Novinky v MONIT7+ a BENEFIT7 12/2012 12. 12. 2012 Změny v instalaci k 1. 12. 2012 1
1. MONIT... 3 1.1. Obecná část... 3 1.1.1. Postup doplnění předávacího kódu adresy do záznamu subjektu v IS Monit7+ stavu z P3(P3a) do P4 nebo při změně žadatele/příjemce... 3 1.2. Finanční část... 6 1.2.1. Zúžení seznamu typů rozpočtu... 6 1.2.2. Změna způsobu navazování klasifikací plateb refundace předfinancování... 7 1.2.3. Zobrazování zamítnutých klasifikací plateb skutečnost na platebním kalendáři červených přeškrtnutým písmem... 10 1.3. Výstupní Sestavy... 12 1.3.1. Rozšíření sestavy R32- Výběrová řízení o pole Popis... 12 1.3.2. Nový sloupec datum zařazení do certifikace a datum certifikace v sestavě M183... 12 1.3.3. Nový sloupec Žádost dle FP ve finančních sestavách... 12 1.4. Globální granty... 13 1.4.1. Automatika na generování záložky F2 při přechodu do stavu P2a... 13 1.4.2. Změna vzhledu záložky Smlouvy v modulu Globální granty... 14 1.4.3. Rozšíření role FM ZS o náhled na indikátory... 14 2. BENEFIT... 14 2.1. Žádost o platbu... 14 2.1.1. Úprava automatiky doplňování checkboxu závěrečná platba v Benefit 7 Žádosti o platbu. 14 3. UNIT COSTS... 15 3.1. Monitorovací zpráva... 15 3.1.1. Záporné žádosti o platbu u projektů UC... 15 4. POUŽÍVANÉ ZKRATKY:... 17 2
1. MONIT 1.1. Obecná část 1.1.1. Postup doplnění předávacího kódu adresy do záznamu subjektu v IS Monit7+ stavu z P3(P3a) do P4 nebo při změně žadatele/příjemce Ověření, zda-li má záznam subjektu vyplněný předávací kód adresy a) S ohledem na přechod na rejstřík ROS může dojít k potížím s importem kódu adresy při přechodu projektu do stavu P4 nebo při změně žadatele/příjemce v IS Monit7+. Následující postup může pomoci při doplnění kódu adresy, pokud je adresa validní dle UIRADR, resp. dle ISZR (RUIAN). b) Otevřete k editaci záznam subjektu (přes tlačítko Upravit). Stiskněte F8, v menu vyberte Zobrazit předávací kod adresy uložený v záznamu subjektu, stiskněte Provést. 3
c) Zobrazí se informace: nebo Doplnění předávacího kódu adresy do záznamu subjektu V případě, že vám MONIT7+ nedovolí projekt přepnout do stavu P4, nebo změnit žadatele/příjemce projektu z důvodu, že v záznamu žadatele není vyplněn předávací kód adresy, tzn. v těchto situacích: 4
postupujte takto: a) Otevřete k editaci záznam subjektu - přes tlačítko Upravit (v případě změny žadatele otevřete záznam nového žadatele). b) Proveďte zvalidování subjektu ARESEm nebo ISZR (ROSem) tento úkon by měl ve většině případů předávací kód do záznamu subjektu doplnit (lze ověřit postupem A. výše). V opačném případě (kód se k subjektu nedoplnil) postupujte dle dalšího bodu. c) Z detailu subjektu, ze záložky Adresy otevřete k editaci (tlačítkem Upravit) oficiální adresu (příp. jinou, ze které předávací kód chcete zkopírovat do záznamu subjektu). Po otevření detailu adresy stiskněte klávesu F8. V menu vyberte Zkopírovat do záznamu subjektu předávací kód této adresy a stiskněte tlačítko Provést : 5
d) Aplikace do nadřízeného záznamu subjektu doplní předávací kód otevřené adresy a provedení úkonu potvrdí zobrazením zprávy: Poznámka: Tento postup lze použít pouze u adres, které jsou validní dle UIRADR, resp. dle ISZR (RUIAN). U nevalidních adres se po stisku F8 možnost provést tuto operaci vůbec nenabídne (předávací kód se do adresy doplňuje při validaci, nevalidní adresy nemají předávací kód vyplněný). 1.2. Finanční část 1.2.1. Zúžení seznamu typů rozpočtu Vzhledem k tomu, že v rámci OPVK používáme jen tyto rozpočtů: dle projektové žádosti, dle smlouvy, dle dodatku, byly ze seznamu při kopírování či zakládání nového záznamu vyloučeny rozpočty Stav dle MZ a Proplaceno skutečnost. 6
1.2.2. Změna způsobu navazování klasifikací plateb refundace předfinancování Pracovní skupina pro rozvojové požadavky schválila na žádost O CERA změnu v navazování klasifikací plateb refundace předfinancování na řádky platebního kalendáře. Změna přináší úpravu platných Uživatelských postupů finančních manažerů v IS M7+ u projektů IPo a TP v režimu ex-ante financování (verze 3.1.). Dosud se klasifikace refundace předfinancování navazovaly nejdříve na řádky, kde byly navázány klasifikace předfinancování a dosud nebyly navázány klasifikace refundace předfinancování, podle schématu: 7
