SÍDLIŠTĚ ŽIJE pokyny pro příjemce grantu Nadace OKD v programu Sídliště žije v roce 2013

Transkript

1 SÍDLIŠTĚ ŽIJE pokyny pro příjemce grantu Nadace OKD v programu Sídliště žije v roce 2013

2 Vážení kolegové, snažíme se, aby systém přidělování, vyhodnocování i účtování nadačních příspěvků pro Vás byl co nejjednodušší. Zároveň ale ručíme za to, že je činnost Nadace transparentní a proto je nezbytné splnit několik povinností ke zdárné realizaci a ukončení projektů. Následující poznámky by Vám tyto činnosti měly ulehčit a vysvětlit vše podstatné. V případě jakýchkoliv dalších dotazů se s důvěrou obraťte na administrátora nebo na nadaci. tým Nadace OKD 2

3 OBSAH: ZÁKLADNÍ INFORMACE PRO PŘÍJEMCE NADAČNÍHO PŘÍSPĚVKU 4 PRAVIDLA REALIZACE PROJEKTU 4 ZMĚNY V PROJEKTU 5 Změny uvnitř organizace 5 Změny termínu realizace projektu 5 Změny v rozpočtu projektu 6 Ostatní změny projektu 6 DOLOŽENÍ REALIZACE PROJEKTU 6 Jak vyplnit formulář závěrečné a průběžné zprávy 6 Náležitosti Průběžné zprávy 7 Náležitosti Závěrečné zprávy 7 Jak vyplnit tabulku závěrečné a průběžné vyúčtování 8 Odevzdání zprávy 9 KONTAKTY 10 PŘÍLOHY 11 3

4 ZÁKLADNÍ INFORMACE PRO PŘÍJEMCE NADAČNÍHO PŘÍPĚVKU V následující tabulce získáte přehled o základních krocích realizace projektu. Termín do 45ti dnů od podpisu smlouvy oběma stranami dle termínu uvedeného ve smlouvě v nejkratším možném termínu, nejpozději však do 45ti dní po schválení bezchybné PZ pověřenou osobou v Nadaci OKD do 30ti dní od ukončení projektu dle smlouvy/dle poslední schválené žádosti o změnu v nejkratším možném termínu, nejpozději však do 45ti dní po schválení bezchybné ZZ pověřenou osobou v Nadaci OKD Fáze zaslání 1. splátky grantu na účet příjemce odevzdání Průběžné zprávy (PZ) zaslání 2. splátky grantu na účet příjemce odevzdání Závěrečné zprávy (ZZ) zaslání 3. splátky grantu na účet příjemce, uzavření projektu. PRAVIDLA REALIZACE PROJEKTU 1/ S realizací projektu začněte nejdříve v den zahájení realizace projektu dle smlouvy. Pouze náklady, které vzniknou dle DUZP nejdříve v den zahájení realizace projektu, Vám z grantu můžeme profinancovat. 2/ Realizaci projektu musíte ukončit nejpozději v den, který je ve smlouvě označen jako datum ukončení realizace projektu. Náklady, které vzniknou (dle DUZP) nebo budou ze strany příjemce uhrazeny po datu ukončení realizace projektu, nelze z nadačního příspěvku uhradit. 3/ Veškeré účetní doklady, které požadujete z grantu Nadace OKD profinancovat, musí být vystaveny pouze na organizaci, která je ve smlouvě o poskytnutí příspěvku označena jako příjemce příspěvku. 4/ Veškeré změny v projektu řešte včas s administrátorem programu prostřednictvím žádosti o změnu v realizaci projektu, případně na základě předchozí konzultace. 5/ Přečte si důkladně smlouvu a pokyny pro příjemce ještě před tím než začnete projekt realizovat. Ušetříte si tím mnohé nepříjemnosti a nedopatření. 6/ Nadace OKD dohlíží na plnění povinného kofinancování projektu. Doklady prokazující kofinancování jsou nedílnou součástí vyúčtování projektu. 7/ Nadace OKD bude provádět namátkové kontroly projektů včetně kontrol originálů účetních dokladů k projektu. Veškerou dokumentaci související s projektem si proto pečlivě uschovejte. 4

