25.10.2008 C 270/1 I (Usnesení, doporučení a stanoviska) STANOVISKA EVROPSKÝ INSPEKTOR OCHRANY ÚDAJŮ Stanovisko evropského inspektora ochrany údajů k rozhodnutí Komise ze dne 12. prosince 2007 týkajícímu se provádění systému pro výměnu informací o vnitřním trhu (IMI), pokud jde o ochranu osobních údajů (2008/49/ES) (2008/C 270/01) EVROPSKÝ INSPEKTOR OCHRANY ÚDAJŮ, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, a zejména na článek 286 této smlouvy, s ohledem na Listinu základních práv Evropské unie, a zejména na článek 8 této listiny, 2. IMI je vytvořen jako obecný systém na podporu mnoha oblastí legislativy týkající se vnitřního trhu a předpokládá se, že jeho využití se v budoucnosti rozšíří tak, aby podporoval řadu legislativních oblastí. IMI bude zpočátku využíván na podporu ustanovení směrnice 2005/36/ES ( směrnice o odborných kvalifikacích ) ( 2 ) týkajících se vzájemné pomoci. Od prosince roku 2009 bude IMI rovněž využíván na podporu ustanovení směrnice 2006/123/ES ( směrnice o službách ) ( 3 ) týkajících se správní spolupráce. s ohledem na směrnici Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů, a zejména na článek 41 tohoto nařízení, PŘIJAL TOTO STANOVISKO: 1. ÚVOD Systém pro výměnu informací o vnitřním trhu 1. Systém pro výměnu informací o vnitřním trhu (dále jen IMI ) je nástroj informační technologie, který příslušným orgánům v členských státech umožní vzájemnou výměnu informací při provádění legislativy v oblasti vnitřního trhu. IMI je financován v rámci programu IDABC (interoperabilní poskytování celoevropských služeb elektronické správy (egovernment) orgánům veřejné správy, podnikům a občanům) ( 1 ). ( 1 ) Viz bod 12 tohoto stanoviska. Stanovisko Pracovní skupiny pro ochranu údajů zřízené podle článku 29 a zapojení evropského inspektora ochrany údajů 3. V průběhu jara roku 2007 požádala Evropská komise o stanovisko Pracovní skupiny pro ochranu údajů zřízené podle článku 29 (dále jen pracovní skupina ) s cílem přezkoumat dopady systému IMI v oblasti ochrany údajů. Pracovní skupina vydala dne 20. září 2007 stanovisko o aspektech ochrany údajů souvisejících s IMI ( 4 ) Stanovisko pracovní skupiny podpořilo plány Komise přijmout rozhodnutí upravující aspekty ochrany údajů související s IMI a stanovit konkrétnější právní základ pro výměnu informací v rámci IMI. 4. Evropský inspektor ochrany údajů (dále jen EIOÚ ) vítá, že si Komise před vypracováním návrhu rozhodnutí o systému IMI vyžádala stanovisko pracovní skupiny. EIOÚ se aktivně ( 2 ) Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2005/36/ES ze dne 7. září 2005 o uznávání odborných kvalifikací (Úř. věst. L 255, 30.9.2005, s. 22). ( 3 ) Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES ze dne 12. prosince 2006 o službách na vnitřním trhu (Úř. věst. L 376, 27.12.2006, s. 36). ( 4 ) Stanovisko pracovní skupiny 7/2007 o otázkách ochrany údajů souvisejících s IMI, WP 140.
C 270/2 25.10.2008 podílel na práci podskupiny zabývající se IMI a podporuje závěry příslušného stanoviska pracovní skupiny. Rovněž vítá, že Komise neformálně konzultovala EIOÚ před přijetím rozhodnutí o systému IMI. To poskytlo příležitost podat návrhy ještě před přijetím, což bylo obzvláště nutné, neboť postup se týkal rozhodnutí Komise samotné, nikoli návrhu Komise, po němž by následoval legislativní postup zahrnující Radu a Evropský parlament. další výměny informací. Tato metoda rovněž zajišťuje, že žádná výměna informací nemůže být prostřednictvím IMI provedena, pokud i) nebude existovat vhodný právní základ v konkrétní legislativě v oblasti vnitřního trhu umožňující nebo ukládající výměnu informací a pokud ii) do přílohy rozhodnutí o systému IMI nebude zahrnut odkaz na tento právní základ. Rozhodnutí Komise 2008/49/ES 5. Dne 12. prosince 2007 přijala Komise rozhodnutí 2008/49/ES týkající se provádění systému pro výměnu informací