Směrnice k zadávání veřejných zakázek malého rozsahu OBCE LUŽICE

Transkript

1 Směrnice k zadávání veřejných zakázek malého rozsahu OBCE LUŽICE 1. Obecná ustanovení 1.1. Směrnice je upravena v souladu s těmito právními předpisy: zákon č. 134/2006 Sb., o zadávání veřejných zakázkách (dále jen zákon o ZVZ), v platném znění zákon č. 147/2017 Sb., kterým se mění zákon č. 134/2016 Sb., o ZVZ, ve znění pozdějších předpisů vyhláška č. 260/2016 Sb., kterou se stanoví podrobnějších podmínek týkajících se elektronických nástrojů, elektronických úkonů při zadávání veřejných zakázek a certifikátu shody vyhláška 248/2016 Sb., o náležitostech obsahu žádosti o předchozí stanovisko k uzavření smlouvy a ke změně závazku ze smlouvy podle zákona o zadávání veřejných zakázek nařízení vlády č. 173/2016 Sb., o stanovení závazných zadávacích podmínek pro veřejné zakázky na pořízení silničních vozidel nařízení vlády č. 172/2016 Sb., o stanovení finančních limitů a částek pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek vyhláška č. 170/2016 Sb., o stanovení paušální částky nákladů řízení o přezkoumání úkonů zadavatele při zadávání veřejných zakázek vyhláška č. 169/2016 Sb., o stanovení rozsahu dokumentace veřejné zakázky na stavební práce a soupisu stavebních prací, dodávek a služeb s výkazem výměr vyhláška č. 169/2016 Sb., o uveřejňování formulářů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek a náležitostech profilu zadavatele 1.2. Tato směrnice upravuje postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu ve smyslu 27 zákona o ZVZ, tj. veřejných zakázek na dodávky a služby, jejíž předpokládaná hodnota je rovna nebo nižší částce Kč a veřejných zakázek na stavební práce, jejíž předpokládaná hodnota je rovna nebo nižší částce Kč Veřejnou zakázkou na dodávky je ve smyslu 14 odst. 1 zákona o ZVZ veřejná zakázka, jejímž předmětem je pořízení věcí, zvířat nebo ovladatelných přírodních sil, pokud nejsou součástí veřejné zakázky na stavební práce podle odstavce 3. Pořízením se rozumí zejména koupě, nájem nebo pacht Veřejnou zakázkou na služby je ve smyslu 14 odst. 2 zákona o ZVZ veřejná zakázka, jejímž předmětem je poskytování jiných činností, než uvedených v odstavci Veřejnou zakázkou na stavební práce je ve smyslu 14 odst. 3 zákona o ZVZ veřejná zakázka, jejímž předmětem je: a) poskytnutí činnosti uvedené v oddílu 45 hlavního slovníku jednotného klasifikačního systému pro účely veřejných zakázek podle přímo použitelného předpisu Evropské unie3, b) zhotovení stavby, nebo c) poskytnutí souvisejících projektových činností, pokud jsou zadávány společně se stavebními pracemi podle písmene a) nebo b). 1

2 1.6. Předpokládanou hodnotou veřejné zakázky je ve smyslu 16 zákona ZVZ zadavatelem předpokládaná výše úplaty za plnění veřejné zakázky vyjádřená v penězích. Do předpokládané hodnoty veřejné zakázky se nezahrnuje daň z přidané hodnoty. Do předpokládané hodnoty veřejné zakázky se zahrne hodnota všech plnění, která mohou vyplývat ze smlouvy na veřejnou zakázku, není-li dále stanoveno jinak. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky se stanoví k okamžiku zahájení zadávacího řízení, nebo k okamžiku zadání veřejné zakázky, pokud nebyla zadána v zadávacím řízení Předpokládaná hodnota veřejné zakázky se stanoví k okamžiku zahájení zadávacího řízení, nebo k okamžiku zadání veřejné zakázky, pokud nebyla zadána v zadávacím řízení. Zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod finanční limity stanovené zákonem o ZVZ. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky se stanoví na základě údajů a informací o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění; nemá-li zadavatel k dispozici takové údaje nebo informace, vychází z informací získaných průzkumem trhu, předběžnými tržními konzultacemi nebo jiným vhodným způsobem Při zadávání veřejné zakázky malého rozsahu postupuje zadavatel tak, že musí vždy dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace a nesmí omezovat účast v zadávacím řízení těm dodavatelům, kteří mají sídlo nebo místo podnikání v členském státě Evropské unie a ostatních státech, které mají s Českou republikou či Evropskou unií uzavřenu mezinárodní smlouvu zaručující přístup dodavatelů z těchto států k zadávané veřejné zakázce Veřejná zakázka je realizovaná na základě písemné smlouvy mezi zadavatelem, tj. obcí Lužice a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací. 2. Veřejné zakázky malého rozsahu 2.1. Veřejné zakázky malého rozsahu se podle výše předpokládané hodnoty dělí na čtyři kategorie, pro které tato směrnice stanoví následující postup: I. kategorie: Veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky, služby a stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota je rovna nebo nižší částce Kč. II. kategorie: Veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky, služby a stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje částku Kč a zároveň je rovna nebo nižší částce Kč. III. kategorie: Veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky a služby, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje částku Kč a zároveň je rovna nebo nižší částce Kč a u stavebních prací, jejíchž předpokládaná hodnota přesahuje částku Kč a zároveň je rovna nebo nižší částce Kč. IV. kategorie: Veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky a služby, které je nutné zadat v krajně naléhavém případě, který zadavatel svým jednáním nezpůsobil, nemohl jej předvídat a z časových důvodů není možné veřejnou zakázku zadat standartním postupem v souladu s touto směrnicí. Za splnění těchto podmínek se může jednat např. o veřejné zakázky na předejití, odstranění nebo zmírnění škod způsobených mimořádnými událostmi jako jsou např. povodeň, povětrnostní a sněhová kalamita, požár a jiné. 2

3 Veřejné zakázky I. kategorie a) Dodavatele pro veřejné zakázky I. kategorie vybírá bez výběrového řízení starosta. Veřejnou zakázku může zadat přímo, nebo si může vyžádat více nabídek, anebo může použít e-aukci. Je přitom povinen dodržovat zásady stanovené v článku 1. U těchto veřejných zakázek je možné vycházet pouze z informací o trhu, místních znalostí a svých poznatků a zkušeností. Tyto veřejné zakázky se nezapisují do centrální evidence zakázek zadávaných obcí. b) Zadány mohou být pouze dodávky, služby nebo stavební práce, jejichž financování je kryto schváleným rozpočtem obce. Smluvní vztahy sjednané formou objednávky musí být podepsány starostou obce a místostarostou obce, nebo starostou obce a předsedou finanční komise obce. Veřejné zakázky II. kategorie a) zadání veřejné zakázky II. kategorie rozhoduje usnesením zastupitelstvo obce (dále jen ZO). Je přitom povinno dodržet zásady stanovené v článku 1. b) ZO v rozhodnutí stanoví zejména způsob zadání veřejné zakázky včetně předpokládané hodnoty veřejné zakázky. Dále může v