5 TIP: události týkající se Vašeho projektu můžete sledovat prostřednictvím on-line databáze Grantys. Stačí, když se přihlásíte stejným způsobem (stejné údaje) jako při zpracování žádosti o grant. V sekci Aktivity Události, případně Zprávy. ZMĚNY V PROJEKTU Změny uvnitř organizace A/ Statutární změny - o této změně je nezbytné informovat administrátora prostřednictvím formuláře Žádost o změnu. Součástí žádosti je v případě změny statutárního zástupce doklad o jeho volbě. Žádost je opatřena ověřeným podpisem 1 nového statutára. B/ Změna sídla organizace a změna čísla bankovního účtu - o této změně je nezbytné informovat administrátora prostřednictvím formuláře Žádost o změnu. Součástí žádosti o změnu bankovního účtu je doklad o vedení nového účtu. C/ Změna osoby zodpovědné za realizaci projektu a jejích kontaktních údajů - o této změně jste povinni informovat Nadaci OKD a současně také administrátora a to nejpozději do 10 kalendářních dní od doby, kdy tato změna nastala na ovou adresu Nadace OKD a administrátora. Změny termínu realizace projektu V případě, že okolnosti neumožňují ukončit Váš projekt v termínu stanoveném ve smlouvě, je možné zažádat o prodloužení realizace projektu. O uvedenou změnu je nezbytné žádat dříve, než nastane datum ukončení realizace projektu dle smlouvy. Se změnou termínu realizace projektu se automaticky posunuje i termín odevzdání Závěrečné zprávy, kterou je příjemce povinen zaslat na adresu administrátora do 30 dní od ukončení realizace projektu. Žádosti o prodloužení termínu realizace projektu přijaté až po termínu ukončení realizace uvedeném ve Smlouvě o poskytnutí nadačního příspěvku nebudou akceptovány! Termín zahájení realizace projektu není možné změnit. Termín uvedený ve smlouvě o poskytnutí nadačního příspěvku je závazný a neměnný. Náklad vzniklý (dle DUZP) nebo hrazený v termínu před tímto datem nelze z prostředků grantu Nadace OKD uhradit. Žádost o změnu termínu realizace projektu proveďte prostřednictvím formuláře Žádost o změnu, který je k dispozici na webu Sídliště žije. 1 Ověření podpisu doporučujeme zajistit na nejbližším obecním či městském úřadě, případně na pobočce Czech point. Organizace s právní subjektivitou o.s. a o.p.s. mohou podpis statutárního zástupce ověřit na obecním či městském úřadě zdarma. 5

6 Změny v rozpočtu projektu Změny rozpočtu jsou možné ve dvou případech: 1. Změny do 15 % (včetně) z celkového přiznaného nadačního příspěvku mezi jednotlivými schválenými položkami nákladů dle smlouvy nepodléhají schvalování poskytovatele. Příjemce je povinen o této změně neprodleně v okamžiku jejího zjištění informovat poskytovatele. Změny rozpočtu do 15 % je možné kumulovat, přičemž celková výše jednotlivých změn za celé období realizace projektu nesmí přesáhnout 15 % celkového přiznaného nadačního příspěvku. 2. Změny nad 15 % celkového nadačního příspěvku mezi jednotlivými schválenými položkami nákladů dle smlouvy musí odsouhlasit poskytovatel. Příjemce je povinen o tuto změnu požádat, než k této změně dojde a to s odůvodněním a na příslušném formuláři. Žádat o změnu je také nutné v případě potřeby zařazení nově vzniklých nákladů do rozpočtu projektu a to i v případě, že výše prostředků na tuto položku nedosahuje 15 % limitu. Žádost o změnu rozpočtu proveďte prostřednictvím formuláře Žádost o změnu. Nedílnou součástí je v tomto případě podrobná tabulka Příloha k žádosti o změnu rozpočtu. Formuláře jsou k dispozici na webu Sídliště žije. Ostatní změny projektu V případě, že při realizaci Vašeho projektu dojde k jiné než výše uvedené změně, kontaktujte neprodleně administrátora. V odůvodněných případech se pokusíme vyjít Vám i s jinými závažnými změnami v projektu vstříc. Žádosti o změnu zasílejte výhradně na adresu administrátora. DOLOŽENÍ REALIZACE PROJEKTU Nadace OKD vyžaduje v souladu se svým statutem od příjemců nadačních příspěvků doložení nakládání s nadačním příspěvkem. Příjemce je povinen doložit Průběžnou a Závěrečnou zprávu včetně všech příloh. Zprávy musí být odeslány podle termínů uvedených ve Smlouvě o nadačním příspěvku. Zpráva se odesílá v elektronické podobě prostřednictvím systému Grantys ( Vybrané přílohy zprávy je současně nutné zaslat v tištěné podobě na adresu administrátora. Jak vyplnit formulář závěrečné a průběžné zprávy Přihlaste se do svého účtu na a vyberte ze seznamu projekt, u kterého chcete vyplnit formulář zprávy. Na stránce projektu zvolte v sekci Zprávy příslušnou zprávu. Otevře se formulář zprávy, který vyplňujete stejným způsobem jako žádost, tj. kliknete do pole, které chcete vyplnit a píšete. Vyplňování Vám usnadní instrukce, které 6