o vnitřním trhu (IMI), pokud jde o ochranu osobních údajů (dále jen rozhodnutí o systému IMI ). Rozhodnutí zohlednilo některá z doporučení EIOÚ a pracovní skupiny. Dále konkrétně stanovilo právní základ. Celkový pohled EIOÚ na IMI 6. Celkový pohled EIOÚ na IMI je pozitivní. EIOÚ podporuje cíle Komise spočívající ve zřízení elektronického systému pro výměnu informací a v regulaci aspektů tohoto systému týkajících se ochrany údajů. Takový racionalizovaný systém může nejen posílit účinnost spolupráce, ale může rovněž napomoci při zajištění souladu s použitelnými zákony na ochranu údajů. Systém toho může dosáhnout vytvořením jasného rámce, který stanoví, jaké druhy informací mohou být vyměňovány, s kým a za jakých podmínek. 7. Zřízení centralizovaného elektronického systému nicméně rovněž vytváří určitá rizika. K těm nejdůležitějším patří riziko, že by mohlo být sdíleno více údajů a v širší rovině, než je nezbytně nutné pro účely účinné spolupráce, a že údaje, včetně potenciálně zastaralých a nepřesných údajů, by mohly v elektronickém systému zůstat déle, než je nezbytně nutné. Citlivou otázkou je rovněž bezpečnost databáze přístupné v 27 členských státech, protože daný systém je pouze tak bezpečný, nakolik to umožňuje nejslabší článek v příslušné síti. 8. Proto je velmi důležité, aby otázky týkající se ochrany údajů byly řešeny v právně závazném aktu Společenství co nejúplněji a nejjednoznačněji. Jasné vymezení oblasti působnosti IMI 9. EIOÚ vítá, že Komise jasně definuje a vymezuje oblast působnosti IMI a v příloze uvádí seznam příslušných aktů Společenství, na jejichž základě je možné vyměňovat informace. Tyto akty zahrnují v současné době pouze směrnici o odborných kvalifikacích a směrnici o službách; očekává se však, že oblast působnosti IMI bude v budoucnosti rozšířena. Bude-li přijata nová legislativa, která pro výměnu informací stanoví použití IMI, bude současně aktualizována i dotčená příloha. EIOÚ vítá tuto metodu, neboť i) jasně vymezuje oblast působnosti IMI a ii) zajišťuje transparentnost, přičemž současně iii) umožňuje flexibilitu pro případ, že systém IMI bude v budoucnosti používán pro Hlavní otázky týkající se rozhodnutí o systému IMI 10. EIOÚ však není spokojen i) s volbou právního základu rozhodnutí o systému IMI, v jejímž důsledku je rozhodnutí o systému IMI nyní založeno na nejistých právních základech (viz část 2 tohoto stanoviska), a ii) se skutečností, že řada nutných ustanovení upravujících podrobně aspekty ochrany údajů systému IMI není do dokumentu zapracována (viz část 3 stanoviska). 11. Řešení přijaté Komisí v praxi bohužel znamená, že na rozdíl od očekávání EIOÚ a pracovní skupiny nyní rozhodnutí o systému IMI neupravuje souhrnně všechny hlavní aspekty ochrany údajů týkající se IMI, včetně především způsobu, jímž společní kontroloři sdílejí odpovědnost, pokud jde o oznamovací povinnost, a jímž udělují právo přístupu subjektům údajů, ani neupravuje konkrétní praktické otázky přiměřenosti. EIOÚ rovněž vyjadřuje politování nad tím, že po Komisi není konkrétně požadováno, aby zveřejnila předem definované otázky a oblasti údajů na svých internetových stránkách, což by zvýšilo transparentnost a právní jistotu. 2. PRÁVNÍ ZÁKLAD ROZHODNUTÍ O SYSTÉMU IMI Rozhodnutí o programu IDABC 12. Právním základem rozhodnutí o systému IMI, jak je stanoveno v samotném rozhodnutí, je rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady ze dne 21. dubna 2004 o interoperabilním poskytování celoevropských služeb elektronické správy (egovernment) orgánům veřejné správy, podnikům a občanům (IDABC) ( 1 ) (dále jen rozhodnutí o programu IDABC ), a zejména článek 4 uvedeného rozhodnutí. 