Příloha č. 3 Smlouvy Součinnost stran při poskytování některých plnění Nástroje pro poskytování součinnosti 1.1 Help desk Poskytovatel vytvoří a zajistí službu pro hlášení vad/požadavků/připomínek (dále jen help desk ), kde bude uživateli 24 hodin denně umožněno hlásit vady, které vykazuje DWH a další podněty, včetně požadavků na aktivity v rámci fáze A2 a požadavků na provoz a rozvoj v rámci fáze A3. Poskytovatel vytvoří a uvede help desk do provozu do 3 měsíců od podpisu Smlouvy. Reakční doba Poskytovatele bude do 4 hodin od nahlášení vady, nebo jiného požadavku. Veškerá komunikace v help desk bude ukládána v evidenční databázi. 1.1.1 Evidenční databáze Evidenční databáze umožní generovat přehledy nahlášených vad, nebo dalších požadavků v minimálním členění: údaje zadávané Objednatelem: datum nahlášení požadavku/vady, jméno pověřené osoby Objednatele požadavku, popis požadavku, důvody nepodepsání Evidenčního listu, návrh termínu na dopracování/úpravu požadavku údaje zadávané Poskytovatelem: požadavky Poskytovatele na součinnost s Objednatelem (časové nároky, termíny) harmonogram realizace včetně předpokládaného termínu ukončení dané aktivity u požadavků analýz pro A3.2 i plánované počty hodin realizace programovacích a testovacích služeb název a číslo fáze/etapy, v jejímž rámci se budou dané aktivity realizovat postup realizace dané aktivity s periodou 1 týden skutečné datum ukončení aktivity potvrzení termínu na dopracování/úpravu požadavku V rámci realizace bude veškerá písemná komunikace mezi Objednatelem a Poskytovatelem evidována v evidenční databázi. Jednotlivé požadavky bude možné z evidenční databáze vytisknout nebo vyexportovat v jednom dokumentu i včetně související komunikace. Poskytovatel je povinen zaznamenávat do evidenční databáze veškeré práce při realizaci fáze A2 ihned po jejich započetí a pravidelně aktualizovat stav prací až do jejich předání.
V evidenční databázi bude zaznamenáván průběh řešení požadavku až do doby jeho akceptace. Poskytovatel je povinen informace o průběhu realizace požadavku zaznamenávat tak, aby bylo možné po realizaci požadavku vytisknout z evidenční databáze Evidenční list jako doklad dokumentující průběh realizace požadavku. Poskytovatel je povinen Evidenční list předat (zašle e-mailem) Objednateli (osobě, která dala podnět ke vložení požadavku do evidenční databáze). Objednatel ověří (tj. otestuje nebo jinak zkontroluje výstupy dané aktivity), zda byl podnět realizován dle požadavku a v kladném případě Evidenční list podepíše. V opačném případě Objednatel Evidenční list nepodepíše, uvede důvody a vrátí požadavek k dopracování Poskytovateli s návrhem termínu na dopracování či úpravu požadavku. Poskytovatel termín potvrdí v Evidenční databázi. 1.2 Hot-line V rámci fáze A3 budou uživatelům MIS operativně poskytovány konzultace v případech, kdy je nezbytné okamžité řešení. Hot-line bude okamžitě dostupná telefonicky kdykoli v pracovních dnech mezi 08:30 a 16:30, v ostatních dnech či časech po dohodě smluvních stran. Problémy, které nebude možno vyřešit okamžitě prostřednictvím hot-line zanese Objednatel do informačního systému hlášení vad help desk. Postup při zadání požadavku na rozvoj Plnění požadavků na rozvoj (fáze A3.2) se bude skládat ze dvou částí. Část první analýza požadavku, bude plněním, které bude evidováno jako plnění podle části A 3.1 Správa a údržba. Na základě této analýzy rozhodne Objednatel, zda zadá Poskytovateli požadavek na rozvoj (část druhá). Část druhá realizace požadavku na rozvoj bude evidována jako plnění podle části A3.2. 1.3 Analýza požadavku na rozvoj 1) Objednatel vloží do evidenční databáze požadavek. 2) Poskytovatel dodá analýzu ve lhůtě odsouhlasené oběma smluvními stranami. Analýza bude zpracována v elektronické podobě a bude přístupná v evidenční databázi. Nezbytnou součástí analýzy bude: a. vyhodnocení dopadů realizace požadavku na DWH a MIS b. požadavky na Objednatele v souvislosti s realizací požadavku c. předpokládaná doba realizace ve dnech d. očekávaný hodinový rozsah prací 3) Objednatel a. analýzu požadavku akceptuje; b. vyzve Poskytovatele k doplnění analýzy nebo c. požadavek na vyhotovení analýzy zopakuje s upřesněním jejích parametrů.
