smlouvu o podmínkách pořádání akce Hry IX. letní olympiády dětí a mládeže České republiky 2019 č. OLP/1575/2019 (dále jen smlouva )

Transkript

1 SFM Liberec s r.o. se sídlem Jeronýmova 570/22, Liberec 7, PSČ IČ: DIČ: CZ peněžní ústav: Sberbank CZ, a.s číslo účtu: /6800 zapsaná v obchodním rejstříku u KS Ústí nad Labem odd. C vložka 2155 zastoupena: Mgr. Lukáš Přinda, jednatel a (dále jako SFM ) LIBERECKÝ KRAJ se sídlem: U Jezu 642/2A, Liberec IČ: DIČ: CZ peněžní ústav: Komerční banka, a.s. číslo účtu: /0100 zastoupen: Martinem Půtou, hejtmanem (dále jako Pořadatel ) uzavírají níže uvedeného dne, měsíce a roku tuto smlouvu o podmínkách pořádání akce Hry IX. letní olympiády dětí a mládeže České republiky 2019 č. OLP/1575/2019 (dále jen smlouva ) I. Předmět smlouvy 1. Předmětem této smlouvy je zejména závazek SFM umožnit za podmínek sjednaných touto smlouvou realizaci akce pořádané pořadatelem v prostorách Home Credit Areny (dále jen HCA ) a Sport Parku Liberec (dále jen SPL ) přesná specifikace ploch viz příloha č. 1 a závazek Pořadatele, zaplatit SFM sjednané odměny a plnit povinnosti sjednané touto smlouvou. Tato smlouva se vztahuje na pořádání akce Hry IX. letní olympiády dětí a mládeže České republiky 2019 (dále jako Akce ). 2. SFM prohlašuje, že je oprávněna jako provozovatel sjednávat smlouvy o pořádání komerčních akcí v prostoru HCA a SPL v Liberci, adresa Jeronýmova 570/22, Liberec 7, PSČ Pořadatel prohlašuje, že je oprávněn provádět činnosti, k nimž se zavazuje touto smlouvou a současně má zajištěny finanční, organizační a technické předpoklady pro uskutečnění Akce. 4. Pro potřeby této Smlouvy se termínem cateringová společnost rozumí společnost COLOSEUM Liberec s.r.o., se sídlem Na poříčí 1042/16, Nové Město, Praha 1, IČ Tato cateringová společnost má exkluzivní postavení v prostorách HCA a SPL v cateringových službách, food a beverage. 1

2 II. Popis Akce 1. Smluvní strany sjednávají touto smlouvou podmínky pořádání akce: Hry IX. Letní olympiády dětí a mládeže České republiky 2019, které se uskuteční v termínu Celková doba využití a tím i pronájmu SPL a HCA včetně přípravy a likvidace Akce se sjednává v celkovém rozsahu od , 8:00 hod. do , 10:00 hod. (dále též jako příprava Akce ). Rozsah a termíny pronájmu a využití jednotlivých sportovišť jsou vyspecifikovány v příloze č Pořadatel výlučně odpovídá za veškerou přípravu, realizaci a průběh Akce, pokud tato smlouva výslovně nestanoví činnosti, které zajišťuje SFM. 4. Pro účely pořádání Akce poskytuje SFM Pořadateli k využití SPL a HCA v rozsahu viz příloha č. 1, centrální parking, HCA v rozsahu vnitřního prostoru vlastní sportovní haly s izolační podlahou, vnitřního prostoru pro diváky (hlediště), vestibulu, chodeb a sociálních zařízení vyjma prostoru 3.NP (skyboxy využívané smluvními partnery SFM). Dále SFM poskytuje halu Kort, halu Míčových sportů, Fotbal Atletický stadion a VIP restauraci. III. Povinnosti a práva SFM 1. SFM se zavazuje umožnit realizaci Akce ve sjednaném rozsahu a termínu a dále se zavazuje zajistit následující plnění a činnosti: 1.1. poskytnout prostory SPL a HCA (specifikace ploch viz příloha č. 1) k pořádání Akce, 1.2. poskytnout prostor centrálního parkoviště pro návštěvníky, realizační tým, V.I.P. a techniku, a