rozhodnutí vymezit i další podmínky zakázky (např. množství a kvalitu předmětu zakázky, obchodní a platební podmínky, požadavky na kvalifikaci dodavatele, kritéria pro hodnocení nabídek). ZO zároveň rozhodne o postupu podle čl. 5. c) Zadány mohou být pouze dodávky, služby nebo stavební práce, jejich financování je kryto schváleným rozpočtem obce. d) Veřejné zakázky II. kategorie mohou být ZO zadány těmito způsoby: průzkum trhu poptávací řízení uzavřená výzva otevřené zadávací řízení Průzkum trhu Průzkumem trhu se rozumí získání alespoň tří nabídek od dodavatelů. Průzkumem trhu může být například: porovnání nabídek a cen na internetu minimálně u tří dodavatelů, porovnání nezávazných nabídek a cen získaných na základě adresného dotázání v rámci průzkumu trhu od nejméně tří dodavatelů, kontrola nabídek a cen v provozovnách minimálně tří dodavatelů Nelze-li v rámci průzkumu trhu získat a porovnat alespoň tři nabídky, musí zadavatel přistoupit k poptávacímu řízení nebo uzavřené výzvě. V případě průzkumu trhu nemusí pověřená osoba vypracovávat zprávu o jejím průběhu. Lhůta pro podání nabídek není časově omezena. O výběru dodavatele, s nímž bude uzavřena smlouva, rozhodne s konečnou platností ZO. Jestliže se ZO po zvážení všech podkladů rozhodne nakonec smlouvu neuzavřít, musí ZO rozhodnout o zrušení průzkumu trhu. Toto rozhodnutí musí být oznámeno uchazečům do sedmi pracovních dnů od rozhodnutí ZO. Poptávací řízení Poptávacím řízení se rozumí zaslaní výzvy k podání nabídek nejméně třem dodavatelům. Zadavatel není v takovémto případě povinen zařadit do hodnocení jiné nabídky než nabídky od přímo vyzvaných uchazečů. 3

4 O průběhu a výsledku poptávacího řízení sepíše pověřená osoba zprávu, která musí obsahovat seznam všech přijatých nabídek, jejich popis a způsob hodnocení. Dále se ve zprávě uvedou všechny další skutečnosti, které měly vliv na hodnocení. Na závěr zprávy pověřená osoba uvede navržené pořadí nabídek. Lhůta pro podání nabídky nesmí být kratší než pět pracovních dnů. O výběru dodavatele, s nímž bude uzavřena smlouva, rozhodne s konečnou platností ZO. Minimální počet vyzvaných dodavatelů v rámci poptávacího řízení nemusí být dodržen pouze tehdy, není-li objektivně možné vyzvat alespoň tři dodavatele. Jestliže se ZO na základě předložené zprávy a po zvážení všech podkladů rozhodne nakonec smlouvu neuzavřít, musí ZO rozhodnout o zrušení poptávacího řízení. Toto rozhodnutí musí být oznámeno uchazečům do sedmi pracovních dnů od rozhodnutí ZO. Uzavřená výzva Uzavřenou výzvou se rozumí zaslaní výzvy k podání nabídek nejméně třem dodavatelům. Text výzvy schvaluje ZO. Zadavatel není v takovémto případě povinen zařadit do hodnocení jiné nabídky než nabídky od přímo vyzvaných uchazečů. ZO jmenuje hodnotící komisi s minimálním počtem tří členů. Předsedou komise musí být vždy jeden ze členů ZO. Ostatními členy komise mohou (ale nemusí) být členové ZO. Nabídky, které neobsahují všechny náležitosti dle výzvy, hodnotící komise vyřadí a dále je již nehodnotí. Každé vyřazení musí být řádně odůvodněno. O průběhu a výsledku jednání sepíše hodnotící komise zprávu, která musí obsahovat seznam všech přijatých nabídek, jejich popis a rovněž popis hodnocení každé z nich podle předem daných kritérií. Dále se ve zprávě uvedou všechny další důležité skutečnosti, které měly vliv na hodnocení. Na závěr zprávy hodnotící komise uvede navržené pořadí nabídek. Lhůta pro podání