Seminář pro příjemce

Transkript

1 Seminář pro příjemce 1.výzva MAS Bohumínsko-IROP-Rozvoj sociálních služeb 2.výzva MAS Bohumínsko-IROP-Udržitelná doprava 3.výzva MAS Bohumínsko-IROP-Infrastruktura vzdělávání 27. listopadu 2018, 10:00 11:30 hodin Kancelář MAS Bohumínsko

2 Dokumentace - příjemci V době realizace, tj. od data vydání rozhodnutí o dotaci se řídí aktuální metodikou: Tj. ke dni to jsou: Obecná pravidla pro žadatele a příjemce (vydané dne , verze 1.11) Specifická pravidla pro žadatele a příjemce průběžná 62. výzva (platnost od , verze 1.2) Specifická pravidla pro žadatele a příjemce průběžná 53. výzva (platnost od , verze 1.2) Specifická pravidla pro žadatele a příjemce průběžná 68. výzva (platnost od , verze 1.2)

3 Dokumentace náhradní projekty (2.výzva Udržitelná doprava) Do data vydání rozhodnutí o dotaci se řídí metodikou k datu vyhlášení výzvy: Tj. to jsou: Obecná pravidla pro žadatele a příjemce (vydané dne , verze 1.09) Specifická pravidla pro žadatele a příjemce průběžná 53. výzva (platnost od , verze 1.1) DOPORUČENÍ: individuální konzultace s projektovým manažerem k projektu z CRR (postupy ohledně VZ, apod.)

4 ETAPY ETAPY: 1 etapa = závěrečná žádost o platbu, závěrečná ZOR 2 etapy = 1 průběžná žádost o platbu, průběžná ZOR, a závěrečná žádost o platbu a závěrečná ZOR Min. délka jedné etapy jsou 3 měsíce.

5 Realizace - Monitoring Zpráva o realizaci projektu (průběžná, závěrečná) Zkratka: ZoR nutno podat vždy do 20 PD od ukončení etapy Elektronická forma v MS vzory formulářů viz příloha č. 6 a 7 Obecných pravidel pro žadatel a příjemce POZOR byly upraveny!! Žadatel bude automaticky informován depeší o blížícím se termínu předložení požadované Zprávy. Postupy viz. Příloha č. 26 Obec. PPŽaP POZOR byl upraven!!

6 Přílohy ŽoP a ZOR Faktury, daňové doklady označené registračním číslem projektu, Uvedení čísla smlouvy/objednávky na faktuře, pokud není tak uvést do Soupisky dokladů v Popisu výdaje, Doklady o úhradě (bankovní výpisy), Předávací protokoly, dodací listy, Smlouvy/objednávky (výdaje, které nebyly realizovány formou VŘ), Doklady z VZ, Smlouva o zřízení bankovních účtů/čp o bankovních účtech (dle přílohy č. 32 OPPŽaP), Výpis z účetní evidence (povinnost vést UCE s jednoznačnou vazbou na projekt i v udrž.), Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu (fotodokumentace, printscreen, odkaz na webové stránky, Stavební práce soubor čerpání, DPH přenesená daňová povinnost doložení splnění daňové povinnosti, Nákup nemovitostí (staveb a pozemků) znalecký posudek né starší 6 měsíců před datem pořízení, doložení vlastnictví (výpis z KN), Fotodokumentace - výstupů projektu, realizace projektu, dodržení pravidel publicity, Protokol o předání a převzetí díla, Kolaudační souhlas/rozhodnutí o povolení k předčasnému užívání stavby/rozhodnutí o povolení zkušebního provozu před vydáním kolaudačního souhlasu, pokud již bylo vydáno (podléhají-li mu výstupy projektu), aj.

7 Nejčastější pochybení u ZOR Zpráva o realizaci není podepsána statutárním zástupcem ani jinou osobou k tomuto úkonu oprávněnou. Sledované období od/do musí být shodné se skutečným datem zahájení/ukončení Nebývají vyplněny všechny povinné záložky či nejsou vyplněny zcela opakující se nedostatky jsou identifikovány především na záložkách: Indikátory datum naplnění indikátoru neodpovídá skutečnému datu naplnění; není uvedena cílová hodnota indikátoru) Publicita není vyplněno pole komentář Veřejné zakázky - není nastaven správný stav; případně chybí aktuální údaje o VZ, veškeré doklady k VZ předložené formou depeše nebo údaje o smlouvě o dílo a údaje o dodavateli Etapy skutečné datum zahájení a ukončení nesouhlasí se skutečností Klíčové aktivity nevyplněná záložka, případně popis není v souladu s žádostí o podporu nebo Studií proveditelnosti.