13. Samotné rozhodnutí o programu IDABC je jedním z nástrojů v rámci hlavy XV Smlouvy o založení Evropského společenství ( Smlouvy o ES ): Transevropské sítě. Článek 154 Smlouvy o ES stanoví, že Společenství přispívá ke zřizování a rozvoji transevropských sítí v oblastech dopravních, telekomunikačních a energetických infrastruktur. Cílem těchto opatření je podpora propojení a interoperability vnitrostátních sítí, jakož i přístupu k nim. Článek 155 uvádí opatření, která může Společenství v tomto rámci přijmout. Jde o i) hlavní směry, ii) akce, které se případně ukáží nezbytné pro zajištění interoperability sítí, zejména v oblasti harmonizace technických norem, iii) a o podporu projektů. Rozhodnutí o programu IDABC je založeno na čl. 156 odst. 1, upravující postup přijetí. ( 1 ) Úř. věst. L 144, 30.4.2004, ve znění opravy v (Úř. věst. L 181, 18.5.2004, s. 25).
25.10.2008 C 270/3 14. Článek 4 rozhodnutí o programu IDABC mimo jiné stanoví, že Společenství provádí projekty společného zájmu. Tyto projekty musí být zahrnuty v průběžném pracovním programu a jejich provádění musí být v souladu se zásadami uvedenými v článcích 6 a 7 rozhodnutí o programu IDABC. Tyto zásady především podporují širokou účast, předpokládají řádný a nestranný postup a stanoví harmonizaci technických norem. Jejich cílem je rovněž zajistit ekonomickou spolehlivost a proveditelnost projektů. Směrnice o službách a směrnice o odborných kvalifikacích 15. Jak bylo vysvětleno výše, v počátečním období bude systém pro výměnu informací o vnitřním trhu používán pro výměnu osobních údajů v kontextu dvou směrnic: směrnice o službách a směrnice o odborných kvalifikacích. 16. Čl. 34 odst. 1 směrnice o službách stanoví konkrétní právní základ pro zavedení elektronického systému pro výměnu informací mezi členskými státy jako doprovodné opatření pro účely dané směrnice. Čl. 34 odst. 1 zní takto: Komise ve spolupráci s členskými státy zavede elektronický systém pro výměnu informací mezi členskými státy, a to s ohledem na stávající informační systémy. 17. Směrnice o odborných kvalifikacích nepředpokládá zvláštní elektronický systém pro výměnu informací, avšak podle několika svých ustanovení výměnu informací jasně požaduje. Příslušná ustanovení upravující výměnu informací zahrnují článek 56 uvedené směrnice, který po příslušných orgánech členských států požaduje, aby úzce spolupracovaly a poskytovaly si vzájemnou pomoc s cílem usnadnit provádění této směrnice. Druhý odstavec článku 56 stanoví, že některé citlivé informace se zpracovávají, přičemž je nutno dodržovat právní předpisy o ochraně údajů. Článek 8 dále rovněž konkrétně stanoví, že příslušné orgány hostitelského členského státu mohou požádat příslušné orgány členského státu usazení, aby jim poskytly informace o usazení poskytovatele služeb v souladu s právními předpisy, jeho bezúhonnosti a o tom, že neexistují žádné disciplinární nebo trestněprávní sankce profesní povahy. Čl. 50 odst. 2 nakonec stanoví, že v případě důvodných pochybností může hostitelský členský stát požadovat od příslušných orgánů členského státu potvrzení o pravosti osvědčení a dokladů o dosažené kvalifikaci a odborné přípravě. Potřeba vhodného právního základu pro ustanovení o ochraně údajů 18. Ochrana osobních údajů je uznána jako základní právo v článku 8 Listiny základních práv Unie a v případě judikatury na základě článku 8 Evropské úmluvy o lidských právech (dále jen ECHR ). 19. Rozhodnutí o systému IMI v článku 1 stanoví konkrétně funkce, práva a povinnosti aktérů a uživatelů v systému IMI, pokud jde o požadavky na ochranu údajů. EIOÚ ze 7. bodu odůvodnění vyrozuměl, že záměrem rozhodnutí o systému IMI je konkrétní stanovení obecného rámce Společenství v oblasti ochrany údajů podle směrnice 95/46/ES a nařízení (ES) č. 45/2001. Uvedené rozhodnutí se konkrétně zabývá definováním kontrolorů a jejich odpovědností, dobou uchovávání údajů a právy subjektů údajů. Rozhodnutí o systému IMI se tudíž zabývá omezeními a specifikacemi základních práv a jeho cílem je konkrétní stanovení subjektivních práv občanů. 