V následující tabulce jsou uvedeny typické součásti dokumentace auditu týkající se přípravy zprávy auditora nebo dokončování spisu auditora.

Transkript

1 Auditor je povinen zdokumentovat projednání významných záležitostí s vedením, s osobami pověřenými správou a řízením účetní jednotky a s dalšími osobami a rovněž povahu projednaných významných záležitostí, datum projednání a jména osob, se kterými jednal. (viz odstavec A14) Pokud auditor identifikoval informace, které nejsou konzistentní s jeho konečnými závěry týkajícími se významných záležitostí, je povinen zdokumentovat, jak tuto nekonzistenci vyřešil. (viz odstavec A15) Pokud ve výjimečné situaci auditor považuje za nutné odchýlit se od relevantního požadavku některého ze standardů ISA, je povinen zdokumentovat, jakým způsobem použité alternativní auditorské postupy plní cíl daného požadavku a jaké byly důvody odchýlení se od něj. (viz odstavce A18 A19) Auditor je povinen do dokumentace auditu uvést komunikaci týkající se podvodu s vedením, s osobami pověřenými správou a řízením účetní jednotky, s regulačními orgány a ostatními subjekty. V následující tabulce jsou uvedeny typické součásti dokumentace auditu týkající se přípravy zprávy auditora nebo dokončování auditora. Schéma Dokončené programy auditu. Důkazy o provedených kontrolách auditora (tj. parafy, kontrolní seznamy (checklisty) atd.): Podrobná kontrola (provedená manažerem nebo jinou pověřenou osobou), Kontrola provedená partnerem zodpovědným za zakázku, Kontrola kvality zakázky, je-li relevantní. Informace, které nejsou v souladu s konečnými závěry, resp. jsou s nimi v rozporu. Shrnutí finančního dopadu všech zjištěných chyb a reakce vedení (tj. zda je opravilo). Nezanedbatelné neopravené nesprávnosti. Významné záležitosti: Opatření, která na ně reagují (včetně shromáždění dalších důkazních informací), Východiska učiněných závěrů. V případě, že auditor poskytuje účetní jednotce podporu při sestavování účetní závěrky (pokud to není v rozporu s požadavkem nezávislosti), popis jednání s vedením o prověrce obsahu účetní závěrky, včetně: Termínů, kdy se tato jednání uskutečnila, Vysvětlení složitých účetních pravidel a jejich uplatňování, Důležitých otázek vznesených vedením. Komentář Proveďte zápisy z ústních jednání s vedením o významných záležitostech a zdokumentujte reakce vedení. Jde o to, aby dokumentace auditu obsahovala zdůvodnění všech významných rozhodnutí, která auditor učiní. Zařaďte do dokumentace auditu také důležité y a textové zprávy zaslané klientem, které se týkají významných záležitostí. 213

2 Výtisk účetní závěrky a zprávy auditora s odkazy na příslušné sekce auditora. Důvody, proč se auditor případně odchýlil od ustanovení standardů ISA, a jaké náhradní postupy provedl, aby naplnil cíl takového ustanovení. Veškeré dokumenty, které daná auditorská společnost vyžaduje pro účely dokončení zakázky. Kopie veškeré komunikace s vedením a osobami pověřenými správou a řízením. Datum zprávy auditora a datum dokončení auditora (viz níže diskuse o dokončení auditora). Komentář 16.5 Zkušený auditor Auditor je povinen vypracovat dokumentaci auditu tak, aby zkušený auditor, který se předtím daným auditem nezabýval, pochopil: (viz odstavce A2 A5, A16 A17) (a) povahu, načasování a rozsah auditorských postupů provedených s cílem dosáhnout souladu se standardy ISA a příslušnými požadavky právních předpisů, (viz odstavce A6 A7) (b) výsledky provedených auditorských postupů a získané důkazní informace a (c) významné záležitosti, které vyplynuly z auditu, dosažené závěry týkající se těchto záležitostí a významné odborné úsudky učiněné při tvoření těchto závěrů. (viz odstavce A8 A11) Dokumentace auditu by měla být zpracována tak, aby zkušený auditor, který se předtím daným auditem nezabýval, (bez dalších ústních vysvětlení) pochopil: Jaké auditorské postupy byly provedeny, tj. jejich povahu, načasování a rozsah, aby bylo dosaženo souladu s platnými právními, regulačními a profesními požadavky; K jakým výsledkům vedly použité auditorské postupy a jaké důkazní informace byly shromážděny; Povahu významných záležitostí, které vyplynuly z auditu, a přijaté závěry. 214

