DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA

Transkript

1 DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA Pavel Pačes Listopad 2009 Seminář E-spis

2 Elektronická spisovna Agendové aplikace Vzhledem k tomu, že některé dokumenty mají skartační lhůty 30, 50 i více let, je nutno přistupovat k uložení elektronických dokumentů ve spisovně stejně jako k dlouhodobému ukládání.

3 Legislativní zázemí pro Elektronickou spisovnu Vzákoněč. 499/2004 Sb.: 68 odst. 1 - Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovně 69a odst. 3 - Uchovávání dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím: věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu, a to včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány po dobu skartační lhůty dokumentu. Národní standard pro vedení elektronické spisové služby definuje elektronickou spisovnu jako: funkční složku elektronického systému spisové služby určenou k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu organizace (původce) a k provádění skartačního řízení v rámci informačních činností zajišťovaných tímto systémem. Vyhláška č. 191/2009 Sb. stanovuje povinné výstupní formáty (PDF/A, TIFF, )

4 Elektronická spisovna Řeší potřebu dlouhodobého a důvěryhodného uložení elektronických dokumentů v organizaci vyvolanou legislativou i potřebami organizace Spravuje dokumenty ze spisových služeb, agendových systémů (Ekonomika Faktury ), a ostatních systémů produkujících dokumenty podléhajících spisovému řádu, resp. zákonu č.499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě, v platném znění Stávající papírová obdoba: příruční spisovna, spisovna, podnikový archiv

5 Elektronická spisovna -Uplatnění v rámci životního cyklu dokumentu Externí subjekty Listinná Datové zprávy Vznik a vyřizování Systémy původce pro vznik a vyřizování Dokumentů Podatelna Výpravna Spisová služba Odborné aplikace DMS / ECM. Důvěryhodné uložení Elektronická spisovna Důvěryhodná kopie Skartace Sběr dokumentů (Digitalizace) Dlouhodobá archivace Dlouhodobý elektronický archiv Vznik dokumentu a vyřizování Důvěryhodné Uložení (Střednědobé) Dlouhodobé uložení Vyřazení

6 Elektronická spisovna - Životní cyklus dokumentů Dokumenty a spisy se do El.Spisovny ukládají ze spisové služby (či dalších aplikací). Ukládá se metadata + vlastní soubor s dokumentem. Životnost dokumentů a spisů uložených v El.Spisovně je řízena spisovým plánem. Uložené dokumenty zde čekají na skartační řízení. Po uplynutí skartační lhůty dojde buď ke skartaci dokumentů nebo dojde k výběru archiválií, které se předávají do nadřazeného archivu (např. Národní digitální archiv).

7 Základní funkce uložení v Elektronické spisovně Zajištění neměnnosti uložených informací Zajištění důvěryhodnosti Zajištění čitelnosti uložených informací v budoucnosti Předcházení problémům vzniklým generačními změnami HW a SW Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů

8 Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů Filozofický pohled: Fakta: neexistují dokonale permanentní ukládací média či způsob ukládání! Pravděpodobně nebudou existovat ani v budoucnu Počítačové systémy neustálý vývoj jak HW, tak SW Návrh archivních systémů se snaží trvale postihnout možnost potencionální změny a její zvládnutí, namísto dosažení nějakého permanentního stavu!

9 Proč dlouhodobé ukládání? Běžná rizika uchovávání informací: Nefungující software Nefungující hardware Změna obsahu Smazání obsahu Rizika, kterým čelí elektronické dokumenty při dlouhodobém uložení: degradace nosiče zastarávání hardware zastarávání formátu zastarávání SW technologií a principů ztráta autenticity platnost autentizačních prvků

10 Zastarávání médií, HW a SW Média opatření proti zastarávání vytvoření vhodných podmínek pro uložení volba vhodného média - kombinace médií obměna médií před vypršením životnosti vytvoření bezpečnostních kopií kontrola uložení periodická detekce chyb Zastarávání HW a SW systematická správa a údržba HW, aktualizace SW včasná migrace před morálním zestárnutím každých let (podle rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW.

