Kontrola prohlášení o uskutečněných výdajích (záložky Soupisky účetních dokladů a Žádost o platbu)

Transkript

1 Zpět na seznam příruček! Důležité upozornění: Administrace žádosti o platbu za mikroprojekt končí teprve tím, že schválíte jak soupisku, tak i žádost o platbu (změnou stavu soupisky na P2 Soupiska schválena a změnou stavu žádosti o platbu na P2 Schválena ). Pokud některý z těchto kroků neprovedete u některých projektů zahrnutých do Prohlášení za národní část-mikroprojekty, IS MONIT7+ Vám nepovolí nastavit stav souhrnné žádosti na P1a Odesláno administrátorem. Všechny texty, které se týkají pouze projektů na administraci Fondu mikroprojektů, jsou vepsány červenou barvou. Vzhledem k tomu, že projekty na administraci se chovají jako klasické mikroprojekty, funguje systém podávání žádostí stejně jako u mikroprojektů. Administrace v MONIT7+ je pak velmi podobná administraci individuálního projektu, protože pro ně je MONIT7+ primárně připravován. Prohlášení o uskutečněných výdajích za národní část se tak díky jednokolovému režimu přenese automaticky na záložky Soupisky účetních dokladů a Žádost o platbu (viz obrázek). Aby bylo prohlášení schváleno, musí být schválena jak soupiska, tak žádost o platbu, i když dohromady je to stále prohlášení za národní část. Souhrnnou žádost za obě části hranice podá vedoucí český partner až v návaznosti na získaná osvědčení a její administrace bude ryze skrze MONIT7+ a wordovský formulář (tedy se nevyužije BENEFIT7). Kontrola prohlášení o uskutečněných výdajích (záložky Soupisky účetních dokladů a Žádost o platbu) Jakmile žadatel vyplní kompletní prohlášení o uskutečněných výdajích a finalizuje ho, je automaticky přeneseno do systému MONIT7+, kde k němu budete mít přístup. Nachází se v bloku záložek financování na záložce Soupisky účetních dokladů. Zde budou vidět všechny nahrané soupisky, které spadají k danému projektu (tedy i za jednotlivé partnery). Záznam je možné tlačítkem upravit otevřít pro úpravy.

2 Hlavní okno soupisky se dělí na tři bloky. Prvním (1) je záhlaví, kde jsou shrnuty základní informace o čísle soupisky, partnerovi, který ji předkládá, kurzech se použitých pro přepočty (měsíční kurzy platné v době finalizace soupisky) a časových úsecích od do, za které je soupiska předkládána. Druhý blok (2) slouží pro nastavení stavu soupisky (schválena, vrácena k přepracování). K němu přistupujte až po kontrole soupisky. Třetí a poslední blok (3) slouží k zobrazování jednotlivých záložek. Doklady

3 První záložkou jsou Doklady. Zde bude vypsán kompletní seznam dokladů, které žadatel připojil k soupisce. Každý jednotlivý doklad lze zobrazit v náhledu a případně na něm upravit jakoukoliv hodnotu. V případě, že bude třeba žadateli snížit uznanou hodnotu nějakého dokladu, slouží pro to blok Korekce (1) na podzáložce Částka v měně dokladu. Zde se zadá hodnota v původní měně, kterou chcete odebrat (Pozor, abyste nevyplňovali celkovou částku, vyplňuje se hodnota korekce). Pokud například žadatel žádá o 1500, ale vy mu chcete odebrat 200, pak tedy 200 bude hodnota korekce. Hodnoty se zadávají v kladných číslech. Jestliže nějakou korekci uplatňujete, je třeba vyplnit pole Poznámka (2). Na detailu dokladu je ještě druhá podzáložka, kde jsou částky přepočteny na EUR. Na této záložce se nedá nic vyplnit, můžete pouze prohlížet částky přepočtené dle měnového kurzu platného v době 1. finalizace žádosti o platbu.