to ovšem mimo prostor tzv. služebního a VIP parkoviště HCA a SPL přiléhajících k HCA, 1.3. poskytnout v případě potřeby, elektrickou energii ze stávajících elektro zásuvek v prostorách HCA a SPL, a to v dostupných příkonech, s nimiž byl pořadatel seznámen v příloze č. 2, přičemž pořadatel bere na vědomí, že v případě potřeby vyššího příkonu, si tuto potřebu zajistí na vlastní náklady, 1.4. poskytnout v případě potřeby dodávku tepla, ze stávajícího topného systému v prostorách HCA, a to v dostupných kapacitách a možnostech topného systému v závislosti na venkovní teplotě a ročním období, s nimiž byl Pořadatel seznámen, 1.5. poskytnout pro komunikaci mezi pořadatelem, nájemcem a SFM organizačního pracovníka pro celkové organizační a koordinační zajištění, 1.6. poskytnout po dobu Akce techniky (elektrikář, správce SPL), kteří budou k dispozici pro potřeby pořadatele v běžné pracovní době (na telefonu a pro potřeby konzultací mimo pracovní dobu), 1.7. zajistit úklid SPL a HCA a přilehlých prostor během a po skončení Akce na náklady pořadatele (tato činnost zahrnuje pouze běžný úklid, nikoli např. odstranění zařízení na ploše HCA, na sportovištích či v hledištích, vrácení úprav do původního stavu, vyklizení plochy atd.), daná služba bude vyčíslena a účtována pořadateli zvlášť na základě samostatné dohody mezi SFM a pořadatelem, dle hodinové sazby sjednané v této smlouvě v Příloze č. 3 a dle sjednaných úrovní služeb 1.8. zajistit na náklady pořadatele ostrahu a pořadatelskou službu HCA a SPL ve spolupráci s pořadatelem podle doporučení a požadavků SFM, daná služba bude vyčíslena a účtována pořadateli zvlášť na základě samostatné dohody mezi SFM 2

3 a pořadatelem, dle hodinové sazby sjednané v této smlouvě v Příloze č. 3 a dle sjednaných úrovní služeb zajistit na náklady pořadatele hasičský dohled v rámci jednotlivých sportovišť v SPL a HCA během Akce, daná služba bude vyčíslena a účtována pořadateli zvlášť na základě samostatné dohody mezi SFM a pořadatelem, dle hodinové sazby sjednané v této smlouvě v Příloze č.3 a dle sjednaných úrovní služeb zajistit na náklady pořadatele zdravotní dohled v rámci slavnostního zahájení a ukončení Akce v HCA, daná služba bude vyčíslena a účtována pořadateli zvlášť na základě samostatné dohody mezi SFM a pořadatelem, dle hodinové sazby sjednané v této smlouvě v Příloze č.3 a dle sjednaných úrovní služeb poskytnout šatny a místnosti pro účastníky, zabezpečující personál pořadatele během Akce v SPL a HCA, dle dostupných kapacit v případě požadavku, zajistit vysokozdvižný vozík s obsluhou po dobu montáží a demontáží v HCA (dle harmonogramu dodaného min. 30 dnů před termínem konání akce) na náklady pořadatele zajistit součinnost elektrikáře, zvukaře, vodaře, případně dalšího odborného technického personálu pro dohled a kontrolu činnosti odborných pracovníků pořadatele; pořadatel je povinen nejpozději 90 dnů před začátkem doby pronájmu předat písemný soupis technických prací, které hodlá provést, poskytnout v rámci programu v HCA pracovníka odpovědného za provoz multimediálních zařízení a kamer (multimediální kostka, multimediální pás), zajistit položení černé izolační podlahy na ledovou plochu v rámci programu v HCA, v případě zájmu, poskytnout bezplatně v rámci programu v