Etický kodex Skupiny Wüstenrot & Württembergische

Transkript

1 Etický kodex Skupiny Wüstenrot & Württembergische

2 Předmluva Etický kodex skupiny W&W stanoví minimální standardy chování všech příslušníků společností skupiny Wüstenrot & Württembergische (pracovníků centrály i obchodní sítě, vedoucích pracovníků, členů orgánů) vůči sobě i vůči klientům, konkurentům, obchodním partnerům, úřadům a našim akcionářům. Nejde přitom pouze o praktickou realizaci platných zákonů a nařízení, ale rovněž o eticky bezchybné chování při každodenní pracovní činnosti. Náš úspěch může být dlouhodobě zajištěn jen tím, že budeme neustále zohledňovat hodnoty a standardy tohoto etického kodexu. Tento etický kodex jistě nemůže postihnout všechny možné obchodní události. Od příslušníků společnosti se však očekává, že se budou cítit zavázáni smyslem tohoto kodexu a že vždy budou jednat zodpovědně. Představenstvo a dozorčí rada koncernu W&W AG nespatřují v tomto kodexu pouze osobní závazek, ale také společné východisko pro další odpovědnou a úspěšnou budoucí spolupráci.

3 Obsah 1. Standardy chování Stop diskriminaci / vývoj podle výkonu a potenciálu Možné střety zájmů Stop úplatkům a úplatnosti Důvěrnost / ochrana dat Reporting Komunikace s úřady / třetími osobami Pravidla pro zákulisní informace Praní špinavých peněz / hospodářská kriminalita Konkurence / zákaz kartelu Přijímání peněz od klientů, obchody s klienty Dary / sponzoring Zařízení společnosti / hodnoty společnosti, životní prostředí, udržitelnost Realizace Důsledky porušení Kontaktní osoby... 9

4 1. Standardy chování Vůči našim klientům, dalším obchodním partnerům i akcionářům (dále také obchodní partneři ) se cítíme být zavázáni k mimořádné pečlivosti. Proto chceme vědomí příslušníků naší společnosti prohloubit do té míry, že si kromě samozřejmé povinnosti dodržovat zákonné předpisy nastavujeme i další závazky. Příslušníci společností skupiny W&W se při zohlednění těchto požadavků pohybují ve svém pracovním prostředí s co největší mírou profesionality a integrity s cílem dále posilovat důvěru našich obchodních partnerů v naši obchodní skupinu. Jelikož se mohou zákonné požadavky v právních prostředích, v nichž jsme činní, proměňovat, představuje tento kodex minimální standard. Platí to i tehdy, pokud zákony dané země připouštějí na rozdíl od tohoto kodexu určitý způsob chování. Totéž se týká i okolností, které by mohly být vykládány jako obcházení zákonných či interních požadavků. Rovněž v osobním životě se všichni příslušníci společností skupiny W&W vyhýbají chování, které by mohlo mít na nahlížení skupiny W&W nepříznivé dopady, či by dokonce mohlo způsobit škodu. 2. Stop diskriminaci / vývoj podle výkonu a potenciálu Skupina W&W nestrpí na pracovišti diskriminaci ani obtěžování, ať už kvůli věku, postižení, původu, pohlaví, politickému smýšlení či odborářské činnosti, rase, náboženství, sexuální orientaci či světovému názoru. Skupina W&W posuzuje všechny pracovníky a manažery podle jejich výkonu a potenciálu. Jakékoli problémy na pracovišti se řeší s vážností, důvěrně a neprodleně. Pro kontakt s našimi obchodními partnery je dále charakteristická úzká spolupráce a otevřená komunikace, díky nimž je možné s rozhodností zakročit vůči diskriminačnímu způsobu jednání. 3. Možné střety zájmů Každý příslušník společnosti skupiny W&W dbá na to, aby jeho soukromé zájmy včetně zájmů jeho nejbližších rodinných příslušníků nekolidovaly se zájmy společnosti. Přesto může dojít ke střetům zájmů či k situacím, které lze takto chápat, a to mezi klienty a samotnou skupinou W&W, mezi klienty a jednotlivými příslušníky společnosti či mezi skupinou W&W a jednotlivými příslušníky společnosti. Osobní zájmy či vztahy příslušníků společnosti k obchodním partnerům, např. k významným dodavatelům či poradenským společnostem, nesmějí ovlivňovat obchodní činnost, stejně jako je to vyloučeno u politických vztahů či jiných ekonomických zájmů příslušníků společnosti vůči obchodním partnerům. Činíme vhodná opatření, s jejichž pomocí identifikujeme aktuální či z minulosti pramenící střety zájmů, předcházíme jim anebo je jsou-li nevyhnutelné obratem a přiměřeně řešíme. Děje se tak v rámci stávajících a osvědčených, v neposlední řadě rovněž zákonem, resp. dohledem daných implementovaných postupů a principů (např. oddělení obchodní funkce od řízení rizik a back office, podoba systémů odměňování, monitoring obchodů pracovníků podle zákona o obchodování s cennými papíry, požadavky na odbornou způsobilost a bezúhonnost členů vedoucích orgánů a osob v klíčových funkcích, nakládání s pozornostmi od, resp. pro příslušníky společnosti podle níže uvedeného bodu 4 tohoto etického kodexu). V případě pochyb je nutno informovat pověřence pro oblast compliance.

