Směrnice rektora č. 14R/2013 DOPLŇKOVÁ ČINNOST A SMLUVNÍ VÝZKUM

rektorka Plzeň 29. dubna 2013 ZCU 014769/2013 Směrnice rektora č. 14R/2013 DOPLŇKOVÁ ČINNOST A SMLUVNÍ VÝZKUM ve znění dodatku č. 1 ze dne 13. 1. 2014 s účinností od 15. 1. 2014, dodatku č. 2 ze dne ze dne 13. 3. 2014 s účinností od 1. 4. 2014, dodatku č. 3 ze dne 30. 6. 2016 s účinností od 1. 7. 2016, dodatku č. 4 ze dne 18. 9. 2017 s účinností od 1. 10. 2017, dodatku č. 5 ze dne 6. 12. 2017 s účinností od 1. 1. 2018 a dodatku č. 6 ze dne 10. 1. 2018 s účinností od 10. 1. 2018. Tato směrnice upravuje způsob provádění doplňkové činnosti a smluvního výzkumu na Západočeské univerzitě v Plzni (dále jen ZČU ). Článek 1 Doplňková činnost (1) Doplňkovou činností se rozumí zejména výkon činností uvedených v ust. 2 a 3 zákona č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání (dále jen živnostenský zákon ), pokud jsou vykonávány za úplatu a navazují na hlavní činnost ZČU nebo činností sloužících k účinnějšímu využití lidských zdrojů a majetku. (2) Doplňkovou činností se rozumí zejména: - výrobky pracovišť (prototypová nebo kusová výroba), - poskytování služeb ve výzkumu a vývoji (např. měření, obrábění, software), - reprografické práce, - soustavné využívání nehmotného majetku (transfer technologií), - výuka a vzdělávací činnost za úplatu neakreditovaná jako program celoživotního vzdělávání podle zákona o vysokých školách - ubytovací služby ve vysokoškolských kolejích za úplatu nad rámec ubytovacích služeb pro studenty a po dobu hlavních prázdnin, - stravovací služby za úplatu nad rámec stravovacích služeb (hostinská činnost), - tělesná cvičení, a služby s tím spojené, poskytované veřejnosti a cizím organizacím v tělocvičnách a v pronajatých zařízeních, - poskytování rekreace veřejnosti ve školících a ubytovacích zařízeních. (3) Jako živnost smí být doplňková činnost vykonávána jen za podmínek stanovených živnostenským zákonem na základě živnostenského oprávnění. Udělení živnostenského oprávnění zajišťuje Ekonomický odbor (dále jen EO ) podle požadavků rozpočtových jednotek a po schválení kvestorem. EO udržuje přehled platných živnostenských oprávnění včetně odpovědných osob. 1

(4) Doplňkovou činností není zejména (jde o činnost hlavní): - poskytování vzdělávání v rámci akreditovaných studijních programů nebo vzdělávání tomu na roveň postavenému podle zákona o vysokých školách, - díla a služby realizované v rámci uskutečňování akreditovaných studijních programů, - tvůrčí vědecké a výzkumné činnosti, financované formou projektů nebo obdobným srovnatelným způsobem, - organizování a pořádání vědeckých a odborných akcí, jako jsou sympozia, kongresy, konference apod., - výuka a vzdělávací činnost za úplatu akreditovaná jako program celoživotního vzdělávání podle zákona o vysokých školách, - služby realizované v rámci ubytování a stravování studentů a zaměstnanců, - prodej pozemků, staveb, budov, a jejich zařízení včetně přístrojové techniky, prodej vyřazeného a nepotřebného majetku a materiálu, - dlouhodobý i krátkodobý pronájem volných kapacit školy, tj. pronájem nemovitého i movitého majetku, tj. pozemků, budov a učeben včetně vybavení a příslušenství, zařízení apod. Článek 2 Smluvní výzkum (1) Smluvním výzkumem se rozumí výzkumná hospodářská činnost prováděná pro objednatele na základě objednávky nebo smlouvy za předpokladu, že objednatel určí podmínky této činnosti a ZČU obdrží od objednatele tržní cenu nebo takovou cenu, která zahrnuje plně náklady a přiměřený zisk. (2) Smluvní výzkum se pro účely této směrnice považuje za doplňkovou činnost. Článek 3 Základní zásady (1) Doplňková činnost a smluvní výzkum (dále jen doplňková činnost ) nesmí převážit nad činností hlavní. Doplňková činnost nesmí ohrozit kvalitu, rozsah a dostupnost činností, k jejichž uskutečňování byla veřejná vysoká škola zřízena. (2) Za řádné uskutečňování doplňkové činnosti odpovídá vedoucí pracovník pracoviště, které doplňkovou činnost uskutečňuje. (3) Při provádění doplňkové činnosti se každé pracoviště řídí obecně závaznými právními předpisy, vnitřními předpisy a vnitřními normami ZČU, pravidly poskytovatele a smluvními podmínkami dohodnutými s objednatelem. (4) Doplňkovou činnost centrálně eviduje, ekonomicky sleduje a vyhodnocuje EO. (1) Doplňková činnost se provádí na základě: Článek 4 Postup provádění doplňkové činnosti 2

