Článek 1 Předmět a působnost

Transkript

1 UNIVERZITA PARDUBICE Směrnice č. 1/2013 Věc Koordinace a administrace projektů na Univerzitě Pardubice Působnost pro Zaměstnance a útvary Univerzity Pardubice Platnost 22. března 2013 Číslo jednací RPO/0056/12 Vypracovala Mgr. Linda Lososová, Centrum transferu technologií a znalostí Předkládá Ing. Pavel Krečmer, PhD., ředitel Centra transferu technologií a znalostí Schválila doc. Ing. Tatiana Molková, PhD., prorektorka pro vědu a tvůrčí činnost Článek 1 Předmět a působnost (1) Předmětem této směrnice je koordinace, monitoring, administrace a postup při schvalování a revizi elektronické a listinné dokumentace vědecko-výzkumných, inovačních, vzdělávacích, rozvojových či jiných obdobných odborných projektů (dále jen projekt ), ať už se jedná o projekty s národní podporou, s mezinárodní podporou či rozvojové programy, a to zejména návrhů projektů, dílčích a závěrečných zpráv projektů, smluv, dohod a rozhodnutí k projektům. (2) Tato směrnice se nevztahuje na poskytované dary 1 a na vykonávanou doplňkovou činnost Univerzitou Pardubice (dále jen Univerzita ) 2. (3) Působnost této směrnice se vztahuje na veškeré projekty podle odstavce 1 na Univerzitě, na které je třetí osobou (dále jen poskytovatel ) poskytována finanční podpora z veřejných prostředků Tam, kde platí zvláštní právní předpisy, postupuje se vždy také podle těchto předpisů 3. (4) Univerzita se může jako příjemce účastnit projektu přímo u poskytovatele na základě smlouvy nebo rozhodnutí o poskytnutí podpory, anebo se může projektu účastnit jako další účastník projektu na základě písemné smlouvy s příjemcem. Tato směrnice se vztahuje i na projekty, kterých se Univerzita účastní jako další účastník projektu. Na navrhovatele a řešitele těchto projektů se vztahují shodné povinnosti stanovené touto směrnicí jako na navrhovatele a řešitele projektů, kterých se Univerzita účastní jako hlavní příjemce podpory. (5) Koordinaci, monitoring, administraci a elektronickou a listinnou dokumentaci veškerých projektů na Univerzitě řídí příslušné útvary rektorátu Univerzity podle své působnosti stanovené níže, (dále jen příslušné rektorátní útvary ): Poskytovatelé podpory: Akademie věd ČR Grantová agentura ČR Ministerstvo kultury ČR Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR V působnosti rektorátního útvaru: zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, 2 20 odst. 2 zákona č. 11/1998 Sb., zákon o vysokých školách, ve znění pozdějších předpisů 3 např. zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o podpoře výzkumu a vývoje), ve znění pozdějších předpisů 1

2 Ministerstvo vnitra ČR Ministerstvo zdravotnictví ČR Ministerstvo zemědělství ČR Technologická agentura ČR Centrum transferu technologií a znalostí Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy ČR Oddělení pro rozvoj a mezinárodní vztahy Národní agentura pro evropské vzdělávací programy Oddělení pro rozvoj a mezinárodní vztahy Evropská Unie Oddělení pro rozvoj a mezinárodní vztahy Evropská Komise Oddělení pro rozvoj a mezinárodní vztahy (6) Tato směrnice neupravuje postup jednotlivých fakult při přípravě účasti na projektech. Fakulta může stanovit postup před podáním návrhu projektu směrnicí s fakultní působností. Článek 2 Návrh projektu (1) Návrh projektu může za Univerzitu podat výhradně rektor. Fakulty ani další součásti Univerzity se nemohou projektu účastnit samostatně. V návrzích projektů i v ostatních dokumentech k projektu musí být uváděny tyto identifikační údaje: Česky Univerzita Pardubice Studentská Pardubice IČO: DIČ: CZ zastoupená rektorem: [jméno rektora] Anglicky University of Pardubice Studentská Pardubice Czech Republic Legal Registration No: VAT No: CZ Represented by the rector: [jméno rektora] (2) Dokumentaci návrhu projektu předkládá vždy navrhovatel 4 projektu, který odpovídá za: a) formální náležitosti dokumentů; b) odbornou proveditelnost projektu v požadované kvalitě a termínech včetně specifikace požadované pracovní kapacity a specifikace nutných úprav stávajících pracovních 4 Osoba v pracovněprávním vztahu, nebo jiném smluvním vztahu k Univerzitě, jež se uchází o projekt za Univerzitu, nebo osoba v pracovněprávním vztahu, nebo jiném smluvním vztahu k jiné právnické nebo fyzické osobě, jež má s Univerzitou uzavřen příslušný smluvní vztah. 2