1.4 realizace požadavku na rozvoj 1) Požadavek na rozvoj musí vycházet z Objednatelem akceptované analýzy požadavku. Objednatel může požadavek se souhlasem Poskytovatele drobně upravit, čímž však nesmí být dotčena podstata akceptované analýzy. 2) Objednatel zadá do evidenční databáze požadavek na rozvoj na základě Poskytovatelem vyhotovené analýzy požadavku. 3) Poskytovatel je povinen zaznamenávat do evidenční databáze průběh řešení požadavku až do doby jeho realizace. 4) Z evidenční databáze bude možné vytisknout Evidenční list jako doklad dokumentující průběh realizace požadavku. 5) Poskytovatel předá požadované dílo Objednateli. Spolu s dílem předá Objednateli podepsaný Evidenční list (v případě předání díla elektronicky zašle Evidenční list poštou). 6) Předání a převzetí díla (činností) bude provedeno na základě akceptačního řízení, které bude zahrnovat porovnání skutečných vlastností díla (činností) s Objednatelem požadovanou specifikací. Akceptační řízení bude zahrnovat kontrolu provedení díla v souladu s analýzou požadavku a se závazným požadavkem na rozvoj podle bodu 1 prováděnou Objednatelem. 7) Objednatel a. akceptuje dílo podepsáním Akceptačního protokolu v případě, že dílo bylo provedeno v souladu s požadavkem na rozvoj a nemá vady; b. vytkne Poskytovateli i. rozpor mezi provedeným dílem a požadavkem na rozvoj, který brání Objednateli v akceptaci díla nebo ii. vady díla, které brání Objednateli v akceptaci díla, a vyzve Poskytovatele k nápravě vytknutých nedostatků díla. Poskytovatel nemá nárok na odečet dalších hodin nad rámec odhadu v původní analýze případně podle požadavku na rozvoj. 8) V případě 7) b. se Akceptační řízení opakuje až do úspěšné fáze 7) a. 9) Záruční doba k dodanému dílu začíná předáním bezvadného díla. Její délka se váže na záruční dobu k DWH a MIS. Akceptační procedury Smluvní strany sjednávají, že Služby (výsledky práce) poskytnuté Poskytovatelem Objednateli v rámci každé jednotlivé etapy budou vždy podrobeny tzv. akceptačnímu řízení. Výstupem akceptačního řízení je akceptační protokol podepsaný oběma smluvními stranami. Okamžikem podpisu akceptačního protokolu se považuje dílčí plnění ze strany Poskytovatele za řádně předané a ze strany Objednatele za převzaté a schválené. V případě, že nedojde k podpisu Akceptačního protokolu ze strany Objednatele, není dílčí plnění ze strany Poskytovatele považováno za řádně předané a ze strany Objednatele za řádně převzaté a schválené.
