ELEKTRONICKÁ KOMUNIKACE A INTERNET

Transkript

1 ELEKTRONICKÁ KOMUNIKACE A INTERNET Shrnutí pokynů I. Obsah ů a internetových stránek 1. Údaje Udržujte je přesné a aktualizované Dodržujte profesní/advokátní předpisy (základním požadavkem je obvykle informace o názvu a adrese právní firmy a jménech jejích partnerů, nebo prohlášení o tom, kde může být tato informace získána) 2. Charakter právních služeb on-line Vysvětlete charakter poskytované právní služby, aby nedocházelo k nedorozumění a případnému uplatnění nároků vůči advokátům za poskytnutí nepřesných či nesprávných rad 3. Spojení a reference na třetí strany Je třeba zajistit, že tyto stránky nebudou pro advokacii urážlivé nebo neslučitelné se základními zásadami advokacie. II. Korespondence advokáta 1. Úmyslné zásahy a počítačové podvody Zvažte použití a nabídněte vhodné prostředky k ochraně obsahu korespondence proti podvodným úpravám, jako například digitální podpis nebo kódování, nebo kombinace obojího digitální podpis a kódování Zvažte použití a nabídněte elektronickou komunikaci, obzvláště při využívání služeb poskytovatelů webové pošty, online kurýrů nebo mobilních zařízení, které jsou přiměřeně chráněny proti zásahu a počítačovým podvodům, které by mohly mít za následek informace o existenci a obsahu komunikace Kdykoli o to klient požádá, použijte kódovací techniky, které jsou k dispozici V případě nutnosti informujte klienty a pisatele o riziku spojeném s používáním elektronické komunikace 2. Nepovolený přístup Zapracujte automatickou hlášku o zachování důvěrnosti informací 3. Viry a záludný software Vypracujte bezpečnostní strategii a základní bezpečnostní postupy 4. Elektronická korespondence mezi advokáty Při používání u mějte na paměti předpisy advokacie, vztahující se na korespondenci mezi advokáty III. Ochrana advokátního tajemství a osobních údajů Zasílání, příjem a ukládání ové korespondence může vyžadovat zpracování osobních údajů, což vyžaduje dostatečná opatření na ochranu údajů, aby byly splněny povinnosti, týkající se advokátního tajemství, a dodrženy další příslušné zákony a legislativa, které se zabývají touto otázkou v souladu s příslušnou legislativou o ochraně údajů. Uveďte oznámení o zachování důvěrnosti informací 1

2 IV. Ochrana autorských práv Pokud to vyžaduje legislativa, ověřte si ochranu autorských práv a použijte oznámení o autorském právu V. Nejlepší praxe Ověřte si totožnost on-line klienta Poskytněte on-line klientovi včasnou odpověď Veďte si záznamy o elektronické korespondenci Zachovejte soukromí uživatele a monitorujte standardy pro elektronickou korespondenci Dodržujte profesní/advokátní předpisy, týkající se on-li přeshraničních sporů VI. Archivace elektronických dokumentů a ů Vypracujte politiky, týkající se archivování elektronických dokumentů a ů, nejen popis toho, co má být archivováno, ale i jak to má být archivováno, aby byl po určitou dobu zachován přístup k elektronickým dokumentům a ům Uvědomte si, že uložení elektronických dokumentů a ů v jednom programu může mít následky pro možnost jejich obnovy během určité doby. Archivujte elektronické dokumenty a y, přičemž používejte všeobecně uznávané formáty, zajistěte jejich čitelnost v budoucnosti a zabezpečte původní verzi. VII. Informovanost o údajích skrytých v souborech a dokumentech Mějte na paměti, že soubory a dokumenty mohou obsahovat skryté údaje, které nejsou viditelné, nebo které poskytují informace o dokumentu a jsou připojeny k hlavnímu textu (často nazývané metadata ) Mohou existovat metadata, jejichž zachování může být pro advokáta užitečné a dále jiné údaje, které je nutno vymazat, když mají být dokumenty odeslány (např. soubory advokáta určené klientovi s vyznačeným sledováním změn, nebo soubory advokáta určené pro jinou stranu). Skryté údaje mohou být spojeny s viditelnými údaji způsobem, kdy kopírování a vkládání viditelných údajů může zároveň ukázat i skryté údaje Vždy zkontrolujte, zda je v elektronických dokumentech použita funkce Sledování změn Při používání funkce Sledování změn se ujistěte, že jsou viditelné a přijměte nebo odmítněte změny před odesláním dokumentu, pokud druhá strana nechce obdržet dokument s viditelným sledováním změn. Zkontrolujte, že v souboru není uložena žádná jiná verze dokumentu. Před odesláním dokumentu zkontrolujte Vlastnosti dokumentu a podobné charakteristiky, abyste se ujistili, že dokument neobsahuje žádné informace, které nejsou pro příjemce určeny. Používejte specifické programy, které umožňují analýzu a odstranění skrytých údajů Zvažte instalaci systému, který automaticky kontroluje odesílané elektronické dokumenty a odstraňuje skryté údaje 2