8 Realizace projektu Žadatel nesmí založit ŽoP ani ZoR před vydáním prvního právního aktu, po založení zablokuje finanční plán projektu a nelze ho upravovat. Žadateli je doporučováno slučovat etapy a aktualizovat jejich harmonogram a finanční plán prostřednictvím ŽoZ již před vydáním prvního právního aktu. V případě že příjemce ukončil realizaci projektu před vydáním prvního právního aktu, předloží pouze závěrečnou ZoR a ŽoP do 20 PD od vydání prvního právního aktu. Podaná závěrečná ZoR a ŽoP bude obsahovat všechny sloučené etapy. Žádost o změnu na sloučení etap musí předcházet podání závěrečné ZoR a ŽoP. Po vydání prvního právního aktu je příjemce depeší informován o povinnosti předložit ZoR a ŽoP ve stanoveném termínu. Pokud projekt/etapa skončí do kalendářního roku žadatel uvede způsobilé výdaje v roce, kdy končí projekt/etapa. V případě ukončení projektu/etapy po , je nutné počítat s proplácením dotace v následujícím roce a zohlednit to i na rozpočtu a finančním plánu.

9 Registr smluv: Realizace projektu po vydání PA jsou příjemci uvedení v paragrafu 2 zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (dále jen ZRS) povinni zveřejňovat smlouvu včetně smlouvy uzavření akceptací objednávky nebo její dodatky v Registru smluv ( ) Další povinnosti příjemce: příjemce má povinnost na vyžádání projektového manažera CRR oznámit termíny kontrolních dní stavby.

10 Realizace projektu Soubor Čerpání: součástí žádosti o platbu u VZ na stavební práce dokládá příjemce soupis skutečně provedených prací, a to formou výstupu z rozpočtového softwaru, který je ve shodné struktuře a formátu jako byl smluvní rozpočet stavby, příp. jiný rozpočet odsouhlasený CRR. V případech, kdy příjemce nemá možnost vyhotovit tento elektronický výstup, vyplní údaje o čerpání dle skutečnosti podle jednotlivých faktur do dokumentu vygenerovaného zaměstnancem CRR ve formátu xls. Týká se pouze VZ na stavební práce s předpokládanou hodnotou 6 mil. Kč a výše.

11 Zjednodušená žádost o platbu (ZŽoP) průběžné, závěrečná, Postupy vyplňování viz. Příloha č. 26 Obecných pravidel pro Ž a P POZOR byla upravena!! minimálně co tři měsíce za sebou, POZOR nutno hlídat u průběžných žádostí o platbu poměry investic/neinvestic, hlavní/vedlejší výdaje a vyčerpané/nevyčerpané prostředky za danou etapu v případě potřeby podat ŽoZ před ukončením etapy, aby nevyčerpané prostředky nepropadly!!!

12 Zjednoduš. žádost o platbu (ZŽoP) Základní pravidla vykazování výdajů: Každý originální účetní a daňový doklad musí obsahovat číslo projektu. Příjemce musí všechny položky průkazně dokladovat a předložit při kontrolách a auditech. Bude-li příjemce využívat jeden bankovní účet pro více projektů či celou účetní jednotku, je nutné na výpisech z účtu jednoznačně identifikovat platby, vztahující se k projektu financovanému z IROP. Pokud je to možné, je účetnictví vedeno v elektronické formě. Povinnost vést účetnictví s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu platí i pro dobu udržitelnosti. V době udržitelnosti je nutné evidovat v oddělené účetní evidenci provozní příjmy a výdaje, které přímo souvisí s realizovanou operací, tzn. např. výdaje na opravu či údržbu majetku pořízeného z dotace.

13 Zjednoduš. žádost o platbu (ZŽoP) Základní pravidla vykazování výdajů: Jako přílohu první Žádosti o platbu předloží příjemce: kopii smlouvy o zřízení bankovního účtu, na který požaduje poskytnout dotaci, kopie smluv ke všem bankovním účtům, ze kterých byly provedeny úhrady předkládaných účetních/daňových dokladů k proplacení, nebo vyplněnou přílohu P32 Čestné prohlášení o bankovním účtu. POZOR: Dotace bude převedena pouze na účet zřízený na jméno příjemce, který musí být aktivní do zahájení doby udržitelnosti. Příjemce potvrzením souhlasu s čestným prohlášením v ZŽoP deklaruje, že účetní doklady, přiložené ke ZŽoP, jsou v souladu s originálem. Postup je uveden v příloze č. 26 těchto pravidel.

