Shrnutí revize Číslo revize Datum Popis změny Revizi provedl: 1 01.12.2017 První vydání Personální oddělení 1.1 01.04.2019 Aktualizace zásad s ohledem na GDPR. Personální oddělení
1. Úvod V prostorách pod kontrolou společnosti Dawn Meats (dále jen jako společnost ) jsou instalovány systémy televizních kamer s uzavřeným okruhem (CCTV) za účelem zajištění ochrany, bezpečnosti a zabezpečení všech zaměstnanců a dodavatelů společnosti, stejně jako všech návštěvníků prostor společnosti. Záběry z těchto systémů pak mohou být uloženy v zařízení DVR (Digital Video Recorder), na videokazetě, DVD nebo na jiném digitálním záznamovém médiu. Společnost je s ohledem na osobní údaje, které spravuje, zpracovává a ukládá, správcem údajů. Osobní údaje jsou definovány v článku 4 obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (dále jen jako GDPR ). 2. Cíl zásad Cílem těchto zásad je popsat použití místních televizních kamer s uzavřeným okruhem (CCTV). Kamerové systémy jsou umístěny jak uvnitř, tak vně prostor společnosti. Společnost si vyhrazuje právo využívat informace získané prostřednictvím CCTV pro disciplinární účely. Organizace zajišťuje, že použití CCTV je v souladu s požadavky obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a zákona o ochraně údajů z roku 1988 a 2018. 3. Rozsah Všichni zaměstnanci, včetně bezpečnostních pracovníků, dodavatelů a návštěvníků společnosti, mají odpovědnost tyto zásady dodržovat. V případě zaměstnanců a dodavatelů může mít neplnění této odpovědnost za následek disciplinární opatření, a to včetně až případného propuštění a/nebo trvalého odvolání. 4. Postup Kamery systému CCTV jsou instalovány jak uvnitř, tak vně prostor společnosti, a to především za účelem zajištění ochrany, bezpečnosti a zabezpečení všech zaměstnanců, dodavatelů společnosti i všech návštěvníků prostor společnosti a za účelem zajištění bezpečnosti prostor a daného majetku, ke zlepšení ochrany zdraví a bezpečnosti a sledování výkonu a chování zaměstnanců. Zaměstnanci by měli vzít na vědomí, že v případě disciplinárních nebo jiných opatření při vyšetřování mohou být vyhledávány a použity videozáznamy CCTV, pokud to může pomoci při procesu. To znamená, že společnost a/nebo zaměstnanci (nebo jejich zástupci) mohou požádat o přístup k videozáznamu CCTV, pokud se domnívají, že to může být relevantní a/nebo pomoci při vyšetřování nebo disciplinárnímu procesu. Upozorňujeme však, že právo přístupu k záznamům CCTV je omezeno zákony o ochraně dat (např. v případě záběrů třetích stran), takže si společnost vyhrazuje právo poskytovat zachycení obrazovky (screenshoty) příslušných záběrů namísto živých záběrů, pokud je to vhodné. Chtěli bychom požádat všechny zaměstnance společnosti Dawn Meats, aby spolupracovali s bezpečnostní správou společnosti a pochopili, že bdělost vedoucí k minimalizaci finančních ztrát je klíčovou prioritou Dawn Meats. 2
5. Umístění kamer Umístění kamer systému CCTV v prostorách společnosti je pro společnost klíčovým faktorem při provozu systému CCTV. Společnost se nesnaží umisťovat kamery systému CCTV tak, aby sledovaly prostory společnosti, kde by jednotlivci mohli přiměřeně očekávat soukromí. 6. Oznámení značení Kopie těchto zásad CCTV bude na požádání zpřístupněna zaměstnancům společnosti, dodavatelům i návštěvníkům společnosti v souladu s jejich právy subjektů údajů stanovenými příslušnými právními předpisy. Tyto zásady popisují cíle sledování pomocí systému CCTV a uvádí kontaktní údaje pro ty, kteří si přejí se společností projednat používání systému CCTV a pokyny pro jeho použití. V prostorách, kde jsou umístěny kamery systému CCTV, bude umístěno příslušné značení, ve kterém bude uvedeno, že prostor sleduje systém CCTV. Na tomto značení musí být uvedeno jméno a kontaktní údaje správce údajů a pokyny, kde je možné získat přístup k zásadám CCTV, aby bylo osobám umožněno pochopit konkrétní cíl, kvůli kterému je zde kamera systému CCTV umístěna. 