3 povinností všech budoucích členů řešitelského týmu projektu za předpokladu, že byla schválena vedoucím zaměstnancem; c) finanční proveditelnost projektu včetně specifikace finančních zdrojů, a to i případné požadované finanční spoluúčasti příjemce; d) zpracování návrhu projektu v souladu se zvláštními právními předpisy, vnitřními předpisy a vnitřními normami Univerzity (dále jen předpisy Univerzity ) a pravidly poskytovatele. Pokud jsou pravidla týkající se téhož aspektu řešení projektu v různých relevantních předpisech odlišná, řídí se navrhovatel nejpřísnějším z nich (tj. zásada přísnějšího pravidla); e) naplánování odpovídající výše režijních nákladů uplatněných v projektu formou nepřímých nákladů, umožňují-li to pravidla poskytovatele finanční podpory. Odpovídající výše režijních nákladů je stanovována v souladu s pokynem kvestora č. 1/2013 Stanovení úrovně režijních nákladů účelových projektů ve spolupráci tajemníkem fakulty a Ekonomickým odborem Oddělením vnitřní ekonomiky. Nelze-li při plánování nepřímých nákladů projektu dodržet stanovenou odpovídající výši režijních nákladů (zejména z důvodů omezení daných pravidly poskytovatele), je navrhovatel povinen tuto skutečnost konzultovat s Ekonomickým odborem Univerzity a tajemníkem fakulty a písemně zdůvodnit nižší objem navržených režijních nákladů uplatněných v projektu na formuláři Režijní náklady uvedeném v příloze č.1. (3) Dokumentaci návrhu projektu schvaluje na formuláři Prohlášení vedoucího součásti Univerzity k návrhu projektu uvedeného v příloze č. 2 za fakultu Univerzity děkan, za vysokoškolský ústav ředitel, za rektorátní útvar prorektor nebo kvestor. To platí i pro schválení účasti na řešení projektu Univerzity jako dalšího účastníka projektu. (4) Děkan, ředitel vysokoškolského ústavu, prorektor a kvestor mohou požádat o odborné stanovisko k ekonomickým a finančním podmínkám a důsledkům návrhu projektu vedoucího Ekonomického odboru Univerzity. Smluvní dokumenty k návrhům projektů, týkající se duševního vlastnictví, posuzuje Centrum transferu technologií a znalostí Univerzity. (5) Návrh projektu ve všech předepsaných výtiscích, včetně Prohlášení vedoucího součásti Univerzity k návrhu projektu, navrhovatel předkládá k podpisu rektorovi výhradně prostřednictvím příslušného rektorátního útvaru, a to nejméně 2 pracovní dny před stanoveným termínem doručení poskytovateli. Za doručení návrhu poskytovateli odpovídá navrhovatel. Za dodržení postupu stanoveného směrnicemi Univerzity při předkládání smluv k signaci rektorovi je odpovědný navrhovatel. (6) Nejpozději v den podání návrhu navrhovatel zajistí elektronické zadokumentování platné verze návrhu projektu a dalších povinných příloh a dokumentů (např. návrhů smluv) do vnitřního elektronického informačního systému do modulu Granty a projekty (dále jen GaP ). Za uložení návrhu projektu v listinné podobě odpovídá navrhovatel. (7) Je-li návrh podán, navrhovatel bez zbytečného prodlení zajistí v GaP provedení změny stavu projektu z rozpracovaný na podaný. V modulu musí být vloženy všechny údaje o projektu a související dokumenty, zejména návrh projektu, návrhy smluv, návrh rozpočtu. Za elektronickou dokumentaci odpovídá navrhovatel. 3

4 Článek 3 Realizace projektu (1) Byl-li návrh projektu přijat k realizaci, řešitel 5 bez zbytečného prodlení zajistí ve vnitřním elektronickém informačním systému v GaP provedení změny stavu projektu z podaný na přijatý, dále zajistí doplnění a aktualizaci dalších údajů o projektu, včetně přiděleného čísla projektu. Řešitel je odpovědný za elektronickou dokumentaci přijatého projektu, zejména za uložení všech platných dokumentů k projektu s uvedením dat jejich vydání, uzavření apod. tak, aby bylo patrné chronologické řazení dokumentů v GaP. (2) Návrhy smluv k projektu ve všech předepsaných výtiscích společně s Průvodkou smlouvy uvedenou v příloze č. 5, řešitel předkládá k podpisu rektorovi výhradně prostřednictvím příslušného rektorátního útvaru, a to nejméně 2 pracovní dny před stanoveným termínem doručení poskytovateli. Za doručení návrhu smlouvy odpovídá řešitel. Řešitel je povinen předat originály uzavřených smluv či pravomocných rozhodnutí k přijatému projektu příslušnému rektorátnímu útvaru. (3) Nebyl-li návrh projektu přijat k realizaci, navrhovatel bez zbytečného prodlení zajistí v GaP změnu stavu projektu z podaný na nepřijatý. (4) Splní-li řešitel podmínky uvedené v odstavci 1, aktivuje Oddělení ekonomického řízení Ekonomického odboru Univerzity samostatnou zakázku ve vnitřním elektronickém informačním systému ifis. (5) K datu zahájení realizace projektu řešitel zajistí v GaP změnu stavu projektu z přijatý na realizovaný. (6) Byl-li návrh projektu přijat k realizaci, řešitel odpovídá za: a) realizaci projektu, vedení příslušných prací na projektu, odbornou a technickou stránku řešení projektu a dosažení stanovených cílů a výstupů ve vymezeném čase v souladu s podmínkami poskytovatele; b) efektivní využití finančních prostředků v souladu se schválenou dokumentací a strukturou rozpočtu projektu, v souladu se smlouvou s poskytovatelem, případně příjemcem, a dalšími uzavřenými smlouvami souvisejícími s projektem; c) provedení dílčího a závěrečného vyúčtování zakázky, za její věcnou i obsahovou správnost v souladu se stanovenými podmínkami projektu; d) vypracování dílčích a závěrečných zpráv a za jejich obsahovou a formální správnost a jejich úplnost a dále za zajištění oponentních zpráv, případně dalších požadovaných zpráv; zprávy musí být schváleny děkanem, ředitelem vysokoškolského ústavu, proděkanem nebo kvestorem dle příslušnosti projektu na formuláři Schválení průběžné/závěrečné zprávy uvedeném v příloze č. 4; e) elektronické zadokumentování veškerých platných dokumentů k projektu do GaP. (7) Při výběru vhodného dodavatele služeb, materiálu, hmotného a nehmotného majetku a stavebních prací je řešitel povinen postupovat v souladu s platnou legislativou, předpisy Univerzity a podmínkami poskytovatele. (8) Řešitel je oprávněn konzultovat a požádat o odborné vyjádření Oddělení přípravy a realizace veřejných zakázek Univerzity při zajišťování výběru vhodného dodavatele služeb, hmotného a nehmotného majetku a stavebních prací. Řešitel je povinen využívat související implementované informační systémy Univerzity. 5 Osoba v pracovněprávním vztahu k Univerzitě, jež se za Univerzitu účastní projektu a je za jeho řešení odpovědná. 4

