Důvodová zpráva k vyhlášce č. 347/2004 Sb., o způsobu plnění pravidel obezřetného podnikání a pravidel organizace vnitřního provozu investiční společnosti a investičního fondu I. Obecná část Ustanovení 139 písm. h) ve spojení s 74 odst. 3 a 76 odst. 4 zákona č. 189/2004 Sb., o kolektivním investování (dále jen zákon o kolektivním investování ), opravňuje Komisi pro cenné papíry (dále jen Komise ) vydat právní předpis upravující plnění pravidel obezřetného podnikání a pravidel organizace vnitřního provozu investiční společnosti nebo investičního fondu. Komise při zpracování vyhlášky důsledně respektovala rozsah zákonného zmocnění. Vyhláška si klade za cíl nastavit minimální standardy pro organizaci a vnitřní provoz investičních společností a investičních fondů. Vyhláška dbá především na to, aby stanovená podrobnější pravidla bylo možno realizovat v současných podmínkách státního dozoru nad kapitálovým trhem, aby dodržování pravidel mohlo být Komisí spolehlivě kontrolováno a aby v případech porušení těchto pravidel mohlo být jejich dodržování zákonným způsobem vynuceno. Opatření a postupy ukládané touto vyhláškou nepředstavují věci zcela nové. Přínos lze však spatřovat v tom, že jednoznačně definují jednotné požadavky na organizační zabezpečení činnosti investičních společností a investičních fondů a standardy jejich chování, přičemž Komise vycházela především z fungující praxe v investičních společnostech a investičních fondech. Aplikace vyhlášky si vyžádá především zpracování nových vnitřních předpisů. V některých případech se nevylučují změny v organizační struktuře a informačních systémech, a to především z hlediska zabezpečení zkvalitnění vnitřních kontrolních funkcí subjektů kolektivního investování a omezení střetu zájmů. Toto ovšem platí za předpokladu, že investiční společnosti nebudou vykonávat činnost podle 15 odst. 3 a 4 zákona o kolektivním investování. V opačném případě budou tyto společnosti muset rovněž splňovat další požadavky, jejichž plnění vyvolá především jednorázové náklady na informační systémy, změnu organizační struktury a další provozní náklady, které s sebou vždy nese rozšíření podnikatelské činnosti společností, včetně zvýšení počtu zaměstnanců apod. Vyhláška vyžaduje zavedení opatření subjektům kolektivního investování, a proto Komise nepředpokládá žádný dopad na státní rozpočet. II. Zvláštní část K 1 Ustanovení vymezuje předmět úpravy.
- 2 - K 2 Ustanovení 2 ukládá investiční společnosti nebo investičnímu fondu přijmout organizační řád, který přiměřeně k rozsahu prováděné činnosti upraví organizační uspořádání společnosti a oprávnění, povinnosti a funkční náplň vedoucích zaměstnanců a dalších zaměstnanců, kteří vykonávají činnosti vyjmenované v odstavci 1. K 3 Investiční společnost nebo investiční fond mají povinnost upravit vnitřním předpisem administrativní postupy v rámci svého vnitřního provozu. Vytváření těchto vnitřních předpisů lze považovat za naprosto standardní záležitost. Vyhláška vychází ze současné praxe a v některých oblastech zavádí zpřesňující požadavky, které odrážejí zejména praktické poznatky zjištěné v rámci výkonu státního dozoru. Přijetí a dodržování těchto vnitřních předpisů přispěje ke zkvalitnění a zprůhlednění činnosti investiční společnosti a investičního fondu a rovněž ke zvýšení efektivnosti dozoru Komise. Základní oblasti, které musí vnitřní předpisy investiční společnosti nebo investičního fondu upravit, jsou tvorba vnitřních předpisů, systém vnitřní kontroly především compliance a vnitřní audit, pracovní postupy, podpisová oprávnění, správa dokumentů a dat a správa informačního systému, vyřizování stížností a reklamací investorů a plnění povinností vůči depozitáři. Tyto oblasti jsou obvykle upraveny v několika vnitřních předpisech (např. řád vnitřní kontroly, pracovní postupy, pracovní řád, podpisový řád, spisový řád, řád správy informačního systému), nicméně vyhláška ponechává tuto otázku na uvážení investiční společnosti nebo investičního fondu. Cílem odstavce 2 písm. e) vyhlášky je zajistit podrobnou evidenci a transparentnost transakcí s