Zavedení procesního řízení

Transkript

1 Příloha č. 5 zadávací dokumentace veřejné zakázky malého rozsahu Zavedení procesního řízení zadávané mimo režim zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ), v souladu s vnitřním předpisem č. 1/2014 Pravidla pro zadávání veřejných zakázek statutárního města Jihlavy Smlouva o poskytování služeb uzavřená ve smyslu ust odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále občanský zákoník ) I. Smluvní strany 1. Statutární město Jihlava se sídlem Masarykovo náměstí 97/1, Jihlava zastoupené Františkem Zelníčkem, náměstkem primátora IČ: DIČ: CZ Bankovní spojení: Česká spořitelna, a.s., Jihlava č. účtu /0800 Kontaktní osoba: Vladimír Křivánek, vedoucí odboru informatiky a (dále jen objednatel ) na straně jedné 2. Název :. se sídlem:. zastoupený :. IČ:.. DIČ:... společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném.soudem v.., oddíl, vložka.. Bankovní spojení:. č. účtu: (dále jen poskytovatel ), na straně druhé (dále též jednotlivě jako Smluvní strana nebo společně jako Smluvní strany ). Ve smluvních věcech jedná za objednatele: František Zelníček, náměstek primátora za poskytovatele: Kontaktní osoba za objednatele:. za poskytovatele:. Stránka 1 z 8

2 uzavírají v souladu s ustanovením 1746 odst. 2 občanského zákoníku tuto smlouvu o poskytování služeb (dále jen smlouva ). II. Úvodní ustanovení 1. Tato smlouva se uzavírá za účelem realizace zakázky Zavedení procesního řízení (dále jen Zakázka ). V rámci výběrového řízení veřejné zakázky Zavedení procesního řízení byla nabídka poskytovatele vyhodnocená objednatelem jako nejvýhodnější. 2. Základním účelem této smlouvy je úprava podmínek, za nichž bude poskytovatel poskytovat služby spočívající v aplikaci principů procesního řízení na Magistrátu města Jihlavy, za účelem realizace aktivit, které jsou vymezeny v článku III. III. Předmět smlouvy 1. Poskytovatel se na základě této smlouvy zavazuje poskytnout objednateli řádně a včas služby spočívající v aplikaci metod procesního řízení na Magistrátu města Jihlavy za účelem zvyšování efektivity výkonu veřejné správy. Popis služeb je uveden v příloze č. 1 Podrobná specifikace, která je nedílnou součástí této IV. Práva a povinnosti poskytovatele 1. Poskytovatel prohlašuje, že předmět smlouvy není plněním nemožným a že smlouvu uzavírá po pečlivém zvážení všech možných důsledků. 2. Poskytovatel dále prohlašuje, že se seznámil s předmětem smlouvy, a že služby, uvedené v předmětu smlouvy a specifikované v příloze č. 1 této smlouvy, mohou být poskytnuty způsobem a v termínech stanovených ve smlouvě a v zadávací dokumentaci. 3. Poskytovatel prohlašuje, že je odborně způsobilý ke splnění všech svých závazků podle této 4. Poskytovatel prohlašuje, že se detailně seznámil s rozsahem poskytovaných služeb, že jsou mu známy veškeré technické, kvalitativní a jiné podmínky nezbytné k jejich poskytnutí a že disponuje takovými kapacitami a odbornými znalostmi, které jsou nezbytné pro poskytnutí služeb za dohodnutou smluvní cenu, která je cenou nejvýše přípustnou, uvedenou ve smlouvě, a to rovněž ve vazbě na jím prokázanou kvalifikaci pro plnění zakázky. 5. Poskytovatel se zavazuje postupovat při plnění předmětu smlouvy s odbornou péčí, podle nejlepších znalostí a schopností, sledovat a chránit oprávněné zájmy objednatele a postupovat v souladu s jeho pokyny a interními předpisy souvisejícími s předmětem plnění smlouvy (či její dílčí části), které objednatel poskytovateli poskytne nebo s pokyny jím pověřených osob. Dále se poskytovatel zavazuje poskytnout objednateli veškerou nezbytnou součinnost k naplnění účelu 6. Poskytovatel se zavazuje na žádost objednatele spolupracovat či poskytnout součinnost případným dalším poskytovatelům objednatele, podílejících se na plnění dalších veřejných zakázek zaměřených na obdobné projekty, které probíhají nebo budou probíhat u objednatele. Stránka 2 z 8

