MANDÁTNA ZMLUVA o zabezpečení výkonu činností uzatvorená podľa 566 a nasl. Obchodného zákonníka

Transkript

1 MANDÁTNA ZMLUVA o zabezpečení výkonu činností uzatvorená podľa 566 a nasl. Obchodného zákonníka 1. MANDANT: SVB zastúpené:..., predseda spoločenstva IČO:... DIČ:... IČ DPH: neplátca DPH banka: ČSOB, a.s. č. účtu:... Zapísané v registri Krajského úradu Žilina, reg.číslo... dňa... (ďalej len "spoločenstvo") 2. MANDATÁR: Stavebné bytové družstvo Bytča Nám. Slovenskej republiky 24, Bytča zastúpené: Ing. Vladimír Gajdošík, predseda predstavenstva Ing. Anna Palková, podpredseda predstavenstva banka: OTP, a. s., pobočka Žilina č. účtu: /5200 IČO: IČ DPH: SK Zapísané v OR Okres. súdu Žilina, Oddiel: Dr, vložka číslo: 1569/L (ďalej "mandatár") Čl. 1 Predmet zmluvy Predmetom zmluvy je zabezpečenie výkonu dohodnutých činností pre SVB... v bytovom dome číslo súpisné..., ul....v... (ďalej len "dom") mandatárom v rozsahu a za podmienok uvedených v tejto zmluve a spoločenstvo sa za to zaväzuje zaplatiť mandatárovi odmenu podľa čl. 3 zmluvy. Čl. 2 Určenie rozsahu činnosti Mandatár zabezpečí pre spoločenstvo výkon činností v zmysle čl. 1 zmluvy v nasledovnom rozsahu: A) Ekonomická činnosť 1. Vedenie podvojného účtovníctva spoločenstva v zmysle platných právnych predpisov, vrátane účtovnej závierky a daňového priznania. 2. Vedenie personálnej a mzdovej agendy, odvody, štatistika, výkazy. 3. Vedenie pokladne spoločenstva, zabezpečenie príjmu a výdaja hotovosti (príjem za úhradu). 4. Evidencia príjmov a výdavkov účtu fondu prevádzky, údržby a opráv domu (FPÚO). 5. Zaúčtovanie a úhrada faktúr - úhrada po písomnom schválení predsedom spoločenstva. 6. Výpočet a vystavenie predpisov mesačných úhrad za užívanie bytov a nebytových priestorov v súlade s platnými právnymi predpismi, touto zmluvou a internými predpismi a postupmi mandatára. 7. Rozúčtovanie ročných nákladov na byty a nebytové priestory a vyúčtovanie zálohových úhrad za užívanie bytu a nebytového priestoru spôsobom a v termínoch určených v čl. 5 zmluvy. 8. Evidencia pohľadávok spoločenstva voči vlastníkom bytov a nebytových priestorov za (aj čiastočne) nezaplatené úhrady do FPUO, nezaplatené úhrady za zabezpečenie činností podľa tejto zmluvy a preddavkov na služby spojené s užívaním bytov a nebytových priestorov.

2 9. Upomínanie dlžníkov, zabezpečenie vymáhania dlhov spôsobom podľa písomného rozhodnutia predsedu spoločenstva (úroky z omeškania, zmluvné sankcie, súd, exekúcia, verejná dražba) na náklady spoločenstva. Odmena mandatára za činnosť vymáhania dlhov bude zúčtovaná z fondu opráv domu vo výške vymoženého úroku z omeškania a zmluvných sankcií za omeškané mesačné preddavky do fondu prevádzky, údržby a opráv a úhrady za plnenia spojené s užívaním bytu a nebytového priestoru, vrátane ročného vyúčtovania. Na vykonanie predaja bytu alebo nebytového priestoru prostredníctvom verejnej dražby je potrebný súhlas nadpolovičnej väčšiny vlastníkov bytov a nebytových priestorov. 10. Oboznamovanie predsedu spoločenstva štvrťročne so zoznamom dlžníkov spoločenstva a s výškou dlhu. 11. Archivácia účtovných dokladov v sídle mandatára počas doby platnosti zmluvy. 12. Raz ročne na základe požiadavky spoločenstva účasť zástupcu mandatára na schôdzi spoločenstva, konanej v termíne dohodnutom s mandatárom. B) Údržba a opravy spoločných častí a spoločných zariadení domu 1. Zabezpečenie vykonania odborných prehliadok a odborných skúšok vyhradených technických zariadení domu v termínoch stanovených všeobecne záväznými právnymi predpismi a normami s výnimkou činnosti spojenej s prevádzkou a údržbou výťahov. 