7. Uložení a uchovávání Veškeré zaznamenané údaje pořízené systémem CCTV společnosti budou obvykle uchovávány společností po dobu jednoho kalendářního měsíce, pokud není z provozních nebo zákonných důvodů vyžadováno jinak. Organizace si však vyhrazuje právo uchovávat záběry po delší dobu, pokud k tomu existují objektivní důvody. Videozáznam bude uchováván jen tak dlouho, jak je to v takových případech nutné. Veškerá zaznamenaná data budou uložena společností v zabezpečeném prostředí a společnost bude vést záznamy o přístupu, kde budou uvedeny všechny osoby, které k zaznamenaným údajům přistupovaly. Přístup k zaznamenaným údajům společnost omezí pouze na osoby, které byly společností pověřeny pro přístup k těmto zaznamenaným údajům (dále jen jako oprávnění zaměstnanci ). 8. Zpracování záběrů Zaměstnanci, kteří jsou odpovědní za zpracování záběrů CCTV, musí jednat pouze v souladu se zavedenými postupy a musí vždy zajistit bezpečnost dat. Každý zaměstnanec, který používá CCTV systém nebo záběry CCTV neoprávněným způsobem, může být vystaven disciplinárním opatřením a může dojít až k propuštění. Za neoprávněné použití se považuje jakékoli zpracování, které je neslučitelné s původním záměrem, včetně mimo jiné: odhalování záběrů obsahujících osobní údaje neoprávněné třetí straně, včetně ostatních zaměstnanců; neoprávněné zpracování osobních údajů formou kopírování záběrů na disk, na webové stránky nebo jejich tisknutí; rozšiřování záběrů obsahujících osobní údaje e-mailem nebo umísťování záběrů obsahujících osobní údaje na internet. 3
9. Přístup k záběrům a jejich odhalování pro třetí strany Přístup k záběrům zaznamenaným kamerovým systémem a právo na jejich odhalování jsou pečlivě sledovány a mají je výhradně oprávněné osoby. Pokud však oprávněná osoba potřebuje pomoc při identifikaci zaměstnanců při vyhodnocování záznamu, požádá v tomto směru o pomoc příslušné vedoucí oddělení/supervizory, když je potřeba. Třetí strany budou mít povolen přístup k záběrům pouze v omezených a předepsaných případech, které jsou povoleny/vyžadovány právními předpisy. 10. Žádosti o přístup Podle zákona o ochraně osobních údajů mají jednotlivci právo na přístup ke svým údajům v držení společnosti za předpokladu, že takové zaznamenané údaje v době příslušné žádosti existují, tedy že nebyly odstraněny, a za předpokladu, že se na zpřístupnění těchto zaznamenaných údajů nevztahuje výjimka/zákaz. To platí jak pro zaměstnance, tak i pro veřejnost. Všechny žádosti musí být písemné. Žádosti musí být předány koordinátorovi pro GDPR a na adresu gdpr@dawnmeats.com, jakmile bude žádost přijata a zaznamenána. Jednotlivci požadující přístup k záběrům musí organizaci poskytnout následující informace: odpovídající informace pro nalezení záběrů; dostatečné informace umožňující organizaci ověřit, zda má žadatel oprávněné právo požadovat přístup; dva doklady totožnosti s fotografií, např. kopie pasu nebo řidičského průkazu nebo jakýkoli jiný doklad totožnosti a doklad o adrese. Tyto informace budou použity výhradně pro účely identifikace a budou uchovávány po dobu nezbytně nutnou. Žádosti o přístup, které by zahrnovaly odhalení záběrů třetích stran, je třeba pečlivě zvážit. V případech, kdy příslušné zaznamenané údaje identifikují jinou osobu, může společnost zaznamenané údaje subjektu údajů zveřejnit pouze tehdy, kdy lze příslušné záběry v těchto zaznamenaných údajích přiměřeně cenzurovat/anonymizovat/rozkostičkovat tak, aby nebylo možné identifikovat žádné další osoby, nebo v případech, kdy tyto ostatní osoby poskytly svůj výslovný souhlas se zpřístupněním zaznamenaných údajů subjektu údajů. Pokud jsou příslušné záběry obsahující zaznamenané údaje natolik nekvalitní, že není možné jednotlivce jasně identifikovat, nebudou takové záběry společností považovány za osobní údaje a společnost může příslušný subjekt údajů, který žádost podal, o tomto zjištění informovat a může na základě toho odmítnout předat příslušné zaznamenané údaje. V případech, kdy nelze zaznamenané údaje, o které je žádáno, zkopírovat do jiného zařízení, nebo v jiných výjimečných případech se společnost bude snažit poskytnout subjektu údajů statické snímky příslušných zaznamenaných údajů jako alternativu k videozáznamu. V případě zamítnutí žádosti o přístup společnost zdokumentuje: totožnost osoby, která podala žádost, datum žádosti, důvod odmítnutí poskytnout požadované záběry. 4