investičními nástroji na účet podílových fondů. Předmětem obchodu se zde rozumí jednoznačná identifikace investičního nástroje (např. ISIN), typem obchodu nákup či prodej investičního nástroje a místem obchodu veřejný trh, na kterém je obchod uzavřen, popř. uvedení, že se jedná o obchod uzavřený mimo veřejný trh. Žádné z těchto údajů nesmí být zaměnitelné. V odstavci 3 písm. g) je stanoveno, že v případě, že investiční společnost poskytuje služby podle 15 odst. 3 a 4 zákona, musí být ve vnitřním předpisu upravující povinnosti zaměstnance pověřeného vypořádáním obchodů mimo jiné upravena povinnost zajišťovat, aby k vypořádání obchodu (tedy převodu peněžních prostředků a investičních nástrojů) došlo ke stejnému okamžiku (datu). V případě, že jsou tato data rozdílná, je zaměstnanec pověřený vypořádáním obchodů povinen vést o těchto obchodech evidenci. K 4 Zákon o kolektivním investování v 16 ukládá investiční společnosti účtovat o stavu a pohybu majetku v podílovém fondu v soustavě podvojného účetnictví odděleně od předmětu účetnictví svého a ostatních podílových fondů. Požadavek pro vypracování vnitřního předpisu upravujícího postupy pro vedení účetnictví, způsob výpočtu hodnoty majetku fondů kolektivního investování, způsob tvorby opravných položek a zásad pro časové rozlišení nákladů a výnosů a tvorbu dohadných položek a rezerv vyplývá již z existující praxe.
- 3 - K odstavci 2 Ustanovení odstavce 2 se vztahuje pouze na investiční společnosti, které poskytují služby podle 15 odst. 3 a 4 zákona. Účelem tohoto ustanovení je jednoznačné průkazné zachycení účetních případů a příp. eliminace jejich libovolné změny. Investiční společnost při účtování o vlastních a svěřených investičních nástrojích a finančních prostředcích postupuje podle příslušných účetních předpisů, přitom používá při účtování převodů svěřených cenných papírů jiných účtů než při účtování převodů vlastních cenných papírů. To samé platí pro evidenci pohledávek a závazků investiční společnosti související s poskytováním investičních služeb vůči jednotlivým zákazníkům. Ve všech případech nakládání se svěřenými peněžními prostředky je nezbytné, aby tak investiční společnost činila pouze na základě zcela jasných podkladů, odůvodňujících provedení operace, neboť jde o peněžní prostředky investorů, kteří je investiční společnosti svěřili s důvěrou v kvalifikované a spravedlivé zacházení. K 5 Požadavek na vypracování vnitřního předpisu upravujícího kontrolní a bezpečností opatření pro zpracování a evidenci dat obsahovala již právní úprava platná do 1.5.2004-29a odst. 1 písm. b) zákona č. 248/1992 Sb., o investičních společnostech a investičních fondech. Toto ustanovení vyhlášky kromě požadavku na vydání tohoto vnitřního předpisu stanovuje minimální rozsah úpravy. Účelem úpravy správy dat a informačního systému je zabezpečení kvalifikovaného a bezpečného zpracování informací a dalšího nakládání s nimi. Informačním systémem se rozumí komplexní systém správy a zpracování dat v rámci provozu společnosti. K odstavci 1 Ustanovení ukládá společnosti pověřit nejméně jednu osobu správou informačního systému telekomunikačních a záznamových zařízení. Touto osobou může být buď zaměstnanec společnosti nebo externí správce. Možnost využívat služeb externího správce reflektuje obecnou praxi, kdy společnost uzavře smlouvu se specializovaným subjektem, který zajišťuje správu informačního systému společnosti servisním způsobem, včetně dodávek hardware i software, což může být pro společnost mnohem efektivnější, zejména vzhledem k menším nárokům na náklady a provoz, než kdyby si tyto činnosti zajišťovala vlastními silami. Společnost může užívat služeb více externích subjektů, kdy jeden subjekt dodává jen informační systém pokrývající určitou oblast, proto může mít i více dílčích správců, z nichž každý zajišťuje činnost příslušné časti informačního systému společnosti. K odstavci 2 K písm. a) Vzhledem k požadavku standardního, bezpečného a transparentního fungování vnitřních mechanismů společnosti, se ukazuje nezbytným zavést formalizované postupy upravující různá přístupová oprávnění zaměstnanců investiční společnosti nebo investičního fondu k datům v informačním systému společnosti a proces jejich nastavování. K písm. c)
