OFFER LETTER V PERSONÁLNÍ PRAXI

JUDr. Tereza Landwehrmann, Ph.D., advokát se specializací na pracovní právo V personální praxi se běžně využívají i postupy, které české pracovněprávní předpisy neznají a neupravují. Jedním z takových instrumentů který některé společnosti používají po vzoru svých zahraničních mateřských společností je tzv. offer letter nabídkový dopis. Těmito zahraničními vlastníky českých společností je offer letter zpravidla vnímán jako jakási pracovněprávní obdoba letter of intent, tj. dopisu o záměru, který se v předsmluvním stadiu využívá tradičně při větších obchodněprávních transakcích zejména v angloamerické právní oblasti. Smysl tohoto vzorového instrumentu (letter of intent) je v zásadě preventivní investice na samotný kontraktační proces / vytvoření odpovídající smluvní dokumentace jsou totiž v případě finančně nákladných obchodů, jako je např. fúze či prodej velkého podniku, nemalé. Proto je účelné ještě v raném stadiu vyjednávání kontraktu nastínit kontury budoucí smlouvy a otestovat skutečný zájem protistrany danou smlouvu uzavřít, zejména je-li sebemenší pochybnost o její serióznosti. Není-li protistrana s nastíněnými podmínkami budoucí transakce srozuměna, může být negociace ukončena ve velmi brzkém stadiu. Tím lze preventivně eliminovat zbytečně vynaložené náklady a případné uplatňování předsmluvní odpovědnosti za situace, kdy protistrana odmítne smlouvu uzavřít ve stadiu, kdy jednání dospěla tak daleko, že se uzavření smlouvy jeví jako vysoce pravděpodobné, klasicky těsně před podpisem dané smlouvy. S podobným záměrem se vydává nebo sjednává i offer letter. Protože náklady na zpracování pracovní smlouvy však zpravidla nejsou nijak dramatické, zde se primárně jedná o stvrzení vážně míněného úmyslu kandidáta v budoucnu zaměstnat, a to v souladu s podmínkami, které jsou vymezeny v tomto (ať již jednostranně, či oboustranně konstruovaném) prohlášení. Cílem obou těchto předsmluvních instrumentů je tedy dopředu formulovat základní principy budoucí spolupráce. Zatímco původní podstata letter of intent i offer letter vychází z nezávazného příslibu a zde formulované podmínky vyjednávané smlouvy nezakládají jakékoliv právní nároky, v českém právním prostředí tomu tak být nemusí. Právní závaznost offer letteru je tudíž jedním z hlavních témat následujícího článku. OFFER LETTER PODSTATA A ÚČEL Jak bylo naznačeno výše, podstatou a hlavním účelem dopisu nazývaného offer letter je ze strany zaměstnavatele písemně stvrdit vážný zájem na zaměstnání určité osoby, resp. kandidáta na konkrétní pracovní pozici a současně formulovat základní obrysy podmínek budoucího pracovněprávního vztahu. PRAKTICKÁ PERSONALISTIKA 9 10/2017 31

V rámci přijímacího procesu zaměstnance se offer letter sepisuje ve fázi, kdy již proběhla určitá iniciální jednání mezi zaměstnavatelem a dotčeným kandidátem, tento se zaměstnavateli jeví perspektivně, a je tedy žádoucí dosavadní výsledky jednání o podmínkách zaměstnání sumarizovat a formalizovat. Offer letter tak může zefektivnit následný proces uzavírání pracovní smlouvy, neboť veškeré podstatné aspekty pracovních podmínek budou předjednány. Vedlejším efektem, resp. častým záměrem offer letteru bývá i snaha si daného kandidáta určitým způsobem pojistit tím, že mu bude dána určitá předběžná garance nástupu ještě