2. Zabezpečenie odstránenia závad zistených pri odborných prehliadkach a odborných skúškach vyhradených technických zariadení domu. 3. Zabezpečenie pravidelných kontrol a opráv požiarnych vodovodov a hasiacich prístrojov v dome. 4. Zabezpečenie realizácie a kontrola prác na údržbe a opravách spoločných častí a spoločných zariadení domu, schválených spoločenstvom, uplatňovanie reklamácií a zodpovednosti za vadné plnenie prác zabezpečených mandatárom. 5. Mandatár je oprávnený vykonať, príp. zabezpečiť opravy alebo vykonanie nevyhnutných opatrení v prípade vzniku havarijného stavu v dome, spôsobujúceho škodu na majetku alebo zdraví osôb, pravidelné prehliadky a údržbu vyhradených technických zariadení vykonávaných podľa osobitných predpisov, opravy a prehliadky určené v platných STN, vyhláškach, smerniciach a zákonoch, bežné opravy a údržbu do sumy 500,00 EUR bez DPH v jednotlivom prípade, to všetko aj bez predchádzajúceho súhlasu spoločenstva. 6. Kontrola vecnej a finančnej správnosti fakturácie prác. 7. Mandatár je pre zabezpečenie činnosti podľa bodu B) zmluvy oprávnený vystaviť objednávku alebo vykonať práce vlastnými zamestnancami. 8. Mandatár je povinný akceptovať zmluvy a objednávky spoločenstva pri zabezpečovaní činnosti podľa bodu B) zmluvy v prípade, že tieto boli mandatárovi oznámené min. 14 dní pred určeným termínom vykonania prác. C) Služby spojené s užívaním bytov a nebytových priestorov: Mandatár zabezpečí nasledovné služby spojené s užívaním bytov a nebytových priestorov: a) dodávku tepla na vykurovanie b) dodávku tepla na ohrev vody c) dodávku studenej vody d) dodávku el. energie do spol. priestorov domu e) poistenie domu v rozsahu podľa rozhodnutia spoločenstva f) deratizáciu spoločných priestorov domu g) polročne odpis stavu meračov studenej vody, TÚV v bytoch a nebytových priestoroch h) ďalšie služby podľa rozhodnutia spoločenstva po dohode s mandatárom i) zabezpečenie TKR. Mandatár zabezpečí uvedené služby v rozsahu a za podmienok uvedených v zmluve medzi spoločenstvom a dodávateľom služby. Náklady za jednotlivé služby uvedené v bode C) hradí spoločenstvo (vlastníci bytov). 2

3 Čl. 3. Cena a platobné podmienky 3.1. Cena za zabezpečenie predmetu zmluvy je určená dohodou zmluvných strán v sume... EUR (vrátane DPH) mesačne za každý byt alebo nebytový priestor v dome. Uvedenú sumu mandatár doplní do zálohovej časti predpisov mesačných úhrad za užívanie bytov a nebytových priestorov s platnosťou od dňa účinnosti tejto zmluvy ako poplatok na správu Mandatár je oprávnený jednostranne zmeniť výšku ceny podľa bodu 3.1. na základe rozhodnutia oprávneného orgánu mandatára. O tejto zmene musí vopred písomne informovať spoločenstvo. V prípade nesúhlasu je spoločenstvo oprávnené ku dňu zmeny ceny odstúpiť od tejto zmluvy, 3.3. Mandatár vystaví faktúru za plnenie predmetu zmluvy do 5. dňa v mesiaci za mesiac predchádzajúci. Splatnosť faktúr je 7 dní od vystavenia. Na úhradu faktúry nemá vplyv úhrada mesačnej zálohovej platby jednotlivými vlastníkmi bytov a nebytových priestorov Mandatár je oprávnený vykonať úhradu faktúry z účtu spoločenstva podľa bodu 3.1. zmluvy prednostne pred ostatnými čerpaniami Cena podľa bodu 3.1. nezahŕňa činnosti uvedené v čl. 2 A) bod 3. - príjem a výdaj peňažnej hotovosti v pokladni mandatára, čl. 2 A) bod 6. - vystavenie predpisu mesačnej zálohy na základe požiadavky spoločenstva alebo vlastníka bytu - nebytového priestoru, čl. 2 A) bod 9., čl. 2 B) bod , čl. 2 C) a činnosti spoplatnené na základe interných predpisov a rozhodnutí mandatára. Mandatár je povinný o spoplatnenej činnosti informovať spoločenstvo (predsedu spoločenstva) pred jej vykonaním Činnosti