- 4 - Vnitřní předpis společnosti by měl upravit i otázku řešení havarijních situací např. přerušení dodávek elektřiny, technickou poruchu apod., které vedou k výpadku fungování informačního systému, telekomunikačních prostředků, záznamového zařízení, systému zajišťujícího komunikaci s veřejným trhem, se zákazníky apod. K písm. g) Vyhláška v tomto ustanovení dále reaguje na velmi nežádoucí jev na kapitálovém trhu, který spočívá ve využívání informací ze strany zaměstnanců společnosti k obchodování na vlastní účet s využitím prostředků komunikační techniky. Vyhláška proto v odstavci 2 písm. g) počítá s povinností vyčlenit telefonní linky, které budou sloužit výlučně ke komunikaci související s výkonem odborné obchodní činnosti, tedy obchodování s majetkem ve fondech. Na těchto telefonních linkách zajistí společnost průběžné pořizování záznamu veškeré komunikace a jeho následnou archivaci po dobu odpovídající povinnosti společnosti uchovávat záznamy o ostatních skutečnostech. K odstavci 3 Další práva a povinnosti správce informačního systému, které vyhláška upravuje, zajišťují bezpečnost dat před zničením, poškozením nebo neoprávněným zásahem. Efektivní správa informačního systému zahrnuje především pravidelné kontroly základních funkcí technických a programových prostředků informačního systému, pravidelnou aktualizaci technických a programových prostředků informačního systému a používání zabezpečovacích prostředků. Je nutno zdůraznit, že používání zabezpečovacích prostředků představuje nezbytně nutný prvek ochrany informačního systému a dat. Zabezpečovacími prostředky jsou především bezpečnostní zámky, hesla, antivirové programy a oddělené uložení zálohovaných dat. K odstavci 4 Ustanovení upravuje postup v situaci, kdy se neoprávněná osoba pokusí o vstup do informačního systému. Správce je povinnen provést neodkladná opatření a o situaci informovat osobu pověřenou výkonem compliance a příslušného vedoucího zaměstnance, případně člena statutárního orgánu. Ve svém důsledku tato úprava směřuje především k ochraně zájmů společnosti i investorů, a rovněž usnadňuje výkon státního dozoru. K odstavci 5 Investiční společnost nebo investiční fond mají povinnost stanovit postup při rekonciliaci, tj. způsob provádění pravidelné kontroly souladu evidence se skutečným stavem (tozn. zejména s evidencemi vedenými externími subjekty - bankou, registrem cenných papírů, custodienem, osobou provádějící vypořádání obchodů s cennými papíry apod.), a postup odstranění zjištěných nesrovnalostí. Rekonciliace prováděná nejméně jednou za týden je důležitým kontrolním mechanismem. V případě zjištění nesrovnalostí zajistí investiční společnost nebo investiční fond standardní postup uvedení záznamů v evidencích do souladu se skutečným stavem. Tato činnost zabraňuje investiční společnosti a investičnímu fondu uzavírat obchody s investičními nástroji na základě mylných informací o stavu aktiv na příslušných účtech. K 6
- 5 - Systém vnitřní kontroly obecně sestává z manažerské kontroly podřízených a kontroly ze strany orgánů společnosti a vedoucích zaměstnanců a dále z výkonu činnosti compliance a interního auditu. K 7 Smyslem ustanovení je úprava výkonu činnosti compliance, především obsah činnosti zaměstnance společnosti pověřeného výkonem compliance, tj. jeho postavení v organizační struktuře společnosti, náplň činnosti včetně jeho oprávnění a povinností. Zaměstnanec pověřený výkonem compliance by měl být konstruktivním prvkem, který se podílí na vytváření vnitřních předpisů a pracovních postupů a zajišťuje jejich shodu s právními předpisy, stanovami společnosti, statuty podílových a investičních fondů a soulad všech vnitřních předpisů a pracovních postupů navzájem. Dále může dozírat nad obchody zaměstnanců. V zájmu zajištění efektivního fungování kontroly v rámci společnosti a vzhledem k povaze činnosti compliance je nezbytné, aby výkonem compliance pověřila společnost