SMĚRNICE č. 1/2012 Směrnice o evidenci majetku Obec: Xaverov Adresa: Xaverov 3, 285 06 Sázava IČO: 473421 Směrnici zpracoval: Petra Novotná Směrnici schválil: Jiří Hervert Projednáno a schváleno v zastupitelstvu obce dne: 29. 2. 2012 Směrnice nabývá účinnosti dne: 1. 1. 2012 Zákonný rámec Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví Vyhláška č. 410/2009 Sb. Vyhláška č. 403/2011 Sb. ČÚS č. 701 Obsah: str. 1) Vymezení drobného dlouhodobého majetku 2 2) Účtování drobného dlouhodobého majetku od 1. 1. 2012 2 a) Pořízení drobného dlouhodobého majetku b) Vyřazení drobného dlouhodobého majetku c) Technické zhodnocení drobného dlouhodobého majetku 3) Vymezení dlouhodobého majetku 3 4) Účtování dlouhodobého majetku v souvislosti s odpisováním 4 a) Výklad pojmů b) Syntetické účty k účtování majetku c) Vyřazování majetku 5) Bezúplatné předání majetku mezi vybranými účetními jednotkami 7 6) Majetek určený k prodeji ocenění reálnou hodnotou 7 7) Majetek pořízený vlastní činností 9 8) Nalezený majetek 10 9) Technické zhodnocení 11 10) Operativní evidence 11 11) Evidence majetku 12 12) Závěrečná ustanovení 12 1
1) Vymezení drobného dlouhodobého majetku Drobný dlouhodobý hmotný majetek - DDHM v tomto souboru se eviduje majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok a vstupní cenou v rozmezí od 3 000,- do 40 000,- Kč Účet 028 - položka 5137 Drobný dlouhodobý nehmotný majetek /DDNM/ v tomto souboru se eviduje majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok a vstupní cenou v rozmezí od 7 000,- do 60 000,- Kč Účet 018 - software a jiné počítačové programy - položka 5172 - poradenské, konzultační a právní služby za analýzy a studií - položka 5166 2) Účtování drobného dlouhodobého majetku od 1. 1. 2012 Pořízení drobného dlouhodobého majetku od 1. 1. 2012 Základní postup účtování drobného dlouhodobého majetku Pořízení nákupem: a) Přijatá faktura předpis 558/321 b) Úhrada faktury 321/231 c) Nákup za hotové 558/261 d) Zařazení do majetku 028/088 Pořízení DDM darem: a) Zařazení do majetku na základě darovací smlouvy 028/088 558 Náklady z drobného dlouhodobého majetku. Tento nový účet se použije v případě DDHM i v případě DDNM. Účtování pořízení DDM na účet 501 bylo možné naposledy použít k 31. 12. 2011. 33 odst. 6 písm. e) vyhlášky č. 410/2009 Sb., v platném znění od 1. 1. 2012 A. I. 35. Náklady z drobného dlouhodobého majetku obsahuje náklady ve výši ocenění drobného dlouhodobého nehmotného majetku a drobného dlouhodobého hmotného majetku nakoupeného, vytvořeného vlastní činností nebo bezúplatně nabytého od subjektů, které nejsou vybranými účetními jednotkami. Pozn. Majetek se oceňuje v případě nakoupeného majetku pořizovací cenou v případě majetku pořízeného vlastní činností vlastními náklady v případě darovaného majetku reprodukční pořizovací cenou dle 25 odst. 1) zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Vyřazení drobného dlouhodobého majetku Majetek se vyřazuje na základě rozhodnutí účetní jednotky nejčastěji z důvodu jeho: opotřebování poškození krádeže prodeje darování apod. 2
Příklady účtování: a) vyřazení software v hodnotě 9000 Kč 078 / 018 b) vyřazení psacího stroje 4000 Kč 088 / 028 Technické zhodnocení drobného dlouhodobého hmotného majetku od 1. 1. 2012 Provede-li účetní jednotka technické zhodnocení DDHM, zaúčtuje toto technické zhodnocení samostatně na majetkový účet 029 Ostatní dlouhodobý hmotný majetek. Původní majetek bude nadále evidován na účtu 028 Drobný dlouhodobý hmotný majetek. Protože původní drobný majetek byl do nákladů zahrnut již v době svého pořízení, musí být jeho technické zhodnocení odpisováno samostatně. 