3 ELEKTRONICKÁ KOMUNIKACE A INTERNET Pokyny pro advokáty CCBE PŘEDMLUVA 1. Elektronické poskytování právních rad prostřednictvím elektronické pošty ( y ), internetu nebo jiné nové technologie nabízí advokátům možnost zlepšit kvalitu jejich služeb a rychlost, s jakou mohou být jejich klientům služby poskytovány. Bez řádných pokynů by však elektronické služby (e-služby) mohly vyústit ve vážné ztráty, za které může být odpovědný advokát. 2. Coby komunikační nástroj je ová pošta snadno použitelná a mnoho uživatelů ji považuje spíše za mluvené médium než za písemné. V důsledku toho může být obsah některých ů považován za urážlivý nebo útočný, pokud jej čte příjemce, kterému nebyl určen. Jak advokát, který zasílá zprávu, tak společnost, která jej/ji zaměstnává, může nést odpovědnost. 3. Právní firmy stále více používají internetové stránky (nebo webové stránky) za účelem reklamy, ale rovněž jako prostředek pro šíření právních rad a informací. Řada advokátů cítí, že poskytování právních služeb on-line nabízí možnost získat přístup k širší klientské základně, snížit režii (advokát již nepotřebuje kancelář), zavést pružnou pracovní dobu a zorganizovat pracovní postupy formou načtení internetových nástrojů, jako je software na správu případu. Internet však rovněž pro advokáty představuje jasné nebezpečí. Neexistence osobního jednání s klientem znamená pro advokáta větší obtížnost při vyhodnocení případu a poskytování kompletní rady, online klient by si mohl přivlastnit totožnost jiné osoby (například v případě závěti) a osoba by se mohla neoprávněně vydávat za advokáta, jak se již ve skutečnosti stalo. 4. Archivování elektronických dokumentů a ů je velice důležité. CCBE proto považuje za nezbytné informovat národní advokátní komory a sdružení právních firem o skutečnosti, že jak digitální, tak listinné záznamy musí při zasílání a archivaci splňovat ty samé zákonné požadavky. Doporučuje přijetí politik, týkajících se archivování elektronických dokumentů a ů. 5. Aby profitovala z on-line technologie a zároveň minimalizovala své nebezpečí, musí právní firma zvážit, jak mohou být zákonné profesní/advokátní standardy a nejlepší praxe převedeny do elektronického světa. CCBE věří, že nejefektivnějším způsobem pro tento převod je navrhnout internetovou a ovou politiku. 6. Aby pomohla sdružením právních firem, advokátním komorám a firmám při vytváření jejich vlastní politiky, vytvořila CCBE návrh modelu internetové a ové politiky. Je možné, že jej bude nutno upravit podle vlastních profesních/advokátních předpisů daného státu a podle konkrétních okolností v dané právní firmě. Doporučuje se, aby byla politika po přijetí distribuována veškerým pracovníkům firmy spolu s dalšími vhodnými radami. I. Obsah ů a internetových stránek V případě poskytování rad nebo informací elektronickou či písemnou formou vzniká odpovědnost advokáta či advokátní kanceláře za chybnou nebo zavádějící informaci. Proto je třeba pečlivě zkontrolovat, zda jsou údaje přesné, aktualizované a v souladu s profesními předpisy. 3

4 1. Údaje: Dodržování profesních/advokátních předpisů a) Zásady: Informace požadované v případě advokátní korespondence se mohou stát od státu lišit. Všeobecně všechny profesní předpisy vyžadují základní informace, které klientovi umožní ověřit si pověření/doklady advokátní kanceláře a podat vůči ní stížnost. Obsah tvoří: název advokátní kanceláře, její adresa, jména partnerů/členů advokátní kanceláře nebo prohlášení o tom, kde lze tuto informaci získat, a jakékoli další informace o registraci poskytovatele služeb v souladu se Směrnicí EU 2000/31/EC ze dne 8. června 2000 o některých zákonných aspektech služeb informační společnosti, obzvláště elektronického obchodování na Vnitřním trhu (Směrnice o elektronickém obchodování) 1. b) Pokyny: U internetových stránek se advokátním kancelářím doporučuje uvést tuto informaci na své domovské stránce formou jasně viditelného oznámení. U elektronické pošty/korespondence mohou právní firmy zavést vzory/šablony, jak je popsáno níže. ový software může svým uživatelům poskytovat jeden či více standardních vzorů/šablon, které budou zahrnovat informace, jež musí být v korespondenci uvedeny. Pokud právní firmy povolují uživatelům zasílat soukromé y, doporučuje se, aby požádali advokáty, aby své soukromé y psali na alternativní šablonu, která výslovně uvádí, že se jedná o komunikaci samotného uživatele, nikoli právní firmy, nebo aby od advokátů vyžadovaly v případě soukromé komunikace uvedení odlišného podpisového bloku. Pokud právní firmy povolují uživatelům zúčastnit se veřejné diskuse formou ů zasílaných podle adresáře/mailing list, informace o zachování důvěrnosti či upozornění o výhradním právu jsou evidentně nevhodné a jejich zahrnutí by mohlo snížit účinek zprávy. Pro tento účel by právní firmy měly zvážit přijetí zvláštní šablony. 