových stránek a které proto musí být výrazné a přehledné. Na úvodní stránce si žadatelé a příjemci mohou přečíst aktuality. Toto však nepovažujeme za efektivní. Příhodné by bylo vytvořit univerzální úvodní stranu se stručným textem o a pod něj umístit výrazně graficky zpracované upozornění na právě probíhající výzvu. Aktuality by bylo lepší umístit pod jednu ze sekcí hlavního menu. Zejména však hlavní menu, tedy rozdělení veškerých informací do jednotlivých oddělených sekcí, je velmi graficky strohé. Vyžaduje výraznější a atraktivnější grafické zpracování. Názvy sekcí navrhujeme zvýraznit a zobrazit např. v barvách. Počet sekcí je příliš vysoký. Zde navrhujeme základní rozdělení sekcí následujícím způsobem: aktuality základní informace o kontakty vše pro žadatele (obsahující odkaz na aktuální výzvu a související dokumentací) vše pro příjemce úspěšné projekty semináře, vzdělávací akce newsletter tiskové centrum FAQ volná místa ostatní (např.databáze zpracovatelů povinně zveřejňované informace 15

16 Naopak velmi pozitivně lze hodnotit slogan Směr budoucnost cíl prosperita společně s logem na úvodní stránce. Toto je pro návštěvníky snadno zapamatovatelné a umožňuje mu snadno odlišit naše webové stránky od stránek ostatních programů. Líbí se nám celá hlavička v barvách programu. Dalším zajímavým prvkem jsou ankety; pro návštěvníky jsou atraktivní a jejich prostřednictvím zjišťuje ÚRR JZ nejvýznamnější potřeby a požadavky návštěvníků webu, na něž následně reaguje adekvátními opatřeními (např. zorganizováním specifických seminářů, workshopů, apod.). Dále oceňujeme pozitivně odkaz na nové dokumenty, pouze bychom navrhovali jej umístit výš (popř. jako jednu ze sekcí hlavního menu). Jako další zajímavé prvky navrhujeme zařadit na úvodní stránku aktuální kurz EUR/CZK, popřípadě kalendář Srovnání podoby webových stránek jednotlivých regionálních operačních programů v ČR Jak je uvedeno výše, webové stránky jsou základním zdrojem informací o jednotlivých regionálních operačních programech v ČR. Proto nalezneme na stránkách všech programů veškeré potřebné a důležité informace jak pro žadatele, tak pro příjemce a další zájemce o možnostech poskytnutí podpory z EU prostřednictvím regionálních operačních programů. Webové stránky všech programů obsahují prakticky stejné informace, ale liší se způsobem jejich členění a především grafickou podobou. Nejprve se věnujme obsahové stránce webu. Obvyklé je umístění hlavního menu na levé straně obrazovky, kdežto menu na webových stránkách je neobvykle umístěno na pravé straně úvodní strany, což vzhledem k převažujícímu umístění menu na stránkách ostatních programů nepovažujeme za vhodné. Není vhodné vytvářet více než jedno hlavní menu, což však některé weby regionálních operačních programů nerespektují a používají dvě a někdy i více menu, což je chaotické. Rozdělení na jednotlivé sekce je u všech programů obdobné. Vhodný je menší počet sekcí. Příhodné je umístit na úvodní stranu odkaz na aktuálně probíhající kolo výzvy, přičemž veškerou dokumentaci vztahující se k dané výzvě se hodí skrýt pod stejným odkazem. Žadatel je tak přímo odkázán na nejčerstvější a zároveň pro něj nejdůležitější informace a na aktuální platnou dokumentaci. Aktuality jsou u většiny programů prezentovány na úvodní stránce, ale v podstatně menším rozsahu, než je tomu u. Případně jsou řazeny pod konkrétní sekcí s názvem Aktuality. Tento poslední jmenovaný způsob považujeme za nejpřijatelnější, jej zatím nevyužívá. Na rozdíl od stránek nalezneme na webových stránkách některých dalších regionálních operačních programů, konkrétně ihned na úvodní stránce, přímý odkaz na projektovou žádost BENEFIT7, popřípadě též aktuální kurz EUR/CZK, jenž ROP NUTS II Jihozápad zveřejňuje pouze pod jednou z aktualit. Stránky a ROP NUTS II Jihovýchod jako jediné