5 Příslušníci společnosti mohou zastupovat společnost skupiny W&W při obchodech, na nichž se oni sami či jejich rodinní příslušníci podílejí ekonomicky nikoli nezanedbatelně, jen po předchozím odsouhlasení ze strany přímého nadřízeného a po následné konzultaci s pověřencem pro oblast compliance. 4. Stop úplatkům a úplatnosti Skupina W&W nestrpí žádnou formu korupce či přímého anebo nepřímého uplácení. Nezávisle na tom mohou v běžném pracovním provozu nastat konfliktní situace, které sice nepředstavují korupci ani úplatek, ovšem mohly by zpochybnit soudnost příslušníků naší společnosti na jedné straně a obchodních partnerů na straně druhé. a) Pozornosti prokazované zástupcům veřejných institucí Nositelé funkcí, zástupci veřejných institucí, úředníci, zaměstnanci veřejné služby a politici musejí neustále zachovávat svou suverenitu. Nesmějí proto přímo ani nepřímo přijímat dary, pozornosti či pozvání na akce, které by mohly vyvolat pochybnosti o této skutečnosti. Dary a jiná zvýhodnění tohoto kruhu osob jsou proto přípustné pouze výjimečně, pokud jsou projevem úcty vůči veřejné funkci či politické roli a pokud nehrozí nebezpečí, že se tím zpochybní suverenita příjemce. V případě pochyb je před poskytnutím nutná konzultace s pověřencem pro oblast compliance. b) Přijímání darů / jiných zvýhodnění Dary a pozornosti zejména od obchodních partnerů pro příslušníky naší společnosti mohou vést ke konfliktním situacím, které mohou ohrozit jejich schopnost úsudku v obchodních rozhodovacích procesech a rovněž pověst skupiny W&W, resp. jednotlivých společností koncernu. Ve snaze zabránit střetům zájmů a jakémukoli zdání korupce se příslušníci společnosti vyhýbají těmto situacím, neboť skrývají riziko trestného jednání. V kontaktu s klienty, dodavateli či jinými obchodními partnery platí, že žádný příslušník společnosti skupiny W&W nesmí v obchodním styku pro sebe ani pro třetí osoby požadovat či si nechat přislíbit osobní výhody, dary či jiné pozornosti jako protislužbu za zvýhodnění při objednávce zboží či výkonu služeb. Také přijetí podobného typu zvýhodnění je principiálně nepřípustné a rovněž představuje trestné jednání. c) Poskytování darů a dalšího zvýhodnění / pozvání na soukromé akce Stejně tak nesmějí být obráceně v souvislosti s činností pro skupinu W&W, resp. pro jednotlivé společnosti koncernu zaměstnancům či pověřencům jiné společnosti (klientům, dodavatelům či jiným obchodním partnerům) nabízeny, slibovány či poskytovány osobní výhody jako protislužba za zvýhodnění. 5. Důvěrnost / ochrana dat Jsme si vědomi mimořádné odpovědnosti v kontaktu s informacemi zejména našich obchodních partnerů a s těmito daty zacházíme důvěrně a s maximální péčí. Proto jsme se rozhodli pro komplexní ochranu dat našich obchodních partnerů. Zachováváme bankovní tajemství a dodržujeme zvláštní ochranu dat v oblasti pojišťovnictví. Nepovolené předání či zneužití důvěrně získaných informací tedy pro nás nepřipadá v úvahu. To znamená, že data našich obchodních partnerů jsou principiálně využívána a zpracovávána jen tehdy, pokud klient udělil příslušný souhlas. Osobní údaje jsou příslušníky společnosti skupiny W&W zpracovávány, resp. využívány pouze v rámci jejich pracovních úkolů. Tato data je adekvátními prostředky třeba chránit i před přístupem nedotčených kolegů a třetích osob.