Nově se klasifikace refundace předfinancování budou řadit podle pořadí volných řádků platebního kalendáře. Příklad č. 1: MZ bez ŽoP První monitorovací zprávu může příjemce předat bez žádosti o platbu. V takovém případě finanční manažer označuje řádek finančního plánu č. 2 zatržítkem (fajfkou) v checkboxu Další žádost o platbu v pořadí se naváže na řádek 3 finančního plánu.. 8
Příklad č. 2: Odskočený řádek finančního plánu Odskočený řádek se naváže na řádky platebního kalendáře související s řádkem finančního plánu, na který v důsledku schválení monitorovací zprávy se změněným pořadím harmonogramu čerpání v Benefit7 odskočil. Refundace se navazuje podle pořadí dosud neobsazených řádků platebního kalendáře klasifikacemi refundace předfinancování. 9
Příklad č. 3: Žádost o platbu na nulu Žádost o platbu, jejíž refundace zní na 0 Kč, příjemce v Benefit 7 vyplňuje pouze v případě, že v daném monitorovaném období neuskutečnil žádné výdaje. Z důvodů plynulosti čerpání OP VK je potřeba příjemce nasměrovat k předkládání uskutečněných výdajů v každé ŽoP a neobcházet povinnost dodávat ŽoP s každou MZ vyjma první dodáním ŽoP na 0 Kč. Žádost o platbu na nulu obsadí řádek finančního plán. Je schválena bez toho, aby na ní vznikly jakékoliv klasifikace plateb. Nový způsob navazování klasifikací plateb odpovídá nastavení šablony. I z toho důvodu je důrazně doporučeno využívat při administraci ŽoP šablony klasifikací plateb. 1.2.3. Zobrazování zamítnutých klasifikací plateb skutečnost na platebním kalendáři červených přeškrtnutým písmem Až dosud se zamítnuté klasifikace plateb na platebním kalendáři přeškrtávaly pouze u klasifikací typu žádost. Nyní se přeškrtávají veškeré klasifikace plateb. Platí rovněž pro souhrnné žádosti o platbu F5 na úrovni Globálních grantů. 10
11
1.3. Výstupní Sestavy 1.3.1. Rozšíření sestavy R32- Výběrová řízení o pole Popis V sestavě R32 Výběrová řízení, která je publikována na stránkách portálu OP VK (http://opvk.msmt.cz/cs/group/opvk/monit) v sekci Informační systémy/ Monit7+,nově naleznete sloupec Popis výběrového řízení na záložce R32. Popis VŘ je importován ze stejnojmenného pole na záložce Popis na detailu výběrového řízení v IS Monit7+. Současně byl rozšířen generátor sestav o volbu tohoto pole. 1.3.2. Nový sloupec datum zařazení do certifikace a datum certifikace v sestavě M183 Obě nová pole se plní z oblasti dat Financování/ Platební kalendář/ klasifikace Refundace předfinancování skutečnost navázané na danou ŽoP, záložka Podrobnosti II, pole Datum zařazení do certifikace, datum certifikace. Viz obrázek 1.3.3. Nový sloupec Žádost dle FP ve finančních sestavách Do sestav M181, M185, R17, M225 a M118 byl doplněn sloupec Žádost dle FP. Tento sloupce vykazuje hodnoty: 0 = nultá platba (zálohové platby a ostatní platby s nulovým vyúčtováním), tyto platby jsou označeny v checkboxu na příslušném řádku finančního plánu zatržítkem P = průběžná platba Z = závěrečná platba, tyto platby jsou označeny v checkboxu na příslušné klasifikaci platby Při schválení ŽoP funguje automatika, která vyhodnocuje, zda platba je 0 tá, či ne. Zatržítko na finančním plánu se upraví dle pravidla plnění checkboxu nulté platby, viz výše. U zaregistrovaných žop zatím nebyla automatická kontrola checkboxu provedena, správnost jeho vyplnění závisí na jeho editaci finančním manažerem. Při kontrole 0-tých plateb tak byla odhalena chyba v datech při vyhodnocování 0-tých ŽoP, proto sloupce v případě nultých a průběžných plateb ještě nedává 100% výsledky. Seznam projektů, kde se tato chyba vyskytuje je k dispozici na odd. 414 (Kateřina Kolofíková). Chyba je v řešení u Tesco Software a.s. 12