14 odst. 7 vyhlášky č. 410/2009 Sb., v platném znění od 1. 1. 2012 Položka A. II. 7. Ostatní dlouhodobý hmotný majetek (účet 029) obsahuje zejména.. a dále obsahuje technické zhodnocení dlouhodobého hmotného majetku nevykazovaného v položkách A. II. 2 Kulturní předměty až A. II. 5 Pěstitelské celky trvalých porostů. (tj. majetku nevykazovaného na účtech 032, 021, 022, 025) Technického zhodnocení DDNM - nezvyšuje hodnotu DDNM na majetkovém účtu 018, ale zařadí se samostatně na účet 019 - Ostatní dlouhodobý nehmotný majetek, kde se po dobu svého používání odpisuje. Pokyn GFŘ č. D-6 k jednotnému postupu při uplatňování některých ustanovení zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (dále jen zákona ), ve znění pozdějších předpisů K 26 odst. 7 zákona Jiným majetkem je i technické zhodnocení provedené na účetně neodpisovaném drobném hmotném majetku. Toto technické zhodnocení se zatřídí do odpisové skupiny, do které by byl zatříděn majetek, na němž bylo technické zhodnocení provedeno, a samostatně se odpisuje podle zákona. 3) Vymezení dlouhodobého majetku Dlouhodobý hmotný majetek v tomto souboru jsou evidovány movité věci (soubory movitých věcí) s dobou použitelnosti delší než jeden rok a vstupní cenou nad Kč 40 000,- Kč, patří sem i tzv."vždy dlouhodobý majetek"- budovy, stavby, pozemky bez ohledu na pořizovací cenu. Přičemž do položky budovy, stavby patří i technické zhodnocení majetku v úplatném či bezúplatném užívání, jehož ocenění jedné položky převyšuje Kč 40 000,- bez DPH. Účet 021 stavby - vždy bez ohledu na pořizovací cenu - položka 6121 Analytická evidence staveb: 021 30 budovy pro služby obyvatelstvu, 021 50 Komunikace a veřejná osvětlení, 021 80 ostatní stavby Účet 022 samostatné movité věci a soubory movitých věcí doba použitelnosti delší než jeden rok a pořizovací cena vyšší než 40 000,- Kč a technické zhodnocení tohoto majetku. Položka 6122 stroje, přístroje a zařízení Položka 6123 dopravní prostředky Položka 6125 výpočetní technika Účet 029 ostatní dlouhodobý majetek majetek výše nedefinovaný pořízený z kapitálových prostředků 3
Účet 031 pozemky - vždy bez ohledu na výši pořizovací ceny - položka 6130 Analytická evidence pozemků: 031 50 orná půda, 301 60 zastavěná plocha, 301 80 ostatní plocha Účet 032 kulturní předměty - bez ohledu na výši ocenění, zejména kulturní památky, předměty kulturní hodnoty, umělecká díla - položka 6127 Dlouhodobý nehmotný majetek jde o soubor nehmotného majetku se vstupní cenou vyšší než Kč 60 000,- Kč a dobou použitelnosti delší než jeden rok. Účet 013 software a programové vybavení položka 6111, (zahrnuje programové vybavení v hodnotě nad 60 000,- Kč, pokud není součástí daného počítače) Účet 019 - ostatní dlouhodobý nehmotný majetek položka 6119, pro pořízení dokumentu charakteru studií, záměrů a plánů, před samotným zpracováním projektové dokumentace, které souvisí s budoucím pořízením dlouhodobého majetku nad 60 000,- Kč. Zahrnuje zpracování územního plánu obce. 4) Účtování dlouhodobého majetku v souvislosti s odpisováním a) Výklad pojmů Ocenění majetku majetek se oceňuje v souladu s 25 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Způsob pořizování Způsob ocenění poznámka Koupí Pořizovací cenou Cena, za kterou bal majetek pořízen + náklady s pořízením související Koupí inv. výstavba Pořizovací cenou + vl. náklady Vlastní činností Vlastní náklady Přímé a nepřímé náklady související s výrobou Bezúplatným darováním převodem, Převodem dle zvláštních předpisů Reprodukční pořiz. cenou Reprodukční pořiz. cenou Cena, za kterou by byl majetek pořízen v době, kdy se o něm účtuje. Náklady s pořízením související nezvyšují hodnotu oceňovaného majetku, ale účtují