SMĚRNICE KVESTORA Organizační zabezpečení výzkumných záměrů na UTB Organizační Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně

Transkript

1 Kód: SK/5/2005 Druh: SMĚRNICE KVESTORA Název: Organizační zabezpečení výzkumných záměrů na UTB Organizační Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně závaznost: Datum vydání: Účinnost: Vydává: RNDr. Alexander Černý, kvestor Zpracoval: RNDr. Alexander Černý Spolupracoval: Ing. Lenka Kopřivová, Ing. Gabriela Kráčalíková Počet stran: 11 Počet příloh: Rozdělovník: Podpis oprávněné osoby: Děkani fakult, tajemníci fakult, oddělení vědy a výzkumu fakult, řešitelé VZ a osoby podílející se na řešení VZ, manažeři VZ, ekonomické oddělení, personální oddělení a oddělení vnitřního auditu Článek 1 Účel úpravy (1) Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy podle 29 odst. 6 zákona č. 130/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů, rozhodlo ve věci institucionální podpory výzkumných záměrů na léta 2005 až 2011 dále uvedeným způsobem. Institucionální podpora byla poskytnuta dle rozhodnutí č. 124/ na výzkumný záměr (dále jen VZ) s identifikačním kódem MSM , kde odpovědným řešitelem je prof. Ing. Petr Sáha, CSc., a dle rozhodnutí č. 125/ na VZ s identifikačním kódem MSM , kde odpovědným řešitelem je prof. Ing. Vladimír Vašek, CSc. (2) Výše uvedená rozhodnutí také závazným způsobem upravují podmínky realizace VZ. Vztahy těmito rozhodnutími neupravené se řídí zákonem č. 130/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 218/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, nařízením vlády č. 462/2002 Sb., ve znění pozdějších přepisů, a nařízením vlády č. 267/2002 Sb. (3) Účelem této směrnice je konkretizace organizačního zabezpečení VZ do podmínek Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně. Článek 2 Právní subjekty a řešení výzkumného záměru (1) Poskytovatelem institucionální podpory na VZ je Česká republika Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy IČ:

2 se sídlem Karmelitská 7, Praha 1 (2) Příjemcem institucionální podpory na VZ je Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně IČ: se sídlem Mostní 5139, Zlín. (3) Řešitelem je fyzická osoba, která je příjemci odpovědná za odbornou úroveň výzkumného záměru. Na UTB jsou řešiteli: MSM prof. Ing. Petr Sáha, CSc. MSM prof. Ing. Vladimír Vašek, CSc. (4) Termíny zahájení a ukončení řešení VZ, předmět a cíle jeho řešení, předpokládané výsledky a řešitel VZ jsou uvedeny v návrhu VZ, jehož originál je uložen u poskytovatele. (5) Výzkumný záměr bude realizován za podmínek uvedených v příslušném rozhodnutí a v souladu s částmi C až E návrhu VZ. Článek 3 Uznané náklady výzkumného záměru (1) Uznanými náklady VZ se rozumí náklady, které poskytovatel schválil jako náklady nutné k řešení VZ, které budou vynaloženy během jeho řešení, jsou zdůvodněné, prokazatelné a přiřazené k výzkumným činnostem popsaným v návrhu VZ. (2) Z institucionální podpory na VZ lze hradit pouze náklady na výzkum prováděný na UTB ve Zlíně. Účast třetích osob je možná pouze formou nákupu služeb a to za předpokladu, že nákup služeb bude realizován v míře, která nezpochybní odbornou způsobilost VZ řešit. (3) Specifikace položkového členění uznaných nákladů ( 4 nařízení vlády č. 462/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů): a) Osobní náklady včetně povinných zákonných odvodů na zaměstnance v kategorii akademický pracovník nebo vědecko-výzkumný pracovník (s pracovní kapacitou alespoň 50 % pracovního úvazku), na techniky, další pomocný personál včetně zaměstnanců v dělnických profesích podílejících se na řešení VZ. V této položce uznaných nákladů budou zahrnuti všichni zaměstnanci, kteří byli v návrhu VZ uvedeni jako personální zabezpečení do skupin D1, D2, D3. 2