5 (9) Smluvní dokumenty k projektu, týkající se duševního vlastnictví, posuzuje a schvaluje Centrum transferu technologií a znalostí. (10) Dílčí zprávu a obdobné dokumenty k projektu, dle požadavků poskytovatele, řešitel předkládá se souhlasem vedoucího součásti 6 Univerzity dle své příslušnosti. Tyto dokumenty v listinné podobě řešitel předkládá k podpisu rektorovi výhradně prostřednictvím příslušného rektorátního útvaru spolu s formulářem Schválení průběžné/závěrečné zprávy, a to nejméně 2 pracovní dny před stanoveným termínem doručení poskytovateli. Za doručení odpovídá řešitel. (11) Dílčí zprávu a obdobné dokumenty, které jsou poskytovateli, dle jím stanovených podmínek, zasílány výlučně elektronicky nebo prostřednictvím webových aplikací k tomu určených, řešitel zasílá až po uložení do GaP. Řešitel je zároveň povinen příslušnému rektorátnímu útvaru doručit souhlas vedoucího součásti Univerzity na formuláři Schválení průběžné/závěrečné zprávy, a to nejméně 2 pracovní dny před stanoveným termínem doručení poskytovateli. Za elektronické doručení odpovídá řešitel. (12) Náklady projektu, které nebyly poskytovatelem uznány nebo uhrazeny, včetně zákonných sankcí za porušení rozpočtové kázně, jsou připsány k tíži fakulty, vysokoškolského ústavu nebo rektorátního útvaru Univerzity dle příslušnosti hlavního řešitele. (13) Rektor, děkan, ředitel vysokoškolského ústavu, prorektor a kvestor je oprávněn provádět kontrolu řešení projektu v jeho gesci, jak po stránce finanční, odborné a obsahové, tak po stránce souladu s platnou legislativou, předpisy Univerzity a podmínkami poskytovatele. (14) V případě, že povinné závazky projektu, výstupy a cíle projektu nebyly splněny nebo bylo zjištěno porušení pravidel využití finančních prostředků, může být řešitel postihnut v souladu s předpisy Univerzity. Článek 4 Změny v projektu (1) Návrhy podstatných 7 změn projektu, podle podmínek poskytovatele, řešitel předkládá se souhlasem vedoucího součásti Univerzity dle své příslušnosti k podpisu rektorovi výhradně prostřednictvím příslušného rektorátního útvaru, a to nejméně 2 pracovní dny před stanoveným termínem doručení poskytovateli. V případě, že poskytovatel nestanovuje ve svých podmínkách pro návrh změn předepsaný formulář, řešitel předloží návrh na změnu v projektu na formuláři Návrh na změnu projektu uvedeném v příloze č. 3. Za doručení návrhu změn poskytovateli odpovídá řešitel. (2) Řešitel bez zbytečného prodlení zajistí v GaP elektronickou dokumentaci odeslaného návrhu na změnu s uvedením data tak, aby bylo patrné chronologické řazení dokumentů. Za uložení dokumentu v listinné podobě odpovídá řešitel. (3) Byla-li změna poskytovatelem schválena a přijata a projekt byl změněn, řešitel je povinen bezodkladně zajistit v GaP zaznamenání změny odst. 1 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů 7 Podstatné změny projektu definuje vždy poskytovatel. 5