14 Nejčastější pochybení u ŽoP Není doložena oddělená účetní evidence (musí být zajištěno jednoznačné přiřazení účetních položek vztahujících se k realizaci projektu) Není doložena kopie smluv o zřízení bankovních účtů, ze kterých byly provedeny úhrady předkládaných účetních/daňových dokladů k proplacen, nebo čestné prohlášení příloha č. 32 Obecných pravidel Absence příloh k účetním dokladům (objednávka, smlouva o dílo, předávací protokol, dodací list, soupis provedených prací, výpis z účtu) Nedoložena smlouva mezi příjemcem a dotčeným subjektem (příkazní/mandátní smlouvou), která upravuje správu majetku příjemce dotace z IROP K publicitě není doložená fotodokumentace, případně je nečitelná nebo není z fotodokumentace patrné, zda je vyvěšena v místě realizace Naplnění indikátorů nebývá doloženo relevantními dokumenty/fotodokumentací. Číslo bankovního účtu uvedené ve smlouvě s dodavatelem se neshoduje s číslem bankovního účtu uvedeného na faktuře.

15 Nejčastější pochybení u ŽoP Zaúčtování dokladů není v souladu se schváleným rozpočtem, finančním plánem a s Rozhodnutím o poskytnutí dotace., tj. vzniká nesoulad mezi investicemi a neinvesticemi. Změnu rozdělení výdajů mezi investice a neinvestice je zapotřebí provést formou Žádosti o změnu před koncem etapy/projektu. Stavební rozpočet předložený soupis provedených prací nemá shodnou strukturu a formát jako byl smluvní rozpočet stavby. Chyby v soupisce dokladů vyplněné údaje neodpovídají skutečnosti: nejsou vyplněna pole Číslo smlouvy/objednávky, ke které se doklad vztahuje a Číslo výběrového řízení, ke kterému se doklad vztahuje nesoulad mezi uvedenými úhradami faktur a doloženými úhradami faktur na základě výpisu z účtů, u výdajů na stavební práce je nezbytné rozdělení mezi hlavní, vedlejší a nezpůsobilé výdaje. Vysvětlení je možné uvést přímo v soupisce dokladů v poli Popis výdaje Na fakturách není uvedena jednoznačná vazba na projekt, tj. registrační číslo projektu. Pole číslo účetního dokladu v účetnictví pro lepší přehlednost je ideální uvádět číslo faktury

16 Žádost o změnu (ŽoZ) Viz kapitola 16 Obecných PPŽaP Před vydáním právního aktu dokládání povinných příloh apod. V realizaci (popříp. i v udržitelnosti): Změny nezakládající změnu právního aktu (změny kontakt.osob, změny v proj. Týmu, aj.) změny zakládající změnu právního aktu (změny termínů etap mající vliv na čerpání v letech, změny termínu ukončení realizace projektu, změny cílových hodnot indikátorů, změny poměru investice/neinvestice, aj.). Pokud v etapě nastaly změny oproti finančnímu plánu, příjemce nejpozději s datem ukončení etapy předloží ŽoZ. ŽoP/ZoR projektu/zou projektu je možné rozpracovat před podáním a schválením ŽoZ, ale zaregistrování/podání ŽoP/ZoR je možné až po schválení žádosti o změnu. Nejprve musí být schválena ŽoZ, poté příjemce předloží ŽoP a ZoR projektu, případně ZoU projektu.

17 Žádost o změnu (ŽoZ) MAS Bohumínsko upřednostňuje postup s vyjádřením se ke všem podaným ŽoZ! - důvodem je zjednodušení procesů a úspora času všech zúčastněných. Tj. MAS po podání ŽoZ v MS2014+ posoudí, zda změna je/není v rozporu se schválenou SCLLD a zda-li má/nemá vliv na hodnocení projektu. Vyjádření pak zasílá MAS Bohumínsko depeší na projektového manažera CRR, příp. i příjemce, a zobrazuje příjemci v ISKP na projektu! Doporučujeme konzultovat všechny změny v dostatečném časovém předstihu, tj. před samotným podáním v ISKP.