2. Charakter on-line právních služeb a) Zásady Mnoho osob, které kontaktují právní firmu prostřednictvím jejích webových stránek nebo em mají malou nebo žádnou znalost práva. Aby nedošlo ke zmatení klienta, je proto nařízeno, aby advokát jasně specifikoval, kdy jeho komunikace představuje zákonné informace a kdy se jedná o radu. Všeobecně lze informaci definovat jako materiál, který bude stejný, bez ohledu na to, zda osoba požaduje právní službu. Pokud, na druhé straně, bude materiál záviset na tom, zda osoba požaduje službu, může být služba definována jako rada. 2 b) Pokyny: U ové korespondence musí advokát vyjasnit, kdy poskytovaná informace představuje právní radu a nebo kdy se jedná pouze o informaci. Kontext ové korespondence může napomoci při stanovení povahy služby. U internetových stránek je právním firmám doporučováno, aby na své domovské stránce jasně uváděly, že služby poskytované na stránce jsou pouze pro informaci. Bez alespoň minimálního Například, osoba, která se dotazuje na daňovou sazbu ve Francii v daném roce, obdrží informaci. Pokud, na druhé straně, se osoba dotazuje na svou daňovou povinnost v konkrétním roce, obdrží radu. 4

5 kontaktu je pro advokátní kancelář nemožné nabídnout radu, a proto řada stránek uvádí, že právní rada může být od advokáta získána za použití ového spojení uvedeného na stránce. Vzor odmítnutí odpovědnosti je uveden níže. Vzor odmítnutí odpovědnosti pro umístění na internetové stránce: Obsah této stránky je určen pouze pro všeobecnou informaci. Nepředstavuje advokátní radu (právní či jinou), ani by jako taková neměla být použita. Nepřebíráme odpovědnost za kroky učiněné na základě zde obsaženého materiálu. 3. Spojení a reference na třetí strany Pokud stránka uvádí spojení a reference, bude si uživatel stránky pravděpodobně myslet, že právní firma souhlasí se službami a informacemi poskytnutými na stránkách přidružených osob. Je třeba se ujistit, že tyto stránky se nejeví pro advokacii jako urážlivé nebo neslučitelné s hlavními zásadami advokacie (např. pokud advokátní kancelář na své webové stránce zveřejní inzerci nebo spojení na pojišťovnu, může vzniknout dojem, že je ohrožena nezávislost). II. Korespondence advokáta Korespondence profesionálního advokáta je všeobecně důvěrná. Za účelem ochrany korespondence vůči přístupu ze strany neoprávněných osob CCBE navrhuje následující: 1. Úmyslný zásah a počítačové podvody Advokáti musí chránit obsah své elektronické korespondence před podvodnými úpravami, obzvláště ve svém vlastním zájmu. V tomto ohledu je doporučováno, aby advokáti používali elektronický komunikační prostředek, který je rozumně dostupný pro zajištění integrity jejich elektronické komunikace. Přestože je elektronická komunikace technicky a ze zákona chráněna proti zásahu třetích stran, může dojít k ohrožení její důvěrnosti různými prostředky. Advokáti proto musí vyhodnotit rizika vyplývající z jejich elektronické korespondence (obzvláště při používání poskytovatelů webových služeb, online kurýrů nebo mobilních přístrojů) a přijmout vhodná opatření, jako je používání kódovacích technik podle dané situace a informování svých klientů a pisatelů o riziku vyplývajícím z elektronické komunikace. Advokáti by se neměli zdráhat používat kódování, které je rozumně k dispozici, pokaždé, když je o to jejich klient nebo pisatel požádají. 2. Náhodný přístup Řada právních firem již do faxových zpráv zahrnula upozornění o důvěrnosti informací, protože existuje riziko, že tyto zprávy budou zaslány omylem nesprávné osobě. Právní firmy by měly zvážit přijetí podobných upozornění o důvěrnosti informací rovněž v případě ů. Automatická hláška o důvěrnosti informací Přestože automatická hláška o důvěrnosti informací neukládá nezamýšlenému příjemci žádné závazné zákonné povinnosti, řada příjemců jí bude dbát a hláška tak může zabránit chybě, kterou by mohla vzniknout ztráta. Následující vzor hlášky nabízíme k případné úpravě: Informace obsažené v této zprávě jsou důvěrné. Jsou určeny výhradně pro osobu, které jsou adresovány. Pokud nejste příjemcem, oznamte to prosím odesílateli a vymažte bezodkladně a pečlivě zprávu z vašeho systému. 5

6 Právní firmy mohou přiložit tento vzor upozorňující zprávy do ové korespondence za použití šablony nebo podpisového bloku. Právní firmy mohou mít dojem, že přiložení tohoto upozornění do veškeré ové korespondence představuje zbytečné zatížení a neocení důležitost tohoto upozornění. Nicméně, dokud advokáti nezváží, zda začlenit upozornění do všech zpráv, doporučuje se připojit toto upozornění k veškeré e- mailové korespondenci. Advokáti by měli vést v patrnosti, že zákonně důvěrná informace v korespondenci advokáta může přestat být důvěrnou informací, pokud je zpráva zaslána jiným osobám (například, pokud je zpráva omylem rozeslána podle adresáře). 