4 Kontrola a korekce osoby Druhá záložka slouží k vyplnění informací o osobách, které korekci provedly a schválily. Dále je zde důležité pomocné tlačítko Kontroly soupisky, jehož stiskem se otevře nové okno. Podokno Kontroly soupisky je neaktivní a není možné v něm nic vyplnit. Objevují se zde upozornění na možná porušení pravidel. Okno Kontroly soupisky obsahuje několik záložek: Podezření na duplicitu zde by se objevily doklady, u nichž je podezření, že byly již jednou předloženy v rámci jiné soupisky. Pokud se zde objeví, neznamená to automaticky, že je duplicitní, ale měla by se jeho kontrole věnovat větší pozornost. Kontrola překročení rozpočtu zde by se objevila informace, že byl překročen rozpočet partnera Kontrola překročení rozpočtové kapitoly zde lze kontrolovat překročení rozpočtových podkapitol nebo kapitol za celou dobu trvání projektu. Jedná-li se o prohlášení za národní část, vnímejte údaje jako orientační. Budoucí žádosti o platbu ještě mohou změnit procentní podíly jednotlivých podkapitol rozpočtu. Kontrola data vystavení dokladu a data úhrady zde se objeví doklady, jejichž datum úhrady nebo vystavení nespadá do období, za které se prohlášení předkládá

5 Kontrola Prohlášení o uskutečněných výdajích Na této záložce se nachází několik otázek, které je třeba zodpovědět podle přiloženého prohlášení. Některé otázky jsou na sobě navzájem závislé. Například když zaškrtnete negativně třetí podmínku, zaškrtne se automaticky negativně i čtvrtá. Pokud je nějaká otázka zodpovězena negativně, je třeba vyplnit pole Poznámka na příslušném řádku. Rozpis financování a uskutečněné výdaje Needitovatelná záložka s přehledem zdrojů financování dle smlouvy, dle předchozích osvědčení a prohlášení. Z údajů na této záložce vzniká osvědčení o způsobilosti výdajů. Osvědčení Zde je třeba vyplnit, kdo osvědčení vypracoval, schválil a příslušné datum.

6 Přílohy Případné přiložené přílohy se naleznou na této záložce. Soubory je možné stáhnout na disk. V podobě PDF přílohy zde najdete také tiskovou verzi soupisky. Tato funkčnost však byla zavedena až roku 2010, takže zde nenajdete tiskové verze soupisek, které byly podány dříve. Navigace a změna stavu Jakmile máme celé prohlášení zkontrolované a opravené, změníme jeho stav. Zde je třeba vlevo zvolit stav, do kterého chceme soupisku převést (1), splnit případné podmínky v pravé straně a poté stisknout tlačítko Změnit stav (2). Pozor, změna stavu je nevratná, a proto si překontrolujte všechny zadané údaje raději dvakrát, než stav změníte. Vzhledem k tomu, že projekty na administraci jsou jako klasické mikroprojekty, jejich podávání prohlášení za národní část je jednokolové. MONIT7+ je ale dělaný primárně pro individuální projekty a tak se prohlášení za administraci přenese jak na záložku soupisky účetních dokladů, tak se část dat přenese na záložku žádost o platbu, i když v tomto případě názvosloví zcela neodpovídá (viz následující náčrtek).

7 Kromě soupisky je tedy třeba administrovat také druhou část prohlášení na záložce Žádost o platbu. Hlavní okno žádosti o platbu se rozděluje na tři bloky. První (1) je záhlaví, kde jsou základní informace o žádosti o platbu. Údaje v záhlaví nemůže uživatel změnit. Druhý (2) blok slouží pro změnu stavu (schválení, vrácení k přepracování). S tímto blokem se bude pracovat až po skončení kontroly žádosti. Třetí (3) blok slouží k zobrazení obsahu jednotlivých záložek. Podrobnosti První záložkou jsou Podrobnosti (mělo by být přejmenováno na Podrobnosti I). Zde je třeba vyplnit, zda projekt vytváří příjmy a zkontrolovat, zda jsou správně zvoleny účty. Pokud by náhodou nebyl účet zvolen, je třeba ho vybrat ze seznamu. Další údaje jsou informačního charakteru.

8 Podrobnosti Druhá část záložky Podrobnosti (mělo by být přejmenováno na Podrobnosti II) zobrazuje informace o vedoucím partnerovi a případně o hlavním příjemci dotace. Zde není třeba nic vyplňovat. Vazba na kalendář plateb!!! Tuto záložku již nemusíte vyplňovat, protože klasifikace platby jsou nepovinné pro všechny mikroprojekty a všechny projekty na administraci. Zároveň nemusíte již nic vyplňovat ani na platebním kalendáři!!! Rozpis financování projektu Zde se zobrazují přehledy požadovaných, schválených a vynaložených financí. Ani zde není třeba nic vyplňovat, podobné údaje již jste viděli při přípravě osvědčení (záložka Rozpis financování a uskutečněné výdaje).

