B3-09/8-MPK UNIVERZITA PALACKÉHO V OLOMOUCI METODICKÝ POKYN KVESTORKY UP (MPK) B3-09/8-MPK Podmínky čerpání dovolené zaměstnanců Univerzity Palackého v Olomouci Obsah: Zpracoval: I. Úvodní ustanovení II. Základní práva a povinnosti III. Povinnosti vedoucích zaměstnanců IV. Povinnosti personalistek V. Závěrečná ustanovení Příloha: Stanovisko zaměstnance k převodu nevyčerpané dovolené nad 4 týdny podle ustanovení 218 odst. 5 zákoníku práce vedoucí personálně mzdového oddělení RUP Platnost: dnem 7. prosince 2009 Účinnost: dnem 9. prosince 2009 Oznámení o účinnosti nové normy obdrží podle stávajícího rozdělovníku: rektor, prorektorky a prorektoři, kvestorka, kancléř, děkanky a děkani fakult, tajemnice a tajemníci fakult, ředitelka SKM UP, vedoucí zaměstnanci CVT UP, KUP, VUP, PS UP, VTP UP, ASC UP, vedoucí zaměstnanci EO RUP a PMO RUP, ORV UP, PTO UP, Archivu UP, Právní oddělení UP, Oddělení interního auditu a kontroly UP, Oddělení organizace a řízení UP.
2 Metodický pokyn kvestorky UP č. B3-09/8 Podmínky čerpání dovolené zaměstnanců Univerzity Palackého v Olomouci Článek I Úvodní ustanovení S přijetím nového zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZP ) došlo k některým úpravám práv a povinností v oblasti dovolené zaměstnanců. S ohledem na novou právní úpravu, z níž vyplývá mimo jiné jednoznačná povinnost zaměstnavatele při určování doby čerpání dovolené, vydávám tento pokyn. Článek II Základní práva a povinnosti Oblast dovolené je upravena v ustanoveních 211 až 223 ZP a v Kolektivní smlouvě UP, zejména v čl. 7 odst. 7 až 9, z nichž je zde uveden stručný přehled základních pravidel. 1. Zaměstnanci v pracovním poměru vzniká za podmínek stanovených ZP právo a) na dovolenou za kalendářní rok nebo její poměrnou část 1, jestliže za nepřetržitého trvání pracovního poměru odpracoval alespoň 60 dnů v kalendářním roce nebo b) na dovolenou za odpracované dny 2, jestliže nesplnil podmínku podle odst. 1 písm. a) tohoto článku, případně c) na dodatkovou dovolenou 3, koná-li zaměstnanec zvlášť obtížné práce. 2. Výměra dovolené akademických pracovníků činí 8 týdnů a dovolená ostatních zaměstnanců činí 5 týdnů v kalendářním roce 4. Zaměstnanci s nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobou přísluší tolik pracovních dnů dovolené, kolik podle rozvržení pracovní doby na dobu jeho dovolené připadá v celoročním průměru 5. 3. Dobu čerpání dovolené určuje zaměstnavatel podle rozvrhu čerpání dovolených vydaného s předchozím souhlasem odborové organizace tak, aby si zaměstnanec mohl dovolenou vyčerpat zpravidla vcelku a do konce kalendářního roku, ve kterém právo na dovolenou vzniklo, přičemž je nutno přihlížet k provozním důvodům zaměstnavatele a oprávněným zájmům zaměstnance. Zaměstnavatel je povinen písemně oznámit za- 1 212 odst. 1 zákoníku práce 2 214 zákoníku práce 3 215 odst. 1, popř. odst. 2 zákoníku práce 4 213 odst. 1 a 3 zákoníku práce a čl. 7 odst. 7 Kolektivní smlouvy UP 5 213 odst. 4 zákoníku práce městnanci dobu čerpání dovolené alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodne se zaměstnancem na kratší době 6. Za určení doby čerpání dovolené se považuje také vypsání tzv. dovolenky zaměstnancem a její schválení zaměstnavatelem. Čerpání dovolené musí být schváleno vždy před jejím čerpáním. 4. Požádá-li zaměstnankyně nebo zaměstnanec o po skytnutí dovolené tak, aby navazovala bezprostředně na skončení mateřské dovolené, resp. obdobně u zaměstnance na skončení rodičovské dovolené, je povinen zaměstnavatel jejich žádosti vyhovět a dovolenou poskytne v rozsahu, na který zaměstnankyni zaměstnanci vznikne právo ke dni nástupu na dovolenou 7. 5. Zaměstnavatel může v dohodě s příslušným odborovým orgánem 8 určit hromadné čerpání dovolené, je-li to nutné z provozních důvodů; hromadné čerpání dovolené nesmí činit více než 2 týdny 9. 