Schválený dne: 15. 7. 2009 Platný od: 15. 7. 2009 verze: 1.0
EXTERNÍ METODICKÝ POKYN Č. 15 je platný pro všechny subjekty zapojené do implementace a realizace Regionálního operačního programu NUTS II Severozápad pro období 2007 2013 a mění nebo upřesňuje postupy stanovené řízenou dokumentací Regionálního operačního programu NUTS II Severozápad pro období 2007 2013. Cílem tohoto pokynu je úprava informační povinnosti ve vztahu k veřejným zakázkám souvisejícím s realizací projektu u projektů realizovaných v rámci 1., 2., 4., 5., 6. a 7. výzvy k předkládání projektů v rámci ROP Severozápad. Protože zadávací/výběrové řízení tvoří velmi podstatnou část projektu spolufinancovaného z ROP Severozápad, je kontrole jeho zadání a průběhu ze strany Řídícího orgánu ROP Severozápad (dále jen ŘO ROP Severozápad ) věnována patřičná pozornost. Příjemce má povinnost o všech výběrových a zadávacích řízení ŘO ROP Severozápad (příslušného pracovníka ORKP) informovat a zasílat mu ve stanovených lhůtách potřebné informace a doklady. Bližší postup pro oznamovací povinnost vůči ŘO ROP Severozápad pro jednotlivé případy je popsán níže. Tento metodický pokyn se vztahuje na zadávací/výběrová řízení realizovaná v projektech v rámci 1., 2., 4., 5., 6. a 7. výzvy. Pro zadávací/výběrová řízení vyhlášená po dni platnosti tohoto metodického pokynu platí lhůty uvedené níže. U výběrových/zadávacích řízení, která byla již vyhlášena, případně i dokončena přede dnem platnosti tohoto metodického pokynu, platí výjimka z níže uvedených lhůt v případě úkonů dokončených přede dnem platnosti tohoto metodického pokynu. V tomto případě musí být informační povinnost vztahující se k těmto úkonům splněna do 20 pracovních dnů ode dne platnosti tohoto metodického pokynu. Pod pojmem zadávací řízení se pro účely tohoto metodického pokynu rozumí také výběrová řízení realizovaná podle Pokynů pro zadávání zakázek (příloha č. 5 Příručky pro žadatele) a dále v textu je pro účely zjednodušení textu použit pouze výraz zadávací řízení. Postupy pro oznamovací povinnost vůči ŘO ROP Severozápad: I. Zadávací řízení na dodavatele před doručením Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace Tato zadávací řízení se v závislosti na okamžiku vyhlášení a vlastní realizace zadávacího řízení dělí na tři typy: a) zahájení/vyhlášení í a realizace zadávacího řízení před registrací projektu, b) zahájení/vyhlášení zadávacího řízení před registrací projektu s realizací zadávacího řízení po registraci projektu a zároveň ještě před doručením Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace, c) zahájení/vyhlášení a realizace zadávacího řízení po registraci projektu, avšak před doručením Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace. I. a) V případě, že výběrové řízení na dodavatele realizované dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, a Pokynů pro zadávání zakázek (příloha č. 5 Příručky pro žadatele) 2
proběhlo před podáním žádosti o dotaci, tj. před registrací projektu, předloží žadatel (zadavatel VŘ) s žádostí o dotaci jako povinnou přílohu sdělení o proběhlém zadávacím řízení a smlouvu s dodavatelem (případně objednávku). Sdělení o proběhlém zadávacím řízení musí obsahovat následující údaje: název zadávacího řízení, druh zadávacího řízení podle předmětu, způsob vyhlášení, předmět zadávacího řízení, datum vyhlášení, identifikační údaje vybraného uchazeče, celková smluvní částka. Kompletní dokumentaci k zadávacímu řízení a případnou další dokumentaci k zadávacímu řízení předloží žadatel (zadavatel VŘ) až po schválení projektu VRR, nejpozději do 5 pracovních dnů od doručení Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace, a to na