9 Přílohy V případě, že jsou nějaké přílohy u žádosti o platbu, objeví se na této záložce. Je možné je otevřít, případně upravit a smazat. Podobně jako tomu bylo u soupisky, tak i zde bývá načtena tisková verze žádosti o platbu ve formátu PDF. Tiskovou verzi žádosti o platbu si můžete prohlížet u všech žádostí o platbu podaných od léta 2009 (pokud již tuto přílohu některý uživatel nesmazal). Specifické výdaje Ani zde není třeba nic vyplňovat, toto pole se automaticky plní součtem z určených podkapitol soupisek. Jedná se o statistické údaje. Soupisky účetních dokladů Zde je možné podívat se na soupisky, které byly navázány na žádost o platbu. Není možné je editovat (k tomu slouží záložka soupisky dokladů, kterou jsme používali při kontrole prohlášení). Požadované a schválené částky

10 Zde je možné vyplnit celkový přehled požadovaných a schválených částek. Doporučujeme nevyplňovat, protože v podstatě stejné údaje již budete mít vyplněné na osvědčení. Kontrola výstupních sestav Před ukončením administrace doporučujeme vytisknout z modulu Výstupní sestavy formulář F2 Osvědčení o způsobilosti výdajů. Chcete-li zkontrolovat také provedené korekce a Vaše poznámky k jednotlivým dokladům, použijte sestavu F0 Soupiska výdajů - verze po kontrole kontrolorem. Pro analýzu čerpání nákladů v různých rozpočtových podkapitolách a kapitolách můžete použít sestavu A19 Rekapitulace rozpočtu. Tato sestava obsahuje cenné informace o čerpání zejména pro projekty mimo Fond malých projektů, ale v některých případech Vám může pomoci i při administraci projektů v rámci FMP (zejména u projektů typu A v euroregionu Těšínské Slezsko). Pokud při kontrole sestav naleznete nějaké nedostatky, můžete je ještě opravit. Změna stavu Pokud máme vše zkontrolováno a vyplněno, můžeme přejít ke změně stavu (schválit žádost o platbu, nebo ji vrátit k přepracování). Celá žádost o platbu (celé prohlášení za národní část FMP - administrace) se vrací k přepracování přes změnu stavu žádosti o platbu, čímž dojde k vrácení jak dat ze žádosti (dat z prohlášení za národní část FMP - administrace), tak dat ze soupisky. Je to z toho důvodu, aby někdo nevracel k přepracování pouze soupisku, což by v tomto jednokolovém systému nemělo smysl.

11 ! Dokud nebude schválena jak soupiska, tak žádost o platbu (oboje patří do prohlášení), nemá správce fondu možnost připravovat další žádost o platbu.! Jestliže chcete schválit osvědčení pro příslušný projekt (pro příslušné prohlášení za národní část FMP - administrace), schvalte v IS MONIT7+ jak soupisku ("P2 Soupiska schválena"), tak i žádost o platbu ("P2 Schválena"). Pokud u některého projektu zůstane neschválená soupiska nebo žádost o platbu a správce FMP takový projekt zahrne do tzv. souhrnných žádostí za celý fond nebo za jeho národní část - mikroprojekty, nebude možné nastavit u souhrnné žádosti stav "P1a Odesláno administrátorem FMP" a dojde ke zdržení v administraci souhrnné žádosti Tisk výstupních sestav Jakmile je vše dokončeno, můžete žadateli vytisknout z modulu Výstupní sestavy formulář F2 Osvědčení o způsobilosti výdajů a tím končí administrace žádosti o platbu (administrace Prohlášení za národní část FMP - administrace). Pokud chcete konečného uživatele podrobně informovat o korekcích a Vašich poznámkách k jednotlivým dokladům, můžete ještě vytisknout sestavu F0 Soupiska výdajů - verze po kontrole kontrolorem, případně i sestavu A19 Rekapitulace rozpočtu. Zpět na seznam příruček