7 jsou uvedeny šedým textem přímo ve vyplňovaném poli a seznam povinných příloh na konci formuláře. Rozpracovanou zprávu můžete kdykoliv uložit kliknutím na tlačítko Uložit na konci stránky a následně se ke zprávě vrátit. Po uložení zprávy nahrajte všechny povinné přílohy v sekci Přílohy na konci formuláře. Vyplněnou zprávu odešlete červeným tlačítkem Odeslat zprávu. Po odeslání již zprávu nemůžete měnit. Po vyplnění zprávy si ji můžete pro vlastní potřebu vygenerovat ve formátu docx (aplikace MS Word) pomocí tlačítka Tisk zprávy na konci stránky. Náležitosti Průběžné zprávy 1. Vyplněný elektronický formulář Průběžná zpráva. Formulář vyplňte po přihlášení k Vašemu uživatelskému účtu na 2. Vyplněná tabulka Průběžné vyúčtování. Vyplněnou tabulku na předepsaném formuláři (stáhnete na ve formátu xls. nebo xlsx. uložte jako soubor do oddílu Přílohy přímo ve formuláři zprávy v systému Grantys. Vytištěnou a statutárním zástupcem podepsanou tabulku současně zašlete na adresu administrátora. V průběžné zprávě jste povinni doložit všechny dosud hrazené náklady od začátku realizace projektu a prokázat čerpání nákladů min. ve výši 30 % z první uhrazené splátky grantu. V opačném případě Vám nemůžeme vyplatit další splátku grantu. Pozn: Tabulka vyúčtování je vedena v souladu se schváleným rozpočtem, který je nedílnou součástí Smlouvy o poskytnutí nadačního příspěvku. Náklady musí být pojmenovány a rozděleny do oddílů dle tohoto rozpočtu a ve zřejmé souvislosti s názvy jeho položek. Dle pořadového čísla uvedeného v tabulce vyúčtování je příjemce povinen označovat i kopie účetních dokladů a dokladů o platbě (výpisy z účtu, výdajové pokladní doklady). 3. Kopie účetních dokladů a dokladů o platbě (výdajové pokladní doklady/výpisy z účtů) Originály účetních dokladů nezapomeňte ještě před pořízením kopií označit podle požadavků, které jsou uvedeny ve Vaší smlouvě o poskytnutí nadačního příspěvku, Čl. IV, odst. 1b. Označení prosím uvádějte na faktury či paragony, nikoli na výdajové pokladní doklady. U mzdových nákladů uvádíte povinný popis (označení dle smlouvy Čl. IV, odst. 1b) na výplatní lístek zaměstnance. Kopie dokladů zasílá příjemce spolu s tištěnou podepsanou tabulkou Průběžné vyúčtování poštou na adresu administrátora. V průběžné zprávě nemusíte dodávat doklady prokazující kofinancování projektu. Prokazujete čerpání nákladů minimálně ve výši 30% z první splátky grantu. Kofinancování ve výši 20% (viz smouva čl. IV odst. 6) z celkové výše grantu prokazujete až v Závěrečné zprávě. (viz: Náležitosti závěrečné zprávy) 4. Mediální výstupy projektu - informace o projektu, které vyšly v tisku, na internetu, kde a jak byla uvedena informace o podpoře projektu Nadací OKD. Kopie článků, ukázky informačních materiálů (leták, pozvánka) a internetové odkazy apod. vloží příjemce jako soubor k elektronické verzi Průběžné zprávy na Nevkládejte prosím celé výtisky periodik a obecních zpravodajů. 7