nezahrnuté v cene podľa bodu 3.1. vyúčtuje mandatár vo výške a spôsobom podľa interných predpisov mandatára. Čl. 4 Práva a povinnosti zmluvných strán 4.1. Práva a povinnosti mandatára Mandatár sa zaväzuje vykonávať činnosť podľa tejto zmluvy v súlade s platnými právnymi predpismi a touto zmluvou Mandatár je povinný zabezpečiť na náklady spoločenstva výkon činností v rozsahu podľa článku 2. tejto zmluvy Mandatár je povinný predložiť účtovné doklady pred ich úhradou na schválenie predsedovi spoločenstva. V prípade, že sa predseda spoločenstva nedostaví k schváleniu dokladov ani v termíne uvedenom v písomnej výzve mandatára, je tento oprávnený vykonať úhradu bez jeho podpisu Mandatár je povinný, najneskôr do 31. mája nasledujúceho roka predložiť spoločenstvu (predsedovi spoločenstva) správu o finančnom hospodárení domu, ako aj o iných významných skutočnostiach, ktoré súvisia s výkonom činnosti mandatára pre spoločenstvo Mandatár na základe písomnej dohody a za dohodnutú odmenu zabezpečí aj ďalšie služby a činnosti v rozsahu svojich živnostenských oprávnení Mandatár je povinný zabezpečiť ochranu osobných údajov vlastníkov bytov a nebytových priestorov domu, získaných pri svojej činnosti, v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov č. 428/2002 Z. z Mandatár je povinný 1 x za štvrťrok v dohodnutom termíne umožniť predsedovi a členom rady spoločenstva vykonanie kontroly účtovných dokladov. Na základe požiadavky umožní mandatár počas stránkových dní v dohodnutom čase vykonanie kontroly správnosti zaúčtovania dokladov Mandatár (samostatne, jeho zamestnanci ako aj tretie osoby s jeho povolením) je oprávnený vstupovať do spoločných častí a spoločných priestorov domu v prípadoch súvisiacich s výkonom činnosti podľa tejto zmluvy Styk medzi mandatárom a mandantom je výhradne bezhotovostný. 3

4 4.2. Práva a povinnosti spoločenstva Práva a povinnosti spoločenstva vlastníkov bytov súvisiacich so správou domu sú stanovené zákonom č.182/1993 Z. z. v platnom znení, Stanovami spoločenstva (v prípade ich schválenia) a touto zmluvou. Spoločenstvo je povinné zabezpečiť ostatné činnosti súvisiace so správou domu, ktoré touto zmluvou neboli prenesené na mandatára Spoločenstvo je povinné za zabezpečenie činnosti podľa tejto zmluvy vyplatiť mandatárovi mesačne odmenu podľa článku 3 zmluvy Spoločenstvo je povinné bez zbytočného odkladu oznámiť mandatárovi zmenu vlastníka bytu alebo nebytového priestoru a ďalšie skutočnosti, rozhodné pre určenie výšky úhrady za plnenia poskytované s užívaním bytu alebo nebytového priestoru alebo súvisiace s výkonom činnosti mandatára (zmena obsahu zmlúv alebo dodávateľov služieb a pod.) Pred vydaním potvrdenia o vyrovnaní záväzkov prevádzajúceho vlastníka bytu alebo nebytového priestoru v dome na inú osobu je spoločenstvo povinné vyžiadať si písomné potvrdenie mandatára, že na uvedenom byte alebo nebytovom priestore neeviduje žiadny dlh. Porušenie tejto povinnosti má za následok neplatnosť potvrdenia vydaného spoločenstvom s povinnosťou spoločenstva uhradiť škodu vzniknutú v tejto súvislosti Spoločenstvo na vlastné náklady zabezpečí: a) po skončení kalendárneho roka najneskôr do 20. januára súpis údajov potrebných k ročnému vyúčtovaniu nákladov (počet bývajúcich osôb, osoby požívajúce výťah,...) b) doručovanie korešpondencie súvisiacej so správou domu jednotlivým vlastníkom (napr. ročné vyúčtovanie, zmeny predpisu úhrad a pod.) Spoločenstvo je povinné doručiť mandatárovi účtovné doklady min. 5 prac. dní pred ich splatnosťou. Spoločenstvo (predseda spoločenstva) je povinné dostaviť sa do sídla mandatára na jeho výzvu k odsúhlaseniu účtovných