11 DESA - zajištění dlouhodobé čitelnosti Opatření proti zastarávání formátu - dokumenty musí být v dlouhodobě udržitelném formátu. Standardizace formátů výběr akceptovatelných formátů pro dlouhodobou archivaci jednotlivých druhů dokumentů (viz. vyhláška č.191/2009 Sb.) Odmítnutí nestandardního formátu na vstupu, případně migrace formátu při vstupu dokumentu Sledování vývoje formátů a konverze všech dokumentů zastaralého formátu do nového (migrace formátů). Původní-originální soubor zůstává zachován! Opatření proti degradaci nosiče, zastarávání hardware, zastarávání SW technologií a principů Periodická kontrola konzistence uložených dat Dvě geograficky oddělené lokality (online / offline media?) Velký objem, možnost postupného doplňování kapacity Trvalé vyhodnocování stavu vývoje systémů životní cykly Včasný přechod do nového IT prostředí každých 10/15 let (podle rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW.

12 DESA - zajištění důvěryhodnosti Důvěryhodnost = prokázání původu dokumentu a toho, že kopie, kterou vidí uživatel, souhlasí s originálním dokumentem, tj. nic v něm nebylo během doby změněno a pokud ano, je jasné co a za jakých podmínek. Systém musí uchovávat metadata o všech procesech, akcích a změnách, které se na určitém objektu odehrály v průběhu jeho uložení tak, aby bylo možné tyto změny sledovat až k původnímu dokumentu (např. po několika migracích apod.).

13 DESA - zajištění důvěryhodnosti Dokumenty jsou na vstupu opatřeny časovým razítkem potvrzuje existenci dokumentu a metadat v čase.!! Nemá nic společného s legislativní validitou dokumentu!! Časové razítko může být periodicky obnovováno!! Nemá nic společného s legislativní validitou dokumentu!! Systém poskytuje funkce pro ověření důvěryhodnosti (nezměněný dokument a nepřerušená řada časových razítek) Systém na vyžádání poskytuje důvěryhodné kopie dokumentu

14 Model OAIS pro dlouhodobé uchování elektronických dokumentů Plánování uchovávání P Ů V O D C E SIP Popisné info Příjem AIP Správa dat DM Archivní úložiště AS Přístup dotazy výsledky žádosti DIP B A D A T E L Administrace MANAGEMENT SIP, AIP, DOP = Archivní balíčky (dokument/y + metadata)

15 Datový obsah způsob uložení Základní ukládací jednotka = informační balíček Informační balíček = metadata + vlastní obsah (dokument) Metadata: Popisná (archivní) Používají se pro hledání a třídění Příklad: identifikace, název, popis, původ, datum vzniku, kategorizace, Uchovávací (administrativní, technická) používají se pro správu uložených elektronických dokumentů Příklad: technické údaje o uložených digitálních objektech, údaje o událostech provedených nad digitálními objekty Strukturální používají se pro strukturování informačních balíčků, Příklad: vazby jednotlivých souborů dokumentu (dokument, příloha, ) Obsah = soubor nebo několik souborů (např. rozhodnutí + přílohy)

16 Elektronická spisovna Balíčky přijaté na vstupu do DESA

17 Elektronická spisovna Zobrazený detail uloženého spisu

18 Příprava balíčků pro vstup Spisová služba, agendové aplikace,,,, Balíček SIP Elektronická spisovna

19 Elektronická spisovna - Co je to? HW nebo SW? SW + HW + lidi + metodika Elektronická spisovna PŮVODCI Administrátoři, správci Software KONZUMENTI Hardware

20 Metodika provozu Dlouhodobé důvěryhodné uložení není (jen) o technologii: Řízení provozu podle závazných metodických předpisů Důležité činnosti plánovány a jejich provedení auditovatelně zaznamenáno Pravidelný audit činností Certifikace systému

21 Děkuji za pozornost Pavel Pačes