Příručka pro konsorcia pro management mobilit programu Erasmus

Příručka pro konsorcia pro management mobilit programu Erasmus v akademickém roce 2013/2014 Obsah: 1. Obecná pravidla pro využití finančních prostředků... 2 2. Pravidla aktivity SMP Mobilita studentů na pracovní stáže... 4 3. Pravidla aktivity EILC výjezdy studentů na kurzy EILC do zahraničí... 10 4. Pravidla aktivity OM organizace mobilit... 14 1

1. Obecná pravidla pro využití finančních prostředků Příručka pro management mobilit programu Erasmus vychází z Výzvy k předkládání návrhů projektů 2013 (Call for proposals 2013) a Příručky pro žadatele 2013 (LLP Guide 2013), které jsou zveřejněny na webových stránkách Národní agentury www.naep.cz (sekce Program celoživotního učení Dokumenty a formuláře). Řádné plnění smlouvy Příjemce přijme veškerá opatření k tomu, aby vyčerpal finanční prostředky, které mu byly schváleny na akademický rok 2013/2014. Příjemce si v rámci schváleného grantu na jednotlivé aktivity a orientačního schváleného počtu měsíců/dnů může sám stanovit, kolik studentů vyšle do zahraničí, do jakých zemí a na kolik měsíců/dnů. V případě, že je grantová smlouva mezi příjemcem grantu a Národní agenturou podepsána po začátku oprávněného období realizace aktivit (1.6.2013-30.9.2014), počátek oprávněnosti aktivit stanovuje datum podpisu grantové smlouvy. Převod grantu mezi jednotlivými aktivitami Převod grantu mezi jednotlivými aktivitami je možný dle pravidel stanovených v článku III.5 grantové smlouvy. Příjemce se zavazuje o realizovaném převodu finančních prostředků informovat Národní agenturu při předložení průběžné nebo závěrečné zprávy. Bankovní poplatky a kurzovní rozdíly Bankovní poplatky a kurzovní rozdíly hradí příjemce grantu. Financování z jiných zdrojů Příjemce zajistí, aby v souladu s článkem IX.3 nebyla udělena finanční podpora na úhradu nákladů již hrazených v rámci jiných aktivit/programů Evropské unie. Výběr studentů a) Příjemce vyhlásí výběrové řízení na pracovní stáže studentů, zveřejní aktuální nabídky zahraničních pobytů a podmínky výběrového řízení. b) Příjemce zajistí rovný přístup ke všem studentům splňujícím kvalifikační podmínky programu Erasmus pro mobilitu studentů. Pokud příjemce stanoví interní kvalifikační podmínky pro mobilitu studentů, musí tyto podmínky zveřejnit současně s vyhlášením výběrového řízení. c) Příjemce uchová seznam všech studentů, kteří se přihlásili do výběrového řízení, záznam o průběhu výběrového řízení a jeho výsledcích, a to po dobu pěti let ode dne schválení závěrečné zprávy Národní agenturou. Výsledky výběrového řízení musí být vhodným způsobem zveřejněny. d) Při výběrovém řízení nesmí docházet ke konfliktu zájmů. e) Příjemce zajistí, aby byl výběr studentů prováděn nestranně, transparentně a koordinovaně. Přerozdělení dodatečných finančních prostředků V případě navýšení rozpočtu Národní agentury na mobilitu studentů a zaměstnanců nebo v případě možnosti přerozdělení nevyužitých finančních prostředků na mobilitu studentů a zaměstnanců v průběhu akademického roku 2013/2014 budou volné finanční prostředky rozděleny na základě žádosti dané vysokoškolské instituce/konsorcia nebo na základě žádosti o navýšení grantu na mobilitu studentů uvedené v průběžné zprávě. Jakékoli zvýšení či snížení celkové maximální částky grantu stanovené v článku III.1 smlouvy vyžaduje písemný dodatek k této grantové smlouvě, který musí být uzavřen nejpozději do 30. 6. 2014. Dodatek vstupuje v platnost dnem podpisu poslední z obou smluvních stran. 2