územně příslušné ORKP. podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace. I. b) V případě, že zadávací řízení bylo zahájeno/vyhlášeno před registrací projektu (tj. byl odeslán formulář oznámení o zakázce nebo osloveni dodavatelé), informuje žadatel (zadavatel VŘ) o vyhlášeném zadávacím řízení prostřednictvím webové žádosti BENEFIT7. V případě, že se výběr nejvhodnějšího uchazeče uskuteční (tj. bude vybrán dodavatel 1, se kterým byla/bude podepsána smlouva) ještě před doručením Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace (dále jen Doporučení ), které je zasíláno úspěšnému žadateli pracovníky OAP po schválení projektu Výborem Regionální rady, informuje žadatel (zadavatel VŘ) písemně či e-mailem o této skutečnosti pracovníka ORKP neprodleně po schválení projektu VRR, nejpozději do 5 pracovních dnů od doručení Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace. Zároveň předkládá kompletní dokumentaci k zadávacímu/výběrovému řízení a sdělení o proběhlém zadávacím řízení. Sdělení o proběhlém zadávacím řízení musí obsahovat následující údaje: název zadávacího řízení, druh zadávacího řízení podle předmětu, způsob vyhlášení, předmět zadávacího řízení, datum vyhlášení, identifikační údaje vybraného uchazeče, celková smluvní částka. Kompletní dokumentace k veřejné zakázce je předkládána ve dvou paré a musí být originálem nebo ověřenou kopií a prostou kopií dokladu. Pouze nabídky uchazečů předkládá žadatel (zadavatel VŘ) v originále nebo ověřené kopii. podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace. I. c) V případě, že zadávací řízení bylo zahájeno/vyhlášeno a jeho realizace proběhla po registraci projektu, avšak před doručením Doporučení, předloží žadatel (zadavatel VŘ) neprodleně po doručení Doporučení, nejpozději však do 5 pracovních dnů od doručení Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace, kompletní dokumentaci k zadávacímu řízení. Kompletní dokumentace k veřejné zakázce je předkládána ve dvou paré a musí být originálem nebo ověřenou kopií a prostou kopií dokladu. Pouze nabídky uchazečů předkládá žadatel (zadavatel) v originále nebo ověřené kopii. Originály budou žadateli (zadavateli VŘ) po provedení kontroly vráceny. podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace. II. Zadávací řízení na dodavatele zahájeno před doručením Doporučení a realizováno po doručení Doporučení (před podpisem Smlouvy) 1 Výběrem dodavatele se rozumí doručení oznámení o výběru nejvhodnější nabídky vybranému uchazeči. 3
V případě, že zadávací řízení na dodavatele bylo zahájeno/vyhlášeno před doručením Doporučení oznámí žadatel (zadavatel VŘ) tuto skutečnost pracovníkovi ORKP a předloží kompletní zadávací dokumentaci neprodleně po schválení projektu VRR, nejpozději však do 5 pracovních dnů od doručení Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace. Pokud pracovník ORKP zjistí, že dokumentace není v souladu s Pokyny pro zadávání zakázek (příloha č. 5 Příručky pro žadatele), zkonzultuje s vámi případné opravy dokumentace pro zadávací řízení. Zároveň jste povinni zaslat příslušnému ORKP pozvánku na zasedání hodnotící komise, probíhá-li toto zasedání po schválení projektu VRR, a to nejpozději 5 pracovních dnů před jeho konáním. Pracovník ORKP se může osobně v roli pozorovatele zúčastnit posuzování a hodnocení nabídek u vybraných projektů (otevírání obálek, hodnocení nabídek). Účast pracovníka ORKP nemá vliv na možnost pozdějšího zpochybnění jednání komise. Dále jste povinni předložit příslušnému ORKP případné rozhodnutí o námitkách podaných dodavatelem, a to ve lhůtě 5 pracovních dnů ode dne vydání předmětného rozhodnutí. Dále je žadatel (zadavatel VŘ) povinen informovat