SEMINÁŘ PRO PŘÍJEMCE OP ZAMĚSTNANOST

Transkript

1 SEMINÁŘ PRO PŘÍJEMCE OP ZAMĚSTNANOST Místní akční skupina Severní Chřiby a Pomoraví, z. s :00 Obecnice Košíky 1

2 PROGRAM SEMINÁŘE Program: Zahájení Provádění změn v projektu Finanční řízení projektu Dokladování výdajů Zprávy o realizaci projektu Žádosti o platbu Indikátory a evidence podpořených osob Publicita Diskuse Ukončení 2

3 PŘEDSTAVENÍ VÝZVY Místní akční skupina Severní Chřiby a Pomoraví : Prorodinná opatření I 126/03_16_047/CLLD_16_01_170 Datum vyhlášení výzvy: Datum ukončení příjmu žádostí: Projekty doporučené k podpoře: Příměstské tábory Traplice Dětský klub a příměstské tábory Košíky 3

4 PROVÁDĚNÍ ZMĚN V PROJEKTU Výčet podstatných a nepodstatných změn je uveden v kapitole 5 Specifických pravidel pro žadatele a příjemce. Každou změnu, doporučujeme konzultovat předem (nejlépe interní depeší z konkrétního projektu) s kontaktní osobou Administrace veškerých změn v projektu se provádí prostřednictvím založení tzv. změnových řízení v IS KP14+ Žádost o změnu podat až v době, kdy bude projekt v realizaci, nepodávat však změny během administrace ZoR/ŽoP 4

5 PROVÁDĚNÍ ZMĚN V PROJEKTU Změny žádosti jsou dostatečně odůvodněny, je uvedena vazba na rozpočet Změna vždy souvisí s CS uvádět počet osob, kterých se změna týká, zda byly vyčerpány možnosti náboru, uvést projekty, které jsou v souběhu Změny promítnout do všech relevantních záložek (např. rozpočet, text klíčových aktivit, atd.) Změny rozpočtu - popis změny, odůvodnění vytvoření nových položek 5

6 FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTU Příjemci jsou povinni vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s předpisy ČR : a) Příjemci, kteří vedou účetnictví v plném nebo zjednodušeném rozsahu podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vedou účetnictví způsobem, který zajistí jednoznačné přiřazení účetních položek spadajících do přímých nákladů ke konkrétnímu projektu, tj. zejména výnosů a nákladů a zařazení do evidence majetku (u příjemců postupujících podle 1f zákona o účetnictví se jedná o přiřazení zejména příjmů a výdajů a zařazení do evidence majetku). b) Příjemci, kteří vedou jednoduché účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést účetnictví v souladu s požadavky OPZ c) Příjemci, kteří nevedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést daňovou evidenci podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, rozšířenou o další požadavky týkající se evidence a značení dokladů 6

7 FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTU Rozpočet projektu: Rozpočet projektu příjemce zpracovává do formuláře žádosti o podporu, který je mu v návaznosti na vyhlášení výzvy dostupný v IS KP14+. Základní struktura rozpočtu je dána pravidly OPZ a zahrnuje členění na: osobní náklady, cestovné, zařízení a vybavení, administrativní výdaje, nákup služeb, drobné stavební úpravy, přímá podpora CS V průběhu realizace projektu mohou být prováděny změny rozpočtu projektu, nesmí však narušit cíle a obsah projektu. Čerpání prostředků v rámci jednotlivých položek schváleného rozpočtu nemůže být vyšší než rozpočet položky. Překročení či navýšení rozpočtu není možné 7

8 FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTU Příjmy projektu: Dle čl. 65 odst. 8 obecného nařízení platí, že způsobilé výdaje projektu se musí snížit o čistý příjem vygenerovaný projektem do okamžiku, kdy příjemce předloží závěrečnou žádost o platbu. Příjmem projektu se pro účely OPZ rozumí příjmy vygenerované projektem v době od data zahájení realizace do okamžiku, kdy příjemce předloží závěrečnou žádost o platbu. Příjmy jsou služby, prodej výrobků, pronájem prostor a zařízení financovaných v rámci projektu Příjemci nejsou oprávněni zařízení či vybavení nakoupené za prostředky OPZ, a to ani v případě, že podpora byla na nákup použita jen částečně, během realizace projektu prodat. 8