Informace o konsorciu ke zveřejnění (v angličtině) Konsorcium má povinnost zaslat Národní agentuře vyplněnou Přílohu VI na e-mail pověřeného pracovníka programu Erasmus do 31.8.2013. Předkládání zpráv Příjemce se zavazuje předložit Národní agentuře následující zprávy: Termín: Za období: Název zprávy: 15. 12. 2013 1.6.2013 30.9.2014 1. PRŮBĚŽNÁ ZPRÁVA (1. INTERIM REPORT) o realizaci SMP v akademickém roce 2013/2014 1. 5. 2014 1.6.2013 30.9.2014 2. PRŮBĚŽNÁ ZPRÁVA (2. INTERIM REPORT) o realizaci SMP v akademickém roce 2013/2014 31. 10. 2014 1.6.2013 30.9.2014 ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA (FINAL REPORT) o realizaci SMP v akademickém roce 2013/2014 V průběžných zprávách příjemce uvede následující údaje: - částky grantů, které budou využity za celý akademický rok (1. 6. 2013 30. 9. 2014) na mobilitu studentů; - částky grantů, které zůstanou nevyužity za celý akademický rok (1. 6. 2013 30. 9. 2014) na mobilitu studentů; - případné přesuny mezi aktivitami v rámci povolených % limitů (viz grantová smlouva); - případnou žádost o navýšení grantu na mobilitu studentů v případě dostupnosti volných finančních prostředků; - čerpání grantu v EUR k příslušnému termínu předložení průběžné zprávy. Národní agentura může požadovat doložení podkladových materiálů potvrzujících údaje uvedené v průběžné zprávě (kopie dohod uzavřených se studenty apod.). Žádost o druhou splátku grantu Příjemce má povinnost požádat Národní agenturu o druhou splátku grantu ihned, jakmile vyčerpá 70 % z první zálohové splátky grantu. Žádost o druhou splátku grantu předkládá příjemce Národní agentuře: - prostřednictvím formulářů pro průběžné zprávy (1. a 2. Interim Report) - anebo kdykoli v průběhu roku prostřednictvím formuláře dodatečné průběžné zprávy (Additional Interim Report) Kontrola realizace aktivit programu Erasmus Národní agentura má právo kontrolovat realizaci všech aktivit programu Erasmus, jejich výsledků a využití grantu v souladu s podmínkami této grantové smlouvy. Národní agentura bude provádět 4 druhy kontrol: a) analýza průběžných a závěrečných zpráv u všech institucí; b) finanční kontrola na základě vyžádaných dokumentů po odevzdání závěrečné zprávy u vybraných institucí; c) finanční audit na vysokoškolské instituci/konsorciu u vybraných institucí; d) systémový audit na vysokoškolské instituci/konsorciu u vybraných institucí. Národní agentura bude o plánovaném auditu na vysokoškolské instituci/konsorciu informovat koordinátora programu Erasmus nejméně 2 týdny předem. 3

2. Pravidla aktivity SMP Mobilita studentů na pracovní stáže Příjemce se zavazuje vyslat na pracovní stáže studenty, kteří splňují kvalifikační podmínky programu Erasmus pro pracovní stáže. Finanční podpora na pracovní stáž Konsorcium přiděluje vybraným studentům stipendium. Stipendium se poskytuje ve formě paušální částky na měsíc pobytu v zahraničí v dané cílové zemi. Paušální částky stipendií do jednotlivých zemí jsou stanoveny na národní úrovni a jsou stejné pro všechny vysílané studenty z českých vysokoškolských institucí a konsorcií. Výše paušálních částek na měsíc pracovní stáže platné pro akademický rok 2013/2014 jsou uvedeny v tabulce č. 1 a jsou závazné pro všechny vysílající instituce. Tabulka č. 1 Mobilita studentů na pracovní stáže ISO kód Země Paušální částka stipendia na 1 měsíc pobytu v zahraničí v EUR AT Rakousko 611 BE Belgie 570 BG Bulharsko 323 CY Kypr 524 DE Německo 571 DK Dánsko 775 EE Estonsko 458 ES Španělsko 577 FI Finsko 671 FR Francie 678 GR Řecko 530 HR Chorvatsko 506 HU Maďarsko 507 CH Švýcarsko 743 IE Irsko 698 IS Island 621 IT Itálie 638 LI Lichtenštejnsko 713 LT Litva 440 LU Lucembursko 570 LV Lotyšsko 434 MT Malta 511 NL Nizozemsko 625 NO Norsko 800 PL Polsko 464 PT Portugalsko 522 RO Rumunsko 363 SE Švédsko 641 SI Slovinsko 473 SK Slovensko 512 TR Turecko 476 UK Velká Británie 806 Stipendium je určeno na částečné pokrytí cestovních a pobytových nákladů studenta a rovněž pojištění. Stipendium je pouze příspěvkem na zvýšené životní náklady během pobytu v zahraničí. 4

