Definity a Definity Audix Funkce ústředny a hlasové pošty 11/28/00

Transkript

1

2 Program školení: 1. Ústředna Definity a telefonní přístroje 2. Uživatelské funkce ústředny Definity 3. Možnosti využití funkcí z analogových telefonů 4. Možnosti využití funkcí z digitálních telefonů 5. Hlasová pošta Definity Audix 6. Funkce hlasové pošty a možnosti jejího využití z telefonních přístrojů 7. Otázky a odpovědi

3 Web Server Internet Internet Telephony Gateway

4 EPN Antonínská 5xxx EPN Veveří 7xxx, 8xxx Eurotel, Pegas Telecom JTS odchod EPN Poříčí 5 EPN Gorkého 13 GTS Telecom JTS příchod PPN Technická 2 2xxx, 3xxx Příčka PPN Údolní 19 6xxx EPN Purkyňova EPN Údolní 53 EPN Božetěchova 1xxx EPN Rybářská 13/15

5 Výběr uživatelských funkcí ústředny Definity. -Předání volání - Konzultační hovor -Přidržení hovoru -Zpětné vyzvonění - Konferenční spojení - Opakování naposledy voleného čísla - Zkrácená volba z několika seznamů - Možnost programování osobní zkrácené volby přímo z telefonního přístroje - Ředitelsko - sekretářské funkce - Intercom - Programovatelné přiřazení funkcí tlačítkům digitálních telefonů. - Operativní přepínání mezi hovory

6 - Optická indikace stavu stanice, nebo vnějšího vedení - Vícelinkové telefonní terminály -Přesměrování hovorů podle nastavení v systému -Přesměrování hovorů podle osobní volby - Vyhledávání čísla stanice podle jména v rámci vnitřního seznamu a její automatické vyzvonění - Zobrazení čísla a jména volajícího účastníka - Zanechání vzkazu volaným účastníkům v případě nepřítopmnosti, nebo obsazenosti linky - Optická a akustická signalizace zanechaných vzkazů - Skupiny s možnostmi současného vyzvánění stanic ve skupině -Převzetí hovoru jiného účastníka - Automatické přihlášení volaného účastníka - Detailní záznam volání pro jejich vyúčtování - tarifikace

7 - Prioritní volání - Rozlišení vyzvánění (vnější, vnitřní, prioritní) -Označení odchozího volání do veřejné sítě pro účely tarifikace - Parkování hovoru -Přehled o čekajících hovorech ve frontě na spojovatelku - Kategorizace provozních oprávnění a služeb -Překonání provozních omezení pomocí opravňujících kódů -Změny provozních oprávnění dle časového plánu nebo aktivací ze zvoleného telefonu Možnost doplnění dalších funkcí - Integrace Počítačová síť -ústředna - Vytváření center pro obsluhu volání - Podpora funkcí ISDN - Podpora multimediálních komunikací

8 Předání volání: - analogový telefon V průběhu volání - stisknout tlačítko flash - vytočit telefonní číslo - zavěsit - digitální telefon Vprůběhu volání - stisknout tlačítko transfer [ ] - vytočit telefonní číslo - stisknout tlačítko transfer [ ] - zavěsit

9 Konzultační hovor: - analogový telefon Vprůběhu volání - stisknout tlačítko flash - vytočit telefonní číslo provést konzultaci - stisknout 2 x tlačítko flash pro návrat k původnímu hovoru - digitální telefon Vprůběhu volání - stisknout tlačítko transfer [ ] - vytočit telefonní číslo - stisknout tlačítko domácí linka u kterého bliká zelená let dioda pro návrat k původnímu hovoru

10 Přidržení hovoru: - digitální telefon Vprůběhu volání - stisknout tlačítko hold [ ] - vyzvednout druhou linku, dokončit hovor - stisknout tlačítko domácí linka ukterého bliká zelená let dioda pro návrat k původnímu hovoru

11 Konferenční spojení: - analogový telefon Vprůběhu volání - stisknout tlačítko flash - vytočit telefonní číslo - stisknout tlačítko flash pro propojení - digitální telefon Vprůběhu volání - stisknout tlačítko conference [ ] - vytočit telefonní číslo - stisknout tlačítko conference [ ] pro propojení - celou operaci opakovat pro připojení dalších účastníků konference (max. 5)