20. Na základě judikatury podle ECHR by nemělo být pochyb o právním postavení ustanovení omezujících základní práva. Tato ustanovení musí být uvedena v právním nástroji na základě Smlouvy o ES, který může uplatněn před soudcem. V opačném případě by vznikla právní nejistota pro subjekt údajů, protože tento subjekt se nemůže spoléhat na skutečnost, že může daná pravidla uplatňovat před soudem. 21. Otázka právní jistoty je ještě významnější, neboť podle systému Smlouvy o ES to budou primárně soudci členských států, kteří podle svého uvážení rozhodnou o tom, jakou hodnotu přisoudí rozhodnutí o systému IMI. To by mohlo vést k různým výsledkům v různých členských státech a dokonce i v rámci jednoho členského státu. Taková právní nejistota je nepřijatelná. 22. Neexistence (jistoty) opravných prostředků by byla každopádně v rozporu s článkem 6 ECHR, který stanoví právo na spravedlivý soud, a v rozporu s judikaturou související s tímto článkem. V takovém případě by Společenství neplnilo své povinnosti podle článku 6 Smlouvy o Evropské Unii (dále jen Smlouvy o EU ), jež po Unii vyžaduje dodržování základních práv, která zaručuje ECHR. Nedokonalosti zvoleného právního základu 23. EIOÚ je hluboce znepokojen tím, že volbou článku 4 rozhodnutí o programu IDABC jako právního základu daného rozhodnutí navrhovatelé rozhodnutí Komise zřejmě nevyhověli zkoušce právní jistoty uvedené výše. EIOÚ uvádí níže prvky, které mohou vyvolat pochybnosti o přiměřenosti volby právního základu rozhodnutí o systému IMI: Rámec hlavy XV Smlouvy o ES, Transevropské sítě. Podle tohoto rámce může Evropské společenství přispět k zřízení těchto sítí, aby mohli evropští občané využívat výhod lepší, bezpečnější a levnější dopravy, telekomunikací a energie ( 1 ). Není jisté, zda tento rámec je zamýšlen rovněž pro sítě mezi veřejnými orgány nutné pro provádění legislativních aktů, jak je tomu v případě systému IMI. Opatření předpokládaná v hlavě XV Smlouvy o ES (článek 155). Jak bylo zmíněno výše, jde o i) hlavní směry, ii) akce, které se případně ukáží nezbytné pro zajištění interoperability sítí, zejména v oblasti harmonizace technických norem, iii) a o podporu projektů. Ačkoli tento článek není úplně jasný případnými ( 1 ) Viz Bílá kniha Komise o růstu, konkurenceschopnosti a zaměstnanosti, KOM/93/700Fin.
C 270/4 25.10.2008 akcemi se může rozumět cokoli tento seznam možných opatření předpokládá, že cílů hlavy XV může být dosaženo především nelegislativními opatřeními. EIOÚ zdůrazňuje, že pojem případné akce v této souvislosti odkazuje zejména na harmonizaci technických norem. Článek 4 rozhodnutí o programu IDABC má za cíl provádět projekty společného zájmu konkrétně uvedené v průběžném pracovním programu. Na základě tohoto pracovního programu byl systém IMI zaveden a financován. EIOÚ však není přesvědčen o tom, že článek 4 může být použit jako právní základ pro pravidla ochrany údajů zavazující aktéry v systému IMI a stanovící subjektivní práva občanů. Články 6 a 7 rozhodnutí o programu IDABC, na které odkazuje článek 4, stanoví zásady provádění projektů společného zájmu. Tyto zásady upravují účast, postup a harmonizaci technických norem, jakož i ekonomickou spolehlivost a proveditelnosti projektů. Nemají nic společného se zásadami ochrany údajů, ani s jinými srovnatelnými zásadami veřejného práva. Postup podle rozhodnutí o programu IDABC: Podle 30. bodu odůvodnění rozhodnutí by prováděcí opatření měla být přijata v souladu s rozhodnutím Rady ze dne 28. června 1999, kterým se stanoví postupy pro výkon prováděcích pravomocí svěřených Komisi ( 1 ). To vyžaduje zapojení příslušného výboru podle postupu projednávání ve výborech a zástupců členských států. Body o- důvodnění rozhodnuti o systému IMI nezmiňují žádné zapojení takového výboru. Podle našich informací nebyl žádný takový výbor zapojen. Dalším konkrétním