3. Viry a škodlivý software Elektronická korespondence může být napadena viry, které mohou mít dopad na internetové stránky firmy a její celou síť. Kromě toho tyto viry a software mohou rozesílat důvěrné informace nebo umožnit neoprávněný přístup k těmto informacím. Právním firmám je doporučováno, aby měly nastavenu svou bezpečnostní strategii a dodržovaly aktualizovaná technická opatření proti těmto rizikům. Rovněž se doporučuje, aby zajistily, že uživatelé budou v souvislosti s bezpečnostními postupy ostražití. Níže jsou uvedeny některé základní bezpečnostní postupy: (a) (b) (c) Vybavení antivirovým softwarem. Nakonfigurování ových serverů tak, aby přílohy nemohly být po přijetí automaticky otevřeny. Tím se zajistí, že viry nebudou automaticky importovány do jiných systémů. Zajištění, aby počítačová síť firmy byla odpovídajícím způsobem chráněna proti zásahu nebo virům z internetu. Pokud je právní firma napojena na internet přes neustále otevřenou linku, doporučuje se, aby instalovala ochranné prostředky (firewalls), které zajistí ochranu systému. Pokud má právní firma vytáčecí připojení, doporučuje se, aby zvážila instalaci ochranných prostředků. Pokud jsou náklady příliš vysoké, měla by firma alespoň zvážit izolování počítačů, z nichž je přístup na internet, od sítě firmy. Tím se zajistí, že napojení nebo viry z internetu nebudou mít dopad na celou síť firmy. (d) Pokud je údržba sítě a počítačů právní firmy prováděna formou outsourcingu, doporučuje se, aby společnost - prováděla vhodné bezpečnostní kontroly osob, které provádějí údržbové práce a zajistila, že pracovníci mají odpovídající technickou kvalifikaci; - prováděla odpovídající dohled nad prováděnou prací; - schvalovala opatření, která mají být přijata za účelem dodržování důvěrnosti informací a jiných etických předpisů. 4. Elektronická korespondence mezi advokáty Při zasílání elektronické korespondence musí vést advokáti v patrnosti profesní/advokátní předpisy, který se týkající korespondence advokátů všeobecně. Tyto profesní předpisy mohou zahrnovat předpisy o formě korespondence nebo o ukládání a archivování korespondence po určité časové období, nebo o důvěrnosti informací. Advokáti, kteří zasílají korespondenci elektronickou poštou advokátovi jiného členského státu a chtějí, aby zůstala důvěrná nebo bez újmy, by měli svůj úmysl jasně vyjádřit při zaslání dokumentu. 6

7 III. Ochrana vztahu advokát-klient a osobních údajů Advokáti si musí uvědomovat, že zasílání, příjem a držení ové korespondence může zahrnovat i zpracování osobních údajů, což vyžaduje nastavení dostatečných opatření na ochranu údajů, která zajistí dodržování povinnosti zachovávat profesní/advokátní tajemství a dodržování dalších příslušných zákonů a legislativy. IV. Ochrana autorského práva Před načtením souboru by měl advokát zajistit, že nedojde k porušení autorských práv. Vzor upozornění o autorském právu: Obsah této stránky je chráněn autorským právem [ jméno společnosti]. Nesmí být rozmnožován, celý ani částečně, a to žádným způsobem, s výjimkou, kdy je tak činěno pro následující účely: 1) Osobní použití Obsah této stránky lze kopírovat, plně nebo částečně, pokud je informace určena pouze pro osobní použití. 2) Jiné účely Obsah této stránky může být kopírován, plně nebo částečně, ve prospěch třetí strany, pokud budou splněny následující podmínky: a) kopie uvádí tuto stránku jako svůj zdroj a poskytuje plnou adresu a informaci o autorském právu; b) kopie uvádí, že se na ni vztahují omezení v souvislosti s autorským právem, která musí třetí strana respektovat; c) kopie, částečná ani úplná nesmí být v žádné formě bez předchozího souhlasu vložena do jiného textu nebo publikace; d) kopie, částečná nebo úplná, nesmí být bez předchozího souhlasu uložena na jiné webové stránce nebo v jiném elektronickém systému; e) kopie, částečná ani úplná nesmí být bez předchozího souhlasu šířena za komerčními účely. Žádná část této webové stránky nesmí být bez předchozího souhlasu kopírována, přenesena nebo uložena na jiné webové stránce, ani na žádné jiné formě elektronického systému, s výjimkou indexace a aktualizace všech vyhledávacích prostředků a podobných služeb zaměřených na nasměrování uživatelů na tuto webovou stránku. V souladu s místními podmínkami mohou být aplikovány další výjimky. V. Zásady nejlepší praxe Není žádný důvod, proč by právní firmy neměly poskytovat a přijímat profesní závazky em, ale měly by být při přijímání závazků prostřednictvím tohoto média opatrné. Z pohledu na ovou zprávu je obtížné rozhodnout, zda byla skutečně zaslána svým údajným odesílatelem, i když její kontext může záležitost prokázat nade vší pochybnosti. V budoucnosti mohou digitální podpisy (případně ve spojení s biometrií) poskytnout lepší důkaz o pravosti u, a s ním zavedené široce užívané kódování bude dalším přínosem pro zlepšené ověřování. Mezitím je právním firmám, kterým je zadán profesní závazek em, doporučeno, aby zkontrolovaly, že kontext poskytuje dostatečnou záruku pravosti a/nebo zkontrolovaly telefonem nebo faxem, že zpráva přišla od svého údajného odesílatele, pokud o tom mají pochybnost. 7