8 5. Fotografie - příjemce vloží min. 5 digitálních fotografií v minimálním rozlišení 300dpi ve formátu JPG, JPEG jako soubor k elektronické verzi Průběžné zprávy na Neposílejte fotografie tištěné ani v souborech.doc a.pdf fotografie musí být použitelné pro další zpracování. Náležitosti Závěrečné zprávy 1. Vyplněný formulář Závěrečná zpráva. Formulář vyplňte po přihlášení k Vašemu uživatelskému účtu na 2. Vyplněná tabulka Závěrečné vyúčtování - Vyplněnou tabulku na předepsaném formuláři (stáhnete na ve formátu xls. nebo xlsx. uložte jako soubor do oddílu Přílohy přímo ve formuláři zprávy v systému Grantys. Vytištěnou a statutárním zástupcem podepsanou tabulku současně zašlete na adresu administrátora. V případě, že jste podávali Průběžné vyúčtování, obsahuje Závěrečné vyúčtování pouze doklady k nákladům, které mají být v rámci projektu proplaceny a nebyly prokázány ve vyúčtování průběžném. Pozn: Tabulka vyúčtování je vedena v souladu se schváleným rozpočtem, který je nedílnou součástí Smlouvy o poskytnutí nadačního příspěvku. Náklady musí být pojmenovány a rozděleny do oddílů dle tohoto rozpočtu a ve zřejmé souvislosti s názvy jeho položek. Dle pořadového čísla uvedeného v tabulce vyúčtování je příjemce povinen označovat i kopie účetních dokladů a dokladů o platbě (výpisy z účtu, výdajové pokladní doklady). 3. Kopie účetních dokladů a dokladů o platbě (výdajové pokladní doklady/výpisy z účtů). V případě, že jste podávali Průběžnou zprávu, obsahuje zpráva závěrečná pouze doklady k nákladům, které mají být v rámci projektu proplaceny a nebyly prokázány ve vyúčtování Průběžném. V Závěrečné zprávě se prokazuje také kofinancování (viz. bod 4). Dříve než pořídíte kopie, opatřete originály účetních dokladů označením v souladu se smlouvou o poskytnutí nadačního příspěvku Čl. IV, odst. 1b. (Takto označujete pouze doklady prokazující čerpání grantu. Doklady vztahující se ke kofinancování není nutno takto označovat.) Označení prosím uvádějte na faktury či paragony, nikoli na výdajové podkladní doklady. U mzdových nákladů uvádíte povinný popis na výplatní lístek zaměstnance. Kopie dokladů zasílá příjemce spolu s tištěnou podepsanou tabulkou Závěrečné vyúčtování poštou na adresu administrátora. Jednotlivé platby týkající se grantu na bankovních výpisech prosím důsledně zvýrazněte a popište, o co jde, případně uveďte číslo položky v tabulce vyúčtování, ke které se vztahuje. 4. Kopie dokladů prokazujících povinné kofinancování projektu a. Kofinancování zajištěné příjemcem grantu - Příjemce předkládá kopie všech účetních dokladů a dokladů o platbě (výdajový pokladní doklad nebo výpis z účtu). b. Kofinancování zajištěné partnerem projektu příjemce předkládá kopii smlouvy o partnerství, ve které je specifikována výše plnění, v případech, kdy je to možné, předkládá příjemce také předávací protokol k předmětu kofinancování. 8