zaměstnance, který je stále k dispozici, a který má pro tuto činnost kvalifikační předpoklady, tj. obvykle právní vzdělání a určité praktické zkušenosti s fungováním kapitálového trhu. Dalším důvodem pro zřízení funkce compliance je koordinace spolupráce společnosti s orgány veřejné správy a jinými orgány. Protože určený zaměstnanec vykonává pouze činnost compliance a není rozptylován jinými úkoly, prohlubuje tak svou kvalifikaci i na tomto úseku. Orgány správního dozoru a jiné orgány v něm získávají zkušeného partnera pro komunikaci a společnost zase kvalifikovaného tlumočníka svých stanovisek. Spolupráce společnosti s dozorovými orgány prostřednictvím zaměstnance vykonávajícího compliance se dostane na úroveň vyšší, než tomu je v případě, že ji zajišťují incidentně vybraní zaměstnanci přetížení jinými úkoly. Oprávnění a povinnosti zaměstnance pověřeného výkonem compliance upraví společnost vnitřním předpisem. Pro výkon činnosti compliance je nezbytné, aby pověřený zaměstnanec měl zajištěn přístup k informacím, přístup na jednotlivá pracoviště a dále oprávnění komunikovat přímo se statutárním orgánem a dozorčí radou. K 8 Smyslem tohoto ustanovení je úprava činnosti interního auditu v rámci společnosti jakožto speciálního, nezávislého, ověřovacího a hodnotícího útvaru společnosti. Interní audit zajišťuje nezávislé a objektivní posouzení výkonu činností společnosti a poskytuje konzultace pro zkvalitnění těchto činností. Interní audit by měl napomáhat společnosti dosáhnout svých podnikatelských cílů systematickým přístupem k hodnocení a zdokonalení účinnosti řízení rizik, kontroly a řídících a rozhodovacích procesů. Kontroly probíhají na pravidelně se opakující bázi nebo incidentně. O provedeném auditu se vyhotovuje zpráva, se kterou interní auditor seznamuje statutární a dozorčí radu společnosti. Vyhláška vychází z toho, že v některých případech není zcela nezbytné vyžadovat, aby interní auditor byl přímo zaměstnancem společnosti (odstavec 2). Vnitřní auditor musí disponovat zejména takovými oprávněními, aby jím vykonávaná činnost měla potřebný smysl a náležitou váhu. Jeho oprávnění upraví vnitřní předpis.
- 6 - K 9 Účelem tohoto ustanovení vyhlášky je minimalizovat možnost vzniku střetu zájmů při poskytování služeb. Proto vyhláška stanoví požadavky na náležitosti a obsah vnitřního předpisu upravujícího tuto oblast a personální a organizační oddělení některých činností v rámci společnosti. Čínské zdi je nezbytné stavět mezi všemi jednotlivými zásadními činnostmi pracovní náplně příslušných pozic, třebaže jsou některé z činností rozděleny mezi více zaměstnanců, jejichž pozice mají vlastní pojmenování. Odstavec 1 tohoto ustanovení ukládá společnosti upravit podmínky, za kterých může zaměstnanec společnosti obchodovat na vlastní účet nebo na účet osob jemu blízkých. Vyhláška nechává na společnosti, zda těmto osobám vnitřním předpisem povolí uzavírat obchody s investičními nástroji bez dalšího, či podmíní uzavření obchodu udělením předchozího souhlasu, povolí uzavření obchodu až po uplynutí určitého časového období nebo konkrétní obchody zakáže (odstavec 2). Investiční společnost nebo investiční fond ve vnitřním předpisu upraví způsob a lhůtu pro plnění povinnosti zaměstnanců hlásit podrobnosti o těchto obchodech s investičními nástroji zaměstnanci pověřenému výkonem compliance, který vede jejich evidenci. Odstavec 4 vyhlášky si klade za cíl zamezit tzv. řetězení investic mezi fondy obhospodařovanými stejnou investiční společností na více než jednu úroveň (pouze vztah fond-podílník a fond-emitent) vč. zpětných investic ( tj. fond-emitent investuje zpětně do fondu-podílníka) takto: Př. Investiční společnost obhospodařuje 4 fondy (A, B, C, D). Pokud fond A investuje do fondu B, nesmí fond B investovat do žádných z ostatních fondů tj. A, C, ani D. Pochopitelně platí i to, že v tomto případě (investice A do B) fondy C a D nesmí investovat do fondu A. Investovat však může D do C příp. opačně. Pokud fond A investuje do všech ostatních fondů tj. B, C i D, nesmí už žádný z těchto fondů investovat do žádného z fondů obhospodařovaných stejnou investiční společností). Fond A koupí do svého majetku CP fondu B Fond A Fond B Fond B (o jehož CP jde) nesmí investovat do ostatních fondů Fond C - povolená transakce - nepovolená transakce Fond D Fondy obhospodařované jednou IS Odstavec 5 zamezuje duplicitnímu účtování poplatků za správu, pokud se počítají z výše vlastního kapitálu. Pokud by se ve výše uvedeném schématu poplatek za obhospodařování fondu A počítal z vlastního kapitálu, jeho výše by se musela po dobu investice snižovat o hodnotu investice do fondu B. Uvedené je nutno poměrně vztáhnout i na případ, pokud se