8 Automatické potvrzení příjmu: Právní firmy by měly být při používání automatických potvrzení příjmu ů opatrné. Pro advokáta je důležité zaslat potvrzení pouze v případě, že byl požadavek ohledně rady či informace plně pochopen. Může se stát, že bude nutné požádat klienta o další informace a dohodnout se o časovém harmonogramu poskytnutí rady. Právní firmy by měly vědět, že může být nutné vypnout tuto funkci v rámci možností ového programu. 1. Znalost klienta Právní firmy mohou přijímat pokyny em a prostřednictvím webové stránky, ale měly by využívat stejné kontroly a činit stejné dotazy, jako v případě klasické komunikace mezi klientem a advokátem (listinná forma a osobní setkání). Potenciál internetu v případě anonymní komunikace může být atraktivní pro podvodníky a osoby, které perou špinavé peníze, a právní firmy musí být v souvislosti se svými povinnostmi v této oblasti ostražité. Některé oblasti praxe, jako je sepsání závěti a/nebo rozvodové řízení formou on-line představují zvláštní riziko, pokud jsou vyřizovány dálkovým způsobem (například, vydávání se za někoho jiného nebo nepatřičný vliv) a může zvýšit tato rizika a potřebu větší opatrnosti. 2. Včasná odpověď a) Zásady: Právní firmy již vědí (nebo by měly vědět) jak zacházet s příchozími dopisy, faxy a telefonními hovory v případě nepřítomnosti určeného příjemce. představuje nové problémy, protože může přijít bez povšimnutí ze strany jiných zaměstnanců. Doporučuje se, aby právní firmy zajistily efektivní technické a praktické uspořádání, kterým zajistí, že na y bude odpovídáno včas a řádně. b) Pokyny: Doporučuje se, aby právní firmy používaly automatické hlášky o pobytu mimo kancelář, pokud jsou jejich zaměstnanci mimo pracoviště po celý den, či po více dní, a aby zároveň zajistily, že budou příchozí y, pošta a faxové zprávy v nepřítomnosti advokáta kontrolovány. Omezený počet osob (například sekretářka a kolega) by měl mít přístup do doručené pošty nepřítomného advokáta, aby bylo možné pravidelně kontrolovat její obsah a zajistit rychlé vyřízení urgentních požadavků. Systematické zasílání hlášek o nepřítomnosti v kanceláři na každý obdržený může být obtěžující a zdiskreditovat právní firmu, obzvláště pokud je nepřítomný advokát zařazen v adresářích a zůstává v nich zapsán i v době dovolené. Aby se tomu zabránilo, doporučuje se, aby právní společnost, pokud to je možné, zajistila, že budou všechny automatické hlášky o nepřítomnosti v kanceláři zaslány každému ovému korespondentovi pouze jednou. 3. Spamy/nevyžádaná pošta Nevyžádané hromadné y nebo, jak jsou všeobecně známy, spamy mohou právním firmám používajícím ovou poštu způsobit značný problém. K dispozici je filtrační software pro snížení počtu spamů. Pokud však právní firmy používají spamové filtry, měly by upozornit klienty, aby nedošlo k zablokování skutečné korespondence. Měly by vysvětlit, že po zaslání důležité zprávy by měl následovat telefonní hovor nebo by měla být zaslána faxová kopie či listinná kopie poštou. Právní firmy, které provozují své vlastní ové servery, by měly zvážit vracení nevyžádaných ů zpět zasilateli se zprávou podle stanovených směrnic. 4. Záznamy 8

9 Stejně tak, jsou-li používány listinné soubory pro zachování kopií odeslaných dopisů a záznamů telefonické konverzace, měly by být kopie e-malových zpráv (s výjimkou těch, které nemají právní důležitost) uloženy v pořadačích. Co se týče autentičnosti, metada u ových zpráv by měla být rovněž zaznamenávána. V současnosti se doporučuje používání těchto tištěných souborů (v listinné formě), i když se tento názor může změnit po obecném zavedení skutečných elektronických kanceláří. Advokáti by si měli uvědomovat, že i když je vymazán, může být stále obnoven. V případě sporů může být požadováno i zpřístupnění vymazaných ů. Viz bod VI pro podrobnější pokyny. 5. Soukromí uživatelé a) Zásady: Právní společnosti musí monitorovat korespondenci a komunikaci osob, které jsou pro ně výdělečně činné a dalších zaměstnanců, aby měly jistotu, že jsou jejich profesní standardy dodržovány. Pokud poskytne zaměstnanec radu em, musí být právní společnosti schopné zkontrolovat přesnost poskytnuté rady. Běžně to bude uskutečněno přezkoumáním listinných souborů, ale mohou se objevit případy, kdy právní firma bude chtít zkontrolovat komunikaci ve chvíli, kdy ji zaměstnanec přebírá nebo ji odesílá. Pokud právní firmy povolují soukromou komunikaci, mohou tyto kontroly narušit soukromí zaměstnanců firmy. V některých jurisdikcích mohou být takového kontroly nezákonné. b) Pokyny pro advokáty používající y: Pokud smějí uživatelé posílat soukromé y prostřednictvím firemního systému, je neproveditelné izolovat je pro účely monitorování od ostatních zpráv. Součástí pracovních podmínek u právní firmy by mělo být prohlášení zaměstnanců, že souhlasí s monitorováním a měla by být jasně uvedena možnost, že se tak bude dít. 6. Přeshraniční on-line styk: profesní/advokátní předpisy Pokud advokát poskytuje své služby prostřednictvím u, budou se na vztah advokát-klient vztahovat předpisy, které jsou platné v sídle advokáta 3 : Příklad: Irský advokát poskytuje em radu klientovi v Belgii. V souladu se Směrnicí o elektronickém obchodování se vztah advokát-klient bude řídit profesními/advokátními předpisy Irska. Pokud