HCA pódium o maximální velikosti 8 x 14 m, židle a stoly dle dostupných kapacit v HCA poskytnout pro účely Akce stabilní připojení k internetu v prostoru HCA prostřednictvím stávající WIFI sítě a vybraných datových zásuvek. V případě požadavku pořadatele na vyšší kapacity stávající WIFI sítě, či technické úpravy spojené se zajištěním stabilního připojení k internetu v prostoru HCA či v areálu SPL, zajistí SFM na náklady pořadatele pro potřeby Akce, Umožnit pořadateli připojení vlastních zařízení k rozšíření datové konektivity pro potřeby Akce Poskytnout vnitřní prostory hlediště a plochy HCA bez reklamní prezentace vyjma prezentace loga Home Credit arena či loga společnosti Home Credit a.s. Tato loga musí být pořadatelem akceptována. 2. SFM se výhradně pro účely pořádání Akce zavazuje provést následující úpravy vnitřního prostoru HCA: 2.1. demontáž ochranného plexiskla na mantinelech při obvodu ledové plochy v rozsahu 4/4 obvodu, 2.2. vytažení ochranných sítí za oběma brankami, 2.3. položení černé izolační podlahy na plochu Areny, 2.4. rozdělení Home Credit Arény na dvě části pro potřeby oddělení prostor pro uskutečnění turnaje ve florbale a zápasů v JUDU. 3. SFM je oprávněna před zahájením vlastní Akce a po jejím skončení prezentovat na multimediální kostce a multimediálním pásu program HCA a během Akce v areálu SPL na reklamních plochách aktuální program HCA a SPL. Součástí této prezentace nesmí propagace a marketinková podpora produktů a aktivity, které by byly ve střetu s náplní akce 3

4 zaměřené na děti a mládež anebo v přímém konfliktu s partnery Českého olympijského výboru. IV. Povinnosti a práva Pořadatele 1. Pořadatel se zavazuje na svůj náklad a na svoji odpovědnost realizovat přípravu a provedení Akce. Pořadatel je povinen postupovat s odbornou péčí a zajistit veškeré činnosti související s pořádáním Akce, nestanoví-li tato smlouva jinak. Pořadatel odpovídá za řádný průběh Akce. 2. Pořadatel se zavazuje zajistit Akci po právní stránce, zejména získat předem veškeré potřebné souhlasy a povolení, a to jak v oblasti veřejnoprávní (například Nařízení kraje č.6/2002 včetně pozdějších změn a č. 23/2008 Sb.), tak i v oblasti soukromoprávní s ohledem na autorská a příbuzná práva k dílům užitým v průběhu Akce. 3. Pořadatel se zavazuje připravit a předat SFM písemně nejpozději 30 dnů před zahájením využívání HCA s SPL dle čl. ustanovení Čl. II odst. 2. požadavek na zajištění ostrahy a pořadatelské služby na jednotlivá sportoviště, včetně uvedení počtu a rozmístění osob a organizační pokyny pro jejich činnost. Pořadatel odpovídá za vhodnost a dostatečnou kapacitu návrhu pořadatelské služby. Na základě tohoto požadavku pořadatele, zajistí SFM v souladu s odst písm. h) příslušný počet osob ostrahy a pořadatelské služby. 