bodem je skutečnost, že rozhodnutí o systému IMI je určeno členským státům. Z tohoto důvodu a navzdory odkazům na nařízení (ES) č. 45/2001 uvedeným v rozhodnutí o systému IMI a navzdory zmínkám v článku 6 o Komisi jako o jednom z aktérů v systému IMI nemůže rozhodnutí o IMI souviset se zpracováním osobních údajů samotnou Komisí. Možná řešení pro nápravu nedokonalostí zvoleného právního základu 26. EIOÚ doporučuje provést analýzu této možnosti. Tento samostatný právní nástroj by se pak mohl zabývat funkcemi, právy a povinnosti aktérů a uživatelů systému IMI, pokud jde o požadavky na ochranu údajů (otázka definovaná v rozhodnutí o systému IMI) a rovněž pokud jde o další požadavky související se zřízením a fungováním systému IMI. 27. Druhou možností by mohlo být nalezení právního základu v jednotlivých nástrojích týkajících se vnitřního trhu. Pokud se rozhodnutí o systému IMI použije na výměnu osobních údajů v souvislosti se směrnicí o službách, je třeba dále vyhodnotit, zda by nezbytný právní základ mohla tvořit tato směrnice samotná zejména článek 34. Pokud se rozhodnutí o systému IMI použije pro výměnu osobních údajů v souvislosti se směrnicí o odborných kvalifikacích, by mohl být rovněž uplatněn podobný přístup: konkrétní a jasný právní základ by mohl být vytvořen také pozměněním směrnice samotné. 28. Pokud jde o další právní předpisy v oblasti vnitřního trhu, které v budoucnosti mohou požadovat výměnu informací mezi příslušnými orgány v členských státech, v těchto nových zvláštních právních předpisech mohl být pokaždé přijat konkrétní právní základ. 3. POZNÁMKY K OBSAHU ROZHODNUTÍ O SYSTÉMU IMI 29. V této části stanoviska se EIOÚ zabývá ustanoveními upravujícími aspekty systému IMI týkající se ochrany údajů, jak jsou uvedeny v rozhodnutí o systému IMI. Návrhy EIOÚ by mohly být zahrnuty v novém právním nástroji nahrazujícím rozhodnutí o systému IMI, jak bylo navrženo výše. Nebude-li však takový nový nástroj existovat, mohly by být příslušné návrhy zahrnuty do vlastního rozhodnutí o systému IMI po pozměnění tohoto rozhodnutí. 30. Některé z návrhů by navíc aktéři v systému IMI mohli již v současnosti uplatnit v praxi, aniž by se rozhodnutí pozměnilo. EIOÚ očekává, že Komise převezme doporučení uvedená v tomto stanovisku alespoň na operační úrovni do té míry, v jaké souvisejí s činností Komise jako aktéra v systému IMI a v jaké tudíž podléhají dozoru EIOÚ. 24. Rozhodnutí o systému IMI potřebuje z výše uvedených důvodů pevný právní základ. Existují vážné pochybnosti o tom, zda právní základ rozhodnutí o systému IMI splňuje požadavky právní jistoty. EIOÚ doporučuje, aby Komise znovu zvážila tento právní základ a hledala řešení k nápravě nedokonalostí zvoleného právního základu, s případným důsledkem v podobě nahrazení rozhodnutí o systému IMI právním nástrojem splňujícím požadavek právní jistoty. 25. V této souvislosti by nejvhodnějším řešením mohla být možnost přijetí samostatného právního nástroje pro systém IMI ze strany Rady a Evropského parlamentu, podobně jako v případě schengenského informačního systému, vízového informačního systému a jiných rozsáhlých databází IT. ( 1 ) Úř. věst. L 184, 29.12.2006, s. 23. Článek 2 Předem vymezené oblasti údajů: transparentnost a přiměřenost 31. EIOÚ vítá, že Komise na internetových stránkách systému IMI zveřejnila první soubor předem vymezených otázek a dalších oblastí údajů. Tyto otázky souvisí s výměnami informací podle směrnice o odborných kvalifikacích. 32. Aby byla jasně stanovena povinnost Komise tyto osvědčené postupy dodržovat a aby se tak zajistila a dále zlepšila transparentnost, EIOÚ doporučuje, aby právní nástroj pro systém IMI stanovil povinnost Komise zveřejnit předem vymezené otázky a další oblasti údajů na internetových stránkách systému IMI.