Studenti bez finanční podpory Výjezd studenta na pracovní stáž je možno realizovat následujícími způsoby: a) vyslání studenta se stipendiem na celou dobu pobytu; b) vyslání studenta se stipendiem na část pobytu (není stanovena minimální financovaná doba pobytu); c) vyslání studenta bez stipendia (zero-grant student). Vysílající instituce má povinnost informovat Národní agenturu o vyslání studenta na pracovní stáž bez stipendia nebo se stipendiem na část pobytu v rámci závěrečné zprávy. Navýšení paušální částky měsíčního stipendia Vysílající instituce může v ojedinělých a řádně odůvodněných případech přidělit studentovi z důvodu špatné socioekonomické situace dodatečné stipendium (tzn. přesahující výši paušálních částek stipendií stanovených v tabulce č. 1). Dodatečné stipendium může být přiděleno pouze na základě odůvodněné žádosti studenta. Vysílající instituce má povinnost informovat Národní agenturu o přidělení dodatečného stipendia v rámci závěrečné zprávy. Handicapovaní studenti Studenti s těžkým handicapem nebo se zvláštními potřebami mohou požádat Národní agenturu prostřednictvím koordinátora programu Erasmus o speciální stipendium pro handicapované studenty, které je určeno k pokrytí zvýšených výdajů v zahraničí. Pokud je žádost Národní agenturou schválena, jsou dodatečné prostředky na speciální stipendium pro daného studenta přiděleny konsorciu na základě dodatku ke grantové smlouvě. Konsorcium vyplatí danému studentovi speciální stipendium na základě finanční dohody nebo jejího dodatku. Stipendium je přiděleno na základě předběžné kalkulace uvedené v žádosti studenta, a to pouze na schválené položky a ve výši uvedené ve schvalovacím dopisu ze strany Národní agentury. Na základě uvedených položek je student po ukončení pobytu v zahraničí povinen vyúčtovat koordinátorovi programu Erasmus vysílajícího konsorcia celkové speciální stipendium na základě dokladů o skutečných výdajích, tj. doložit veškeré účtenky, faktury a jiné doklady potvrzující účel a výši nákladů. Student je povinen v souvislosti s konečným vyúčtováním speciálního stipendia nevyužité finanční prostředky tohoto stipendia vrátit. V případě že je studentovi přiděleno stipendium na cestovní náklady za účelem návštěvy lékaře, student je povinen doložit potvrzení o návštěvě lékaře, jehož datum musí být v časové shodě s jízdním dokladem proplaceným za tímto účelem. Jestliže bylo studentovi přiděleno stipendium formou 50% příspěvku na nákup pomůcky nezbytné k uskutečnění pracovní stáže v zahraničí, je rozhodující procentuální výše stipendia, nikoliv celková přidělená výše stipendia. Přidělená částka je zároveň maximálním příspěvkem na danou pomůcku. Student může provádět přesuny mezi jednotlivými položkami přiděleného stipendia pouze se souhlasem Národní agentury, a to prostřednictvím koordinátora programu Erasmus vysílajícího konsorcia. Trvání pracovní stáže Délka pracovní stáže musí trvat minimálně 3 měsíce a maximálně 12 měsíců. Pokud není dodrženo trvání pobytu v délce celých měsíců, je stipendium na poslední měsíc přidělováno dle počtu dnů posledního měsíce stráveného v zahraničí: - 1 až 7 dnů: nulová finanční podpora - 8 až 20 dnů: ½ finanční podpory na měsíc - 21 až 30 dnů: celá finanční podpora na měsíc 5

