Naše čj.: MUSP 24089/2013 Naše sp. zn.: 24089/2013 IAK/JAKO *MUSPX017USLX * 1 13
Název směrnice: Pravidla pro postup při zajišťování svobodného přístupu k informacím Typ směrnice Datum vydání: 22.03.2013 Datum nabytí účinnosti: 01.04.2013 (interní externí): Mgr. Olga Hajduková Mgr. Zdeněk Brož vedoucí oddělení kultury a starosta Zpracoval: Vydává: vnějších vztahů a kolektiv PaedDr. Petr Holub vedoucích zaměstnanců tajemník MěÚ Účel směrnice: Rozsah směrnice (komu je směrnice určena): Cíle a způsob hodnocení pro následné měření/řízení výkonnosti procesu: Vymezení rizik a možností pro jejich ošetření: Obsah: Základní pojmy/ seznam zkratek: Vlastník: interní Zrušuje se: 15/2007 Ing. Helena Miterková školství, kultury a vnějších vztahů Informování zaměstnanců města o průběhu procesu vyřízení i o poskytnutí informací dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ), a vymezení odpovědnosti zaměstnanců města za jednotlivé. Směrnice je určena zaměstnancům města. Naplňování směrnice bude vyhodnoceno ve výroční zprávě o činnosti v oblasti poskytování informací. Cílem je kompletní, kvalitně a včas vyřízená o poskytnutí informace. Rizika: 1. Nedodržení lhůt 2. Nekompletně vyřízená 3. Nekvalitně vyřízená Ošetření rizik: dodržování procesu a zákonných lhůt. 1. Proces při zajišťování svobodného přístupu k informacím 1.1. Popis postupu/procesu formou grafického schématu 1.2. Popis postupu/procesu formou slovního popisu jednotlivých kroků 1.3. Popis postupu/procesu formou popisu zodpovědností jednotlivých účastníků procesu 1.4. Opravné prostředky žadatele 2. Shrnutí odkazů na interní a externí dokumentaci (šablony a formuláře atd.) 3. Přílohy Příloha č. 1 - Vzor i Příloha č. 2 - Vzor průvodky Příloha č. 3 - Sazebník nákladů Příloha č. 4 - Důvody k odmítnutí i Příloha č. 5 - Povinně zveřejňované informace dle 5 zákona a 97 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů Příloha č. 6 - Vzor podkladu pro úhradu za poskytnutí informací SSL Spisová služba. Žadatel - je každá fyzická nebo právnická osoba, která žádá o informaci. Zaměstnanec zaměstnanec města zařazený do Městského úřadu Šumperk (dále jen MěÚ, Městské policie Šumperk (dále jen 2 13
MP a Jednotky sboru dobrovolných hasičů města Šumperka (dále jen JSDH ). Autoremedura výraz označující stav, kdy je vyhověno v plném rozsahu. Historie dokumentu: Verze Změna Ze dne: Popis změny: dokumentu: na straně: 001 22.03.2013 první verze dokumentu 3 13
1. Proces při zajišťování svobodného přístupu k informacím 1.1. Popis postupu/procesu formou grafického schématu Spisový a skartační řád Příloha č. 2 Průvodka Začátek 1. Je o informaci podána písemně? ANO 5. Zaevidování i do SSL a předání tiskové mluvčí 6. Vytvoření spisu 7. Má všechny zákonné náležitosti? ANO 10. Předání k vyřízení příslušnému vedoucímu odboru či řediteli MP 1. NE ANO NE Příloha č. 1 Vzor i 4. Podání písemné i 8. Vyzvání žadatele k doplnění chybějících údajů v i 9. Je doplněna v zákonné lhůtě? NE 2. Ústní poskytnutí informace 3. Je žadatel s ústní odpovědí spokojen? ANO Konec NE 11. 12. Je Je 1. v působnosti ANO ANO srozumitelná a vyřizujícího jednoznačná? odboru? 13. Vzniknou s vyřízením náklady? ANO 2. NE 4. 3. 4 13
5 13