4. Pořadatel se zavazuje zajistit realizaci Akce ve sjednaném rozsahu a termínu a dále se zavazuje zajistit následující činnosti: 4.1. zajistit na vlastní náklady maximální ochranu proti poškození přírodních travnatých ploch, tartanového oválu, hlediště a veškerého zařízení v SPL, v případě umístění doprovodných party stanů či různých typů prezentací partnerů Akce, 4.2. zajistit všechna potřebná povolení v rámci pořádání Akce se Statutárním městem Liberec a všechna povolení doložit SFM maximálně 30 dnů před zahájením Akce, 4.3. předložit SFM nákres s umístěním všech hlavních a doprovodných aktivit v SPL, technického zajištění, toalet, umýváren, agregátů, rozvaděčů, maximálně 30 dnů před zahájením Akce a dané rozmístění musí být ze strany SFM písemně potvrzeno zástupcem technického zabezpečení, 4.4. zajistit Akci v prostoru SPL po hygienické stránce, tedy zajistit dostatečný počet mobilních WC a umýváren pro účastníky a návštěvníky Akce, jestliže kapacity SPL nebudou dostačující pro předpokládaný počet osob během Akce, 4.5. zajistit na vlastní náklady návoz veškeré techniky, stanů, sportovního vybavení a inventáře k jednotlivým sportovištím manipulační technikou a v případech, kde to umožňuje komunikace, tak i nájezdem nákladních vozů a rozmístění pouze jejich nošením (bez manipulační techniky) na jednotlivá místa umístění dle předem schválených postupů zástupcem organizačního a technického zabezpečení SFM. 5. Pořadatel rovněž zajišťuje veškeré přípravné práce a úpravu SPL a HCA pro potřeby pořádání Akce. Pořadatel je povinen zajistit provádění prací před a po skončení vlastní Akce tak, aby nedocházelo k poškození zařízení SPL a HCA a je povinen koordinovat tyto činnosti se SFM. Pořadatel je povinen předat prostory SPL a HCA po skončení pronájmu ve stavu, v jakém je převzal. 6. Pořadatel se zavazuje předložit SFM statický posudek pro případ zavěšování techniky na střešní konstrukci HCA a konzultovat veškeré práce přímo se SFM nebo přímo s projekční kanceláří zajišťující návrh střešního pláště. 4

5 7. Využije-li Pořadatel k zajištění některých činností třetí osoby, odpovídá stejně, jako by tuto činnost vykonával sám, současně je povinen zajistit, aby takové činnosti vykonávala pouze osoba odborně způsobilá. 8. Pořadatel se zavazuje zajistit akreditaci všech účastníků, pořádajících osob, účinkujících a případně dalších kategorií osob a vzor akreditace předat SFM nejméně 30 dnů před zahájením přípravy HCA na pořádání Akce. 9. Pořadatel odpovídá v plné výši za veškeré škody vzniklé v průběhu doby sjednaného nájmu SPL a HCA dle ustanovení Čl. II odst. 2 ledaže by taková škoda vznikla výlučně zaviněním SFM. 10. Pořadatel se zavazuje zabezpečit před zahájením přípravy Akce pojištění odpovědnosti za škodu, a to v rozsahu, který je přiměřený činnosti, kterou bude pořadatel v prostorách HCA a SPL vykonávat a doklad o uzavřeném pojištění předložit SFM nejpozději 30 dnů před zahájením přípravy Akce. 11. Ohledně činností, zajišťovaných ze strany SFM na náklady Pořadatele (úklid, hasičský a zdravotní dozor, ostraha apod.) prohlašuje pořadatel, že se před podpisem této smlouvy seznámil s cenami těchto služeb viz Příloha č.3 a akceptuje, že na základě skutečného rozsahu poskytnutých služeb mu budou tyto služby ze strany SFM přeúčtovány na základě samostatné dohody mezi pořadatelem a SFM. 12. Pořadatel prohlašuje, že se seznámil s provozním řádem SPL a HCA a zavazuje se jej při realizaci Akce a dalších činnostech sjednaných touto smlouvou plnit. 13. Pořadatel se zavazuje, že pro pořádání a zajištění Akce využívá veškerá technická zařízení, která jsou instalována, revidována, zkoušena a kontrolována v souladu s platnými právními předpisy a jsou schopna bezpečného provozu. 