3 7. Objednatel umožňuje účast subdodavatelů na předmětu zakázky (v souhrnu) do maximální výše 30% celkové hodnoty zakázky. Pokud bude některá část předmětu smlouvy plněna subdodavatelsky, uvede poskytovatel údaje o subdodavateli (subdodavatelích) v příloze č. 4. této smlouvy, včetně specifikace a rozsahu služeb, které budou subdodavatelem (subdodavateli) poskytnuty či prováděny. Poskytovatel se zavazuje, že tyto dílčí služby budou příslušným subdodavatelem provedeny v souladu se všemi podmínkami Tím není dotčena výlučná odpovědnost poskytovatele za poskytování řádného plnění dle smlouvy či její dílčí části. Poskytovatel se zavazuje předem písemně oznámit objednateli jakoukoliv změnu na pozici svého subdodavatele s tím, že objednatel je povinen se ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení písemného oznámení vyjádřit, zda změnu subdodavatele povoluje, či nikoliv. Objednatel nebude udělení souhlasu bezdůvodně odpírat. Nevyjádří-li se objednatel ve stanovené lhůtě, považuje se změna na pozici subdodavatele ze strany objednatele za povolenou. 8. Pokud poskytovatel nevyužije subdodavatele, uvede do přílohy č. 4 toto prohlášení: Poskytovatel při plnění smlouvy nepředpokládá využití subdodavatele, ledaže se s objednatelem písemně dohodne jinak. 9. Poskytovatel se zavazuje zachovat po dobu poskytování služeb dle smlouvy profesionální složení týmu v souladu s požadavky stanovenými ve smlouvě a rovněž v zadávací dokumentaci (jmenný seznam členů týmu tvoří přílohu č. 2. této smlouvy). Osoby poskytovatele, jejichž pomocí bylo prokázáno splnění kvalifikačních předpokladů, tak jak byly v zadávací dokumentaci požadovány, budou skutečně zapojeny v uvedených rolích do poskytování služeb při plnění předmětu Zakázky. V případě nutné personální změny z důvodů nezávislých na vůli poskytovatele v pozicích osob, pomocí nichž bylo prokázáno splnění kvalifikačních předpokladů, musí poskytovatel doložit splnění srovnatelných kvalifikačních předpokladů pro náhradní osoby, jimiž budou tyto pozice obsazeny, k odsouhlasení objednateli. Objednatel má právo na odmítnutí nebo akceptaci významných změn ve složení týmu poskytovatele v době poskytování služeb. 10. Poskytovatel bez předchozího výslovného písemného souhlasu objednatele nepostoupí ani nepřevede jakákoliv práva či povinnosti vyplývající ze smlouvy na třetí osobu či osoby. 11. Poskytovatel souhlasí s tím, aby subjekty oprávněné dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, provedly finanční kontrolu závazkového vztahu vyplývajícího ze smlouvy s tím, že se poskytovatel podrobí této kontrole, a bude působit jako osoba povinná ve smyslu ustanovení 2 písm. e) uvedeného zákona. 12. Poskytovatel se zavazuje řádně uchovávat veškerou dokumentaci související s realizací předmětu smlouvy, včetně účetních dokladů minimálně do konce roku 2024, pokud zvláštní právní předpis nestanoví v době trvání tohoto závazku poskytovateli lhůtu delší. V. Práva a povinnosti objednatele 1. Objednatel se zavazuje odebírat objednané služby za podmínek stanovených touto smlouvou a zaplatit za řádně poskytnuté služby poskytovateli cenu dohodnutou smluvními stranami v článku VIII. této 2. Objednatel bude poskytovateli poskytovat potřebnou součinnost. VI. Místo plnění 1. Místem plnění této smlouvy je sídlo objednatele. tj. budova Magistrátu města Jihlavy, Masarykovo náměstí 97/1, Jihlava a ostatní pracoviště Magistrátu statutárního města v Jihlavě. Služby Stránka 3 z 8