nabídky nesmí být kratší než deseti pracovních dnů. O výběru dodavatele, s nímž bude uzavřena smlouva, rozhodne s konečnou platností ZO. Jestliže hodnotící komise ve své zprávě uvede, že ani jedna nabídka nesplňuje předem daná kritéria zakázky, anebo se ZO po zvážení všech podkladů rozhodne nakonec smlouvu neuzavřít, musí ZO rozhodnout o zrušení uzavřené výzvy. Toto rozhodnutí musí být oznámeno uchazečům do sedmi pracovních dnů od rozhodnutí ZO. Otevřené zadávací řízení Otevřeným zadávacím řízení se rozumí zaslaní výzvy k podání nabídek nejméně pěti dodavatelům. Text výzvy schvaluje ZO. Znění výzvy se zároveň zveřejní na úřední desce a na webových stránkách obce. Veřejná zakázka se tím stává otevřenou a vytváří se tak prostor k předložení nabídky i pro jiné, než přímo oslovené dodavatele. Lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší než patnáct dní od prvního dne zveřejnění na úřední desce. Zveřejnění a odeslání poptávky přímo osloveným dodavatelům je zadavatel veřejné zakázky povinen koordinovat tak, aby lhůta po podání nabídky byla pro všechny uchazeče stejná. ZO jmenuje hodnotící komisi s minimálním počtem tří členů. Předsedou komise musí být vždy jeden ze členů ZO. Ostatními členy komise mohou (ale nemusí) být členové ZO. Nabídky, které neobsahují všechny náležitosti dle výzvy, hodnotící komise vyřadí a dále je již nehodnotí. Každé vyřazení musí být řádně odůvodněno. O průběhu a výsledku jednání sepíše hodnotící komise zprávu, která musí obsahovat seznam všech přijatých nabídek, jejich popis a rovněž popis hodnocení každé z nich podle předem daných kritérií. Dále se ve zprávě uvedou všechny další důležité skutečnosti, které měly vliv na hodnocení. Na závěr zprávy hodnotící komise uvede navržené pořadí nabídek. O výběru dodavatele, s nímž bude uzavřena smlouva, rozhodne s konečnou platností ZO. 4

5 Jestliže hodnotící komise ve své zprávě uvede, že ani jedna nabídka nesplňuje předem daná kritéria zakázky, anebo se ZO po zvážení všech podkladů rozhodne nakonec smlouvu neuzavřít, musí ZO rozhodnout o zrušení zadávacího řízení. Toto rozhodnutí musí být oznámeno uchazečům do sedmi pracovních dnů od rozhodnutí ZO. Veřejné zakázky III. kategorie a) zadání veřejné zakázky III. kategorie rozhoduje usnesením zastupitelstvo obce (dále jen ZO). Je přitom povinno dodržet zásady stanovené v článku 1. b) ZO v rozhodnutí stanoví zejména způsob zadání veřejné zakázky včetně předpokládané hodnoty veřejné zakázky. Dále může v rozhodnutí vymezit i další podmínky zakázky (např. množství a kvalitu předmětu zakázky, obchodní a platební podmínky, požadavky na kvalifikaci dodavatele, kritéria pro hodnocení nabídek). ZO zároveň rozhodne o postupu podle čl. 5. c) Zadány mohou být pouze dodávky, služby nebo stavební práce, jejich financování je kryto schváleným rozpočtem obce. d) U veřejných zakázek III. kategorie se vyzvou nejméně tři dodavatelé k předložení nabídky. Text výzvy a seznam přímo obeslaných dodavatelů schvaluje ZO. e) Znění výzvy se zároveň zveřejní na úřední desce a na webových stránkách obce. Veřejná zakázka se tím stává otevřenou a vytváří se tak prostor k předložení nabídky i pro jiné, než přímo oslovené dodavatele. f) Lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší než patnáct dní od prvního dne zveřejnění na úřední desce. Zveřejnění a odeslání poptávky přímo osloveným dodavatelům je zadavatel veřejné zakázky povinen koordinovat