Analýza vytíženosti zařízení na obecních úřadech obcí s rozšířenou působností po zavedení nových typů občanských průkazů od 1.

Transkript

1 Analýza vytíženosti zařízení na obecních úřadech obcí s rozšířenou působností po zavedení nových typů občanských průkazů od 1. ledna Úvod Na základě poznatků a zkušeností se zahájením vydávání nových občanských průkazů jsou předkládány souhrnné statistické údaje zaměřené na zjištění vytíženosti jednotlivých zařízení systému vydávání cestovních dokladů s biometrickými prvky a nových občanských průkazů (dále jen projekt CDBP ) obecních úřadů obcí s rozšířenou působností (dále jen obecní úřady ). 2. Projekt CDBP Kritéria pro určení počtu jednotlivých zařízení pro obecní úřady byla stanovena ve výzvě na podání nabídky na službu na dodávání personalizovaných strojově čitelných cestovních dokladů s biometrickými údaji uloženými v bezkontaktním čipu, včetně systému zpracování žádostí, pořizování a zpracovávání dat pro výrobu cestovních dokladů s biometrickými prvky ze dne 26. července Požadavkem bylo, aby doba zpracování jedné žádosti nepřesáhla 10 minut s tím, že je nutné zohlednit údaje o počtech vydaných cestovních pasů a počtech obyvatel v jednotlivých obecních úřadech v letech 2003 a 2004 a v I. čtvrtletí roku Na základě těchto dat a požadavků Státní tiskárny cenin, s. p. (dále jen STC ) jakožto dodavatele služby, byly navrženy počty kombinovaných (401) a výdejových pracovišť (191) pro jednotlivé obecní úřady. Z dodatečných kontrol stavební připravenosti obecních úřadů vyplynula nutnost navýšit počet kombinovaných a výdejových pracovišť. V některých případech došlo k přehodnocení jejich počtu. Po sledování využívání jednotlivých pracovišť došlo v průběhu roku 2008 k převedení několika nenainstalovaných a dlouhodobě nevyužívaných zařízení na jiné obecní úřady. Souhrnně lze konstatovat následující výčet: Zařízení se odebrala z těchto obecních úřadů: Černošice (výdej), Kadaň (výdej), Frýdlant (výdej), Praha 6 (kombi), Horšovský Týn (výdej), Uničov (výdej), Teplice (kombi a výdej), Orlová (výdej) a Podbořany (výdej). Zařízení byla přidělena těmto úřadům: Praha 21 (výdej), Havířov (výdej), Valašské Meziříčí (kombi), Slavkov (výdej), Ivančice (výdej), Praha 4 (kombi a výdej), Praha 13 (výdej) a Jablunkov (výdej). Jedno výdejové pracoviště zůstalo na Ministerstvu vnitra a stalo se z něj pracoviště KS-R (posuzování reklamací). Celkem bylo tedy odebráno 8 výdejových pracovišť a 2 kombinovaná pracoviště, přiděleno bylo 7 výdejových pracovišť a 2 kombinovaná pracoviště. Kontroly proběhly i u jiných obecních úřadů. V případech, kdy se zjistilo, že je pracoviště již nainstalované, případně jej obecní úřad odmítl vrátit (Mikulov, Moravský Krumlov a Aš), byla věc ponechána tak, jak byla. Celkový počet kombinovaných a výdejových pracovišť kombinovaných a 191 výdejových (příloha č. 1) - na jednotlivých obecních úřadech byl součástí přílohy č. 7 Smlouvy na Službu podepsané ministrem vnitra 23. prosince Následně došlo v některých případech k přehodnocení počtu zařízení. 1