6 Článek 5 Ukončení projektu (1) Závěrečná zpráva, závěrečná oponentní zpráva, a další obdobné dokumenty (dále jen závěrečné dokumenty ), které vyžaduje poskytovatel po uplynutí doby řešení projektu, řešitel předkládá se souhlasem vedoucího součásti Univerzity dle své příslušnosti. Tyto dokumenty v listinné podobě řešitel předkládá k podpisu rektorovi výhradně prostřednictvím příslušného rektorátního útvaru spolu s formulářem Schválení průběžné/závěrečné zprávy, a to nejméně 2 pracovní dny před stanoveným termínem doručení poskytovateli. Za doručení odpovídá řešitel. (2) Závěrečné dokumenty, které jsou poskytovateli, dle jím stanovených podmínek, zasílány výlučně elektronicky nebo prostřednictvím webových aplikací k tomu určených, řešitel zasílá až po uložení do GaP. Řešitel je zároveň povinen příslušnému rektorátnímu útvaru doručit souhlas vedoucího součásti Univerzity na formuláři Schválení průběžné/závěrečné zprávy, a to nejméně 2 pracovní dny před stanoveným termínem doručení. Za elektronické doručení odpovídá řešitel. (3) Řešitel odpovídá za to, že závěrečné dokumenty, kromě obsahu, splňují také veškeré požadované formální náležitosti a jsou opatřené veškerými potřebnými schvalovacími doložkami a podpisy příslušných osob. (4) Řešitel bez zbytečného prodlení zajistí v GaP elektronickou dokumentaci odeslaných závěrečných dokumentů s uvedením data tak, aby bylo patrné chronologické řazení dokumentů. Za uložení předmětných dokumentů v listinné podobě odpovídá řešitel. (5) Byly-li veškeré závěrečné dokumenty k projektu doručeny poskytovateli, řešitel bez zbytečného prodlení zajistí v GaP provedení změny stavu projektu z realizovaný na ukončený. (6) Byl-li projekt ukončen, jsou Oddělením ekonomického řízení Ekonomického odboru Univerzity uzavřeny veškeré finanční zdroje projektu, včetně uzamčení samostatných zakázek ve vnitřním elektronickém informačním systému ifis. Článek 6 Udržitelnost projektu Podmínky a povinnosti stanovené poskytovatelem pro období udržitelnosti projektu, stejně jako interní postupy Univerzity v období udržitelnosti projektu, se řeší operativně případ od případu. Článek 7 Pracovněprávní vztahy (1) Při uzavírání pracovněprávních vztahů se postupuje dle podmínek 8 stanovených poskytovatelem. (2) Dochází-li ke změnám v pracovněprávních vztazích při sestavování řešitelského týmu, je řešitel povinen vyžádat podporu Oddělení lidských zdrojů Univerzity a postupovat dle pokynů tohoto oddělení. 8 za předpokladu nezbytného dodržení platné legislativy a předpisů Univerzity 6

7 (3) Návrhy na změny v pracovněprávních vztazích v souvislosti s řešením projektu vypracovává řešitel podle vzorů umístěných ve vnitřním elektronickém systému - zaměstnanecký intranet. (4) Při skončení pracovněprávního vztahu k Univerzitě je řešitel povinen předat veškerou dokumentaci k projektu v listinné podobě vedoucímu zaměstnanci 9. Článek 8 Závěrečná ustanovení (1) Doplňující pokyny a postupy příslušných rektorátních útvarů a jejich odpovědných zástupců k ustanovením této směrnice mohou být zveřejňovány na zaměstnaneckém intranetu Univerzity a v GaP. (2) Veškeré formuláře stanovené v přílohách k této směrnici jsou dostupné v GaP. (3) Zrušuje se Směrnice Univerzity Pardubice č. 15/2007 Předkládání a správa projektů řešených na Univerzitě Pardubice. (4) Tato směrnice nabývá platnost dnem podpisu. V Pardubicích dne 22. března 2013 prof. Ing. Miroslav Ludwig, CSc. rektor Přílohy: Příloha č. 1 Režijní náklady Příloha č. 2 Prohlášení vedoucího součásti Univerzity k návrhu projektu Příloha č. 3 Návrh na změny v projektu Příloha č. 4 Schválení průběžné/závěrečné zprávy Příloha č. 5 Průvodka smlouvy 9 Článek 8c a 9 Směrnice Univerzity Pardubice č. 18/2007 Pracovní řád Univerzity Pardubice 7

8 Směrnice č. 1/2013 Koordinace a administrace projektů na Univerzitě Pardubice Příloha č. 1 Režijní náklady 10 Název projektu: Číslo projektu: Jméno navrhovatele: Příjemce podpory: Univerzita Pardubice Fakulta: Pracoviště: Poskytovatel: Program: Doba řešení projektu: Kalkulovaná odpovídající výše režijních nákladů stanovená EkO: -doplní navrhovatel (dle obdržené kalkulace) Nárokovaná výše režijních nákladů projektu : - doplní navrhovatel V návrhu výše uvedeného projektu nárokuji režijní náklady nižší než je odpovídající výše režijních nákladů stanovená EkO, která je požadována v rámci podpory od poskytovatele Odůvodnění: Jméno navrhovatele natáhne se z GaP Jméno a funkce vedoucího součásti univerzity natáhne se z GaP 10 Formulář je dostupný ve vnitřním elektronickém informačním systému v modulu Granty a projekty. 8

