ZADÁVACÍ DOKUMENTACE dle ustanovení 44 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon )

Transkript

1 Kontaktní osoba: Michaela Machálková Tel./fax: / Datum: č.j. SFZP /2012 ZADÁVACÍ DOKUMENTACE dle ustanovení 44 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ) Název veřejné zakázky Technicko-organizační zajištění seminářů OPŽP Identifikační údaje zadavatele: Název: Státní fond životního prostředí České republiky IČ: Adresa sídla: Kaplanova 1931, Praha 11 Chodov, PSČ Kontaktní a korespondenční adresa: Olbrachtova 2006/9, Praha 4, PSČ Osoba oprávněná za zadavatele jednat: Radka Bučilová, pověřena řízením SFŽP ČR 1. PŘEDMĚT SMLOUVY A OBCHODNÍ PODMÍNKY 1.1. Předmětem zadávacího řízení je uzavření smlouvy podle 10 zákona o veřejných zakázkách (dále jen zákona) mezi zadavatelem a jedním dodavatelem na dobu určitou, jejímž předmětem je technicko-organizační zajištění seminářů pro příjemce podpory z Operačního programu Životní prostředí (dále jen OPŽP) Zadavatel v rámci projektu Technické asistence OPŽP hledá dodavatele služeb, který zajistí realizaci seminářů po technicko organizační stránce. Předpokládaný počet seminářů je max. 40. Těchto 40 seminářů bude rozděleno mezi prioritní osy 1-7 OPŽP a jejich realizaci bude dodavatel povinen zajistit dle současných předpokladů v období 5/ /2012, přesný harmonogram není dosud k dispozici. Zadavatel může vítěznému uchazeči zadat nižší počet seminářů, než je celkových 40, a to podle aktuální situace Konkrétní požadavky a aktivity spojené s realizací předmětu zakázky: zajištění vhodného prostoru pro cca účastníků s technickým vybavením pro prezentaci (mikrofony, projektor, plátno, notebook), místa konání musí splňovat pravidla publicity EU (viz Grafický manuál OPŽP na a budou vybrána s cílem optimálního plošného rozložení na území celé ČR, zajištění distribuce propagačních materiálů Státního fondu životního prostředí České republiky (dále jen Fond), které dodavatel převezme na adrese zadavatele: Olbrachtova 2006/9, Praha 4, 1/8

2 zajištění občerstvení teplé i studené nápoje a studený švédský stůl (svačina, polední přestávka), oslovení cílové skupiny, včasné rozesílání pozvánek jak elektronicky, tak i poštou dle adresáře dodaného zadavatelem min. 10 dní před konáním semináře. Pozvánka bude respektovat grafiku a šablony pro OPŽP (viz Grafický manuál OPŽP na Součástí pozvánky bude návratka, kontakt na dodavatele a také navigace k místu konání semináře. Pozvánka společně s programem semináře bude uvedena zároveň na stránkách zadavatele i dodavatele s odkazem na stránky OPŽP, dodavatel bezprostředně po ukončení každé jednotlivé akce (do tří pracovních dnů) předá zadavateli stručnou zprávu o průběhu semináře spolu s fotografiemi (minim. 5) v dobré tiskové kvalitě (minim. dpi 300), s originály všech prezenčních listin a dotazníků a se všemi prezentacemi ve formátu pdf. Fotografie musí být z místa konání akce, s dobře viditelným logem fondu (viz Grafický manuál OPŽP na Dodavatel zašle originály a elektronické skeny ve formátu pdf. všech prezenčních listin (viz příloha 5 Smlouvy), evaluačních dotazníků (viz příloha 4 Smlouvy) a jejich vyhodnocení, dodavatel se zaručuje, že dodrží stanovený harmonogram dle požadavků zadavatele a obsahu jednotlivých seminářů a zajistí moderátora, zadavatel je odpovědný za přípravu obsahové části včetně zajištění lektorů, po ukončení realizace celé zakázky (do pěti pracovních dnů) dodavatel vypracuje závěrečnou monitorovací zprávu, která bude souhrnně informovat a vyhodnocovat proběhlé semináře. Dodavatel zpracuje a závěrečně vyhodnotí všechny informace získané z evaluačních dotazníků a prezenčních listin, veškeré tištěné i elektronické dokumenty musí splňovat pravidla publicity EU (viz Grafický manuál OPŽP na a musí projít schválením na Odboru komunikace SFŽP ČR (zadavatele) před i po realizaci seminářů Od vybraného uchazeče se očekává zajištění kvalitní přípravy a průběhu semináře za dodržení sjednaných podmínek ve stanovených termínech dle požadavků zadavatele. Každou organizačně technickou změnu je třeba předem konzultovat se zadavatelem Předpokládaná hodnota zakázky je ,- Kč bez DPH Veřejná zakázka je zadávána jako veřejná zakázka v otevřeném řízení podle 27 zákona Klasifikace předmětu zakázky dle CPV Organizace seminářů Předpokládané množství seminářů, které dodavatel zajistí v souladu s předmětem zakázky a v souladu s vymezením dle čl. 1 této ZD je do maximálně 40 seminářů dle požadavků zadavatele a aktuální situace pro každou prioritní osu Veškeré obchodní a platební podmínky jsou obsaženy v závazném vzoru smlouvy, který tvoří Přílohu č. 3 této zadávací dokumentace Předmět zakázky je financován z projektu Technické asistence OPŽP Komunikace a propagace OPŽP V. etapa (2011) č. ORG. 8127, dle schváleného rozpočtu KF MÍSTO A DOBA PLNĚNÍ ZAKÁZKY 2.1. Místem plnění je pracoviště zadavatele na kontaktní adrese: (Olbrachtova 2006/9, Praha 4), sídlo vybraného uchazeče, a další místa na území České republiky, kde budou probíhat semináře. 2/8