6. Zaměstnavatel může určit zaměstnanci čerpání dovolené, i když dosud nesplnil podmínku odpracování 60 dnů (viz odst. 1 písm. a) tohoto článku), jestliže lze předpokládat, že tuto podmínku zaměstnanec splní do konce kalendářního roku, popřípadě do skončení pracovního poměru 10. Zaměstnanci vyplacená náhrada mzdy za dovolenou, na niž zaměstnanec ztratil právo nebo mu na ni právo nevzniklo, se zaměstnavateli vrací, a to formou srážky ze mzdy zaměstnance 11. 7. Zaměstnavatel nesmí určit čerpání dovolené na dobu překážek v práci zaměstnance (například nemoc, mateřská a rodičovská dovolená) 12. 8. Trval-li pracovní poměr zaměstnance po celý kalendářní rok 13 : a) je zaměstnavatel povinen určit zaměstnanci čerpání alespoň 4 týdnů dovolené, má-li na ně právo; není-li to možné pro překážky v práci na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody, je povinen zaměstnavatel určit tuto dovolenou tak, aby skončila nejpozději do konce příštího kalendářního roku, kromě překážky v práci na straně zaměstnankyně zaměstnance z důvodu čerpání rodičovské 6 217 odst. 1 zákoníku práce 7 217 odst. 5 zákoníku práce a čl. 7 odst. 8 Kolektivní smlouvy UP 8 Čl. 2 odst. 3 a čl. 3 odst. 2 Kolektivní smlouvy UP 9 220 zákoníku práce 10 217 odst. 2 zákoníku práce 11 222 odst. 5 a 147 odst. 1 písm. e) zákoníku práce 12 217 odst. 4 zákoníku práce 13 218 zákoníku práce
3 Metodický pokyn kvestorky UP č. B3-09/8 dovolené, v tomto případě určí zaměstnavatel dobu čerpání dovolené po skončení rodičovské dovolené, b) neurčí-li zaměstnavatel čerpání alespoň 4 týd nů dovolené ani do 31. 10. příštího kalendářního roku, je dnem nástupu na tuto nevyčerpanou dovolenou nebo její část první následující pracovní den v listopadu (tzv. nástup dovolené ze zákona ) 14. c) nevyčerpá-li zaměstnanec 4 týdny dovolené nebo její část (tzv. do 4 týdnů ) ani do 31. 12. příštího kalendářního roku, právo na tuto dovolenou zaniká, d) nevyčerpá-li zaměstnanec dovolenou, která přesahuje 4 týdny (tzv. nad 4 týdny ) ani do konce příštího kalendářního roku, může být s jeho písemným souhlasem tato část dovolené vyčerpána do konce dalšího kalendářního roku (viz příloha) 15 ; pokud nemá zaměstnavatel písemný souhlas zaměstnance k vyčerpání dovolené do konce dalšího kalendářního roku, je zaměstnavatel povinen tuto část nevyčerpané dovolené zaměstnanci proplatit podle odst. 9 písm. a) tohoto článku. 9. Za dobu čerpání dovolené přísluší zaměstnanci náhrada mzdy ve výši průměrného výdělku 16. Za nevyčerpanou dovolenou přísluší zaměstnanci náhrada mzdy ve výši uvedené v předchozí větě 17, a to za těchto podmínek: a) v době trvání pracovního poměru pouze za nevyčerpanou dovolenou nad 4 týdny, b) při skončení pracovního poměru za celý zůstatek nevyčerpané dovolené, tj. jak do 4 týdnů, tak i nad 4 týdny, c) akademickým pracovníkům nejvýše za 4 týdny nevyčerpané dovolené, musí být ovšem zřejmé, že k nečerpání dovolené došlo zaviněním zaměstnavatele. 10. Za nevyčerpanou dodatkovou dovolenou nelze náhradu mzdy poskytnout, musí být vždy vyčerpána přednostně 18. 11. Ustanovení odstavce 8 a 9 písm. a) se vztahuje pouze na zaměstnance, jejichž pracovní poměr k UP trval po celý kalendářní rok. Článek III Povinnosti vedoucích zaměstnanců 14 218 odst. 4 zákoníku práce 15 218 odst. 5 zákoníku práce 16 222 odst. 1 zákoníku práce 17 222 odst. 2 až 4 zákoníku práce 18 222 odst. 6 zákoníku práce Každý vedoucí zaměstnanec UP je povinen v souladu s ustanovením 302 ZP zajistit na jím řízeném pracovišti taková opatření, aby nedocházelo k čerpání dovolené u většiny zaměstnanců tzv. ze zákona, tj. v listopadu každého kalendářního roku, což by mohlo ohrozit provoz na pracovištích, zejména výuku na fakultách, aby zaměstnancům nezanikalo právo na nevyčerpanou