3 16.6 Elektronická dokumentace Mnohé auditorské společnosti nahradily (nebo postupně nahrazují) tištěnou dokumentaci auditu elektronickými soubory. V některých případech se však zachovávají tištěné soubory coby trvalá dokumentace provedených prací, přestože byly tyto práce realizovány i prověřeny v elektronické podobě. Dokumenty/ formuláře se generují v digitální formě, záznamy klienta se převedou do elektronické podoby a veškeré údaje se ukládají rovněž elektronicky. Po úplném dokončení a prověření prací souvisejících s auditem jsou tyto údaje vytištěny. Existují dva typy elektronických dokumentů: Dynamické; Statické. Dynamická elektronická dokumentace Dynamická dokumentace obsahuje informace, které se v průběhu auditu upravují a aktualizují. Patří sem například prázdné auditní formuláře a vzory dopisů, informace o daném odvětví a související klíčové ukazatele finanční výkonnosti, dotazníky, logické stromy, firemní zásady, diagnostické údaje, a dokonce finanční informace a předpoklady z předešlého roku, které lze použít u analytických postupů prováděných v běžném roce. Tyto informace jsou často součástí softwarových aplikací a elektronických auditních nástrojů. Statická elektronická dokumentace Statická dokumentace obsahuje jednak finální verze dokumentů účetní jednotky, např. účetní závěrky, a jednak hotové auditní dokumenty, které se již nebudou měnit a u kterých je pravděpodobné, že budou využity jako podklady v dalších letech. Tyto dokumenty je nutné archivovat ve formátu, který k nim i do budoucna zajistí přístup. Legacy software Archivace auditora ve formátu daném softwarovou aplikací, ve které byl vytvořen, může být problematická, neboť se aplikace bude pravděpodobně dál vyvíjet a spolu s tím se bude měnit i formát. Starší dokumenty by tak mohly být nepřístupné, pokud stará verze softwarové aplikace nebude udržována. Mnohé auditorské společnosti nyní tento problém řeší ukládáním hotového auditora ve formátu PDF (portable document format), který akceptují a používají i vládní instituce a účetní firmy na celém světě. K zásadám auditorských společností by mělo patřit, že finální dokumenty nelze měnit. Výhody elektronické dokumentace Vedení auditora v elektronické podobě umožňuje automatizovat některé administrativní funkce při nakládání se spisem a usnadňuje i přístup členů auditorského týmu k němu. Má mimo jiné následující výhody: Bezprostřední přístup k auditním dokumentům podle indexu (číselného seznamu); Jednotlivé složky i dokumenty lze snadno sdílet a revidovat i ze vzdálených pracovišť; Adresáře i dokumenty lze jednoduše vytvářet, přejmenovávat, přesouvat, kopírovat nebo vymazávat z indexu (číselného seznamu); Index (číselný seznam) auditora si lze prohlížet v různém formátu, např. lze zobrazit jen hlavní sekce, takže je vidět jeho celková struktura, nebo naopak ho lze rozbalit a lokalizovat konkrétní dokumenty; Dokumenty lze označovat popisnými názvy, což ostatním členům auditorského týmu pomůže vydedukovat jejich obsah; 215