9 c. Kofinancování formou dobrovolné práce příjemce dokládá kopii seznamu dobrovolníků s vymezeným počtem odpracovaných hodin a opatřený celým jménem a podpisem dobrovolníků. d. Další způsob kofinancování podléhající schválení NOKD Kopie dokladů prokazující kofinancování projektu doporučujeme označit např. slovem,,kofinancování nebo je jinak odlišit. Ušetříte nám tak práci. 5. Mediální výstupy projektu - informace o projektu, které vyšly v tisku, na internetu, kde a jak byla uvedena informace o podpoře projektu Nadací OKD. Kopie článků, ukázky informačních materiálů (leták, pozvánka) a internetové odkazy apod. vloží příjemce jako soubor elektronické verzi Závěrečné zprávy na Neposílejte nám prosím celé výtisky periodik a obecních zpravodajů. 6. Fotografie na CD příjemce vloží min. 5 digitálních fotografií v minimálním rozlišení 300dpi ve formátu JPG, JPEG jako soubor k elektronické verzi Závěrečné zprávy na Neposílejte fotografie tištěné ani v souborech.doc a.pdf fotografie musí být použitelné pro další zpracování. Jak vyplnit formulář závěrečné / průběžné vyúčtování Formulář stáhněte na: vyplňte záhlaví a dále: Pořadové číslo dokladu Číslo dokladu v účetním systému Účel platby Celková částka uvedená na dokladu Částka hrazená z grantu Uveďte pořadové číslo dokladu. Účetní doklady číslujte vzestupně /1 xxx/ jednou číselnou řadou procházející celou tabulkou. Nečíslujte kapitoly jednotlivě! Uveďte číslo dokladu ve Vašem účetním systému /např. VD0108, FP0209 apod./ Uveďte název (zkrácený) dle rozpočtu smlouvy a předmět nákupu / pořízené služby. Z názvu položky musí být zcela jednoznačné, se kterou konkrétní položkou v rozpočtu smlouvy souvisí. (Pomoci si můžete například strukturováním názvu oddělením pomlčkou nebo závorkou, přičem napřed uvádíte název položky dle rozpočtu a za ním účel platby dle účetního dokladu.) Vepište celkovou částku uvedenou na dokladu a to i v případě, že jste z prostředků NOKD uhradili jen část daného výdaje. Uveďte částku hrazenou z grantu. Musí se shodovat s částkou uvedenou v označení účetního dokladu (viz smlouva čl. IV). 9

10 Datum úhrady Uveďte datum úhrady nákladu dle VPD/výpisu z účtu. Náklady vzniklé (dle DUZP) nebo uhrazené před dnem zahájení projektu uvedeným ve Smlouvě nebo po termínu realizace projektu nelze z grantu Nadace OKD profinancovat. Mzdy, cestovné a služby (nájem, telefonní poplatky, poplatky za internet, el. energie, plyn, voda) je možno zaúčtovat a prokázat i po ukončení termínu realizace projektu, a to nejpozději do 20. dne (včetně) následujícího měsíce. Uznatelným nákladem je náklad Projektu, který vznikl (dle DUZP) a byl příjemcem uhrazen v období od data počátku realizace projektu dle Smlouvy do data ukončení projektu včetně dle Smlouvy a byl vynaložen v souladu s rozpočtem, který je nedílnou součástí Smlouvy. Druhy uznatelných účetních dokladů a způsob prokázání úhrad nákladů ve vyúčtování projektů najdete v příloze č. 1 tohoto dokumentu. V příloze č. 2 Vám uvádíme také seznam neuznatelných nákladů projektu. V případě, že jste prováděli platbu v cizí měně, je třeba přepočíst náklady na CZK a to dle středního kurzu ČNB k datu provedení platby. Odevzdání zprávy Formulář Průběžné / Závěrečné zprávy vyplníte v systému Grantys, nahrajete všechny elektronické přílohy (tabulka průběžné/závěrečné vyúčtování ve formátu xls, mediální výstupy, fotografie ve formátu jpg a doklad o podání žádosti do EU v případě programu Pro Evropu) a odešlete tlačítkem Odeslat zprávu. Zprávu ani přílohy (kromě tabulky vyúčtování a kopií účetních dokladů) neposílejte vytištěné ani em, stačí je odeslat pouze v systému Grantys. Tabulku Průběžné / Závěrečné vyúčtování podepsanou statutárním zástupcem a kopie účetních dokladů a dokladů o platbě odešlete vytištěné na adresu administrátora příslušného programu. V případě, že Zpráva nebude obsahovat všechny náležitosti, vyzve administrátor příjemce k doplnění. Příjemce je povinen Zprávu doplnit do 10ti pracovních dní ode dne doručení této výzvy k doplnění. V případě nedodržení lhůty se na příjemce vztahují sankce uvedené ve smlouvě. Datum zpracování/odevzdání zprávy je nutno při jejím přepracování na výzvu administrátora vždy aktualizovat. Průběžné a Závěrečné zprávy se považují za schválené až po písemném odsouhlasení ředitelem Nadace OKD. Do 45ti dní od schválení průběžné zprávy Vám bude vyplacena 2. splátka nadačního příspěvku, do 45ti dní od schválení závěrečné zprávy Vám bude vyplacena poslední splátka příspěvku. 10