tak, aby lhůta po podání nabídky byla pro všechny uchazeče stejná. g) ZO jmenuje hodnotící komisi s minimálním počtem tří členů. Předsedou komise musí být vždy jeden ze členů ZO. Ostatními členy komise mohou (ale nemusí) být členové ZO. h) Nabídky, které neobsahují všechny náležitosti dle výzvy, hodnotící komise vyřadí a dále je již nehodnotí. Každé vyřazení musí být řádně odůvodněno. i) O průběhu a výsledku jednání sepíše hodnotící komise zprávu, která musí obsahovat seznam všech přijatých nabídek, jejich popis a rovněž popis hodnocení každé z nich podle předem daných kritérií. Dále se ve zprávě uvedou všechny další důležité skutečnosti, které měly vliv na hodnocení. Na závěr zprávy hodnotící komise uvede navržené pořadí hodnocených nabídek. j) O výběru dodavatele, s nímž bude uzavřena smlouva, rozhodne s konečnou platností ZO. k) Jestliže hodnotící komise ve své zprávě uvede, že ani jedna nabídka nesplňuje předem daná kritéria zakázky, anebo se ZO po zvážení všech podkladů rozhodne nakonec smlouvu neuzavřít, musí ZO rozhodnout o zrušení zadávacího řízení. Toto rozhodnutí musí být oznámeno uchazečům do sedmi pracovních dnů od rozhodnutí ZO. Veřejné zakázky IV. kategorie a) Dodavatele pro veřejné zakázky IV. kategorie, které je nutné zadat v krajně naléhavém případě, vybírá bez výběrového řízení starosta. Je přitom povinen dodržovat zásady stanovené v článku 1. U těchto veřejných zakázek je možné vycházet pouze z informací o trhu, místních znalostí a svých poznatků a zkušeností. O výběru dodavatele a parametrech dodávky podá zprávu zastupitelstvu obce (dále jen ZO). b) Smluvní vztahy sjednané formou objednávky musí být podepsány starostou obce a místostarostou obce, nebo starostou obce a předsedou finanční komise obce. 3. Náležitosti výzvy k podání nabídek 3.1. Mezi základní náležitosti výzvy v rámci kategorie uzavřená výzva a otevřené zadávací řízení 5

6 dle této směrnice patří: a) identifikace zadavatele b) vymezení předmětu veřejné zakázky malého rozsahu c) místo a doba plnění d) požadovaný obsah nabídky e) kritéria hodnocení nabídky f) doložení těchto dokladů: při předložení nabídky: prokázání oprávnění k podnikání (např. předložení živnostenského listu nebo výpisu z obchodního rejstříku či jiné evidence, pokud v ní má být dodavatel zapsán podle zvláštních právních předpisů) oprávnění k podnikání doloží v úředně ověřené kopii před podpisem smlouvy: prokázání oprávnění k podnikání (např. předložení živnostenského listu nebo výpisu z obchodního rejstříku či jiné evidence, pokud v ní má být dodavatel zapsán podle zvláštních právních předpisů) oprávnění k podnikání doloží v úředně ověřené kopii čestné prohlášení dodavatele o tom, že splňuje následující kritéria: o není v likvidaci (jde-li o právnickou osobu) o v uplynulých 3 letech nebyl proti němu prohlášen konkurs nebo konkurs nebyl zrušen pro nedostatek majetku o nemá v evidenci daní zachyceny daňové nedoplatky o nemá nedoplatek na pojistném a na penále na veřejném zdravotním pojištění, nebo na pojistném a na penále na sociálním zabezpečení, příspěvku na stání politiku zaměstnanosti, s výjimkou případů, kdy bylo povoleno splácení ve splátkách a není v prodlení se splácením splátek čestné prohlášení dodavatele o tom, že nebyl pravomocně odsouzen pro trestný čin, nebo že došlo k zahlazení odsouzení trestného činu, jehož skutková podstata, souvisí s předmětem podnikání, jde-li o fyzickou osobu