3 Mzdové náklady vychází ze mzdových předpisů UTB a výše pracovního úvazku zaměstnance na řešení VZ. Závaznou součástí uznaných nákladů nejsou konkrétní výše mezd nebo odměn jednotlivých zaměstnanců, ale osobní náklady jako celek. Náklady na spolupráci studentů doktorských studijních programů jsou hrazeny z institucionální podpory specifického výzkumu na vysokých školách nezahrnují se do uznaných nákladů VZ a nelze je nárokovat v institucionální podpoře VZ. Pokud mají tito studenti vykonávat na VZ činnosti nad rámec jejich studijního programu, uzavře s nimi UTB pracovněprávní vztah. Potom pro tyto studenty platí stejná pravidla jako pro zaměstnance. b) Náklady nebo výdaje na přístroje, stroje, zařízení, pozemky, budovy a další hmotný a nehmotný majetek používaný výhradně a trvale pro výzkumnou činnost v přímé souvislosti s řešením VZ Jestliže se jedná o majetek odepisovaný, lze do uznaných nákladů zahrnout alikvotní část nákladů na odpisy veškerého majetku používaného pro řešení VZ v daném roce. Z institucionální podpory ovšem nelze hradit odpisy majetku pořízeného z institucionální podpory, tzn. jak z nového VZ, tak z VZ podporovaného v letech 1999 až c) Provozní náklady vzniklé v přímé souvislosti s řešením VZ na materiál, na zásoby, na drobný hmotný majetek. d) Náklady na služby využívané v přímé souvislosti s řešením VZ. e) Cestovní náhrady v přímé souvislosti s řešením VZ náhrada prokázaných jízdních výdajů, náhrada prokázaných výdajů na ubytování, stravné (dle pokynu kvestora platného na daný kalendářní rok), náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů např. úhrada konferenčního poplatku. Poskytování cestovních náhrad musí být v souladu se zákonem č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, v platném znění a se směrnicí kvestora upravující náhrady při pracovních cestách hrazené zaměstnancům. Do této položky nelze zahrnovat cestovní náhrady z pracovních cest zaměstnanců, kteří nemají uzavřenou pracovní smlouvu, popř. dohodu o pracích konaných mimo pracovní poměr k UTB ve Zlíně a současně se nepodílí na řešení VZ. Nelze hradit ani cestovní náhrady studentům, s nimiž nebyl sjednán k danému VZ pracovní poměr, popř. dohoda o pracích konaných mimo pracovní poměr. 3

4 V případě úhrady nákladů spojených s pobyty zahraničních odborníků, je nutné uzavřít s nimi dohodu o pracích konaných mimo pracovní poměr a písemně toto sjednat ve smlouvě. Může nastat i případ, že UTB má uzavřenou smlouvu na určité plnění, kdy součástí smluvních podmínek je i hrazení těchto nákladů. Potom se jedná o plnění za službu a náklad náleží do nákladů na služby využívané v přímé souvislosti s řešením VZ. f) Náklady na mezinárodní spolupráci při řešení VZ Jedná se např. o poplatky za členství v mezinárodní organizaci pro příslušný obor výzkumu. Nelze zde zahrnout náklady na spoluúčast zahraniční výzkumné instituce při řešení VZ. g) Náklady na zveřejnění výsledků VZ, včetně nákladů na zajištění práv k výsledkům výzkumu. U faktur daňových dokladů týkajících se této položky nákladů uvede řešitel, resp. manažer při likvidaci označení náklady na zveřejnění výsledků VZ, aby mohl být vynaložený náklad odkloněn na zvláštní analytický účet. h) Doplňkové (režijní) náklady vzniklé v přímé souvislosti s řešením VZ administrativní náklady, náklady na pomocný personál, náklady na infrastrukturu, náklady na energii, ostatní služby. Doplňkové (režijní) náklady vznikají pouze tehdy, pokud nebylo možno jednoznačně přiřadit náklady VZ k ostatním položkám uznaných nákladů a uvést je v osobních nebo dalších provozních nákladech. (4) Z uznaných nákladů nelze hradit zisk, daň z přidané hodnoty, pokud je uplatňován odpočet této daně plně nebo poměrnou částí, náklady na marketing, prodej a distribuci výrobků, úroky z dluhů, náklady na finanční pronájem (půjčky), náklady na pronájem věci s následnou koupí (leasing) převyšující prvotní nákupní cenu věci, ani další náklady nesouvisející s řešením VZ. Článek 4 Pracovně právní vztahy (1) Pracovně právní vztahy s pracovníky podílejícími se na řešení VZ uzavírá výhradně rektor UTB na základě návrhu řešitele. (2) Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr uzavírá za VZ výhradně jeho řešitel. 4