6 S obchodními tajemstvími, tedy s takovými informacemi, se kterými přijdeme do styku v rámci pracovní činnosti či které představují výsledky této pracovní činnosti (např. vzorce, výsledky či kalkulace), je nakládáno důvěrně. Tyto rovněž nejsou předávány třetím osobám (k nimž spadají také přátelé či rodinní příslušníci). Ochranu před nepovoleným vyzrazením je třeba dodržovat také ve vztahu k obchodním tajemstvím obchodních partnerů skupiny W&W. 6. Reporting Reporting společností skupiny W&W probíhá podle nejlepšího vědomí a svědomí, úplně a včasně. To platí zejména pro účetnictví a závěrky a také pro další zprávy o vývoji skupiny W&W. Za tímto účelem nastavují odpovědné osoby efektivní procesy a kontroly. 7. Komunikace s úřady / třetími osobami Komunikace s úřady a třetími osobami probíhá výlučně prostřednictvím příslušného místa skupiny W&W po dohodě s příslušným odborným oddělením. Kdo vystupuje na veřejnosti a mohl by být přitom vnímán jako zástupce skupiny W&W či jedné ze společností, aniž by k tomu měl příslušné oprávnění, musí ozřejmit, že jedná jako soukromá osoba. 8. Pravidla pro zákulisní informace Informace, které jsou vhodné k tomu, aby značně ovlivnily burzovní či tržní cenu finančních nástrojů (akcií, dluhopisů apod.), nesmějí být předávány, využívány (nákup / prodej) ani jinak dále postupovány (doporučení) (dále také zákulisní informace ). Zákulisní informace se nemusejí týkat pouze samotné společnosti W&W AG, Würtembergische Lebensversicherung AG anebo Wüstenrot Bausparkasse AG. Na burzovní či tržní cenu akcií W&W AG, Würtembergische Lebensversicherung AG, resp. cenných papírů emitovaných společností Wüstenrot Bausparkasse AG mohou mít spíše vliv také informace o ostatních společnostech skupiny W&W. Zákulisní informace se mohou konečně týkat i akciové společnosti kótované na burze mimo skupinu W&W. 9. Praní špinavých peněz / hospodářská kriminalita Skupina W&W činí všechna potřebná opatření ve snaze zabránit zneužití společností koncernu k praní špinavých peněz či k jiným ilegálním účelům. Příslušníci společnosti skupiny W&W si proto před obchodní transakcí vždy obstarávají dostatek informací o obchodním prostředí smluvního partnera, o smluvním partnerovi samotném a o účelu zamýšleného obchodu (princip know your customer ). Obchodní vztahy se v rámci povinností řádné péče monitorují s ohledem na riziko (princip customer due diligence ). Příslušníci společnosti se nesmějí podílet na ilegálních postupech v souvislosti se skupinou W&W ani nesmějí ilegální jednání související se skupinou W&W trpět. 10. Konkurence / zákaz kartelu Naši účast na hospodářské soutěži lze charakterizovat profesionalitou a integritou. Proto jednáme ve snaze dosáhnout našich obchodních cílů výlučně za pomoci férových a zákonných prostředků. Nepodílíme se na nepřípustných dohodách mezi společnostmi, na rozhodnutích asociací společností ani na vzájemně sladěných postupech, jejichž účelem či efektem je zabránění, omezení či zfalšování hospodářské soutěže.