předtím, než bude uzavřena pracovní smlouva. V neposlední řadě bude offer letter řešením pro případ, kdy je žádoucí dohodnout se s budoucím zaměstnancem na podmínkách nástupu, ale pracovní smlouvu zatím uzavřít nelze např. z toho důvodu, že zaměstnavatelem bude nově zakládána společnost, která doposud nevznikla, resp. nebyla založena. Z povahy věci dále vyplývá využití tohoto nabídkového dopisu zejména vůči osobám, které mají u zaměstnavatele obsadit určité klíčové pozice ať již z hlediska hierarchie v rámci společnosti (střední a vyšší management), či pozice, které jsou pro zaměstnavatele zásadní s ohledem na jistou specifickou specializaci apod. (experti a nedostatkoví odborníci na určitou oblast). Pokud se jedná o obsah offer letteru, tento dokument sumarizuje klíčové podmínky nabídky pracovního místa. Typicky se zde tedy upravuje následující: název zaměstnavatele, jméno zaměstnance (kterému je offer letter adresován), název pracovní pozice (druhu práce), den nástupu do zaměstnání, místo výkonu práce, výše mzdy, bonusy (bonusový plán, opční akciový plán apod.), hlavní benefity (stravenky, penzijní připojištění, tzv. sick days, služební automobil, laptop, telefon apod.), délka dovolené, výzva k akceptaci zde uvedených podmínek zaměstnání, časové omezení platnosti nabídkového dopisu. Není zcela výjimečné, že jsou v rámci offer letteru řešeny i další záležitosti, jako je např. jméno zaměstnance / označení pracovní pozice v rámci společnosti/koncernu, které má uchazeč o zaměstnání následně reportovat, sdělení ohledně představ a požadavků ohledně práce na dané pozici včetně očekávaných pracovních výsledků, podmínění nabídky zaměstnání (např. získáním kladných referencí na osobu uchazeče či dokončením určité formy studia apod.). Pokud jde o formu offer letteru, využívaná je jak forma písemná, tj. forma klasického, ručně podepsaného dopisu, společnosti však velmi často přistupují k zaslání scanu podepsaného offer letteru prostřednictvím (obyčejného) e-mailu. Čistě teoreticky lze uvažovat i zaslání offer letteru na elektronickou adresu uchazeče, podepsaného elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném systémovém certifikátu ve smyslu 335 odst. 2 zákoníku práce 1. ZÁVAZNOST OFFER LETTERU S využitím offer letteru se pojí významná právní otázka, a to je jeho závaznost. V rámci personální praxe je třeba umět vyhodnotit, resp. předvídat situace, které nastanou, pokud se sled událostí nevyvíjí zcela podle plánu a podepsaný offer letter následně nevyústí v podpis pracovní smlouvy a nástup do zaměstnání. V praxi se totiž mohou vyskytnout případy, že uchazeč, který původně offer letter akceptoval, do zaměstnání ve sjednaný den nenastoupí 1 Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. 32 PRAKTICKÁ PERSONALISTIKA 9 10/2017

(např. z důvodu, že ho jeho dosavadní zaměstnavatel přesvědčí na setrvání), nebo naopak firma na určitém uchazeči původně zainteresovaná po podpisu offer letteru svůj zájem ztratí a daného uchazeče nakonec do zaměstnání přijmout nechce (např. z důvodu, že se v mezidobí podařilo nalézt vhodnějšího kandidáta). Řešení těchto otázek neusnadňuje fakt, že specifická úprava offer letteru v zákoníku práce a souvisejících pracovněprávních předpisech chybí. Svojí povahou se však offer letter blíží návrhu smlouvy o budoucí pracovní smlouvě