1.2. Popis postupu/procesu formou slovního popisu jednotlivých kroků Krok Název a detailní popis (kroku procesu Zpracovatel Vstup Povinné termíny/doba trvání Výstup (Spolu)účastník kroku: R = Rozhoduje/ K = Konzultuje/ I = Informován jednoznačná písemná nebo 1. Je o informaci podána písemně? zaměstnanec identifikace formy ústní i 2. Ústní poskytnutí informace zaměstnanec ústní ústní odpověď I=žadatel 3. 3. Je žadatel s ústní odpovědí spokojen? zaměstnanec ústní odpověď 4. Podání písemné i žadatel 5. Zaevidování i do SSL a předání tiskové mluvčí 6. Vytvoření spisu tisková mluvčí 7. 8. Má všechny zákonné náležitosti? Fyzická osoba uvede v i jméno, příjmení, datum narození, adresu místa trvalého pobytu nebo, není-li přihlášena k trvalému pobytu, adresu bydliště a adresu pro doručování, liší-li se od adresy místa trvalého pobytu nebo bydliště. Právnická osoba uvede název, identifikační číslo, adresu sídla a adresu pro doručování, liší-li se od adresy sídla. Adresou pro doručování se rozumí též elektronická adresa. Vyzvání žadatele k doplnění chybějících údajů v i 9. Je doplněna v zákonné lhůtě? spokojený žadatel/ podaná písemně písemná, příloha č. 1 R=žadatel Následný krok ANO 5. NE 2. ANO konec NE 4. R=žadatel 5. podatelna písemná I=tajemník 6. tisková mluvčí tisková mluvčí (pokud se jedná o chybějící údaje podle kroku7) (pokud se jedná o doplnění dle kroku 12) tisková mluvčí (pokud se jedná o chybějící údaje založený spis 7. do 7 dnů ode dne podání i do 30 dnů ode dne doručení výzvy k doplnění zda má všechny náležitosti či nikoli výzva k doplnění informací zda je v zákonné lhůtě ANO 10. NE - 8. I=žadatel 9. ANO - 10. NE 18. 6 13
Krok Název a detailní popis (kroku procesu 10. 11. Předání k vyřízení vedoucímu příslušného odboru či řediteli MP Tisková mluvčí vyhotoví průvodku i a odešle ji i s kopií i k vyřízení. Je v působnosti vyřizujícího odboru či MP? 12. Je srozumitelná a jednoznačná? 13. Vzniknou s vyřízením náklady? 14. Vyčíslení nákladů a stanovení kódu platby 15. Zaslání písemného oznámení žadateli o výši a způsobu úhrady nákladů a informování účtárny odboru FAP (kopií oznámení) Písemné oznámení o požadování úhrady spolu s výší úhrady žadateli před poskytnutím informace. Z oznámení musí být zřejmé, na základě jakých skutečností a jakým způsobem byla výše úhrady povinným subjektem vyčíslena). Zpracovatel podle kroku7) (pokud se jedná o doplnění dle kroku 12) tisková mluvčí Vstup kopie i a průvodka kopie i kopie i kopie i jednoznačná kalkulace výše nákladů (vyčíslení dle sazebníku viz příloha č. 3) Povinné termíny/doba trvání chybějících údajů před samotným poskytnutím informace ve lhůtě 15 dnů pro poskytnutí informace Výstup doplněna či nikoliv kopie i a průvodka viz vzor v příloze č. 2 zda je v působnosti odboru či MP či nikoliv zda je srozumitelná a jednoznačná či nikoliv zda vzniknou v souvislosti s vyřízením i náklady či nikoliv jednoznačná kalkulace výše nákladů (vyčíslení dle sazebníku viz příloha č. 3) a stanovení kódu platby (příloha č. 6) písemné oznámení žadateli o výši úhrady nákladů (Spolu)účastník kroku: R = Rozhoduje/ K = Konzultuje/ I = Informován K= K=zaměstnanec odboru Následný krok 11. ANO 12. NE 18. ANO 13. NE 8. ANO 14. NE 19. K=účtárna odb. FAP 15. I=účtárnu odb. FAP 16. 7 13
