Travelling Rules for Inbounds in District 2240 Czechia and Slovakia

Transkript

1 Travelling Rules for Inbounds in District 2240 Czechia and Slovakia For the purpose of this document, travelling means leaving the territory of the Host Rotary Club (residence of the club and belonging shire). Travelling is a privilege, not the right of an exchange student. 1. Travelling in General The exchange students are allowed to travel in the territory of District 2240 as well as abroad ONLY when accompanied by a responsible person who must be either - one of the host parents - a Rotarian - a spouse of a Rotarian The host club MUST always be informed in advance about travelling for longer than one school day. The host club can forbid the travel if it collides with a club event an exchange student is supposed to attend. Travelling must not collide with any mandatory event that is organized by the District Travelling outside of the territory of the District 2240 for a period longer than 5 days must be approved in advance by the following parties: - the Host Rotary Club, which consults the decision on student's application at one of the regular meetings and the dis/approval is included in a report - parents or legal guardians - the District 2240 Youth Exchange Committee. The approval must be requested in this way: after travel approval from host family, host club and parents/legal guardians, student fills in a Google form prints it into a.pdf file and sends it IN ONE (not in separate s individually) to: Travelling2240@gmail.com and the addresses of all of the approving parties (host parents, YEO, parents/legal guardians) at least 10 days before the planned travelling is supposed to happen. 2. Travelling with the school The exchange students are allowed to travel with their school in the territory of District 2240 as well as abroad. The host club MUST always be informed in advance about travelling for longer than one day. The host club can forbid the travel if it collides with a club event an exchange student is supposed to attend. Travelling must not collide with any event that is organized by the District 2240, as those events are mandatory. Travelling outside of the territory of the District 2240 for a period longer than 5 days must be approved by all the following parties in advance: - the Host Rotary Club, which consults the decision on student's application at one of the regular meetings and the dis/approval is included in the report - natural parents /legal guardians

2 - the District 2240 Youth Exchange Committee. The approval must be requested in this way: after travel approval from host family, host club and parents/legal guardians, student fills in a Google form prints it into a.pdf file and sends it in IN ONE (not in separate s individually) to: Travelling2240@gmail.com and addresses of all of the approving parties (host parents, YEO, parents/legal guardians) at least 10 days before the planned travelling is supposed to happen. 3. Unaccompanied Travelling Exchange Students of D2240 are allowed to travel unaccompanied ONLY if they are travelling to or from an official event organized by District Students must use the shortest and fastest possible route to get to and from such an event. Students inform the host family and club in advance about their itinerary and report it to the organizers of the event. 4. Visiting another Exchange student within the territory of the District 2240 In case an Exchange student wishes to visit another exchange student within the territory of the District 2240, he or she must have this travel approved in advance by - both the host parents, who inform the Host clubs about their decision - both of the Host Rotary Clubs, which consult the decision on student's application at one of the regular meetings and the dis/approval is included in the report - the District 2240 Youth Exchange Committee. The approval must be requested in this way: after travel approval from host family and host clubs student fills in a Google form prints it into a.pdf file and sends it IN ONE (not in separate s individually) to: Travelling2240@gmail.com and addresses of all of the approving parties (host parents, YEO) at least 10 days before the planned travelling is supposed to happen. 5. Other Travelling within the territory of the District 2240 Any other travelling within the territory of the District 2240, which is not sufficient to requirements specified in the items 1.,2. 3. and 4. above must be approved in advance by all the following parties: - the Host Rotary Club, which consults the decision on student's application at one of the regular meetings and the dis/approval is included in the report - the District 2240 Youth Exchange Committee. The approval must be requested in this way: after travel approval from host family and host club student fills in a Google form prints it into a.pdf file and sends it IN ONE (not in separate s individually) to: Travelling2240@gmail.com and addresses of all of the approving parties (host parents, YEO) at least 10 days before the planned travelling is supposed to happen.

