IMPLEMENTACE SW NÁSTROJE PROCESNÍHO ŘÍZENÍ ATTIS

Transkript

1 IMPLEMENTACE SW NÁSTROJE PROCESNÍHO ŘÍZENÍ ATTIS TVORBA PROCESNÍ MAPY V PODMÍNKÁCH MĚSTSKÉHO ÚŘADU TURNOV Ostrava, 6. října ATTN Consulting s.r.o. 1

2 Obsah Zadání projektu, jeho specifika a průběh Sběr a zpracování podkladů pro procesní analýzu Členění procesů a architektura procesní mapy Způsob vymezení procesů v nástroji procesního řízení ATTIS HTML modely ATTN Consulting s.r.o. 2

3 Zadání projektu a jeho specifika Ze zadání: Zmapování a popsání procesů 14 odborů městského úřadu (výstupem má být 14 procesních map) Vytvoření 2 studií procesního řízení Specifika: Zaměření projektu na plošné mapování, nikoli pouze na vybrané důležité/problémové procesy vzhledem k rozsahu agend, rozsahu projektu a časovému harmonogramu bylo nutné aktualizovat metodiku procesního modelování a zvolit vhodnou míru detailu Studie č.1 byla zaměřena na popis současného stavu procesního řízení Studie č.2 byla zaměřena na možnosti rozvoje procesního řízení po skončení projektu ATTN Consulting s.r.o. 3

4 Průběh projektu Informační požadavek na směrnice a organizační řád úřadu Vytvoření strukturovaných dotazníků k vyplnění (po agendách odborů) - zaměření na vstupy, výstupy, odpovědnosti, doporučení Analýza podkladů a dotazníků a příprava základní procesní architektury Konzultace procesní architektury a dalších detailů s vedoucími odborů Finalizace procesního modelu, implementace ATTIS, školení ATTN Consulting s.r.o. 4

5 Dotazník - ukázka ATTN Consulting s.r.o. 5

6 Členění procesů a architektura procesní mapy Při konstrukci mapy použito pomocné členění procesů, které není součástí standardních metodik procesního modelování, ale v případě úřadů veřejné správy se jeví jako účelné, a to tzv. typové, specifické a průřezové procesy. Typové procesy Jedná se o procesy s obdobným postupem, které se vyskytují na dvou nebo více odborech a lze je tedy stejně nebo obdobně vymezit, měřit a zlepšovat. Odlišnosti při aplikaci typových procesů na úrovni jednotlivých odborů (jako odlišné regulující právní předpisy, specifické vstupy, výstupy apod.) byly v určité míře zapracovány do popisu typového procesu na úrovni mapy příslušného odboru. Specifické procesy odboru Jedná se o procesy se specifickým postupem, které se vyskytují pouze na daném odboru (standardně se na něm nepodílejí jiné odbory). ATTN Consulting s.r.o. 6

7 Členění procesů a architektura procesní mapy Průřezové procesy Jedná se o procesy, do nichž jsou zapojeny buď všechny odbory (např. Sestavení návrhu rozpočtu a sledování jeho plnění), nebo je jejich postup pro všechny odbory stejný (Vyřizování stížností, oznámení a podnětů). Postup těchto procesů (nebo alespoň jeho část) je upravena společným řídícím dokumentem / dokumenty. Specifické činnosti Pro účely tvorby procesní mapy se jedná o takové činnosti odboru, které splňují jedno nebo více kritérií: probíhají výjimečně, jedná o jednoduchý ucelený soubor činností jednotlivce, činnost není z pohledu fungování Úřadu významná. Tyto činnosti nebyly nyní zahrnuty do návrhu procesní mapy, byly předány formou doplňující tabulky. ATTN Consulting s.r.o. 7

8 Ukázka typové procesy ATTN Consulting s.r.o. 8

9 Jednotlivé úrovně procesního stromu Základní úroveň procesního stromu zahrnuje: adresář typových procesů adresáře procesů jednotlivých odborů (14 procesních map) průřezové řídící a podpůrné procesy ATTN Consulting s.r.o. 9

10 Způsob vymezení procesů v nástroji procesního řízení ATTIS Procesy / procesní oblasti jsou vymezeny v procesní mapě pomocí: klíčových výstupů z procesu a vstupů do něj, popisu základních činností odehrávající se v procesu (záložka Obecné, pole Popis), přiřazení vlastníka procesu, pokud je nyní znám (záložka Obecné, pole Vlastník), přiřazení funkčních míst / pozic případně konkrétních pracovníků vykonávajících jednotlivé činnosti v rámci procesu včetně činností kontrolních a rozhodovacích (záložka Matice). ATTN Consulting s.r.o. 10

11 Ukázka karty procesu ATTN Consulting s.r.o. 11

12 Výchozí zobrazení procesu v mapě Jelikož je mapa zpracována na úrovni základního vymezení procesů, bylo použito zobrazení atributů v členění: vstup = externí vstup z vnějšího prostředí (zelená barva), výstup = výstup do externího prostředí, výjimečně klíčový dokument vzniklý v průběhu procesu a určený k archivaci (žlutá barva), ostatní = výstup z procesu, který je v něm generován a slouží zároveň jako vstup do jiných procesů, tzn. z pohledu celkové mapy je tedy někde vstupem, jinde výstupem (červená barva). ATTN Consulting s.r.o. 12

13 Generování procesního modelu do HTML šablony ATTN Consulting s.r.o. 13

14 Podpůrný HTML organizační model ATTN Consulting s.r.o. 14

15 Osobní HTML šablony ATTN Consulting s.r.o. 15

16 Děkuji za pozornost Ing. Alexandr Toloch Tel.: ATTN Consulting s.r.o. Krapkova 280/ Olomouc ATTN Consulting s.r.o. 16