se do nákladů. Zůstatková cena je cena majetku, která zohledňuje dosavadní opotřebení majetku za celou dobu jeho používání. = cena opotřebovaného majetku = vstupní cena snížená o oprávky. Oprávky zachycují se na účtech účtové skupiny 07 nebo 08 dle charakteru majetku. Oprávky trvale snižují ocenění majetku (původní pořizovací cenu) a tím vyjadřují hodnotu opotřebení majetku = míra opotřebení. Ocenění majetku k datu jeho prodeje, vyřazení, likvidace či převodu je cena opotřebovaného majetku, tedy cena zachycená na majetkovém účtu snížená o oprávky. Jinými slovy také hovoříme o tzv. zůstatkové ceně. Opravné položky k dlouhodobému majetku nelze zaměňovat s oprávkami!! Opravné položky se tvoří jen v těch případech, kdy je užitná hodnota majetku výrazně nižší než jeho zůstatková cena a toto snížení hodnoty nelze považovat za snížení trvalého charakteru. Opravné položky vyjadřují významné přechodné snížení hodnoty majetku. Například dojde k snížení hodnoty budovy 4
v důsledku požáru. Naopak oprávky vyjadřují trvalé snížení hodnoty majetku a to nejčastěji v závislosti na jeho opotřebení. b) Syntetické účty k účtování majetku Na účet 551 Odpisy dlouhodobého majetku se účtují náklady, které vyjadřují míru opotřebení majetku v běžném účetním období. Je to údaj o tom, jak moc se majetek v příslušném kalendářním roce opotřeboval a to dle sestaveného odpisového plánu. Na účet 551 se dále zachycuje zůstatková cena DHM a DNM při jeho vyřazení z důvodu úplného opotřebení. Na účty 552 Prodaný DNM a 553 Prodaný DHM se účtuje při vyřazení majetku z důvodu jeho prodeje. Novelou vyhlášky č. 410/2009 Sb., došlo s účinností od 1. 1. 2012 ke změně v názvech těchto syntetických účtů. Účet 543 Dary účetní jednotka použije při vyřazení majetku z důvodu jeho darování. Je nutné zdůraznit, že půjde pouze o bezúplatné předání majetku subjektům, které nejsou vybranou účetní jednotkou. Účet 401 Základní jmění se použije při vyřazení majetku z důvodu jeho bezúplatného předání subjektu, který je vybranou účetní jednotkou. Analogicky se na tento účet zachycuje také bezúplatné převzetí majetku od vybraných účetních jednotek a majetek nově nalezený, o kterém účetní jednotka dosud neúčtovala. c) Vyřazování majetku Při účtování o vyřazení majetku bude vždy rozhodující důvod, pro který se majetek z evidence vyřazuje. Důvod vyřazení majetku je zásadní pro správné účtování. Dále je klíčová skutečnost, zda jde o odpisovaný či neodpisovaný majetek. Neodpisovaný majetek, především 031 Pozemky, 032 Kulturní předměty, se vyřadí zápisem na stranu D příslušného majetkového účtu souvztažně se zápisem na stranu MD nákladového či jiného účtu dle důvodu vyřazení majetku. Důvod vyřazení majetku účtování MD / D Bezúplatné předání vybrané účetní jednotce 401 / 031 Darování subjektu, který není vybranou účetní jednotkou 543 / 031 Zničení majetku, krádež 547 / 032 Prodej (pozemku) 554 / 031 Prodej (kulturního předmětu) 553 / 032 U odpisovaného majetku je účtování jeho vyřazení složitější a to z důvodu účtování oprávek, které trvale snižují ocenění majetku v důsledku jeho opotřebení či stáří. Je důležité si uvědomit, že opotřebení majetku zachycené na účtech oprávek (07x či 08x) snižuje ocenění majetku a zároveň se dle odpisového plánu zachycuje do nákladů prostřednictvím účtu 551. U odpisovaného majetku se tedy ocenění v průběhu let rozpouští do nákladů a není možné majetek vyřazovat pouze 5