advokát poskytuje své služby em klientovi, který sídlí mimo území EU, doporučuje se, aby se obě strany dohodly na předpisech, kterými se bude jejich vztah řídit. VI. Archivování elektronických dokumentů a ů Vývoj v oblasti informační technologie je rychlý a stále častěji se stává zvykem, že kopie každého dokumentu nejsou ukládány v listinné formě; přesto zákon vyžaduje archivování určitých dokumentů a ů po dobu několika let. Jak již bylo výše zmíněno, advokáti by si měli uvědomit, že v případě sporů může být vyžadováno i zpřístupnění vymazaných ů. 3 Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2000/31/EC ze dne 8. června 2000 o určitých právních aspektech služeb informačních společností, obzvláště elektronického obchodování, na Vnitřním trhu ( Směrnice o elektronickém obchodování ): 9

10 1. Archivování ů představuje vynikající příklad distribučního komunikačního prostředku, který je obtížné kontrolovat. Řada osob věří, že nemá oficiální statut. Zaměstnanci se sami často rozhodují, co by mělo či nemělo být uchováno a ukládají nebo vymazávají své ové zprávy dle vlastního uvážení, protože mylně považují elektronickou poštou za součást své osobní pracovní domény. Právní společnosti musí stanovit pevné politiky, vztahující se výběr ových zpráv, které budou muset být zachovány. V zásadě zde budou platit stejná kritéria, jako v případě běžné listinné pošty. Zákonem stanovené požadavky, které se týkají dokumentů v listinném formátu, se budou rovněž vztahovat na elektronický formát. Formát dokumentu je irelevantní. Rovněž by měly existovat pokyny pro používání a organizování ů, protože lidé mají snahu je vytisknout a nejsou pak správně uchovávány. Část kontextu nebo jiné informace jsou pak ztraceny a dochází ke snížení jejich dostupnosti. 2. Elektronický podpis 4 Jak se v dokumentech a ech rozšiřuje používání digitálních podpisů, naskýtá se rovněž otázka zachování podpisů. Některé údaje, na kterých jsou založeny digitální podpisy a které do značné míry stanoví záruku za digitální podpis, jsou uchovávány akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb ve smyslu EU Směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/EC ze dne 13. prosince 1999 o systému Společenství pro elektronické podpisy. Tyto údaje představují hlavně údaje, které prokazují, že je certifikace pravá (údaje o ověřených dokumentech totožnosti, formuláře žádostí a podepsané podmínky) a historické údaje o zrušených certifikátech. Tyto údaje mohou být značně důležité v případě sporu o pravosti a použitelnosti digitálního podpisu. 3. Pravost Rovněž je důležité, aby byly zachovány charakteristiky digitálního dokumentu za účelem zajištění jeho integrity. Toho lze dosáhnout z velké míry vypracováním strategie, která bude obsahovat důležité aspekty obsahu, struktury, vzhledu, chování dokumentu v případě jeho ukládání. Zachování charakteristik archivovaných digitálních dokumentů je velmi důležité. Nakonec, pravost je důležitým bodem. Kontext, v kterém byl dokument vytvořen a použit, a změny, které byly provedeny v důsledku činností, týkajících se správy a ukládání, jsou popsány v metadatech 5. To umožňuje prokázat nebo ověřit rozsah, v jakém je vypracování a použití dokumentu, který byl archivován, pravé. Pokud je digitální dokument reprodukovaný v odlišném počítačovém prostředí, než v jakém byl původně vyhotoven, může vypadat a chovat se zcela odlišně. Pokud není kontrolován převod do počítačového prostředí, pravost digitálního dokumentu může být ovlivněna. Pravost je klíčovým konceptem při uchovávání dokumentů digitálním či jiným způsobem, a říká, že dokument je tím, čím tvrdí, že je a že byl vytvořen konkrétní osobou. Pravost dokumentu může být zajištěna popisem a zachováním původního kontextu dokumentů a zachováním řetězce nenarušené úschovy. Dokument je celistvý, pokud je kompletní a nenarušený ve všech zásadních aspektech, což znamená, že je nedotčený a nezměněný či porušený takovým způsobem, že je jeho smysl nejasný. Změny jsou přijatelné v určitém rozsahu, pokud neovlivní původní význam nebo funkci dokumentu. V zásadě nezáleží na tom, zda je dokument v digitální nebo fyzické formě: bez ohledu na formu musí být dosaženo uchování v autentické formě. Problém, který se však v souvislosti s digitálními dokumenty objevuje, je, že vzhledem k měnící se technologii nelze zachovat všechny aspekty dokumentu tak, jako v době, kdy byl vytvořen. To však neznamená, že je udržitelné zachování autentických digitálních dokumentů nemožné. Jak již bylo uvedeno, archivování elektronických dokumentů a ů se odlišuje od archivování listinných dokumentů. Pokud budete mít při vytváření ů a dokumentů na mysli následující body, 4 Viz rovněž Směrnici 1999/92/EC o systému Společenství pro elektronické podpisy, OJ L13 ze dne 19. ledna 2000, strana Nejen samotný text dokumentu obsahuje důležité údaje, důležitá jsou rovněž metadata. Metadata jsou údaje o údajích. Metadata jsou připojována k digitálnímu dokumentu a popisují dodatečné informace o pěti charakteristikách dokumentu uvedených výše, takže lze, kromě jiného, provést kontroly, zda je dokument tím, čím tvrdí že je. Zároveň metadata umožňují obnovit a používat konkrétní digitální dokument. Příkladem těchto údajů je údajný autor dokumentu, předmět, proces, v jehož rámci byl vytvořen a datum, kdy byl vytvořen. Metadata jsou však rovněž důležitá v kontextu záznamů o provedení činností souvisejících se zachováním dokumentu. 10