Příklad: Student je v zahraničí od 19. 10. 2013 do 12. 3. 2014. Výpočet doby pobytu je následující: - do 19. 11. = 1 měsíc - do 19. 12. = 2 měsíce - do 19. 1. = 3 měsíce - do 19. 2. = 4 měsíce - od 20. 2. do 12. 3. = 21 dní Student obdrží stipendium na 5 měsíců. V případě pochybení při výpočtu výše stipendia dle pravidel obsažených v této příručce nese náklady s tímto spojené vysílající konsorcium. Platba stipendia Částka přiděleného stipendia (vyjádřena v EUR) bude studentovi sdělena písemně ve formě finanční dohody uzavřené před zahájením pracovní stáže v zahraničí. Přidělené stipendium bude studentovi vyplaceno po podpisu finanční dohody, kterou student podepíše s vysílajícím konsorciem a jejíž obsah splňuje minimální požadavky uvedené v příloze IV.2 grantové smlouvy. Vysílající konsorcium by mělo první splátku stipendia studentovi vyplatit před odjezdem do zahraničí. Výši a počet splátek stipendia stanoví vysílající konsorcium a uvede ve finanční dohodě se studentem. Výplata stipendia může být uskutečněna následujícím způsobem: - převod na bankovní účet studenta vedený v ČR nebo v zahraničí; - předání bankovních nebo cestovních šeků; - předání hotovosti. V případě převodu na bankovní účet musí být údaje o účtu uvedeny ve finanční dohodě či jinak studentem potvrzeny. Je-li majitelem účtu jiná osoba, musí být jméno majitele účtu s adresou uvedeno ve finanční dohodě nebo jinak studentem písemně potvrzeno. Částka stipendia uvedená ve finanční dohodě se studentem se musí shodovat se skutečně vyplacenou částkou stipendia. Výplata stipendia může být uskutečněna také v CZK. Příjemce uchová a doloží případné kontrole směnný kurz, kterým byl proveden přepočet z EUR na CZK. Změna délky pobytu Student je povinen dodržet délku pobytu specifikovanou ve finanční dohodě. a) Prodloužení doby pobytu Prodloužení doby pobytu je možné po vzájemné dohodě studenta, vysílajícího konsorcia a přijímající instituce/organizace. Vysílající konsorcium rozhodne, zda studentovi na prodlouženou dobu pobytu přidělí stipendium. Nárok na financování prodlouženého pobytu studentovi nevzniká. Změna celkové částky stipendia musí být řešena dodatkem k finanční dohodě, který musí být uzavřen před uplynutím původní doby pobytu. 6

b) Zkrácení doby pobytu Na zkrácení pobytu se student může dohodnout s vysílajícím konsorciem, v tomto případě bude změna délky pobytu řešena dodatkem k finanční dohodě a poměrným snížením stipendia. Dodatek k finanční dohodě může být vystaven pouze před uplynutím původní doby pobytu. V případě, že student oznámí zkrácení pobytu po uplynutí původní doby pobytu, vystaví vysílající konsorcium rozhodnutí o vrácení poměrné části stipendia. Pokud student nedodrží pobyt v minimální délce třech měsíců, je povinen vrátit celé přidělené stipendium. Toto ustanovení neplatí v případě ukončení pobytu z důvodu vyšší moci. Tuto situaci je student povinen neprodleně oznámit koordinátorovi programu Erasmus vysílajícího konsorcia. c) Případ druhé šance Pokud musel student ukončit pracovní stáž z důvodu vyšší moci před uplynutím minimální doby pobytu, je povoleno dát mu druhou šanci, a to za těchto podmínek: - nová mobilita bude stejného typu pracovní stáž; - bude podepsán nový pracovní plán; - vysílající konsorcium uvede pracovní stáže v závěrečné zprávě jako dva samostatné pobyty studenta. Pokud musel student ukončit pracovní stáž z důvodu vyšší moci po uplynutí minimální doby, druhou šanci nedostane. Změna zahraniční organizace a) Po uplynutí minimální délky pobytu (3 měsíce) může student požádat o změnu zahraniční organizace. Změna je možná pouze v případě, kdy se nezmění země pobytu ani obsahová náplň stáže (pracovní program stáže) a práce v nové organizaci navazuje na ukončení práce v předchozí zahraniční organizaci. Pokud vysílající konsorcium vysloví souhlas se změnou zahraniční organizace, je student povinen předložit nový pracovní plán stáže, na základě kterého vysílající konsorcium vystaví dodatek k finanční dohodě (změna článku 3 hostitelská organizace). b) Před uplynutím minimální délky pobytu je změna zahraniční organizace možná pouze za okolností, které student nemohl ovlivnit ( vyšší moc ), např. ukončení činnosti zahraniční organizace. Změna místa konání pracovní stáže Student může jednu pracovní stáž v rámci programu Erasmus