4 jako proškolení zaměstnanců, vedení workshopu v rámci této smlouvy je poskytovatel povinen poskytovat objednateli v sídle objednatele VII. Termín plnění 1. Poskytovatel je povinen realizovat předmět smlouvy podle pokynů objednatele, a to ode dne účinnosti této smlouvy, nejpozději do Závazný harmonogram realizace služeb je uveden v Příloze č. 3. této Poskytovatel se zavazuje plnit dílo po částech v dílčích termínech plnění, které jsou uvedeny v tomto harmonogramu s tím, že pokud je uvedeno, že určitou činnost má poskytovatel splnit v kalendářním měsíci, pak je povinen ji splnit do posledního pracovního dne příslušného kalendářního měsíce. VIII. Cena plnění a způsob úhrady 1. Celková cena plnění za realizaci předmětu smlouvy bez DPH je sjednána na...,- Kč (slovy:.. korun českých), částka odpovídající DPH (v sazbě. %) činí..,- Kč a celková cena s DPH tak činí...,-kč (slovy:. korun českých). 2. Cena bez DPH je cenou nejvýše přípustnou. 3. Poskytovatel prohlašuje, že součástí ceny dle smlouvy je veškeré plnění, které se na základě smlouvy zavázal poskytnout objednateli. Poskytovatel dále prohlašuje, že součástí ceny dle smlouvy jsou i služby a dodávky, které v zadávací dokumentaci nebo i ve smlouvě sice výslovně uvedeny nejsou, ale poskytovatel jakožto odborník o nich ví nebo má vědět, že jsou pro poskytnutí služeb nezbytné. 4. K položkám zahrnutým do ceny plnění bude připočtena DPH v zákonné sazbě platné v den uskutečnění zdanitelného plnění. Poskytovatel odpovídá za to, že sazba DPH bude stanovena v souladu s platnými právními předpisy. 5. Vyúčtování ceny za poskytnutí služeb, resp. jejich dílčí části, provede poskytovatel na základě daňového dokladu - faktury splňující veškeré podstatné náležitosti dle zvláštních právních předpisů, zejména zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. 6. Součástí faktury bude specifikace dodaného plnění tak, aby byla v souladu se smlouvou a s platnými účetními a daňovými předpisy, a to za účelem řádného vedení evidence objednatele v souladu s těmito právními předpisy. 7. Právo fakturovat vzniká poskytovateli na základě odvedených prací a odsouhlasení zadavatelem viz Příloha č. 1 Zadávací dokumentace první dílčí akceptace dosud vykonané práce zadavatelem (strana 3) a následně po dokončení a řádném předání celého předmětu smlouvy, které bude stvrzeno akceptací předávacího protokolu. 8. Faktura je splatná do 21 kalendářních dnů ode dne jeho doručení objednateli na adresu jeho sídla. 9. Cena plnění bude uhrazena poskytovateli bezhotovostním převodem na bankovní účet poskytovatele č. ú.:.., vedený u, pakliže nebude dohodnuto jinak. 10. Faktura je považována za proplacenou okamžikem odepsání příslušné částky z účtu objednatele ve prospěch poskytovatele. 11. Objednatel nebude poskytovat zálohové platby. Stránka 4 z 8

5 IX. Povinnost mlčenlivosti, odpovědnost za škodu 1. Poskytovatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost ohledně skutečností, které se v souvislosti s plněním smlouvy dozvěděl nebo které objednatel označil za důvěrné (dále jen důvěrné informace"). Poskytovatel je povinen přijmout opatření k ochraně důvěrných informací. Důvěrné informace mohou být poskytovatelem použity výhradně k plnění 2. Poskytovatel se zejména zavazuje chránit osobní údaje v souladu se zák. č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. V případě, že se v rámci plnění předmětu smlouvy dostane do kontaktu s osobními údaji, bude je ochraňovat a nakládat s nimi plně v souladu s příslušnými právními předpisy, a to i po ukončení plnění 3. Poskytovatel nesdělí či nezpřístupní žádnou z důvěrných informací třetím osobám, nevyužije ji k vlastnímu prospěchu nebo jinak nezneužije. 4. Poskytovatel se rovněž zavazuje pro případ, že se v průběhu plnění předmětu smlouvy dostane do kontaktu s údaji objednatele vyplývajícími z jeho provozní činnosti, tyto údaje v žádném případě nezneužít, nezměnit, ani jinak nepoškodit, ztratit či znehodnotit. Poskytovatel se rovněž zavazuje provádět svoje činnosti tak, aby nebyl v nadbytečném rozsahu omezen provoz objednatele, zejména v úředních hodinách. 5. Povinnost mlčenlivosti a zachování důvěrnosti informací se nevztahuje na informace, které se staly obecně známými za předpokladu, že se tak nestalo porušením některé z povinností vyplývajících ze smlouvy, nebo o kterých tak stanoví zákon, zpřístupnění je však možné vždy jen v nezbytném rozsahu. Povinnost mlčenlivosti a ochrany důvěrných informací trvá 1 rok po ukončení 6. V případě porušení závazku mlčenlivosti či ochrany důvěrných informací je objednatel oprávněn požadovat zaplacení smluvní pokuty ve výši ,- Kč za každý jednotlivý případ porušení závazku. X. Licenční ujednání 1. Poskytovatel bere na vědomí, že pokud v rámci realizace projektu dochází ke vzniku jakéhokoli díla dle zákona č. 121/2000 Sb., autorský zákon, ve znění pozdějších předpisů (dále jen autorský zákon ), je poskytovatel povinen poskytnout objednateli neomezenou bezplatnou licenci k užití práv duševního vlastnictví. 2. Poskytovatel tímto uděluje objednateli výhradní licenci ke všem způsobům užití těchto inovativních produktů: - Diagramy a popisy procesů - Procesní mapa - Metodická příručka procesního řízení - Akční plán změn (dále jen dílo ) v neomezeném rozsahu po dobu od podpisu smlouvy pro teritoriálně a množstevně neomezené užití, a to pro všechny části jako celku nebo jeho části v původní nebo změněné podobě, samostatně nebo v souboru, anebo ve spojení s jiným dílem či prvky. 3. Poskytovatel prohlašuje, že je autorem díla a je tak oprávněn umožnit předmět licence užít všemi způsoby pro území celého světa a právo udělit objednateli oprávnění k výkonu práva dle této 4. Objednatel není povinen licenci využít. 5. Poskytovatel neposkytne licenci třetí osobě a sám je povinen zdržet se výkonu práva užít dílo způsobem, ke kterému udělil výše uvedenou licenci. Stránka 5 z 8