5 Článek 5 Finanční disponent (1) Finančním disponentem (bez omezení) VZ je jeho řešitel. V některých případech mohou být dispozice delegovány na manažera VZ, resp. hospodáře VZ, pokud budou takovéto funkce na VZ zřízeny. (2) Řešitel VZ je výhradním disponentem pro osobní náklady včetně povinných zákonných odvodů, náklady na přístroje, stroje, zařízení, pozemky, budovy a další hmotný a nehmotný majetek používaný výhradně a trvale pro výzkumnou činnost v přímé souvislosti s řešením VZ, cestovní náhrady na zahraniční pracovní cesty v přímé souvislosti s řešením VZ, náklady na mezinárodní spolupráci při řešení VZ. (3) Manažer VZ je disponentem pro provozní náklady vzniklé v přímé souvislosti s řešením VZ, náklady na služby využívané v přímé souvislosti s řešením VZ, cestovní náhrady na pracovní cesty v rámci ČR v přímé souvislosti s řešením VZ, náklady na zveřejnění výsledků VZ, včetně nákladů na zajištění práv k výsledkům výzkumu, doplňkové (režijní) náklady vzniklé v přímé souvislosti s řešením VZ. Článek 6 Pravidla uznaných nákladů uvnitř UTB (1) Řešitel VZ stanoví týmy podílející se na VZ a určí pro každý tým vedoucího pracovníka, který je za práci týmu a jeho hospodaření zodpovědný. Výše uznaných nákladů VZ řešitel rozdělí na dvě části, tj. společné náklady a náklady jednotlivých týmů. (2) Veškerý nákup zboží a služeb probíhá v informačním systému SAP. Je založena nová nákupní skupina (010) pro oddělení objednávek výhradně určených pro VZ. K datům o výzkumném záměru budou mít přístup řešitel VZ pro všechny SPP prvky VZ, manažer VZ (hospodář VZ) pro všechny SPP prvky VZ, vedoucí jednotlivých týmů každý pro SPP prvky výzkumného týmu. (3) Čerpání společných nákladů spadá do výhradní pravomoci řešitele VZ nebo jím stanoveného manažera VZ. Do společných nákladů jsou zahrnuty a) náklady nebo výdaje na přístroje, stroje, zařízení, pozemky a budovy a další hmotný a nehmotný majetek používaný výhradně a trvale pro výzkumnou činnost v přímé souvislosti s řešením VZ náklady na pořízení majetku 5

6 náklady na odpisy majetku pořízeného z jiných prostředků než z institucionální podpory údržbu a opravy majetku. b) vybrané doplňkové (režijní) náklady nebo výdaje vzniklé v přímé souvislosti s řešením VZ (administrativní náklady, náklady na pomocný personál a infrastrukturu, energie a služby, které nebylo možné přiřadit k ostatním položkám uznaných nákladů směrované na jednotlivé týmy). Zejména se jedná o administrativní náklady a náklady na pomocný personál náklady za užívání prostor UTB včetně nákladů na topení, elektrickou energii, úklid a ostrahu objektů spotřeba médií (voda, plyn, technické plyny, ). (4) Náklady týmů rozdělí řešitel VZ na jednotlivé týmy s tím, že přesně definuje objem finančních prostředků pro každou položku struktury uznaných nákladů mimo osobní náklady, jejichž čerpání spadá do výhradní pravomoci řešitele VZ nebo jím stanoveného manažera VZ. Za ostatní náklady týmu jsou odpovědní vedoucí jednotlivých týmů a řešitel VZ stanoví pro každý tým objem finančních prostředků, které mohou pro daný finanční rok vyčerpat. a) osobní náklady mzdy a platy (včetně odměn) úhrady za dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr povinné zákonné odvody b) vybrané doplňkové (režijní) náklady vzniklé v přímé souvislosti s řešením VZ poplatky za telekomunikace a datovou infrastrukturu výkony autodopravy výkony oprav a údržby zajišťované útvarem TPO výkony reprografických služeb c) provozní náklady vzniklé v přímé souvislosti s řešením VZ (nákup materiálu, drobný majetek a zásoby, nákup služeb) d) cestovní náhrady e) náklady na mezinárodní spolupráci při řešení VZ f) náklady na zveřejnění výsledků VZ Článek 7 Změna uznaných nákladů (1) Pro každý VZ jsou závazné hodnoty uznaných nákladů na řešení v položkovém členění stanovené rozhodnutím MŠMT v následujícím členění 6

7 Osobní náklady Náklady na pořízení majetku Provozní náklady Cestovní náhrady Náklady na mezinárodní spolupráci Náklady na zveřejnění výsledků a zajištění práv k nim Doplňkové (režijní) náklady (2) Výši uznaných nákladů nelze v průběhu řešení VZ měnit o více než 50 %. Při změně výše uznaných nákladů se postupuje podle 9, odst. 7 zákona č. 130/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů, a 6 nařízení vlády č. 462/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů, tj. změny výše uznaných nákladů a s tím související výše podpory musí být zdůvodněné, podložené schválenými aktivitami, podložené změnou smlouvy o poskytnutí podpory nebo rozhodnutí o poskytnutí podpory. (3) Při změně rozdělení uznaných nákladů pro jednotlivé kalendářní roky řešení, která nemá vliv na celkovou výši uznaných nákladů, se postupuje podle odstavce 2. (4) Při změně položkového členění uznaných nákladů dle odstavce 1, která nemá vliv na celkovou výši uznaných nákladů ani na rozdělení uznaných nákladů pro jednotlivé kalendářní roky řešení, se postupuje podle odstavce 2 v případě, že jde o položky osobních nákladů, nákladů nebo výdajů na přístroje a doplňkové režijní náklady položky na provozní náklady, na služby a cestovní náhrady, pokud je změna větší než 20 % oproti údajům uvedeným v odstavci 1 pro příslušnou položku a kalendářní rok řešení. V ostatních případech se souhlas poskytovatele k provedení změn uznaných nákladů nevyžaduje. Příjemce je povinen změny odůvodnit ve výkazu uznaných nákladů. (5) Na změny uznaných nákladů uvedené v odstavci 3 a v odstavci 4 nemá příjemce právní nárok. (6) O uznaných nákladech je příjemce povinen vést oddělenou evidenci podle zákona č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů. (7) Podpora se poskytuje formou dotace z výdajů státního rozpočtu na výzkum a vývoj stanovením limitu čerpání prostředků z bankovního účtu poskytovatele. 7

8 (8) Podpora se poskytuje v jednorázových ročních splátkách. Nedojde-li v důsledku rozpočtového provizoria podle zvláštního právního předpisu k regulaci čerpání rozpočtu, je povinností poskytovatele začít poskytovat podporu do 60 kalendářních dnů ode dne nabytí účinnosti smlouvy o poskytnutí podpory nebo ode dne vydání rozhodnutí o poskytnutí podpory. U víceletých VZ ve druhém roce a dalších letech řešení je povinností poskytovatele začít poskytovat podporu do 60 kalendářních dnů od začátku kalendářního roku v případě, že jsou splněny závazky příjemce vyplývající ze smlouvy o poskytnutí podpory nebo z rozhodnutí o poskytnutí podpory a že jsou zařazeny údaje do informačního systému výzkumu a vývoje. Ve stejné lhůtě má příjemce povinnost začít řešit VZ. (9) Výše podpory, její rozdělení pro jednotlivé kalendářní roky řešení a její závazné ukazatele pro VZ MSM Kalendářní Podpora celkem Z toho (v tis. Kč) rok (v tis. Kč) kapitálové výdaje běžné výdaje Celkem (10) Výše podpory, její rozdělení pro jednotlivé kalendářní roky řešení a její závazné ukazatele pro VZ MSM Kalendářní Podpora celkem Z toho (v tis. Kč) rok (v tis. Kč) kapitálové výdaje běžné výdaje Celkem (11) Při úhradě uznaných nákladů je příjemce povinen dodržet podíl podpory na uznaných nákladech pro jednotlivé kalendářní roky řešení. (12) Výši podpory nebo její rozdělení pro jednotlivé kalendářní roky řešení lze měnit pouze v souvislosti se změnami uznaných nákladů podle odstavce 2 až 4. 8

