Oznámení o ochraně osobních údajů skupiny RUAG Verze:

Transkript

1 Strana 1 / Oznámení o ochraně osobních údajů skupiny RUAG Verze: Ochrana osobních údajů je záležitostí důvěry a vaše důvěra patří mezi základní hodnoty skupiny RUAG a všech jejích právních subjektů, které ji tvoří ( skupina RUAG, a/nebo my a/nebo nám ). 1. Kdo jsme Toto oznámení o ochraně osobních údajů se vztahuje na všechny právní subjekty skupiny RUAG. Každá společnost skupiny RUAG, která zpracovává osobní údaje pro vlastní obchodní účely, je správcem údajů. Pokud například jednáte s některou společností v záležitosti, která se jí týká, bude tato společnost správcem osobních údajů zpracovávaných v souvislosti s vaší žádostí. Případně bude společnost, která vás pozve k účasti na akci pro zákazníky, správcem údajů zpracovávaných pro danou akci. Seznam společností skupiny RUAG a jejich kontaktních údajů najdete na webových stránkách Máte-li jakékoli dotazy nebo požadavky ohledně zpracování vašich osobních údajů, můžete se obrátit na oddělení ochrany osobních údajů skupiny RUAG na adrese data.protection@ruag.com. 2. Kdy jsou uplatňovány tyto zásady ochrany osobních údajů? Toto oznámení o ochraně osobních údajů se vztahuje na veškeré zpracování osobních údajů v souvislosti se všemi našimi obchodními činnostmi ve všech našich obchodních oblastech. Vztahuje se na zpracování historických i budoucích osobních údajů. Upozorňujeme, že mohou platit samostatná oznámení o ochraně osobních údajů, například pro zaměstnance, uchazeče o práci a návštěvníky veletrhů, burz práce a podobných akcí. Tyto zásady najdete na stránce 3. Jaké osobní údaje zpracováváme a pro jaké účely? Osobní údaje můžeme zpracovávat v následujících situacích a pro následující účely: - Komunikace: Osobní údaje můžeme zpracovávat, když kontaktujete skupinu RUAG nebo když skupina RUAG kontaktuje vás, například když se obrátíte na naše oddělení služeb zákazníkům, napíšete skupině RUAG či nám zavoláte. V takovém případě obvykle můžeme zpracovávat jména a kontaktní údaje a obsah a časové údaje příslušných zpráv. Tyto údaje můžeme používat k tomu, abychom vám poskytli informace, vyřídili vaši žádost a komunikovali s vámi. V rámci skupiny také můžeme vaše zprávy předávat dál, například když se vaše žádost týká jiného subjektu skupiny RUAG. - Návštěva webových stránek; používání aplikací: Pokud navštívíte naše webové stránky nebo si nainstalujete aplikaci od skupiny RUAG, můžeme automaticky shromažďovat údaje, mezi něž patří váš prohlížeč, adresa IP vašeho počítače, váš poskytovatel služeb internetu, stránky, ze kterých jste přešli na naše webové stránky, doba trvání vaší návštěvy našich webových stránek a typ zařízení, které používáte (například počítač, chytrý telefon či tablet a příslušný operační systém). Můžeme rovněž uchovávat záznamy o stránkách, které si během své návštěvy zobrazíte. Tyto údaje mohou sloužit ke zlepšení způsobu fungování našich webových stránek, pro statistické účely či ke správě systémů. Můžeme také používat soubory cookie, což jsou malé textové soubory, které se dočasně či trvale uloží ve vašem zařízení při návštěvě našich webových stránek. Soubory cookie shromažďují

