ETICKÝ KODEX LGI GROUP Strana 1 by LGI Logistics Group International GmbH
Předmluva vedení společnosti Vážené pracovnice a pracovníci, z vnitropodnikového logistického oddělení jsme se už dříve přeměnili na joint venture a po akvizici společnosti ITG GmbH Internationale Spedition und Logistik v létě 2013 jsme se stali jednou z největších logistických firem v Německu. Jako jeden z lídrů v oboru logistických služeb s více než 3 500 pracovníky1 ve více než 45 provozovnách po celém světě a ročním obratem přes 410 miliónů eur se skupina LGI snaží fungovat udržitelně, tj. hospodárně, ekologicky a společensky odpovědně s ohledem na budoucí generace. Chceme našim pracovníkům poskytovat zázemí a dále s nimi rozvíjet to, co nám dosud zajišťovalo slibnou budoucnost. Jako samostatný podnik, který není závislý na žádném koncernu a nabízí své kapacity a služby na mezinárodní úrovni, se ve svém podnikání cítíme vázáni také mezinárodními normami mnoha našich zákazníků s globální působností. V důsledku přijetí a dodržování pravidel EICC (Electronic Industry Citizenship Coalition www.eicc.info), ale také našeho růstu a související větší internacionalizace jsme se rozhodli revidovat a částečně změnit své zásady podnikání, které byly zavedeny už v roce 2008. Náš etický kodex bude i nadále závaznou příručkou etického chování pro naše pracovníky. Obsahuje pravidla platná pro celou skupinu LGI, která zaručí, aby LGI byla i v budoucnu pro zákazníky spolehlivým logistickým partnerem a pro pracovníky zajímavým a odpovědným zaměstnavatelem. Všichni vedoucí pracovníci musí minimálně jednou ročně informovat pracovníky o etickém kodexu a souvisejících principech. Tento etický kodex najdete také na internetu, a to v různých jazycích. 1 Pojem pracovník se používá neutrálně pro ženy i muže. Strana 2
Doufáme, že budeme společně etický kodex uplatňovat tak, abychom nezůstali jen u slov. Vedení LGI Eckhard Busch Hans Peter Hehn Dr. Andreas Bunz provozní finanční generální ředitel (COO) ředitel (CFO) ředitel (CEO) Strana 3 by LGI Logistics Group International GmbH
LGI se hlásí ke své odpovědnosti V jednotě je síla. Jako součást našeho týmu se zaměřujeme na přednosti jednotlivců a snažíme se, aby byly přínosem pro všechny. V našich pracovních podmínkách vládne týmový duch a vzájemná důvěra. Citát ze zásad řízení skupiny LGI Strana 4
I. OBECNÁ PRAVIDLA CHOVÁNÍ 7 1. ZÁSADY A PRÁVNÍ ÚPRAVA 7 2. CHOVÁNÍ, ODPOVĚDNOST A ANGAŽOVANOST 7 3. ROVNÝ PŘÍSTUP K PRACOVNÍKŮM 7 4. ZAMEZENÍ STŘETU ZÁJMŮ 8 II. PRAVIDLA CHOVÁNÍ VE STYKU S OBCHODNÍMI PARTNERY A TŘETÍMI OSOBAMI 9 1. OCHRANA PROTI KORUPCI A PRANÍ ŠPINAVÝCH PENĚZ 9 2. PRÁVO HOSPODÁŘSKÉ SOUTĚŽE 9 III. PRAVIDLA ZACHÁZENÍ S INFORMACEMI A MAJETKEM SPOLEČNOSTI 10 1. OBCHODNÍ TAJEMSTVÍ 10 2. PROVOZNÍ PROSTŘEDKY 10 3. ZÁZNAMY A VÝKAZY 11 4. NEVEŘEJNÉ INFORMACE 11 5. OCHRANA DAT 12 IV. PRAVIDLA CHOVÁNÍ V SOUVISLOSTI S VEŘEJNÝMI ODVODY A PŘEDPISY O BEZPEČNOSTI A OCHRANĚ ZDRAVÍ PŘI PRÁCI 13 1. SOCIÁLNÍ POJIŠTĚNÍ, POVINNÉ ODVODY A DANĚ 13 2. CELNÍ A EXPORTNÍ KONTROLA 13 3. PŘEDPISY O BEZPEČNOSTI A OCHRANĚ ZDRAVÍ PŘI PRÁCI, ZÁSADY UDRŽITELNOSTI A OCHRANA ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ 14 V. PRAVIDLA PRO PŘÍPAD PORUŠENÍ KODEXU 15 VI. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 15 Strana 5 by LGI Logistics Group International GmbH
Strana 6
I. Obecná pravidla chování 1. Zásady a právní úprava Je samozřejmé, že podniková skupina LGI a její pracovníci dodržují nejen právní předpisy zemí, v nichž skupina LGI působí, ale také tyto zásady etického chování. Proto se musí všichni odpovědní pracovníci případně s kvalifikovaným poradcem seznámit s relevantní rámcovou právní úpravou a předpisy, aby bylo zajištěno dodržování místního práva. 