25.10.2008 C 270/5 33. Pokud jde o přiměřenost, právní nástroj pro systém IMI by měl konkrétně stanovit, že předem vymezené otázky a další oblasti údajů musí být adekvátní, relevantní a přiměřené. EIOÚ má navíc dvě konkrétní doporučení, pokud jde o přiměřenost: Jednoznačně stanovit, že cílem systému IMI není, aby byl běžně používán k provádění prověrek migrujících odborníků a poskytovatelů služeb, ale pouze v případě, že to použitelné právo povolí, a pokud existují důvodné pochybnosti i) ohledně pravosti informací poskytnutých migrujícím poskytovatelem služeb příslušnému orgánu v hostitelském členském státě nebo ii) ohledně způsobilosti migrujícího poskytovatele služeb k usazení nebo výkonu svého povolání v hostitelském členském státě. Aby se minimalizovalo zbytečné předávání citlivých, avšak ne vždy relevantních údajů, ustanovení stanovící, že pokud není nutné předávat aktuální informace z trestního rejstříku, předem vymezené otázky a odpovědi na rozhraní systému IMI by neměly zahrnovat žádost o výpis z trestního rejstříku a měly by být formulovány odlišně tak, aby se minimalizovalo sdílení citlivých údajů. Příslušný orgán hostitelské země například může být uspokojen, pokud ví, že migrující právník je řádně a podle zákona registrován u své domovské advokátní komory, a nepotřebuje vědět, zda má ve svém trestním rejstříku dopravní přestupek, pokud mu to nebrání ve výkonu povolání právníka v domovské zemi. Čl. 3 odst. 2 Společná kontrola a rozdělení odpovědností 34. Rozdělení odpovědností v článku 3 rozhodnutí o systému IMI je nejasné a nejednoznačné. EIOÚ uznává, že nemusí být proveditelné v rozhodnutí o systému IMI konkrétně určit každou jednotlivou činnost zpracování a rozdělit odpovědnost za každou činnost Komisi nebo konkrétnímu příslušnému orgánu v konkrétním členském státě. Avšak alespoň s ohledem na nejdůležitější povinnosti kontrolora v oblasti ochrany údajů by v rozhodnutí o systému IMI měly být uvedeny některé pokyny. Oznámení subjektům údajů 36. EIOÚ doporučuje, aby byl do právního nástroje pro systém IMI vložen nový odstavec týkající se rozdělení odpovědnosti za oznamovací povinnost mezi společné kontrolory v souladu s vrstveným přístupem. Znění by mělo konkrétně stanovit zejména toto: Zaprvé by měla Komise na svých internetových stránkách věnovaných systému IMI jasně a srozumitelně zveřejnit souhrnné oznámení o ochraně osobních údajů zahrnující všechny body požadované podle článků 10 a 11 nařízení (ES) č. 45/2001. EIOÚ doporučuje, aby se oznámení zabývalo nejen omezenými činnostmi Komise v oblasti zpracování údajů, k nimž má přístup (osobní údaje uživatelů systému IMI), ale aby rovněž obsahovalo obecnou poznámku ohledně výměny informací mezi příslušnými orgány v jednotlivých členských státech, což je účelem této databáze. Zadruhé by také každý příslušný orgán měl oznámení o ochraně osobních údajů zveřejnit na svých vlastních internetových stránkách. Oznámení o ochraně osobních údajů by mělo obsahovat zmínku a odkaz na oznámení Komise o ochraně osobních údajů a další podrobné informace týkající se konkrétně daného orgánu nebo členského státu. V těchto oznámeních musí být například uvedena veškerá omezení týkající se práva přístupu nebo práva na informace, platná v dané zemi. Oznamovací povinnost může být mezi příslušnými orgány v určité zemi koordinována jediným styčným úřadem. Zatřetí a nakonec by nejpozději v době přenesení osobních údajů a pokud není možné uplatnit nějaké omezení mělo být rovněž poskytnuto oznámení přímo subjektům údajů, a to jinými prostředky než formou oznámení o ochraně osobních údajů zveřejněného na internetových stránkách. Doporučený přístup by mohl zahrnovat stručnou zmínku o systému IMI a odkaz na relevantní oznámení o ochraně osobních údajů na internetových stránkách v rámci veškeré korespondence, kterou si příslušné orgány vyměňují se subjektem údajů (obvykle s migrujícím poskytovatelem služeb nebo odborníkem). 