1.4. Globální granty 1.4.1. Automatika na generování záložky F2 při přechodu do stavu P2a Záložka F2 není na grantových projektech editovatelná, je-li žádost o platbu ve stavech Zaregistrována, nebo Vrácena k dopracování. Záložka F2 se dotahuje automaticky spolu s přechodem do stavu P2a Schválena ZS. Jména a data na záložce Podrobnosti se dotahují ze záložky Podrobnosti II., částky na záložce Příkaz k proplacení se dotahují z klasifikací plateb předfinancování. Pro úspěšné vygenerování záložky F2 je nezbytné, aby daný Zprostředkující subjekt měl pro danou výzvu naplněný číselník osob, funkcí a organizací pro záložku Podrobnosti II. Ve stavu žádosti o platbu P2a Schválena ZS již oblast Zprostředkující subjekt/řídící orgán a celá záložka Příkaz k proplacení nejsou editovatelné. Editovat lze oblasti na záložce Podrobnosti: Finanční útvar a Příkaz k proplacení. Je-li žádost o platbu vrácena do stavu P1 Zaregistrována, a znovu převedena do stavu Schválena ZS, automatika plnění záložky již neprobíhá. Jediný způsob, jak záložku F2 opravit, je prostřednictvím formuláře změn. 13
1.4.2. Změna vzhledu záložky Smlouvy v modulu Globální granty Přehledová tabulka záložky smlouvy nyní navíc obsahuje částku smlouvy a částku křížového financování. 1.4.3. Rozšíření role FM ZS o náhled na indikátory Role FM ZS byla doplněna o náhled na záložku Indikátory v modulu Globální granty. 2. BENEFIT 2.1. Žádost o platbu 2.1.1. Úprava automatiky doplňování checkboxu závěrečná platba v Benefit 7 Žádosti o platbu V žádosti o platbu v Benefit7 byla před časem zapracována automatika na doplňování checkboxu Závěrečná platba zatržítkem, pokud projekt přešel do stavu P5 Realizace ukončena. V tomto stavu by již příjemce měl nově finalizovat pouze závěrečné ŽoP. Checkbox zůstal editovatelný pro výjimečné případy, kdy tomu tak nebylo. Cílem opatření bylo eliminovat velké množství žop, které bylo nutné vracet do Benefitu k dopracování, neboť u nich příjemce checkbox obvykle zapomněl editovat. 14
V souvislosti s tímto požadavkem se však rovněž stávalo, že se checkbox předvyplnil i na průběžné žop vrácené k dopracování v okamžiku, kdy projekt již přešel do stavu P5 Realizace ukončena. Pokud si příjemce automatického předvyplnění checkboxu nevšiml, a žádost finalizoval, musel ji FM opět vracet k opravě nesprávně vyplněného checkboxu. Automatiku se podařilo opravit až jiným rozvojovým požadavkem, na jehož zadání trval dodavatel. Nyní již k předvyplňování checkboxu u průběžných žop vrácených k dopracování nedochází. 3. UNIT COSTS 3.1. Monitorovací zpráva 3.1.1. Záporné žádosti o platbu u projektů UC Byla zapracována automatika pro generování záporných žádostí o platbu u projektů UC, které k okamžiku ukončení splní účel dotace, tj. v rámci všech MZ za dobu realizace vytvoří a bude jim schváleno 50 % a víc hodnoty výstupů projektu. Rozdíl již vyplaceného předfinancování v rámci první, příp. i druhé zálohy, a celkovým vyúčtováním, je částka, kterou je příjemce povinen vrátit poskytovateli dotace a bude tímto způsobem zaznamenána do Monit7+. Z důvodu omezení chybovosti při výpočtu je tato částka vypočtena přímo v M7+. Většina dalších informací se také doplní automaticky tak, jak jsou finanční manažeři zvyklí při generování standardních zálohových nebo vyúčtovacích žádostí o platbu. 15
Vzhledem ke konstantnímu počtu 7 řádků finančního plánu u projektů UC, kdy každý řádek odpovídá jedné zálohové nebo vyúčtovací žádosti o platbu, bude tato záporná ŽoP zavázaná na nový, v pořadí 8. řádek finančního plánu, k jehož vygenerování dojde až po zadání požadavku na vytvoření této ŽoP. ŽoP se vygeneruje standardně pomocí tlačítka F8, kde do nabídky přibyla možnost Vygenerovat závěrečnou žádost o platbu : Vybráním tohoto příkazu dojde k vytvoření 8. řádku finančního plánu, tomu odpovídajících řádků platebního kalendáře, žádosti o platbu s vypočtenou zápornou částkou předfinancování, tj. prostředků k navrácení a na ŽoP související klasifikace platby. Automatika se spustí pouze v případě, že je dosaženo požadovaného procenta splnění KA. Také neproběhne žádná operace, pokud na projektu v době generování bude existovat rozpracovaná MZ nebo ŽoP (tj. ve stavu Zaregistrována). Podrobný popis administrace takovéto ŽoP bude popsán v Postupech pro ukončení projektů Unit Costs v Monit7+. 16
4. POUŽÍVANÉ ZKRATKY: CZV F1 F5 FM FP GG GP IP ISVZ JPP MZ PK PM ŘO VŘ ŽoP Celkové způsobilé výdaje označení formuláře žádosti o platbu - IP/GP označení formuláře žádosti o platbu - GG Finanční manažer Finanční plán Globální grant Grantový projekt Individuální projekt Informační systém o veřejných zakázkách Jiné peněžní příjmy Monitorovací zpráva Platební kalendář Projektový manažer Řídící orgán Výběrová (zadávací) řízení Žádost o platbu 17