3 2.2. Předpokládaná doba poskytování služeb specifikovaných v čl. 1 této ZD je od podpisu smlouvy s vybraným uchazečem do konce roku POŽADAVKY ZADAVATELE NA PROKÁZÁNÍ KVALIFIKACE 3.1. Zadavatel požaduje prokázání splnění základních kvalifikačních předpokladů dodavatele dle ustanovení 53 odst. 1 písm. a), b), c), d), e), f), g) h), i), j), k), l) a m) zákona způsobem dle 53 odst. 3 písm. a) až d) zákona. Dle 53 odst. 3 zákona uchazeč prokazuje: splnění základních kvalifikačních předpokladů podle ustanovení 53 odst. 1 písm. a) a b) zákona předložením výpisu z Rejstříku trestů, splnění základních kvalifikačních předpokladů podle ustanovení 53 odst. 1 písm. f) zákona předložením potvrzení příslušného finančního úřadu a ve vztahu ke spotřební dani čestného prohlášení, splnění základních kvalifikačních předpokladů podle ustanovení 53 odst. 1 písm. h) zákona předložením potvrzení příslušného orgánu či instituce, splnění základních kvalifikačních předpokladů podle ustanovení 53 odst. 1 písm. c), d), e), g), i), j), k), l) a m) zákona formou čestného prohlášení a zároveň předložením příslušných seznamů pro 53 odst. 1 písm. l) a m) zákona. Vzor čestného prohlášení tvoří přílohu této zadávací dokumentace. Doklady prokazující splnění základních kvalifikačních předpokladů předloží dodavatel v prosté kopii. Tyto doklady nesmí být k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace, starší 90 kalendářních dnů Zadavatel požaduje prokázání splnění profesních kvalifikačních předpokladů dle 54 písm. a) a b) zákona předložením následujících listin: splnění profesních kvalifikačních předpokladů dle ustanovení 54 písm. a) zákona předložením výpisu z obchodního rejstříku, je-li v něm uchazeč zapsán, či předložením výpisu z jiné obdobné evidence (je-li v ní uchazeč zapsán), splnění profesních kvalifikačních předpokladů dle ustanovení 54 písm. b) zákona předložením dokladu o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci Ekonomické a finanční kvalifikační předpoklady: Ekonomické a finanční kvalifikační předpoklady podle 55 odst. 1 zákona splní dodavatel, který předloží: Dle 55 odst. 1 písm. a) zákona pojistnou smlouvu, jejímž předmětem je pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem třetí osobě. Zadavatel požaduje, aby limit pojistného plnění ve smyslu 28 Zákona č. 37/2004 Sb., o pojistné smlouvě, v platném znění, sjednaného uchazečem na základě shora uvedené pojistné smlouvy, činil v celkové výši pojistného plnění z pojistné smlouvy minimálně ,- Kč. 3/8