11 KONTAKTY Nadace OKD Nikola Vavrous tel: Administrátor programu Zuzana Kyjovská tel: Obsahové náležitosti Martin Nawrath tel:

12 Příloha č. 1 Druhy uznatelných účetních dokladů a způsob prokázání úhrad nákladů ve vyúčtování projektů Druh Účetní/daňový doklad Doklad o úhradě Osobní náklady pracovní smlouvy, DPP, DPČ, platový výměr, popř. jiné doložení výše mzdy/platu (pokud není uvedeno ve smlouvě), pracovní náplň (pokud není uvedeno ve smlouvě), výplatní lístek (nezapomeňte na povinné označení viz Smlouva Čl. IV, odst. 1b) - výdajový pokladní doklad, Zákonné odvody na sociální a zdravotní pojištění placené zaměstnavatelem Ostatní zákonné výdaje zaměstnavatele, zejm.: zákonné úrazové pojištění Cestovní náhrady výplatní lístky interní účetní doklady - doložení sazby a výpočtu ze způsobilých mezd a vypočtené částky - řádně vyplněný a podepsaný cestovní příkaz a doklady s ním související, - kopie technického průkazu v případě použití osobního vozu vnitřní předpis zaměstnavatele o pracovních cestách - výdajový pokladní doklad, Spotřeba PHM (služební vozy, stroje a zařízení) Služby účtenka/paragon o nákupu PHM - kniha jízd - účetní/daňové doklady se zřejmou identifikací předmětu plnění pro posouzení oprávněnosti, - smlouvy o dílo (nezapomeňte na povinné označení viz Smlouva Čl. IV, odst. 1b), - příslušné objednávky, smlouvy, - doklady k zadávacímu řízení, pokud bylo realizováno, - podrobný výkaz o provedené činnosti, počet normostran/rozsah v hodinách u překladů/tlumočení, - příp. výpočet alikvotní částky (poměr - výdajový pokladní doklad, - výdajový pokladní doklad, 12

13 Materiál Investiční výdaje - Zabezpečení výstavby, - Dokumentace, - Stavební části stavby, - Technologická zařízení, - Nákup nehmotného majetku (patenty, know-how, licence), - Nákup drobného dlouhodobého majetku, - Ostatní investiční výdaje, - Vedlejší pořizovací výdaje. použití pro projekt). - účetní/daňové doklady se zřejmou identifikací předmětu plnění pro posouzení oprávněnosti, - příslušné objednávky, smlouvy. - účetní/daňové doklady se zřejmou identifikací předmětu plnění pro posouzení oprávněnosti, - příslušné objednávky, smlouvy. - výdajový pokladní doklad, - výdajový pokladní doklad, 13

14 Příloha č. 2 Neuznatelné náklady projektu Všechny náklady, které nejsou předmětem schváleného rozpočtu dle smlouvy; dále pak: Odpisy dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku; Poskytování záloh, jejichž termín zúčtování přesáhne termín realizace projektu; Auditorské služby; Celní, správní a soudní poplatky; Ceniny (poštovní, dálniční známky, kolky, stravenky, telefonní a PHM karty); Akontace leasingu, leasingové splátky a nájem věcí s následným odkupem, splácení bankovních úvěrů, bankovních poplatků, úroků z bankovního úvěru a ostatních přijatých výpomocí; Občerstvení realizačního týmu a účastníků, pokud nemá jasnou vazbu na projekt (např. občerstvení v restauraci); Alkoholické nápoje; Poskytování finančních i nefinančních darů; V případě nefinančních odměn nad 500,- Kč /např. účastníci soutěží/ se může o uznatelný náklad jednat pouze v případě, že součástí závěrečného vyúčtování budou předávací protokoly o předání odměny vítězi (vzor předávacího protokolu je k dispozici na webu nadace v sekci Pro příjemce); Stravné bez prokazatelného cestovního příkazu Výdaje na pořízení dlouhodobého a krátkodobého finančního majetku; Cestovní náhrady spojené s realizací zahraniční pracovní cesty. 14