2 Dodatkem č. 2 ke Smlouvě na službu, podepsaným 28. června 2006, byl stanoven celkový počet pracovišť na 410 kombinovaných a 202 výdejových a jejich rozdělení na jednotlivé obecní úřady je uvedeno v příloze č. 2. K zatím poslední úpravě počtu zařízení na jednotlivých obecních úřadech došlo na konci loňského roku po dohodě mezi ÚMČ Praha 4 a ÚMČ Praha Rozšíření projektu o občanské průkazy Z rozhodnutí vedení Ministerstva vnitra je projekt nových občanských průkazů zajišťován formou rozšíření stávajícího projektu CDBP tak, aby existující komponenty po jejich úpravě a rozšíření podporovaly agendu občanských průkazů. Pro představu jde v tomto případě zejména o úpravu a rozšíření stávajících kombinovaných pracovišť, výdejových pracovišť, centrálního systému a dalších prvků projektu CDBP tak, aby celek byl schopen zajistit požadované funkcionality. V zájmu objektivity je nezbytné doplnit, že nový občanský průkaz s sebou nese řadu nových prvků (bezpečnostní osobní kód, kontaktní čip), které u e-pasů využívány nejsou. Dále je třeba zdůraznit, že na rozdíl od projektu CDBP, kdy byly jednotlivé obecní úřady plně vybaveny z rozpočtových zdrojů Ministerstva vnitra, byl projekt nových občanských průkazů realizován v krátkém časovém období a ve významně nepříznivější ekonomické situaci. 4. Zdroj a rozsah statistických dat Pro stanovení vytíženosti jednotlivých pracovišť obecních úřadů byla využita statistická data projektu CDBP o počtu zpracovávaných žádostí a o délce jednotlivých úkonů, která jsou na základě autonomní úlohy ukládána v centrálním systému a poskytována jednou měsíčně jednotlivým uživatelům. Dále byly v přehledu využity údaje o počtu obyvatel v jednotlivých obcích ČR k 1. lednu 2012, které jsou k dispozici na internetových stránkách MV 1 a údaje o počtu vydaných cestovních pasů a občanských průkazů, které vede odbor správních činností. Počty úředních hodin na úseku občanských průkazů a cestovních pasů jednotlivých obecních úřadů byly zjištěny cestou příslušných krajských úřadů (příloha č. 2) 5. Statistické údaje o počtech vydávaných osobních dokladů Ze statistických údajů vyplývá, že se v současné době vydává cca 600 tis. ks cestovních pasů za rok, nicméně v letech pravděpodobně dojde k navýšení poptávky, neboť skončí platnost cestovních pasů vydaných v letech , což bylo období zvýšeného zájmu o cestovní pasy. Situace na úseku občanských průkazů je obdobná s tím, že se ročně vydává cca 1,2 mil. ks občanských průkazů. Avšak v souvislosti se zahájením vydávání nových občanských průkazů, které s sebou přinášejí několik novinek (elektronický čip, menší rozměr a především možnost vydání občanského průkazu osobě mladší 15 let), se předpokládá zvýšený zájem o tento doklad

3 Následující graf znázorňuje počty vydaných cestovních pasů a občanských průkazů v letech Graf č. 1 Počet vydaných cestovních pasů a občanských průkazů v letech Stanovení kapacity kabinek Při zahájení prací na projektu CDBP v roce 2005 se pro stanovení vytíženosti jednotlivých zařízení obecních úřadů vycházelo z následujících předpokladů: - počet úředních hodin v týdnu 30 - počet pracovních týdnů v roce 50 - čas pro zpracování jedné žádosti (jak pro e-pas, tak pro e-op) 10 minut. Analýza z roku 2010 pro stanovení potřebného a optimálního počtu kabin pro zajištění výkonu státní správy na úseku vydávání občanských průkazů předpokládala zpracování jedné žádosti do 15 minut. Odbor veřejné správy poskytl údaje z rezervačního systému správního odboru Městského úřadu Nový Bor ze dne 5. a 12. března Z uvedených údajů lze stanovit průměrnou dobu pro pořízení žádosti o vydání e-op na 7,65 minut a průměrnou dobu pro pořízení žádosti o vydání e-pasu na 13 minut. Bez využití váženého průměru, který by zohlednil vyšší počet žádostí o vydání e-op, je podle dat Nového Boru průměrná doba zpracování žádosti 10,3 minuty (tím se rozumí celková doba pobytu žadatele v kabince). Tato hodnota je o 2 minuty nižší, než je dále uvedený předpoklad 12 minut/1 žádost použitý pro stanovení vytíženosti zařízení. Tajemníci obecních úřadů na zmíněných setkáních upozorňovali, že pro objektivní stanovení skutečné kapacity systému je nezbytné zohlednit i ztrátové časy, které v sobě zahrnují dobu příchodu a odchodu žadatele a čas přípravy úředníka. 3