4 Dle 55 odst. 1 písm. c) zákona údaj o výši obratu uchazeče za zakázky s obdobným předmětem plnění za poslední tři účetní období. Zadavatel požaduje, aby výše takto vymezeného obratu dosáhla minimálně ,- Kč za každé z těchto tří období. K prokázání pojištění podle bodu této zadávací dokumentace předloží uchazeč kopii pojistné smlouvy či pojistného certifikátu. K prokázání výše obratu podle bodu této zadávací dokumentace předloží uchazeč čestné prohlášení Technické kvalifikační předpoklady: Zadavatel požaduje prokázání splnění technických kvalifikačních předpokladů podle ustanovení 56 odst. 2 zákona. Dodavatel k prokázání splnění technických kvalifikačních předpokladů předloží: Podle ustanovení 56 odst. 2 písm. a) zákona seznam srovnatelných významných služeb poskytnutých dodavatelem v posledních 3 letech s uvedením jejich rozsahu a doby poskytnutí; přílohou tohoto seznamu musí být: a) osvědčení vydané veřejným zadavatelem, pokud byly služby poskytovány veřejnému zadavateli, b) osvědčení vydané jinou osobou, pokud byly služby poskytovány jiné osobě než veřejnému zadavateli, nebo c) čestné prohlášení dodavatele, pokud byly služby poskytovány jiné osobě než veřejnému zadavateli a není-li současně možné osvědčení podle písm. b) od této osoby získat z důvodů spočívajících na její straně. Rozsah požadovaných informací: Dodavatel doloží seznam všech zakázek, které realizoval on nebo jeho subdodavatelé, jimiž přímo nebo nepřímo prokazuje kvalifikaci a uvede: - název zakázky, - termín poskytování, - název klienta, - rámcový popis předmětu plnění, - cenu zakázky. Dodavatel doloží osvědčení objednatelů (osvědčení objednatele musí být vždy podepsáno osobou oprávněnou jednat jménem či za objednatele), popř. čestné prohlášení dodavatele o řádném plnění nejvýznamnějších částí z těchto služeb. Způsob prokázání splnění kvalifikačního předpokladu: Dodavatel doloží seznam poskytnutých služeb formou čestného prohlášení podepsaného osobou oprávněnou jednat jménem či za dodavatele a osvědčení objednatelů (reference) popř. čestné prohlášení dodavatele podepsané osobou oprávněnou jednat jménem či za dodavatele. Požadovaná minimální úroveň kvalifikačního předpokladu: Dodavatel předloží min. 3 reference o následujících významných službách charakteru obdobného této zakázce, každou v objemu minimálně ,- Kč bez DPH. Za významnou zakázku obdobného charakteru je považováno poskytnutí služeb obdobného zaměření, jako 4/8

5 je předmět této zakázky, tedy poskytnutí technických a organizačních služeb při zajišťování akcí (pronájem prostor, organizační zajištění, propagace, zajištění občerstvení, tisk materiálů apod.) V předloženém seznamu poskytovaných služeb musí být rovněž uveden kontakt na odpovědnou osobu objednatele, která může potvrdit, zda byly služby provedeny řádně, odborně a v požadovaném rozsahu Uchazeč může k prokázání kvalifikace předložit výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů vydaný provozovatelem seznamu ( zákona), který nahrazuje splnění prokázání základních kvalifikačních předpokladů podle 53 odst. 1 kromě 53 odst. 1 písm. k) a l)zákona a profesních kvalifikačních předpokladů podle 54 zákona Uchazeč může prokázat splnění kvalifikace certifikátem vydaným v rámci systému certifikovaných dodavatelů, který obsahuje náležitosti stanovené v 139 zákona, a údaje v něm uvedené musí být platné nejméně k poslednímu dni lhůty pro prokázání splnění kvalifikace, tento certifikát nahrazuje splnění kvalifikace v rozsahu v něm uvedených údajů. Certifikát dodavatel předloží ve lhůtě pro prokázání splnění kvalifikace. Certifikát musí být platný ve smyslu 140 odst. 1 zákona Pokud má být předmět veřejné zakázky plněn několika dodavateli společně a za tímto účelem je podána společná nabídka, je každý z dodavatelů povinen prokázat splnění základních kvalifikačních předpokladů podle 50 odst. 1 písm. a) zákona a profesního kvalifikačního předpokladu podle 54 písm. a) zákona v plném rozsahu. Splnění kvalifikace podle 50 odst. 1 písm. b) až d) zákona musí prokázat všichni dodavatelé společně Uchazeč předkládá prosté kopie dokladů prokazujících splnění kvalifikace. Před uzavřením smlouvy o dílo může být uchazeč, se kterým má být podepsána smlouva, vyzván zadavatelem k předložení originálů nebo ověřených kopií dokladů prokazujících splnění kvalifikace Doklady prokazující splnění základních kvalifikačních předpokladů a výpis z obchodního rejstříku nesmějí být k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace (tedy k poslednímu dni lhůty pro podání nabídek), starší 90 kalendářních dnů. 4. POŽADAVKY NA ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ NABÍDKOVÉ CENY 4.1. Zadavatel požaduje, aby uchazeč v nabídce a v závazném návrhu smlouvy dle Přílohy č. 3 této zadávací dokumentace uvedl maximální nepřekročitelnou cenu Zadavatel požaduje, aby uchazeč v nabídce uvedl následující nabídkové parametry, celková nabídková cena za realizaci zakázky 1 semináře (počet účastníků jednoho semináře osob) bude uvedena v Kč a členěna následovně: Jednotková cena za realizaci 1 semináře bez DPH výše DPH s příslušnou sazbou Jednotková cena za realizaci 1 semináře s DPH 4.3. Do ceny uchazeč zahrne veškeré práce či související služby, nezbytné pro kvalitní provedení předmětu plnění zakázky. Jednotková cena za realizaci 1 semináře bez DPH bude stanovena jako cena nejvýše přípustná, kterou není možno překročit Nabídková cena za realizaci 1 semináře musí zahrnovat veškeré náklady spojené s řádným plněním předmětu zakázky. 5/8