dokladov, inak sa účtovné doklady považujú za odsúhlasené Pre zabezpečenie činnosti mandatára v rozsahu tejto zmluvy je spoločenstvo povinné zriadiť mandatárovi dispozičné právo k účtu spoločenstva do 3 dní od podpisu tejto zmluvy a v prípade potreby vystaviť plnomocenstvo na úkony vyplývajúce pre mandatára z tejto zmluvy Spoločenstvo je povinné informovať vlastníkov bytov a nebytových priestorov o poskytnutí osobných údajov mandatárovi za účelom vykonávania dohodnutej činnosti v rozsahu tejto zmluvy. Údaje sú poskytované na dobu platnosti tejto zmluvy a vysporiadania vzájomných záväzkov a pohľadávok medzi správcom, spoločenstvom a vlastníkmi domu Spoločenstvo má právo na predloženie podkladov od mandatára k rokovaniu schôdze vlastníkov domu a na poradenskú činnosť mandatára v oblasti prevádzky, údržby a modernizácie spoločných častí a zariadení domu. Čl. 5 Predpis mesačnej zálohovej úhrady, rozúčtovanie nákladov za služby spojené s užívaním bytu, nebytového priestoru 5.1. Mandatár vypočíta výšku mesačnej zálohovej úhrady za služby spojené s užívaním bytu samostatne a nebytového priestoru tiež samostatne spravidla zo skutočných spotrieb (nákladov) za predchádzajúci rok a schválenej ceny pre nasledujúce obdobie, pričom pri výpočte mesačnej úhrady zohľadní platné právne predpisy, zmluvné ceny s dodávateľmi služieb, rozhodnutia spoločenstva a interné predpisy mandatára Mandatár zmení výšku mesačných úhrad, ak je na to dôvod vyplývajúci zo zmeny právnych predpisov, rozhodnutia cenových orgánov, zo zmeny rozsahu a ceny poskytovaných služieb, zmeny spotreby jednotlivých služieb alebo ak o tom rozhodne zhromaždenie vlastníkov bytov v dome. Mandatár vystaví nový predpis mesačných úhrad v prípade, že celkové zvýšenie oproti predchádzajúcemu predpisu je min. o 5%. 4

5 5.3. Skutočné ročné náklady za služby spojené s užívaním bytov - nebytových priestorov rozúčtuje mandatár v súlade s platnými právnymi predpismi a internými predpismi mandatára Mandatár doručí vyúčtovanie nákladov za služby spojené s užívaním bytov a nebytových priestorov spoločenstvu najneskôr do 31. mája nasledujúceho roka Mandatár do 5 pracovných dní po uplynutí reklamačnej doby (v prípade, že nebola uplatnená reklamácia vyúčtovania a má k dispozícii finančné prostriedky spoločenstva) vráti preplatok vlastníkovi prevodom na účet oznámený vlastníkom Mandatár nezodpovedá za správnosť rozúčtovania nákladov a s tým súvisiace škody v prípade, že spoločenstvo (predseda spoločenstva alebo nadpolovičná väčšina vlastníkov) rozhodlo o inom spôsobe rozúčtovania. Čl. 6 Výpoveď zmluvy 6.1. Platnosť zmluvy môže skončiť dohodou zmluvných strán, výpoveďou alebo odstúpením Dohodou skončí platnosť zmluvy dňom uvedeným v dohode Zmluvu môže vypovedať každá zo zmluvných strán aj bez uvedenia dôvodu. Výpovedná doba je 3 mesiace a začína plynúť prvým dňom nasledujúceho mesiaca po doručení výpovede Spoločenstvo môže odstúpiť od zmluvy v prípade a termíne podľa čl. 3 bod Mandatár môže odstúpiť od zmluvy v prípade, ak spoločenstvo ani napriek písomnej výzve a dodatočnej lehote nezabezpečí úhradu faktúry za činnosť mandatára podľa tejto zmluvy. Platnosť zmluvy končí márnym uplynutím dodatočnej lehoty. Odstúpením od zmluvy nezaniká právo mandatára na úhradu vzniknutej škody Po skončení platnosti zmluvy je mandatár povinný odovzdať písomnú dokumentáciu spoločenstva jeho predsedovi a do dvoch mesiacov od obdržania všetkých nákladov domu a údajov potrebných k vyúčtovaniu nákladov za obdobie do ukončenia činnosti podľa tejto zmluvy vykonať a odovzdať predsedovi spoločenstva vyúčtovanie nákladov spojených s užívaním bytov a nebytových