příslušné ORKP o případném podaném návrhu na řízení o přezkoumání úkonů zadavatele na Úřad pro ochranu hospodářské soutěže. Po ukončení zadávacího řízení zašle žadatel (zadavatel VŘ) kompletní dokumentaci k zadávacímu řízení/veřejné zakázce ve dvou pare, která musejí být originálem nebo ověřenou kopií a prostou kopií, pracovníkovi ORKP, a to nejpozději do 3 pracovních dnů od výběru nejvhodnější nabídky. Pouze nabídky uchazečů předkládáte v originále nebo ověřené kopii. Originály budou žadateli (zadavateli VŘ) po provedení kontroly vráceny. Poté žadatel (zadavatel VŘ) zašle dokumenty, které může zaslat příslušnému ORKP až po podpisu smlouvy s vítězným dodavatelem (např. text oznámení o výsledku výběrového řízení zaslaný všem uchazečům, smlouvu uzavřenou s vybraným dodavatelem, popř. objednávku, písemnou zprávu zadavatele dle zákona č.137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů), a to do 10 pracovních dnů po podpisu smlouvy s vítězným dodavatelem. podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace. III. Zadávací řízení na dodavatele realizované po doručení Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace a zároveň však ještě před podpisem Smlouvy V případě, že zadávací řízení na dodavatele bude vyhlášeno po termínu doručení Doporučení, avšak ještě před podpisem smlouvy, musí žadatel (zadavatel VŘ) pracovníkovi ORKP zaslat ve dvou paré (originál/ověřená kopie a prostá kopie) zadávací dokumentaci (vyjma projektové dokumentace) 10 pracovních dnů před zveřejněním/rozesláním výzvy k předkládání nabídek. Pokud pracovník ORKP zjistí, že dokumentace není v souladu s Pokyny pro zadávání zakázek (příloha č. 5 Příručky pro žadatele), zkonzultuje s vámi případné opravy dokumentace pro zadávací řízení. Zároveň jste povinni zaslat příslušnému ORKP pozvánku na zasedání hodnotící komise, probíhá-li toto zasedání po schválení projektu VRR, a to nejpozději 5 pracovních dnů před jeho konáním. Pracovník ORKP se může osobně v roli pozorovatele zúčastnit posuzování a hodnocení nabídek u vybraných projektů (otevírání obálek, hodnocení nabídek). Účast pracovníka ORKP nemá vliv na možnost pozdějšího zpochybnění jednání komise. Dále jste povinni předložit příslušnému ORKP případné rozhodnutí o námitkách podaných dodavatelem, a to ve lhůtě 5 pracovních dnů ode dne vydání předmětného rozhodnutí. Dále je žadatel (zadavatel VŘ) povinen informovat příslušné ORKP o případném podaném návrhu na 4
řízení o přezkoumání úkonů zadavatele na Úřad pro ochranu hospodářské soutěže. V případě, že zadávací řízení na dodavatele proběhlo po doručení Doporučení a zároveň ještě před podpisem smlouvy, je vaší povinností předložit do 3 pracovních dnů od výběru nejvhodnější nabídky kompletní dokumentaci k zadávacímu řízení/veřejné zakázce ve dvou pare, která musejí být originálem nebo ověřenou kopií a prostou kopií. Pouze nabídky uchazečů předkládáte v originále nebo ověřené kopii. Originály budou žadateli (zadavateli VŘ) po provedení kontroly vráceny. Poté žadatel (zadavatel VŘ) zašle dokumenty, které může zaslat příslušnému ORKP až po podpisu smlouvy s vítězným dodavatelem (např. text oznámení o výsledku výběrového řízení zaslaný všem uchazečům, smlouvu uzavřenou s vybraným dodavatelem, popř. objednávku, písemnou zprávu zadavatele dle zákona č.137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů), a to do 10 pracovních dnů po podpisu smlouvy s vítězným dodavatelem. Pokud by některý z úkonů, ke kterým se informační povinnost váže, spadal do lhůty pro předložení povinných příloh předkládaných před podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace, předloží je příjemce až s těmito povinnými