Inventarizace majetku a závazků

Transkript

1 - Vnitřní směrnice č.5/2011 starosty obecního úřadu ový Kramolín, kterou se řídí Inventarizace majetku a závazků 1. Předmět úpravy Ustanovení této směrnice vymezuje inventarizaci majetku a závazků. Inventarizace majetku závazků a pohledávek se provádí k okamžiku, ke kterému se sestavuje řádná účetní závěrka. V případě řádné inventarizace je tímto dnem daného kalendářního roku. Inventury jednotlivých druhů majetku a závazků se provádí v termínech uvedených v Plánu inventur. Směrnice upravuje inventarizaci majetku a závazků v souladu s ustanovením zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky a s Českými účetními standardy pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 270/2010 Sb. Odpovědnost za provedení inventarizace Starosta obce zabezpečí inventarizace majetku a závazků zpracováním vnitřního pokynu a plánu inventarizací a příkazu k jejich provedení. 2. Vymezení a rozsah inventarizace Inventarizací se zjišťuje skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřuje se zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví nebo vznikly inventarizační rozdíly. Účetní jednotka je povinna prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení. Mimořádná účetní závěrka se provádí ke dni, kdy došlo ke změně v osobě hmotně odpovědného pracovníka, v případě živelných pohrom, loupeže a na základě nařízení vedoucího účetní jednotky. Inventarizace se provádí: periodická - k okamžiku sestaveni účetní závěrky (řádné nebo mimořádné), průběžná - v průběhu účetního období pouze u zásob, u nichž se účtuje podle druhů, místa uložení nebo hmotně odpovědných osob, a u dlouhodobého hmotného movitého majetku, který vzhledem k funkci, kterou plní v účetní jednotce, je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží. Termín průběžné inventarizace si stanoví sama účetní jednotka. Každý druh zásob a uvedeného hmotného majetku musí být takto inventarizován alespoň jednou za účetní období. Způsob provádění inventarizace: 1. účast odpovědného pracovníka Fyzické inventury se musí zúčastnit zaměstnanec odpovědný za inventovaný majetek

2 2. povinnost a pravomoci inventarizačních komisí Členové komisí mají právo na přístup k účetním knihám, účtům a dokumentům obce za období běžného roku, pokud jsou tyto dokumenty potřebné k prováděné inventuře. 3. Pravidlo bezpečnosti a ochrany majetku Při fyzické inventuře jsou členové komisí povinni dodržovat bezpečnostní a hygienické předpisy. - základní pojmy: Inventura - zjištění skutečných stavů majetku a závazků Inventarizační položka- majetek závazky, jiná aktiva a jina pasiva, na základě kterých může být vyhotovován inventurní soupis nebo dodatečný inventurní soupis. Označování těchto soupisů je podle směrné účetní osnovy a účtového rozvrhu prováděno syntetickými, analytickými nebo podrozvahovými účty. Část inventarizační položky- jednotlivé věci, jednotlivé pohledávky, opravné položky k jednotlivým pohledávkám, jednotlivé závazky a další skutečnosti, které lze samostatně zjišťovat v rámci inventarizační položky Inventarizační identifikátor- označení části inventarizované položky, jednotlivé věci a soubor majetku, které zajistí jejich jednoznačné určení. Inventarizačním identifikátorem u hmotného majetku může být např.inventární nebo výrobní číslo, popis majetku apod. Inventarizačním identifikátorem u pohledávek, závazků a v případě nehmotného majetku nebo jiných aktiv a jiných pasiv, u kterých nelze vizuálně zjistit jejich fyzickou existenci může jako identifikátor sloužit číslo přijaté nebo vydané faktury, číslo interního dokladu, číslo smlouvy apod. 3. Fyzická inventura Zjišťuje skutečný stav u majetku hmotné povahy, nebo i u nehmotné povahy pokud to jejich stav dovoluje. Fyzické inventuře podléhá hlavně hmotný majetek, zboží, materiál, výrobky, nedokončená výroba, hotovost v pokladně a ceniny, majetek vedený v podrozvahové ajiné evidenci. Skutečný stav se zjišťuje zejména měřením, vážením, počítáním. Fyzickou inventuru hmotného majetku, kterou nelze provést ke konci rozvahového dne, lze provést v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období, případně v prvním měsíci následujícího účetního období. Stav majetku se v tomto případě upravuje o rozdíly (přírůstky a úbytky) mezi datem provedení inventury a datem účetní závěrky. 4. Dokladová inventura Zjišťování skutečných stavů majetku u kterého není možné zjistit skutečný stav fyzickou inventurou. Zejména se jedná o pozemky, poskytnuté zálohy na majetek, dlouhodobý finanční majetek, finanční majetek, pohledávky, závazky, přechodné účty aktiva pasiv, rezervy, materiál a zboží na cestě, podrozvahová evidence. Dokladová inventura se provádí na základě porovnání účetního stavu s účetními doklady. U hmotného majetku uloženého hromadně (uhlí, písek, štěrk) provádíme dokladovou inventuru pokud nelze jiným způsobem zjistit skutečný fyzický stav.