9 Směrnice č. 1/2013 Koordinace a administrace projektů na Univerzitě Pardubice Příloha č. 2 Prohlášení vedoucího součásti Univerzity k návrhu projektu 11 Název projektu: Jméno navrhovatele: Jméno řešitele: Příjemce podpory: Univerzita Pardubice Fakulta: Pracoviště: Poskytovatel: Program: Doba řešení projektu: Spoluúčast: natáhne se z GaP Souhlasím s předložením návrhu projektu poskytovateli a z pozice vedoucího součásti univerzity garantuji, že: výše uvedený projekt je v souladu s koncepcí a cíli součásti univerzity i pracoviště navrhovatele, veškeré zdroje financování uvedené v návrhu projektu jsou v souladu s příslušnou platnou legislativou včetně případné spoluúčasti ze strany součásti univerzity, bude-li projekt přijat k finanční podpoře, součást univerzity se zavazuje uhradit veškeré oprávněné náklady vzniklé řešením projektu nad rámec poskytnuté podpory poskytovatelem, řešiteli budou zajištěny veškeré předem známé podmínky k úspěšnému řešení projektu v rámci vnitřních pracovních kompetencí součásti univerzity. Jméno a funkce vedoucího součásti univerzity natáhne se z GaP 11 Formulář je dostupný ve vnitřním elektronickém informačním systému v modulu Granty a projekty. 9

10 Směrnice č. 1/2013 Koordinace a administrace projektů na Univerzitě Pardubice Příloha č. 3 Návrh na změny v projektu 12 Název projektu: Číslo projektu: Jméno řešitele: Příjemce podpory: Univerzita Pardubice Fakulta: Pracoviště: Poskytovatel: Program: Doba řešení projektu: Specifikace požadovaných změn: Popis požadované změny: Zdůvodnění žádosti: Vyjádření řešitele, vedoucího zaměstnance součásti univerzity a statutárního zástupce univerzity: Souhlasím s uplatněním žádosti o změnu v projektu. Jméno řešitele natáhne se z GaP Jméno a funkce vedoucího součásti univerzity natáhne se z GaP rektor 12 Formulář je dostupný ve vnitřním elektronickém informačním systému v modulu Granty a projekty. 10

11 Směrnice č. 1/2013 Koordinace a administrace projektů na Univerzitě Pardubice Příloha č. 4 Schválení průběžné/závěrečné zprávy 13 Název projektu: Číslo projektu: Jméno řešitele: Příjemce podpory: Univerzita Pardubice Fakulta: Pracoviště: Poskytovatel: Program: Doba řešení projektu: Prohlašuji, že průběžnou/závěrečnou 14 zprávu č. 15 k výše uvedenému projektu jsem vypracoval s nejvyšší možnou péčí a odborností jak po stránce věcné, tak po stránce finanční a skutečnosti v ní uvedené jsou v souladu s pravidly a nařízeními stanovenými poskytovatelem dotace a Univerzitou Pardubice. Jméno řešitele natáhne se z GaP Jméno a funkce vedoucího součásti univerzity natáhne se z GaP 13 Formulář je dostupný ve vnitřním elektronickém informačním systému v modulu Granty a projekty. 14 Nehodící se vymažte. 15 doplňte 11

12 Směrnice č. 1/2013 Koordinace a administrace projektů na Univerzitě Pardubice Příloha č. 5 Průvodka smlouvy Název projektu: Číslo projektu: Jméno řešitele: Pracoviště: Fakulta: Poskytovatel: Program: Doba řešení projektu:. Název smlouvy:.. Souhlasím s uzavřením smlouvy k výše uvedenému projektu v předloženém znění. Vyjádření CTT 16 : V Pardubicích dne:... Podpis zástupce CTT Vyjádření ekonomického odboru rektorátu 17 : V Pardubicích dne:... Podpis zástupce ekonomického odboru Vyjádření vedoucího zaměstnance součásti univerzity: V Pardubicích dne:... Podpis V Pardubicích dne:... Podpis prorektor 16 Pouze v případě, že se smlouva dotýká duševního vlastnictví. 17 Pouze v případě, že smlouva se týká financí. 12