obsahují odkazy na jiné operační programy v ČR s cílem podat návštěvníkům webu úplné informace o možnostech získání finanční podpory z EU. Nejvíce se však liší stránky jednotlivých regionálních operačních programů v grafické podobě. Programy většinou využívají na stránkách typické barvy svého programu. Obvyklé je i umístění loga na úvodní stránce. Především na stránkách ROP NUTS II Moravskoslezsko, Střední Čechy a Jihovýchod oceňujeme grafickou podobu hlavního menu, která je podstatně atraktivnější pro návštěvníky než podoba menu ROP NUTS II Jihozápad. Vhodné je též umístění sloganu, jenž figuruje na stránkách pouze některých programů (např. slogan Vize přestane být snem. ). používá 16

17 slogan Směr budoucnost cíl prosperita, jenž je umístěn společně s logem na úvodní webové stránce. Ne všechny programy zveřejňují na svých stránkách prvky zatraktivňující jejich podobu, jako jsou ankety, soutěže, apod. zde vhodně používá pravidelně aktualizované ankety. Velmi zajímavý se nám jeví e-learningový kurz Jak na projekt?, jenž figuruje na webových stránkách ROP NUTS II Střední Čechy. Takovýto kurz již však v souvislosti s průběhem implementace nemá smysl zavádět, jelikož většina projektů přešla do fáze realizace či dokonce ukončené realizace. Vhodné je též seznámit návštěvníky webu s úspěšnými projekty podpořenými z daného programu, což činí. Zajímavé je též vytvoření sekcí Nejčastější chyby žadatelů, respektive příjemců, jenž na stránkách nefigurují. V případě všech regionálních operačních programů v ČR je možné zasílání novinek a důležitých informací em. Porovnáme-li všeobecně grafickou podobu a přehlednost webových stránek všech regionálních operačních programů, jako zdařilé se nám jeví např. webové stránky ROP NUTS II Moravskoslezsko (tyto byly doporučeny též zpracovatelem analýzy webu), ROP NUTS II Jihovýchod a ROP NUTS II Střední Čechy. Je však třeba přihlédnout k personálnímu zajištění správy webových stránek, kdy Úřad ROP NUTS II Moravskoslezsko zaměstnává nejvíce osob na zajištění publicity a komunikace ze všech regionálních operačních programů, čemuž také odpovídá kvalita nejen webových stránek, ale celkově úroveň publicitní a komunikační strategie Úřadu. Zde je vhodné uvést též srovnání návštěvnosti webových stránek se stránkami ostatních regionálních operačních programů v ČR. Toto vyplývá z grafu č. 2. Dostupná jsou pouze data za rok Údaj z ROP NUTS II Střední Čechy není 100% spolehlivý. Podle vedoucí oddělení Komunikace a publicita ROP Střední Čechy Mgr. Vašátové se jedná o počet unikátních návštěv a v současné době není schopna poskytnout více detailních údajů. Nebereme-li tedy v potaz údaj za tento Regionální operační program, řadí se na první příčku v pomyslném žebříčku návštěvnosti webových stránek všech regionálních operačních programů v ČR. Za rok 2008 zaznamenaly stránky více než 166 tisíc návštěvníků. Graf 2: Přehled návštěvnosti www stránek regionálních operačních programů v ČR v roce 2008 ROP Střední Čechy ROP Jihozápad ROP Jihovýchod ROP Severovýchod ROP Severozápad ROP Moravskoslezsko ROP Střední Morava Zdroj: statistika návštěvnosti webových stránek jednotlivých ROP 17

18 Závěry a doporučení Webové stránky považujeme za nejdůležitější informační zdroj pro všechny cílové skupiny. Proto je důležité, aby obsahovaly všechny potřebné informace a prezentovaly je zajímavou formou. Webové stránky jsou po obsahové stránce kvalitně zpracovány. Nalezneme na nich veškeré důležité informace. Avšak po grafické stránce doporučujeme zvážit jejich úpravu, jejímž cílem by mělo být zejména jejich zpřehlednění a zatraktivnění. Jednak by bylo vhodné upravit hlavní menu, počet a obsah jednotlivých sekcí (tedy informace lépe uspořádat do jednotlivých sekcí) a především zvýraznit jeho grafickou podobu a též pozměnit podobu a obsah úvodní