6 4.5. Překročení nabídkové ceny je možné pouze za podmínky, že po podpisu smlouvy a před termínem dokončení předmětu plnění zakázky dojde ke změnám sazeb DPH, jiné podmínky pro překročení nabídkové ceny zadavatel nepřipouští. 5. POŽADAVKY NA ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ NABÍDKY 5.1. Dodavatel je povinen v nabídce uvést informace a skutečnosti vyplývající ze zákona Zadavatel požaduje, aby uchazeči v rámci nabídky předložili podepsaný a vyplněný návrh smlouvy s tím, že: Uchazeč není oprávněn v závazném vzoru smlouvy měnit žádná ustanovení Uchazeč je povinen vyplnit ta ustanovení závazného vzoru smlouvy, která jsou označena jako vyplní uchazeč Podepsaný návrh smlouvy musí svým obsahem odpovídat požadavkům zadávací dokumentace. Výběrem nabídky na základě návrhu na uzavření smlouvy uvedené v nabídce nevzniká právní vztah, zadavatel si vyhrazuje právo o smlouvě dále jednat a upřesnit její konečné znění Uchazeči jsou povinni strukturovat svou nabídku následujícím způsobem: krycí list nabídky (dle vzoru), čestné prohlášení o splnění kvalifikace (dle vzoru), doklady k prokázání splnění kvalifikace, cenová nabídka, návrh přípravy projektu a způsob realizace zakázky včetně harmonogramu pro přípravu jednoho semináře, vyplněný návrh smlouvy podepsaný osobou oprávněnou jednat za uchazeče (dle vzoru), doklad o oprávnění osoby, která podepsala návrh smlouvy jednat za uchazeče, případné další dokumenty 5.5. Všechny listy nabídky musí být číslovány vzestupnou číselnou řadou a musí být zajištěny proti manipulaci (svázány a na přelepu svázání opatřeny razítkem a podpisem oprávněné osoby uchazeče) Nabídka bude předložena v českém jazyce ve dvojím vyhotovení (jeden originál, jedna prostá kopie) a v jednom datovém vyhotovení na CD Nabídka musí být doručena do prostor zadavatele (viz článek 7.2 této zadávací dokumentace) ve lhůtě pro podání nabídek a být výrazně a čitelně označena nápisem: "NEOTEVÍRAT Nabídka Technicko-organizační zajištění seminářů OPŽP a adresou, na niž je možné zasílat oznámení podle 71 odst. 6 zákona Dodavatel je povinen v nabídce dále uvést, které části veřejné zakázky má v úmyslu zadat jednomu či více subdodavatelům včetně identifikačních údajů těchto subdodavatelů. Dodavatel je v takovém případě povinen předložit smlouvu uzavřenou se subdodavatelem, z níž vyplývá závazek subdodavatele k poskytnutí plnění určeného k plnění veřejné zakázky Při nesplnění podmínek uvedených v tomto článku bude nabídka uchazeče vyřazena a uchazeč bude vyloučen z další účasti v zadávacím řízení. 6/8

