Průvodce účastí firem na konferenci Excel@FIT 2017
Obsah Úvod Účast, sponzorství a další možnosti spolupráce Informace pro návštěvníky Informace pro sponzory Úrovně sponzorství Časový harmonogram spolupráce Potvrzení smluvního vztahu Předání propagačních materiálů Způsob předání Prostory konference Kontakt a dotazy Průvodce účastí firem, Excel@FIT 2017 2/6
Úvod Tento dokument je určen pro všechny zájemce z řad firem, kteří si již prohlédli webové stránky konference, a na základě toho by se rádi aktivně/pasivně zapojili do dění na konferenci Excel@FIT a mají zájem o seznámení se se zajímavými nápady, technickými řešeními a odbornými výsledky studentů v oblasti informačních technologií. Vaše účast umožní naplnit jeden z hlavních cílů naší konference a to setkávání studentů, výzkumníků a odborníků z průmyslu, a tím sdílení myšlenek a zkušeností z praxe. Účast, sponzorství a další možnosti spolupráce Účast velkého počtu zástupců firem je velmi vítána a počet zástupců jednotlivých firem není limitován. Můžete se zúčastnit jako návštěvník nebo se zapojit jako sponzor. Konkrétní úrovně sponzorství jsou přehledně uvedeny na webových stránkách konference Excel@FIT v sekci Pro firmy. V případě zájmu o navázání další spolupráce nad rámec konference, kontaktujte prosím prof. Dr. Ing. Pavla Zemčíka (zemcik@fit.vutbr.cz). Informace pro návštěvníky Pokud se rozhodnete konference zúčastnit, ale nebýt sponzorem, není třeba nic připravovat. Dotazy, které souvisejí s průběhem konference pro návštěvníky z firem ráda zodpoví: Kontakt: Sylva Sadovská, sadov@fit.vutbr.cz Informace pro sponzory Následující informace doplňují a popisují organizační postup pro úspěšnou realizaci aktivit v roli sponzora konference a vychází z popisů úrovní sponzorství, které jsou uvedeny na webových stránkách konference Excel@FIT v sekci Pro firmy. Časový harmonogram spolupráce 28. 2. 2017 Potvrzení a uzavření smluvního vztahu únor - duben 2017 Předání propagačních materiálů - následovně: Průvodce účastí firem, Excel@FIT 2017 3/6
únor 2017 předání loga potvrzení zájmu o aktivní účast na hodnocení příspěvků (tj. členství v komisi) duben 2017 hodnocení podaných příspěvků komisí 13. 4. 2017 potvrzení konkrétních účastníků konference zaslání informací ze strany FIT ohledně předávání cen firmou vybraným autorům na konferenci 2.5. odpoledne - 3. 5. 2017 dopoledne (před zahájením konference) vlastní instalace prezentačních materiálů pro den konání konference Podrobnější informace a konkrétní parametry propagačních materiálů jsou uvedeny níže. Podrobnější organizační informace Potvrzení a uzavření smluvního vztahu Vyjádření zájmu o sponzorství a oboustranné uzavření smluvního vztahu: Termín: do 28. 2. 2017, 12.00 hod. Pro hladký průběh komunikace ohledně smluvních podmínek doporučujeme kontaktovat nás s předstihem 14 dní. Kontaktovat nás můžete i po tomto termínu, avšak z časových a organizačních důvodů pak nemůžeme garantovat poskytnutí všech podmínek v rámci zde popsaného rozsahu a organizačních postupů. Předání propagačních materiálů a příprava propagace Předání propagačních materiálů se liší na základě typu uzavřené sponzorské smlouvy: 1) Zaslání loga všemi sponzory, které bude zveřejněno na webových stránkách Excel@FIT. Požadovaný formát: pdf nebo kvalitní jpg/png s rozlišením nejméně 400x400px Cílové umístění: elektronický sborník a webové stránky konference, jmenovka Průvodce účastí firem, Excel@FIT 2017 4/6