6 6. Objednatel je oprávněn postoupit, přenechat, zapůjčit, umožnit užívání, či jinak dočasně nebo trvale poskytnout oprávnění tvořící součást licence nebo licenci třetím osobám, a to částečně nebo zcela. 7. Objednatel na základě podlicenční smlouvy postoupí oprávnění tvořící součást licence Řídícímu orgánu. V případě poskytnutí licence dalším třetím osobám, je objednatel povinen poskytovatele informovat o takovém postoupení a o osobě postupníka. Za dostatečné splnění této povinnosti se považuje zaslání ové zprávy obsahující příslušné informace na kontaktní ovou adresu poskytovatele, uvedenou pro tento účel na první straně této smlouvy v identifikačních údajích poskytovatele. 8. Licence je poskytována bezplatně. 9. Poskytovatel licence se zavazuje předat předmět licence v těchto podobách: - jedna rozmnoženina díla v elektronické podobě na nosiči CD nebo DVD, - jedna rozmnoženina díla v hmotné podobě. XI. Odpovědnost za škodu a sankce 1. Smluvní strana odpovídá za škodu, která vznikla druhé smluvní straně porušením jejích povinností stanovených smlouvou nebo právními předpisy České republiky. 2. Poskytovatel je povinen být pojištěn proti škodám způsobeným jeho činností včetně možných škod způsobených pracovníky poskytovatele v minimální výši: ,- Kč Doklady o pojištění je povinen na vyžádání předložit objednateli. 3. Uplatnění náhrady škody nebrání uplatnění dalších sankcí vyplývajících z uvedených právních předpisů. 4. V případě, že poskytovatel nedodrží termíny stanovené v čl. VII, má objednatel nárok na zaplacení smluvní pokuty ve výši 0,05% z celkové odměny za plnění specifikované v čl. VIII odst. 1) této smlouvy, a to za každý, i započatý den prodlení s dodržením termínu. 5. Pro případ prodlení objednatele s úhradou ceny plnění vzniká poskytovateli nárok na zaplacení úroku z prodlení ve výši 0,01 % z fakturované částky za každý den prodlení. 6. Jakákoliv sankce dle smlouvy se nedotýká práva smluvních stran na náhradu způsobené škody, ani toto právo jakkoliv nelimituje. XII. Odstoupení od smlouvy 1. Odstoupení od smlouvy se řídí občanským zákoníkem. 2. Objednatel je oprávněn písemně odstoupit od smlouvy z důvodů jejího podstatného porušení poskytovatelem, přičemž za podstatné porušení smlouvy se bude považovat zejména, nikoliv však výlučně: - přerušení poskytování služeb poskytovatelem po dobu delší než 10 pracovních dnů - skutečnost, že poskytovatel uvedl nepravdivé prohlášení podle této - porušení jakékoliv povinnosti poskytovatele vyplývající ze smlouvy a její nesplnění ani v dodatečné přiměřené lhůtě, kterou objednatel poskytovateli k tomu poskytne (nevylučuje-li to charakter porušené povinnosti); v pochybnostech se má za to, že dodatečná lhůta je přiměřená, pokud činila alespoň 10 pracovních dnů 3. Objednatel je dále oprávněn odstoupit od smlouvy, kdykoli během jejího trvání v případě, že nebude mít zajištěny dostatečné finanční prostředky na financování plnění této Zakázky. Stránka 6 z 8