a) písemné smlouvy podepsané kvestorem v případě, že cena plnění přesahuje 400 000,- Kč bez DPH, b) potvrzené objednávky podepsané příslušným pracovníkem EO nebo písemné smlouvy v případě, kdy cena plnění nedosahuje 400 000,- Kč bez DPH, c) potvrzené objednávky podepsané příslušným pracovníkem EO v případě, kdy cena plnění sice přesahuje 400 000,- Kč bez DPH, avšak s objednatelem byla předem uzavřena rámcová smlouva, d) závazné přihlášky do výuky a vzdělávacích akcí v doplňkové činnosti za úplatu, e) přímého prodeje výrobků nebo přímého poskytování služeb za hotové. (2) Objednávka nebo návrh smlouvy musí obsahovat alespoň: a) předmět plnění, b) dobu plnění, c) cenu nebo způsob jejího určení, d) způsob úhrady a lhůtu splatnosti. (3) Postup uzavírání smlouvy se řídí směrnicí rektora o uzavírání smluv. (4) Jakmile pracoviště obdrží objednávku nebo návrh smlouvy k provedení doplňkové činnosti (dále jen zakázka ), provede předkalkulaci podle přílohy č. 1. Předkalkulaci zpracovává řešitel zakázky určený vedoucím pracoviště (dále jen řešitel ) a předkládá ji spolu s objednávkou nebo návrhem smlouvy ke schválení EO, jde-li o zakázku do 100 000,- Kč bez DPH, jinak prostřednictvím EO ke schválení kvestorovi. (5) Předkalkulace se provádí na každou zakázku, kromě prodeje zboží a poskytování služeb za hotové, zakázek Provozu a služeb (dále jen PS ), Správy kolejí a menz (dále jen SKM ). (6) Je-li předkalkulace schválena, EO potvrdí objednateli objednávku, sdělí tuto skutečnost řešiteli a přidělí zakázce číslo v systému IS MAGION. Číslem zakázky se následně označuje objednávka, smlouva, účetní doklady a ostatní související dokumentace. (7) Před přijetím objednávky EO prověří solventnost objednatele, zejména není-li v úpadku, konkurzu či likvidaci. Uvedené údaje je možno zjistit ve výpise v obchodním rejstříku na www.justice.cz nebo evidenci ekonomických subjektů www.ares.cz. Objednávku nelze přijmout nebo smlouvu uzavřít, je-li objednatel v prodlení s úhradou předchozí zakázky nebo existuje reálná obava o schopnosti dostát svým finančním závazkům. (8) Za obsahovou část zakázky, termíny jejího plnění a dodávky objednateli, za správné předložení finančních podkladů na EO a vyúčtování zakázky odpovídá její řešitel. (9) Spolupráci více pracovišť na realizaci zakázky zajišťuje řešitel pověřený k tomu dohodou vedoucích pracovišť. (10) Grafické znázornění postupu provádění doplňkové činnosti je uvedeno v příloze č. 2. 3