zápisem 08x / 02x jako u drobného majetku. Protože majetek je ve vstupním ocenění evidován na majetkovém účtu, ale není ve stejné částce zachycen na účtu oprávek, je nutné nejprve doúčtovat zůstatkovou cenu a tím hodnoty na obou účtech vyrovnat. Doúčtování zůstatkové ceny se vždy provádí zápisem na stranu D účtu oprávek souvztažně se zápisem na stranu MD nákladového či jiného účtu, který se použije podle důvodu vyřazení majetku. Po vyrovnání ocenění majetku na majetkovém účtu a účtu oprávek následně dojde k vlastnímu účetnímu zápisu o vyřazení. Oba účetní zápisy se provedou současně a to na základě protokolu o vyřazení majetku z užívání dle rozhodnutí účetní jednotky. Důvod vyřazení majetku Úplné opotřebení majetku Darování subjektu, který není vybranou účetní jednotkou Zničení majetku, krádež, škoda Prodej hmotného majetku Prodej nehmotného majetku Likvidace staré stavby pro potřebu výstavby nové * účtování MD / D Zůstatková cena k datu likvidace 551 / 08x Vyřazení ve vstupní ceně 08x / 02x Zůstatková cena k datu předání 543 / 08x Vyřazení ve vstupní ceně 08x / 02x Zůstatková cena k datu vyřazení 547 / 08x Vyřazení ve vstupní ceně 08x / 02x Zůstatková cena k datu vyřazení 553 / 08x Vyřazení ve vstupní ceně 08x / 02x Zůstatková cena k datu vyřazení 552 / 07x Vyřazení ve vstupní ceně 07x / 01x Zůstatková cena k datu likvidace 042 / 081 Vyřazení ve vstupní ceně 081 / 021 * Pozn. Dle 55 odst. 1 písm. e) vyhlášky je zůstatková cena vyřazených stávajících staveb nebo jejich částí v důsledku nové výstavby součástí ocenění nové stavby a to včetně nákladů na vyřazení (např. výdajů na demolice apod.). Vyřazení majetku pořízeného z investičního transferu Při vyřazení majetku, který byl zcela nebo částečně pořízen z investičního transferu je nutné zúčtovat také zbývající výši dotace evidovanou na účtu 403. Při vyřazení majetku se zbývající část investiční dotace zúčtuje na stranu MD účtu 403 se souvztažným zápisem na stranu D účtu 672. Toto platí v případě, že pro vyřazení majetku se využije některý z nákladových účtů účtové třídy 5 a to v závislosti na důvodu vyřazení majetku. Vyřazení majetku z titulu prodeje Vyřazení majetku se vždy účtuje na základě protokolu o vyřazení majetku. U nemovitostí, které podléhají zápisu do katastru nemovitostí, se majetek vyřazuje dnem, kdy byl katastrálnímu úřadu podán návrh na vklad na zápis změny vlastníka doložený kupní smlouvou. Účetní zápis o vyřazení majetku z evidence se provádí zcela nezávisle na případném předpisu pohledávky za kupujícím z titulu prodeje majetku. Jde o dva zcela odlišné účetní případy. 6
5) Bezúplatné předání majetku mezi vybranými účetními jednotkami Podle obsahového vymezení účtu 401 uvedeného ve vyhlášce č. 410/2009 Sb., se tento účet použije pro vyřazení majetku z důvodu jeho bezúplatného předání jiné vybrané účetní jednotce. V případě neodpisovaného majetku se účtuje 401 / 031 (resp. 032) apod. U majetku, který se odpisuje, musí předávající účetní jednotka majetek vyřadit složeným účetním zápisem: předání majetku zachytí na stranu D příslušného majetkového účtu a to ve výši vstupního ocenění; souvztažně na stranu MD účtu oprávek zúčtuje dosavadní opotřebení majetku a na stranu MD účtu 401 doúčtuje zůstatkovou cenu majetku. Zcela opačnými zápisy zachytí pořízení majetku přebírající účetní jednotka. Přebírající účetní jednotka má povinnost navázat na dosavadní výši ocenění a výši oprávek dle ČÚS č. 708 Odpisování DHM (odst. 5.5.3. a odst. 6.3.