stránky (neumisťovat sem pouze aktuality, tyto v menším množství a zahrnout sem i důležité upozornění např. na právě probíhající výzvu). Co do grafické podoby stránek je možné se v určitých bodech inspirovat webovými stránkami jiných regionálních operačních programů. Jako velmi zdařilé naopak hodnotíme webové ankety a upozornění na aktualizaci platných metodických dokumentů, avšak toto upozornění bychom zvážili umístit výše. Tyto doporučujeme rozhodně ponechat a nadále v nich pokračovat. Graficky vhodné je též umístění loga a názvu programu v hlavičce na úvodní stránce, stejně jako grafické sladění celých webových stránek do barev programu. Zajímavé a poutavé je též umístění fotografií do aktualit (např. fotografií z otevírání projektů finančně podpořených z ROP NUTS II Jihozápad či z průběhu realizace těchto projektů) Konzultace Zatímco tištěné či elektronické publikace většinou poskytují žadatelům a příjemcům základní a všeobecné informace, konkrétní projektové záměry je možné řešit formou osobních, telefonických či ových konzultací. Jejich další výhodou je vedle poskytování přesnějších a konkrétnějších informací též zpětná vazba od zaměstnanců ÚRR JZ. Při osobních konzultacích též dochází k distribuci relevantních tištěných publikací, digitálních médií, apod. Zaměstnanci OAČ/OAP poskytují konzultace žadatelům, zaměstnanci OKČ/OKP naopak příjemcům. Konzultace jsou jedním z nástrojů v informační prioritě 3.2, které jsou zaměřené na přenos informací, znalostí a dovedností s umožněním zpětné vazby. V tabulkách č. 2 a 3 je uvedeno plnění specifického cíle 3, pro který tato informační priorita spadá. Jsou zde uvedeny počty provedených konzultací OAČ a OAP se žadateli, popř. potenciálními žadateli v roce 2008 a Tabulka 2: Počet konzultací OAČ/OAP v roce 2008 Oblasti podpory Celkem Elektronické Osobní Telefonické Celkem Tabulka 3: Počet konzultací OAČ/OAP v roce 2009 (ke dni , zdroj: ÚRRRSJ) Zdroj: ÚRRRSJ Oblasti podpory Celkem Elektronické Osobní Telefonické Celkem

19 Vzhledem ke snadné proveditelnosti jsou nejoblíbenějším typem telefonické konzultace, následované těmi ovými. Osobní konzultace zaujímají až třetí místo v pomyslném žebříčku oblíbenosti. Čísla v tabulkách ukazují, že největší zájem je mezi žadateli o konzultace oblastech podpory 3.1 Rozvoj infrastruktury cestovního ruchu, 1.5 Rozvoj místních komunikací a 2.4 Rozvoj infrastruktury základního, středního a vyššího odborného školství. Nejvyšší počet konzultací ve zmíněných oblastech podpory se následně promítl do nejvyššího počtu předložených projektových žádostí právě do těchto oblastí podpory. Průměrná délka telefonické konzultace je 10 minut. Celkem proběhlo telefonických konzultací, to znamená, že se prokonzultovalo celých 433 hodin (54 pracovních dnů). Osobní konzultace jsou obsáhlejší a trvají v průměru 30 minut. Osobních konzultací proběhlo 1006 a při této průměrné délce to znamená 503 prokonzultovaných hodin (63 pracovních dnů) Závěry a doporučení Konzultace jsou velmi užitečným a hojně využívaným nástrojem (žadateli i příjemci). Konzultující zde mohou zjistit podrobnosti týkající se jejich projektových záměrů, které nemají možnost konzultovat při všeobecných seminářích a nevyčtou je ani z dokumentace. Nejvíce jsou využívány konzultace telefonické, což je pochopitelné z pohledu jejich dostupnosti. Doporučujeme proto i nadále pokračovat v pořádání konzultací před (pro žadatele) i po vyhlášení výzev (pro příjemce) s větším zaměřením na konzultace ové, které hodnotíme jako nejvhodnější z důvodu časové úspory (zejména v porovnání s osobními konzultacemi) Newsletter, zpravodaj Informační zpravodaj s název HEJ ROP! je dalším z komunikačních kanálů, jenž slouží především široké veřejnosti a potenciálním zájemcům o dotaci z. Poskytuje jim totiž srozumitelnou formou základní