a pro institut smlouvy o smlouvě budoucí již odpovídající právní regulace existuje, a to v 1785 a násl. občanského zákoníku 2, který se s ohledem na absenci zvláštní úpravy v zákoníku práce použije podpůrně. Úprava smlouvy o smlouvě budoucí je přitom poměrně liberální. Občanský zákoník vymezuje daný smluvní typ jako závazek uzavřít po vyzvání v ujednané lhůtě, jinak do jednoho roku, budoucí (pracovní) smlouvu, jejíž obsah je ujednán alespoň obecným způsobem (offer letter tudíž nemusí obsahovat detailní specifikaci podmínek práce na nabízené pracovní pozici, zřejmě obstojí i závaznost offer letteru, který neobsahuje všechny podstatné náležitosti pracovní smlouvy, např. bude chybět určení data nástupu do práce, popř. bude toto určeno pouze orientačně). Zavázané straně (tedy uchazeči, který s podmínkami zaměstnavatele vyjádřenými v offer letteru vyjádřil souhlas, resp. zaměstnavateli, který dané podmínky navrhl) vzniká povinnost uzavřít (pracovní) smlouvu bez zbytečného odkladu poté, co ji k tomu vyzve oprávněná strana (zaměstnavatel, resp. uchazeč) v souladu s podmínkami sjednanými v offer letteru. Pokud ke splnění této povinnosti nedojde, tj. nesplní-li zavázaná strana povinnost uzavřít pracovní smlouvu, může strana oprávněná zejména požadovat, aby obsah budoucí smlouvy určil soud. Obsah pracovní smlouvy bude následně určen podle účelu, který má uzavření pracovní smlouvy sledovat. Přitom se vychází z návrhů stran a přihlédne se k okolnostem, za kterých byl offer letter akceptován, jakož i k tomu, aby byla práva a povinnosti uchazeče i zaměstnavatele poctivě uspořádána. Dá se tedy předpokládat, že soud bude zásadně vycházet z podmínek sjednaných v rámci offer letteru. Pokud k výše uvedené výzvě oprávněné strany včas nedojde, povinnost uzavřít pracovní smlouvu zaniká. Změní-li se okolnosti, z nichž strany při vzniku závazku z offer letteru zřejmě vycházely, do té míry, že na zavázané straně nelze rozumně požadovat, aby pracovní smlouvu uzavřela, povinnost uzavřít tuto pracovní smlouvu rovněž zaniká s tím, že neoznámí-li zavázaná strana oprávněné straně změnu okolností bez zbytečného odkladu, nahradí oprávněné straně škodu z toho vzniklou. Změnu okolností v pracovněprávních vztazích by mohlo představovat např. zásadní zhoršení zdravotního stavu uchazeče nebo takové organizační změny u zaměstnavatele, v jejichž důsledku už není třeba nabízenou pozici obsadit. Z výše uvedeného je evidentní, že občanský zákoník pro závaznost offer letteru nepožaduje mnoho postačí obecný způsob vymezení podmínek zaměstnání uchazeče (což standardní offer letter nepochybně splní), a nepožaduje ani písemnou smlouvu odsouhlasený návrh budoucí pracovní smlouvy tedy bude platit, i když byl zaměstnanci zaslán pouze běžným e-mailem a ten svůj souhlas vyjádřil rovněž prostřednictvím e-mailu. V zásadě je tedy třeba počítat s tím, že offer letter akceptovaný uchazečem nepředstavuje pouze nezávazný příslib, ačkoliv mohl být zaměstnavatelem zamýšlen jako čistě informativní záležitost. Právě naopak offer letter bude většinou představovat závazný dokument a platný podklad pro následné uzavření pracovní smlouvy. K tomu je třeba brát v potaz i 1729 občanského zákoníku týkající se předsmluvní odpovědnosti, který upravuje sankci v podobě náhrady škody postihující nepoctivé jednání v rámci procesu uzavírání pracovní smlouvy (resp. jiné pracovněprávní dohody). Tato sankce může být uplatňována v případech, kdy jedna ze stran odmítne (bez spravedlivého důvodu) pracovní smlouvu uzavřít v momentě, kdy se uzavření této smlouvy jevilo již jako vysoce pravděpodobné a druhá strana toto uzavření důvodně očekávala. 2 Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů. PRAKTICKÁ PERSONALISTIKA 9 10/2017 33