ČÚS 708). Přebírající účetní jednotka je v případě bezúplatného převzetí majetku povinna navázat na dosavadní odpisový plán. ČÚS č. 708- Odpisování dlouhodobého majetku - odst. 6.3. S ohledem na uvedenou skutečnost bude nutné zajistit, aby smlouvy o bezúplatném převzetí byly doloženy úplnými podklady pro správné zaúčtování. Bezúplatné předání majetku pořízeného z investiční dotace V případě, že předmětem bezúplatného předání mezi vybranými účetními jednotkami je majetek částečně nebo zcela pořízený z investičního transferu naváže přebírající účetní jednotka nejen na odpisový plán, ale také na výši dosud nezúčtovaného investičního transferu. Nový vlastník majetku tak bude v souvislosti s odpisováním takového majetku zároveň rozpouštět dosud nezúčtovaný transfer do výnosů v souladu s ČÚS 708. Pozn. K datu zveřejnění tohoto textu není pro vybrané účetní jednotky k dispozici ČÚS, který by upravil postupy účtování o majetku a postupy účtování o transferech na účtu 403. Výše uvedené postupy účtování vychází z návrhu ČÚS 709 Vlastní zdroje. Toto obdobně platí i pro níže uvedený text, který se týká ocenění reálnou hodnoty. 6) Majetek určený k prodeji ocenění reálnou hodnotou Právní rámec Majetek určený k prodeji se u vybraných účetních jednotek oceňuje reálnou hodnotou. Tato povinnost je zakotvena v 27 odst. 1 písm. h) zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Reálnou hodnotou je v případě majetku určeného k prodeji nejčastěji tržní hodnota případně ocenění kvalifikovaným odhadem nebo ocenění posudkem znalce dle odst. 4 písm. a) a b) výše uvedeného paragrafu. I když zákon o účetnictví stanoví, že ocenění reálnou hodnotou se provádí ke konci rozvahového dne, nebo k jinému dni, k němuž se sestavuje účetní závěrka, mohou účetní jednotky tento způsob ocenění použít i častěji. Vybrané účetní jednotky ale musí postupovat v souladu s 64 vyhlášky č. 410/2009 Sb., a oceňovat majetek reálnou hodnotou k datu, který bezprostředně souvisí s rozhodnutím o prodeji, tedy nejčastěji s datem schválení záměru prodat obecní majetek či s datem zveřejnění záměru prodeje na úřední desce. Pojem majetek určený k prodeji Právní předpisy nám tedy stanoví povinnost přecenit majetek reálnou hodnotou i datum uskutečnění účetního případu přecenění. Majetkem určeným k prodeji bude především majetek, který účetní jednotka chce prodat. Jednoznačně půjde o stavební parcely či budovy, které obec nabízí k prodeji především za v místě obvyklé tržní ceny. Majetek, který není určen k prodeji - např. nepatrný kousek obecního pozemku, který v minulosti oplotil občan bez postranního úmyslu, případně bývalá obecní stezka mezi ploty apod. Takové prodeje jsou zahájeny výhradně na základě 7
konkrétních žádostí ze strany občanů a s největší pravděpodobností se nejedná o majetek určený k prodeji komukoliv, ale spíš o obcí nevyužívané pozemky, u nichž jde v podstatě o narovnání vlastnických práv. Majetkem určeným k prodeji je majetek, který zastupitelstvo obce svým rozhodnutím nabídlo k prodeji široké veřejnosti. Rozhodnutí zastupitelstva obce je v takovém případě usnesení o schválení záměru prodat majetek obce a musí obsahovat také tržní cenu, za kterou se majetek nabízí. Pozn. V tomto případě se majetek určený k prodeji přecení stanovenou tržní cenou k datu schválení záměru prodat majetek zastupitelstvem obce. Ihned po takovém rozhodnutí ZO, bude záměr vyvěšen na úřední desce. Majetek oceněný reálnou hodnotou se dle 66 odst. 7 písm. i) vyhlášky č. 410/2009 Sb., neodpisuje. V případě majetku určeného k prodeji účetní jednotka s datem schválení záměru prodat obecní majetek přeruší odpisování a v účetnictví majetek převede na zvláštní analytický účet. Vyřazení majetku prodejem včetně přecenění reálnou hodnotou Účtování o přecenění majetku reálnou hodnotou bude jednodušší v případě prodeje majetku, který se neodpisuje, tedy pozemků SÚ 031 a kulturních předmětů SÚ 032. Účtování proběhne v několika samostatných účetních případech, které se mohou uskutečnit v několika různých účetních obdobích: 1/ s datem schválení záměru prodat bude nejprve zaúčtováno přecenění na reálnou