11 bude snazší archivovat dokumenty a y, které musí být na základě zákonných požadavků uchovávány po dobu několika let. a) Dokument Budete-li mít na paměti následující body, bude poté jednodušší archivovat 6 dokumenty: při vytváření dokumentů používejte vzory/šablony 7 začněte vytvářet dokument z prázdné šablony, jinak se mohou dostat informace (metadata 8 ) z jiných dokumentů do nového dokumentu, který pak bude obsahovat nesprávné informace zkontrolujte, zda jsou informace v políčku vlastnosti 9 aktualizované dejte uživatelům pokyn, aby v dokumentech používali vyhrazenou strukturu, což znamená, aby používali profily a titulky kopírujte a vkládejte co nejméně, abyste zabránili vložení nesprávných metadat při zabezpečování dokumentů nepoužívejte hesla, protože pokud se heslo ztratí, není možné otevřít dokument; místo toho používejte pouze nastavení pouze pro čtení používejte standardní fonty písma jako Arial nebo Times New Roman, protože tyto fonty uznávají i další programy používejte záhlaví a zápatí k vložení metadat, jako je jméno a čísla verze dokumentu nepoužívejte automatické datum a čas, protože se mohou změnit pokaždé, když otevřete dokument v případě potřeby používejte pro pevné rozvržení dokumentu tabulky nebo tabulátor a nikoli mezerník uložte dokument centrálně na serveru, nikoli na pevném disku pracovní stanice, tak aby každý měl možnost vybrat si nejnovější verzi. b) Aby bylo možno rozhodnout, zda je potřeba archivovat určitý , může být zavedeno rozlišování, přičemž budou brány v úvahu následující připomínky. aa) Adresování ových zpráv - vždy používejte adresář, protože obsahuje dodatečné informace o osobách, kterým zasíláte svou zprávu - při používání distribučních seznamů buďte opatrní, protože se mohou často měnit a pokud o změně distribučního seznamu není uvedena informace, nedohledáte, komu byl původně zaslán - i když to zní samozřejmě: vždy u své ové zprávy uvádějte předmět, pomáhá to roztřídit a vyhodnotit zprávy - používejte u zpráv různé možnosti, jako například urgentní, pouze v případě absolutní nutnosti, protože ne všechny ové aplikace jsou schopné je správně reprodukovat bb) Příprava ové zprávy - je-li to možné, vytvářejte a zasílejte zprávy formou obyčejného textu nebo ve formátu HTML, protože ne všechny ové programy mohou přečíst různé fonty - nepoužívejte automatickou aktualizaci položek zpráv (nestálé a mohou se aktualizovat pokaždé, kdy je otevřen) - přílohy používejte rozumně (zasílejte zobrazení jako bitovou mapu nebo.jpeg a nevkládejte do jiných aplikací) - při odpovědi na nevkládejte, jen napište vaše připomínky nad původní zprávu a ponechte místo mezi titulky původní zprávy a vaším podpisem - používejte podpisový blok, který obsahuje důležité související informace, takže je snadnější vysledovat odesílatele 6 Viz odstavec o archivování. 7 Vzor/šablona je navržený model dokumentů. 8 Viz 4. 9 Tuto možnost běžně naleznete u titulku soubor vašeho programu na zpracování textu. Tato možnost obsahuje například informace o tom, kdy byl dokument vytvořen, kdo dokument vytvořil a kdy byl dokument upraven. 11

12 cc) Správa ových zpráv - ujistěte se, že schránka s doručenou poštou je dobře spravována a když obdržíte zprávu, rozhodněte se, zda je třeba ji uložit a pokud ano, umístěte ji do správné složky - pokud pro ukládání zpráv neexistuje speciální systém, vytvořte adresáře pro y, které musí být zachovány, aby bylo jejich dohledání snazší; ujistěte se, že doručené a odeslané zprávy jsou uchovávány ve stejném adresáři - nikdy nevkládejte obsah zprávy do jiné aplikace a nevymazávejte původní zprávu, protože by to vážně poškodilo autentičnost a celistvost dokumentu (metadata 10 budou ztracena) dd) doručené nebo odeslané y (interní a externí) Toto rozlišení má odlišnou povahu vzhledem k níže uvedeným klasifikacím, ale přesto je relevantní, co se týče předpisů o zacházení s y. V této kategorii může být i rozdělení na interní a externí e- maily, podle toho, zda se jedná o elektronickou zprávu vyměněnou v rámci organizace nebo zprávy vyměněné s externími stranami. ee) Úřední versus soukromý , který zaměstnanec zasílá nebo přijímá jako součást své práce je úřední . , který zaměstnanec zasílá nebo přijímá jako soukromá osoba, a který se netýká skutečnosti, že zaměstnanec má určitou funkci v organizaci, je klasifikován jako soukromý . ff) určený k zachování versus určený k odstranění Pokud je ová zpráva úřední, je nutno rozhodnout, zda