1.5 Akceptační procedura pro fázi A1 Poskytovatel Objednateli předloží výstupy fáze A1 dle přílohy č. 1 smlouvy současně s návrhem Akceptačního protokolu. Objednatel ve spolupráci s Poradcem posoudí předaný materiál. 1) V případě, že k výstupu nebudou ze strany Objednatele a Poradce výhrady, Objednatel výstup akceptuje formou Akceptačního protokolu podepsaného oběma smluvními stranami 2) V případě, že k výstupu bude mít Objednatel nebo Poradce výhrady (dle charakteru vad dle článku 6.5 Smlouvy), předá výstup s doporučeními zpět Poskytovateli k přepracování. 3) Postup uvedený v bodě 2 se opakuje až do úspěšné akceptace dle bodu 1 1.6 Akceptační procedura pro fázi A2 Poskytovatel Objednateli předloží vždy po dokončení každé etapy fáze A2 blíže specifikované v Příloze č.1 smlouvy návrh akceptačního protokolu, ke kterému přiloží seznam Evidenčních listů vztahujících se k dané etapě fáze A2. Objednatel zkontroluje zda všechny Evidenční listy uvedené v tomto seznamu byly z jeho strany podepsány. Objednatel ve spolupráci s Poradcem posoudí předaný materiál. 1) V případě, že k výstupu nebudou ze strany Objednatele a Poradce výhrady, Objednatel výstup akceptuje formou Akceptačního protokolu podepsaného oběma smluvními stranami 2) V případě, že k výstupu bude mít Objednatel nebo Poradce výhrady (dle charakteru vad dle článku 6.5. Smlouvy), předá výstup s doporučeními zpět Poskytovateli k přepracování. 3) Postup uvedený v bodě 2 se opakuje až do úspěšné akceptace dle bodu 1 1.7 Akceptační procedura pro fázi A3 1.7.1 Fáze A31 Ve fázi A31 nebude probíhat akceptační řízení formou Akceptačního protokolu. Dodaná plnění budou akceptována na základě předaného výkazu prací. V případě analýz požadavků na rozvoj budou součástí výkazu prací i Evidenční listy podepsané objednatelem. 1.7.2 Fáze A32 Akceptační procedura je detailně popsána v rámci bodu 2 tohoto dokumentu. 1.8 Postup akceptačního řízení Akceptační řízení bude probíhat dle následujícího postupu: Stanovení a odsouhlasení harmonogramu akceptace v podobě samostatného dokumentu, který obsahuje věcné a časové vymezení postupu akceptace a který bude připraven Poskytovatelem. Kontrola úplnosti dodávky; v případě plnění, které má charakter programového kódu, také instalace na akceptačních pracovištích. Kontrola splnění akceptačních kritérií; v případě plnění, které má charakter programového kódu, také provedení uživatelských akceptačních testů. Zpracování a podpis akceptačního protokolu.
Návrh akceptačního protokolu zpracuje Poskytovatel minimálně v rozsahu dle bodu 3.5 této přílohy. Objednatel se k návrhu vyjádří do 5 (pěti) pracovních dnů od jeho obdržení. Akceptační protokoly jednotlivých plnění a etap podepisují obě smluvní strany. Objednatel je povinen se v dohodnuté lhůtě nepřesahující 30 (třicet) pracovních dnů s výjimkou akceptace plnění dle bodu 3.4.1, pokud se nedohodne jinak, od zahájení akceptačního řízení vyjádřit k poskytnutým plněním. 1.8.1 Akceptace plnění charakteru SW kódu Součástí akceptačního řízení plnění charakteru SW kódu bude testování u Objednatele. Testování bude probíhat standardním testovacím procesem: Systémové a integrační testy u Objednatele Uživatelské akceptační testy Objednatel provádí dle oboustranně odsouhlasených testovacích scénářů a dle testovacích protokolů realizovaných programových úprav akceptační testy v testovacím prostředí. Testy musí být realizovány v průběhu 60 (šedesáti) pracovních dní. V průběhu testování poskytne Poskytovatel Objednatelem vyžádanou součinnost. Výstupem uživatelských akceptačních testů je Akceptační protokol funkčnosti řešení. 1.9 Struktura akceptačního protokolu Akceptační protokol bude obsahovat minimálně následující údaje - Jména a funkce zástupců Objednatele a Poskytovatele - Datum - Předmět akceptace - Akceptační kriteria - Seznam evidenčních listů (v případě relevantnosti) - Podpisy zástupců Objednatele a Poskytovatele 1.10 Struktura výkazu prací Výkaz prací bude obsahovat minimálně následující údaje: - Identifikace - Číslo Evidenčního listu v případě relevantnosti - Číslo Akceptačního protokolu v případě činnosti v rámci A32 - Popis činnosti - Datum dokončení - Kontakt Objednatele/Zhotovitele - člověkohodiny za jednotlivé položky - Ve výkazu je potřeba samostatně uvést činnosti dle A31 a A32