Vnitřní směrnice pro vedení účetnictví

Transkript

1 Obec Rohatsko, IČO , Rohatsko 15, Vnitřní směrnice pro vedení účetnictví Směrnice je vytvořena na základě zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, Vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státním,i fondy a organizačními složkami státu, ve znění pozdějších předpisů, Českými účetními standardy pro územní samosprávné celky č. 701 až č Seznam účetních knih a způsob vedení evidence 2. Účtový rozvrh 3. Způsoby oceňování majetku a závazků 4. Účetní doklady a jejich oběh 5. Dlouhodobý majetek 6. Pokladna 7. Banka 8. Zúčtovací vztahy 9. Mzdy vnitřní platový předpis 10. Inventarizace majetku a závazků 11. Rozpočet, rozpočtová opatření, závěrečný účet 12. Vnitřní kontrolní systém 13. způsob úschovy a ukládání účetních písemností 1. Seznam účetních knih a způsob vedení evidence Účetnictví je vedeno podvojně v programu KEO-W. Aktualizaci a servis zajišťuje firma Alis Česká Lípa. Vedeny jsou tyto účetní knihy: deník, hlavní účetní kniha (základní účetnictví), kniha došlých faktur, kniha vydaných faktur. Evidence dlouhodobého nehmotného majetku, evidence dlouhodobého hmotného majetku, evidence drobného dlouhodobého majetku byla vedena do konce roku 2014 v tabulkách Excel a od roku 2015 bude vedena v programu KEO 4 - Majetek. Měsíčně je vyhotovován Výkaz pro hodnocení plnění rozpočtu územně samosprávných celků FIN 2-12M), hlavní účetní kniha. Rozvaha a příloha účetní závěrky pro ÚSC jsou vyhotovovány čtvrtletně. Účetní deníky deník pokladny a banky je vyhotovován současně se zaúčtováním účetních případů. Přehled typů dokladů a číselné řady:

2 801.. BÚ Komerční banka Mladá Boleslav BÚ ČNB Praha úvěr u KB Mladá Boleslav pokladna došlé faktury vydané faktury předpis mezd opravné nebo vyúčt. doklady zálohové došlé faktury vyúčtování zálohových došlých faktur 2. Účtový rozvrh Syntetické účty jsou stanoveny směrnou účtovou osnovou platnou pro příslušný kalendářní rok. Analytické účty jsou používány dle potřeby řízení a kontroly hospodaření obce. Účtový rozvrh je jako součást programu KEO-W účetnictví a je přílohou této směrnice (vždy pro platný kalendářní rok). 3. Způsoby oceňování majetku a závazků Jednotlivé složky majetku a závazků obce se v okamžiku uskutečnění účetního případu oceňují podle ust. 25 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Pozemky (na účtu 031), nakoupené v nákupních cenách, bezúplatně převzaté v cenách podle Vyhl. č. 279/1997 Sb., příloha č. 16, podle bonitních půdně ekologických jednotek (BPEJ). Zásoby se účtují způsobem B, při nákupu jsou oceňovány pořizovací cenou, nabyté darováním cenou reprodukční. 4. Účetní doklady a jejich oběh Dle ust. 11 odst. 1 a 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, jsou účetní doklady průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat stanovené náležitosti dané výše uvedeným zákonem. Povinností obce je vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu. Objednávky vyhotovuje, schvaluje a podepisuje starosta nebo místostarosta. Etapy oběhu účetních dokladů: vyhotovení přezkoušení schálení pořízení záznamu do programu účetnictví archivace Uložení dokladů během účetního období je v pořadačích na pracovišti účetní obce.

3 Po ukončení účetního období se doklady ukládají v archivu obce na obecním úřadě. Účetní doklad je vyhotoven na základě podkladu uskutečnění účetního případu faktura, paragon, faktura za hotové, smlouva (kupní, darovací, směnná, nájemní, ), účetní doklady schvaluje starosta nebo místostarosta: - pokladní doklady - vyhotovuje, přezkušuje a účtuje účetní, schvaluje starosta - přijaté faktury příjem DF odsouhlasí podpisem starosta, účetní zapíše do knihy došlých faktur (součást programu KEO) a zaúčtuje. Účetní ji dále přiloží k bankovnímu výpisu při úhradě - banka účetní na základě bankovního výpisu (elektronický výpis) zaúčtuje jednotlivé účetní případy, odsouhlasí si stav na účtu po zaúčtování - vydané faktury na základě podkladu (nájemní smlouva, dohoda, ) účetní vystaví fakturu, zápis do knihy vydaných faktur je součástí programu KEO - mzdy pracovní smlouvy, platové výměry, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti, zpracování mezd a odvodů týkajících se mezd provede účetní, účetní vyhotoví účetní doklad a zaúčtuje. Podklady pro výpočet mezd schvaluje starosta a jsou založeny, doklad o výplatě je součástí účetního dokladu v pokladně. - interní doklady vyhotovuje a zaúčtuje účetní na základě podkladu (smlouva nájemní, kupní, darovací,, opravné doklady). Schvaluje je starosta 5. Dlouhodobý majetek a) Dlouhodobý hmotný majetek (DHM) - pozemky, budovy, stavby, sam.movité věci s pořizovací cenou nad ,-- Kč b) Drobný dlouhodobý hmotný majetek (DDHM) - samostatné movité věci s poř.cenou od 3.000,-- Kč do ,-- Kč c) Ostatní majetek drobný hnotný majetek (DHM) spotřeba - předměty v poř.ceně do 3.000,-- Kč d) Dlouhodobý nehmotný majetek (DNM) - v pořiz.ceně nad ,-- Kč e) Drobný dlohodobý nehmotný majetek (DDNM) - v poř.ceně od 7.000,-- Kč do ,-- Kč f) Ostatní drobný nehmotný majetek (DNM) - v poř.ceně do 7000,-- Kč I. pořízení majetku - dodavatelská faktura za nákup DHM, DDHM a DNM - zaevidování faktury do knihiy DF, zaúčtování do investic, zapsání do inventární knihy pod inventárním číslem. Investiční majetek se po kolaudaci na základě kolaudačního rozhodnutí zařadí z nedokončené investice do majetku účetně. V případě bezplatného převodu se majetek ocení a zaúčtuje. II. vyřazení majetku - nemovitý majetek vyhotovení kupní smlouvy, účetní zajistí odepsání nemovitosti z evidence - movitý majetek fakturu za prodej vyhotoví účetní na základě rozhodnutí zastupitelstva obce nebo starosty a provede odpis majetku z evidence a majetkových účtů. V případě