informace o možnostech získání dotace z tohoto Regionálního operačního programu, avšak v porovnání s Informační publikací o, která je zmíněna v kapitole této evaluační studie, jde o informace více konkrétní a relativně aktuální. Zajímavou formou poukazuje na průběh implementace ROP NUTS II Jihozápad, jenž dokumentuje mj. na příkladech úspěšných projektů finančně podpořených z ROP NUTS II Jihozápad. Vyhodnocuje průběh vyhlášených kol výzev (počet předložených žádostí a schválených projektů). Průběhu implementace se rovněž týkají sdělení o nárůstu počtu kontrol (zde upozorňuje na nejčastější chyby příjemců při realizaci projektů) a o stavu naplňování věcných indikátorů projektů. Kromě průběhu implementace a realizace projektových záměrů tento zpravodaj též sděluje důležité aktuality (např. upozorňuje na vznik nových metodických brožur), prezentuje pozvánky na semináře a workshopy, pořádané pro žadatele či příjemce, apod. Bulletin sice nemůže sloužit jako metodický materiál, ale poskytuje již poměrně detailní informace o a může tak sloužit např. potenciálním žadatelům o dotaci z tohoto Regionálního operačního programu. Bulletin je distribuován jak v tištěné, tak elektronické formě (případným zájemcům, kteří se mohou přihlásit k jeho pravidelnému odběru). Je též ke stažení na webových stránkách 19

20 Zaměstnanci OTP zajišťují jeho pravidelnou distribuci na Krajský úřad Jihočeského i Plzeňského kraje, Hospodářskou komoru Jihočeského a Plzeňského kraje (České Budějovice a Plzeň) a do regionálních kanceláří informačních center EU Eurocentrum a Europe Direct. Ke dni došlo k distribuci pěti vydání tohoto zpravodaje. Vychází pravidelně, a to čtvrtletně v nákladu cca 500 ks. Z výše uvedeného textu je patrné plnění informační priority 1.1 a 3.1, jejichž nástroji jsou mimo jiné newsletter a zpravodaj. Aktivity priorit zahrnují poskytování obecných informací o existenci a realizaci Srovnání podoby informačních zpravodajů jednotlivých regionálních operačních programů v ČR Všechny regionální operační programy v ČR používají jako jeden z publicitních nástrojů informační newsletter (zpravodaj). Většinou mají 3 7 stran a obsahují informace o programu, jednáních a zasedáních jejich orgánů, právě probíhajících či ukončených výzvách, úspěšně realizovaných projektech, atd. Texty jsou doplněny grafickými prvky většinou v barvách daného programu, logem, popřípadě sloganem a fotografiemi například z míst realizace projektů finančně podpořených z daného programu. Zajímavé a důvtipné jsou názvy zpravodajů (HEJ ROP!, apropó, ROPoviny, AeROPlán, Europlan) Závěry a doporučení Všechny regionální operační programy využívají jako jeden z publicitních a komunikačních nástrojů právě zpravodaj (bulletin), který zajímavou formou informuje o nejdůležitějších událostech spojených s daným programem. Jeho podoba se nám v případě ROP NUTS II Jihozápad jeví jako zajímavá, texty jsou stručné a vhodně doplněné pěknými fotografiemi, tabulkami či grafy. Jediné doporučení se týká úvodní strany. Z té bychom doporučili odstranit obsáhlá úvodní slova a nahradit je jedním velmi stručným (cca jeden krátký odstavec) uvítacím textem, ať už slovem ředitele ÚRR JZ, nebo hejtmanů Propagační předměty Jako každý regionální operační program i využívá k zajištění publicity programu četné propagační předměty, kterými jsou většinou užitečné kancelářské potřeby. Zde je výčet typů propagačních předmětů : propisovací tužky bloky USB flash disky kalendáře (sloužící pouze pro zaměstnance ÚRR JZ) diáře (sloužící pouze pro zaměstnance ÚRR JZ), a to v menší a větší formě pořadače na vizitky desky pro příjemce (do nichž si příjemce zakládá veškerou povinnou dokumentaci spojenou s realizací projektu, vznikne tak tzv. Karta projektu) novoročenky (jejichž motiv byl zvolen na základě ankety, jíž se mohli zúčastnit všichni zaměstnanci ÚRR JZ) 20