2. Chování, odpovědnost a angažovanost Jednání podnikové skupiny LGI a jejích pracovníků je charakteristické čestností, integritou, vlastní odpovědností, upřímností, loajalitou a respektem vůči ostatním lidem a okolí. Jako jeden z lídrů v oboru chce podniková skupina LGI patřit k nejlepším také z hlediska své podnikatelské odpovědnosti a sociálně a společensky se angažovat ve všech oblastech, kde působí. Skupina LGI považuje za svou odpovědnost chránit na mezinárodní úrovni lidská práva a v rámci vlastní činnosti ani činnosti svých partnerů nepřipouští dětskou práci, nucenou práci ani tělesné tresty. Skupina LGI prosazuje svobodu smýšlení, pohybu a vyznání v rámci platného práva a odsuzuje jakékoli zacházení nedůstojné člověka. Každý pracovník je povinen dbát na dobré jméno podnikové skupiny LGI ve společnosti a na veřejnosti. Nevhodné chování byť jednoho pracovníka může poškodit reputaci celého podniku. 3. Rovný přístup k pracovníkům Pracovníci jsou povinni jednat se vzájemným respektem a úctou. Proto je vyloučena jakákoli diskriminace, zejména kvůli etnickému původu, rasové, náboženské, státní, politické nebo odborové příslušnosti, barvě pleti, pohlaví, rodinnému stavu, sexuální orientaci, těhotenství, věku nebo postižení. Základním prvkem podnikové kultury a cílem všech pracovníků podnikové skupiny LGI je vytvoření pracovního prostředí bez obtěžování, zastrašování a šikanování. Strana 7 by LGI Logistics Group International GmbH
4. Zamezení střetu zájmů Každý pracovník musí oddělit své soukromé zájmy a zájmy podniku. Soukromými zájmy a vztahy nesmí být ovlivněna ani personální rozhodnutí. Možné střety zájmů musí být okamžitě oznámeny. Soukromé, placené vedlejší činnosti musí být zaměstnavateli písemně oznámeny před začátkem činnosti, resp. pracovního poměru. Vedlejší činnosti mohou být zakázány, pokud mají nepříznivý vliv na pracovní výkon nebo pokud hrozí střet zájmů, např. v případě činnosti pro konkurenční podnik, dodavatele nebo zákazníka podnikové skupiny LGI. Pracovníci podnikové skupiny LGI mají také zakázáno vlastnit podíly v podnicích konkurentů, dodavatelů nebo zákazníků, se kterými se neobchoduje na burzách. Strana 8
II. Pravidla chování ve styku s obchodními partnery a třetími osobami 1. Ochrana proti korupci a praní špinavých peněz Korupce je celosvětově považována za protiprávní. Každý stát má vlastní protikorupční zákony, které se musí dodržovat. Téměř všechny státy zakazují nejen uplácení úřadů a veřejných činitelů, ale i obchodních partnerů v soukromém podnikatelském sektoru. Ve státech, kde působí podniková skupina LGI, je také zakázáno poskytovat nepeněžité výhody zákazníkům k získání nebo udržení zakázek. Zákonem je zakázáno také praní špinavých peněz. Žádný pracovník podnikové skupiny LGI nesmí v souvislosti se svou profesní činností přijímat, nechat si přislíbit, požadovat ani si zajistit jakékoli výhody. Výjimkou jsou příležitostné dárky malé hodnoty (reklamní dárky jako kuličková pera, kalendáře apod.) a zdvořilostní dárky. Tato pravidla platí i pro pozvání na různé akce. Jiné dárky nebo pozvání je třeba odmítnout, resp. nechat si je ve výjimečných případech schválit vedoucím oddělení. Podniková skupina LGI a její pracovníci zásadně nesmí obchodovat za hotové peníze. Plnění poskytnutá skupinou LGI a její nákupy se hradí bezhotovostně. 2. Právo hospodářské soutěže Zájmem podnikové skupiny LGI je řádná hospodářská soutěž. Proto je nutné dodržovat předpisy kartelového práva a nekalosoutěžního práva. Příklady kartelového chování a nekalé soutěže: cenové a množstevní dohody, dohody o rozdělení trhů nebo zákazníků, a to i neformální (například bez písemné smlouvy), šíření nepravdivých nebo pochybných informací o konkurentech nebo ostatních podnicích, ať písemnou, ústní nebo jinou formou, šíření nepravdivých informací o podnicích skupiny LGI v rámci hospodářské soutěže (např. reklamy), dohody o zákazu konkurence nebo exkluzivních vztazích se zákazníky nebo dodavateli, které omezují hospodářskou soutěž, poskytování věrnostních slev. V případě pochybností je třeba obrátit se na právní oddělení. Strana 9 by LGI Logistics Group International GmbH