3 6. Other Travelling out of the territory of the District 2240 Any other travelling out of the territory of the District 2240 (travelling abroad, out of the Czechia and Slovakia) which is not sufficient to requirements specified in the items 1. and 2. above must be approved in advance by all the following parties: - the Host Rotary Club, which consults the decision on student's application at one of the regular meetings and the dis/approval is included in the report - after travel approval of host family and host club student fills in a Google form prints it into a.pdf file and has it signed by natural parents /legal guardians (it is sufficient to send a scan of the signed.pdf form) - the District 2240 Youth Exchange Committee. The approval must be requested in this way: student sends the signed.pdf form it IN ONE (not in separate s individually) to: Travelling2240@gmail.com and addresses of all of the approving parties (host parents, YEO, parents/legal guardians) at least 10 days before the planned travelling is supposed to happen. 7. Parents or friends visits within the territory of the District 2240 Parents or friends visits are allowed only after 1st of April. Visits of friends and/or siblings are allowed only when accompanied by parents of the exchange student - they must not come for a visit by themselves. Exchange students must ask for permission of this visit at least 1 month in advance: - the Host Rotary Club, which consults the decision on student's application at one of the regular meetings and the dis/approval is included in the report - the District 2240 Youth Exchange Committee. The approval must be requested in this way: after visit approval from host family and host club student fills in a Google form prints it into a.pdf file and sends it IN ONE (not in separate s individually) to: Travelling2240@gmail.com and addresses of all of the approving parties (host parents, YEO) at least 1 month before the planned journey is supposed to happen. A visit which was not allowed could lead to an early return of an exchange student back home. Visits must not happen on the same dates as official mandatory events of District 2240 take place. Travelling according to paragraphs 4, 5 and 6 will be allowed by the host club and the District 2240 Youth Exchange Committee only after checking the planned travel closely. Permission will be given only to well behaved students and only in rare occasions, as well as the permission for a parents visit according to paragraph 7.

4 Pravidla pro cestování inboundů v Distriktu 2240 Česko a Slovensko Pod výrazem "cestování" se v tomto dokumentu rozumí opuštění území hostitelského Rotary klubu (sídlo klubu a příslušný okres). Cestování je privilegiem, nikoliv právem výměnného studenta. 1. Cestování obecně Výměnní studenti mají povoleno cestování na území Distriktu 2240 i do zahraničí POUZE v doprovodu zodpovědné osoby, kterými jsou: - jeden z hostitelských rodičů nebo - Rotarián nebo - manžel/ka Rotariána Hostitelský klub MUSÍ být vždy předem seznámen s cestováním studenta delším než jeden den během dnů školního vyučování. Hostitelský klub může zamítnout cestování, pokud by kolidovalo s jinou aktivitou hostitelského klubu, které by se výměnný student měl zúčastnit. Cestování nesmí kolidovat s termínem akcí pořádaných Distriktem 2240, které jsou pro studenty povinné. Cestování mimo území Distriktu 2240 na dobu delší než 5 dní musí být odsouhlaseno všemi následujícími stranami: - hostitelskými rodiči, kteří svoje rozhodnutí oznámí hostitelskému klubu - vlastními rodiči/zákonnými zástupci - Výborem pro výměnu mládeže D Souhlas musí být po předchozím souhlasu hostitelské rodiny, klubu a vlastních rodičů vyžádán studentem následujícím způsobem: student vyplní příslušný formulář na odkazu poté ho vytiskne do.pdf souboru a odešle SOUČASNĚ JEDNÍM MAILEM na mailovou adresu Travelling2240@gmail.com a mailové adresy všech, kteří cestu povolovali, a to minimálně 10 dnů před předpokládaným dnem zahájení cesty. 2. Cestování se školou Výměnní studenti mohou cestovat se svojí školou na území Distriktu 2240 i do zahraničí. Hostitelský klub MUSÍ být vždy předem seznámen s cestováním studenta delším než jeden den. Hostitelský klub může zamítnout cestování, pokud by kolidovalo s jinou aktivitou hostitelského klubu, které by se výměnný student měl zúčastnit. Cestování nesmí kolidovat s termínem akcí pořádaných Distriktem 2240, které jsou pro studenty povinné. Cestování mimo území Distriktu 2240 na dobu delší než 5 dní musí být odsouhlaseno všemi následujícími stranami: - hostitelskými rodiči, kteří svoje rozhodnutí oznámí hostitelskému klubu - vlastními rodiči/zákonnými zástupci