PŘÍKLAD Uchazeč po posledním z mnoha kol výběrového řízení u zaměstnavatele, ve kterém zvítězil, zaměstnavateli oznámí, že si pouze testoval své schopnosti a o nabízenou pozici zájem nemá. Takové jednání by bylo podle občanského zákoníku kvalifikováno jako nepoctivé a zaměstnavatel by byl oprávněn požadovat náhradu škody v rozsahu, který odpovídá ztrátě z neuzavřené pracovní smlouvy. Pokud by ovšem uchazeč danou pozici v řešené konstelaci odmítnul z důvodu, že mu bylo diagnostikováno vážné onemocnění (a měl by tedy spravedlivý důvod jednání o uzavření pracovní smlouvy ukončit), o nepoctivé jednání by nešlo. PŘÍKLAD Nepoctivého jednání by se ovšem mohl dopustit i zaměstnavatel pokud by např. byl odmítnut uchazeč, který splnil všechny požadované testy a odpovídá avizovaným požadavkům ze strany zaměstnavatele, a to protože zaměstnavatel následně formuloval nový požadavek pro výkon dané práce (např. znalost italského jazyka) a tento požadavek daný uchazeč nesplňuje. Zaměstnavatel by v řešeném případě mohl poctivost svého jednání namítat snad pouze tehdy, pokud by se mu v kritickém období podařilo získat klíčovou dlouhodobou zakázku, která vyžaduje na pracovní pozici, kterou měl uchazeč zastávat, komunikaci v italštině. EXKURS DO MINULOSTI Výše nastíněná právní úprava je nicméně záležitostí několika málo let platí od 1. ledna 2014 a pro úplnost je třeba uvést, že k tomuto datu zaznamenala dramatickou změnu. Úprava smlouvy o smlouvě budoucí v rámci dřívějšího občanského zákoníku (platného do konce roku 2013) 3 byla totiž nepoměrně striktnější: dohoda o uzavření smlouvy budoucí musela mít vždy písemnou formu a nabídka musela obsahovat všechny podstatné náležitosti, které musí obsahovat pracovní smlouva. Offer letter zaslaný e-mailem, který neobsahoval přesné (ale např. pouze předběžné) určení místa výkonu práce, pracovní pozice či nástupu do práce, tedy ve světle této předcházející úpravy musel být kvalifikován pouze jako nezávazný příslib budoucího zaměstnání. PŘÍKLAD Offer letter a s ním spojené právní otázky, zejména otázka, zda, popřípadě za jakých předpokladů může soud svým rozhodnutím nahradit projev vůle některého z účastníků pracovněprávních vztahů směřující k uzavření pracovní smlouvy, byly předmětem rozhodnutí Nejvyššího soudu, sp. zn. 21 Cdo 3411/2014, ze dne 19. února 2016. S ohledem na to, že skutečnosti rozhodné pro posouzení daného případu se odehrávaly v roce 2011, tj. před 1. lednem 2014, byla daná záležitost posuzovaná v kontextu dřívějšího občanského zákoníku. V projednávaném případě se žalobce svojí žalobou domáhal, aby bylo rozhodnuto, že účastníci (tedy žalobce a žalovaná firma, u které se ucházel o zaměstnání) uzavírají dnem právní moci soudního rozhodnutí pracovní smlouvu, jejíž znění současně uvedl. Žalobu zdůvodnil zejména tím, že účastníci poté, co vyjádřili zájem na vzájemné spolupráci, spolu o podmínkách takové spolupráce několikrát jednali s tím, že žalovaná společnost nakonec žalobci učinila (neformálně e-mailem) formální nabídku zaměstnání na pozici Regional Sales Director Eastern Europe s místem výkonu práce Praha a s předpokládaným nástupem do práce dne 1. dubna 2011. Uvedená nabídka (označená 3 Zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník. 34 PRAKTICKÁ PERSONALISTIKA 9 10/2017

