Z Á K A Z N I C K Ý S E M I N Á Ř
D I G I TA L I Z A C E A D Ů V Ě R Y H O D N É U K L Á D Á N Í
Digitalizace Co je to digitalizace Proč digitalizovat a přínosy digitalizace Popis procesu digitalizace Příklady digitalizačních projektů
Proč digitalizovat a přínosy Čas Rychlý přístup k dokumentům Snadné a pohodlné vyhledávání Služby občanům a otevřenost organizace Zpřístupnění informací Bezpečnost Dlouhodobé úložiště Kontrolovaný přístup Přesun do vhodnějších prostor
Proces digitalizace Kompletace Analýza Příprava Archiv Doprava Skenování Manuální indexace Validace dat Automatické vytěžení Typování dat Identifikace dokumentu Vytěžení dat Validace dat? Namátková Kontrola zadavatele Konrola Verifikace Korekce
Proces digitalizace - analýza Organizace archivu a jeho dostupnost Struktura dokumentů a ukládacích jednotek Kvalita dokumentů, papírů a jejich stáří Formáty a gramáž papíru Počty listů v jednotlivých formátech Sponky, pečetě, vazby, obaly (v %)
Proces digitalizace Kompletace Analýza Příprava Archiv Doprava Skenování Manuální indexace Validace dat Automatické vytěžení Typování dat Identifikace dokumentu Vytěžení dat Validace dat? Namátková Kontrola zadavatele Konrola Verifikace Korekce
Proces digitalizace - příprava Příprava dokumentů je zásadní fáze digitalizace Evidence při převzetí k digitalizaci. Doprava a vybalení dokumentů Rozešití, narovnání Třídění, určení typu dokumentu Vložení separátoru nebo štítku s čárovým kódem. Pokud nelze rozsah a typ dokumentu určit automaticky
Proces digitalizace Kompletace Archiv Analýza Doprava Příprava Skenování Manuální indexace Validace dat Automatické vytěžení Typování dat Identifikace dokumentu Vytěžení dat Validace dat? Namátková Kontrola zadavatele Konrola Verifikace Korekce
Skenování Produkční skenery výdrž a kvalita Rychlost až stovky stran za minutu Vysoké denní zatížení Servis a záruka Kompatibilita se skenovacím SW Optimalizace obrazu
Optimalizace obrazu Detekce orientace Ořez na velikost papíru Automatické nastavení jasu Vyhlazení pozadí Rekonstrukce znaků Odstranění šumu Detekce prázdných stránek
Ukázka optimalizace obrazu
Minimální pořadavky na kvalitu Rozlišení minimálně 300DPI Výstupní formát PDF/A Kancelářské dokumenty pořizovat černobíle Textová vrstva nad obrazem. Kontrola kvality
Proces digitalizace Kompletace Analýza Příprava Archiv Doprava Skenování Manuální indexace Validace dat Automatické vytěžení Typování dat Identifikace dokumentu Vytěžení dat Validace dat? Namátková Kontrola zadavatele Konrola Verifikace Korekce
Uložení k archivaci Není nutno kompletovat do původního stavu Možnost použít jednotné archivační krabice Označení krabic štítky s popisem obsahu
Proces digitalizace Analýza Příprava Archiv Doprava Skenování Manuální indexace Validace dat Automatické vytěžení Typování dat Identifikace dokumentu Vytěžení dat Validace dat? Namátková Kontrola zadavatele Konrola Verifikace Korekce
Pořízení metadat Systémová data Popis fyzického umístění v archivu Data z dokumentu - Vhodný počet indexů Jednoduchá a efektivní metodika
Ukázka manuální indexace
Modely digitalizace Dodávka službou Digitalizace v prostorách dodavatele. V prostorách zadavatele Dodávka technologie Digitalizace zaměstanci dodavatele Digitalizace zaměstnanci zadavatele
Zkušenosti z projektů Struktura archivu. Kompletace. Archivní krabice Myslet na přírůstky Minimální požadavky na skenery pokud nakupujete Minimální požadavky na kvalitu obrazu + SW úpravy HW, SW a implementace jako jeden balík.
Zkušenosti z projektů Vhodný počet indexů Přesná definice výstupních formátů dat Požadavek na systémová metadata a bezpečnost SLA - Kvalita obrazu a metadat, termíny, sankce Definice namátkových kontrol, zpětné vazby a opravy
Proces digitalizace Analýza Příprava Archiv Doprava Skenování Manuální indexace Validace dat Automatické vytěžení Typování dat Identifikace dokumentu Vytěžení dat Validace dat? Namátková Kontrola zadavatele Konrola Verifikace Korekce
Důvěryhodná Elektronická Spisovna a Archiv
DESA Řeší dlouhodobé a důvěryhodné uložení elektronických dokumentů
Souhrnné schéma Kompletace Analýza Příprava Validace dat Archiv Doprava Skenování Pořízení indexu Autorizovaná konverze ISDS Zaměstnanci DESA Asistované pracoviště Občan Autorizovaný přístup e-spis Vita RUIAN
DESA nebo DMS? Společné vlastnosti Řeší uložení a vyhledávání dokumentů Výhody DESA Rozhraní dle standardu Kontrola formátů na vstupu Dlouhodobá a důvěryhodná péče o data Snadná integrace na vaše systémy (např. VITA, e-spis) Standardizovaný výstup pro Národní digitální archiv Ukládání metadat společně s dokumenty
Důvěryhodnost Použití auditních logů pro prováděné operace Automaticky bez nutnosti zásahu uživatele je aplikováno časové razítko potvrzuje existenci dokumentu a metadat v čase Časovým razítkem lze opatřit dávku dokumentů Dle politiky může být časové razítko periodicky obnovováno před vypršením platnosti předchozího razítka
Dlouhodobost Otevřené standardy (OAIS) - systém není svázán s konkrétní technologií Výběr vhodných formátů pro dlouhodobé ukládání Uložený obsah nelze přepisovat ani smazat, vytváří se nové verze Podporuje migrační strategii pro zajištění čitelnosti datových formátů v budoucnosti
Bezpečnost Vstupní kontrola proti škodlivému kódu Každý dokument existuje v několika nezávislých kopiích Pravidelná kontrola konzistence dat Dokumenty nelze změnit
Rozvojové funkce Fulltext Indexování obsahu dokumentu Vyhledávání na základě textu z dokumentu (+ metadata) Zpřístupnění Přihlašování přes autentizační službu PVS (ISDS) Ověřování proti registru RUIAN Zveřejění webového rozhraní Bezobslužný přístup k dokumentům (na úřadě i mimo úřad) Uživatel obdrží důvěryhodný dokument ve standardním formátu a kvalitě
Příklady nasazení
Příklady nasazení Generální ředitelství cel Archiv města Brna Česká pošta OZ ICTs Statutární město Chomutov Úřad městské části Praha 13 Úřad městské části Praha 17
Zkušenosti z projektů Nejasné nebo velmi obecné zadání Kdo zajišťuje integraci třetích stran? Neochota třetích stran ke spolupráci V době implementace nejsou některé systémy ještě známy Nedostatek HW&SW prostředků u zákazníka (zákazník např. zapomene na testovací prostředí) Jaké bude financování v budoucnosti?
Reference Reference pro správu dokumentů
Děkujeme za pozornost