9 FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTU Bankovní účet: ŘO poskytuje prostředky podpory na bankovní účet, který mu příjemce nahlásí, ale vždy přes průtokový účet ZK pro dotace. Podmínkou podpory z OPZ není samostatný bankovní účet/podúčet pro daný projekt. Bezhotovostní výdaje projektu mohou být hrazeny z libovolného bankovního účtu příjemce. Přitom musí být z výpisů zřejmé, že se jedná o bankovní účet příjemce/partnera. 9

10 FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTU Pokladna: V projektu je možné provádět výdaje a příjmy hotovostně, ovšem vždy v souladu s platnými právními předpisy. Příjemce ani partner nejsou povinni vést pro projekt samostatnou pokladnu na hotovostní výdaje a příjmy. Přitom však musí být z výpisů zřejmé, že se jedná o výdaj a příjem v rámci rozpočtu daného projektu (označení dokladů). 10

11 DOKLADOVÁNÍ VÝDAJŮ Způsobilý výdaj: Všechny výdaje a doklady v účetnictví Časová způsobilost datum vzniku nákladu musí spadat do období realizace projektu Originály dokladů musí být označeny registračním číslem projektu Kopie dokladů v IS KP2014+ jen výdaje nad Kč Registrační číslo projektu i na smlouvě DPP/DPČ/RS U výdajů nad Kč musí být doložena informace k Veřejné zakázce včetně průběhu VŘ, nyní záložka v projektu 11

12 VĚCNÁ ZPŮSOBILOST VÝDAJŮ Způsobilý výdaj: je v souladu s právními předpisy (zejména legislativou EU a ČR) je v souladu s pravidly programu a s podmínkami poskytnutí podpory je přiměřený (viz kapitola 6.1 Specifické části pravidel pro žadatele a příjemce) vznikl v době realizace projektu a byl uhrazen nejpozději do okamžiku ukončení administrace závěrečné zprávy o realizaci projektu váže se na aktivity projektu, které jsou územně způsobilé je řádně identifikovatelný, prokazatelný a doložitelný 12

13 ZPRÁVA O REALIZACI PROJEKTU

14 ZPRÁVA O REALIZACI Informování o realizaci Založit novou zprávu Harmonogram informací a zpráv nová záložka, vygeneruje PM v návaznosti na finanční plán Vždy až po finalizaci ŽoP Informování o zprávě Sledované období od - do Skutečné datum zahájení Skutečné datum ukončení Kontaktní údaje ve věci zprávy jméno, Příjmy Jiné peněžní příjmy, čisté peněžní příjmy soulad se soupiskou 14

15 ZPRÁVA O REALIZACI Klíčové aktivity Označit a Vykázat změnu/přírůstek Popis pokroku v realizaci KA za sledované období V popisu uvést: KDE (adresa, zda vlastní/pronajaté prostory) KDO (CS, počet účastníků, složení RT, názvy subjektů, realizace příjemcem/partnerem) KDY (jak dlouho, datum aktivity, časová dotace) JAK (individuální/skupinové) ZA KOLIK (vazba na rozpočet, název dodavatele) CO (obsah aktivity) VÝSTUPY (certifikát, osvědčení, prezenční listiny, plány rozvoje, plán aktivit na další období, vazba na indikátory) PUBLICITA (vždy je nutné uvést používání nástrojů, plakát, logo OPZ) Nepoužívat obecné fráze, nekopírovat text ze žádosti 15

16 ZPRÁVA O REALIZACI Horizontální principy Pouze cílené a pozitivní vlivy, vždy vybrat a Vykázat změnu/přírůstek Uvést plnění cílů projektu Identifikace problému Pro každý problém nový záznam Vždy uvést identifikace, popis, řešení Indikátory Editovatelné příjemcem v IS KP Indikátory spočítané v IS ESF Čestná prohlášení 16