5 - Výborem pro výměnu mládeže D Souhlas musí být po předchozím souhlasu hostitelské rodiny, klubu a vlastních rodičů vyžádán studentem následujícím způsobem: student vyplní příslušný formulář na odkazu poté ho vytiskne do.pdf souboru a odešle SOUČASNĚ JEDNÍM MAILEM na mailovou adresu Travelling2240@gmail.com a mailové adresy všech, kteří cestu povolovali, a to minimálně 10 dnů před předpokládaným dnem zahájení cesty. 3. Individuální cestování bez doprovodu Výměnní studenti v Distriktu 2240 mají dovoleno cestovat samostatně, POUZE pokud cestují z/na oficiální akci pořádanou Distriktem Studenti jsou povinni zvolit nejkratší a nejrychlejší cestu. S itinerářem cesty seznámí předem hostitelskou rodinu a klub a nahlásí ho organizátorům akce. 4. Návštěva jiného výměnného studenta na území Distriktu 2240 Pokud chce výměnný student navštívit jiného výměnného studenta na území Distriktu 2240, musí být takováto návštěva předem odsouhlasena všemi následujícími stranami: - hostitelskými rodiči obou studentů, kteří svoje rozhodnutí oznámí hostitelským klubům - oběma hostitelskými Rotary kluby, které žádost studenta projednají na svojí pravidelné schůzce a rozhodnutí o - Výborem pro výměnu mládeže D Souhlas musí být po předchozím souhlasu hostitelské rodiny a klubů vyžádán studentem následujícím způsobem: student vyplní příslušný formulář na odkazu poté ho vytiskne do.pdf souboru a odešle SOUČASNĚ JEDNÍM MAILEM na mailovou adresu Travelling2240@gmail.com a mailové adresy všech, kteří cestu povolovali, a to minimálně 10 dnů před předpokládaným dnem zahájení cesty. 5. Ostatní cestování na území Distriktu 2240 Jakékoliv jiné cestování na území Distriktu 2240, které nevyhovuje podmínkám uvedeným v bodech 1., a 4. těchto pravidel, musí být odsouhlaseno všemi následujícími stranami: - hostitelskými rodiči, kteří svoje rozhodnutí oznámí hostitelskému klubu - Výborem pro výměnu mládeže D Souhlas musí být po předchozím souhlasu hostitelské rodiny a klubů vyžádán studentem následujícím způsobem: student vyplní příslušný formulář na odkazu poté ho vytiskne do.pdf souboru a odešle SOUČASNĚ JEDNÍM MAILEM na mailovou adresu Travelling2240@gmail.com a mailové adresy všech, kteří cestu povolovali, a to minimálně 10 dnů před předpokládaným dnem zahájení cesty.

6 6. Ostatní cestování mimo území Distriktu 2240 Jakékoliv jiné cestování mimo území Distriktu 2240 (tedy do zahraničí mimo území České republiky a Slovenska), které nevyhovuje podmínkám uvedeným v bodech 1. a 2. těchto pravidel, musí být odsouhlaseno všemi následujícími stranami: - hostitelskými rodiči, kteří svoje rozhodnutí oznámí hostitelskému klubu. - vlastními rodiči/zákonnými zástupci v PÍSEMNÉ FORMĚ následujícím způsobem: student vyplní příslušný formulář na odkazu poté ho vytiskne do.pdf a pošle rodičům. k podpisu (stačí i sken podepsaného formuláře zaslaný em) - Výborem pro výměnu mládeže D Souhlas musí být po předchozím souhlasu hostitelské rodiny, klubu a vlastních rodičů odeslán SOUČASNĚ JEDNÍM MAILEM na mailovou adresu Travelling2240@gmail.com a mailové adresy všech, kteří cestu povolovali, a to minimálně 10 dnů před předpokládaným dnem zahájení cesty. 7. Návštěvy rodičů a přátel studentů na území Distriktu 2240 Návštěvy rodičů a přátel studentů jsou povoleny pouze po Návštěvy přátel a sourozenců jsou povoleny pouze současně s rodiči nikoliv samostatně. Student musí požádat o povolení takové návštěvy nejpozději jeden měsíc předem: - hostitelské rodiče, kteří svoje rozhodnutí oznámí hostitelskému klubu. - hostitelský Rotary klub, který žádost studenta projedná na svojí pravidelné schůzce a rozhodnutí o ne/povolení návštěvy bude součástí zápisu z jednání - Výbor pro výměnu mládeže D Souhlas musí být po předchozím souhlasu hostitelské rodiny a klubu vyžádán studentem následujícím způsobem: student vyplní příslušný formulář na odkazu poté ho vytiskne do.pdf souboru a odešle SOUČASNĚ JEDNÍM MAILEM na mailovou adresu Travelling2240@gmail.com a mailové adresy všech, kteří cestu povolovali, a to minimálně 1 měsíc před předpokládaným dnem zahájení cesty. Nepovolená návštěva může vést k předčasnému návratu studenta domů. Návštěva nesmí kolidovat s termíny akcí pořádaných Distriktem 2240, které jsou pro studenty povinné. Cestování podle odstavců 4, 5 a 6 bude odsouhlaseno hostitelským klubem a Výborem služby mládeže distriktu 2240 až po prověření plánu cesty. Takový souhlas bude udělován pouze výborným výměnným studentům, a to jen výjimečně, stejně jako souhlas s návštěvou rodičů dle bodu 7.