2 Strana 2 / údaje o počtu návštěvníků webových stránek, o navštívených stránkách a času, který na nich uživatel stráví. Často jsou nezbytné k fungování webových stránek. Další pak mohou sloužit k přizpůsobení nabídek nebo k tomu, aby vám skupina RUAG mohla zobrazovat cílenou reklamu třetích stran. Ukládání souborů cookie můžete odmítnout odpovídajícím nastavením prohlížeče. Může to však ovlivnit váš dojem při používání webových stránek. - Dále můžeme používat analytické služby poskytované externími poskytovateli služeb, například službu Google Analytics, poskytovanou společností Google LLC, US. V rámci těchto služeb shromažďuje jejich poskytovatel údaje o používání příslušných webových stránek, ale často ve formě, která neumožňuje identifikaci konkrétních osob. - Konečně můžeme používat funkce jednotlivých poskytovatelů, mezi něž patří například Facebook, které mohou mít za následek to, že daný poskytovatel bude zpracovávat vaše osobní údaje. Doporučujeme, abyste si přečetli oznámení o ochraně osobních údajů těchto externích poskytovatelů. - Používání u: Můžeme používat vaše jméno a ovou adresu, abychom vám e- mailem zasílali upozornění, aktualizace, pozvánky na akce a další informace. Nejdříve vás však požádáme o souhlas, pokud jsme vaše kontaktní údaje nezískali v souvislosti s našimi službami. Pokud od nás dostáváte marketingová sdělení a chcete jejich zasílání ukončit, můžete kdykoli zrušit jejich odběr pomocí odkazu uvedeného v těchto ech. Můžeme využívat služeb externího poskytovatele, abychom zjistili, zda otevíráte naše y nebo zda klikáte na odkazy, které jsou zde uvedené. Můžete tomu zabránit odpovídajícím nastavením ového klienta. - Návštěva našich prostor: Při vstupu do našich prostor můžeme v příslušně označených oblastech pořizovat videozáznamy pro účely zabezpečení a získání důkazních materiálů. Můžete dále používat naši službu připojení k síti Wi-Fi. V takovém případě shromažďujeme v průběhu vaší registrace údaje o daném zařízení a můžeme vás během ní požádat o uvedení vašeho jména a ové adresy. - Akce pro zákazníky: Osobní údaje můžeme zpracovávat rovněž při pořádání akcí pro zákazníky (to se týká například reklamních akcí, sponzorských akcí, kulturních a sportovních akcí). Tyto údaje mohou zahrnovat jméno a adresu účastníků či zainteresovaných stran, případně další údaje v závislosti na akci (například datum narození). Tyto údaje můžeme zpracovávat pro účely realizace akcí pro zákazníky, ale také k tomu, abychom vás mohli přímo kontaktovat a lépe vás poznat. Další informace najdete v příslušných podmínkách účasti. Pokud budete chtít další informace o způsobu, jakým zpracováváme vaše osobní údaje, přečtěte si prosím naše oznámení o ochraně osobních údajů pro veletrhy, burzy práce a podobné akce (odkaz na něj je uveden výše v tomto dokumentu). - Obchodní partneři: Skupina RUAG spolupracuje s různými společnostmi a obchodními partnery, například s dodavateli, komerčními odběrateli zboží a služeb a poskytovateli služeb (například poskytovateli služeb v oblasti IT). Můžeme zpracovávat osobní údaje kontaktních osob těchto společností, například jejich jméno, pozici a titul. V závislosti na oboru činnosti jsme také povinni, prověřit příslušnou společnost nebo její zaměstnance. Pokud k tomu dojde, budeme vás nezávisle informovat. Dále můžeme zpracovávat vaše osobní údaje pro účely našeho lepšího zaměření na zákazníky, spokojenosti zákazníků a

3 Strana 3 / jejich loajality (řízení vztahů se zákazníky). - Administrativa: Osobní údaje můžeme zpracovávat z důvodu naší interní administrativy a administrativy v rámci skupiny. Osobní údaje můžeme například zpracovávat v souvislosti s oblastí IT nebo správou nemovitostí. Dále můžeme osobní údaje zpracovávat pro účetní a archivační účely a obecně pro účely kontroly a zlepšování interních procesů. - Firemní transakce: Osobní údaje můžeme dále zpracovávat pro účely přípravy a zpracování firemních a jiných transakcí. - Žádosti o práci: Osobní údaje můžeme dále zpracovávat, pokud se u nás budete ucházet o práci. Obecně platí, že požadujeme obvyklé údaje a dokumenty a také ty uvedené v pracovním inzerátu. Pokud budete chtít informace o způsobu, jakým zpracováváme vaše osobní údaje shromažďované při žádosti o práci, přečtěte si prosím naše oznámení o ochraně osobních údajů pro uchazeče o práci (odkaz na něj je uveden výše v tomto dokumentu). - Pracovní poměr: Zpracováváme osobní údaje našich zaměstnanců v průběhu jejich pracovního poměru. V tomto ohledu platí samostatné oznámení o ochraně osobních údajů pro zaměstnance skupiny RUAG. - Dodržování zákonných požadavků: Osobní údaje můžeme zpracovávat z důvodu dodržování zákonných požadavků. Patří k nim například provozování programu pro oznamovatele podezření na přestupky, interní vyšetřování či zpřístupnění dokumentů úřadu, pokud k tomu máme důvod nebo pokud nám to nařizuje zákon. V této souvislosti můžeme zpracovávat jména a dokumentaci či výpovědi týkající se vás nebo třetí strany. - Ochrana práv: V různých situacích můžeme zpracovávat osobní údaje, abychom chránili svá práva, například při podání žaloby u soudu či mimo soud a u místních a zahraničních úřadů, případně při naší obhajobě proti žalobám. Například abychom objasnili předpokládaný výsledek soudních řízení nebo předložili dokumenty některému úřadu. Úřady také mohou požadovat, abychom jim zpřístupnili dokumenty obsahující osobní údaje. Osobní údaje zpracováváme z následujících důvodů: - Plnění smlouvy. - Oprávněný zájem. To zahrnuje například zájem o péči o zákazníka a komunikaci se zákazníky mimo plnění smlouvy, marketingové činnosti, lepší poznávání našich zákazníků a dalších osob, zdokonalování produktů a služeb a vývoj nových, boj s podvody a prevence a vyšetřování přestupků při ochraně zákazníků, zaměstnanců a dalších osob a údajů, ochrana tajemství a aktiv skupiny RUAG, při zajištění zabezpečení v oblasti IT, zejména v souvislosti s používáním webových stránek, aplikací a další infrastruktury IT, při zajištění a organizaci provozu podniku včetně provozu a dalšího vývoje webových stránek a dalších systémů, při správě a rozvoji společnosti, při prodeji nebo nákupu společností, částí společností a dalších aktiv a při prosazování či obhajobě právních nároků. - Na základě souhlasu, kdy byl tento souhlas získán samostatně. - Dodržování zákonných a regulačních povinností. Obecně nemáte žádnou povinnost, sdělovat nám své osobní údaje. Určité údaje však musíme shromažďovat a zpracovávat, abychom mohli uzavřít a plnit smlouvu, a také pro další účely.