Krok Název a detailní popis (kroku procesu 16. Souhlasí žadatel s výší úhrady nákladů? žadatel Zpracovatel Vstup písemné oznámení žadateli o výši úhrady nákladů Povinné termíny/doba trvání Do 30 dnů od oznámení výše požadované úhrady Výstup zda žadatel souhlasí či nikoliv (Spolu)účastník kroku: R = Rozhoduje/ K = Konzultuje/ I = Informován Následný krok ANO 17. NE 18. 17. Byly náklady uhrazeny? Finanční odbor vystaví potvrzení o úhradě nákladů a informuje vyřizující odbor. odbor FAP příjem platby dle kódu platby zda byly náklady uhrazeny či nikoliv I= nebo ředitel MP ANO 19. NE 18. 18. Odložení i v případě: a) nevyhoví-li žadatel výzvě podle kroku 8 do 30 dnů ode dne jejího doručení, b) že požadované informace se nevztahují k jeho působnosti (viz krok 11) a tuto odůvodněnou skutečnost sdělí do 7 dnů ode dne doručení i žadateli, c) pokud žadatel do 60 dnů ode dne oznámení výše požadované úhrady úhradu nezaplatí, povinný subjekt odloží. Po dobu vyřizování stížnosti proti výši požadované úhrady lhůta neběží (viz kroky 27, 28) důvod odložení a) 30 dnů ode dne doručení žadateli b) 7dnů ode dne doručení i c) 60dnů ode dne oznámení výše požadované úhrady žadateli odložení i a informování žadatele v případě b) 19. 19. Vyhovíme i v plném rozsahu? V případě stížnosti na postup při vyřizování i o informace, je možné stížnosti zcela vyhovět poskytnutím požadované informace = autoremedura. /do 7 dnů v případě vyhovění stížnosti autoremedurou z kroku 28. zda vyhovíme v plném rozsahu či nikoliv ANO 25. NE - 20. 20. Vydání rozhodnutí o odmítnutí i, popřípadě o odmítnutí části i s výjimkou případů, kdy se odloží (důvody viz příloha č. 4) důvody dle přílohy č. 4 do 15 dnů ode dne podání i rozhodnutí o odmítnutí i, popř. odmítnutí části i 21. 21. Podal žadatel odvolání? rozhodnutí o odmítnutí i, popř. odmítnutí části i 15 dnů ode dne oznámení rozhodnutí o odmítnutí zda bylo podáno odvolání či nikoliv I=tajemník ANO - 22. NE - konec 8 13
Krok Název a detailní popis (kroku procesu 22. Vyhovíme žadateli v plném rozsahu? 23. 24. 25. Předání odvolání a spisového materiálu nadřízenému orgánu (Krajský úřad Olomouckého kraje) Nadřízenému orgánu musí být předáno odvolání spolu s příslušným spisem. Vyhověl nadřízený orgán odvolání? Nadřízený orgán vydá rozhodnutí do 15 dnů a zašle ho účastníkům. Vyřízení i a odeslání odpovědi žadateli a zaslání kopie odpovědi tiskové mluvčí vč. textu ke zveřejnění Pozn.: informace vztahující se k více odborům kompletuje a odpověď odesílá tisková mluvčí. Pokud o poskytnutí informace směřuje k poskytnutí zveřejněné informace, může povinný subjekt co nejdříve, nejpozději však do sedmi dnů, místo poskytnutí informace sdělit žadateli údaje umožňující vyhledání a získání zveřejněné informace a pokud žadatel trvá na přímém poskytnutí zveřejněné informace, povinný subjekt mu ji poskytne. (viz příloha č. 5) Zpracovatel nebo ředitel MP/tisková mluvčí/kancelář tajemníka (IT) Vstup rozhodnutí o odmítnutí i, popř. odmítnutí části i podané odvolání odvolání nebo stížnost o informaci Povinné termíny/doba trvání do 15 dnů ode dne doručení odvolání do 7 dnů ode dne doručení odvolání do 15 dnů ode dne předložení odvolání nebo stížnosti V případě vyřízení i zveřejnění do 7 dnů / v případě písemného vyřízení i do 15 dnů ode dne podání i (v případě nutnosti kompletace odpovědi tiskovou mluvčí do 12 dnů ode dne podání i) Výstup zda vyhovíme žadateli v plném rozsahu či nikoliv vrácení doručenky o předaném spisovém materiálu nadřízenému orgánu zda nadřízený orgán vyhověl odvolání či nikoliv (Spolu)účastník kroku: R = Rozhoduje/ K = Konzultuje/ I = Informován K=nadřízený orgán R=nadřízený orgán I=tajemník Následný krok ANO 25 NE - 23 24. ANO 25. NE - konec vyřízená I=tisková mluvčí 26. 26. Zveřejnění na webových stránkách města tisková mluvčí text ke zveřejnění od vyřizujícího odboru či MP do 15 dnů ode dne odeslání i zveřejněná informace 27. 27. Podal žadatel stížnost na postup? stížnost do 30 dnů ode dne doručení odpovědi žadateli zda žadatel podal stížnost na postup či nikoliv I, K=tajemník ANO - 28. NE - konec 9 13