17 ZPRÁVA O REALIZACI Publicita Povinná x nepovinná Povinné prvky jsou uvedeny na dokumentech, webových stránkách a dalších nosičích Plakát u projektů ESF o velikosti min. A3 Plnění publicitní činnosti výběr z číselníku Komentář k aktivitám Dokumenty Staré x nové, max. 100 MB Název dokumentu Soubor samostatný popis Odkaz na umístění dokumentu (cloud, na webu projektu atd.) Popis dokumentu 17

18 ZPRÁVA O REALIZACI Veřejné zakázky I Staré x nové Stav veřejné zakázky výběr z číselníku Zda je VZ evidována v NEN VZ je významná dle 16a ZVZ Sdružení zadavatelů Evidenční číslo VZ v ISVZ Typ kontraktu zadávacího řízení výběr z číselníku Datum zahájení zadávacího řízení Veřejná zakázka dle výše předpokládané hodnoty 18

19 ZPRÁVA O REALIZACI Veřejné zakázky II Druh zadávacího řízení - číselník Předpokládané datum ukončení zadávacího řízení Specifikace druhu dodavatele - číselník Předpokládaná hodnota VZ bez DPH, měna, výše DPH celá zakázka Předpokládaná hodnota VZ vážicí se k projektu, bez DPH, způsobilé výdaje bez DPH a s DPH Skutečně uhrazená cena vážicí se k projektu bez DPH, způsobilé výdaje bez DPH, datum úhrady 19

20 ZPRÁVA O REALIZACI Hodnocení a odvolání Je nutné mít zadané dodavatele Vždy označit zakázku a přiřadit dodavatele (i více) Údaje o námitkách Datum doručení námitek Rozhodnutí zadavatele o námitkách - číselník Stěžovatel Důvod podání námitek Odůvodnění 20

21 ZPRÁVA O REALIZACI Údaje o smlouvě nebo dodatku Nový záznam typ právního aktu z číselníku Datum podpisu smlouvy Předpokládané datum ukončení realizace VZ Cena VZ dle smlouvy bez DPH Částka ceny VZ vážicí se k projektu bez DPH Částka způsobilých výdajů z ceny VZ bez DPH, s DPH Dodavatel číselník, vytvořen na záložce Hodnocení a odvolání Předmět dodatku ke smlouvě Návrhy a podněty na ÚOHS Přílohy k VZ Subjekty projektu Firemní proměnné Kontroly 21

22 ZPRÁVA O REALIZACI Kontrola úplnosti Doplnění a úprava nedostatků dle protokolu o kontrole Finalizace Podpis Vrácení Informace vždy přes depeše Celá zpráva x dílčí záložky 22

23 ŽÁDOST O PLATBU

24 ŽÁDOST O PLATBU Finalizuje se vždy před zprávou o realizaci Identifikační údaje Upravit a vyplnit Účet příjemce Účet zřizovatele Žádost o platbu Souhrnná soupiska Doplnit Evidenční číslo/označení soupisky (od ) 24

25 ŽÁDOST O PLATBU Účetní a daňové doklady I Nový záznam zadání dokladu Pořadové číslo Zkrácený název subjektu (příjemce/partner s fin.příspěvkem) Položka v rozpočtu projektu Investiční/neinvestiční Celková částka bez DPH na dokladu Celková DPH na dokladu (uvádí i neplátci) Celková částka uvedená na dokladu Číslo účetního dokladu v účetnictví (interní v účetnictví Zdroj Datum vystavení dokladu a datum uskutečnění zdanitelného plnění Na doklad uvést číslo projektu, podpis, zaúčtoval/schválil 25