4 Strana 4 / 4. S kým sdílíme vaše osobní údaje? Naši zaměstnanci mají přístup k vašim osobním údajům pouze v případě, že je potřebují pro uvedené účely a pro svou práci. Při nakládání s vašimi osobními údaji jednají podle našich pokynů a jsou povinni zachovávat jejich důvěrnost a tajemství. Vaše osobní údaje také můžeme předávat dalším právním subjektům skupiny RUAG pro účely interní administrativy v rámci skupiny a pro různé účely zpracování uvedené v tomto oznámení o ochraně osobních údajů. To znamená, že vaše osobní údaje mohou být pro příslušné účely také zpracovávány a kombinovány s osobními údaji pocházejícími od jiného právního subjektu skupiny RUAG. Vaše osobní údaje můžeme zpřístupnit také externím poskytovatelům služeb, kteří naším jménem provádějí určité obchodní operace ( zpracovatelé ), zejména: - Služby v oblasti IT (například úložiště dat, cloudové služby, datová analytika atd.). - Poradenské služby (například daňoví poradci, právní zástupci, poradci pro řízení firmy, náboráři atd.). - Logistika při dodávání zboží. - Administrativní služby (například správa nemovitostí). - Obchodní informace a vymáhání dluhů. Vaše osobní údaje můžeme zpřístupnit i v jiných případech: - Vaše osobní údaje můžeme zpřístupnit třetím stranám (například úřadům), pokud to vyžaduje zákon. Také si vyhrazujeme právo zpracovávat vaše osobní údaje, abychom mohli plnit soudní příkazy nebo podávat žaloby či se proti nim bránit, případně z jiných zákonných důvodů, pokud to budeme považovat za nezbytné. - Vaše osobní údaje můžeme zpřístupnit třetím stranám (například nabyvateli), pokud je to nezbytné pro firemní transakci.. Kdy zpřístupňujeme vaše osobní údaje do třetích zemí? Příjemci vašich osobních údajů (oddíl 4) se mohou nacházet v zahraničí, a to i v zemích mimo Švýcarsko, EU nebo EHP, v nichž nemusejí platit zákony chránící vaše osobní údaje ve stejné míře jako zákony ve Švýcarsku, EU či EHP. Pokud vaše osobní údaje zpřístupníme příjemci z takové země, obvykle s ním uzavřeme dohodu o předání údajů, aby byla zajištěna dostatečná ochrana vašich osobních údajů včetně smluv. Budete-li potřebovat další informace o této záležitosti, obraťte se prosím na oddělení ochrany osobních údajů skupiny RUAG (data.protection@ruag.com). 6. Jak chráníme vaše osobní údaje? Používáme vhodné technické a organizační bezpečnostní procesy sloužící k zabezpečení vašich osobních údajů, jejich ochraně před neoprávněným či nezákonným zpracováním a prevenci rizika ztráty, neúmyslné úpravy, neúmyslného zpřístupnění a neoprávněného přístupu. 7. Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje? Vaše osobní údaje uchováváme jen po dobu nezbytně nutnou pro účely, pro které byly údaje

5 Strana / shromážděny, nebo z důvodu dodržování zákonných povinností vztahujících se na uchovávání záznamů. 8. Jaká máte práva s ohledem na vaše osobní údaje? Platné zákony vám dávají následující práva: Mimo jiné můžete požádat o přístup ke svým osobním údajům, které zpracováváme, požádat nás o jejich opravu či výmaz, požádat o vrácení osobních údajů, které jste nám poskytli, nebo o jejich předání osobě dle svého výběru ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Dále můžete odvolat souhlas se zpracováním svých osobních údajů, pokud jste ho skupině RUAG poskytli. Dále máte právo podat stížnost na způsob použití vašich osobních údajů u úřadu pro ochranu osobních údajů. 9. Kontaktní údaje Máte-li jakékoli dotazy nebo chcete-li uplatnit svá práva s ohledem na zpracování vašich osobních údajů, obraťte se na oddělení ochrany osobních údajů skupiny RUAG (data.protection@ruag.com).