přílohami. podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace. Dokud pracovníci ORKP neprovedou kontrolu zadávacího řízení ve stanovené lhůtě 20 pracovních dnů od doručení kompletní dokumentace k zadávacímu řízení, doba pro podpis smlouvy se může prodloužit, maximálně však o 20 pracovních dnů. IV. Zadávací řízení na dodavatele realizované po podpisu Smlouvy Vaší povinností je doručit příslušnému ORKP ve dvou paré (originál/ověřená kopie a prostá kopie) dokumentaci pro zadávací řízení (vyjma projektové dokumentace) minimálně 10 pracovních dnů před zveřejněním/rozesláním výzvy k předkládání nabídek. Pokud pracovník ORKP zjistí, že dokumentace není v souladu s Pokyny pro zadávání zakázek (příloha č. 5 Příručky pro žadatele), zkonzultuje s vámi případné opravy dokumentace pro zadávací řízení. Zároveň jste povinni zaslat příslušnému ORKP pozvánku na zasedání hodnotící komise, a to nejpozději 5 pracovních dnů před jeho konáním. Pracovník ORKP se může osobně v roli pozorovatele zúčastnit posuzování a hodnocení nabídek u vybraných projektů (otevírání obálek, hodnocení nabídek). Účast pracovníka ORKP nemá vliv na možnost pozdějšího zpochybnění jednání komise. Dále jste povinni předložit příslušnému ORKP případné rozhodnutí o námitkách podaných dodavatelem, a to ve lhůtě 5 pracovních dnů ode dne vydání předmětného rozhodnutí. Dále je příjemce (zadavatel VŘ) povinen informovat příslušné ORKP o případném podaném návrhu na řízení o přezkoumání úkonů zadavatele na Úřad pro ochranu hospodářské soutěže. V případě, že zadávací řízení na dodavatele proběhlo až po podpisu Smlouvy, je vaší povinností předložit příslušnému pracovníkovi ORKP kompletní dokumentaci k zadávacímu řízení/veřejné zakázce, a to do 3 pracovních dnů od výběru nejvhodnější nabídky (ne až s monitorovacím hlášením nebo monitorovací zprávou). Dokumentaci k zadávacímu řízení jste povinni odevzdat ve dvou pare, která musejí být originálem nebo ověřenou kopií a prostou kopií. Pouze nabídky uchazečů předkládáte v originále nebo ověřené kopii. Originály budou příjemci (zadavateli VŘ) po provedení kontroly vráceny. Poté příjemce (zadavatel VŘ) zašle dokumenty, které může zaslat příslušnému ORKP až po podpisu smlouvy s vítězným dodavatelem (např. text oznámení o výsledku výběrového řízení zaslaný všem uchazečům, smlouvu uzavřenou s vybraným dodavatelem, popř. objednávku, písemnou zprávu zadavatele 5
dle zákona č.137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů), a to do 10 pracovních dnů po podpisu smlouvy s vítězným dodavatelem. Pokud v rámci příslušné smlouvy s dodavatelem vyvstane potřeba uzavřít k dané smlouvě dodatek, je povinností příjemce tento dodatek doložit v následující monitorovací zprávě či monitorovacím hlášení, podle toho, co nastane dříve. V případě, že zadávací/výběrové řízení na dodavatele bylo ukončeno v době, kdy je předkládáno monitorovací hlášení/monitorovací zpráva, předloží příjemce kompletní dokumentaci spolu s monitorovacím hlášením/monitorovací zprávou. V tomto případě je komplexní kontrola postupu zadávání veřejných zakázek povinnou součástí příslušné administrativní kontroly interim. V případě potřeby mohou pracovníci ORKP v souvislosti s kontrolou veřejné zakázky vykonat také fyzickou kontrolu u žadatele/příjemce (zadavatele VŘ). Tab. 1: Přehled oznamovací povinnosti vůči ŘO ROP Severozápad ve vztahu k veřejným zakázkám Typ zadávacího řízení dle okamžiku vyhlášení a realizace I. Zadávací řízení před doručením Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace žadateli vyhlášení a realizace zadávacího řízení před registrací projektu vyhlášení zadávacího řízení před registrací projektu s realizací po registraci projektu