4 Lze využívat automatizované kontrolní funkce, např. pro identifikaci výjimek, nevyřešených připomínek osob provádějících kontrolu nebo chybějících paraf osoby zpracovávající/ kontrolující dokumentaci, a to buď v celém auditora, nebo jeho určitých částech; Elektronické nástroje pro přihlášení a odhlášení umožňují členům auditorského týmu dokumenty aktuálně sdílet; Dokumenty lze v zájmu zvýšení bezpečnosti chránit heslem; Přístup k souborům lze vyhradit jen oprávněným osobám. Využití elektronických nástrojů pro přípravu auditních dokumentů Jestliže jsou využívány pro přípravu auditních dokumentů elektronické nástroje, je třeba respektovat tři důležité principy: Veškeré požadavky ISA zůstávají v platnosti; Elektronické soubory vyžadují elektronickou správu dokumentů. To se týká přístupu k údajům (např. pomocí hesla), zabezpečení dat, řízení aplikace dat (včetně školení), postupy zálohování, práva k editaci dokumentů, místa uložení, procesů kontroly dat a rozhodnutí, jaké změny elektronických souborů se budou sledovat k zajištění požadovaného průkazného záznamu o provedení transakce; Finální dokumenty (všechny dokumenty, které je nutné archivovat k doložení výroku auditora) musí být uložené a přístupné v souladu s pravidly ukládání dat příslušné auditorské společnosti Dokončení kompletace auditora Pokud ve výjimečných případech auditor provede po datu zprávy auditora nové nebo dodatečné auditorské postupy nebo dojde k novým závěrům, je povinen zdokumentovat: (viz odstavec A20) (a) okolnosti, které nastaly, (b) nově nebo dodatečně provedené auditorské postupy, získané důkazní informace a dosažené závěry a jejich dopad na zprávu auditora a (c) osobu, která provedla výsledné změny dokumentace a jejich kontrolu, a datum, kdy tak bylo učiněno Auditor je povinen shromáždit dokumentaci auditu ve auditora a dokončit administrativní proces kompletace finálního auditora v rozumném časovém horizontu po datu zprávy auditora. (viz odstavce A21 A22) Po dokončení kompletace finálního auditora nesmí auditor před uplynutím doby, po kterou musí spis zůstat uložen, žádnou dokumentaci auditu vymazat ani vyřadit. (viz odstavec A23) Pokud auditor po kompletaci finálního auditora zjistí, že v jiných případech, než jsou případy popsané v bodě 13, je nutné modifikovat stávající dokumentaci auditu nebo přidat novou dokumentaci, je povinen zdokumentovat bez ohledu na povahu modifikace nebo přidaných informací následující skutečnosti: (viz odstavec A24) (a) konkrétní důvody modifikace nebo přidání nové dokumentace a (b) kdo a kdy úpravy provedl a zkontroloval. 216 Připojení data ke zprávě auditora znamená, že auditorské práce byly dokončeny. Po tomto datu auditor již není povinen shromažďovat další důkazní informace. Auditor by měl zkompletovat a uzavřít spis auditora v přiměřené době po datu své zprávy. Obvykle se za přiměřenou lhůtu považuje maximálně 60 dní od data zprávy auditora. Období dokončování auditora znázorňuje následující graf. Podrobněji jsou tyto záležitosti upraveny v ISQC 1 a ISA 230.

5 Schéma dní Časová osa 1 MEZI datem zprávy auditora a datem uzavření 2 PO datu uzavření Archivace auditora Datum zprávy auditora Kompletace dokončena Provádění změn ve auditora Následující tabulka shrnuje požadavky týkající se provádění změn ve auditora. Schéma Období Data Požadavky 1 MEZI datem zprávy auditora a datem uzavření 2 PO datu uzavření Změny dokumentace výhradně administrativního charakteru: Zdokumentujte charakter shromážděných důkazních informací, dále kdo vyhotovil a zkontroloval jednotlivé dokumenty, případně požadovaná dodatečná memoranda; Smažte nebo vyřaďte nepotřebné staré verze dokumentace; Vytřiďte a seřaďte auditní dokumenty a opatřete je křížovými odkazy; Odsouhlaste splnění kontrolních seznamů (checklistů) týkajících se procesu kompletace auditora. V případě změn důkazních informací nebo přijatých závěrů by se měla vypracovat dodatečná dokumentace, u které musí být uvedeno: Kdy a kdo tyto změny provedl a kdo je ověřil (je-li to relevantní); Konkrétní důvody změn; Případný dopad těchto změn na závěry auditu. ŽÁDNÁ dokumentace nesmí být ze auditora vymazána ani vyřazena, dokud nevyprší stanovená lhůta auditorské společnosti pro archivaci dokumentace. Pokud je nutné provést v dokumentaci auditu změny (včetně dodatků) po datu uzavření, je třeba zodpovědět tři klíčové otázky o změnách důkazních informací uvedené výše pro první období, bez ohledu na charakter těchto změn. 217