hodnotu, 2/ s datem podpisu kupní smlouvy bude zaúčtován předpis pohledávky za kupujícím, 3/ s datem podání návrhu na vklad do katastru nemovitostí (či s datem vyřazení majetku z evidence v případě, že majetek nepodléhá zápisu do katastru) se zaúčtuje vyřazení majetku. Pro způsob účtování je podstatná skutečnost, zda je reálná hodnota vyšší nebo nižší než hodnota ocenění majetku zachycená na majetkovém účtu. Postupy v účtování se liší nejen v závislosti na výši reálné ceny, ale také na druhu majetku, který je předmětem prodeje. Prodej pozemku 1/ Prodej pozemku - stavební parcely; ocenění 20 tis. Kč; reálná hodnota 150 tis. Kč. Popis účetního případu částka MD / D Ocenění v účetnictví 20 tis. 031 1. Přecenění reálnou cenou navýšení ceny pozemku na 150 tis. Kč = zvýšení o 130 tis. 130 tis. 031 / 407 2. Podpis kupní smlouvy 150 tis. 311 / 647 3. Vyřazení z majetku výnosy z přecenění reálnou hodnotou 130 tis. 407 / 664 Vyřazení z majetku vyřazení z evidence 150 tis. 554 / 031 8
2/ Prodej pozemku ocenění 80 tis. Kč; nabídková reálná hodnota 10 tis. Kč, sjednaná kupní cena 12 tis. Kč. Popis účetního případu částka MD / D Ocenění v účetnictví 80 tis. 031 1. Přecenění reálnou cenou snížení ceny pozemku na 10 tis. Kč = snížení o 70 tis. 70 tis. 407 / 031 2. Podpis kupní smlouvy 12 tis. 311 / 647 3. Vyřazení z majetku náklady z přecenění reálnou hodnotou 70 tis. 564 / 407 Vyřazení z majetku vyřazení z evidence 10 tis. 554 / 031 Zobrazení přecenění reálnou hodnotou v příloze účetní závěrky (od 1. 1. 2012) Doplňující informace o přecenění majetku určeného k prodeji se od 1. 1. 2012 vykazuje v oddílech I, J a K přílohy účetní závěrky. Pro vyplnění příslušných řádků je nutné analyticky rozdělit účty 564 Náklady z přecenění reálnou hodnotou a 664 Výnosy z přecenění reálnou hodnotou. Zůstatky analytických účtů budou tvořit informaci v jednotlivých řádcích oddílu I a J následovně: - Řádek I. 1. Náklady z přecenění reálnou hodnotou majetku určeného k prodeji. - Řádek I. 2. Náklady z přecenění reálnou hodnotou v ostatních případech. - Řádek J. 1. Výnosy z přecenění reálnou hodnotou majetku určeného k prodeji. - Řádek J. 2. Výnosy z přecenění reálnou hodnotou v ostatních případech. Majetek určený k prodeji a přeceněný reálnou hodnotou se neodepisuje a na majetkových účtech musí být evidován na oddělených analytických účtech. Prostřednictvím jednotné analytiky bude možné získat informace pro jednotlivé řádky oddílu K přílohy účetní závěrky: - Řádek K. 1. ocenění dlouhodobého nehmotného majetku určeného k prodeji. - Řádek K. 2. ocenění dlouhodobého hmotného majetku určeného k prodeji. 7) Majetek pořízený vlastní činností Majetek vytvořený vlastní činností se oceňuje vlastními náklady dle 25 odst. 1 písm. b) zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. 25 odst. 5 písm. d) zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví Vlastními náklady u hmotného majetku a nemovitého majetku vytvořeného vlastní činností se rozumí přímé náklady vynaložené na výrobu nebo jinou činnost a nepřímé náklady, které se vztahují k výrobě nebo jiné činnosti vymezené v souladu s účetními metodami. Běžně mluvíme o tzv. výstavbě svépomocí nebo pořízení majetku ve vlastní režii. Obec Xaverov v takovém případě zachycuje veškeré vlastní práce a jiné výdaje spojené s pořízením majetku vlastní činností do nákladů účetní jednotky. Může jít o přímé náklady především mzdové náklady spojené s výplatou mzdy vlastním zaměstnancům či brigádníkům, materiálové náklady spojené s pořízením stavebního materiálu nebo nářadí. Do ocenění se také promítají nepřímé náklady např. podíl režií či podíl dalších nákladů s vlastní činností souvisejících. Následně se vykázané náklady sníží a zaúčtují prostřednictvím účtu 506 Aktivace dlouhodobého majetku. 33 odst. 1 písm. c) vyhlášky č. 410/2009 Sb., Položka A. I. 5. Aktivace dlouhodobého majetku obsahuje snížení nákladů účetní jednotky z titulu výroby nebo pořízení dlouhodobého majetku ve vlastní režii účetní jednotky. 9