18 Publicita kapitola 13 OPPŽaP Internetové stránky žadatele - Po vydání prvního právního aktu v průběhu realizace projektu : Stručný popis projektu, jeho cíle, výsledky a informaci, že je na projekt poskytována finanční podpora z EU. Musí být umístěna loga EU a MMR ČR se všemi náležitostmi (viz. Kap Obecná pravidla pro žadatele a příjemce) tak, aby byly viditelné při otevření internetové stránky, aniž by byl uživatel nucen přesunout se na spodní část této stránky. Plakát - po zahájení realizace: Celková výše podpory nepřesáhne EUR plakát o minimální velikosti A3 (lze použít na výšku i na šířku). Na plakátu musí být uveden název projektu, hlavní cíl projektu a věta Projekt <název> je spolufinancován Evropskou unií. Informace o dodržení a zveřejnění povinné publicity uvede žadatel v první ZoR. Generátor nástrojů povinné publicity -

19 Archivace - kapitola 12 OPPŽaP Archivací se rozumí uchování originálů dokumentů nebo záznamů v elektronické podobě a jejich provedených změn Všechny dokumenty musí příjemce archivovat a uchovávat minimálně do roku Příjemci musí zajistit dostupnost dokladů o projektech pro kontroly, prováděné oprávněnými osobami. Doporučení ŘO IROP: Příjemcům doporučujeme vytvořit úplný soubor všech dokumentů a dokladů, vztahujících se k jejich projektu. Pokud soubor obsahuje kopie dokumentů a dokladů, doporučujeme, aby na nich byl vyznačen odkaz na uložení originálu. Tím bude zajištěna možnost jednoduché, rychlé a úplné kontroly dokumentace. Příjemcům doporučujeme si uložit na datové nosiče nebo vytisknout veškeré zprávy, vytvářené v MS2014+, a dokumenty přijaté či odeslané prostřednictvím MS2014+ pro potřebu kontrolních orgánů, které nemají do MS2014+ přístup.

20 Archivace Příjemci jsou povinni uchovávat zejména: dokumentaci k VZ, smlouvy s dodavateli, účetní písemnosti a doklady (předávací protokoly, objednávky, faktury, dodací listy, aj projektovou dokumentaci, inventurní soupisy hmotného a nehmotného majetku, korespondenci, dokumenty k osobním nákladům, k cestovnému, Materiální výstupy, veškerá související potvrzení a průvodní materiály. Uchovávání dokumentů: Originály či kopie originálů, Na běžných nosičích dat, V elektronické verzi originálních dokladů nebo dokladů existujících pouze v elektronické podobě.

21 Udržitelnost - Monitoring Zpráva o udržitelnosti projektu (průběžná, závěrečná) 1x ročně Zkratka: ZoU nutno podat vždy do 10 PD od ukončení monit.období) doba povinné udržitelnosti je 5 let od finančního ukončení projektu (tj. ode dne jeho proplacení žadateli) Elektronická forma v MS vzor formuláře viz příloha č. 8 Obecných pravidel pro žadatel a příjemce POZOR byl upraven!! O zahájení udržitelnosti a o blížícím se termínu podání ZoU je příjemce informován automatickou depeší prostřednictvím MS Postup viz. Příloha č. 34 Obec. PPŽaP POZOR byl upraven!! Pozor u 1.výzvy nutné doložit Pověřovací akt nejpozději do 12 měsíců od data nastavení stavu Projekt finančně ukončen ze strany ŘO IROP, tj. doložit nejpozději k 1. ZoU Pozor na Pověřovací akty, které končí během doby udržitelnosti. Příjemce má povinnost prokázat kontinuální poskytování SOHZ.

22 Udržitelnost - Monitoring Povinnosti příjemce: podávat 1x ročně ZoU, řádně vést účetní evidenci maj. pořízeného z dotace a výstup z této evidence přikládat každý rok k ZoU, dodržovat pravidla publicity, prokázat naplnění a udržení indikátorů, monitorovat příjmy projektu do uzavření programu EK a k závěrečné ZoU přiložit přepočet finanční mezery a max. výše dotace (projekty vytvářející příjmy), udržet po dobu 5 let od fin. ukončení projektu výstupy a cíle projektu, informovat CRR o všech zahájených externích kontrolách, zasílat návrhy závěrečných zpráv a protokolů, zasílat finální zprávy z kontrol, plnit nápravná opatření z předcházejících kontrol, informovat MAS Bohumínsko a CRR o všech změnách projektu, řádně uchovávat veškerou dokumentaci a účetní doklady související s realizací projektu, veškerý pořízený majetek používat k účelu deklarovaným v žádosti o podporu.

23 DĚKUJI ZA POZORNOST. MAS Bohumínsko Pomáháme regionu Kontakt: Ing. Miroslava Klepáčová Tel.: