Technické náleţitosti všech stanů: dostatečně elektrické osvětlení; elektrická přípojka 220 V.

Transkript

1 Příloha č. 1: Technická specifikace 1. Obecný popis akce Akce Den s evropskými fondy bude jednodenní festival, který má za cíl představit nové programové období ( ) určené k čerpání evropských fondů 1 na jednom místě a to pro širokou veřejnost zábavnou a interaktivní formou. Akci bude pořádat Ministerstvo pro místní rozvoj, jakoţto Národní koordinační orgán fondů EU v ČR ve spolupráci s řídícími orgány jednotlivých operačních programů a programů. Prezentace moţností jednotlivých operačních programů bude probíhat v jednotlivých stanech řídicích orgánů a Národního orgánu pro koordinaci a bude doplněna zábavnými aktivitami pro rodiny s dětmi, vědomostními soutěţemi pro veřejnost a hudební produkcí pro širokou veřejnost. Akce se uskuteční na vybraném veřejném místě v širším centru Prahy, skládajícím se z parkových ploch, zeleně a cest pro pěší. Bude se tedy jednat o akci typu open-air, tedy pod širým nebem. Cílem je, aby návštěvnost akce překročila osob. 2. Předmět plnění veřejné zakázky Předmět plnění veřejné zakázky bude zahrnovat všechny níţe specifikované sluţby: 1. Zajištění místa konání akce 2. Zajištění stanů 3. Zajištění vybavení stanů a příslušenství 4. Technické zajištění, pódiová technika a audiovizuálního vybavení 5. Zajištění sanitární techniky 6. Kompletní personální zajištění 7. Zajištění tematického zábavního programu 8. Zajištění zázemí pro občerstvení a s ním spojených sluţeb (náklady na občerstvení zadavatel dodavateli nehradí, nýbrţ tyto jsou hrazeny účastníky akce; předpokládaná hodnota nákladů na zajištění zázemí pro občerstvení a souvisejících sluţeb je započítána do celkové předpokládané hodnoty veřejné zakázky) 9. Doprava materiálně technického zajištění 10. Zajištění medializace 11. Produkční podpora 1) ZAJIŠTĚNÍ STANŮ Stany: 2 ks stanů o rozměrech 7 x 5 m (případně i stany o rozměrech 7 x 6 m, 8 x 5 m a 8 x 6 m); ; 12 ks navzájem spojitelných stanů typu pagoda o rozměrech 5 x 5 m; 2 ks stanů nůţkového typu o rozměrech 3 x 3 m. Technické náleţitosti všech stanů: dostatečně elektrické osvětlení; elektrická přípojka 220 V. Veškerá doprava, kompletní montáţ a demontáţ všech stanů. 2) ZAJIŠTĚNÍ VYBAVENÍ STANŮ A PŘÍSLUŠENSTVÍ 30 ks stolů o rozměrech min. 2 x 1 m včetně potahů a vnější látkové zástěny které zakryjí pohledově místo pod stoly; 5 ks stabilních plastových banketových stolků o min. průměru 0,7 m a výšce min. 1,1 m; 60 ks stabilních plastových ţidlí s opěradlem; 15 ks pytlů na sezení typu fatboy ; 1 Více informací viz:

2 20 ks pivních setů 2 ; 9 ks barevných stolečků o rozměrech cca 55 x 55 x 45 m; 17 ks košů na odpad včetně pravidelné likvidace odpadu dle potřeby; doprava, montáţ a demontáţ veškerého vybavení stanů. 3) TECHNICKÉ ZAJIŠTĚNÍ, PODIOVÁ TECHNIKA A AUDIOVIZUÁLNÍ VYBAVENÍ zastřešené podium 12 x 10 m; oplocení podia neprůhledné oplocení prostoru backstage; LED Wall 4 x 3 m o přiměřeném světleném výkonu vč. montáţe; 5 ks LCD obrazovek (min. úhlopříčka 124 cm) s USB vstupem, které umí přehrávat videa v běţných formátech (.avi,.mp4, apod.) do vybraných stanů; zajištění dostatečného ozvučení podia; zajištění dostatečného osvětlení podia; zajištění dostatečné koncertní aparatury vč. rozvodů; doprava, montáţ, demontáţ a kompletní instalace podia, osvětlení, ozvučení, audiovizuální vybavení a elektrických rozvodů vč. nákladů na elektřinu. 4) ZAJIŠTĚNÍ SANITÁRNÍ TECHNIKY 8 ks mobilních toalet vč. hygienických potřeb; 2 ks toalet pro handicapované; 3 ks mobilních pisoárů; 2 ks mobilních mycích stání vč. hygienických potřeb; zajištění neprůhledného oplocení před hygienickou zónou; veškerá doprava a montáţ a demontáţ sanitární techniky. 5) KOMPLETNÍ PERSONÁLNÍ ZAJIŠTĚNÍ Není-li uvedeno jinak, zadavatel poţaduje sluţby všech níţe uvedených osob po dobu konání akce, tj. po dobu 12 hodin, a to od 10:00 do 22:00 hodin. Pořadateli se rozumí zadavatel a jeho partnerské organizace, kterými jsou řídící orgány jednotlivých operačních programů. 5.1) PRODUKČNÍ ZAJIŠTĚNÍ 1 (jeden) vedoucí realizačního týmu (event manaţer) a 1 (jeden) asistent vedoucího realizačního týmu (asistent produkce), kteří budou dodavateli k dispozici po celou dobu příprav a konání akce. Event manaţer bude pro zadavatele kontaktní osobou, na kterou se bude zadavatel obracet stran veškeré organizace akce a to v období přípravy akce, během akce samotné a po jejím ukončení. Bude se pravidelně 1 x týdně od podpisu smlouvy účastnit schůzek se zadavatelem, nebude-li smluvními stranami dohodnuto jinak. Na těchto schůzkách bude zadavatele informovat o přípravách akce. 5.2) BEZPEČNOST 6 osob bezpečnostní sluţby, které zajistí kompletní ostrahu místa konání akce včetně veškerého materiálního vybavení, a to během konání akce i po dobu montáţe/demontáţe, tedy celkem po dobu cca 30 hodin. Během montáţe/demontáţe poţaduje zadavatel přítomnost minimálně 2 osob současně. Po dobu konání akce poţaduje přítomnost minimálně 4 osob současně. 2 Pivní set = terminus technicus pro venkovního nábytek skládající se ze stolu a lavic 1

3 3 členové hasičského sboru, kteří budou vykonávat poţární dozor v místě akce, a to po dobu konání akce. Zajištění rychlé zdravotnické pomoci ve sloţení řidič-záchranář a zdravotnický záchranář, kteří budou vykonávat zdravotní dozor v místě akce, vč. vozidla rychlé zdravotnické pomoci. 5.3) FOTO A VIDEO SLUŢBY Fotograf se zkušenostmi z akcí outdoorového typu, který pořídí alespoň 100 vybraných fotografií účastníků, pořadatelů, programu, prostředí a publicity akce (loga operačních programů, bannery) ve vysokém rozlišení (minimálně 3 Mpx/1 fotografie) a v nízkém rozlišení ve formátu JPG pro webovou prezentaci. Součástí sluţeb fotografa je úprava fotografií a poskytnutí autorských práv ke všem pořízeným snímkům, která zadavateli zajistí jejich libovolné pouţití. 10 vybraných a upravených fotografií předá dodavatel zadavateli na DVD nosiči následující pracovní den po uskutečnění akce. Zbylých 90 upravených fotografií předá dodavatel zadavateli na DVD nosiči do 10 pracovních dnů po uskutečnění akce. Kameraman se zkušenostmi z akcí outdoorového typu, který pořídí videozáznam minimálně ve full-hd kvalitě a formátu MPEG4, zahrnující účastníky, pořadatele, program, prostředí a prvky publicity akce. Součástí těchto sluţeb je postprodukce videa, tj. vytvoření video spotu v délce 1,5 minuty se zapracovanými logy zadavatele, která zadavatel dodavateli předá. Video spot předá dodavatel zadavateli na DVD nosiči do 20 pracovních dní po uskutečnění akce. 5.4) DOPROVODNÝ PROGRAM V případě hudebních vystoupení zahrnují uvedené časy i zvukové zkoušky a mohou se posouvat v závislosti na vývoji programu. U všech hudebních vystoupení dále platí, ţe se musí jednat o produkci s ţivou hudební a pěveckou sloţkou (nikoliv playback, či half-playback) a kaţdá hudební produkce musí v rámci svého vystoupení hrát alespoň 50 % vlastního autorského repertoáru. 10 hostesek-animátorek, které zajistí obsluhu zábavních aktivit stanu MMR-NOK, distribuci informačních a propagačních materiálů, navigaci účastníků v rámci akce a další sluţby v rámci organizačního zajištění. Moderátor akce, se zkušenostmi s moderováním akcí pod širým nebem, známý v rámci široké veřejnosti, který návštěvníky provede celodenním programem. Jméno moderátora navrhne dodavatel a sdělí jej zadavateli nejpozději do data uzavření smlouvy o zajištění sluţeb. Zadavatel v rámci nabídky uvede minimálně 3 návrhy osoby moderátora, ze kterých si zadavatel vybere nejvhodnější osobu. Hudební vystoupení pro děti (4-12 let), interpret/hudební skupina musí být znám/a široké veřejnosti, zejména pak rodinám s dětmi; vystoupí v rámci odpoledního programu v době od 14:30 do 16:00 hod. Hudební vystoupení pro teenagery. Interpret/hudební skupina musí být znám/a široké veřejnosti, zejména pak cílové skupině náctiletí. Hudební vystoupení se uskuteční v rámci odpoledního programu v době od 16:00 do 17:15 hodin. Hudební vystoupení alternativního ţánru. Interpret/hudební skupina musí být znám/a široké veřejnosti, zejména pak mladým lidem do 35 let. Hudební vystoupení se uskuteční v rámci odpoledního programu v době od 17:15 do 18:30 hodin. Hudební vystoupení interpreta/hudební skupiny známé široké veřejnosti. Hudební vystoupení se uskuteční v rámci podvečerního programu od 18:30 do 20:15 hodin. Hlavní hudební vystoupení. Interpret/hudební skupina musí být znám/a široké veřejnosti, zejména pak mladým lidem. Hlavní hudební vystoupení bude vyvrcholením programu a uskuteční se v rámci večerního programu v době od 20:15 do 22:00 hodin. Dodavatel uvede do nabídky jednotlivé účinkující sloţení programu bude součástí hodnocení viz Zadávací dokumentace bod č

4 6) ZAJIŠTĚNÍ TEMATICKÉHO ZÁBAVNÍHO PROGRAMU V rámci tematického zábavního programu zadavatel poţaduje zajištění nových a podporu jiţ existujících aktivit. Návrh nového zábavního programu je předmětem hodnocení nabídek. 6.1) ZAJIŠTĚNÍ NOVÝCH AKTIVIT Dodavatel navrhne zábavnou hru na téma Co bychom bez EU neměli pro návštěvníky akce. Cílem této hry bude seznámit širokou veřejnost zábavnou formou s přínosy členství v EU. Potřebný materiál a uzpůsobení prostoru akce k této aktivitě zajišťuje dodavatel. Pozitivně hodnocené aspekty hry Co bychom bez EU neměli : Dodavatel dále zajistí: 1. moţnost čerpat dotace z fondů EU; 2. volný pohyb osob (moţnost práce a studia v ostatních členských státech, dále téţ ČS ); 3. moţnost uţívat důchod v jiném ČS; 4. jednotná měna ve státech EMU; 5. moţnost volit v komunálních volbách v jiném členském státu; 6. volný pohyb zboţí; 7. ošetření za základní lékařský poplatek v ostatních ČS (ve státním zařízení, s evropskou zdravotní kartičkou); 8. podíl na jednom z největších světových trhů; 9. volný pohyb kapitálu; 10. zavedení evropských standardů a norem; 11. moţnost koupě půdy v zahraničí. 2 zkušené osoby, které budou na vyţádání návštěvníků akce zdarma provádět malování na obličej (pro děti i dospělé). Materiál (barvy) a zázemí potřebné k této aktivitě zajišťuje dodavatel. Součástí zázemí bude nástěnka s příklady obrázků, a to včetně vlajek 28 států EU a EU samotné. Zahradní šachy (kompletní figurky a hrací pole) vyrobené z umělé hmoty. Figurka krále bude mít rozměry cca 24 x 24 x 64cm, ostatní figurky budou niţší. Hrací pole bude o minimálních rozměrech 40 x 40 cm. Tuto hru dodavatel opatří logy zadavatele, která mu zadavatel poskytne. Po skončení akce zůstane tato hra v majetku zadavatele. Bezplatné zapůjčení sportovního