Aktivace dlouhodobého majetku se účtuje na základě interního účetního dokladu a to v úzké návaznosti na další doklady např. stavební deník, výkaz práce, výdejku ze skladu apod. Postup účtování v případě pořízení majetku vlastní činností: Účetní případ částka účtování MD / D Fa došlá nákup materiálu 30 000 501 / 321 Pokladní doklad nákup nářadí 5 000 501 / 261 Hrubá mzda za prosinec 25 000 521 / 331 Aktivace dlouhodobého majetku dle interního účetního dokladu o skutečně spotřebovaném materiálu, použitém nářadí a odvedené práci 60 000 042 / 506 Zařazení majetku do užívání 60 000 02x / 042 8) Nalezený majetek a) Nalezený majetek může mít dvě různé podoby, ze kterých ale plynou stejné způsoby účtování. V prvním případě se může jednat o majetek, o kterém účetní jednotka neúčtuje, ale účtovat by měla např. inventarizační přebytky či jinak dohledaný majetek obce. Může jít o majetek, který obec v minulých letech využívala, vyřadila, ale nezlikvidovala. S odstupem let se pak majetek stal znovu potřebným, případně vhodným k prodeji. V těchto případech se jedná o majetek dohledaný či znovu nalezený a je možné jej zařadit zápisem na stranu MD majetkového účtu se souvztažným zápisem na stranu D účtu 401. V případě drobného majetku se zařazení účtuje pouze zápisem proti účtu oprávek 018/ 078 resp. 028 / 088. b) V druhém případě obec účtuje o majetku, který je nalezený v pravém smyslu tohoto slova. Dle odst. 1 135 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, se obec stává vlastníkem ztracených věcí. Odst. 1) a 4) 135 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník: (1) Kdo najde ztracenou věc, je povinen ji vydat vlastníkovi. Není-li vlastník znám, je nálezce povinen odevzdat ji obci, na jejímž území k nálezu došlo. Nepřihlásí-li se o ni vlastník do 6 měsíců od jejího odevzdání, připadá věc do vlastnictví této obce. (4) Ustanovení odstavců 1 až 3 platí přiměřeně i na věci skryté, jejichž vlastník není znám, a na věci opuštěné. V obou případech se nalezený majetek oceňuje reprodukční pořizovací cenou, tedy cenou, za kterou by byl tento majetek pořízen v době, kdy se o něm účtuje. Pouze u kulturních památek, sbírek muzejní povahy, předmětů kulturní hodnoty či církevních staveb je možné použít ocenění ve výši 1 Kč. Pozn. Pro úplnost - obsahové vymezení účtu 401 Jmění účetní jednotky. Odst. 1) 26 vyhlášky č. 410/2009 Sb. Odst. 1) písm. a) položka C. I. 1. Jmění účetní jednotky obsahuje zejména bezúplatně převzatý, bezúplatně přešlý nebo předaný dlouhodobý majetek Pozn. Pro úplnost uvádíme, že od 1. 1. 2012 není možné kamenné kříže pevně spojené se zemí evidovat na účtu 032 Kulturní předměty tento účet se dle upraveného obsahového vymezení použije pouze pro movité kulturní památky nikoliv na stavby. 10
9) Technické zhodnocení Pro jednoznačné vymezení výdajů je rozhodující, zda majetek nezhodnocují a nezvyšují jeho hodnotu nebo zda naopak jeho hodnotu zvyšují a majetek zhodnocují. Z tohoto důvodu musí být vždy již před zahájením financování akcí při přípravě, objednávání a uzavírání smluv rozhodnuto, zda se bude jednat o: nové pořízení technické zhodnocení (modernizaci, rekonstrukci, nástavbu, přístavbu a st. úpravu) modernizace rozšíření vybavenosti nebo použitelnosti majetku, hradí se z výdajů na investice, nepřesáhne-li modernizace výši 40 000 Kč, jedná