12 Opakování posledně volaného čísla: - analogový telefon stiskni tlačítko redial - digitální telefon stiskni tlačítko redial [ ] ústředna vytočí poslední číslo, které bylo voleno z vašeho přístroje

13 Zkrácená volba : List 1 List 2 List 3 Přístupové kódy: list 1 - #1 + číslo řádku list 2 - #2 + číslo řádku list 3 - #3 + číslo řádku

14 Programování zkrácené volby: - analogový telefon - vyzvednout telefon a vytočit kód *0 - vytočit číslo listu a číslo řádku, který budeme programovat - vytočit ukládané číslo včetně přístupové 0 na státní linku - stsknutím klávesy # ukončit programování v - digitální telefon - použít postup pro analogové telefony, nebo - stisknout tlačítko program - další postup je řízen displejem telefonu, v případě že je paměťové místo uloženo pod displejem je možné zvolit osobní označení tlačítka pomocí max. 5 znaků.

15 Ředitelsko - sekretářské funkce: -trvalé, případně podmíněné přesměrování všech hovorů na sekretářku - indikace obsazenosti ředitelského telefonu - možnost vzájemného přímého volání (intercom), které překročí barieru přesměrování. Příchozí volání Ředitel Sekretářka

16 Přesměrování telefonů : Příchozí volání

17 Přesměrování hovorů: Samostatné telefony Příchozí volání Skupiny telefonů Komutovaná veřejná síť Hlasová schránka

18 Přesměrování hovorů podle osobní volby: Příchozí volání *5 a číslo telefonu tlačítko přesměrování k a číslo telefonu Rušení: #5, nebo tlačítko přesměrování k

19 Optická a zvuková signalizace zanechaných vzkazů: Tuuuuuuú Tu Tu

20 Skupiny telefonů s možností současného vyzvánění: - Coverage answer group Příchozí volání Přesměrováno Druhé volání - skupina volná - Termination extension group Příchozí volání Číslo skupiny Druhé volání - skupina obsazena

21 Převzetí hovoru jiného účastníka: Příchozí volání *1

22 Prioritní volání: číslo Telefon je přesměrován *7 a číslo

23 Parkování hovoru: Vyzvednutí zaparkovaného hovoru: 1. Analogový telefon -v průběhu hovoru stisknout tlačítko flash -vytočit kód *6 -zavěsit 2. Digitální telefon -v průběhu hovoru stisknout tlačítko parkování -zavěsit - zvednout sluchátko -vytočit #6 a číslo telefonu, kde byl hovor zaparkován

24 1. Display 2. Tlačítka pro ovládání funkcí displeje 3. Také,,,. 4. Tlačítko hold. 5. Funkční programovatelná tlačítka. 6. Let dioda message. 7. Nápověda. 8. Tlačítko hlasitosti. 9. Číselnice telefonu. 10. Tlačítko konference. 11. Tlačítko opakování volby. 12. Tlačítko přepojení. 13. Tlačítko pro hlasitý výstup. 14. Tlačítko pro vypnutí mikrofonu.