4 Pro další výpočty bylo kalkulováno s pořízením žádosti o vydání e-op a e-pasu za 12 minut. Obrázek č. 1: Časový interval Pořízení žádosti o vydání eop Pořízení žádosti o vydání eop strojový čas zpracování žádosti celostátní průměr cca 5,9 min Příchod žadatele Odchod žadatele 4 minuty 1-2 minuty Obrázek č. 2: Časový interval Pořízení žádosti o vydání e-pasu Pořízení žádosti o vydání e-pasu strojový čas zpracování žádosti celostátní průměr cca 6,92 min Příchod žadatele Odchod žadatele 4 minuty 1-2 minuty Na následujících histogramech jsou uvedeny četnosti doby pořízení žádosti o vydání e-op v lednu a dubnu Graf č. 2 Histogram za období leden 2012 Zdroj: Státní tiskárna cenin, státní podnik 4

5 Graf č. 3 Histogram za období duben 2012 Zdroj: Státní tiskárna cenin, státní podnik Je zřejmé, že po náběhu systému v lednu 2012 se zkrátila doba zpracování žádosti o cca 2 minuty. Průměrné časy pořízení žádosti o vydání eop v jednotlivých obcích úřadech za měsíc duben 2012 jsou uvedeny v příloze č. 6. Do dalších kalkulací byly dále podílem času započítány i předané e-op a e-pasy (celostátní průměrná doba předání e-pasu je 1,17 minuty, e-op 1,88 minut). Spolu se ztrátovými časy se kalkuluje doba předání dokladu celkem na 4 minuty (tj. 1/3 času zpracování žádosti). Výpočet vytíženosti je kalkulován z celkového počtu žádostí o vydání e-op a e-cp, tj. tento údaj v sobě zahrnuje pro e-op i žadatele, kteří nejsou místně příslušní a občany ve věku od 0 do 15 let. Data jsou zpracovávána ze statistik projektu CDBP za období leden až březen Stanovená kapacita systému vychází z předpokladu, že se ve fotokabinách a výdejových pracovištích pouze nabírají a zpracovávají žádosti o vydání dokladů a předávají doklady včetně zadávání a změny BOKu. Všechny ostatní činnosti (nabírání žádostí o vydání OP a CD bez strojově čitelných údajů, ohlašování ztrát a odcizení, vydávání potvrzení, vyřizování přestupků a ukládání pokut apod.) by měly být situovány a uskutečňovány mimo prostory fotokabinek a výdejových pracovišť. 7. Vybrané statistické údaje Zákonná úprava na úseku občanských průkazů sebou přinesla jednu zásadní změnu, a tou je možnost vydávat občanský průkaz občanům ve věku 0 až 15 let. Vzhledem k tomu, že tato věková skupina je poměrně početná, bylo zajímavé zjistit dosavadní zájem těchto občanů o vydání občanského průkazu. Z pořízených dat vychází celostátní podíl žádostí občanů ve věku 0 až 15 let na 4,70%. Kompletní přehled o podílu žádostí o vydání e-op občanů ve věku 0-15 let v jednotlivých obecních úřadech je uveden v příloze č. 3. V následující tabulce je uveden podíl těchto žádostí v jednotlivých krajích. Tabulka č. 1: Průměrná hodnota podílu žádostí o eop občanů 0-15 let Kraj Průměrná hodnota podílu žádostí o eop občanů 0-15 let Jihomoravský 4,47 Karlovarský 5,12 Královéhradecký 4,47 5

6 Liberecký 4,24 Moravskoslezský 4,89 Olomoucký 4,12 Praha 3,73 Středočeský 5,64 Ústecký 5,54 Zlínský 4,79 Plzeňský 6,13 Pardubický 5,9 Vysočina 4,37 Jihočeský 4,57 Na rozdíl od e-pasů lze podat žádost o vydání občanského průkazu na kterémkoliv obecním úřadě. V následující tabulce jsou uvedeny průměrné podíly žádostí žadatelů, kteří nejsou místně příslušní. Tabulka č. 2: Průměrná hodnota podílu žádostí o eop nepříslušných žádostí Kraj Průměrná hodnota podílu žádostí o eop nepříslušných občanů Jihomoravský 2,63 Karlovarský 2,76 Královéhradecký 5,99 Liberecký 2,76 Moravskoslezský 2,52 Olomoucký 2,92 Praha 10,8 Středočeský 3,27 Ústecký 2,43 Zlínský 2,61 Plzeňský 2,4 Pardubický 2,97 Vysočina 2,38 Jihočeský 3,39 Celorepubliková průměrná hodnota podílu místně nepříslušných žádostí je 3,87 % s tím, že v hlavním městě Praze je tento podíl 10,8%. Je to dáno tím, že občané dojíždějí do Prahy za prací a mohou zde žádost o vydání eop vyřídit. Celkový přehled po jednotlivých krajích je uveden v příloze č Vytíženost systému jednotlivých obecních úřadů Pro stanovení vlivu počtu úředních hodin byla měsíční vytíženost jednoho pracoviště vypočítána na 30 úředních hodin týdně následovně: 30 úředních hodin * 50 týdnů * 5 žádostí / 12 měsíci = 625 žádostí/měsíc 6