Krok Název a detailní popis (kroku procesu 28. 29. Předáme stížnost k vyřízení nadřízenému orgánu? V případě, že stížnosti sami plně nevyhovíme poskytnutím požadované informace = autoremedura. Předání stížnosti a spisového materiálu nadřízenému orgánu Zpracovatel stížnost 30. Přikázal nadřízený orgán vyřízení i? Nadřízený orgán Stížnost Vstup Stížnost a spisový materiál Povinné termíny/doba trvání neprodleně Do 7 dnů ode dne doručení stížnosti Do 15 dnů ode dne předložení stížnosti Výstup jednoznačné určení zda bude stížnost předána či nikoliv Předaná stížnost Rozhodnutí o vyřízení i žadatele (Spolu)účastník kroku: R = Rozhoduje/ K = Konzultuje/ I = Informován I =tajemník, tisková mluvčí K=tajemník R= zaměstnanec příslušného odboru I = tisková mluvčí K= tajemník R=nadřízený orgán I= zaměstnanec příslušného odboru, žadatel, tajemník Následný krok ANO 29 NE 19. 30. ANO 25. NE - konec 1.3. Popis postupu/procesu formou popisu zodpovědností jednotlivých účastníků procesu Podatelna zaeviduje písemné i do SSL a její předání tiskové mluvčí (krok 5). Tiskový mluvčí vytvoří spis (krok 6), posoudí, zda má všechny zákonné náležitosti (krok 7), vyzve žadatele k doplnění chybějících údajů v i (krok 8), posoudí, zda byla doplněna v zákonné lhůtě (krok 9), předá k vyřízení vedoucímu příslušného odboru (krok 10), vyřídí a odešle odpověď žadateli a zašle kopii odpovědi tiskové mluvčí vč. textu ke zveřejnění (informace vztahující se k více odborům kompletuje a odpověď odesílá tisková mluvčí), (krok 25). Pokud o poskytnutí informace směřuje k poskytnutí zveřejněné informace, může povinný subjekt co nejdříve, nejpozději však do sedmi dnů, místo poskytnutí informace sdělit žadateli údaje umožňující vyhledání a získání zveřejněné informace a pokud žadatel trvá na přímém poskytnutí zveřejněné informace, povinný subjekt mu ji poskytne (příloha č. 5), zveřejní poskytnuté informace na webových stránkách města (krok 26), zveřejňuje výroční zprávu o činnosti v oblasti poskytování informací podle tohoto zákona (obsahuje údaje podle 18 zákona) za předcházející kalendářní rok (nejpozději do 1. března). Vedoucí odboru posoudí, zda je v působnosti vyřizujícího odboru (krok 11), poskytuje kanceláři tajemníka a v kopii tiskové mluvčí aktuální povinně zveřejňované informace dle přílohy č. 5 (krok 25), zjišťuje, zda žadatel podal stížnost na postup (krok 27), 10 13
11 13 vyzve žadatele k doplnění chybějících údajů v i v případě, že není jednoznačná a srozumitelná a je-li formulovaná příliš obecně (krok 8,12), posoudí, zda s vyřízením i vzniknou náklady (krok 13), vyčíslí náklady a stanoví kód platby po konzultaci s účetní finančního odboru (krok 14, příloha č. 3), zašle písemné oznámení žadateli o výši a způsobu úhrady nákladů a odešle kopii této informace účetní finančního odboru (krok 15), odloží (krok 18) v případě, že: a) žadatel nevyhoví výzvě podle kroku 8 do 30 dnů ode dne jejího doručení, b) požadované informace se nevztahují k jeho působnosti (viz krok 11) a tuto odůvodněnou skutečnost sdělí do 7 dnů ode dne doručení i žadateli, c) žadatel do 60 dnů ode dne oznámení výše požadované úhrady úhradu nezaplatí, povinný subjekt odloží. Po dobu vyřizování stížnosti proti výši požadované úhrady lhůta neběží (viz kroky 27, 28) posoudí, zda bude i vyhověno v plném rozsahu (krok 19), vydá rozhodnutí o odmítnutí i, popř. o odmítnutí části i s výjimkou případů, kdy se odloží (krok 20, příloha č. 4), zjišťuje, zda žadatel podal odvolání (krok 21), předá odvolání a spisový materiál nadřízenému orgánu (Krajský úřad Olomouckého kraje) nebo vyhoví i v plném rozsahu (autoremedura) (krok 2), zjišťuje, zda nadřízený orgán vyhověl stížnosti nebo odvolání žadatele (krok 24), vyřizuje i a odesílá odpovědi žadateli a zasílá kopii odpovědi tiskové mluvčí vč. textu ke zveřejnění (informace vztahující se k více odborům kompletuje a odpověď odesílá tisková mluvčí), (krok 25). Pokud o poskytnutí informace směřuje k poskytnutí zveřejněné informace, může povinný subjekt co nejdříve, nejpozději však do sedmi dnů, místo poskytnutí informace sdělit žadateli údaje umožňující vyhledání a získání zveřejněné informace a pokud žadatel trvá na přímém poskytnutí zveřejněné informace, povinný subjekt mu ji poskytne. (příloha č. 5), posuzuje stížnosti na postup při vyřizování i o informace podle zákona a předkládá stížnosti spolu se spisovým materiálem nadřízenému orgánu, pokud stížnosti v zákonné lhůtě sám zcela nevyhoví, nebo nevydá rozhodnutí o odmítnutí i (krok 28, 29), vyřizuje na příkaz nadřízeného orgánu (krok 30, 25) Zaměstnanec přijímá i o informace, poskytuje informace k ústní i, vyhodnocuje spokojenost žadatele s ústně podanou informací (kroky 1, 2, 3), Finanční odbor ověří, zda byly náklady na poskytnutí informace uhrazeny (krok 17). Tajemník je informován a konzultuje postup vyřízení i (kroky 5, 21, 24, 27, 28). Kancelář tajemníka IT zveřejňuje dle zákona informace dle přílohy č. 5 poskytnuté od vedoucích příslušných odborů (krok 25). Žadatel podá písemnou přes elektronickou podatelnu, viz příloha č. 1 a 5 (krok 4),
informuje o souhlasu s uhrazením nákladů spojených s poskytnutím informace, viz příloha č. 3 a 4 (krok 16). Souhlas lze vyjádřit uhrazením nákladů v požadované výši, má možnost využít opravných prostředků viz příloha č. 4 a 5 (krok 21). Nadřízený orgán Vydává rozhodnutí o stížnosti na postup při vyřizování i o informace (krok 30) 1.4 Opravné prostředky žadatele Odvolání - řídí se správním řádem (viz. 20 odst. 4 písm. b) zákona), - lze ho podat jen proti rozhodnutí o odmítnutí i, - rozhoduje o něm nadřízený orgán, - rozhodnutí o odvolání podléhá soudnímu přezkumu na návrh žadatele. Stížnost - podává žadatel, pokud nesouhlasí s vyřízením i, nebo pokud mu nebyla poskytnuta informace bez rozhodnutí o odmítnutí, nebo byla informace poskytnuta jen částečně, - podává se písemně nebo ústně (v případě ústního podání je nutný písemný záznam), - rozhoduje o ní nadřízený orgán. 2. Shrnutí odkazů na interní a externí dokumentaci: čl. 17 zákona č. 2/1993 Sb., o vyhlášení listiny základních práv a svobod, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 123/1998 Sb., o právu na informace o životním prostředí, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů zákon 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů 3 nařízení vlády č. 173/2006 Sb., o zásadách stanovení úhrad a licenčních odměn za poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb. Směrnice spisový a skartační řád Omezení při poskytování informací: zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s autorským právem a o změně některých zákonů (autorský zákon, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů 12 13