26 ŽÁDOST O PLATBU Účetní a daňové doklady II Datum úhrady výdaje IČ dodavatele Název dodavatele Číslo smlouvy/objednávky k níž se doklad vztahuje Číslo VŘ, nad Kč Částka bez DPH připadající na prokazované ZV Částka DPH připadající na prokazované ZV Způsobilé výdaje Rozpočtová položka druhová (čtyřúrovňová druhová klasifikace) 26

27 ŽÁDOST O PLATBU Účetní a daňové doklady III Z toho SF Z toho SR Prokazované nezpůsobilé výdaje Popis výdaje (KA, na co použito) Vložení skenu účetního dokladu s výdajem nad Kč Označení např. Realizace KA2 příměstský tábor Vždy používat Kopírovat záznam a upravit co je třeba Výdaje členit na PN, NN a nezpůsobilé náklady Vždy rozlišovat co patří do nepřímých nákladů 27

28 ŽÁDOST O PLATBU Osobní náklady I Nový záznam zadání pracovníka Pořadové číslo Zkrácený název subjektu Položka v rozpočtu projektu Rok a měsíc, k němuž se vztahují ON Jméno a příjmení pracovníka Druh pracovněprávního vztahu (DPP/DPČ/PS) Fond pracovní doby v daném měsíci v hodinách Počet odpracovaných hodin na projektu Zúčtovaná hrubá mzda/plat v daném měsíci 28

29 ŽÁDOST O PLATBU Osobní náklady II Hodinová mzda/plat Hodinová mzda s přesností na 12 desetinných míst Datum úhrady mzdy Jiné výdaje (z nichž se odvádí odvody, u DPP nad) Mzdový/platový výdaj Jiné výdaje (bez odvodů OČR, nemoc, fondy aj.) Pojistné na SP a ZP platba zaměstnavatele Prokazované způsobilé/osobní výdaje Přímá podpora CS (mzdové příspěvky do.xls na webu) Dokládáme vložením skenu pracovního výkazu (pokud alokuje PN a NN, smlouvy DPP a DPČ ne kontrola na místě) 29

30 ŽÁDOST O PLATBU Cestovní náhrady Nový záznam zadání položky (jen zahraniční SC) vždy NN Pořadové číslo Zkrácený název subjektu Položka v rozpočtu projektu Číslo účetního dokladu v účetnictví Jméno a příjmení pracovníka Druh pracovní cesty Účel pracovní cesty Datum začátku a konce SC Počet dnů/nocí pracovní cesty Prokazované způsobilé výdaje (z toho SF a SR) Vložení skenu účetního dokladu s výdajem nad Kč 30

31 ŽÁDOST O PLATBU Ostatní náhrady OČR, nemocenská, dovolená, sick days Jen částku kterou platí zaměstnavatel S uvážením velikosti úvazku Pokud je jedna smlouva a různý plat projekt/mimo tak opravy Pokud má 2 smlouvy tak vykazujeme jen práci na projektu Do položky Jiné výdaje co chybí v opravách Vložení skenu účetního dokladu s výdajem nad Kč 31

32 ŽÁDOST O PLATBU Soupiska příjmů Příjmy vše nad povinné financování Většinou příjmy od rodičů pokud převýší náklady na děti (stravné, cestovné, vstupné) a jsou použity na způsobilé výdaje Pořadové číslo Číslo účetního dokladu v účetnictví Datum příjmu Vykázané příjmy Zkrácený název subjektu Popis příjmu Nepřikládají se žádné doklady 32

33 ŽÁDOST O PLATBU Souhrnná soupiska Naplnit data z dokladů soupisky Způsobilé výdaje Prokazované způsobilé výdaje přímé Jiné vykazované peněžní příjmy Způsobilé výdaje celkem ZV investiční a neinvestiční Prokazované ZV očištěné o příjmy Prokazované ZV očištěné o příjmy investiční a neinvestiční Nutno vyplnit pole Prokazované další výdaje stanovené sazbou či paušálem a naplnit data 33

