Otázky a odpovědi. Nelegální využívání vnitřních informaci k burzovním transakcím. Pochybení při dodržování utajení a ochrany osobních údajů

Transkript

1 Otázky a odpovědi 1) Co je obsahem stránek pro otevřenou komunikaci o otázkách etiky (Ethics Open Talk) společnosti L ORÉAL? V souladu s podmínkami uvedenými v otázce č. 2 níže, vám stránky pro otevřenou komunikaci o etických otázkách společnosti L ORÉAL umožňují vznést jakoukoliv námitku nebo podezření, které můžete mít v souvislosti se závažným porušením v některé z těchto oblastí: Finanční nebo profesní dokumenty Nelegální využívání vnitřních informaci k burzovním transakcím Zdanění Podplácení a odměny za urychlení zpracování Dary a pozvání Zdraví, hygiena a bezpečnost Duševní obtěžování Sexuální obtěžování Bezpečnost a kvalita výrobků Zpronevěra a/nebo zneužití aktiv společnosti Mlčenlivost/obchodní tajemství/počítačová bezpečnost Diverzita/diskriminace Pochybení při dodržování utajení a ochrany osobních údajů Konflikty zájmu Odpovědnost vůči životnímu prostředí Reklama a marketing Výběr a spravedlivé jednání s dodavateli Protisoutěžní praktiky Porušování lidských práv 2) Musím použít stránky pro otevřenou komunikaci o etických otázkách (Ethics Open Talk) L ORÉAL, když chci vznést podezření? 1

2 Ne, tento mechanismus není povinný. Tato procedura je určena pouze pro tyto situace: byly využity všechny běžné prostředky pro komunikaci, které jsou dostupné ve vaší zemi (váš nadřízený, manažer lidských zdrojů, provozní specialisté, poradce pro etiku, oblastní ředitel a zástupci zaměstnanců) a vy se domníváte, že to nepřineslo řešení, že je přijaté rozhodnutí špatné, nebo se domníváte, že poskytnuté odpovědi nebyly adekvátní A vaše podezření se musí týkat vážného porušení, které souvisí s obsahem tohoto procesu (viz Otázka 1 v přiloženém dokumentu Otázky a odpovědi). Proti zaměstnanci, který využije tyto stránky, nesmí být vykonány žádné kroky. 3) Kdo může používat stránky pro otevřenou komunikaci o etických otázkách L ORÉAL? Tyto stránky jsou vyhrazeny pro osoby, které jsou nebo byly zaměstnanci společností z koncernu L ORÉAL. 4) Jsou stránky pro otevřenou komunikaci o etických otázkách společnosti L ORÉAL (Open Talk site) schváleny Národní komisí pro informatiku a svobodu (CNIL) ve Francii? Ano. 5) Co bylo důvodem ke spuštění stránek pro otevřenou komunikaci o etických otázkách (Ethics Open Talk) společnosti L ORÉAL? Většinu podezření nebo dotazů je možné řešit pomocí běžných prostředků pro komunikaci, které jsou dostupné ve Vaší zemi (váš nadřízený, manažer lidských zdrojů, provozní specialisté, poradce pro etiku, oblastní ředitel a zástupci zaměstnanců). Společnost L ORÉAL si nicméně přeje, aby bylo zajištěno, že všechny stížnosti budou vyřešeny, a proto se rozhodla zřídit doplňující možnost, kterou je přímá komunikace s ředitelem Skupiny pro etiku. Tyto stránky tedy představují technický prostředek pro kontakt s ředitelem pro etiku společnosti. Je možné se s ním také spojit poštou (p. Emmanuel LULIN, Director of Ethics of the Group, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, Clichy, Francie) nebo em (elulin@dg.loreal.com. Označte, prosím, svůj jako soukromý (private)). 6) Jakým způsobem je zaručena důvěrnost? K informacím, které jsou poskytovány na stránkách pro otevřenou komunikaci o etických otázkách společnosti L ORÉAL má přístup velmi omezený počet osob. Tyto oprávněné osoby jsou vázány přísnými povinnostmi zachovávání mlčenlivosti. Stránky pro otevřenou komunikaci o etických otázkách jsou hostovány u externího poskytovatele, mimo počítačové systémy společnosti L ORÉAL. 2