jako offer letter ) nicméně byla podmíněna získáním kladných referencí o žalobci, jenž poskytl seznam několika osob, které měly žalované takové reference poskytnout. Žalobce tuto nabídku ihned přijal a se žalovanou v následné korespondenci začal řešit i bližší podmínky pracovního poměru včetně obsahu pracovní smlouvy. Žalovaná nicméně žalobci o několik dnů později zaslala e-mail, ve kterém ho uvědomila o tom, že nebyla schopna získat kladné reference na jeho osobu a že proto považuje podmínku své předchozí nabídky za nesplněnou a nabídku dále za neplatnou. Žalobce měl za to, že mezi ním a žalovanou došlo akceptací zaslaného nabídkového dopisu k uzavření smlouvy o budoucí pracovní smlouvě. Když žalovaná později dokonce zahájila projednávání konceptu pracovní smlouvy se žalobcem, měla mu tím dát najevo, že podmínka účinnosti nabídky je splněna. Offer letter žalované ovšem Nejvyšší soud (stejně jako předtím soudy nižších instancí) vyhodnotil jako pouhou neformální nabídku, resp. nezávazný příslib budoucího zaměstnání, který žalobce neformálně přijal. Deficity této nabídky Nejvyšší soud spatřoval zejména v nedostatku písemné formy, nesplnění odkládací podmínky, absence jedné z podstatných náležitostí budoucí pracovní smlouvy, když byl den nástupu do práce stanoven pouze předběžně, atd. Nebyla-li uzavřena smlouva o smlouvě budoucí, nelze tudíž podle Nejvyššího soudu nahradit projev vůle žalované a uložit jí povinnost uzavřít se žalobcem pracovní smlouvu. Rovněž aplikaci zásad (nového) občanského zákoníku Nejvyšší soud v tomto rozhodnutí odmítl, a to s odkazem na nemožnost (pravé) zpětné účinnosti tohoto právního předpisu. 4 DOPORUČENÍ Vrátíme-li se nicméně do současného stavu, je vhodné položit si otázku, jak offer letter v personální praxi efektivně a optimálně využívat. Odpověď nicméně nebude jednoznačná záleží totiž na tom, jakou míru flexibility zaměstnavatel v konkrétním případě požaduje, tj. zda je v daném případě žádoucí si uchazeče o zaměstnání maximálně pojistit (protože o něj zaměstnavatel bezvýhradně stojí), nebo zda je cílem zachovat si spíše určitý prostor pro exit z dosažených ujednání s příslušným uchazečem pro případ, že okolnosti budou následně hovořit v neprospěch spolupráce s tímto uchazečem (což bude zřejmě častější a větší problém). Jak bylo uvedeno výše, ve standardní konstelaci jednání s uchazečem o pracovní pozici je poměrně pravděpodobné, že přijetím nabídky zaměstnavatele (byť míněné jako informativní offer letter) vznikne pracovní poměr, resp. budou vytvořeny podmínky pro jeho následný vznik (bude totiž platně uzavřena smlouva o budoucí pracovní smlouvě a uchazeč se tedy bude moci soudní cestou domoci i uzavření samotné pracovní smlouvy). Pokud bude zaměstnavatel chtít takový výsledek eliminovat tím, že ze závěrečné fáze vyjednávání s uchazečem bude exitovat, stíhá jej předsmluvní odpovědnost, resp. eventuální povinnost k náhradě škody. Pokud zaměstnavatel v rámci snahy