Článek 5 Kalkulace a cenová tvorba (1) Cena zakázky se řídí zákonem o cenách. Cena musí být sjednána jako cena tržní nebo jako cena, která obsahuje plně náklady a přiměřený zisk. (2) Cena zakázky se stanovuje podle kalkulačního vzorce, který obsahuje minimální výši režijních nákladů a minimální zisk. Výši těchto režijních nákladů a zisk stanoví vnitřní normou kvestor. (3) Výchozí základnou pro stanovení režijních nákladů jsou přímé náklady zakázky, ze kterých jsou režijní náklady stanoveny procentem pro danou kategorii zakázky. Výchozí základnou pro stanovení zisku jsou celkové náklady zakázky, ze kterých je zisk vypočítán procentem. (4) Pokud by se zakázka svým charakterem určitým způsobem vymykala stanovení procentuálního vyjádření režijního paušálu, bude postupováno podle jednotkových cen (definováno v metodice rozpočtu) na ZČU. Tuto skutečnost schvaluje kvestor na návrh děkana (po potvrzení řešitelem a jeho přímým nadřízeným). (5) Hodnoty položek kalkulace zakázky musí být uváděny v pořizovací ceně bez DPH, např. materiál, pohonné hmoty, subdodávky apod. (6) Výsledná cena je základem daně podle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění. Článek 6 Vyhodnocení zakázky a finanční realizace (1) Každá zakázka musí být vyhodnocena z pohledu její správnosti (vztah mezi její hospodárností, účelností a efektivností). (2) Po splnění zakázky, případně její části (etapy) provede řešitel zakázky její vyúčtování podle přílohy č. 3 a po podepsání vedoucím pracoviště do 5 pracovních dnů zašle EO, které zajistí vyhotovení daňového dokladu a odeslání objednateli. (3) Pracoviště realizující zakázku vede údaje o zakázce v takovém rozsahu, aby bylo možno provést její vyhodnocení (tzn. číslo zakázky, předmět zakázky, cena zakázky, název a sídlo odběratele, jeho IČ a DIČ, datum přijetí a vyřízení zakázky, náklady) a eviduje doklady se zakázkou související. (4) Daňový doklad musí splňovat všechny náležitosti dané zákonem o dani z přidané hodnoty. Datum uskutečnění zdanitelného plnění na daňovém dokladu se musí shodovat s datem ukončení zakázky sjednaným v potvrzené objednávce nebo ve smlouvě nebo s datem uvedeným v jiném dokumentu potvrzujícím splnění zakázky (předávací protokol). (5) Součástí ukončení zakázky a jejího předání objednateli je vystavení dodacího listu nebo protokolu o předání podle přílohy č. 4, Za jeho vystavení zodpovídá řešitel zakázky, který jeho kopii předá EO současně s ostatními doklady pro vyúčtování. 4