4 bezúplatného převodu, který se provádí na základě smlouvy, provede účetní odepsání majetku z evidence a z účetního stavu. 6. Pokladna Pokladní operace účtování probíhá na účtu 261. Jsou vyhotovovány příjmové a výdajové pokladní doklady, průběžně jsou zaúčtovány na příslušné účty dle směrné účtové osnovy. Deník pokladny je vyhotovován na počítači průběžně a uzavírá se měsíčně. Zůstatek je vždy dokontrolován na fyzický stav hotovosti v pokladně. Výdajové doklady jsou opatřeny razítkem s podpisem starosty (příp.místostarosty) a účetní. Kontrola pokladny probíhá čtvrtletně finanční komisí. Pokladní limit je ,- Kč. Doplnění pokladní hotovosti provádí Účetní výběrem z účtu v KB Mladá Boleslav. 7. Banka Obec má běžný účet založen u Komeční banky, a. s., Mladá Boleslav. Pro disponování s bankovním účtem /0100 mají podpisové právo: starosta, místostarosta, účetní. Účetní provádí platbu faktur elektronicky na základě vydaného certifikátu, který je platný na určité období. Vydává ho Komerční banka. Dále má obec založen účet i u České národní banky / Zúčtovací vztahy Pohledávky předpis poplatků, plateb za služby, nájmy, prodeje jsou účtovány na syntet.účtě 315.xxx dle roku. V průběhu účetního období provádí účetní inventarizaci pohledávek. Při nedodržení termínu splatnosti vyhotoví upomínku. Nebude-li na základě upomenutí úhrada provedena, předá podklady k vymáhání pohledávky právníkovi, který obec zastoupí. Závazky jsou účtovány na účtu 321 xxx 9. Mzdy vnitřní platový předpis Mzdy a odměny z Dohod jsou vypláceny dle příslušného zákona. Odměny zastupitelů jsou poskytovány dle přílohy č. 1 k nařízení vlády č. 37/2003 Sb., nařízení vlády č. 564/2006 Sb. 10. Inventarizace majetku a závazků Dle 29 a 30 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, se inventarizace majetku, pohledávek a závazků provádějí v okamžiku, ke kterému je sestavena řádná účetní závěrka, tzn. k kalendářního roku. Před stanoveným termínem inventarizace připraví účetní podklady pro fyzickou inventuru majetku se všemi náležitostmi. Dokladovou inventuru provádí účetní k příslušného roku. 11. Rozpočet, rozpočtová opatření, závěrečný účet

5 Rozpočet, rozpočtová opatření, závěrečný účet sestavuje a navrhuje starosta ve spolupráci s účetní obce. Zajišťuje zveřejnění v předepsaných lhůtách a předkládá zastupitelstvu k projednání a následnému schválení. Rozpočtová opatření v závazných ukazatelích do 50000,- Kč, v případě dotací za SR (volby) nebo v případech potřebných k zajištění chodu obce v případu krizových situací může odsouhlasit starosta obce s oběma místostarosty obce. Zastupitelstvo bude o těchto změnách informováno na nejbližším zasedání. 12. Vnitřní kontrolní systém Kontrolní činnost zajišťují finanční a kontrolní výbor zvolené na veřejném zasedání zastupitelů obce. - Finanční výbor kontroluje zejména aby pokladní hotovost souhlasila na účetnictví, aby účetní doklady měly předepsané náležitosti, zda jsou účetní doklady přiloženy k příslušným bankovním výpisům, vedení evidence majetku a plnění rozpočtu a rozpočtových opatření. Finanční výbor provádí kontrolu hospodaření obce jednou za 3 měsíce. - Kontrolní výbor kontroluje zejména plnění usnesení zastupitelstva, dodržování právních předpisů a plní další kontrolní úkony, jimiž jej pověřilo ZO. 13. Archivace účetních dokladů Při úschově a ukládání písemností a záznamů se postupuje dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivaci a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Účetní doklady běžného roku a roku předcházejícího jsou uloženy v pořadačích. Účetní doklady se uloží do archívu: - účetní závěrka po dobu 10 let počínaje koncem účetního období, kterého se týkají - účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh po dobu 5 let počínaje koncem účetního období, kterého se týkají - doklady ke mzdám (mzdové listy, prohlášení k dani z příjmu, evidenční listy k důchodu) jsou uloženy v sídle obce po dobu 2 let, potom jsou uloženy v archivu obce. Doba skartace 20 let - všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně po dobu 10 let - Dokumentace z provedených inventarizací se archivují 5 let. Za uložení do archivu odpovídá účetní. O zapůjčených písemnostech se pořídí písemný protokol. Tato směrnice byla projednána a schválena na jednání zastupitelstva obce Rohatsko dne 29.března 2015 usnesením č. 4/2015. Tímto dnem směrnice nabývá účinnosti a ruší se tímto předchozí směrnice ze dne Datum:

6 ... Václav Král, starosta obce