9 Závazné ukazatele podpory podle odstavce 9 a 10 lze v případě, že výše podpory se rovná výši uznaných nákladů, měnit pouze v souvislosti se změnami uznaných nákladů podle odstavce 2 až 4. v případě, že výše podpory je menší než výše uznaných nákladů, měnit i bez souvislosti se změnami uznaných nákladů podle odstavce 2 až 4 na základě odůvodněné písemné žádosti příjemce podané poskytovateli do 60 kalendářních dnů před začátkem roku, pro který je změna požadována. (13) Na změny podpory uvedené nemá příjemce právní nárok. (14) Příjemce je povinen v rámci evidence uznaných nákladů odděleně evidovat jednotlivé části dotace a výdaje nebo náklad z ní hrazené. Článek 8 Oběh dokladů (1) Požadavky na objednávku v systému SAP zadávají vedoucí jednotlivých týmů, popřípadě administrativní pracovníci podporující vedoucí jednotlivých týmů. (2) Manažer (hospodář) pro VZ na základě obdrženého požadavku na objednávku prověří, zda daný požadavek na nákup zboží a služeb souvisí s řešením VZ a zda tedy bude moci být uznán jako náklad VZ. (3) Objednávky na majetek pořizovaný z kapitálových výdajů (tedy dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek) vystaví oddělení Odboru investičního majetku. Pro výdaje z běžných (neinvestičních) prostředků vystaví objednávku na zboží obchodní referent Odboru investičního majetku, na služby obchodní referent Fakulty technologické. (4) Po identifikaci přijatého daňového dokladu (faktury) bude tento odeslán řešiteli VZ, resp. manažerovi VZ k provedení jeho likvidace. Bude provedena formální a věcná kontrola daňových dokladů (faktur). Poté budou daňové doklady (faktury) vráceny do účtárny, kde po kontrole podpisových oprávnění na dané SPP a po kontrole formální a věcné správnosti se daňový doklad zaúčtuje. Článek 9 Hierarchická struktura projektů (1) Jednotlivé položky nákladů budou účtovány tak, aby bylo možné vykázat konkrétní jmenný seznam položek nákladů pořízených ze zdroje 2101 výzkumné záměry (dotační zdroj) a konkrétní jmenný seznam položek nákladů financovaných z vlastních zdrojů UTB ve Zlíně, tj. náklady uhrazené jako tzv. vklad uchazeče. 9