III. Pravidla zacházení s informacemi a majetkem společnosti 1. Obchodní tajemství Pracovníci jsou povinni zachovávat mlčenlivost o jakýchkoli obchodních informacích a obchodních tajemstvích týkajících se skupiny LGI a jejích obchodních partnerů, zejména o skutečnostech a informacích o podnikových procesech, ekonomických výsledcích, spedičních sítích, organizačních, sociálních nebo podnikohospodářských opatřeních, údajích o nákupu a zákaznících, jako jsou například údaje o výrobě, výrobcích, vývoji výrobků nebo odbytových kanálech. Tyto skutečnosti nebo informace se smějí poskytovat jen v rámci podnikové skupiny LGI, a to v rozsahu nutném pro správné provádění příslušné činnosti. Poskytnutí třetím osobám mimo skupinu LGI je povoleno pouze osobám, které k tomu mají výslovné svolení. 2. Provozní prostředky Provozní prostředky jako počítače, telefony nebo jiné komunikační systémy jsou pracovníkům poskytovány pouze pro pracovní účely. S poskytnutými provozními prostředky se musí zacházet pečlivě a musí se chránit proti neoprávněnému užívání. Při ukončení pracovního poměru se musí Strana 10
poskytnuté provozní prostředky vrátit. Pokud je v jednotlivých společnostech nebo regionálních organizacích podnikové skupiny LGI povoleno příležitostně používat provozní prostředky soukromě, smí to být jen v minimálním míře a nesmí to omezit pracovní výkon pracovníka, ohrožovat bezpečnost ani vést k mimořádným nákladům. Je zakázáno používat komunikační prostředky skupiny LGI k přístupu k internetovým zdrojům s obsahem, který je diskriminující, urážlivý, pornografický nebo zakázaný, nebo k šíření zpráv s takovým obsahem. Podniková skupina LGI výslovně upozorňuje, že v případě porušení zákona nebo vážného zneužití komunikačních prostředků bude přezkoumán datový provoz příslušného pracovníka včetně přístupů k internetu. Zneužití komunikačních prostředků je porušením povinností vyplývajících z pracovní smlouvy a může vést k disciplinárním opatřením nebo dokonce ukončení pracovního poměru. 3. Záznamy a výkazy Záznamy a výkazy musí odpovídat zásadám řádného vedení účetnictví, tzn. musí být vždy úplné, časově správné a systematické. To platí bez ohledu na to, zda se používají interně nebo odevzdávají jinam. Zásada pravdivosti údajů platí zejména pro vyúčtování výloh. Veškeré záznamy a výkazy, které pracovníci vytvoří nebo dostanou při výkonu své činnosti, jsou vlastnictvím podnikové skupiny LGI. Není dovoleno vytvářet si pro vlastní potřebu soukromé kopie těchto dokumentů. 4. Neveřejné informace Vzhledem k různým podnikatelským aktivitám a práci s interními informacemi o zákaznících nelze vyloučit, že pracovníci skupiny LGI získají také informace, které nejsou veřejně známé a mohou být důležité pro rozhodování investorů o koupi nebo prodeji cenných papírů. Pracovníci, kteří mají takové neveřejné informace o zákaznících podnikové skupiny LGI, nesmějí kupovat ani prodávat cenné papíry těchto zákazníků ani tyto informace poskytovat jiným osobám. Strana 11 by LGI Logistics Group International GmbH
5. Ochrana dat Základním předpokladem efektivity podniku je elektronická výměna informací a elektronické provádění ekonomických činností v rámci spolupráce se zákazníky a dodavateli, ale i ve vzájemném kontaktu pracovníků. S výhodami elektronické komunikace je však spojeno také riziko ohrožení ochrany osobnosti u jednotlivců a ohrožení bezpečnosti dat. Proto je získávání, zpracovávání a užívání osobních dat a informací povoleno pouze v rozsahu nutném pro zákonné účely a v souladu s platnými předpisy o ochraně osobních údajů v příslušném státě. Strana 12