(6) EO shromažďuje doklady k jednotlivým zakázkám a vyhodnocuje je. Po skončení kalendářního roku, nejpozději však do 28. 2. předává toto vyhodnocení kvestorovi. (7) EO vede evidenci vydaných daňových dokladů (faktur) a sleduje jejich úhradu. Provádí urgenci nezaplacených faktur včetně upozornění řešitelům zakázek. (8) Na základě vyúčtování se provede odvod režijních nákladů do výnosů pracoviště, které zakázku realizovalo, odvod části zisku do Celouniverzitních neinvestičních nákladů, odvod do sociálního fondu (z činnosti 9010) odvod na podporu transferu technologií a odvod na podporu motivačního systému (z činnosti 9011). Článek 7 Účtování a financování doplňkové činnosti (1) Účtování zakázek se řídí obecně závaznými právními předpisy. Výnosy a náklady spojené s prováděním zakázky sleduje EO odděleně od výnosů a nákladů činnosti hlavní. (2) Výdaje spojené se zakázkou musí být hrazeny ze zdrojů vytvořených zakázkou. K úhradě výdajů spojených se zakázkou nesmí být, a to ani přechodně, použity prostředky určené pro hlavní činnost. (3) Jednotlivé zakázky jsou sledovány v IS MAGION pod číslem zakázky, které přiděluje EO po uzavření smlouvy a schválení předkalkulace. Řešitelé jednotlivých zakázek zabezpečí, aby byly všechny účetní doklady označeny odpovídajícím číslem zakázky. (4) Veškeré náklady a výnosy, které souvisejí s danou zakázkou, musí být na tuto zakázku zaúčtovány v IS MAGION a současně vykázány ve vyúčtování zakázky. (5) Podle zákona o účetnictví a vnitřních předpisů a norem zajišťuje EO všechny účetní operace, včetně archivace písemností, spojené s doplňkovou činností. Článek 8 Pracovněprávní vztahy (1) Práce související s realizací zakázky lze zajistit prostřednictvím stávajících zaměstnanců nebo přijetím zaměstnance uzavřením pracovní smlouvy nebo dohody o práci konané mimo pracovní poměr. (2) Uzavření pracovní smlouvy nebo dohody o práci konané mimo pracovní poměr administruje Personální odbor. (3) Řešitel zakázky odpovídá vedoucímu pracoviště za dodržování obecně platných předpisů v oblasti bezpečnosti práce a ochrany zdraví zaměstnanců. Zejména je povinen seznámit všechny zaměstnance s předpisy k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, s protipožárními předpisy, s návody pro obsluhu a provoz zařízení, stanovenými pracovními postupy a trvale vyžadovat jejich dodržování. 5

Článek 9 Výplata mezd (1) Zaměstnanci podílející se na realizaci zakázky jsou odměňováni z prostředků příslušné zakázky. Plánovaná výše mzdových prostředků včetně odvodů pojistného je součástí předkalkulace každé zakázky. (2) Zaměstnanci zařazení do servisních jednotek, kteří zabezpečují uskutečňování doplňkové činnosti, mohou být z této činnosti i odměňováni. Článek 10 Hospodářský výsledek doplňkové činnosti (1) Hospodářský výsledek zakázky musí být kladný. Ztrátu zakázky nelze krýt z prostředků hlavní činnosti. Řešitel zakázky je zodpovědný za to, že předkalkulace i konečné vyúčtování realizované zakázky budou ziskové. Případná ztráta jde k tíži pracoviště. (2) Hospodářský výsledek doplňkové činnosti se na konci kalendářního roku sloučí s výsledkem hospodaření hlavní činnosti do jednoho hospodářského výsledku ZČU. Případný kladný hospodářský výsledek je zdrojem přídělu do fondů. Článek 11 Závěrečná ustanovení (1) Zakázky, jejichž řešení započalo před účinností této směrnice, se dokončí podle dosavadních předpisů. (2) Směrnice č. 10R/2001 včetně dodatků se zrušuje. (3) Tato směrnice nabývá účinnosti dne 1. 5. 2013. doc. PaedDr. Ilona Mauritzová, Ph.D. Přílohy: č. 1 Předkalkulace zakázky nová úprava č. 2 Postup při provádění zakázky doplňkové činnosti a smluvního výzkumu č. 3 Vyúčtování zakázky nová úprava č. 4 Dodací list, protokol o předání práce Rozdělovník - kolegium rektora - kolegium kvestora Vyřizuje: EO, č. tel. 377 631 100 6