25 Přihlášení Základní příkazy HLAVNÍ NABÍDKA HLASOVÁ POŠTA DEFINITY AUDIX * Volte číslo 1666 Schválení # další adresáti Odeslání zprávy # * Stiskněte číslo linky a #, Záznam Stop / Záznam 1 Důvěrná 1 z Vašeho telefonu jen # zprávy Návrat zpět a přehrání 2 3 Zadání Urgentní 2 # * Zadejte Vaše heslo a # Zrušení *3 adresy Určení času # doručení 3 Vaše původní heslo Vám Poslech zprávy 0 Uložení kopie 4 sdělí administrátor 123# Odpověď/Přesměrování 1 Poslech Opětovný poslech záhlaví 2 3 Odpověď prostřednictvím hlasové pošty záhlaví Zrušení zprávy *3 - bez připojení původní zprávy 7 zprávy Obnovení **8 - s připojením původní zprávy 1 9 Odesílání zpráv 1 Postup na další zprávu # Přesměrování s komentářem 2 Další kategorie zpráv *# Zaslání nové zprávy někomu jinému 4 Vyzve dnutí zpráv 2 Volání odesilateli 0 Poslech Poslech 0 Úvodní oznámení 3 užívaných Vytvoření /Změna 1 Schválení # oznámení Přehled užitých oznámení 2 Záznam Stop / Záznam 1 Odesílané zprávy 4 Aktivování 3 oznámení Přehrání 2 3 Typy hovorů 4 Zrušení *3 Schránka účastníka 5 Závěr # Návrat na začátek 2 Automatický poslech 7 Pauza/Pokračování 3 zpráv Poslech zprávy 0 Hlasitější poslech 4 Poslech Změna / Opětovné zaslání 1 Méně hlasitě 7 záhlaví Opakovaný poslech záhlaví 2 3 Rychlejší poslech 9 Nápověda (Help) *4 zprávy Postup dále # Méně rychle 8 Návrat do Hlavní nabídky *7 Další kategorie *# Postup vpřed 6 Čekání systému (Wait) *9 Návrat o několik sekund 5 Přepojení z AUDIXU *8 Vyhledávání ve jmenném Seznamy adresátů 1 Vytvoření seznamu 1 nebo číselném adresáři **6 Osobní adresář 2 Přehled o seznamech 2 Opuštění systému **9 Heslo 4 Poslech obsahu / Zrušení zprávy či záznamu *3 Nahrání jména 5 Změna 3 Podržení zprávy v kategorii **4 Zadání nového Použijte při adresování: hesla # Výběr mezi jmenným a Poslech záhlaví i zpráv 1 číselným adresářem *2 Poslech záhlaví 2 Znovuzadání nového Použití seznamu (List) *5 Poslech zpráv 3 hesla # Funkce tlačítek p poslechu a nahrá zpráv

26 DEFINITY AUDIX - přehled funkcí Základní funkce Hlasová pošta Možnost zasílání hlasových zpráv jednomu adresátovi, více adresátům nebo seznamu adresátů. Poslech zpráv je možný dvojím způsobem, a to postupně včetně záhlaví nebo je možno zvolit automatický poslech zpráv. Záznamník Systém umožňuje uspokojit požadavky volajících účastníků v případě, že volaný je obsazen nebo se nehlásí. Automatická spojovatelka Automatická spojovatelka dává volajícímu hlasové možnosti výběru linky a provede propojení po stisknutí čísla linky volajícím buď na linku volaného nebo na jeho schránku. V případě, že po určitém čase není provedena volba, je volající směřován na sekretářku nebo na určitou schránku, například centrální záznamník. Je možno vytvořit rozsáhlý strom nabídek s možností výběru oddělení a poté nabídnout jmenný seznam, navíc je možno využít různých oznámení a způsobů obsloužení volajících v pracovní době, po pracovní době a o víkendu. Informační servis Tato funkce umožňuje administrátorovi zřídit schránku, která přehrává volajícímu předem zaznamenanou informaci. Tato schránka je nastavena pouze pro poslech a účastník ji může volat přímo, nebo je na ni přesměrován automatickou spojovatelkou nebo od jiného účastníka.

27 Funkce z hlediska uživatelů Zasílání zpráv Adresování jménem Adresování podle jména slouží volajícím adresovat zprávu účastníkovi systému jménem místo číslem linky. Účastníci, kteří neznají číslo linky příjemce mohou zadat jméno po stisknutí *2. Nastavení času doručení Dovoluje doručit zprávy až do jednoho roku v přesně určeném čase. Jestliže nebude možno zprávu doručit, odesílatel bude na tuto skutečnost upozorněn a zpráva bude zařazena do skupiny nedoručitelných zpráv. Seznam adresátů Seznam může obsahovat až 250 účastníků, kterým je třeba často posílat stejné zprávy. Účastník může svůj seznam označit jako veřejný nebo soukromý.