35. EIOÚ zejména doporučuje, aby právní nástroj pro systém IMI konkrétně stanovil, že: každý příslušný orgán a koordinátor systému IMI je kontrolorem, pokud jde o jeho vlastní činnosti v oblasti zpracování dat, které vykonává jako uživatel systému, Komise není uživatelem, ale provozovatelem systému a je odpovědná v prvé řadě za technický provoz, údržbu a zajištění celkové bezpečnosti systému, a že aktéři v systému IMI sdílí odpovědnosti, pokud jde o oznamovací povinnost a udělování práva přístupu, námitky a nápravy, a to způsobem uvedeným v (nově vložených) odstavcích, jak je uvedeno v níže uvedených oddílech. Právo na přístup, námitky a náprava 37. EIOÚ rovněž doporučuje, aby byl vložen nový odstave, s cílem: konkrétně stanovit, komu by subjekty údajů měly podávat své žádosti o přístup, námitky nebo žádosti o nápravu, konkrétně stanovit, který příslušný orgán bude kompetentní pro rozhodnutí o takových žádostech, a stanovit postup v případě, že subjekt údajů podá svou žádost aktéru v systému IMI, které není kompetentní pro rozhodování o takových žádostech.
C 270/6 25.10.2008 38. Dále by mělo být konkrétně stanoveno, že Komise může poskytovat přístup pouze k údajům, k nimž má sama legitimní přístup. Komise proto nebude mít povinnost poskytovat přístup k výměnám informací mezi příslušnými orgány. Pokud se však subjekt údajů obrátí na Komisi s takovou žádostí, Komise by měla subjekty údajů neprodleně odkázat na orgány, které mají přístup k daným informacím, a odpovídajícím způsobem subjekt údajů informovat. 43. EIOÚ dále doporučuje, aby se změnila logická posloupnost výmazu-uchování v druhém odstavci článku 4. Komise by každopádně měla vyhovět žádostem o výmaz do 10 pracovních dnů bez ohledu na to, zda by druhý příslušný orgán účastnící se výměny informací chtěl informaci v systému IMI uchovat, nebo ne. Měl by však existovat automatický mechanismus pro zaslání oznámení tomuto druhému příslušnému orgánu tak, aby nedošlo ke ztrátě údajů a aby si daný příslušný orgán,, pokud si to přeje, mohl informace stáhnout nebo vytisknout a uložit pro vlastní účely mimo systém IMI při dodržení vlastních pravidel na ochranu údajů. Desetidenní lhůta pro oznámení se zdá přiměřená jako minimální i maximální. Komise by měla být schopna vymazat informace před uplynutím této desetidenní lhůty pouze v případě, že oba orgány potvrdí své přání provést výmaz. Článek 4 Uchovávání osobních údajů subjektů údajů při výměnách informací 39. Čl. 4 odst. 1 rozhodnutí o systému IMI stanoví dobu uchování údajů v délce šesti měsíců od formálního ukončení výměny informací. 40. EIOÚ si je vědom toho, že příslušné orgány mohou potřebovat určitou flexibilitu, pokud jde o uchovávání údajů vzhledem ke skutečnosti, že se mohou vyskytnout doplňující otázky nad rámec původní otázky a odpovědi, které se budou týkat stejného případu mezi příslušnými orgány. Během přípravy stanoviska pracovní skupiny Komise vysvětlila, že správní postupy, v jejichž rámci mohou být nutné výměny informací, jsou obvykle ukončovány během několika měsíců a šestiměsíční doba uchování byla stanovena s cílem umožnit flexibilitu pro případ neočekávaných prodlení. 41. Vzhledem k výše uvedenému a na základě vysvětlení Komise má EIOÚ pochybnosti o tom, zda existuje legitimní důvod pro uchovávání údajů v systému IMI po dalších šest měsíců po formálním ukončení výměny informací. EIOÚ proto doporučuje, aby šestiměsíční lhůta pro automatický výmaz začala běžet ke dni, kdy dožadující orgán poprvé kontaktuje svůj protějšek v rámci konkrétní výměny informací. Lepším přístupem by skutečně bylo stanovit lhůtu pro automatický výmaz podle různých druhů výměny informací (přičemž lhůta by se vždy počítala od zahájení dané výměny). Například šestiměsíční lhůta pro uchování sice může být vhodná pro výměny informací podle směrnice o odborných kvalifikacích, avšak nemusí být nezbytně