3 Tento poskytovatel služeb je také vázán přísnými pravidly zachování mlčenlivosti a musí zničit veškeré informace, které prostřednictvím těchto stránek obdrží, do dvou hodin po potvrzení, že oprávněné osoby obdržely zprávu. V případě, že je nutné vyšetřování, budou informace poskytnuty pouze osobám, které k tomu mají legitimní důvod. Ty pak budou vázány přísnými pravidly zachování mlčenlivosti. Závazek mlčenlivosti ovšem není možné zaručit ze strany třetích stran, především pokud jde o soudní orgány a úřady, pokud to není v rozporu s veřejným pořádkem. 7) Jak dlouho jsou informace uchovávány? Jakékoliv informace, o kterých se domníváme, že nesouvisí s obsahem stránek pro otevřenou komunikaci o otázkách etiky (Ethics Open Talk) společnosti L ORÉAL, budou okamžitě zničeny nebo zaarchivovány. Pamatujte, že data získaná poskytovatelem služeb, budou zničena do dvou hodin po potvrzení, že oprávněné osoby obdržely zprávu. Všechny informace, které byly prověřovány, budou zničeny nebo zaarchivovány během dvou měsíců po skončení prošetřování (v případě, že informace nepovedou k zahájení disciplinárních nebo právních kroků). V případě disciplinárních nebo právních kroky proti obviněné osobě nebo proti osobě, která uvedla falešná obvinění, mohou být tyto informace uchovány až do skončení řízení. Zaarchivované informace budou uloženy v informačním systému s omezeným přístupem na dobu, která nepřesáhne dobu právního řízení. 8) Mám právo přistupovat k informacím, které se týkají mé osoby? Osoby, které využijí tento postup, stejně tak jako možní svědci a osoby, které jsou předmětem stížnosti nebo podezření, mají v souladu s odst. 39 a 40 zákona o automatizovaných informacích právo přistupovat k údajům, které se jich týkají, a opravit je, pokud jsou tyto údaje nepřesné, neúplné, dvojsmyslné nebo již nejsou platné. Žádost je možné odeslat poštou řediteli Skupiny pro etiku (p. Emmanuel LULIN, Director of Ethics of the Group, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, Clichy, Francie). Toto právo nedává dotčené osobě možnost dozvědět se identitu osoby, která na něho/ni podala stížnost (podezření), ani identitu osob, které jsou do vyšetřování zapojeny, pokud takové existují. 9) Jsem ochráněn/a proti odplatě? Po ohlášení jakéhokoliv podezření, které bylo učiněno v dobré víře, zaměstnanec nebude vystaven žádným sankcím ani disciplinárním postihům, a to ani v případě, že se později může ukázat, že informace byly nepřesné. 3

4 Navíc, pokud by zaměstnanec, který takto postupoval v dobré víře, byl v důsledku použití těchto stránek vystaven jakýmkoliv represím, musí to ohlásit. 10) Mohu zůstat v anonymitě? Tohle se odvíjí od zákonů, které se Vás týkají. V případě, že jste francouzské, španělské nebo portugalské národnosti a/nebo pracujete ve Francii, Španělsku nebo Portugalsku a/nebo pokud jste zaměstnancem francouzské, španělské nebo portugalské pobočky společnosti L ORÉAL, pak tato procedura neumožňuje zůstat v anonymitě. V případě ostatních zaměstnanců není anonymita zakázána, ale my ji nedoporučujeme. Jsme přesvědčeni, že zaměstnanci, který nás chce informovat o svém podezření v dobré víře, poskytujeme dostatečné záruky, aby tak mohl učinit bez skrývání své identity. Je navíc složité provádět důkladné vyšetřování situace, která byla ohlášena anonymně. 11) Bude osoba, které se mé prohlášení týká, informována o obviněních? Musí být respektovány principy procesu, který se na ohlášení vztahuje, a presumpce neviny. Proto tato osoba bude o obviněních informována. Nemusí ovšem být informován/a bezprostředně v případě, že je například nutné události prověřit a zajistit důkazy. Tato osoba může být tedy informována až po přijetí těchto opatření. 12) Budu informován/a o výsledku vyšetřování? Každý případ je jiný a není možné na tuto otázku předem odpovědět. Obecně ředitel pro etiku Skupiny zajistí odpověď v přiměřeném rozsahu a za předpokladu, že je možné informace sdělit bez porušení zákona nebo jiných povinností zachování mlčenlivosti. 13) Co se stane v případě nepravdivého obvinění? Kdo by stránky pro otevřenou komunikaci o etických otázkách společnosti L ORÉAL použil se zlým úmyslem a uvede lživá obvinění, bude vystaven disciplinárnímu a/nebo právním postihu. 14) Co se stane v případě, že Vás upozorním na nějakou záležitost v dobré víře, ale později se ukáže, že jsem se mýlil/a? Pokud v době, kdy jste informace poskytl/a, jste byl/a přesvědčen/a o jejich pravdivosti a přesnosti, nebude to mít žádný negativní dopad. Samozřejmě, pokud po té, co jste nás o svém podezření informoval/a, zjistíte, že jste se mýlil/a, bezodkladně prosím informujte ředitele pro etiku Skupiny. 15) Co se stane, když zavolám na telefonní číslo , které je určené pro naléhavé situace? Budete přepojeni na našeho externího poskytovatele služeb ve Spojeném království. Aby bylo možné vaše podezření zapsat, spojí Vás poskytovatel služeb s překladatelem. S takto zapsaným podezřením se bude zacházet podle stejných pravidel a podmínek, jako kdyby k nám bylo odesláno přes naše stránky. 4

5 16) Byly informovány orgány zastupující zaměstnance a byl s nimi tento postup konzultován? Ano, o tomto postupu jsme informovali orgány zastupující zaměstnance společnosti L Oréal a konzultovali jsme jej s nimi, kde je to nutné, a především s orgány společnosti L Oréal ve Francii. 17) Jaký druh informací se v tomto procesu zpracovává? Smí být zpracovány pouze tyto informace: - Identita, funkce a kontaktní informace osoby oznamující podezření nebo námitku - Identita, funkce a kontaktní informace obviněné osoby a možných svědků - Události, které jsou potřebné pro pochopení vzneseného podezření Budeme se zabývat pouze událostmi, které jsou popsány objektivně, u kterých jsou pokud možno uvedena data a zapojené osoby, a které přímo souvisí s vaším podezřením a jsou jednoznačně potřebné pro ověření vašeho podezření nebo stížnosti. V případě jakékoliv pochybnosti ohledně událostí, které popisujete, prosím uveďte, že jsou domnělé. 5