priestorov V prípade odstúpenia mandatára od zmluvy vykoná mandatár úkony podľa bodu 6.6. až po vysporiadaní pohľadávok, ktoré boli dôvodom odstúpenia od zmluvy. Na uskutočnenie týchto úkonov má mandatár lehotu 2 mesiace. Čl. 7 Sankcie 7.1. V prípade nedoručenia ročného vyúčtovania nákladov v termíne podľa čl. 5 bod 5.4. zmluvy spôsobenej zavinením na strane mandatára, má spoločenstvo právo požadovať úhradu úroku z omeškania vo výške 0.03% z celkovej sumy preplatkov z ročného vyúčtovania na účet FOD V prípade nedodržania splatnosti faktúry za činnosť podľa tejto zmluvy má mandatár právo požadovať úhradu úroku z omeškania vo výške 0.03% z dlžnej sumy za každý omeškaný deň. Čl. 8 Osobitné dojednania 8.1. Mandatár zodpovedá za škodu spôsobenú spoločenstvu a vlastníkom bytov a nebytových priestorov pri výkone dohodnutej činnosti v rozpore s touto zmluvou v plnom rozsahu Mandatár nezodpovedá spoločenstvu a vlastníkom bytov a nebytových priestorov za škodu v prípade, ak spoločenstvo odmietne činnosť mandatára alebo ním poverenej (objednanej) osoby, ak nedodá požadované podklady alebo jemu dostupné informácie vzťahujúce sa k činnosti mandatára podľa tejto zmluvy, neschváli úhradu faktúry, nedoručí mandatárovi daňový, príp. iný doklad, neoznámi termín úhrady faktúry, alebo povinnosti podľa zmlúv alebo iným spôsobom znemožní mandatárovi splnenie povinnosti vyplývajúcej z tejto zmluvy Mandatár nezodpovedá spoločenstvu a vlastníkom bytov a nebytových priestorov za škodu, ktorá vznikla nezabezpečením činnosti podľa tejto zmluvy, ak činnosti nemohol zabezpečiť pre nedostatok finančných prostriedkov na účte spoločenstva alebo nebola vykonaná úhrada faktúry 5

6 za činnosť mandatára alebo mandatár konal na základe pokynu spoločenstva. V prípade neuhradenia faktúry za činnosť mandatára v termíne splatnosti je mandatár oprávnený prerušiť činnosť podľa tejto zmluvy až do dňa jej úhrady Spoločenstvo splnomocňuje mandatára na právne úkony v jeho mene, súvisiace so zabezpečením povinností vyplývajúcich z tejto zmluvy, ak už tieto úkony nevykonalo spoločenstvo a neoznámilo to mandatárovi. Z týchto úkonov sú zaviazaní priamo vlastníci bytov v dome. Na prevzatie úveru sa vyžaduje osobitné splnomocnenie spoločenstva schválené zhromaždením vlastníkov domu. Mandatár je v rámci tohto splnomocnenia oprávnený vykonávať aj činnosť podľa bodu čl. 2 A) bod 9.. Toto splnomocnenie je mandatár oprávnený preniesť na tretiu osobu. Mandatár je tiež oprávnený dohodnúť podmienky a uzatvoriť v mene spoločenstva s dlžníkom dohodu o splácaní dlhu Spoločenstvo súhlasí so spracovaním osobných údajov v nevyhnutnom rozsahu poskytnutých správcovi ako sprostredkovateľovi. Správca je oprávnený poskytnúť tieto údaje sprostredkovateľovi, ktorý zabezpečuje ďalšie služby pre správcu. Súhlas vlastníka bytu so spracúvaním osobných údajov v zmysle zákona 428/2002 o ochrane osobných údajov je na dobu neurčitú, súhlas môže vlastník písomne odvolať po skončení výkonu správy a úhrade všetkých záväzkov voči správcovi Predseda spoločenstva svojim podpisom na zmluve prehlasuje, že je oprávnený zastupovať spoločenstvo v rozsahu uvedenom v tejto zmluve a že z vnútorných predpisov a rozhodnutí spoločenstva mu nevyplývajú také obmedzenia, ktoré by mali vplyv na plnenie tejto zmluvy. Čl. 9 Záverečné ustanovenia 1. Zmluva nadobúda platnosť dňom jej podpisu zmluvnými stranami s účinnosťou od... Zmluva sa uzatvára na dobu neurčitú. 2. Zmeny a doplnky zmluvy je možné vykonať iba formou písomných dodatkov. 3. Táto zmluva je spísaná v dvoch vyhotoveniach, po jednom pre každú zmluvnú stranu. V Bytči, dňa... za spoločenstvo: za mandatára: 6