se o provozní výdaj rekonstrukce zásah do majetku, který má za následek změnu jeho účelu nebo technických parametrů, hradí se z výdajů na investice. opravu odstranění částečného fyzického opotřebení nebo poškození věci za účelem uvedení do předchozího nebo provozuschopného stavu. Opravou se majetek regeneruje beze změny pořizovací ceny, jejím prováděním nemůže vzniknout nová věc (i s použitím jiných než původních materiálů, dílů, součástí nebo technologií). Hradí se z provozních prostředků. údržba pravidelná péče, údržbou se majetek regeneruje beze změny pořizovací ceny, hradí se z provozních prostředků demolice odstranění stavby. Je-li součástí nové investiční výstavby, hradí se z kapitálových prostředků, v ostatních případech z běžných prostředků. vady a nedodělky zjištěné při převzetí stavby nebo při kolaudaci se neposuzují samostatně, ale jako součást objednaných prací, které hradí investor z běžných nebo kapitálových prostředků 10) Operativní evidence (podrozvaha) Dlouhodobým majetkem nejsou: Na účtu 901 Drobný nehmotný majetek - je veden majetek v pořizovací hodnotě od 100,- Kč do 7.000,- Kč Na účtu 902 Drobný hmotný majetek je veden majetek v pořizovací hodnotě od 100,- Kč do 3 000,- Kč Základní postup účtování jiného drobného dlouhodobého majetku Pořízení nákupem: a) Přijatá faktura předpis 501/321 b) Úhrada faktury 321/231 c) Nákup za hotové 501/261 d) Zařazení do OE 901, 902/999 Vyřazení 999/901, 902 Nehmotný majetek v pořizovací hodnotě do 100,- Kč se nepovažuje za majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok a nebude evidován Hmotný majetek v pořizovací hodnotě do 100,- Kč se nepovažuje za majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok a nebude evidován. Účtování: Úhrada závazku 501/231 11
Krátkodobý finanční majetek - jsou majetkové cenné papíry, které jsou splatnými, popřípadě jsou určeny k prodeji a to nejpozději do 1 roku od jejich pořízení (např. akcie, podílové listy). Analytická evidence se vede podle jednotlivých druhů cenných papírů. Účtování: Vznik závazku 043/378, (321) Úhrada závazku 378, (321)/231 Zařazení do majetku 25x/043 Druhy majetku, u kterých se doba použitelnosti považuje za dobu kratší než jeden rok bez ohledu na výši pořizovací ceny, tento majetek nebude evidován v účetní evidenci. 11) Evidence majetku Veškerý majetek vymezený touto směrnicí bude mít inventární číslo. Pro veškerý dlouhodobý majetek bude veden registr majetku s těmito údaji: datum pořízení, datum zařazení do užívání, název majetku, ocenění, účet, na který je majetek zařazen, inventární číslo, umístění majetku. do registru majetku se uvádí také datum a způsob vyřazení V případech majetku, ke kterému nemá účetní jednotka vlastnické právo, je nutno tuto skutečnost zachytit s uvedením vlastníka. Za úplnost údajů odpovídá osoba odpovědná za registr účetní. Místní seznamy: evidence majetku dle umístění musí být zajištěna v registru majetku. Svěřený majetek zaměstnancům: pro majetek svěřený zaměstnancům bude vedena evidence potvrzení nebo dohod o svěřeném majetku. 12) Závěrečná ustanovení 1. Tato směrnice je součástí vnitřního organizačního a kontrolního systému obce a součástí Vnitřních směrnic. 2. Tato směrnice podléhá aktualizaci podle potřeby a změn zákonných norem. 3. Ustanoveními této směrnice jsou povinni řídit se všichni zaměstnanci obce. 4. Návrh na aktualizaci, novelizaci a doplnění této směrnice podává účetní, schvaluje starosta. 5. Aktualizace, novelizace, doplňování a změny podléhají schválení zastupitelstva obce. 6. Účinností této směrnice zaniká účinnost směrnice č. 3/2010 O evidenci majetku schválené dne 19. 7. 2010.. Jiří Hervert, starosta obce 12