21 Na všech propagačních předmětech nechybí logo a název tohoto programu, které jsou sladěny do typických barev programu (modrá, zelená, žlutá). Prezentována je i webová adresa Propagační předměty jsou součástí všech specifických cílů. Nejsou šířeny pravidelně, jako je tomu v případě bulletinu či Výročních zpráv pro veřejnost. K jejich distribuci dochází na akcích pořádaných ÚRR JZ, jako jsou semináře, workshopy, výroční konference, jednání zástupců orgánů se zástupci jiných institucí, apod. Distribuci předmětů zajišťují zaměstnanci OTP Závěry a doporučení Tvorba s distribuce propagačních předmětů je typickou součástí publicitní strategie každého soukromého i veřejného subjektu. v tomto směru distribuuje klasické typy propagačních předmětů, jako jsou propisovací tužky a bloky. Do budoucna však bude jejich škála rozšířena o zajímavější formy, jako jsou deštníky, kožené desky a uvažuje se též o vytvoření hrnků či kravat a šátků s logem ROP NUTS II Jihozápad. Doporučujeme se však zaměřit především na samotnou distribuci propagačních předmětů a i nadále je pravidelně dodávat na krajské úřady, informační centra, konference, případně veletrhy Tiskové zprávy a tiskové konference Tiskové zprávy Tiskové zprávy jsou jedním ze zdrojů informací pro média a veřejnost. Jedná se o nástroj specifického cíle 1 a informační priority 1.1, který je vhodný k rychlému informování o novinkách a průběhu realizace operačního programu. V následujících odstavcích je zachyceno plnění této aktivity k První tisková zpráva týkající se Regionálního operačního programu NUTS II Jihozápad byla vydaná u příležitosti spuštění nových webových internetových stránek. Do konce roku 2007 byla vydána ještě jedna tisková zpráva v prosinci, která informovala o velice zásadní události schválení Evropskou komisí. Tiskové zprávy zpracovával v roce 2007 a 2008 pro Úřad Regionální rady externí dodavatel. Z důvodu navázání spolupráce s tiskovým mluvčím jsou tyto zprávy zpracovávané od roku 2009 v jeho režii. Pracovníci oddělení publicity poskytují zpracovateli potřebné informace a následně zprávy kontrolují a dle potřeby aktualizují. Tiskové zprávy jsou po schválení Řídicím orgánem zaslány vybraným novinářům a zároveň umístěny na webové stránky Úřadu Regionální rady v sekci menu Tiskové centrum. Primárním obsahem tiskových zpráv je pravidelné informování o novinkách, činnosti ÚRR JZ a výsledcích výzev a realizace. V roce 2008 bylo zveřejněno 16 tiskových zpráv. Tiskové zprávy byly zaměřeny především na probíhající velkou druhou výzvu ukončenou v březnu 2008 a na vyhlášení třetí výzvy v průběhu letních měsíců roku Obsahovaly informace o podmínkách poskytnutí dotace, časovém harmonogramu výzev a následně zde byly zveřejněny statistické informace a výsledcích dosud vyhlášených výzev. Ke konci roku se informace v tiskových zprávách zaměřily také na zhodnocení dosavadního pokroku implementace programu. Za první polovinu roku 2009 byl vypracován a zveřejněn téměř stejný počet tiskových zpráv jako za celý rok 2008, tedy 14 zpráv. Zprávy jsou obsahově zaměřené opět na vyhlášené výzvy a nezbytné informace k předložení projektových žádostí. Nově se vydaly také tiskové zprávy zaměřené na úspěšné příjemce a příklady již dokončených projektů ve spolupráci s jejich autory a realizátory. Do konce roku 2009 se počítá se zveřejněním dalších 12 tiskových zpráv. 21