7 4. Za den odstoupení od smlouvy se považuje den, kdy bylo písemné oznámení o odstoupení oprávněné smluvní strany doručeno druhé smluvní straně, a to způsobem uvedeným ve smlouvě. 5. Odstoupením od smlouvy nejsou dotčena práva smluvních stran na úhradu splatné smluvní pokuty a na náhradu škody. 6. V případě odstoupení od smlouvy bude k datu účinnosti odstoupení vyhotoven Protokol o stavu poskytovaných služeb k datu účinnosti odstoupení. V tomto protokole bude popsáno, v jakém rozsahu byly dosud služby poskytnuty a vzájemné nároky smluvních stran. 7. Do doby vyčíslení oprávněných nároků smluvních stran a do doby dohody o vzájemném vyrovnání těchto nároků je objednatel oprávněn zadržet veškeré fakturované a splatné platby poskytovateli. 8. V dalším se v případě odstoupení od smlouvy postupuje dle příslušných ustanovení občanského zákoníku. 9. Odstoupení od smlouvy je vždy s účinky EX NUNC, tedy bez zpětné účinnosti. 10. Odstoupením od smlouvy zůstávají nedotčena ustanovení této smlouvy o náhradě škody, smluvních pokutách, pojištění, dále ustanovení o odpovědnosti poskytovatele za vady, o záruce a záruční době, o řešení sporů či jiná ustanovení, která podle projevené vůle smluvních stran nebo vzhledem ke své povaze mají trvat i po ukončení XIII. Závěrečná ustanovení 1. Tato smlouva vstupuje v platnost a nabývá účinnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami. 2. Jednacím jazykem mezi objednatelem a poskytovatelem bude pro veškerá plnění vyplývající z této smlouvy výhradně jazyk český, a to včetně veškeré dokumentace vztahující se k předmětu 3. Ve všech záležitostech touto smlouvou výslovně neupravených se vztahy smluvních stran řídí příslušnými ustanoveními obecně závazných právních předpisů ČR, zejména občanským zákoníkem. 4. Veškeré změny a doplnění této smlouvy musí být činěny pouze formou písemných a číselně označených dodatků ke smlouvě schválených oběma Smluvními stranami. 5. Veškeré případné spory ze smlouvy budou řešeny věcně a místně příslušným soudem v České republice, přičemž místní příslušnost pro veškeré spory bude určována podle sídla objednatele. 6. Jakákoli korespondence, oznámení či jiné sdělení učiněné na základě této smlouvy se považuje za řádně doručené druhé smluvní straně v následujících případech: a) Je-li doručována prostřednictví datové schránky, okamžikem doručení. b) Je-li doručována osobně, okamžikem odmítnutí přijetí. c) Je-li zasílána doporučenou poštou, třetí pracovní den po odevzdání k poštovní přepravě, pokud termín doručení časově neovlivní vyšší moc. d) Je-li zasílána kurýrní službou, druhý pracovní den po odevzdání ke kurýrní přepravě, pokud termín doručení časově neovlivní vyšší moc. e) Je-li zasílána faxovým přenosem, převzetím potvrzení o uskutečnění faxového přenosu (nebo jiného odpovídajícího dokladu), že faxová zpráva byla adresátovi odesílatelem zaslána. Stránka 7 z 8

8 7. Tato smlouva je vyhotovena v 5 stejnopisech s platností originálu tak, že objednateli připadnou 3 vyhotovení a poskytovateli 2 vyhotovení. 8. Smluvní strany prohlašují, že tato smlouva je projevem jejich pravé, svobodné a vážné vůle a že ji uzavírají dobrovolně, na důkaz čehož připojují své podpisy. 9. Přílohy smlouvy tvoří: Příloha č. 1 Podrobná specifikace předmětu plnění Příloha č. 2 Jmenný seznam členů realizačního týmu poskytovatele, kteří se budou podílet na realizaci služeb Příloha č. 3 - Harmonogram plnění Příloha č. 4 Seznam subdodavatelů s uvedením jejich identifikačních údajů včetně specifikace a rozsah služeb, které budou poskytnuty či prováděny subdodavatelem. V Jihlavě dne V dne.. Za objednatele statutární město Jihlava František Zelníček, náměstek primátora Za poskytovatele Stránka 8 z 8