28 Osobní adresář Každý účastník má možnost založit si soukromý seznam se zkrácenými jmény. Seznam může obsahovat až 25 položek a jména mají být maximálně 10 písmen dlouhá. Přehrávání zpráv před jejich odesláním Účastníci mohou kontrolovat poslechem zasílané zprávy a odpovědi na zprávy. Urgentní zprávy Označení pro zprávy, které budou doručeny před ostatními. Důvěrné zprávy Důvěrné zprávy nemohou být přesměrovány na jiné účastníky. Oznámení o uložení zprávy Existuje několik možností, jak účastníkovi oznámit uložení zprávy ve schránce. Např. rozsvícení lampičky na telefonu, popř. změna oznamovacího tónu. Volání na přechodné telefonní číslo Je to jedna z možností, jak informovat účastníky o uložení zprávy ve schránce. Spočívá v zadání záložního čísla, na které systém zavolá v případě zprávy ve schránce. Je třeba zadávat telefonní číslo telefonu nebo pageru s frekvenční volbou, aby bylo možno ihned tyto zprávy vyzvednout. Plná schránka Volitelná je možnost uspokojení volání v případě, že je schránka volaného plná. Volající má možnost přepojení na linku, přesměrování na záložní schránku účastníka nebo záložní schránku systému. Z tohoto důvodu se doporučuje tyto schránky založit.

29 Poslech zpráv Automatický poslech zpráv Automatické vzorkování zpráv umožňuje účastníkovi udělat si přehled o zprávách ve schránce pouze stiskem dvou tlačítek. Má možnost výběru ze tří možností a to vzorkovat hlavičky zpráv, zprávy nebo hlavičky i se zprávami. V průběhu tohoto vzorkování je možno zprávy přehrát dvakrát, popřípadě je po poslechu zrušit. Netknutá zpráva Netknutá zpráva - je to vlastnost umožňující účastníkovi poslouchat zprávy nebo jejich hlavičky, aniž by se změnil jejich status (nová na stará, nová na neotevřená). Různé typy oznámení volajícím a) Účastník může používat systémové úvodní oznámení. b) Účastník může mít zaznamenáno až 9 osobních oznámení volajícím, z čehož maximálně tři jsou aktivní (např. vnitřní, vnější a po pracovní době) c) Účastník může využít funkci vícejazyčného oznámení, kdy systém začne odpovídat jedním jazykem a dává možnost výběru druhého jazyka po stisknutí *1. Má možnost využít opět systémové oznámení nebo si nahrát svoje vlastní. Jméno účastníka Každý nový účastník musí nejdříve zaznamenat svoje jméno (jméno schránky) svým hlasem, které je použito pro identifikaci schránky. Může být také nastavena volba, že jména účastníků jsou nahrána hlasem operátora.

30 Obecné vlastnosti Přepojení na spojovatelku Volající, kteří využívají možnost záznamníku v případě obsazení nebo nedostupnosti, mají volbu přepojení na spojovatelku rovnou, nebo až po zanechání zprávy ve schránce účastníka, kterého původně volali. Heslo Maximální délka hesla je 15 číslic a minimální 0 číslic. Sdílené linky Až deset uživatelů vlastních schránek může sdílet jednu telefonní linku. Přepojení do hlasové pošty Funkce umožňuje určenému účastníkovi přepojovat volání do hlasové pošty a umožnit volajícím zaznamenat zprávu pro účastníka, kterého chtěli zastihnout. Schránka Schránka je rozdělena na 2 části - příchozí zprávy a odchozí zprávy různých kategorií. Nápověda Nápověda je kdykoli k dispozici po stisknutí *4. Volba účastníka jménem Účastník může volit jméno účastníka pro přepojení, namísto jeho linky. Před volbou účastníka podle jména je třeba stisknout *2. V případě preferování volby účastníka podle jména a ne podle linky, je možno požádat administrátora, aby nastavil adresování podle jména jako implicitní.

31 Zrychlená volba Tato funkce umožňuje zkušeným uživatelům přerušit systémová hlášení rychlou volbou série tlačítek. Seznam Systém dává kdykoli k dispozici seznam jmen a linek účastníků systému. Opuštění AUDIXU Umožňuje volajícím zanechat zprávu ve schránce a pak se přepojit na libovolnou linku stisknutím kombinace *8 a čísla linky. Ukončení komunikace s AUDIXEM Stisknutí **9 umožňuje kdykoli ukončit komunikaci se systémem.