IV. Pravidla chování v souvislosti s veřejnými odvody a předpisy o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci 1. Sociální pojištění, povinné odvody a daně V mnoha státech, kde působíme, je sociální pojištění nejdůležitější součástí sociálního zabezpečení. Jedná se o formu státní péče při nepříznivých životních situacích jednotlivců. Společnosti podnikové skupiny LGI mají povinnost pojišťovat a přihlašovat své pracovníky. Je nutné dodržovat související předpisy. Společnosti podnikové skupiny LGI a jejich pracovníci jsou povinni dodržovat v jednotlivých zemích platné daňové předpisy a předpisy týkající se odvodů. K nim patří také zákonem předepsané účetní postupy. Nepravdivé nebo zavádějící údaje v účetních a obchodních dokumentech jsou nepřípustné. Splatné daně musí být placeny včas. Nepeněžní výhody poskytované pracovníkům nad rámec platu a sociálních dávek, např. soukromé používání služebního vozidla, musí být zdaněny jako příjmy. Nezdanění těchto výhod může naplňovat skutkovou podstatu krácení daně nebo obdobné dávky, resp. podvodu a vést k trestně právním důsledkům. 2. Celní a exportní kontrola Podniková skupina LGI často poskytuje svým zákazníkům služby související s dovozem a vývozem zboží. Jménem zákazníků například provozuje celní sklady, vystavuje nebo zpracovává celní dokumenty a často i plní právní povinnosti zákazníků spojené s vývozem. V této souvislosti je nezbytné dodržovat celní předpisy a předpisy o zahraničním obchodě. Pracovníci pověření těmito službami se musí neustále informovat o aktuálním stavu platných omezení vývozu. Služby související s celním odbavením a podobně musí být s příslušným zákazníkem sjednány písemně a přesně definovány. Strana 13 by LGI Logistics Group International GmbH
3. Předpisy o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci, zásady udržitelnosti a ochrana životního prostředí Zájmem podnikové skupiny LGI je ochrana zdraví, bezpečnost pracovníků a ochrana životního prostředí. Je nutné respektovat a dodržovat předpisy o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci, zejména úpravu pracovní doby, doby řízení motorových vozidel, bezpečnostní předpisy a úpravu dovolené, které platí v příslušném státě. Porušení předpisů je někdy příslušnými kontrolními úřady postihováno přísnými sankcemi. Podniková skupina LGI dbá na odpovědné nakládání s přírodními zdroji. Používáme ekologické a dlouhodobě udržitelné procesy, které přispívají k ochraně přírody a zdravému pracovnímu prostředí. Poskytujeme ekologická a dlouhodobě udržitelná řešení pro dodavatelské řetězce, které minimalizují náš vliv na životní prostředí. Všichni pracovníci se snaží chovat odpovědně a šetrně k životnímu prostředí. Strana 14
V. Pravidla pro případ porušení kodexu Všichni pracovníci jsou povinni vyvarovat se situací, které mohou vést k porušení etického kodexu podnikové skupiny LGI. Pokud přesto k porušení dojde nebo je nejisté, zda k němu došlo, musí být neprodleně informován příslušný nadřízený pracovník, který pracovníkovi poradí, jak postupovat. Každý pracovník by měl ostatní odrazovat od nedodržování tohoto kodexu. Pokud se pracovník domnívá, že došlo k porušení etického kodexu, může se bez jakýchkoli negativních důsledků obrátit na svého nadřízeného nebo na pracovníka zajišťujícího dodržování předpisů. Dotazy, informace a podněty jsou považovány za přísně důvěrné. Společnost přijme přiměřená opatření; v nejzazším případě se může jednat o okamžité ukončení pracovní smlouvy nebo spolupráce s dodavatelem nebo zákazníkem. Žádný pracovník nesmí být znevýhodněn tím, že důsledně dodržuje tento etický kodex, a to ani v případě, že kvůli tomu skupina LGI přijde o obchodní příležitost. VI. Závěrečná ustanovení V tomto etickém kodexu jsou uvedeny jen některé právní a etické normy, které jsou pro pracovníky podnikové skupiny LGI závazné. Zásadními prvky naší podnikové filozofie je také 12 zlatých pravidel a zásady řízení a kvality. Samozřejmě nadále platí pracovně právní pravidla a předpisy platné v podnikové skupině LGI. Pokud na základě tohoto etického kodexu budou vydány další směrnice, musí se také dodržovat. S případnými dotazy se prosím obraťte na svého nadřízeného, právní oddělení, osobní oddělení nebo na pracovníka zajišťujícího dodržování předpisů. Strana 15
Jsme... LGI Logistics Group International GmbH 71083 Herrenberg Germany Telefon: + 49 7032 2291 818 Fax: +49 (0)7031 214 697 E-mail: info@lgi.de Web: www.lgi.de Strana 16