10 (2) Jelikož nejsou dopředu známy konkrétní finanční objemy jednotlivých zdrojů financování vkladu uchazeče, není možné založit SPP prvky v určitém konkrétním skutečném zdroji a účtovat zde náklady představující čerpání vkladu uchazeče. Po určení konkrétního zdroje úhrady vkladu uchazeče by pak bylo nutné veškeré položky zaúčtované v jiném zdroji přeúčtovat dle zdrojů úhrady. Vzhledem ke značnému předpokládanému objemu položek to není reálně možné, je tedy založen fiktivní zdroj s označením 6601, který bude představovat vlastní vklad uchazeče k výzkumnému záměru. (3) Jakmile budou známy konkrétní zdroje úhrady vkladu uchazeče, budou na SPP prvky naúčtovány prostředky krytí dle určených zdrojů úhrady. Tím se vynuluje fiktivní zdroj 6601 a proúčtuje se čerpání do daných skutečných zdrojů, aniž by se museli jednotlivé položky nákladů zaúčtovaných ve zdroji 6601 přeúčtovávat. Tento krok realizuje ekonomický odbor rektorátu, aniž zatěžuje řešitele administrativou. (4) Každý VZ, jemuž bylo po schválení MŠMT přiřazeno evidenční číslo, má v SAP samostatný projekt. Každý projekt je členěn na 2 tzv. finanční větve: a) SPP prvky představující čerpání zdroje 2101 dotační zdroj výzkumného záměru b) SPP prvky představující čerpání vkladu uchazeče, a to z tzv. fiktivního zdroje s číslem Z výše uvedeného vyplývá, že UTB je schopno vykázat pomocí první větve čerpání institucionálních prostředků a dále z druhé větve prokázat objem nákladů hrazených jako tzv. vklad uchazeče. Projekt jako celek, pak představuje veškeré uznané náklady projektu. (5) Struktura v rámci jednotlivých větví respektuje skutečnost, že na řešení VZ se podílejí různé týmy, kdy každý z nich má přidělen určitý objem finančních prostředků, který může čerpat. Proto v rámci každé větve mimo SPP prvek pro společné náklady VZ je vytvořeno tolik SPP prvků, kolik je řešitelských týmů. Každý řešitelský tým má pak 2 SPP prvky (jeden dotační, druhý představující vklad uchazeče), na nichž čerpá uznané náklady projektu. (6) Na každý SPP prvek poslední úrovně bude stanoven objem prostředků, které mohou jednotlivé týmy daného výzkumného záměru za daný finanční rok vyčerpat. Každý tým má zapsány na svých SPP prvcích plánované hodnoty uznaných nákladů a může sledovat čerpání přidělených prostředků. SPP prvky první větve druhé úrovně tedy půjdou do mínusu. Institucionální podpora MŠMT bude naúčtována na 1. úroveň SPP prvku 1. větve. (7) Projekty a jejich SPP prvky jsou založeny na součásti 10, kde je za tímto účelem založeno nové samostatné profit centrum s číslem 1301 s názvem Středisko výzkumu. (8) Na žádost řešitele je možné aktivovat funkci, která by zamezila překročení povolené peněžní částky hlavním řešitelem. 10

11 Článek 10 Návrh pokrytí vkladu uchazeče (1) Vklad uchazeče musí být pokryt způsobem akceptovatelným pro MŠMT. Podle dopisu ředitele odboru 31 čj / nelze k úhradě vkladu použít účelovou podporu a institucionální podporu specifického výzkumu na vysokých školách poskytnutých podle zákona č. 130/2002 Sb. Tento vklad lze tedy uhradit z kteréhokoli finančního zdroje, jehož účel to nevylučuje. Takovými finančními zdroji jsou např. dotace na uskutečňování studijních programů a programů celoživotního vzdělávání, s nimi spojenou vědeckou, výzkumnou, vývojovou, uměleckou nebo další tvůrčí činnost a na rozvoj vysoké školy podle 18 odst. 3 zákona č. 111/1998 Sb. ve znění pozdějších předpisů nebo výnosy z doplňkové činnosti či výnosy z majetku atd. (2) V materiálu Rozpočet 2005, rozdělení státní dotace Akademický senát UTB schválil, aby vklad UTB byl realizován z dotací na ukazatele A, B1 a B2 s tím, že vklad poskytnou součásti, na kterých je zaměstnán řešitel VZ. (3) Pokud by se v průběhu roku ukázalo, že stanovisko MŠMT nebo Finančních úřadů je odlišné, je možnost přeúčtování z virtuálního zdroje na jiné zdroje. Článek 11 Mechanismus plánování VZ (1) Organizační členění jednotlivých VZ pro daný rozpočtový rok je precizováno v Pokynu kvestora Upřesnění organizačního zabezpečení výzkumných záměrů na UTB pro rok (2) Ve výše uvedeném pokynu je také pro daný rozpočtový rok upřesněno plánované vynaložení prostředků na VZ ve vazbě na smluvně podchycené objemy uznatelných nákladů. 11