Dokument bude poté podepsán a opatřen datem a bude poskytnut osobě, která žádost o přístup k údajům podala. Žádosti policie (An Garda Síochána): Při podání policejní žádosti o záběry CCTV pro konkrétní vyšetřování se společnost musí ujistit, že probíhá skutečné vyšetřování. Informace včetně zaznamenaných údajů získaných společností prostřednictvím systému CCTV budou policii předány pouze v případě, že toto bude schváleno provozním vedoucím skupiny/pracoviště po dohodě s osobou odpovědnou za otázky GDPR. Pokud orgán činný v trestním řízení, jako je například policie, vyžaduje zaznamenané údaje pro vyšetřování konkrétní věci, společnost si jakoukoli takovou žádost vyžádá v písemné podobě a bude vyžadovat, aby v ní bylo uvedeno, že policie vyšetřuje trestný čin. Společnost může dle svého uvážení požádat o právní rady v otázkách takových žádostí policie. Pokyny úřadu pro ochranu osobních údajů upravující používání systémů CCTV rozlišují mezi žádostí policie o prohlédnutí zaznamenaných údajů v prostorách a žádostí o odnesení nebo stažení kopie zaznamenaných údajů. Společnost bude vždy požadovat písemné potvrzení policie s ohledem na žádost odnést si nebo stáhnout zaznamenané údaje a bude také požadovat, aby takové písemné potvrzení bylo na hlavičkovém papíře policie a obsahovalo podrobnosti o požadovaných zaznamenaných údajích a právních důvodech pro takovou žádost. V naléhavých případech může společnost povolit prohlédnutí záznamu policií na základě ústní žádosti, která bude následována písemnou žádostí policie. 11. Odpovědnosti Celkovou odpovědnost za systém CCTV organizace nese provozní vedoucí divize. Přístup k systému CCTV a zaznamenaným materiálům mají výhradně oprávněné osoby. Provozní vedoucí divize/pracoviště společnosti musí: Zajistit, aby bylo používání systémů CCTV společností prováděno v souladu se zásadami stanovenými společností (které jsou v dané chvíli platné); Dohlížet a koordinovat používání systému CCTV sledování v prostorách společnosti; Zajistit, aby všechny stávající systémy CCTV sledování byly zhodnoceny z hlediska souladu s těmito zásadami; Zajistit, aby bylo používání systémů CCTV sledování v prostorách společnosti v souladu s pokyny úřadu pro ochranu osobních údajů a splňovalo zákonné povinnosti společnosti; Zkontrolovat umístění kamer v prostorách a zodpovídat za předávání veškerých zaznamenaných údajů pořízených a uložených v souladu s těmito zásadami; Zajistit, aby videokazety obsahující zaznamenané údaje nebyly zkopírovány pro účely jejich zveřejnění jiným způsobem než v souladu s těmito zásadami; Zajistit, aby prostor snímaný pevně umístěnými kamerami systému CCTV instalovanými a provozovanými společností uvnitř i vně splňoval podmínky těchto zásad; 5
Brát v potaz zpětnou vazbu / stížnosti zaměstnanců, dodavatelů a návštěvníků ohledně možného zásahu do soukromí nebo narušení důvěrnosti z důvodu umístění konkrétní kamery systému CCTV nebo souvisejícího vybavení v prostorách společnosti; Zajistit, aby bylo na příslušných a významných místech zajištěno vhodné značení odpovídající těmto zásadám; V případě potřeby zajistit, aby externí kamery, které jsou součástí systému CCTV s ohledem na své umístění a výhled na sousední rezidenční budovy nenarušovaly soukromí a splňovaly přiměřené očekávání osob ohledně soukromí; Zajistit, aby zaznamenané údaje uložené na DVR, USB pamětích / DVD / digitálních záznamech / CD byly uchovávány po omezenou dobu a následně byly vymazány, pokud nebyly vyžádány v rámci trestního stíhání nebo soudního řízení (trestního či občanského) nebo k jinému použití v dobré víře, které bylo schváleno provozním vedoucím skupiny/pracoviště; Zajistit, aby použití kamery ze strany společnosti ve veřejných prostorách splňovalo přiměřené očekávání jednotlivců ohledně soukromí; 12. Přezkoumání Tyto zásady budou pravidelně přezkoumány, aby zohledňovaly změny právních předpisů a zkušenosti se zásadami v praxi. 6