- 7 - takový poplatek počítá z vlastního kapitálu jen částečně (jde o případy 18 odst. 1 písm c) a d) zákona o kolektivním investování). Cílem ustanovení odstavců 6 a 7 je zamezit střetu zájmů při obchodování mezi fondem kolektivního investování a podílníky, mezi fondem kolektivního investování a obhospodařující osobou, mezi fondy kolektivního investování obhospodařovanými investiční společností, mezi fondem kolektivního investování a zákazníky, jejichž individuální portfolia obhospodařuje, mezi fondem kolektivního investování a členy představenstva, dozorčí rady a zaměstnanci obhospodařující investiční společnosti, mezi zákazníky a členy představenstva, dozorčí rady a zaměstnanci obhospodařující investiční společnosti. Odstavec 7 zamezuje uzavírání obchodů s osobou, se kterou investiční společnost nebo investiční fond tvoří koncern. Ve vnitřním předpisu podle písmene e) musí investiční společnost uvážit způsob a okamžik výpočtu zveřejňování ceny a zabránit, aby uvedené osoby mohly při nákupu či prodeji podílových listů využít jim dostupné informace (přesným odhadem ceny) ve svůj prospěch (např. praktiky market timing či late trading ). Odstavec 8 umožňuje investiční společnosti stanovit vnitřním předpisem mimořádnou výjimku ze zákazu obchodování. Smyslem této výjimky je umožnit ochranu zájmů podílníků, akcionářů, resp. majetku ve fondech kolektivního investování, a to zejména na základě uvážení investiční společnosti s ohledem na v minulosti realizované investice. Použití se předpokládá jen ve výjimečných případech. Je třeba splnit všechny vyhláškou dané předpoklady, kdy efektivitou je nutno rozumět provedení analýzy ekonomické výhodnosti. Umožnění této výjimky je inspirováno především konkrétní praxí z minulých let. Účelem odstavce 9 je zabránit nežádoucí kumulaci informací a činností u konkrétních zaměstnanců společnosti. Odstavcem 14 se uvedené postupy k omezení možnosti střetu zájmů vztáhnou, pokud to povaha věci nevylučuje, rovněž na členy statutárního orgánu a dozorčí rady (obchody na vlastní účet a účet osob blízkých, včetně ohlašovací povinnosti) a dále pro investiční fond; zde jde o řetězení investic podle odstavce 4, výpočet poplatku podle odstavce 5, zákaz obchodů podle odstavce 6, stanovení výjimky ze zákazu podle odstavce 8, vnitřní předpis podle odstavců 9 a 11, zajištění činností podle odstavce 10, evidenci podle odstavce 12. K 10 Investiční společnost musí zajistit předpoklady pro zamezení použití obhospodařovaného majetku k obchodům na vlastní účet. V předpise je nezbytné přesně definovat zejména to, které převody peněžních prostředků v obhospodařovaných fondech jsou přípustné a příp. za jakých podmínek. K 11 V případě, že investiční společnost poskytuje službu podle 15 odst. 3 a 4 zákona o kolektivním investování musí zajistit úpravou ve vnitřních předpisech předpoklady pro
- 8 - zamezení použití majetku zákazníka (je definován zákonem o podnikání na kapitálovém trhu) k obchodům na vlastní účet. K 12 V souladu s přechodným ustanovením ( 136 odst. 8) zákona se stanoví lhůta do 30.6.2005 k uvedení poměrů investiční společnosti a investičního fondu, které získaly povolení podle zrušeného zákona č.248/1992 Sb., do souladu s touto vyhláškou. Uvedená lhůta tedy neplatí pro nově vzniklé investiční společnosti a investiční fondy podle zákona o kolektivním investování a pro ty, kteří chtějí poskytovat své služby v členských státech Evropské unie. K 13 Účinnost vyhlášky je stanovena na 1.července 2004.