14. Pořadatel souhlasí s exklusivitou cateringové společnosti v HCA a SPL. 15. Pořadatel bere na vědomí exklusivitu reklamních prezentací nacházející se ve vnitřním prostoru a na ochozu HCA včetně areálu SPL, které nelze po dobu Akce překrýt, přelepit či odstranit a byly Pořadateli zástupcem SFM vyspecifikovány. Určitou část reklamních prezentací, nacházející se v prostorách SPL má Pořadatel právo přelepit či zakrýt, ale pouze na vlastní náklady a po skončení Akce má Pořadatel povinnost je uvést do původního stavu. Uvedení do původního stavu bude schváleno zástupcem SFM. Dále má Pořadatel možnost si určitou část reklamních prezentací pronajmout po dobu Akce a opět na vlastní náklady si je přelepit či vyměnit, opět pouze na vlastní náklady a po skončení Akce, je uvést do původního stavu. O reklamních prezentacích, které hodlá Pořadatel během Akce využívat, bude informován zástupce SFM Pořadatelem nejpozději 30 dnů před zahájením Akce a jednotlivé plochy budou zástupcem SFM schváleny. V. Odměna a další finanční podmínky 1. SFM a Pořadatel podpisem této smlouvy sjednávají, že Pořadatel je povinen za využití sportovišť SPL a HCA a souvisejících prostor zaplatit SFM odměnu ve výši ,- Kč bez DPH (slovy jedenmilionšestsetčtyřicettisíc korun českých), tj ,- Kč (slovy jedenmiliondevětsetosmdesátčtyřitisícčtyřista korun českých) včetně DPH. 2. SFM a Pořadatel podpisem této smlouvy sjednávají, že Pořadatel je povinen za služby poskytnuté v jeho prospěch ze strany SFM, specifikované v čl. III. odst. 1, zaplatit odměnu s tím, že tato částka může být po uskutečnění Akce upravena v závislosti na přesném rozsahu poskytnutých služeb. Poskytnuté služby budou účtovány a vyčísleny zvlášť na 5

6 základě samostatné dohody mezi SFM a Pořadatelem. SFM se zavazuje provést konečné vyúčtování Akce nejpozději do 15 pracovních dnů od data ukončení Akce. 3. Veškeré případné další služby zajišťované SFM pro Pořadatele nad rámec této smlouvy budou vyčísleny a účtovány pořadateli zvlášť na základě samostatné dohody obou stran. 4. V případě, že dojde ke zrušení Akce Pořadatelem z jakéhokoli důvodu nebo jestliže se Akce neuskuteční z důvodů nikoli na straně SFM, zavazuje se Pořadatel uhradit SFM smluvní pokutu ve výši ,00 Kč na základě usnesení č. 1504/18/RK sjednaného dne a dále skutečně vynaložené náklady SFM vzniklé do data zrušení Akce dle ustanovení Čl. V. odst. 2. VI. Platební podmínky 1. Odměnu dle ustanovení Čl. V. odst. 1 se zavazuje Pořadatel uhradit na základě faktury obsahující všechny zákonné náležitosti vystavené SFM do 30ti dnů po skončení akce. 2. Odměnu dle ustanovení Čl. V. odst. 2 se zavazuje Pořadatel uhradit na základě faktury obsahující všechny zákonné náležitosti vystavené SFM do 30ti dnů po uznání oprávněnosti fakturovaných služeb. 3. Pořadatel se zavazuje poskytnout SFM zálohu na odměnu dle čl. V. odst. 1 ve výši Kč. Záloha bude pořadatelem poskytnuta bezhotovostním převodem na účet uvedený v záhlaví této smlouvy do 10 dnů od nabytí platnosti a účinnosti této smlouvy. 