7 Celková vytíženost systému jednoho obecního úřadu obce s rozšířenou působností za měsíce leden-březen 2012, při 30 úředních hodinách týdně, byla vypočítána podle následujícího vzorce: N+(D*0,3)/K*625*3 N je celkový počet nabraných žádostí; D je celkový počet předaných dokladů; K je celkový počet kombinovaných a výdejových pracovišť 625 je měsíční teoretická vytíženost jednoho pracoviště Dále byla kalkulována skutečná vytíženost systému jednoho obecního úřadu obce s rozšířenou působností za měsíc leden a únor 2012 a za období leden až březen 2012, při skutečném počtu úředních hodin týdně, podle vzorce: N+(D*0,3)/K*X*3 kde X je měsíční vytíženost jednoho pracoviště, která byla vypočítána následovně: skutečný počet úředních hodin v týdnu * 50 týdnů * 5 žádostí / 12 měsíci = X žádostí/měsíc Takto vypočítané údaje pro všech 227 obecních úřadů jsou spolu uvedeny v příloze č. 2. Pro další úvahy jsou v následující tabulce znázorněny dva nejvytíženější obecní úřady v jednotlivých krajích. Tabulka č. 3: Nejvytíženější obecní úřady v jednotlivých krajích III. Obec Vytíženost Reálná vytíženost 7 Počet úředních hodin Počet občanů Počet kabinek (Kabina+Výdej) Hlavní město Praha Praha 10 87,85% 94,13% Praha 18 84,94% 51,48% 49, Ústecký kraj CHOMUTOV 94,69% 88,77% TEPLICE 79,08% 75,92% 31, Karlovarský kraj SOKOLOV 83,27% 83,27% KARLOVY VARY 68,47% 93,37% Královéhradecký kraj HRADEC KRÁLOVÉ 83,42% 66,73% 37, JIČÍN 65,58% 59,62% Středočeský kraj ŘÍČANY 93,16% 84,69% ČERNOŠICE 91,62% 80,84% Jihomoravský kraj ZNOJMO 97,69% 86,19% BRNO 88,58% 88,58% Liberecký kraj LIBEREC 80,47% 54,86% FRÝDLANT 78,34% 117,50%

8 Moravskoslezský kraj OSTRAVA 98,71% 81,13% 36, OPAVA 76,06% 81,49% Olomoucký kraj PŘEROV 84,23% 87,13% PROSTĚJOV 72,15% 54,12% Zlínský kraj UHERSKÉ HRADIŠTĚ 92,93% 84,48% ZLÍN 76,04% 87,74% Plzeňský kraj PLZEŇ 88,65% 60,44% KLATOVY 80,77% 98,90% 24, Pardubický kraj PARDUBICE 77,58% 67,46% 34, CHRUDIM 56,88% 47,40% Jihočeský kraj ČESKÉ BUDĚJOVICE 108,13% 91,38% 35, TÁBOR 68,83% 96,04% 21, Kraj Vysočina JIHLAVA 72,30% 52,90% PELHŘIMOV 57,02% 47,51% Vytíženost: kalkulována na 30 úředních hodin týdně Reálná vytíženost: kalkulována na skutečný počet úředních hodin týdně Na základě uvedeného srovnání lze učinit následující předběžné závěry: 1. Vysoká vytíženost některých obecních úřadů je dána relativně nízkým počtem úředních hodin v týdnu (Karlovy Vary, Tábor). Z pohledu kapacity lze 30 úředních hodin týdně považovat za minimum (příkladem je srovnání Chomutova s Karlovými Vary). 2. Některé obecní úřady již rezervu v počtu úředních hodin nemají (Mladá Boleslav, Liberec, Plzeň). Pro ilustraci uvádíme graf znázorňující procentní podíl obecních úřadů s počtem úředních hodin v uvedeném rozmezí. 8