a zároveň ještě před doručením Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace zadávací řízení po registraci projektu, avšak před doručením Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace (vyhlášení + realizace) II. Zadávací řízení na dodavatele zahájeno před a realizováno po doručení Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace Oznamovací povinnost vůči ŘO (lhůty a dokumenty) K žádosti: 1. sdělení o proběhlém zadávacím řízení 2. smlouva s dodavatelem (příp. objednávka) ---------- Do 5 pracovních dnů od doručení Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace žadateli: 1. kompletní dokumentace k zadávacímu řízení Do 5 pracovních dnů od doručení Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace žadateli: 1. sdělení o proběhlém zadávacím řízení 2. kompletní dokumentace k zadávacímu řízení Do 5 pracovních dnů od doručení Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace žadateli: 1. kompletní dokumentace k zadávacímu řízení Do 5 pracovních dnů od doručení Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace žadateli: 1. oznámení o zadávacím řízení 2 2. zadávací dokumentace ----------- 5 pracovních dnů před zasedáním hodnotící komise pozvánka na zasedání 5 pracovních dnů ode dne vydání předmětného rozhodnutí k námitkám rozhodnutí o námitkách do 3 pracovních dnů od výběru nejvhodnější nabídky kompletní dokumentace k ZŘ do 10 pracovních dnů od podpisu smlouvy s vítězným 2 V případě neplnění této oznamovací povinnosti se bude uplatňovat korekce při proplácení výdajů za veřejnou zakázku požadovaných v první žádosti o platbu. 6
dodavatelem - dokumenty, které může žadatel (zadavatel VŘ) zaslat ŘO až po podpisu smlouvy s vítězným dodavatelem (např. text oznámení o výsledku výběrového řízení zaslaný všem uchazečům, smlouvu uzavřenou s vybraným dodavatelem, popř. objednávku, atd.) III. Zadávací řízení na dodavatele realizované po doručení Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o 10 pracovních dnů před zveřejněním/rozesláním výzvy k poskytnutí dotace a zároveň před podpisem Smlouvy 3 předkládání nabídek zaslat zadávací dokumentaci 5 pracovních dnů před zasedáním hodnotící komise pozvánka na zasedání 5 pracovních dnů ode dne vydání předmětného rozhodnutí k námitkám rozhodnutí o námitkách do 3 pracovních dnů od výběru nejvhodnější nabídky kompletní dokumentace k ZŘ do 10 pracovních dnů od podpisu smlouvy s vítězným dodavatelem - dokumenty, které může žadatel (zadavatel VŘ) zaslat ŘO až po podpisu smlouvy s vítězným dodavatelem (např. text oznámení o výsledku výběrového řízení zaslaný všem uchazečům, smlouvu uzavřenou s vybraným dodavatelem, popř. objednávku, atd.) IV. Zadávací řízení na dodavatele realizované po podpisu Smlouvy 10 pracovních dnů před zveřejněním/rozesláním výzvy k předkládání nabídek zaslat zadávací dokumentaci 5 pracovních dnů před zasedáním hodnotící komise pozvánka na zasedání 5 pracovních dnů ode dne vydání předmětného rozhodnutí k námitkám rozhodnutí o námitkách do 3 pracovních dnů od výběru nejvhodnější nabídky kompletní dokumentace k ZŘ do 10 pracovních dnů od podpisu smlouvy s vítězným dodavatelem - dokumenty, které může příjemce (zadavatel VŘ) zaslat ŘO až po podpisu smlouvy s vítězným dodavatelem (např. text oznámení o výsledku výběrového řízení zaslaný všem uchazečům, smlouvu uzavřenou s vybraným dodavatelem, popř. objednávku, atd.) Schválil: Ing. Petr Vráblík, Ph. D. ředitel ÚRR 3 Pokud by některý z úkonů, ke kterým se informační povinnost váže, spadal do lhůty pro předložení povinných příloh předkládaných před podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace, předloží je příjemce až s těmito povinnými přílohami. 7