dovolenou a aby částky náhrad mezd za nevyčerpanou dovolenou zbytečně nezvyšovaly mzdové náklady. K předcházení výše uvedených negativních důsledků je vedoucí zaměstnanec na jím řízeném pracovišti v průběhu každého kalendářního roku povinen: 1. začátkem roku zpracovat ve spolupráci s personalistkou přehled nevyčerpané dovolené z předchozích let a určit dobu jejího čerpání co nejdříve, 2. zpracovat rozvrh čerpání dovolené všech zaměstnanců pracoviště tak, aby byl schválen každoročně do konce měsíce května příslušnou odborovou organizací v souladu s ustanovením článku 7 odst. 7 Kolektivní smlouvy UP, změnu termínu čerpání dovolené si mohou zaměstnanci dohodnout se svým nadřízeným, 3. v měsíci září ve spolupráci s personalistkou zpracovat přehled o zůstatcích dovolené a určit její čerpání, zejména určit vyčerpání dovolené z předchozího roku, příp. z předchozích let, 4. zajistit důslednou kontrolu čerpání dovolené všemi zaměstnanci pracoviště včetně vypsání a schválení dovolenky a vykázání v podkladech pro výplatu mzdy (evidence docházky), 5. začátkem každého roku, nejpozději ovšem do 20. ledna s ohledem na možnost proplacení nevyčerpané dovolené spolu se mzdou za leden, zajistit stanovisko zaměstnance k převodu nevyčerpané dovolené nad 4 týdny podle přílohy tohoto pokynu a předat jej příslušné personalistce. Článek IV Povinnosti personalistek Personalistky v průběhu každého kalendářního roku: 1. zkontrolují v lednu a v září zůstatky dovolených a zpracují jmenné přehledy o nevyčerpané dovolené podle let vzniku práva na dovolenou a u dovolené z předchozího roku s rozdělením na dovolenou do 4 týdnů a nad 4 týdny, příp. vč. dovolené z předminulého roku; kontroly a přehledy zpracují také na základě individuálních požadavků vedoucích zaměstnanců, jmenné přehledy předávají příslušným vedoucím zaměstnancům, 2. provádějí v programu SAP kontroly a opravy: a) délky dovolené v rozsahu práv stanovených ZP a Kolektivní smlouvou UP a jejího čerpání, důsledně kontrolují dovolenou při nepravidelně rozvržené pracovní době a při zkrácených úvazcích, b) rozsahu dovolené z předchozích let s ohledem na ztrátu práva na nevyčerpanou dovolenou nebo její části do 4 týdnů (článek II odst. 8 písm. c),
4 Metodický pokyn kvestorky UP č. B3-09/8 c) převodu nevyčerpané dovolené z předchozích let nad 4 týdny na základě písemného souhlasu zaměstnance, d) délky dovolené z důvodu jejího krácení za dobu nepřítomnosti zaměstnance v práci, 3. zpracovávají pro mzdovou účetní doklady o proplacení náhrad mezd za nevyčerpanou dovolenou a pro srážky náhrad mezd za přečerpanou dovolenou. Článek V Závěrečná ustanovení 1. Tento metodický pokyn ruší metodický pokyn kvestora UP č. B3-04/12 ze dne 24. září 2004. 2. Tento metodický pokyn nabývá platnosti dnem jeho podpisu kvestorkou UP a účinnosti dnem jeho zveřejnění na oficiálních internetových stránkách UP, tj. druhým dnem od nabytí platnosti. V Olomouci dne 7. prosince 2009 Ing. Henrieta Crkoňová, v. r. kvestorka UP Příloha: Stanovisko zaměstnance k převodu nevyčerpané dovolené nad 4 týdny podle ustanovení 218 odst. 5 ZP
5 Metodický pokyn kvestorky UP č. B3-09/8 Příloha STANOVISKO ZAMĚSTNANCE k převodu nevyčerpané dovolené nad 4 týdny podle ustanovení 218 odst. 5 ZP Souhlasím nesouhlasím *) s převodem nevyčerpané dovolené z roku..., která přesahuje 4 týdny, v počtu... dnů do dalšího kalendářního roku, tj. roku... V případě nesouhlasu mi vzniká právo na výplatu náhrady mzdy za tuto část dovolené, a to v nejbližším výplatním termínu výplat mezd. V Olomouci dne... podpis zaměstnance vedoucí pracoviště převzal dne: personalistka převzala dne: podpis vedoucího zaměstnance podpis personalistky *) nehodící se škrtněte Poučení: Vedoucí zaměstnanec je povinen tento doklad předat ihned po převzetí příslušné personalistce.