absolvovat na více místech (v rámci jedné země nebo více zemí) v celkové délce trvání max. 12 měsíců za předpokladu, že je dodrženo trvání jednotlivých částí pracovní stáže v délce min. 3 měsíců. Stipendium bude studentovi poskytnuto dle země, kde pracovní stáž probíhá. Podmínky takového pobytu musí být sjednány v rámci jednoho pracovního plánu stáže a za podmínky, že pracovní stáž je garantována jednou přijímající organizací. Výše uvedené neplatí pro krátkodobou změnu místa konání pracovní stáže, tj. s délkou trvání kratší než 3 měsíce (krátká služební cesta, aj.). Vyúčtování přiděleného stipendia Stipendium se přiděluje studentovi formou paušální částky na měsíc. Student musí po návratu z pracovní stáže vysílající instituci předložit: - osvědčení o absolvování pracovní stáže (dokument vydaný a potvrzený zahraniční organizací obsahující přesná data začátku a ukončení pracovní stáže a výsledky stáže); - závěrečnou zprávu z pracovní stáže, jejíž formulář je dostupný na http://www.naep.cz. 7

Tyto dokumenty zakládají nárok na celkovou výši stipendia za předpokladu, že student dodrží stanovenou délku pobytu a splní zvolený plán stáže (dle pracovního plánu stáže) v zahraniční organizaci. Pojištění a) Pojištění léčebných výloh Finanční dohoda musí zahrnovat potvrzení skutečnosti, že bylo sjednáno pojištění léčebných výloh. Veřejné zdravotní pojištění obvykle studentovi zajišťuje základní nemocenské pojištění. Nicméně mohou nastat případy, jako je repatriace nebo specifické lékařské zákroky, kdy pojistné krytí na základě Evropského průkazu zdravotního pojištění 1 nebo soukromého pojištění nemusí být dostatečné. V takovém případě může být doplňkové soukromé pojištění velmi užitečné. Příjemce je zodpovědný za seznámení studenta se všemi náležitostmi ohledně zdravotního pojištění v zahraničí. b) Pojištění odpovědnosti za škodu Finanční dohoda musí zahrnovat potvrzení skutečnosti, že bylo sjednáno pojištění odpovědnosti za škodu. Pojištění pokrývá škody způsobené studentem během pobytu v zahraničí (a to bez ohledu na to, zda student je nebo není v práci). Zavedená opatření jsou v jednotlivých zemích rozdílná a příjemce je zodpovědný za kontrolu, že bylo sjednáno pojištění odpovědnosti pokrývající alespoň škody způsobené studentem na pracovišti v přijímající organizaci. V pracovním plánu stáže (Training Agreement - příloha IV.1 grantové smlouvy) je jasně stanoveno, zda přijímající organizace v takových případech pojištění zajišťuje nebo nezajišťuje. V případě, že tato povinnost není v příslušné legislativě přijímající země ustanovena, nemůže být přijímající organizaci tato povinnost nařízena. c) Úrazové pojištění Finanční dohoda musí zahrnovat potvrzení skutečnosti, že bylo sjednáno úrazové pojištění a jakým způsobem. Toto pojištění pokrývá zranění zaměstnanců následkem pracovního úrazu. V mnoha zemích mají tyto pracovní úrazy zaměstnanců pojistné krytí. Nicméně samotný rozsah stejných pojistných smluv, které mají studenti uzavřeny, se může v jednotlivých zemích lišit a příjemce je zodpovědný za kontrolu, že bylo úrazové pojištění sjednáno. V pracovním plánu stáže (Training Agreement - příloha IV.1 grantové smlouvy) je jasně stanoveno, zda je nebo není přijímající organizací pojistně kryto zranění zaměstnanců následkem pracovního úrazu. V případě, že přijímající organizace nezajišťuje takové pojistné krytí (které nemůže být nařízeno, pokud není dle legislativy přijímající země povinné), musí příjemce zajistit, aby student měl příslušné pojištění uzavřené, ať už domovskou institucí na bázi dobrovolnosti jako součást jejího řízení kvality, nebo samotným studentem. Dokumentace u pracovních stáží studentů K prokázání a odůvodnění výdajů na pracovní stáže studentů musí příjemce uchovat následující dokumenty: - dohoda o pracovním plánu stáže příloha IV.1 grantové smlouvy; - finanční dohoda se studentem na pracovní stáž příloha IV.2 grantové smlouvy; - závěrečná zpráva studenta příloha IV.5 grantové smlouvy; - osvědčení o absolvování pracovní stáže vydané a potvrzené přijímající organizací obsahující jméno účastníka, datum zahájení a ukončení pracovní stáže a její výsledky; - doklad o vyplacení finanční podpory příjemcem studentovi (např. bankovní výpis); 1 V případě programu Erasmus se v souvislosti s pobytem v jiné zemi EU vydává Evropský průkaz zdravotního pojištění. 