3 5. Prvotní inventura činnosti prováděné při inventarizace inventurních soupisů 6. Rozdílová inventura hmotného majetku, které jsou nutné pro vyhotovení - činnosti prováděné při inventarizaci hmotného majetku, které jsou nutné pro vyhotovení dodatečných inventurnich soupisů. apř. Provedení prvotní inventury stanoveno k 31.10, s tím, že následně k bude provedena rozdílová inventura při které bude vypracován dodatečný inventurni soupis 7.lnventurní soupis Zjištěný stav majetku se zaznamenává v inventurních soupisech, které slouží jako doklady o provedené inventuře. Každá strana inventurního soupisu musí být opatřena pořadovým číslem stránky. Na každé straně se uvede kontrolní součet peněžních hodnot a na poslední straně rekapitulace součtů jednotlivých stran a celkový součet. V případě provádění průběžné inventarizace mohou být inventurni soupisy nahrazeny průkazným účetním záznamem o provedení fyzické inventury a o vyúčtování inventarizačních rozdílů. Dodatečný inventurní soupis- je průkazný účetní záznam, kterým vybraná účetní jednotka prokazuje přírůstky a úbytky stavu hmotného majetku, který byl zjištěn prvotní inventurou a to způsobem, který je nutný pro zjištění stavu ke konci rozvahového období, Náležitosti inventurniho soupisu a dodatečného inventurniho soupisu skutečný stav majetku zjištěný na základě fyzické a dokladové inventury, určení jednotlivého majetku a závazku podpis osoby, které byl majetek svěřen do užívání, podpis osoby zodpovědné za provedení inventury a inventarizace, způsob zjišťování skutečných stavů, ocenění majetku a závazků k okamžiku ukončení inventury, okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury. IČO vybrané účetní jednotky Příloha inventovaného soupisu obsahuje alespoň: seznam všech inventarizačních evidencí, které byly využity při zjišťováni skutečných stavů způsob stanovení ocenění zaúčtovatelných rozdílů v případě pohledávek a závazků uvedení způsobu, jak byly při inventuře využity pomocné evidence v případě nemovitostí, o kterých má povinnost vybraná účetní jednotka účtovat, uvedení způsobu jak byly zkontrolovány veškeré údaje o těchto nemovitostech uvedených v katastru nemovitostí ČR 8. Inventarizační rozdíly

4 Inventarizační rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, které nelze prokázat způsobem stanoveným tímto zákonem, kdy skutečný stav je nižší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako manko, nebo schodek u peněžních hotovostí a cenin, skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako přebytek. Inventarizační rozdíly vyúčtuje účetní jednotka do termínu daného roku Opravy inventarizačních rozdílů musí být řádně zdokumentovány. Prošetření rozdílů U všech mank, schodků a přebytků se musí pracovníci odpovědní za majetek vyjádřit k jejich vzniku. V návrzích na konečné vypořádání inventarizačních rozdílů je třeba u zjištěných mank uvést, zda jsou zaviněná nebo nezaviněná a dále postupovat podle ustanovení předpisů. Při prověřování vzniku inventarizačních rozdílů je třeba provést a rozebrat: charakteristiku inventurních rozdílů příčiny vzniku inventarizačních rozdílů vyjádření odpovědných osob ke vzniklým rozdílům návrh na vypořádání inventarizačních rozdílů Zhodnocení a přijetí nápravných opatření Mezi základní požadavky na zhodnocení ukončené inventarizace je třeba zařadit požadavky na: zajištění maximální ochrany majetku ověření vlastnických práv zamezení možných ztrát na majetku opatření k lepšímu využití majetku využití poznatků z inventarizace k finančnímu řízení Dodatečné opravy v inventurních soupisech týkající se zjištěných skutečných stavů majetku a závazků musí být písemně zdůvodněny. 9. Zápis o provedení inventarizace Zápis se vyhotovuje po ukončení inventury všech hospodářských prostředků podle příkazu vedoucího účetní jednotky inventarizačními komisemi. Zápis musí obsahovat: celkovou hodnotu inventarizovaného majetku, počet stran přiložených inventurních soupisů, rekapitulaci zjištěných stavů v porovnání s účetními stavy, zjištěné inventarizační rozdíly včetně zdůvodnění jejich vzniku, návrhu na řešení inventarizačních rozdílů, návrhu na preventivní opatření, jak předcházet vzniku inventarizačních rozdílů. 10. Plán inventur Účetní jednotka sestavuje plán inventur a stanoví postup při jeho sestavování. Plán inventur obsahuje nejméně údaje:

5 předpokládaném okamžiku zahájení a ukončení jednotlivých inventur a okamžiku, ke kterému se zjišťují skutečné stavy vznik a zahájení činností jednotlivých inventarizačních komisí v případě, že tyto okamžiky nejsou shodné s okamžikem zahájení inventury, kterou inventarizační komise provádí ukončení činností jednotlivých inventarizačních komisí v případě, že tento okamžik není shodný s okamžikem ukončení inventury, kterou inventarizační komisi provádí Součástí plánu inventur je seznam inventurních soupisů ve vazbě na rozsah inventarizačních položek.znametá to, že budou v plánu inventur uvedeny ty inventarizační položky ve smyslu syntetických účtů, na kterých byl v běžném roce zaznamenán obrat. V případě, že okamžik ukončení fyzické inventury hmotného majetku je stanoven před koncem rozvahového dne nebo po tomto dni, obsahuje plán inventur zdůvodnění tohoto postupu a popis činností, které se uskuteční mezi koncem rozvahového dne a dnem ukončení fyzické inventury hmotného majetku včetně popisu postupu při rozdílové inventuře. Plán inventur bude sestaven vždy do běžného roku, ke kterému se inventarizace provádí. Součástí plánu inventur bude jmenování členů inventarizační komise, včetně podpisových vzorů jednotlivých členů. Odpovědnost za sestavení návrhu plánu inventur:: účetní Termín předání návrhu starostovi do daného roku Odpovědnost za schválení návrhu plánu inventur: starosta Termín schválení návrhu plánu do : nejpozději do daného roku 11. Inventarizační komise Hlavní inventarizační komise (HIK) zodpovídá za organizaci, řízení a provedení inventarizace a tvoří ji předseda a 2 členové: HIK ve spolupráci s dílčími inventarizačními komisemi zajišťuje provedení inventarizací. HIK zabezpečí seznámení předsedů dílčích komisí s náplní inventarizace a její metodikou a v průběhu inventarizací bude kontrolovat a usměrňovat dílčí inventury. HIK vyhotoví na základě inventurních soupisů, nebo inventarizačních zápisů, zpracovaných dílčími inventarizačními komisemi závěrečnou inventurní zprávu o provedené inventarizaci, kterou předloží zastupitelstvu obce ke schválení. Dílčí inventarizační komise (DIK) je tvořena předsedou a 2 členy

6 lnventarizovaný majetek 1. Dlouhodobý hmotný majetek pozemky budovy a stavby samostatné movité věci s pořizovací cenou nad ,- Kč 2. Drobný dlouhodobý hmotný majetek - s pořizovací cenou od 3 000,- Kč do ,- Kč Drobný dlouhodobý nehmotný majetek - cena ocenění od Kč - do ,- Kč 3. Dlouhodobý nehmotný majetek - DNM - software v pořizovací hodnotě nad 60000,- Kč - DDNM - software v pořizovací ceně od 7 000,- Kč do ,- Kč JlJO 4. Pomocná evidence 5. Finanční majetek s pořizovací cenou - Kč ,- Kč 6.Účty, peníze v hotovosti, ceniny, nedokončené investice, pohledávky a závazky 5.1.Předsedové jednotlivých dílčích inventarizačních komisí zodpovídají za jim svěřený úsek inventarizace. Popřípadě předseda DIK může písemně stanovit pracovníky zodpovědné za provedení inventur. 5.2.Pracovnici hmotně odpovědní za svěřený majetek předají předsedovi příslušné komise, nebo jím pověřeným pracovníkem, veškerou dokumentaci týkající se stavu či pohybu majetku, které nebyly předány k zaúčtování, a podepsané písemné prohlášení, že inventarizace proběhla za jejich přítomnosti a že veškeré doklady byly předány k zúčtování před zahájením inventury a žádné doklady ani informace o majetku nebyly zatajeny. Toto prohlášení bude připojeno k inventarizační dokumentaci. 13 Kontrola Kontrolu dodržování této směrnice provádí starosta obce jednotky nebo jím pověřený pracovníci kontroly 14 Účinnost Tato směrnice nabývá účinnosti Zároveň se ruší vnitřní směrnice č.9 ze dne V Novém Kramolíně starosta obce Jan Buršík