Směrnice č /2018 Městské části Praha Lipence

Transkript

1 Směrnice č /2018 Městské části Praha Lipence ZÁSADY A POSTUPY PŘI ZADÁVÁNI VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU ČÁST PRVNÍ Článek I. Základní ustanovení 1. Postupy při zadávání veřejných zakázek a soutěž o návrh jsou upraveny zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, v platném znění (dále jen zákon o veřejných zakázkách ). 2. Městská část Praha Lipence (dále jen městská část ) je veřejným zadavatelem (dále jen zadavatel ) veřejných zakázek ve smyslu zákona o veřejných zakázkách. 3. Otázky touto směrnicí neupravené se řídí zákonem o veřejných zakázkách. Není-li v této směrnici upraveno jinak, mají pojmy použité v této směrnici stejný význam jako v zákoně o veřejných zakázkách. 4. Tato směrnice upravuje především zásady a postupy při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (část druhá této směrnice) a stanovuje pravomoci a odpovědnosti v rámci městské části při zadávání podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek (část třetí této směrnice). 5. Veřejnou zakázkou malého rozsahu se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota je rovna nebo nižší v případě zakázky: a. na dodávky nebo na služby ,- Kč bez DPH, b. na stavební práce ,- Kč bez DPH. 6. Poptávkou se rozumí závazný postup vedení městské části pořizujícího stavební práce, dodávky či služby pro zadávání zakázky malého rozsahu s předpokládanou hodnotou nejméně Kč bez DPH. 7. Vedením městské části se pro účely této směrnice rozumí starosta a místostarosta městské části, popř. pověřený člen zastupitelstva městské části. 8. Tajemníkem se pro účely této směrnice rozumí tajemník úřadu městské části. Článek II. Zásady postupu zadavatele 1. Všechny osoby nebo orgány vykonávající dle dalších ustanovení této směrnice úkony zadavatele jsou povinny při zadávání veřejných zakázek dodržovat zásady transparentnosti a přiměřenosti a ve vztahu k dodavatelům rovného zacházení a zákazu diskriminace.

2 ČÁST DRUHÁ Způsob zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Článek III. Členění výběrů dodavatelů 1. Výběry dodavatelů se provádí: a) výběrem dodavatele na základě zkušeností a znalostí situace na trhu u zakázek malého rozsahu s předpokládanou hodnotou nižší než Kč bez DPH (článek IV), b) porovnáním cen u zakázek malého rozsahu s předpokládanou hodnotou nejméně Kč bez DPH a nižší než Kč bez DPH (článek V), c) poptávkou u zakázek malého rozsahu s předpokládanou hodnotou nejméně Kč bez DPH (článek VI). 2. Zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod finanční limity nebo do kategorie veřejných zakázek malého rozsahu. 3. Ve výjimečných případech, kdy v důsledku krizové situace, případně v důsledku havárie, kterou je třeba okamžitě odstranit, a z časových důvodů není možné provést výběr z více dodavatelů, může vedení obce zadat zakázku bez výběru. Bez výběru se však zadá pouze zakázka, jejímž předmětem budou opatření k zajištění odvrácení škody nebo zamezení přerušení či omezení provozu. Zdůvodnění postupu podle tohoto ustanovení zašle vedení obce písemně (postačuje em) tajemníkovi úřadu a předsedům finančního a kontrolního výboru v nejkratší možné lhůtě. 4. Vedení obce nebo Rada městské části nemusí vybírat vhodného dodavatele z více dodavatelů také v případech, kdy musí být zakázka plněna pouze určitým dodavatelem z technických či uměleckých důvodů, z důvodu ochrany práv z průmyslového a jiného duševního vlastnictví nebo z dalších věcných důvodů, např. požadavky na nákup publikací distribuovaných jen jedním subjektem. Vedení obce nebo Rada městské části nemusí vybírat dodavatele z více dodavatelů také v případě, jestliže: a) jde o dodávky pořizované za zvláště výhodných podmínek od dodavatele, který je v likvidaci nebo v případě, že je vůči dodavateli vedeno insolvenční řízení, nebo b) jde o zboží pořizované za cenu podstatně nižší, než je obvyklá tržní cena, a podstatně nižší cena je dodavatelem nabízena jen po velmi krátkou dobu. Zdůvodnění postupu podle tohoto ustanovení zašle vedení obce písemně (postačuje em) tajemníkovi úřadu a předsedům finančního a kontrolního výboru, a to před zadáním zakázky. 5. Při postupu podle odstavce 4 u zakázek malého rozsahu s předpokládanou hodnotou nejméně Kč bez DPH projedná tuto výjimku finanční a kontrolní výbor a předsedové sdělí stanovisko vedení obce nebo Radě k důvodům předmětného způsobu výběru dodavatele e- mailem nejpozději do 5 pracovních dnů. Nedojde li k dohodě, rozhodne o dalším postupu Zastupitelstvo městské části (postačuje ové hlasování). 6. Při výběru dodavatele zakázky malého rozsahu musí být dodrženy zásady transparentnosti a přiměřenosti, přičemž ve vztahu k dodavatelům musí být dodrženy zásady rovného zacházení a zákazu diskriminace 1) 1) 6 odst. 1 zákona o veřejných zakázkách

3 Článek IV. Zadávání zakázek malého rozsahu I. kategorie (do ,- Kč) 1. O rozsahu a zadání zakázky malého rozsahu I. kategorie rozhoduje vedení městské části. 2. Vedení městské části může rozhodovat o přímém zadání zakázky nepřesahující výši předpokládané hodnoty zakázky malého rozsahu I. kategorie pouze za cenu obvyklou v místě a čase plnění nebo nižší. Při výběru dodavatelů využívá svých praktických zkušeností a znalosti situace na trhu k tomu, aby byl tento výběr ekonomicky co nejvýhodnější. 3. Vedení městské části odpovídá za soulad zadání s právními předpisy, vnitřními předpisy a usneseními zastupitelstva a rady městské části. 4. Vedení městské části je zodpovědné za soulad veřejné zakázky se schváleným rozpočtem městské části a rozpočtovými opatřeními během roku. 5. Vedení městské části podepisuje příslušnou smlouvu a odpovídá za její věcnou správnost. Za smlouvu se považuje i dodavatelem akceptovaná objednávka. Článek V. Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu II. kategorie (od ,- Kč do ,- Kč, včetně veřejných zakázek na stavební práce) 1. Rozsah zakázky, stanovení předpokládané hodnoty a zadání zakázky stanovuje vedení městské části po předchozím projednání a odsouhlasení s Radou městské části a za správnost a úplnost zadávací dokumentace odpovídá vedení městské části. 2. O zahájení zadávacího řízení na veřejnou zakázku malého rozsahu II. kategorie rozhoduje Rada městské části. 3. Oznámení o záměru zahájit zadávací řízení musí být shodné pro všechny dodavatele a musí obsahovat: a. identifikační údaje zadavatele, b. informaci o druhu a předmětu zakázky, c. zadávací dokumentaci nebo podmínky pro poskytnutí zadávací dokumentace d. lhůtu a způsob pro podání nabídek; e. požadavky na prokázání splnění kvalifikace; f. údaje o hodnotících kritériích, pokud nejsou uvedeny v zadávací dokumentaci; g. kontaktní osobu zadavatele (jméno a příjmení, zařazení, telefon a ovou adresu); 4. Oznámení o záměru zahájit zadávací řízení musí být zveřejněno na internetových stránkách městské části nejméně 15 kalendářních dnů před zadáním veřejné zakázky. Zveřejnění je povinen zajistit tajemník. 5. U zakázek malého rozsahu II. Kategorie musejí být porovnány nabídky nejméně 3 vhodných dodavatelů, pokud tento počet vhodných dodavatelů s ohledem na předmět zakázky existuje. 6. V celém procesu výběru dodavatele nemusí být ustanovena komise. 7. Vedení městské části vyhotoví zdůvodnění výběru dodavatele s vyznačením obchodních firem dodavatelů a cen, které porovnávalo a zašle (postačuje em) tajemníkovi úřadu a předsedům finančního a kontrolního výboru, a to před zadáním zakázky vybranému dodavateli. 8. Pokud by chtělo vedení městské části porovnávat nabídky od méně než 3 vhodných dodavatelů nebo by chtělo zadat zakázku dodavateli, který nenabídl nejnižší cenu, musí o tom informovat (postačuje em) předsedy finančního a kontrolního výboru, kteří k tomu sdělí stanovisko obou výborů nejpozději do 3 pracovních dnů. Nedojde-li k dohodě, rozhodnou ovým hlasováním o dalším postupu zastupitelé městské části, kteří musejí své stanovisko zaslat do 5

4 pracovních dní. Pokud některý zastupitel městské části neodpoví do stanoveného termínu, bere se jako by souhlasil s postupem navrženým vedením městské části. Administraci hlasování (zasílání ů, výsledné hodnocení apod.), včetně přesného uvedení předmětu hlasování, zajišťuje tajemník úřadu. 9. Zadavatel nesmí v zadávacím řízení jakkoliv omezovat účast těch dodavatelů, kteří o získání zakázky projeví zájem. 10. Tajemník je povinen zajistit oznámení výsledku všem uchazečům neprodleně po rozhodnutí o výběru dodavatele a zároveň oznámení zveřejnit na internetových stránkách městské části. 11. Na základě rozhodnutí Rady městské části o výběru nejvhodnější nabídky je zadavatel povinen uzavřít smlouvu s dodavatelem. 12. Smlouvy na zakázky předkládá starostovi k podpisu tajemník. Vedení městské části odpovídá za věcnou správnost smluv i za jejich plnění. 13. Za smlouvu se považuje i dodavatelem akceptovaná objednávka. 14. Po ukončení výběru dodavatele předá vedení městské části veškeré dokumenty související s výběrem tajemníkovi městské části, který zajistí naskenování a elektronické uložení dokumentů na disku úřadu a uchovává v papírové podobě ve své kanceláři. Článek VI. Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu III. kategorie (od ,- Kč do 2, ,- Kč, resp. do 6, ,- Kč u veřejných zakázek na stavební práce) 1. Zásady a postupy pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu II. kategorie platí i pro zadávání malých veřejných zakázek III. kategorie, není-li v tomto článku stanoveno jinak. 2. U zakázek malého rozsahu III. Kategorie musejí být porovnány nabídky nejméně 5 vhodných dodavatelů, pokud tento počet vhodných dodavatelů s ohledem na předmět zakázky existuje. 3. Vedení městské části jmenuje min. 5-člennou komisi pro otevírání obálek a hodnocení nabídek (komise); komise musí mít vždy lichý počet členů. Členem komise musí být vždy min. 1 osoba se znalostmi v oboru. 4. Vedení městské části zajistí bezprostředně po uplynutí lhůty pro podání nabídek otevření obálek komisí, tzn. že tato komise se sejde k otevření obálek s nabídkami v den a hodinu, kdy vypršela lhůta pro podání nabídek. 5. Jednání komise pro otevírání obálek s nabídkami mohou být v souladu s 110 zákona o veřejných zakázkách přítomni uchazeči, jejichž nabídky byly zadavateli doručeny ve lhůtě pro podání nabídek, případně jejich pověření zástupci. Při tomto jednání budou protokolárně zaznamenány všechny hlavní parametry nabídek, např. finální cena, délka odkladu úhrady faktur a délka záručních lhůt. 6. Vedení městské části následně zajistí, aby komise provedla posouzení doručených nabídek a pořídila o tom písemný zápis, který vedení městské části předloží na nejbližší jednání zastupitelstva městské části. 7. V zápise o posouzení nabídek bude uvedeno: a. seznam oslovených uchazečů; b. seznam uchazečů, kteří se do výběrového řízení přihlásili v pořadí dle doby doručení; c. posouzení hodnocení nabídek (např. nabídková cena; záruční doba či jiné záruky; další hodnotící kritéria stanovená v oznámení o zahájení zadávacího řízení či záměru jej zahájit; další skutečnosti rozhodné pro hodnocení nabídek např. zda uchazeč nebo nabídka nesplňuje zadávací podmínky či neobsahuje požadované náležitosti); d. stručný popis hodnocení a doporučení nejvhodnější nabídky; e. podpisy členů komise. 8. O výběru nejvhodnější nabídky rozhodne zastupitelstvo městské části na základě doporučení

5 komise. ČÁST TŘETÍ Zadávání nadlimitních a podlimitních veřejných zakázek Článek VII. 1. Nadlimitní a podlimitní veřejné zakázky je zadavatel povinen zadat v zadávacím řízení podle zákona o veřejných zakázkách. 2. O zadání zakázky rozhoduje zastupitelstvo městské části. 3. Návrh rozsahu zakázky, předpokládanou hodnotu a způsob zadání zakázky stanovuje Rada městské části ve spolupráci s vedením městské části. 4. Vedení městské části je povinno předložit zastupitelstvu před rozhodnutím o zadání zakázky veškeré dostupné dokumenty tj. dokumenty, které budou podkladem k vypsání zakázky. 5. O výběru nejvhodnější nabídky rozhodne zastupitelstvo městské části na základě doporučení rady městské části a hodnotící komise. 6. Vedení městské části jmenuje min. 5-člennou komisi pro otevírání obálek a hodnocení nabídek (komise); komise musí mít vždy lichý počet členů. Členem komise musí být vždy min. 1 osoba se znalostmi v oboru. ČÁST ČTVRTÁ Článek VIII. Postup při zadávání veřejných zakázek 1. Vedení městské části, které zadání veřejné zakázky nebo její návrh zpracovalo, odpovídá za soulad zadání s právními předpisy, vnitřními předpisy a usneseními orgánů městské části. 2. Vedení městské části je povinno projednat s finančním výborem soulad veřejné zakázky se schváleným rozpočtem městské části a rozpočtovými opatřeními během roku. 3. Vedení městské části zajistí zpracování příslušného oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo záměru jej zahájit, zadávací dokumentace a technické specifikace. 4. Vedení městské části, nebo jím pověřená osoba, zajišťuje kontrolu plnění závazků dodavatele ze smlouvy na veřejnou zakázku. 5. Úkony zadavatele při zadávání veřejných zakázek činí jménem zadavatele starosta městské části. 6. Archivaci dokumentace o veřejné zakázce po stanovenou dobu zajistí tajemník. 7. Zastupitelstvo městské části může rozhodnout, že zadání nadlimitní a podlimitní veřejné zakázky a veřejné zakázky malého rozsahu III. kategorie bude zpracováno externě. O externím zpracování zadání veřejných zakázek malého rozsahu II. kategorie může rozhodnout Rada městské části, v případě, že jsou na tuto činnost zajištěny finanční prostředky v rozpisu rozpočtu.

6 Článek IX. Výjimky z věcné působnosti 1. Zásady a postupy dle této vnitřní směrnice se nevztahují na zakázky systému krizového řízení (dodávky služeb, zboží i stavebních prácí). Zakázky systému krizového řízení je oprávněno po projednání s Radou městské části zadat vedení městské části, a to bez oznámení o zahájení zadávacího řízení či záměru jej zahájit více dodavatelům. 2. Není-li možné zadání těchto zakázek s Radou městské části projednat předem, mohou být v krajních případech zadány i bez projednání. O tomto postupu musí být Rada městské části bezodkladně informována. Článek X. Závěrečná ustanovení 1. Tato vnitřní směrnice nabývá účinnosti dnem dd.mm.2018 Vnitřní směrnici č. / Zásady a postupy pro zadávání veřejných zakázek schválilo zastupitelstvo městské části Praha Lipence dne dd.mm.2018, usnesením č.. V Lipencích dne dd.mm.2018