9 Graf č. 4: Procentní podíl obecních úřadů s počtem úředních hodin v uvedeném rozmezí 3. Situace některých obecních úřadů, které již mají nastaven fond úředních hodin na cca 30 týdně, je obtížná a před očekávanou sezónou se ještě zhorší a jen obtížně ji lze řešit zvýšením počtu úředních hodin. 4. Některým obecním úřadům by výrazně pomohlo instalování výdejového pracoviště. To je zřejmé ze srovnání obecních úřadů s obdobným počtem obyvatel (viz srovnání Frýdlantu /bez výdejového pracoviště/, Semil a Nového Boru /s výdejovým pracovištěm/). Tabulka č. 4: Porovnání OÚ s obdobným počtem obyvatel a rozdílným počtem pracovišť FRÝDLANT 75,66% 113,50% SEMILY 39,41% 60,63% 19, NOVÝ BOR 43,53% 59,36%

10 9. Situace na úseku e-pasů v jednotlivých měsících roku 2012 Od počátku měsíce dubna 2012 je zaznamenávaná zvýšená poptávka o e-pasy, která je způsobena aplikací Nařízení (ES) č. 444/2009, kterým se mění nařízení (ES) č. 2252/2004 o normách pro bezpečnostní a biometrické prvky v cestovních pasech a cestovních dokladech vydávaných členskými státy. Toto nařízení zavádí povinnost členských států vydávat cestovní pasy a cestovní doklady, pouze jako osobní doklady, a to s účinností od 26. června K tomuto datu tedy končí platnost zápisů dětí do cestovních pasů rodičů a je uplatňována zásada jedna osoba jeden pas. Přes skutečnost, že Ministerstvo vnitra informovalo veřejnost o této legislativní změně v dostatečném předstihu, kumuluje se zájem občanů o e-pasy na počátek této letní sezóny. Vývoj zájmu o e-pasy lze doložit následujícími grafy. Graf č. 5 Počet žádostí e-pas 2012 Graf č. 6 Podíl žádostí e-pas ve věku 0-12 let 10

11 Ze statistických údajů o počtu vydávaných dokladů, které se zpracovávají vždy za čtvrtletní období, lze na úseku cestovních dokladů konstatovat následující. V období od 1. ledna 2012 do 30. března 2012 bylo vydáno celkem e-pasů, z toho občanů ve věku 0 až 15 let e-pasů, což je 47,32%. Situace na úseku občanských průkazů se po období zvýšené poptávky v lednu 2012 stabilizovala. Konkrétní údaje o počtu pořízených žádostí za I. čtvrtletí jsou uvedeny v následujícím grafu. Graf č. 7 Počet žádostí o eop 10. Závěry a doporučení Situace na obecních úřadech je rozdílná, přičemž v zásadě je ovlivněna dvěma hlavními faktory - počtem kabin a fondem úředních hodin. Rozšířením počtu úředních hodin, zavedením dvousměnného provozu, a to alespoň v nejfrekventovanějších měsících roku, lze podstatným způsobem zvýšit kapacitu a počet zpracovávaných žádostí. Z hlediska optimálního využití zařízení je neméně podstatná organizace práce. V kabinách a na výdejových pracovištích by měly být pouze zpracovávány žádosti o vydání e-pasu a e-op a předávány tyto doklady, včetně zadávání a změn BOK. Všechny ostatní činnosti a úkony na úseku občanských průkazů a cestovních dokladů je nutné vyčlenit do prostor mimo fotokabiny. Řada obecních úřadů zavedla a využívá rezervační systémy nebo systémy objednání po internetu. Tímto opatřením lze optimalizovat rozložení žadatelů v čase a snížit čekací doby. Některé obecní úřady poukazovaly na možnost odinstalace kabin úřadům, které jsou podle jejich názoru předimenzovány a jejich instalaci těm úřadům, které jsou poddimenzované technickým vybavením a dochází u nich ke kritické situaci. Doporučit pořízení fotokabin nebo výdejových pracovišť na vlastní náklady úřadů je dalším řešením, které by vedlo ke zlepšení situace na úřadech (Brno si pořizuje 4 výdejová pracoviště). Toto opatření by bylo realizovatelné zejména na větších obecních úřadech, kterým to umožňuje jejich rozpočet. Některé obecní úřady již požádaly o instalaci zařízení z vlastních zdrojů (příloha č. 5). 11

12 Dodavatel služby, STC, aktualizoval výčet obecních úřadů, které požádaly, respektive projevily zájem o pořízení fotokabin nebo výdejových pracovišť na vlastní náklady. Výčet těchto obecních úřadů ke dni je uveden v příloze č