34 ŽÁDOST O PLATBU Žádost o platbu I Část Způsobilé výdaje je povinná naplnit data ze soupisky Způsobilé výdaje celkem, investiční, neinvestiční Jiné peněžní příjmy připadající na ZV Celkové ZV snížené o jiné peněžní příjmy Celkové ZV snížené o jiné peněžní příjmy z nedotačních zdrojů ZV snížené o jiné peněžní příjmy z dotačních zdrojů, celkem, investiční a neinvestiční Celkové ZV připadající na příjmy dle čl. 61 ZV připadající na finanční mezeru/očištěné o flat rate celkem ZV připadající na finanční mezeru/očištěné o flat rate inv/neinv 34

35 ŽÁDOST O PLATBU Žádost o platbu II ZV připadající na finanční mezeru/očištěné o flat rate z nedotačních zdrojů ZV připadající na finanční mezeru/očištěné o flat rate z dotačních zdrojů celkem, investiční a neinvestiční Část Částka na krytí výdajů Pouze pro ex-ante Částka na krytí výdajů investiční Částka na krytí výdajů neinvestiční Dopočet Částka na krytí výdajů celkem Vlastní podíl příjemce Částka zálohy investiční a neinvestiční 35

36 ŽÁDOST O PLATBU Čestná prohlášení Seznam dvě varianty Dokumenty Vložení příloh k ŽoP faktury, pracovní výkazy Finalizace Podpis dokumentu Vrácení Informace vždy přes depeše 36

37 INDIKÁTORY

38 INDIKÁTORY relevantní pro aktivity na podporu zařízení péče o děti v době mimo školní vyučování, dětských skupin a příměstských táborů počet podpořených osob Na záložce INDIKÁTORY je uveden seznam Přímá editace pro indikátory, které nesledují účastníky projektu Automatické převzetí hodnot z IS ESF pro podpořené osoby 38

39 INDIKÁTORY CS projektů jsou rodiče, nikoli děti Možno započítat jen jednoho z rodičů (z osob pečujících o dítě ve společné domácnosti) V jednom zařízení je více sourozenců nebo jedno dítě využívá více služeb podpořenou osobou pouze jeden z rodičů Střídavá péče podpořenou osobou je jedna osoba z každé domácnosti Matka na rodičovské dovolené - nutná vazba na trh práce (pracovní smlouva) 39

40 PUBLICITA

41 PUBLICITA VIZUÁLNÍ IDENTITA ANO Povinný plakát, deska, bilboard Weby, sociální media projektu Propagační tiskoviny, letáky, publikace Propagační audiovizuální materiály Inzerce v tisku, internet, outdoor Soutěže (s výjimkou cen a odměn) Komunikační akce (seminář, workshop) Konference, výstavy, veletrhy PR výstupy (zprávy, info pro média) Dokumenty pro veřejnost a CS Zprávy o realizaci mimo IS KP Zadávací dokumentace pro VŘ a nabídky NE Interní dokumenty Archivační šanony Pracovní a obchodní smlouvy Účetní doklady k projektu Vybavení pořízení z projektu Neplacené PR články a převzaté výstupy Ceny do soutěží Výstupy bez možnosti vložení loga 41

42 PUBLICITA Alespoň 1 povinný plakát min. A3 s informacemi o projektu je možno využít el. šablonu z: Po celou dobu realizace projektu V místě realizace projektu snadno viditelném pro veřejnost, např. vstupní prostory budovy Pokud je projekt realizován na více místech, bude umístěn na všech těchto místech Pokud nelze plakát umístit v místě realizace projektu, bude umístěn v sídle příjemce Pokud příjemce realizuje více projektů OPZ v jednom místě, je možné pro všechny tyto projekty umístit pouze jeden plakát 42

43 PUBLICITA Pokud má příjemce vlastní webové stránky uvede na hlavní straně logo ESF včetně případných profilů Logo ESF na viditelném místě vlevo v horní části obrazovky bez nutnosti rolovat Při umístění více log v řadě je ESF vždy zcela vlevo ŘO zkoumá možnost místit místo loga jen odkaz na stránky s informacemi Na Facebooku není povinné, stačí jen uvést informaci 43