8

- v případě přidělení dodatečného stipendia rovněž doklady, na jehož základě bylo studentovi toto stipendium přiděleno; - v případě výjezdu studenta na kurz EILC do zahraničí rovněž certifikát o absolvování kurzu EILC vydaný organizátorem kurzu, ve kterém bude potvrzena skutečná délka kurzu EILC, a závěrečná zpráva z kurzu EILC příloha IV.5 grantové smlouvy. Příjemce uchová požadovanou dokumentaci po dobu pěti let ode dne schválení závěrečné zprávy Národní agenturou. 9

3. Pravidla aktivity EILC výjezdy studentů na kurzy EILC do zahraničí Intenzivní jazykové kurzy Erasmus (EILC) jsou specializované jazykové kurzy pro méně užívané jazyky zemí zapojených do Programu celoživotního učení určené studentům, kteří se účastní studijního pobytu nebo pracovní stáže v rámci programu Erasmus v dané zemi. Kurzů EILC se mohou účastnit pouze studenti, kteří byli vybráni na studijní pobyt nebo pracovní stáž v rámci programu Erasmus v dané zemi v akademickém roce 2013/2014. Kurzů EILC by se neměli účastnit studenti, jejichž hlavním oborem studia je jazyk dané země. Kurz EILC by měl předcházet studijnímu pobytu nebo pracovní stáži v rámci programu Erasmus, studenti nesmí absolvovat kurz EILC po skončení studijního pobytu nebo pracovní stáže. Student může absolvovat kurz EILC pouze jedenkrát a nesmí navštěvovat více kurzů EILC najednou. V případě, že se student zúčastní kurzu EILC v zahraničí a v témže akademickém roce neabsolvuje zahraniční studijní pobyt nebo pracovní stáž v rámci programu Erasmus, je povinen vrátit stipendium přidělené na kurz EILC. Studenti se přihlašují na kurz EILC prostřednictvím koordinátora programu Erasmus vysílajícího konsorcia, který je zodpovědný za odeslání přihlášky studenta organizátorovi kurzu EILC nebo příslušné Národní agentuře ve stanoveném termínu. Koordinátor programu Erasmus musí společně s odesláním přihlášky potvrdit, že daný student byl vybrán na pracovní stáž Erasmus v akademickém roce 2013/2014. Zasílání přihlášek a veškerá další korespondence (výsledky výběru, potvrzení účasti atd.) probíhá elektronicky (e-mailem). Termín pro zaslání přihlášek do kurzů EILC je 1. 6. 2013 pro letní kurzy a 31. 10. 2013 pro zimní kurzy. Organizátor kurzu EILC informuje všechny studenty a jejich koordinátory individuálně o přijetí či nepřijetí na kurz nebo o umístění na seznam náhradníků nejpozději do 22. 6. 2013 v případě letních kurzů a do 19. 11. 2013 v případě zimních kurzů. Vysílající konsorcium si musí vést seznam přihlášených studentů na kurzy EILC v zahraničí dle tabulky č. 2. Vysílající konsorcium musí zaslat tento seznam Národní agentuře do 1. 6. 2013 v případě letních kurzů a 31. 10. 2013 v případě zimních kurzů. Tabulka č. 2 Seznam přihlášených studentů na EILC kurzy v zahraničí Home HEI Student data Host Erasmus HEI Host EILC organising institution n. Home Country (ISO code) Erasmus ID code (e.g.: CZ PRAHA09) Coordinator name Coordinator e-mail Name Gender Date of birth e-mail Subject area Country (ISO code) Erasmus ID code (e.g.:i ROMA01) Name of host organization (SMP only!) N of Erasmus months Starting date of the Erasmus period (dd/ / ) Erasmus ID code if applicable or name Level EILC month Stipendium na kurz EILC Pokud je student přijat na kurz EILC v zahraničí, může obdržet od vysílajícího konsorcia stipendium. Stipendium se poskytuje ve formě paušální částky na měsíc pobytu v zahraničí v dané cílové zemi. Výše stipendia na kurz EILC se rovná výši stipendia na studijní pobyt Erasmus, dle tabulky č.3 (nezáleží, zda se student kurzu EILC účastní v rámci studijního pobytu nebo pracovní stáže Erasmus). 10