četné prohlášení dodavatele o tom, že nebyl pravomocně odsouzen pro trestný čin, nebo že došlo k zahlazení odsouzení trestného činu, jehož skutková podstata, souvisí s předmětem podnikání, musí v případě právnické osoby doložit jak právnická osoba, tak i její statutární orgán, nebo každý člen statutárního orgánu, vedoucí organizační složky zahraniční právnické osoby, nebo statutárním orgánem pověřený zástupce g) platební podmínky h) způsob a místo podávání nabídek i) další požadavky a podmínky 3.2. Uchazečům bude písemně do sedmi pracovních dnů od rozhodnutí ZO oznámeno, zda byli vybráni k realizaci veřejné zakázky malého rozsahu či nikoli, a která nabídka byla vybrána. 6

7 4. Uveřejňovací povinnost 4.1. Veřejné zakázky malého rozsahu se podle výše předpokládané hodnoty dělí na čtyři kategorie, pro které tato směrnice stanoví následující postup: 4.2. Pokud cena zakázky přesáhne Kč bez DPH, je povinností zadavatele zveřejnit na profilu zadavatele celé znění smlouvy na veřejnou zakázku včetně všech jejích změn a dodatků, a to do patnácti dnů od jejího uzavření. 5. Poradenské služby 5.1. Zadavatel je oprávněn zvolit si fyzickou, podnikající fyzickou nebo právnickou osobu za účelem a) provedení konzultací, b) zpracování odborného posouzení, c) vyžádání právního poradenství, d) zpracování zadávací dokumentace, nebo e) vyhotovení projektové dokumentace, s cílem zadat veřejnou zakázku Zadavatel je oprávněn postupovat podle odstavce 1. písm. a) b) nebo c) i v průběhu realizace veřejné zakázky Zadavatel je oprávněn zvolit fyzickou, podnikající fyzickou nebo právnickou osobu za účelem poskytnutí služeb k získávání a) dotací poskytnutých ze státního rozpočtu, z rozpočtu obcí a krajů, státních fondů, b) prostředků nebo grantů, c) dotací Evropské unie, nebo d) příjmů z veřejné podpory (dále jen dotace ), určené pro realizaci veřejné zakázky zadavatele Zadavatel není povinen zadávat veřejné zakázky malého rozsahu způsobem a postupem podle této směrnice v případech volby fyzických, podnikající fyzickou nebo právnických osob podle odstavce 1 až 3; při jejich výběru je však povinen řídit se zásadami efektivnosti, hospodárnosti, účelnosti hospodaření s finančními prostředky obce, transparentnosti, rovného zacházení, proporcionality a zásadou volné soutěže O výběru konkrétní fyzické, podnikající fyzickou nebo právnické osoby podle odstavce 1 až 3 rozhodne usnesením ZO Obec uchovává (archivuje) : 6. Závěrečná ustanovení veškeré dokumenty, které byla povinna před zahájením nebo v průběhu jakéhokoli zadávacího řízení či soutěže o návrh nebo po jeho/jejím skončení dle zákona pořídit veškeré dokumenty, které obdržela v průběhu jakéhokoli zadávacího řízení či 7

8 soutěže o návrh od dodavatelů (úplné znění originálů nabídek, žádosti o účast či soutěžní návrh apod.) veškeré uzavřené smlouvy související s realizací veřejné zakázky (včetně změn a dodatků) 6.2. Obec je povinna uvedenou dokumentaci uchovávat po dobu nejméně pěti let od uzavření smlouvy, stejně jako změny smlouvy na realizaci veřejní zakázky nebo zrušení řízení Toto znění směrnice nabývá účinnosti okamžikem schválení ze strany zastupitelstva obce Lužice Směrnice bude po celou dobu své platnosti uveřejněna na oficiálních webových stránkách obce Lužice Toto znění směrnice bylo projednáno a schváleno na zasedání zastupitelstva obce Lužice dne 31. května Mgr. Jaroslav Žaluda Karel Orság starosta místostarosta 8