22 V tabulce č. 4 je uvedený přehled počtu zveřejněných tiskových zpráv v jednotlivých ROPech v období polovina roku Přednostně je ovšem důležité hodnotit tiskové zprávy dle jejich obsahu, jelikož to má následně vliv na celkový počet zpráv. Z tabulky č. 3 je patrné, že co do počtu vydaných tiskových zpráv se zřetelně vymyká ROP Střední Morava, který v tomto ohledu mnohonásobně převyšuje všechny ostatní ROPy. Je to dáno jiným systémem zveřejňování informací než u ostatních ROPů, kdy většina včetně ROP Jihozápad využívá tzv. aktuality, kde zveřejňuje aktuální informace. ROP Střední Morava má ale tyto aktuální informace obsažené v tiskových zprávách. Věnuje se v nich například hledání nových zaměstnanců, což výrazně navýšilo počet tiskových zpráv v roce Zaměřuje se zde také na průběh seminářů či na vydané Metodické materiály. Při porovnání ostatních ROPů má v roce 2007 vysoký počet tiskových zpráv ROP Jihovýchod, jelikož již v tomto roce zde proběhlo schválení prvních projektů k realizaci a tímto projektům jsou věnovány i tiskové zprávy. Dále se v roce 2007 v tiskových zprávách také objevují informace o politice soudržnosti či jednání Evropské komise o ROP. V roce 2008 převažují tiskové zprávy ROP Moravskoslezsko, které jich zveřejnilo 28. V těchto tiskových zprávách se mimo jiné zaměřuje na požadavky žadatelů v jednotlivých výzvách, na pořádané semináře a konference k Evropským příležitostem regionu. Hlavním obsahem tiskových zpráv všech ROP jsou informace věnované zahájení a přehledu činnosti, podmínkám poskytnutí dotace, vyhlášení jednotlivých výzev a jejich výsledkům. Nízký počet tiskových zpráv ROP Jihozápad ze začátku programovacího období je dán kladením vyššího důrazu na jiná oddělení Úřadu Regionální rady NUTS II Jihozápad a nízkou aktivitou v oblasti publicity. Tato aktivita se ovšem v průběhu období výrazně posílila, o čemž svědčí také počet tiskových zpráv, obsahující důležité informace k jednotlivým výzvám, v roce Tabulka 4: Počet tiskových zpráv v jednotlivých ROP ČR Jihovýchod Jihozápad Moravskoslezsko Severovýchod Severozápad Střední Morava Zdroj: jednotlivé ROP ČR 1 Údaje o počtu tiskových zpráv ROP Střední Čechy nemáme k dispozici 22

23 Tiskové konference V průběhu implementace Regionálního operačního programu NUTS II Jihozápad spolupracoval Úřad Regionální rady s médii kromě tiskových zpráv také prostřednictvím tiskových konferencí. První tisková konference byla uspořádána v prosinci 2007 a předcházela Úvodní konferenci k zahájení. Stejně jako tiskové zprávy i tiskové konference jsou nástrojem specifického cíle 1, který se snaží zajistit a zvýšit úspěšnost realizace ROP NUTS II Jihozápad prostřednictvím široké komunikace o existenci možnostech čerpání dotací ze strukturálních fondů. Tiskové konference probíhají vždy před vyhlášením a po ukončení výzvy. Dále pak před konáním významné události, která se koná minimálně jednou ročně a je jí např. výroční konference. Dle potřeby pak probíhají i další tiskové konference jejichž náplň je dána aktuální situací. Na tiskových konferencích k vyhlášení výzvy jsou představeny informace týkající se dané výzvy a podmínky pro předložení projektů. Naopak na tiskových konferencích pořádaných k ukončení výzvy dochází k bilanci proběhlé výzvy. V roce 2009 proběhly tiskové konference k vyhlášení páté a šesté výzvy, které uspořádal Úřad Regionální rady v Českých Budějovicích a v Plzni. Ředitel úřadu představil vyhlašované oblasti podpory a jejich alokace a informoval účastníky o novinkách výzev. Hosty obou konferencí byli krajští zástupci ve Výboru Regionální rady. Zhodnotili dosavadní realizaci ROP Jihozápad a představili projekty, které budou v těchto vyhlašovaných výzvách předkládat. Součástí tikových konferencí byla také možnost informativně nahlédnout do složek několika úspěšných i neúspěšných projektů a zároveň i prohlídka Úřadu Regionální rady a seznámení s jeho fungováním. Zástupci Úřadu Regionální rady se také účastní tiskových konferencí, které jsou pořádané ze strany příjemců např. při otevírání úspěšných projektů. Tyto konference zajišťují také publicitu Regionálního operačního programu a zástupci ÚRR zde často mají možnost vystoupit. Jednou z tiskových konferencí, kde byli