4. V případě prodlení Pořadatele s uhrazením kterékoli platby, se Pořadatel zavazuje, uhradit SFM smluvní pokutu ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení. Uhrazením se rozumí připsání platby na účet SFM. VII. Ostatní ujednání 1. Pořadatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost ohledně smluvních a obchodních podmínek pořádání Akce a nesdělovat tyto informace bez předchozího souhlasu SFM třetím osobám. Tento závazek Pořadatele neplatí v případě, že je Pořadatel ze zákona povinen tuto smlouvu v plném znění zveřejnit. Smluvní strany se zavazují předávat si bez zbytečného odkladu informace o všech skutečnostech podstatných pro pořádání Akce. 2. Za SFM jsou oprávněni jednat ve věcech: organizačního zabezpečení: Petr Hrubeš ( ) technického zabezpečení: Petr Zvára ( ) finančních: Ing. Radim Šlapák ( ) 3. Za pořadatele jsou oprávněni jednat ve věcech: organizačního zabezpečení: Tomáš Pokorný ( ) technického zabezpečení: Miroslav Šourek ( ) finančních: Tomáš Pokorný ( ) 4. SFM neodpovídá za omezení či znemožnění Akce v důsledku vyšší moci. SFM rovněž neodpovídá za výpadky energií vzniklé na straně dodavatelů těchto energií. Pořadatel nemá nárok na náhradu škod vzniklých v důsledku skutečností uvedených v tomto odstavci. 6

7 5. Žádná ze smluvních stran není oprávněna od této smlouvy jednostranně odstoupit, není-li výslovně touto smlouvou stanoveno jinak. 6. Tato smlouva je vyhotovena v pěti originálech, přičemž pořadatel obdrží dvě a SFM tři vyhotovení. 7. Tuto smlouvu lze měnit pouze písemnými dodatky podepsanými všemi smluvními stranami. Přílohy tvoří nedílnou součást této smlouvy. 8. Smluvní strany prohlašují, že tato smlouva byla sepsána podle jejich pravé a svobodné vůle a jako takovou ji prosty omylu podepisují. 9. Tato smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu všemi smluvními stranami a účinnosti nabývá dnem uveřejnění prostřednictvím registru smluv podle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv). 10. Nedílnou součástí Smlouvy jsou tyto přílohy: Příloha č. 1 - Přehled pronajatých ploch Příloha č. 2 - Přehled stávajících elektro zásuvek na Fotbal Atletickém stadionu Příloha č. 3 - Rámcové ceny činností zajišťující SFM 11. Smlouva byla schválena usnesením Rady Libereckého kraje č. 925/19/RK ze dne v Liberci dne: v Liberci dne: SFM Liberec s r.o. Mgr. Lukáš Přinda jednatel Liberecký kraj Martin Půta hejtman 7

8 Příloha č.1. Přehled pronajatých ploch Č.1 Home Credit Arena (zahajovací a zakončovací ceremoniál, turnaj ve florbale + turnaj v judu) Č.2 Fotbal Atletický stadion (turnaj ve fotbale, atletika sluchově postižených) Č.3 Hala Kort (turnaj v basketbale) Č.4 Hala míčových sportů (turnaj ve florbale) Č.5 Centrální parking (parkování účastníků a návštěvníků olympiády) Č.6 VIP Restaurace (stravování organizátorů, účastníků olympiády) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Příloha č.2 Přehled stávajících elektro zásuvek na Fotbal Atletickém stadionu Pozice 1 Pozice 2 Atletický fotbalový stadion 1x 63A, 1x 32A + 1x 230V Atletický fotbalový stadion 1x 16A Příloha č.3 Rámcové ceny činností zajišťující SFM Činnost nebo služba Vysokozvih vč. řidiče Vysokozvih bez řidiče Zdravotní dozor - á osoba Požární dozor - á osoba Pořadatelé, security, hostes - á osoba Pořadatelé, security, hostes ve VIP patru á osoba Supervize - á osoba S.G.I. 2 TEAM - á osoba Úklid průběžný během akce, konečný á osoba Cena na hodinu 600,00 Kč 450,00 Kč 200,00 Kč 250,00 Kč 140,00 Kč 155,00 Kč 170,00 Kč 240,00 Kč 146,00 Kč 8