7 6. ZPŮSOB HODNOCENÍ NABÍDEK 6.1. Nabídky budou hodnoceny podle základního kritéria ekonomické výhodnosti. Zadavatel stanovil následující dílčí hodnotící kritéria a přidělil jim následující váhy: Cena za realizaci 1 semináře pro osob 80% Návrh způsobu realizace zakázky 20% 6.2. Hodnocení nabídek bude provedeno bodovací metodou. Bodové hodnocení provede hodnotící komise v souladu se svým jednacím řádem podle následujících pravidel: V rámci hodnotícího kritéria Cena za realizaci 1 semináře dle bodu této ZD bude hodnocena nabídková cena předmětu zakázky bez DPH. Maximální počet bodů činí 100. Tímto počtem bodů bude hodnocena vždy nejvýhodnější nabídka (nejnižší nabídková cena). Ostatní hodnocené nabídky získají bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty nejnižší nabídkové ceny k hodnotě hodnocené nabídkové ceny V rámci hodnotícího kritéria Návrh způsobu realizace zakázky dle bodu této ZD budou hodnoceny parametry realizace jednotlivých částí zakázky navržené uchazečem z hlediska jejich výhodnosti pro zadavatele, zejména: - lhůta nutná pro organizační zajištění akce (tato lhůta začíná běžet od obdržení e- mailové objednávky od zadavatele a počítá se v pracovních dnech) jako nejvýhodnější bude hodnocena nabídka, která nabídne nejkratší lhůtu pro organizační zajištění akce, - nabídka synergických propagačních služeb (PR, grafika, reklama) jako nejvýhodnější bude hodnocena nabídka, která nabídce nejširší způsob propagace (např. co nejpodrobnější způsob popisu RP, dále druhy, počet a frekvence reklamy a kvalita a vhodnost grafického zpracování, - nabídka doprovodných služeb z hlediska kvality a rozsahu předmětu zakázky jako nejvýhodnější bude hodnocena nabídka s nejširším okruhem nabízených doprovodných služeb např. výstupy pro účastníky seminářů, možnost stáhnutí prezentací účastníky z webových stránek uchazeče apod.. Návrh přípravy projektu a způsob realizace zakázky bude obsahovat max. 5 stran formátu A4. Maximální počet bodů činí 100. Body budou v rámci tohoto kritéria přidělovány tak, že hodnotící komise sestaví pořadí nabídek od nejvhodnější k nejméně vhodné a přiřadí nejvhodnější nabídce 100 bodů a každé následující nabídce přiřadí takové bodové ohodnocení, které vyjadřuje míru splnění dílčího kritéria ve vztahu k nejvhodnější nabídce Po přidělení bodů v rámci dílčích hodnotících kritérií budou provedeny následující kroky: počet bodů přidělených v rámci prvního dílčího hodnotícího kritéria (Cena za realizaci 1 semináře) bude u každé jednotlivé části zakázky vynásoben váhou dílčího kritéria 0,80 (80 %), počet bodů přidělených v rámci druhého dílčího hodnotícího kritéria (Návrh způsobu realizace zakázky) bude vynásoben váhou dílčího kritéria 0,20 (20 %), bude sečten počet bodů přidělených jednotlivým nabídkám a stanoveno jejich pořadí podle výše jejich bodového zisku. 7/8

8 7. ČASOVÉ LIMITY 7.1. Lhůta pro podání nabídek končí dne v 12:00 hod Nabídky je možné podávat do podatelny v prostorách kontaktní adresy zadavatele: Olbrachtova 2006/9, Praha 4, ve 4. patře, číslo dveří 5.28, a to během otevíracích hodin pro veřejnost: pondělí - čtvrtek od 8.00 do hod., a v pátek od 8.00 do hod Otevírání obálek se uskuteční dne v 15:00 hod. na adrese Olbrachtova 2006/9, Praha Otevírání obálek mohou být přítomni maximálně 2 zástupci každého uchazeče, který řádně podal nabídku do konce lhůty pro podání nabídek. Při otevírání obálek se tito uchazeči prokážou plnou mocí vystavenou osobou oprávněnou jednat za uchazeče Zadávací lhůta trvá 90 dnů. 8. DODATEČNÉ INFORMACE K ZADÁVACÍ DOKUMENTACI 8.1. Zadavatel poskytne dodatečné informace k zadávací dokumentaci pouze na základě písemné žádosti v souladu s ustanovením 49 odst. 1 zákona. Prohlídka místa plnění se s ohledem na charakter veřejné zakázky nekoná. 9. VARIANTNÍ ŘEŠENÍ 9.1. Zadavatel v souladu s ustanovením 70 zákona nepřipouští variantní řešení. 10. PRÁVA ZADAVATELE Zadavatel si vyhrazuje právo ponechat si obdržené nabídky Zadavatel nebude uchazečům hradit žádné náklady spojené s účastí v zadávacím řízení v souladu s 153 zákona Zadavatel si vyhrazuje právo upřesnit ve spolupráci s vybraným uchazečem smluvní ustanovení výslovně neuvedená v těchto zadávacích podmínkách. Přílohy: Příloha č. 1. Krycí list nabídky Příloha č. 2. Vzor čestného prohlášení o splnění kvalifikace Příloha č. 3. Závazná vzorová smlouva 8/8