Předkalkulace zakázky č. Příloha č. 1 Řešitel : Pracoviště Předmět zakázky (popis) Druh zakázky ( 1,2,3 ) Smlouva, objednávka, č.j. Zahájení zakázky Ukončení zakázky Odběratel - název, adresa, fakturační adresa (je-li jiná, než sísídlo firmy), IČ, DIČ Doplňková činnost (9010) Smluvní výzkum (9011) ano x ne ano x ne Skladba ceny Hodnota Odvody Poznámka v Kč 1 Materiál 2 Mzdy vlastní pracovníci 3 Pojištění zdr. a úraz. 4 Pojištění sociální 5 Mzdy externisté 6 Cestovné 7 Ost. přímé náklady 8 Celkem přímé náklady 9 Subdodávky 10 Režijní náklady(4) do výnosů pracoviště 11 Celkem náklady 12 Zisk ZČU 13 Odvod do CNN 3% 0,0 do CNN ZČU 14 Příděl do soc. fondu 2% 0,0 do FSOC ZČU 15 Kalkulovaná cena 16 DPH (v zákonné výši) 17 Prodejní cena Dne : Dne :........ řešitel zak./příkazce operace vedoucí pracoviště Dne : Dne :........ Ekonomický odbor kvestor (1) praktická - zpracovávaná zpravidla na fak. technického zaměření, s použitím přístrojového aj.vybavení (2) teoretická - zpracovávaná zpravidla na fak. humanitního zaměření, bez použití přístrojového aj.vybavení (3) ve sporných případech rozhoduje kvestor na návrh děkana nebo vedoucího pracoviště, kde se zakázka zpracovává (4) režijní náklady jsou určeny Pokynem kvestora na daný kalendářní rok pro daný typ zakázky

Postup při provádění doplňkové činnosti a smluvního výzkumu Příloha 2 START Objednatel Objednání služeb Objednávka / návrh smlouvy Potvrzení o přijetí objednávky Odsouhlasení zakázky Předávací protokol Přijetí faktury Platba Zpracovatel (pracoviště ZČU) Zpracování předkalkulace Zpracování zakázky Vyúčtování zakázky Faktura Předkalkulace + objednávka / návrh smlouvy Informace o zřízení čísla zakázky KONEC EO Zakázka nad 100 000,- Kč? ANO NE Předkalkulace + objednávka / návrh smlouvy NE Jsou podklady v pořádku? ANO Kontrola solventnosti objednatele Potvrzení Založení zakázky v účetním systému Vystavení faktury Kontrola došlé platby / Zajištění výplaty mezd / Odvod Kvestor Schválení

Vyúčtování zakázky č. Příloha č. 3 Řešitel : Pracoviště Předmět zakázky (popis) Druh zakázky ( 1,2,3 ) Smlouva, objednávka, č.j. Zahájení zakázky Ukončení zakázky Odběratel - název, adresa, fakturační adresa (je-li jiná, než sídlo firmy) IČ DIČ Skladba ceny Hodnota Odvody Poznámka v Kč 1 Materiál 2 Mzdy vlastní pracovníci 3 Pojištění zdr. a úraz. 4 Pojištění sociální 5 Mzdy externisté 6 Cestovné 7 Ost. přímé náklady 8 Celkem přímé náklady 9 Subdodávky 10 Režijní náklady(4) do výnosů pracoviště 11 Celkem náklady 12 Zisk ZČU 13 Odvod do CNN 3% 0,0 do CNN ZČU 14 Příděl do soc. fondu 2% 0,0 do FSOC ZČU 15 Kalkulovaná cena 16 DPH (v zákonné výši) 17 Prodejní cena Dne : Dne :........ řešitel zak./příkazce operace vedoucí pracoviště Dne : Dne :........ Ekonomický odbor kvestor (1) praktická - zpracovávaná zpravidla na fak. technického zaměření, s použitím přístrojového aj.vybavení (2) teoretická - zpracovávaná zpravidla na fak. humanitního zaměření, bez použití přístrojového aj.vybavení (3) ve sporných případech rozhoduje kvestor na návrh děkana nebo vedoucího pracoviště, kde se zakázka zpracovává (4) režijní náklady jsou určeny Pokynem kvestora na daný kalendářní rok pro daný typ zakázky

Příloha č. 4 DODACÍ LIST, PROTOKOL O PŘEDÁNÍ PRÁCE Č. dokladu (dle středisek) Dodavatel: Západočeská univerzita v Plzni Univerzitní 8 Odběratel : 306 14 Plzeň IČ : 49777513 DIČ : CZ49777513 IČ : DIČ : Dodávající středisko : Příjemce Smlouva č.: Objednávka č.: Zakázkové č.: Předmět a rozsah dodávky (podrobná specifikace) Předal : Převzal : Datum předání : Datum převzetí: Podpis, razítko : Podpis, razítko :