Tabulka č. 3 Mobilita studentů na studijní pobyty pro výpočet stipendia na kurz EILC ISO kód Země Paušální částka stipendia na 1 měsíc pobytu v zahraničí v EUR AT Rakousko 430 BE Belgie 404 BG Bulharsko 226 CY Kypr 355 DE Německo 405 DK Dánsko 555 EE Estonsko 312 ES Španělsko 409 FI Finsko 488 FR Francie 473 GR Řecko 359 HR Chorvatsko 339 HU Maďarsko 348 CH Švýcarsko 553 IE Irsko 505 IS Island 567 IT Itálie 447 LI Lichtenštejnsko 516 LT Litva 301 LU Lucembursko 404 LV Lotyšsko 297 MT Malta 346 NL Nizozemsko 459 NO Norsko 571 PL Polsko 316 PT Portugalsko 353 RO Rumunsko 252 SE Švédsko 469 SI Slovinsko 322 SK Slovensko 338 TR Turecko 324 UK Velká Británie 583 Student nemá nárok na stipendium na kurz EILC, pokud jeho kurz EILC probíhá současně s jeho pracovní stáží Erasmus. V takovém případě student obdrží pouze stipendium na pracovní stáž. Pokud se kurz EILC částečně překrývá s pracovní stáží, může student obdržet stipendium na kurz EILC pouze do doby začátku pracovní stáže. Studenti neplatí žádné poplatky za výuku v rámci kurzu EILC, stipendium je určeno na pokrytí cestovních a pobytových nákladů a pojištění. Stipendium je pouze příspěvkem k úhradě nákladů spojených s kurzem EILC v zahraničí, není určeno na pokrytí plných nákladů souvisejících s mobilitou. Stipendium se přiděluje na základě finanční dohody, kterou student podepíše s vysílajícím konsorciem a jejíž obsah bude vycházet z minimálních požadavků uvedených v příloze IV.2 této smlouvy (minimální požadavky na finanční dohodu se studentem na pracovní stáž). Finanční dohoda by měla být uzavřena na celou dobu zahraničního pobytu, tzn. na kurz EILC i pracovní stáž. 11

Doba pobytu v zahraničí na kurzu EILC se počítá následujícím způsobem: Zvlášť v případě, že kurz EILC a pracovní stáž na sebe nenavazují. Pro způsob výpočtu trvání celého zahraničního pobytu platí pravidlo výpočtu doby pracovní stáže - pokud není dodrženo trvání pobytu v délce celých měsíců, je stipendium na poslední měsíc přidělováno dle počtu dnů posledního měsíce stráveného v zahraničí: 1 až 7 dnů - nulová finanční podpora 8 až 20 dnů - 1/2 finanční podpory na měsíc 21 až 30 dnů - celá finanční podpora na měsíc Dohromady v případě, že pracovní stáž navazuje na kurz EILC (povolena max. tolerance 5 pracovních dnů mezi kurzem EILC a pracovní stáží - pracovní dny se stanovují dle dané zahraniční země, ne dle ČR) nebo se s kurzem EILC překrývá. Pro způsob výpočtu trvání celého zahraničního pobytu platí následující: Pokud není dodrženo trvání kurzu EILC v délce celých měsíců a zároveň není dodrženo trvání pracovní stáže v délce celých měsíců, je stipendium přiděleno dle počtu dnů posledního měsíce stráveného v zahraničí na kurzu EILC a dle počtu dnů posledního měsíce stráveného v zahraničí na pracovní stáži: 1 až 7 dnů - nulová finanční podpora 8 až 20 dnů - 1/2 finanční podpory na měsíc 21 až 30 dnů - celá finanční podpora na měsíc Příklady: a) Zvlášť kurz EILC a pracovní stáž v Portugalsku: kurz EILC: 15. 8. - 9. 9. 2013 pracovní stáž: 26. 9. 2013-6. 1. 2014 Trvání kurzu EILC a pracovní stáže se počítá zvlášť, protože na sebe nenavazují - je mezi nimi přerušení větší než 5 pracovních dní (nevejde se do tolerance 5 pracovních dní). kurz EILC: počet dní se počítá od 15. 8. do 9. 9. 2013 = stipendium na 1 měsíc studijního pobytu (26 dní) pracovní stáž: počet dní se počítá od 26. 9. 2013 do 6. 1. 