dostačující pro jiné výměny informací podle budoucích právních předpisů v oblasti vnitřního trhu. 42. EIOÚ rovněž dodává, že pokud by jeho doporučení nebyla zohledněna, mělo by se přinejmenším vyjasnit, co se rozumí formálním ukončením výměny informací. Zejména musí být zajištěno, aby žádné údaje nemohly v databázi zůstávat déle, než je nezbytně nutné, jen z toho důvodu, že příslušný orgán opomněl uzavřít danou věc. Bezpečnostní opatření 44. EIOÚ rovněž doporučuje konkrétně stanovit, že bezpečnostní opatření, ať už je přijme Komise nebo příslušné orgány, by měla být přijímána v souladu s osvědčenými postupy v členských státech. Společný dozor 45. Jelikož jsou výměny informací v rámci systému IMI předmětem mnohých vnitrostátních předpisů v oblasti ochrany údajů, jakož i předmětem dozoru ze strany několika vnitrostátních orgánů pro ochranu údajů (vedle použitelnosti nařízení (ES) č. 45/2001 a vedle dozorového orgánu EIOÚ pro některé aspekty operací zpracování), EIOÚ doporučuje, aby právní nástroj pro systém IMI obsahoval rovněž jasná ustanovení podporující společný dozor nad systémem IMI ze strany jednotlivých zúčastněných orgány pro ochranu údajů. Společný dozor by mohl být strukturován stejným způsobem, jako tomu bylo v případě právních nástrojů pro zřízení, provoz a využívání schengenského informačního systému druhé generace (SIS II) ( 1 ). 4. ZÁVĚRY 46. EIOÚ podporuje cíle Komise spočívající ve zřízení elektronického systému pro výměnu informací a v regulaci aspektů tohoto systému týkajících se ochrany údajů. 47. Rozhodnutí o systému IMI potřebuje z výše uvedených důvodů pevný právní základ. EIOÚ doporučuje, aby Komise znovu zvážila svou volbu právního základu a hledala řešení k nápravě nedokonalostí zvoleného právního základu, s případným důsledkem v podobě nahrazení rozhodnutí o systému IMI právním nástroje splňujícím požadavek právní jistoty. 48. Jako naprosto nejpřijatelnější řešení navrhuje EIOÚ provést analýzu možnosti přijetí samostatného právního nástroje pro systém IMI na úrovni Rady a Evropského parlamentu, podobně jako v případě schengenského informačního systému, vízového informačního systému a jiných rozsáhlých databází IT. ( 1 ) Viz články 44 až 46 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1987/2006 ze dne 20. prosince 2006 o zřízení, provozu a využívání Schengenského informačního systému druhé generace (SIS II), (Úř. věst. L 381, 28.12.2006, s. 4), a články 60 až 62 rozhodnutí Rady 2007/533/SVV ze dne 12. června 2007 o zřízení, provozu a využívání Schengenského informačního systému druhé generace (SIS II), (Úř. věst. L 205, 7.8.2007, s. 63).
25.10.2008 C 270/7 49. Alternativně by bylo možné vyhodnotit, zda by nezbytný právní základ nemohly poskytnout článek 34 směrnice o službách a podobná ustanovení, která mají být ještě přijata s ohledem na další legislativu v oblasti vnitřního trhu. 50. Stanovisko rovněž uvádí řadu návrhů ohledně ustanovení upravujících aspekty systému IMI týkající se ochrany údajů, které mají být obsaženy v novém právním nástroji nahrazujícím rozhodnutí o systému IMI, jak bylo navrženo výše, nebo v případě neexistence takového nového nástroje mají být uvedeny v samotném rozhodnutí o systému IMI, po pozměnění tohoto rozhodnutí. 51. Mnohé návrhy by navíc aktéři v systému IMI mohli již v současnosti být uplatnit v praxi, aniž by se rozhodnutí pozměnilo. EIOÚ očekává, že Komise převezme doporučení uvedená v tomto stanovisku alespoň na operační úrovni do té míry, v jaké souvisejí s činností Komise jako aktéra v systému IMI. 52. Tato doporučení souvisejí s transparentností a přiměřeností, společnou kontrolou a rozdělením odpovědností, oznámeními pro subjekty údajů, právy přístupu, námitkami a nápravou, uchováním údajů, bezpečnostními opatřeními a společným dozorem. V Bruselu dne 22. února 2008. Peter HUSTINX evropský inspektor ochrany údajů