o zamezení předsmluvní odpovědnosti dodrží svůj závazek formulovaný v příslušném offer letteru, pracovní smlouva bude uzavřena, zaměstnanec do práce nastoupí a takový nechtěný pracovní poměr vznikne, nabízí se celkem jednoduché řešení. Tento pracovní poměr bude totiž zpravidla možné následně ve zkušební době zrušit. Půjde pak nicméně o účelové jednání, které má rovněž svá (byť zatím spíše teoretická) rizika. Jestliže tedy zaměstnavatel očekává, že vznik pracovního poměru nemusí být za všech okolností žádoucí, a je možné, že ze závěrečné fáze vyjednávání bude chtít odstoupit a uchazeče nepřijmout, lze doporučit, 4 V podrobnostech srov. LANDWEHRMANN, T. Offer letter zaměstnavatele optikou Nejvyššího soudu. In EPRAVO.CZ Sbírka zákonů, judikatura, právo [online]. Epravo.cz, 30. května 2016. Dostupný z www: https://www.epravo.cz/top/clanky/offer-letter-zamestnavatele-optikou-nejvyssiho- -soudu-101573.html. PRAKTICKÁ PERSONALISTIKA 9 10/2017 35

Z AKTUÁLNÍ JUDIKATURY aby byl offer letter uchazeči zasílán s důraznou výhradou, že nejde o konečný návrh smlouvy, že se jedná pouze o prozatímní shrnutí dosavadního jednání, a že tedy uchazeč nemá nic jisté. Flexibilitu zaměstnavatele lze do určité míry podpořit i podmíněním nabídky (např. doložením určitých doporučení, doplněním vzdělání uchazeče atd.). Pochopitelně lze doporučit i to, aby zaměstnavatelé offer lettery neplýtvali a zasílali je pouze těm uchazečům, u nichž jsou si takřka jisti, že jejich práci budou poptávat. Prakticky může pomoci i to, aby v offer letteru byla uvedena zkušební doba, což může významně usnadnit případné následné ukončení pracovního poměru. 5 Formuluje-li zaměstnavatel offer letter, měl by v každém případě dbát ještě na jednu věc, a to riziko tzv. přijetí nabídky s výhradou ( 1740 občanského zákoníku). Občanský zákoník totiž již nevyžaduje absolutní shodu obou účastníků ohledně obsahu smlouvy tj. (pracovní) smlouva může vzniknout i v případě, kdy uchazeč má k obsahu nabídky obsažené v offer letteru výhrady a navrhne určitou nepodstatnou změnu (otázka podstatnosti změny ovšem bude vyřešena až soudní praxí). Řešení jsou dvě buď zaměstnavatel v rámci nabídky předem výslovně vyloučí její přijetí s jakýmkoliv dodatkem či odchylkou, což je optimální řešení, nebo bude bedlivě sledovat a neprodleně odmítat případné protinávrhy uchazeče. 5 Srov. VRAJÍK, M. Závaznost nabídky práce učiněné e-mailem. Praktická personalistika, 2016, č. 7 8. Z AKTUÁLNÍ JUDIKATURY Mgr. Michal Vrajík, samostatný advokát; externí spolupracovník, Human Garden ZKRÁCENÍ ZKUŠEBNÍ DOBY Rozsudek Nejvyššího soudu ČR ze dne 3. dubna 2017, sp. zn. 21 Cdo 1755/2016 (dostupný na www.nsoud.cz) Smyslem (účelem) sjednání zkušební doby je, aby si účastníci pracovního poměru až do jejího uplynutí prakticky ověřili ( vyzkoušeli ), zda jejich pracovní poměr odpovídá tomu, s čím do něho vstupovali, tedy zda zaměstnanec splňuje zaměstnavatelovo očekávání v přístupu k plnění pracovních povinností a splňuje všechny předpoklady pro řádný výkon práce, a na druhé straně zda zaměstnanci vyhovují druh práce, místo výkonu práce, mzdové (platové) nebo jiné pracovní podmínky. Z toho, že sjednanou zkušební dobu není možné platně dodatečně prodloužit, nelze jak se dovolatelka mylně domnívá analogicky ( argumentum 36 PRAKTICKÁ PERSONALISTIKA 9 10/2017