2014 = stipendium na 3,5 měsíce pracovní stáže (3 měsíce a 11 dní) celkové stipendium: stipendium na 4,5 měsíce pracovní stáže (1 měsíc kurzu EILC + 3,5 měsíce pracovní stáže) výpočet: 1 x 353 + 3,5 x 522 = 2 180 EUR b) Dohromady kurz EILC a pracovní stáž v Portugalsku: kurz EILC: 15. 8. - 6. 9. 2013 pracovní stáž: 16. 9. 2012-6. 1. 2014 Trvání kurzu EILC a pracovní stáže se počítá dohromady, protože na sebe navazují - je mezi nimi max. tolerance 5 pracovních dní a 2 víkendů. kurz EILC: počet dní se počítá od 15. 8. do 6. 9. 2013 = stipendium na 1 měsíc studijního pobytu (23 dní) 12

pracovní stáž: počet dní se počítá včetně dní tolerance, tj. od 7. 9. 2013 do 6. 1. 2014 = stipendium na 4 měsíce pracovní stáže (3 měsíce a 30 dní) celkové stipendium: stipendium na 1 měsíc studijního pobytu + 4 měsíce pracovní stáže (1 měsíc kurzu EILC + 4 měsíce pracovní stáže) výpočet: 1 x 353 + 4 x 522 = 2 441 EUR Vyúčtování přiděleného stipendia Student po návratu z kurzu EILC musí předložit certifikát o absolvování kurzu EILC od organizátora kurzu EILC v zahraničí, ve kterém bude potvrzena skutečná délka kurzu EILC, a závěrečnou zprávu studenta, jejíž formulář je dostupný na http://www.naep.cz. Tyto dokumenty zakládají nárok na stipendium na kurz EILC. 13

4. Pravidla aktivity OM organizace mobilit Finanční prostředky na organizaci mobilit jsou přiděleny každé instituci, která realizuje jednu z aktivit mobilit studentů nebo zaměstnanců a jsou určeny na zajištění optimálních podmínek pro mobilitu studentů a zaměstnanců. Využití grantu Finanční prostředky na organizaci mobilit mohou být použity výlučně na úhradu nákladů souvisejících s organizací mobilit vyjíždějících a přijíždějících studentů. Výše grantu Finanční prostředky na organizaci mobilit jsou poskytovány ve formě paušální částky. Celková výše grantu na organizaci mobilit závisí na počtu realizovaných mobilit, přičemž paušální částky na 1 mobilitu jsou uvedeny v tabulce č. 4. Pro výpočet grantu se použije: - počet vyslaných studentů minulých letech (dle údajů z Final Report -2011/2012 nebo Interim Report 2012/2013); - plánovaný počet vyslaných studentů v roce 2013/2014 v případě nových institucí nebo nových aktivit (realizovaných poprvé v roce 2013/2014); Minimální výše grantu OM je 500 EUR. Tabulka č. 4 Stupnice: Paušální výše grantů OM na 1 mobilitu: 1-25 mobilit 210 26-100 mobilit 160 101-400 mobilit 110 Nad 400 mobilit 80 Finanční prostředky přidělené na OM v roce 2013/2014 a počty mobilit, na základě kterých byly finanční prostředky na OM přiděleny, jsou uvedeny v článku III.1 grantové smlouvy. Vyúčtování přidělených finančních prostředků Vyúčtování přidělených finančních prostředků na OM je založeno na počtu mobilit realizovaných v akademickém roce 2013/2014 (vyslaní studenti včetně studentů bez finanční podpory): a) pokud je počet mobilit realizovaných v roce 2013/2014 větší nebo roven počtu mobilit, na jehož základě byly finanční prostředky přiděleny, náleží konsorciu celá část přidělených finančních prostředků na OM; b) pokud je počet mobilit realizovaných v roce 2013/2014 nižší o méně než 10 % než počet mobilit, na jehož základě byly finanční prostředky přiděleny, náleží konsorciu celá část přidělených finančních prostředků na OM; c) pokud je počet mobilit realizovaných v roce 2013/2014 nižší o více než 10 % než počet mobilit, na jehož základě byly finanční prostředky přiděleny, musí konsorcium vrátit poměrnou část přidělených finančních prostředků na OM (dle paušální výše přidělené na 1 mobilitu); d) pokud je v roce 2013/2014 realizována min. 1 mobilita, nesmí přidělené finanční prostředky na OM klesnout pod 500 EUR; e) pokud nebude konsorcium realizovat v roce 2013/2014 žádné mobility, je povinna vrátit celou část přidělených finančních prostředků na OM. 14