Termín: průběžně, nejpozději do v průběhu února 2) Předání samostojícího informačního plakátu s prezentací firmy stříbrnými sponzory, který bude vystaven v prostorách konference. Maximální velikost: šířka/výška 1x2 [m] Doporučený formát: roll-up 1x A0 nebo A1 (841 1189mm, 594 841mm) Přípravu / výrobu si zajišťuje každá firma samostatně, včetně stojanu. Termín: do 28. 4. 2017 (v případě vlastní instalace 3. 5. 2017) 3) Zaslání konkrétních jmen osob všemi sponzory, které se konference zúčastní, za účelem dokončení přípravy jmenovek. Počet účastníků za firmu není omezen. Obvyklé zastoupení se pohybuje mezi 2-5 účastníky dle typu sponzorství. Požadované informace: v pořadí jméno a příjmení, případně včetně titulů, pokud chcete uvést Termín: do 13. 4. 2017 4) Instalace vlastních propagačních materiálů a techniky v rámci prezentačního prostoru. Na základě zvoleného typu sponzorství: Ohledně podkladů pro konkrétní formu a způsob instalace budou sponzoři osloveni na základě typu uzavřeného smluvního vztahu během března 2016. Termín: 2.5. odpoledne - 3.5 2017 před zahájením konference Příprava a instalace prezentačního prostoru zlatých sponzorů: Rozměry: max. hloubka/šířka/výška 2x3x2 [m] Umístění: v prostorách konference Poskytované služby: wifi připojení (přihlašovací údaje budou k dispozici přímo na informačních stáncích, a rovněž v prostorách, kde bude konference probíhat), 4 x elektrická zásuvka (v případě požadavku vyššího počtu zásuvek je třeba předem kontaktovat organizátory a dohodnout se s nimi na konkrétních podmínkách) Speciální požadavky, které nejsou v kolizi s podmínkami spolupráce mezi FIT a sponzory, lze s dostatečnou časovou rezervou řešit individuálně s organizátory konference. Instalace: 2.5. odpoledne - 3.5 2017 před zahájením konference Průvodce účastí firem, Excel@FIT 2017 5/6
Zkouška audio-vizuální techniky: během 2. 5. 2017 odpoledne Instalace audio-vizuální techniky: Instalace audio-vizuální techniky bude probíhat až v den konání konference (z bezpečnostních důvodů) hodinu před zahájením, tj. v 8 hodin. V případě zájmu lze zajistit uschování vybrané audiovizuální techniky (vlastní TV, notebook apod.) v zabezpečených prostorách FIT VUT v Brně, kde se konference koná, avšak toto je třeba dohodnout s dostatečnou časovou rezervou. Maximální doba úschovy je pouze 1 den před vlastní konferencí. 5) Předávání vlastní ceny vybranému autorovi na konferenci Na základě zvoleného typu sponzorství: Ohledně výběru a následného předání ceny zajištěné sponzorem včetně možnosti krátké prezentace firmy a promítnutí jednoho prezentačního slajdu na konferenci budou sponzoři osloveni během března až dubna 2017. Termín: březen - duben 2017 Způsob předání Veškeré elektronické materiály zasílejte, prosím, kontaktní osobě pro spolupráci s firmami Sylvě Sadovské (sadov@fit.vutbr.cz). Ostatní materiály pak lze po předchozí domluvě předat osobně nebo zaslat na adresu: Sylva Sadovská FIT VUT v Brně, Božetěchova 2, 612 66 Brno Prostory konference Konference proběhne v prostorách Fakulty informačních technologií Vysokého učení technického v Brně, Božetěchova 2. Mapa areálu je k nahlédnutí na fakultním webu. Kontakt a dotazy V případě potřeby kontaktovat organizátory, jakýchkoli nejasností či dalších dotazů k výše uvedeným informacím se, prosím, obracejte na Sylvu Sadovskou sadov@fit.vutbr.cz). Těšíme se na setkání s Vámi na konferenci Excel@FIT 3. 5. 2017. Organizační tým Excel@FIT Průvodce účastí firem, Excel@FIT 2017 6/6