náčiní Poweriser pro návštěvníky akce ve váhových kategoriích kg, a to včetně ochranného vybavení (helma, chrániče kolen, loktů a zápěstí). Součástí této aktivity bude přítomnost min. dvou instruktorů po dobu konání akce, kteří návštěvníkům vysvětlí zásady bezpečného pouţívání sportovního náčiní Poweriser. Zadavatel nenese odpovědnost za moţné poškození sportovního náčiní Poweriser ani za moţné úrazy návštěvníků akce způsobené jeho uţíváním. Veškeré zázemí potřebné k provozu této aktivity v místě akce zajišťuje dodavatel. Zastřešený skákací hrad se skluzavkou, bezpečně ukotvený, o min. rozměrech 5 x 4 m vč. instalace a demontáţe vč. obsluhy a dohledu po celou dobu provozu hradu 6.2) PODPORA EXISTUJÍCÍCH AKTIVIT tyček s terčíkem pro nafukovací balonky, které dodá zadavatel; Pronájem kompresoru pro plnění nafukovacích balonků po dobu konání akce; Pronájem stojanu o výšce 1,5 m pro umístění nafukovacích balonků. 3

5 7) ZAJIŠTĚNÍ ZÁZEMÍ PRO OBČERSTVENÍ A S NÍM SPOJENÝCH SLUŢEB Dodavatel zajistí v místě konání zázemí pro umístění stánků s občerstvením, dále stánky s občerstvením (jídlo, pití) a to v přiměřeném počtu k předpokládané návštěvnosti akce, maximálně však na celkové ploše 45 m 2. Umístění stánků s občerstvením určí zadavatel. Občerstvení bude na místě konání akce nabízeno návštěvníkům za úplatu. Cenu občerstvení tudíţ nehradí zadavatel. Cena občerstvení musí být v cenách, které jsou v daném místě a čase obvyklé. 8) DOPRAVA MATERIÁLNĚ-TECHNICKÉHO ZAJIŠTĚNÍ Zajištění dopravy materiálně technického zajištění akce a odvoz věcí zpět do sídla zadavatele (budova Ministerstva pro místní rozvoj na Staroměstském náměstí 6 v Praze) a jeho partnerů (6 adres v rámci hl. města Prahy ministerstva a Magistrát hl. města Prahy). Kompletní materiálně technické zajištění zadavatele a jeho partnerů zahrnuje převáţně krabicově balený materiál (informační a propagační materiály a předměty). Materiálně technické zajištění akce ze strany zadavatele předá zadavatel dodavateli v sídle zadavatele. Termín předání je předmětem dohody mezi zadavatelem a dodavatelem, nejpozději však jeden pracovní den před termínem konání akce. Materiálně technické zajištění akce ze strany partnerů předají dodavateli kontaktní osoby partnerů v místě jejich sídla. Jména a kontakty těchto osob předá dodavateli zadavatel. Termín předání je předmětem dohody mezi dodavatelem a partnery zadavatele, nejpozději však jeden pracovní den před termínem konání akce. 9) MEDIALIZACE Legální výlep 200 ks plakátů formátu A1 po dobu 14 dnů před konáním akce v okolí místa konání akce. Dodavatel vypracuje grafický návrh plakátu a po schválení zadavatelem také tisk 200 ks plakátů a jejich výlep. Zajištění výroby a odvysílání 28 rozhlasových anoncí o délce sekund v období 14 dní před akcí na rozhlasové stanici, která šíří svůj rozhlasový signál pomocí VKV na území hl. města Prahy a jejíţ týdenní share ve 4. čtvrtletí roku 2014 dle výzkumu Radioprojekt 3 nebyl menší neţ 2,8 %. Kaţdý den mohou být odvysílány max. dvě anonce. Rozestup mezi dvěma anoncemi je minimálně dvě hodiny. Obsah sdělení v anonci podléhá před prvním odvysíláním schválení ze strany zadavatele. Inzerce v zářijovém čísle měsíčníku určeném dětem a rodičům ve formátu ½ strany. Dodavatel vypracuje grafický návrh inzerce a po schválení zadavatelem zajistí jeho otištění. 10) PRODUKČNÍ PODPORA zajištění moţnosti černobílého tisku, kopírování a úprav dokumentů velikosti A4 na běţný kancelářský papír v místě konání akce nebo v jeho blízkosti