přítomni zástupci ÚRR, byla tisková konference konaná v ZOO Plzeň. Přiblížila veřejnosti projekt Plzeňské ZOO Africké a asijské expozice, který uspěl v rámci druhé výzvy. Dne proběhla v Plzni tisková konference k projektu Revitalizace objektu Františkánského kláštere v Plzni a zřízení muzea církevního umění Plzeňské diecéze. Projekt uspěl v rámci třetí výzvy ROP Jihozápad v oblasti podpory 3.2 Revitalizace památek a využití kulturního dědictví v rozvoji cestovního ruchu. Zajímavou formu komunikace s médii zvolil Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad na konci května a začátku června 2009, kdy uspořádal snídani s novináři v Českých Budějovicích a v Plzni. Ředitel úřadu Jiří Trnka informoval zástupce médií o nejdůležitějších aktuálních událostech ROP Jihozápad. Představil průběžné výsledky 5. a 6. výzvy a výsledky ankety, podle kterých lze očekávat, že žadatelé opět podají několikanásobně více projektů, než budeme schopni podpořit. V souvislosti s podáváním žádostí Jiří Trnka upozornil také na nejčastější chyby v projektových žádostech. Novináři dále získali informace i o právě vyhlášené 7. výzvě ROP Jihozápad Závěry a doporučení Četnost vydávání tiskových zpráv i pořádání tiskových konferencí považujeme za dostatečnou. Zprávy jsou vydávány a konference pořádány ke všem významným událostem spojeným s průběhem implementace, čímž je zajištěna vysoká úroveň publicity programu. Kvalita tiskových zpráv je zabezpečena tím, že jejich 23

24 tvorbu zajišťuje externí tiskový mluvčí ÚRR JZ, který má v této oblasti odpovídající zkušenosti Publikace K zajištění dostatečné informovanosti široké veřejnosti, žadatelů, příjemců a dalších subjektů dotčených dotacemi z dále slouží tištěné publikace. Jedná se o nástroj specifického cíle 3 informační priority 3.1, který není tolik pružný, jako jsou webové stránky, jenž je možné pravidelně aktualizovat. Je vhodné jej používat pro prezentaci informací, které nepodléhají častým změnám, případně jsou vydány pro konkrétní účel (např. pro konkrétní kolo výzev ). Nevýhodou jsou i vysoké náklady na tisk. Naopak výhodou je snadná dostupnost a srozumitelnost pro všechny skupiny veřejnosti, žadatelů i příjemců. Tištěné publikace lze rozdělit do dvou skupin: informační publikace o metodiky, manuály, příručky Informační publikace o Již v roce 2007, tedy na počátku implementace, byla vydána Informační publikace o Regionálním operačním programu regionu soudržnosti Jihozápad. Je určena široké veřejnosti a poskytuje základní informace o tomto Regionálním operačním programu, o jednotlivých prioritních osách a oblastech podpory, do nichž je možné při vyhlášení výzvy předkládat projektové žádosti, společně s celkovým objemem veřejných finančních prostředků určených na danou osu. U každé oblasti podpory též nalezneme seznam oprávněných žadatelů, respektive příjemců, a typy podporovaných aktivit. Důležitou součástí brožury jsou kontaktní adresy na obě územní pracoviště ROP NUTS II Jihozápad, v Českých Budějovicích a Plzni, na nichž je možné získat další podrobnější informace o možnostech získání dotace z EU prostřednictvím tohoto Regionálního operačního programu. Jde tedy o údaje nadčasové, jenž není třeba aktualizovat a které jsou platné od vzniku dodnes. Tato publikace poskytuje skutečně pouze základní a rámcové údaje o ROP NUTS II Jihozápad a nemůže tak sloužit skutečným žadatelům a příjemcům dotace z ROP NUTS II Jihozápad, kteří vyžadují již podrobnější a konkrétnější informace. Poskytne však alespoň základní představu o možnostech čerpání z a o zaměření tohoto programu, což je dostačující pro širokou veřejnost jako první seznámení se s tímto Regionálním operačním programem, respektive se strukturálními fondy EU a s možnostmi čerpání finančních prostředků z těchto fondů prostřednictvím operačních programů ČR. 24