bude zachován. V zásadě zde platí stejná kritéria, jako v případě běžné listinné pošty. c) Archivování dokumentů a ů Doporučuje se, aby byly dokumenty a y ukládány v původní verzi v programu, ve kterém byly vytvořeny, protože není známo, co mohou programy v budoucnosti udělat se starými (digitálně archivovanými) verzemi dokumentů a ů. Rovněž se doporučuje používat všeobecně přijatelný formát pro všechny dokumenty a y. Při archivování dokumentů a ů by mělo být vedeno v patrnosti, že jak zachování jejich čitelnosti v budoucnosti, tak zabezpečení dokumentů a ů v jejich původních verzích, je důležité. VII. Informovanost o skrytých údajích v souborech a dokumentech Je důležité mít na paměti, že elektronické dokumenty a jiné počítačové soubory často obsahují dodatečné informace, které poskytují informace o dokumentu nebo jeho údajném autorovi, jež mohou být otevřené nebo skryté, např. autor, datum a čas vytvoření a poslední změny, použitá šablona, apod. V závislosti na povaze informace a kontextu, v kterém se tato informace objevuje, může být informace užitečná, neškodná nebo ponižující, případně nebezpečná nebo může vést k náhodnému zpřístupnění důvěrné informace nebo informace, která není určena pro příjemce dokumentu. Na druhé straně, uchování těchto údajů by mohlo být rovněž pro advokáta užitečné, nebo dokonce zásadní. V tomto případě by musel advokát učinit kroky k zachování metadat a zajistit, aby nebyla odeslána jiným stranám. a) Opětovné použití dokumentu a zpřístupnění informace Advokáti jsou experti na opětovné používání dokumentů a je velmi běžné, že používají dokumenty jako výchozí bod při vytváření jiného dokumentu v jiném případě pro jiného klienta a nový dokument jako nový výchozí bod v ještě dalším případě pro ještě dalšího klienta. Pokud advokát neví o existenci skrytých údajů, je možné, že příjemce poslední verze analýzou skrytých údajů může zjistit, pro koho byl původní dokument vytvořen a jaké změny a doplňky v něm učinily různé osoby, které jej revidovaly. Kopírování obsahu dokumentu a jeho vkládání do nového dokumentu není spolehlivou metodou, která by zabránila tomu, že skryté údaje budou přeneseny do nového dokumentu, protože 10 Viz 4. 12

13 některé skryté údaje jsou spojeny s textem takovým způsobem, že vložením tohoto textu do nového dokumentu dojde rovněž ke zkopírování původních skrytých údajů. b) Mnohonásobné verze obsahu Funkce Sledování změn v programu Microsoft Word je užitečná pro sledování změn mezi jednotlivými verzemi dokumentu, ale tato funkce musí být používána s obezřetností. Sledování změn může být zapnuto, ale uživatel mohl mít zobrazení změn vypnuto a v důsledku toho mohou být změny viditelné, když dojde k opětovnému zapnutí zobrazování změn. Jako všeobecný pokyn se doporučuje, aby uživatelé vždy zkontrolovali, zda je či není použita funkce Sledování změn. Jediným způsobem, jak vyřadit uložené změny mezi verzemi dokumentu je buď je přijmout, nebo odmítnout. c) Zvážení použití PDF místo Microsoft Word pro distribuci dokumentů PDF dokumenty jsou vhodnou alternativou dokumentů formátu Microsoft Word. Většinou je PDF na zmíněné věci imunní, protože dokumenty PDF opravdu představují dokument tak, jak bude vytištěn. Vezměte však v úvahu, že například vložení černého nebo bílého rámečku přes text neodstraní text, ale umístí rámeček přes text a tak při tisku text skryje. Odstraněním rámečku bude text opět viditelný. Dokumenty PDF podporují řadu skrytých údajů stanovených uživatelem, ale v praxi je používání těchto údajů velmi neobvyklé. Pro jistotu se však doporučuje zkontrolovat Vlastnosti dokumentu před jeho distribucí. Nemělo by se zapomínat, že existují různé druhy PDF dokumentů. PDF dokument vytvořený skenováním textu za použití skeneru nebo fotokopírky může obsahovat pouze to, co je zobrazeno na listu papíru. Text tohoto dokumentu nelze prozkoumat použitím nástrojů na vyhledávání slov a nelze je vyjmout a vložit do jiných dokumentů. Na druhé straně, PDF dokument ukládaný z programu, který zpracovává text je obvykle uložen jako text a nikoli jako pouhé zobrazení. Dokumenty v této formě vyžadují méně místa pro uložení než PDF dokumenty ve formě zobrazení. Z těchto důvodů by dokumenty měly být všeobecně ukládány jako textové PDF dokumenty (místo PDF dokumentů ve formě zobrazení), pokud mají být ukládány v databázi určené k vyhledávání, nebo pokud je důležité omezení velikosti složky. d) Speciální nástroje k odstranění skrytých údajů Existují speciální počítačové softwarové nástroje, které analyzují dokumenty a mohou odstranit staré verze obsahu nebo jiné skryté údaje. Doporučuje se instalace těchto nástrojů a jejich používání při distribuci citlivých informací formou elektronických dokumentů. Tyto nástroje mohou být staženy například z webové stránky Microsoftu a instalovány ve verzi Office2003/XP. Ve verzi Wordu Office 2007 je to již standardní nástroj (viz tlačítko Office / Prohlédnout dokument ). 13