7 Příslušníci naší společnosti vědí, že pravidla hospodářské soutěže se dodržují a že porušení zákazu kartelu může mít pro ně samotné i pro skupinu W&W značné občansko- a trestněprávní důsledky. 11. Přijímání peněz od klientů, obchody s klienty Příslušníci společnosti smějí v rámci své pracovní činnosti přijmout cennosti či peníze od klienta jen tehdy, pokud to vnitřní směrnice vysloveně dovolují. Rovněž nakládání s penězi a cennostmi a jejich předávání mohou probíhat výlučně v souladu s předepsaným postupem. Při uzavírání smluv klienty dbáme na to, aby nebyly uvedeny falešné údaje a aby nebyly vylepšeny finanční poměry našich klientů. Potvrzujeme pouze to, o čem jsme se skutečně přesvědčili. Za klienty ani s vidinou zisku určité výhody nepodepisujeme, a to ani na základě plné moci. 12. Dary / sponzoring Dary a sponzorské příspěvky smějí být poskytovány pouze v rámci daného právního řádu a ve shodě s příslušnými platnými vnitřními ustanoveními. O darech a příspěvcích pro politické strany musí rozhodnout představenstvo či vedení dané společnosti. Toto rozhodnutí je třeba zdokumentovat. 13. Zařízení společnosti / hodnoty společnosti, životní prostředí, udržitelnost Každý příslušník společnosti je zodpovědný za ochranu hodnot společnosti skupiny W&W (jedná se o věcné i nemateriální hodnoty, informace). Hodnoty společnosti lze používat jen k určenému účelu. Při používání provozních prostředků a zdrojů společnosti se dodržují vnitřní pravidla společnosti. Šetrné používání přírodních zdrojů je pro nás velice důležité. Proto při volbě dodavatelů, reklamních materiálů a jiných externích služeb zohledňujeme kromě ekonomických aspektů také ekologická a sociální kritéria. Přijetí odpovědnosti vůči společnosti a životnímu prostředí je součástí chápání společnosti skupiny W&W a filozofie udržitelnosti. Svými produkty a svou rolí zaměstnavatele naplňuje skupina W&W významný celohospodářský úkol, ke kterému se staví v duchu trvalé udržitelnosti. 14. Realizace Vedoucí pracovníci i členové orgánů skupiny W&W plní funkci vzoru. Zároveň nesou zodpovědnost za to, aby příslušníci jim svěřeného úseku dodržovali stanovené požadavky a aby byli citliví vůči možným konfliktním situacím. To se v neposlední řadě děje i v rámci kultury rizik panující ve skupině W&W. Podle této kultury se vedení společností koncernu hlásí k rizikově přiměřenému chování, ke striktnímu dodržování rizikového apetitu všemi příslušníky společnosti, tak jak je komunikován v dané kultuře rizik, a k umožnění a podpoře transparentního a otevřeného dialogu uvnitř firmy o rizikově relevantních otázkách. Všechny doručené podněty týkajících se možného porušení pravidel tohoto etického kodexu či jiných společnosti škodících způsobů jednání jsou řešeny důvěrně a s náležitou péčí. Informace společnosti umožňují včasně reagovat na případné nesrovnalosti a napravit je. Může to přispět k tomu, že se z malých problémů nestanou velké. Pokud panuje opodstatněné podezření z porušení, učiní pověřenec pro oblast compliance další opatření nutná k objasnění situace a využije přitom, pokud je to zapotřebí, také další oddělení společnosti.

8 15. Důsledky porušení Porušení těchto pravidel chování může značně poškodit reputaci skupiny W&W a také způsobit finanční škody, dále pak může vést k právnímu znevýhodnění, zejména k sankčním opatřením ze strany státu (např. výměr pokuty či ztráta oprávnění k provozování obchodní činnosti), což by mohlo ohrozit existenci skupiny W&W. Pakliže chybné chování příslušníků společnosti skupiny W&W zároveň představuje porušení jejich pracovních povinností dle uzavřené smlouvy, mohou být důsledkem disciplinární opatření až po výpověď. Dále mohou jednotlivým příslušníkům společnosti hrozit také trestněprávní sankce, pokud porušení kodexu zároveň naplňuje skutkovou podstatu trestného činu.

9 16. Kontaktní osoby Vedoucí rizik, compliance a datového managementu pan Christian Beutel (W&W/RC) Tel.: 07141/ christian.beutel@ww-ag.com Gutenbergstraße Stuttgart Pověřenec W&W pro oblast compliance pan Thilo Grutschnig (W&W/KRA) Tel.: 07141/ thilo.grutschnig@ww-ag.com Wüstenrotstraße Ludwigsburg Pověřenec BSW pro oblast compliance pan Andreas Mach (BSW/QRA) Tel.: 07141/ andreas.mach@wuestenrot.de Wüstenrotstraße Ludwigsburg Pověřenec pro oblast praní špinavých peněz a compliance cenných papírů pan Manfred Ohr (WBP/GC) Tel.: 07141/ manfred.ohr@wuestenrot.de Tambourstraße Kornwestheim Pověřenec pro ochranu osobních údajů pan Jürgen Hörner (W&W/KB) Tel.: 07141/ juergen.hoerner@ww-ag.com Wüstenrotstraße Ludwigsburg Vedoucí koncernové revize pan Andreas Neuburger (W&W/KV) Tel.: 0711/ andreas.neuburger@ww-ag.com Gutenbergstraße Stuttgart Vedoucí komunikace / tiskový mluvčí pan Dr. Immo Dehnert (W&W/KE) Tel.: 07141/ immo.dehnert@ww-ag.com Wüstenrotstraße Ludwigsburg Externí ombudsman pan Dr. Rainer Buchert Tel.: 069/ nebo 06105/ Fax: 069/ kanzlei@dr-buchert.de Dr. Buchert & Partner Rechtsanwälte PartGmbH Bleidenstraße Frankfurt am Main

10